SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Studi Kasus 4-2

Kelompok 8
Ketua : Bayu Mahendra L.S.P. (F1314024)
Sekertaris : Dony Pratomo (F1314033)
Anggota : Novianti Saffira (F1314064)

STUDI KASUS
NEW JERSEY INSURANCE COMPANY

LATAR BELAKANG
John W.Montogomery, seorang anggota komite anggaran New Jersey Insurance Company
(NJIC), membaca laporan anggaran bagi divisi hukum dalam rangka mempersiapkan sebuah
konferensi per kuartal dengan masing-masing kepala divisi. Divisi hukum bertanggung jawab
atas seluruh urusan hukum yang berkaitan dengan operasionalisasi perusahaan. Divisi
tersebut mewakili perusahaan dalam hal litigasi, berkonsultasi dengan departemen-
departemen yang berkaitan dengan implikasi hukum. Dalam struktur organisasi perusahaan
kepala divisi hukum, dikepalai oleh Wiliam Somersby serta terbagi dalam lima bagian yang
ada, dua diantaranya adalah bagian pinjaman individu dan bagian utang perusahaan.

 Bagian Pinjaman individu

Karyawan pada bagian ini terdiri dari 3 orang pengacara, satu orang yang
memberikan bantuan pada bagian-bagian yang sibuk atau absen, satu orang yang
masih berada dalam masa status pelatihan, dan 26 orang penguji gadai. Penguji
gadai adalah orang-orang yang tidak pernah mengikuti pelatihan hukum namun
dilatih perusahaan untuk memeriksa dan menyepakati sejumlah transaksi utang yang
diajukan. Bagian pinjaman individu bertanggung jawab atas proses peminjaman
utang secara legal yang dibuat untuk individu dengan jaminan properti riil.
Perusahaan tidak berpiutang langsung ke peminjam individual, yang paling sering

1|Page
 SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Studi Kasus 4-2

terjadi adalah utang utang yang diajukan oleh perusahaan independen. Fungsi utama
bagian ini adalah untuk menjalankan kerja hukum yang dibutuhkan dalam kaitannya
dengan seluruh utang yang diberikan dan mengenai seluruh utang yang ada. Fungsi
lainnya adalah memeriksa seluruh instrumen utang yang ada untuk memastikan
bahwa semuanya bisa melindungi kepentingan NJIC. Meskipun pengendalian yang
menyeluruh dapat dilakukan atas output yang dihasilkan oleh masing masing peserta
uji, pengendalian terhadap seluruh bagian/seksi jauh lebih sulit. Tujuan dasar dari
proses anggaran adalah mendorong kepala divisi untuk menyusun perencanaan dan
segera membuat laporan mengenai jangkauan operasionalisasi divisi mereka selama
tahun berikutnya
 Bagian Pinjaman Perusahaan
Bagian pinjaman perusahaan mempunyai cara operasional yang berbeda, karena
secara umum nominal utang perusahaan lebih besar dibandingkan utang kepada
individu. Dalam utang ini pengambilan keputusan dilakukan oleh divisi investasi.
Karena ukuran kompleksitas utang yang besar, bagian ini bekerja saling keterkaitan
dengan orang-orang dari investasi. Bagian subtansial dalam mengurus utang
perusahaan terdiri dari aktivitas merancang dokumen dokumen legal. Prosedur-
prosedur pengendalian dalam seksi ini berbeda secara substansial dari utang
individu.

PEMBAHASAN
Soal 1
Pertanyaan :
Dalam cara bagaimanakah Somersby mengendalikan operasi dari seksi di divisinya? Dalam
cara bagaimana manajemen puncak mengendalikan operasi dari divisi hukum?

