TEKNOLOGI INFORMASI

Master Plan Teknologi Informasi

Terra Ch Triwahyuni, Tenaga Profesional LPP Kampus Yogyakarta

Saat ini penggunaan teknologi informasi di lingkungan

perusahaan sudah merupakan suatu hal yang sangat
diperlukan. Bahkan sampai ke toko dan perusahaan skala
kecil atau menengah pun sudah banyak yang merasa
memerlukan penerapannya. Hal ini diakibatkan oleh kondisi
lingkungan bisnis yang berubah dengan cepat, sehingga
kemampuan merangkum informasi dengan segera sudah
merupakan suatu keuntungan kompetitif.
Implementasi sistem informasi yang terintegrasi bisa
dilakukan dengan cara mengadaptasi sistem yang sudah
jadi, atau menyusunnya sendiri. Permasalahan pada
penerapan sistem terintegrasi yang sudah jadi, karena
sistem tersebut biasanya telah memiliki template tersendiri,
maka biasanya kita harus dapat menyesuaikan diri dengan
proses bisnis yang telah ada. Setiap perubahan pada sistem
template yang telah jadi, dapat berdampak besar pada
sistem jadi tadi. Itu sebabnya, penerapan sistem semacam
ini seringkali menemui kegagalan.
Sebaliknya penerapan sistem informasi yang dibuat
khusus untuk suatu perusahaan secara bertahap juga
memiliki masalah sendiri. Permasalahan yang seringkali
timbul adalah terbentuknya pulau-pulau informasi yang
tidak saling terintegrasi, karena penerapan teknologi
informasi yang bertahap, dilakukan oleh pengembang yang
berbeda-beda, serta didasarkan oleh kepentingan
pengguna yang beragam. Padahal dapat dipastikan, hampir
setiap pengambil keputusan, menghendaki adanya suatu melaksanakan investasi dan implementasi sistem
sistem informasi yang terintegrasi. tersebut
2. Risiko-risiko seperti 'pulau informasi', penolakan
Masalah lain yang sering timbul pada saat akan sistem oleh pengguna karena operasional yang
membuat suatu sistem informasi diantaranya terletak pada dianggap menyulitkan, kurang bermanfaat, atau
tingkat kemanfaatan atau Cost Benefit Ratio nya. Sangat tidak berbiaya terlalu mahal dibanding kegunaan, dapat
mungkin menerapkan berbagai sistem informasi modern teratasi.
berbiaya mahal jika kemanfaatannya tak dapat segera 3. Di sisi lain, suatu Master Plan Teknologi Informasi,
dirasakan oleh para pengguna. Setiap pengeluaran biaya dapat merupakan alat kontrol serta parameter
merupakan beban bagi harga pokok barang produksi, maka yang efektif guna mengkaji kinerja implementasi
jika teknologi informasi yang diharapkan dapat teknologi informasi maupun Departemen
meningkatkan efisiensi maupun efektifitas penciptaan teknologi informasi pada suatu perusahaan.
produk hingga pemasarannya tidak segera memuaskan
keinginan pengguna, dapat dipastikan sistem tersebut akan Tujuan pokok dari master plan TI adalah untuk
berhenti di tengah jalan. memberikan panduan yang jelas mengenai pembangunan
sistem dan teknologi informasi sehingga dapat memberikan
Resiko berikut yang mungkin timbul dalam nilai manfaat bagi organisasi terkait. Hal-hal yang perlu
implementasi IT, di antaranya adalah Standar kualitas diperhatikan pada saat menyusun Master Plan Teknologi
sistem informasi yang tidak sesuai dengan standar industri Informasi, adalah:
yang semestinya. Agar dapat diterima oleh pengguna,
sistem informasi harus dapat menyesuaikan terhadap - Sebuah Master plan TI seharusnya merupakan
kebutuhan pengguna, hanya saja kebutuhan antara pengejawantahan sebuah business plan, karena itu
pengguna satu dengan yang lain, bisa berbeda atau memuat arah Master Plan TI harus sejalan mendukung
kepentingan yang berbenturan dengan kepentingan bagian business plan perusahaan. Oleh sebab itu jika
lain dari perusahaan. business plan perusahaan belum dijabarkan dengan
jelas, dapat dipastikan master plan TI yang
Untuk mengatasi semua halangan dalam penerapan disusun juga tidak memiliki arah yang jelas. Jadi
teknologi informasi tadi, maka diperlukan adanya Master perencanaan ini tidak dapat dipisahkan - atau
Plan Teknologi Informasi. Kemanfaatan dari suatu Master merupakan sebuah kesatuan - dengan
Plan Teknologi Informasi yang baik, antara lain: perencanaan organisasi itu sendiri.
1. Master Plan Teknologi Informasi dapat menjadi - Critical point dari bisnis perusahaan juga
