BAB IV

PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Capaian Aktualisasi
Kegiatan Aktualisasi merupakan salah satu rangkaian dalam Pelatihan
Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Golongan III yang diatur dalam
Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 25 Tahun 2017 Tentang
Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil
Golongan III.
Dalam proses kegiatan aktualisasi menekankan pada penerapan dan
pelaksanaan dari Rancangan Aktualisasi di tempat kerja dengan menyajikan
berbagai paparan dan bukti yang relevan.
Kegiatan dimaksud dilaksanakan mulai dari 25 Maret hingga 2 Mei 2018
di lingkungan Sub Bagian Protokol, Bagian Tata Usaha dan Protokol, Biro
Umum, Sekretariat Kementerian Koordinator, Kementerian Koordinator Bidang
Kemaritiman Republik Indonesia.
Dalam penerapan aktualisasi sebagai gagasan pemecahan isu penulis
menyusun beberapa kegiatan sebagai berikut:
1. Melakukan dan membuat analisis pelaksanaan fungsi penyiapan dan
pelayanan Kegiatan Rakor Menko yang selama ini berjalan;
2. Mengumpulkan data dan informasi tentang tugas dan fungsi Protokol dalam
Penyiapan dan Pelayanan Kegiatan Rakor Menko;
3. Menyusun draft SOP Protokol pada Penyiapan dan Pelayanan Kegiatan
Rakor Menko;
4. Mendiskusikan draft SOP Protokol pada Penyiapan dan Pelayanan Kegiatan
Rakor Menko dengan di Subbagian Protokol;
5. Mensosialisasikan draft SOP Protokol pada Penyiapan dan Pelayanan
Kegiatan Menko di Bagian Tata Usaha dan Protokol (TUP);
Isu yang dipilih dalam aktualisasi adalah perlunya standarisasi tugas dan
fungsi protokol dalam hal persiapan dan pelayanan kegiatan Rapat Koordinasi
Menko Bidang Kemaritiman.
Penyusunan Draft Standar Operasional Prosedur (SOP) Protokol
pada Penyiapan dan Pelayanan Kegiatan Rakor Menko diharapkan menjadi
 rujukan dan pedoman staf Protokol dalam memberikan persiapan dan pelayanan
kepada pimpinan.

B. Uraian Aktualisasi
Berikut dijelaskan uraian aktualisasi selama fase habituasi.
1. Melakukan dan membuat analisis pelaksanaan fungsi penyiapan dan
pelayanan Kegiatan Rakor Menko yang selama ini berjalan;

Tabel 4 Kegiatan 1 Aktualisasi

Kegiatan 1

Melakukan dan membuat analisis pelaksanaan fungsi penyiapan dan pelayanan Kegiatan
Rakor Menko yang selama ini berjalan
1. Melakukan wawancara dengan Kasubbag Protokol terkait mekanisme Penyiapan dan
Pelayanan Kegiatan Rakor Menko yang telah berjalan;
2. Melakukan pengamatan pelaksanaan tugas dan fungsi Protokol pada Penyiapan dan
Pelayanan Kegiatan Rakor Menko;
3. Membuat (SWOT Analysis) dan merumuskan rencana tindak lanjut yang perlu
dilakukan terkait penyiapan draft SOP;
Waktu Pelaksanaan : 1 April – 5 April 2019

Keterkaitan
Capaian
Subtansi Mata Uraian Pelaksanaan Kegiatan Output/Hasil
Aktualisasi
Pelatihan
- SETIAP TAHAPAN
“NILAI KEGIATAN MENJADI TULIS TERCAPAI /
ANEKA” SATU KESATUAN OUTPUT TIDAK
NARASI DENGAN KEGIATAN
“KEDUDUKAN
& PERAN ASN” MENGGUNAKAN
KATA SAMBUNG

