TATA CARA PEMBUATAN SURAT

 Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4

 Salinan (3x)
Salinan surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, yang dinyatakan
dengan memberikan alamat yang dimaksud dalamtembusan.
Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:
a. salinan tembusan, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara
fungsional terkait;
b. salinan laporan/cadangan, yaitu salinan surat yang disampaikan sebagai laporan
kepada pejabat yang berwenang;
c. salinan untuk arsip, yaitu salinan surat yang disimpan untuk kepentingan
pemberkasan arsip.
 Sampul surat: sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar
a. Map Kertas untuk meminta tandatangan
b. Amplop Surat Putih Polos Ukuran 110mm x 230mm untuk surat Undangan
 Alamat tujuan/kepada siapa surat tersebut dituju ditulis dibagian sisi kanan
bawah amplop
Ex: Kepada Yth. …..(alamat sesuai dengan yang ada di dalam surat)

A. Sistematika Surat
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistematika sebagai berikut :
1. Kop surat
2. Tanggal pembuatan surat (terletak sejajar dengan nomor surat)
3. Nomor surat
4. Lampiran surat
5. Perihal surat, disingkat Hal
6. Kepada siapa surat ditujukan “Yth. .......” (enter) “di tempat/di Jember dst”
7. Kata pembukaan surat, “Dengan hormat,”
8. Kalimat pengantar, “ Sehubungan dengan dst”
9. Maksud dan isi surat (Termasuk Hari/tanggal. Tempat, Peserta)
10. Kata Penutup “Demikian, dst”
11. TTD : Jabatan, Nama dan NIM pengurus organisasi, serta Nama dan NIP pihak
yang dimintai persetujuan.
12. Stempel (setelah mendapat tanda tangan)

1. Kop Surat
Kop surat berisikan :
1. Logo Universitas Jember dan Logo HMJA
2. KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
3. UNIVERSITAS JEMBER
4. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
5. HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN AKUNTANSI
6. NAMA KEGIATAN (bila ada)
7. Alamat Sekretariat HMJA
8. Alamat email HMJA
 2. Nomor Surat
Seluruh surat resmi organisasi memiliki nomor yang terdiri atas :
1. Nomor urut surat
2. Jenis surat
3. Penandatangan surat
4. Bulan pembuatan
5. Tahun pembuatan

Contoh :

Nomor : 01/A/SEK/HMJA/I/2019

Nomor : 02/B/SEK.PAN.WK/HMJA/I/2019

Keterangan:

01 : Nomor urut surat (Sesuai nomor keluarnya surat dari Sekretaris Umum)

A atau B : Kode/Jenis Surat

SEK atau SEK.PAN.WK : dikeluarkan oleh Sekretaris Umum atau Sekretaris Panitia
Kegiatan WK (Workshop Kewirausahaan)

I : Bulan dikeluarkannya surat (januari bulan ke-I)

2019 : Tahun dikeluarkannya surat

NB: Kode/ Jenis Surat

a. Untuk pengurus ke dalam (intern) HMJA, dengan kode :

No. Surat/A/SEK/HMJA/Bln/Thn
b. Untuk surat pengurus keluar (ekstern) HMJA, dengan kode :
No. Surat/B/SEK/HMJA/Bln/Thn
c. Untuk surat kepanitiaan HMJA, dengan kode :
No. Surat/B/SEK.PAN/HMJA/Bln/Thn

3. Tandatangan
1. Berisi Jabatan, Nama dan NIM pengurus organisasi, serta Nama dan NIP pihak yang
dimintai persetujuan.
2. Jabatan paling rendah hingga tinggi dimulai dari sisi sebelah kanan ke kiri dan
diteruskan ke kanan bawah selanjutnya ke kiri bawah

Contoh:

4. Stempel
 Stempel berbentuk Persegi panjang bertuliskan “Panitia Pelaksana”
diperuntukkan untuk TTD Jabatan Ketua Panitia
 Stempel berbentuk segi lima bertuliskan “Himpunan Mahasiswa Jurusan
Akuntansi” diperuntukkan untuk TTD Jabatan Ketua Umum HMJA
 Untuk TTD Jabatan Ketua Program Studi tidak ada stempel
 Untuk TTD Jabatan Wakil Dekan III ke Ruang Bagian Arsiparis Dekanat FEB
Unej
 Posisi Stempel yang benar
berada di sebelah kiri
tandatangan dekat dengan
tanda tangan