dasar pertimbangan bagi perusahaan saat akan
TEKNOLOGI INFORMASI
merupakan sisi yang harus diperhatikan secara
khusus pada saat penyusunan master plan TI
- Sebuah Master plan TI haruslah realistis dan dapat
dijalankan; oleh karenanya, perwakilan seluruh
bagian atau unit kerja harus terwakili. Penyusunan
master plan tidak hanya dimonopoli oleh orang-
orang teknis semata, para pimpinan maupun
manajemen merupakan pihak yang sangat
berkepentingan untuk turut terlibat. Bahkan
pimpinan puncak organisasi harus terlibat
sepenuh hati dalam setiap proses penyusunan
maupun perubahannya.
- Perkembangan teknologi informasi terjadi dengan
sangat cepat sehingga sulit untuk membuat
perencanaan yang berbasis pada suatu spesifikasi
teknologi tertentu, sehingga tingkat kerincian
arsitektur TI yang disusun harus direview kembali
secara berkala. Waktu berlaku suatu master plan
biasanya berkisar antara 1 sampai 5 tahun, dan
direvisi secara formal minimal setiap satu tahun,
IT Master Plan yang baik berisi:
1. Maksud dan Tujuan
Pada bagian maksud dan tujuan ini, master plan
menjelaskan tujuan penyusunannya. Harus dapat
ditarik benang merah penghubung antara master
plan TI dengan rencana strategis perusahaan.
2. Pendahuluan
Bagian pendahuluan yang terdapat pada master
plan TI, menceritakan kondisi hardware, software,
brainware maupun pengguna pada saat ini.
3. Halaman tentang kebijakan yang harus dibuat
untuk mendukung master plan.
4. Halaman yang memuat strategi implementasi
dengan memperhitungkan analisis SWOT.
5. Halaman action yang harus diambil.
6. Halaman paparan hasil yang akan dicapai dari
action-action tersebut.
7. Rekomendasi yang diberikan dalam implementasi
IT.
Yang patut diingat, karena IT master plan harus
mengacu pada business plan perusahaan, maka langkah
pertama yang harus dilakukan adalah memahami visi-misi
perusahaan, serta target dan tujuan yang akan dicapai
perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Dari situ kita bisa
melakukan breakdown secara lebih detail untuk mengetahui
informasi bisnis seperti apa yang dibutuhkan.
Kebutuhan informasi itu misalnya bisa berupa
informasi real time tentang kondisi keuangan, profil
pelanggan, efektivitas marketing channel, produktivitas
setiap pekerja, produktivitas mesin, tingkat inventori,
profitabilitas setiap produk, dan berbagai informasi spesifik
lain yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing
perusahaan.
Dari berbagai kebutuhan informasi bisnis inilah yang
kemudian diterjemahkan menjadi kebutuhan sistem dan
teknologi seperti apa yang harus diimplementasi
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Biasanya, kebutuhan sistem dan TI ini pada saat
implementasi diterjemahkan secara teknis menjadi
kebutuhan aplikasi perangkat lunak (software) dan perangkat
keras (hardware). Dalam proses ini juga dijabarkan bagaimana
perusahaan akan mengelola berbagai sumber daya yang ada
mulai dari aspek organisasi, SDM (brainware), ataupun
perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware)
yang akan diimplementasi.
Bagian akhir dari IT master plan adalah manajemen
proyek. Pada bagian ini dipetakan proyek TI apa yang
menjadi skala prioritas perusahaan dibandingkan dengan
proyek yang lain. Manajemen proyek juga mengatur
kalender implementasi setiap proyek hingga kurun waktu
tertentu, misalnya 3-5 tahun ke depan. Hal ini akan sangat
berguna bagi perusahaan dalam mengatur sumber daya
mulai dari keuangan, SDM, dan berbagai sumber daya lain
yang terkait.
Di beberapa kasus, IT master plan biasanya
mengalami revisi sesuai dengan dinamika bisnis dan
kebutuhan perusahaan. Tentu saja, biaya implementasi TI
yang sering sangat mahal itu, akan lebih mudah dikelola dan
dikontrol risikonya jika perusahaan mempunyai IT master
plan yang baik.
Kesimpulan
IT Master Plan sangat penting pada saat Teknologi
informasi atau sistem informasi akan dan atau sedang
dibangun. IT Master plan memudahkan dalam pemantauan
sudah sampai mana sistem dibangun atau diimplentasikan.
Untuk contoh dari IT Master Plan diatas bisa dijadikan bahan
dalam pembuatan IT Master Plan yang baik.
***