- MUNCULKAN NILAI-
NILAI ANEKA (DI
BOLD)
 Wawancara dilakukan untuk Tersusunnya
Akuntabilitas: menyusun insight atau analisis yang Tercapai
- Tanggung pengetahuan mendalam komprehensif
Jawab tentang mekanisme yang terhadap fungsi
sudah berjalan, Respon dari yang yang
Nasionalisme: Kasubag Protokol dan PIC selama ini
- Kerjasama terhadap alur kerja, serta berjalan.
- Hormat kelengkapan alur kerja
- Tidak dikumpulkan dalam kegiatan
memaksakan ini.
kehendak
Proses ini dilakukan untuk
memastikan alur yang dibuat
Etika Publik:
konsisten, taat aturan,
- Cermat
berorientasi pada mutu,
efektif, dan efisien. Semua
Kegiatan ini kegiatan juga dilakukan
membuat dengan mengedepankan nilai
kolaborasi dan Ketuhanan.
sejalan dengan
konsep Whole Tabel hasil pengamatan
of Government dibuat secara jujur, cermat
dan transparan. Pengamatan
dilakukan dengan penuh
integritas, beretos kerja, dan
disiplin. Dalam menyusun
analisis, saya akan
mengedepankan etos kerja,
kesopanan, tanggung jawab,
integritas, kejujuran, dan
netralitas.

Analisis ini disusun untuk

memperkuat fungsi komunikasi,
koordinasi, dan kolaborasi di
internal protokol, yang
mengedepankan partisipasi
publik, keterbukaan, dan
efisiensi kerja yang profesional.

Analisis Dampak :
BAGAIMANA ANALISA DAMPAK APABILA GAGASAN ISU TIDAK
DILAKSANAKAN (NARASIKAN SESUAI TAHAPAN-TAHAPAN DARI
KEGIATAN)

Sebelum Penerapan : belum ada analisis komprehensif terhadap mekanisme maupun alur
kerja yang selaa ini berjalan.
Setelah Penerapan : sudah ada analisis sederhana yang bermanfaat sebagai bahan awal
penyusunan SOP
BUKTI FISIK / EVIDEN YANG MENDUKUNG KEGIATAN DAN
TAHAPAN KEGIATAN 1
(FOTO, DOKUMEN, VIDIO DLL)

Setelah menerima pengarahan dari Kabag Tata Usaha dan Protokol,

didapatkan arahan sebagai berikut,
1. Draft SOP yang dikembangkan harapannya adalah SOP yang belum pernah
ada sebelumnya;
2. Pengembangan draft disesuaikan dengan format yang sudah ada
3. Draft yang sudah disusun perlu disosialisasikan ke Unit Kerja lain yang terkait
dengan tugas Protokol dalam Rapat Koordinasi.
 Gambar 1 Penulis Melakukan Wawancara dengan Kabag Protokol

Penulis kemudian mengumpulkan data dan informasi berupa perundangan

dan SOP dari Kementerian/Lembaga lain yang terkait dengan fungsi pelayanan
rapat koordinasi Menko, diantaranya
No Kementerian/ Lembaga Peraturan yang Relevan
1 Kementerian Sekretariat Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang
Negara Bendera, Bahasa dan Lambang Negara serta
Lagu Kebangsaan
2 Kementerian Sekretariat Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang
Negara Keprotokolan
3 Kementerian Sekretariat Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2018
Negara tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 9
Tahun 2010 tentang Keprotokolan
4 Kementerian Sekretariat Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang
Negara Pembentukan dan Organisasi Kementerian
Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah,
terakhir dengan Peraturan Presiden Nomer 55
Tahun 2013
5 Kementerian Sekretariat Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang
Negara Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian
Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan
Fungsi Eselon I Kementerian Negara
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Presiden Nomor 56 Tahun 2013
6 Kementerian Sekretariat Peraturan Presiden Nomor 71 Tahun 2018 tentang
Negara Tata Pakaian pada Acara Kenegaraan dan Acara
Resmi
 7 Kementerian Sekretariat
Negara
8 Kementerian Koordinator
Bidang Kemaritiman
Keputusan Presiden Nomor 18 Tahun 1972
tentang Jenis-jenis Pakaian Sipil sebagaimana
diubah dengan Keputusan Presiden Nomor 50
Tahun 1990
Peraturan Kementerian Koordinator Bidang
Kemaritiman Nomor 1 Tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Koordinator Bidang Kemaritiman