Jawab :
Cara Somersby mengendalikan operasi dari seksi di divisinya :
 Memberikan tugas yang sama tetapi perusahaan menerapkan mekanisme
operasional dan kontrol yang berbeda
 Masing-masing bagian/divisi perusahaan bersama-sama melakukan sejumlah
pinjaman dan menjual
Cara manajemen puncak mengendalikan operasi dari divisi hukum :
 Divisi hukum untuk NJIC dikelompokkan pada satu bagian.
 Setelah pinjaman mendapatkan persetujuan oleh divisi investasi, hal itu akan
diteruskan ke divisi hukum untuk prosedur hukum.
 Pinjaman yang diberikan masing-masing bagian berdasarkan lokasi geografis karena
mereka memiliki transaksi yang sama

2|Page
 SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Studi Kasus 4-2

Soal 2
Pertanyaan :
Apakah ada cara lain yang mungkin dilakukan untuk meningkatkan pengendalian?
Jawab :
Pengendalian keuangan
Yaitu dengan mengikutsertakan manager dalam proses perencanaan biaya, bersama-sama
menentukan langkah-langkah apa yang akan diambil dalam suatu divisi agar tujuan dari
divisi pusat kebijakan dapat tercapai. Paket langkah strategi yang kemudian ditetapkan
bersama ini yang kemudian menjadi acuan kerja divisi tersebut dan kemudian dikonversikan
menjadi biaya yang akan dibutuhkan untuk menjalankan paket kegiatan strategis tersebut.
Biaya ini yang nantinya akan menjadi anggaran dalam satu tahun anggaran. Dalam sistem
pengendalian ini, pengendalian lebih mengarah ke tahap perencanaan sebelum
biaya/kegiatan tersebut terjadi. Jika dinilai dapat mengurangi biaya, divisi sebaiknya ahli
secara tetap dan menghindari outsourcing sehingga memudahkan dalam pengendaliannya.

Soal 3
Pertanyaan :
Sebagai Montgomery, komentar apa yang akan anda buat dan pertanyaan apa yang akan
anda ajukan pada Somersby mengenai kinerja dari dua bagian divisi hukum selama enam
bulan pertama pada tahun 1987?

Jawab :
a. Problem1. - Anggaran kendur.
 Pada bagian pinjaman individu memiliki slack buruk bagi Gaji lembur. Perusahaan
menghabiskan 7 kali lebih banyak dari yang direncanakan. karyawan dalam
mengambil pekerjaan untuk mendapatkan tambahan pendapatan, mengambil
overtimes banyak dan ini mempengaruhi kinerja perusahaan karena terlalu
memaksakan kinerja mereka. Juga perusahaan menghabiskan uang untuk
"borrowed labor" yang tidak direncanakan
 Pada bagian kredit korporasi perusahaan memiliki kendur dari 100% untuk "Gaji
paruh waktu" dan "Gaji lembur". Perusahaan tidak menggunakan anggaran untuk
2 biaya ini. Somersby bisa mengontrol divisi tenaga kerja , meninjau biaya
estimasi dan perencanaan anggaran.
b. Problem 2.
 Estimasi yang jelek untuk penguji hipotek pelatihan.
Diperkirakan bahwa pelatihan membutuhkan waktu 3 bulan namun ternyata
mengambil satu setengah tahun. Akibatnya, perusahaan memiliki peramalan
buruk "biaya & pendapatan", kontrol manajemen disbalanced dll

3|Page
 SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Studi Kasus 4-2

 Somersby mungkin dapat mengontrol proses pemilihan orang-orang untuk

pelatihan. Misalnya, mereka dapat mengubah persyaratan: untuk mengambil
orang-orang yang sudah memiliki atau menjadi pendidikan hukum formal. Jika
tidak ada perubahan, mereka mungkin harus meninjau anggaran.

c. Problem 3. - Dovetailing dalam alur kerja dan masalah komunikasi.

 Masalah ini menyangkut masalah 1. Untuk lebih jelasnya lihat paragraf terakhir
dari proses Anggaran yaitu tidak perlu menyewa para pengacara firma hukum
dari luar karena itu membutuhkan biaya yang jauh lebih besar dibandingkan
dengan memberikan bayaran untuk kerja lembur
 Harus mengatur kembali sentralisasi komunikasi antara semua bagian pelayanan
hukum. Sebagai solusinya, perusahaan dapat mengatur pertemuan,
meningkatkan manajemen sumber daya manusia, dan implan pelaporan kegiatan,
perangkat lunak khusus.

4|Page