Alur Koordinasi dalam Pelayanan Rakor Menko

Menyampaikan undangan, pemberitahuan, atau permohonan penyiapan name table Rakor Menko
kepada Protokol
Menugaskan Petugas Protokol untuk berkoordinasi dengan PIC terkait penyiapan name table Rakor
Menko dan menyampaikan jadwal harian kegiatan Menko khususnya terkait Rakor Menko
Melakukan koordinasi dengan PIC terkait tentang kebutuhan name table

Menyampaikan konfirmasi penyiapan name table kepada PIC terkait dan update konfirmasi kehadiran
Rakor
Menyiapkan name table sesuai dengan konfirmasi kehadiran

Mempersiapkan rencana penempatan name table dan dan melakukan kategorisasi tamu undangan sesuai
jabatan dan golongan ruang

Mengatur dan menempatkan name table sesuai tata urutan tempat duduk pejabat dan
mengkonfirmasikan kesesuaian penempatan tempat duduk dengan PIC terkait
Melakukan konfirmasi kehadiran tamu yang tidak/belum hadir
Melakukan penyesuaian/ perubaan penyusunan name table dengan perkembangan kehadiran tamu
undangan rakor
Mengatur, mengkoordinasikan, dan memantau kehadiran tamu undangan dan mengarahkan tamu sesuai
tata tempat duduk

Menyusun laporan hasil kerja sederhana keprotokoleran dalam mempersiapkan Rakor Menko

2. Mengumpulkan data dan informasi tentang tugas dan fungsi Protokol dalam
Penyiapan dan Pelayanan Kegiatan Rakor Menko;

Tabel 5 Kegiatan 2 Aktualisasi

 Kegiatan 2

Mengumpulkan data dan informasi tentang tugas dan fungsi Protokol dalam Penyiapan dan
Pelayanan Kegiatan Rakor Menko
1. Mengumpulkan peraturan perundangan terkait Penyiapan dan Pelayanan Kegiatan
Rakor Menko;
2. Mengumpulkan SOP Kementerian/Lembaga lain yang berkaitan dengan Penyiapan dan
Pelayanan Kegiatan Rakor Menko sebagai bahan perbandingan;
3. Menyusun informasi yang didapatkan dan melakukan kategori sesuai kebutuhan;
4. Mengkonfirmasi kesesuaian informasi dengan berkoordinasi dengan Kasubbag
Protokol.
Waktu Pelaksanaan : 8 April – 12 April 2019

Keterkaitan
Capaian
Subtansi Mata Uraian Pelaksanaan Kegiatan Output/Hasil
Aktualisasi
Pelatihan

Akuntabilitas: Pada kegiatan ini, kegiatan Terkumpulnya Tercapai

- Tanggung dilakukan untuk mengumpulkan data informasi
Jawab peraturan perundangan, SOP untuk
Kementerian/ Lembaga lain pengembangan
Nasionalisme: terkait Penyiapan dan Pelayanan draft SOP.
- Kerjasama Kegiatan Rakor Menko.
- Hormat
- Tidak Saya akan menaati peraturan
memaksakan yang berlaku, jujur, dan secara
kehendak konsisten mencari sumber yang
relevan dengan fungsi ini.
Etika Publik: Selanjutnya saya juga
berkomitmen berorientasi pada
- Cermat
mutu, dan bekerja secara
efektif dan efisien dengan aktif
Kegiatan ini dan konsisten untuk menyusun
membuat kategorisasi informasi dan
kolaborasi dan mengkonfirmasi kesesuaian
sejalan dengan informasi dengan kebutuhan.
konsep Whole
of Government Data dan informasi hasil
koordinasi dan kolaborasi lintas
Unit Kerja akan bermanfaat untuk
menguatkan profesionalisme
dan kualitas pelayanan publik.

Analisis Dampak
Sebelum Penerapan : data dan informasi baik berupa perundangan maupun SOP
Kementerian/Lembaga lain masih terpencar sehingga sulit ditemukan
Setelah Penerapan : data dan informasi terkumpul menjadi satu dan mudah ditemukan,
serta telah dikategorisasikan sehingga memudahkan penarikan kesimpulan.