ANALISIS SISTEM INFORMASI PPID KANTOR SEKRETARIAT

DPRD PROVINSI SUMATERA SELATAN PIECES

Elsa Oktarina1, Darius Antoni2, Muhamad Akbar3

Program Pascasarjana
1,2,3
Universitas Bina Darma
1,2,3
elsaoktarina1510@gmail.com, darius.antoni@binadarma.ac.id,
muhamad.akbar@binadarma.ac.id
Jl. A. Yani No. 12, Palembang 30624, Indonesia

Abstrak

Pada Pejabat Pengelola Informasi Dokumentasi (PPID) adalah kantor sekretariat DPRD Provinsi
Sumatera Selatan yang mengelola data anggota dewan dan informasi dokumtasi pekerjaan yang
ada di Sumatera Selatan, dalam menyampaikan informasi terhadap masyarakat Sumatera Selatan
menggunakan website yaitu www.setwan.sumselprov.go.id terdapat menu-menu informasi data
anggota dewan dan informasi dokumentasi yang masyarakat butuhkan dapat dilihat secara online
serta digunakan untuk membantu masyarakat mengetahui informasi aktivitas anggota DPRD
Kota Palembang. Disini penulis akan mencoba menganalisisnya menggunakan metode PIECES
dan akan memberikan wawancara kepada pengunjung website dari segi performa, informasi,
ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan layanan.

Kata Kunci : Analisis, Sistem Informasi, PPID, PIECES

ABSTRACT

The Documentation Information Management Officer (PPID) is the secretariat office of South
Sumatera Provincial DPRD which manages the data of council members and documentation
information of work in South Sumatera, in conveying information to the people of South Sumatra
using the website ie www.setwan.sumselprov.go.id there menus information data board members
and documentation information that the public need can be viewed online and used to help people
know the information activities of members of Parliament Palembang City. Here the author will
try to analyze it using PIECES method and will give interview to website visitor in terms of
performance, information, economy, controlling, efficiency, and service.

Keywords: Analysis, Information System, PPID, PIECES

1 PENDAHULUAN
Di era informasi, pelayanan publik mengahadapi tantangan yang sangat besar. Hal ini berkaitan
dengan relasi antara kota dengan provinsi serta warganya, yang paling dominan dalam pelayanan
publik adalah harus menerima kondisi pelayanan publik yang tersedia. Tidak sedikit warga negara
yang merasa kecewa dengan pelayanan publik yang berpihak pada golongan tertentu, komunikasi
yang dibangun oleh aparat penyedia layanan tidak ramah dan cenderung berbelit-belit (tidak efektif)
yaitu sistem yang digunakan tidak mudah dipahami oleh rakyat sehingga pengaduan rakyat sering
tidak tersampaikan.

ANALISIS SISTEM INFORMASI PPID KANTOR SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA

SELATAN PIECES

(Elsa Oktarina)
1
 Seiring dengan perkembangan teknologi, kondisi pelayanan publik yang disediakan mendapat
kritikan dari berbagai pihak untuk memperbaiki kualitas komunikasi dan pengelolaan pelayanannya,
mengingat tidak semua warga negara dapat menikmati aksesibilitas pelayanan publik yang efektif.
Padahal sebagai amanat perundangan, pelayanan publik seharusnya menyentuh semua lapisan tanpa
terkecuali dan tetap menjaga etika pelayanan. Berdasarkan Undang-Undang No. 25 Tahun 2009 yang
mengatur tentang Pelayanan Publik. Pada Pasal 1 ayat (1) disebutkan bahwa pelayanan publik adalah
kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau
pelayanan administrasif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

Pada Pejabat Pengelola Informasi Dokumentasi (PPID) adalah kantor sekretariat DPRD Provinsi
Sumatera Selatan yang mengelola data anggota dewan dan informasi dokumtasi pekerjaan yang ada di
Sumatera Selatan, dalam menyampaikan informasi terhadap masyarakat Sumatera Selatan
menggunakan website yaitu www.setwan.sumselprov.go.id terdapat menu-menu informasi data
anggota dewan dan informasi dokumentasi yang masyarakat butuhkan dapat dilihat secara online serta
digunakan untuk membantu masyarakat mengetahui informasi aktivitas anggota DPRD Kota
Palembang. Dalam menganalisis website tersebut penelitian ini menggunakan metode PIECES.
Menurut Wukil Ragil (2010:17) metode PIECES adalah metode analisis sebagai dasar untuk
memperoleh pokok-pokok permasalahan yang lebih spesifik. Dalam menganalisis sebuah sistem,
biasanya akan dilakukan terhadap beberapa aspek antara lain adalah kinerja, informasi, ekonomi,
keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Analisis PIECES ini sangat penting untuk
dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sistem informasi karena dalam analisis ini biasanya akan
ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat gejala dari masalah utama.

Saat ini permasalahan yang dialami dalam sistem informasi pejabat pengelola informasi
dokumentasi pada kantor sekretariat DPRD provinsi Sumatera Selatan yaitu website yang masih
menggunakan CMS wordpress, cara penyajian informasi yang belum terperinci, dan informasi yang
disajikan masih bersifat umum. Maka penulis akan membuat analisis sistem informasi PPID pada
Kantor Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan Menggunakan Metode PIECES

2 METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Konsep Model Penelitian
Penelitian dirancang untuk mengetahui suatu keadaan mengenai penerapan model penelitian
terhadap kondisi nyata pada Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan yang dijadikan studi kasus
oleh peneliti. Penelitian menggunakan metode survei, dimana dilakukan pengambilan data dari
sampel populasi pemohon/masyarakat Kota Palembang yang datang dan mengurus perijinan
menggunakan kuisioner sebagai alat pengumpulan data primer dengan penyebaran kuesioner kepada
6 orang responden selama 2 bulan (15 Januari – 15 Maret 2018). Data sekunder yang merupakan
kumpulan data yang sebelumnya telah dikumpulkan dari dokumen dan studi pustaka, baik yang
dipublikasikan maupun yang tidak dipublikasikan yang berkaitan layanan kedewanan

ANALISIS SISTEM INFORMASI PPID KANTOR SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA

SELATAN PIECES

(Elsa Oktarina)
2
 Gambar 1. Model Penelitian / Kerangka Pemikiran

2.2 Tinjauan Pustaka

Menurut Romatua (2011) Peranan Teknologi Informasi bagi perusahaan sangatlah penting.
Teknologi informasi berperan penting untuk meningkatkan kualitas informasi dan juga sebagai alat
bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan cepat dan
akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi.
Selain itu teknologi informasi juga berperan penting bagi perusahaan untuk mengefisiensi waktu dan
biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yangsangat tinggi.

Penerapan teknologi informasi pada tiap perusahaan atau organisasi tentunya memiliki tujuan
yang berbeda karena penerapan TI pada suatu organisasi adalah untuk mendukung kepentingan
usahanya. Apalagi dengan kondisi saat ini, dengan persaingan dan fluktuasi dunia bisnis yang tinggi
sehingga penerapan TI bukan hanya sebagai supporting tools saja, tetapi menjadi strategic tools.

Dalam melakukan evaluasi sistem informasi, terdapat banyak cara dan salah satu diantaranya
adalah PIECES. PIECES adalah metode yang ditemukan oleh James Wheterbe (Whitten, 2007:78).
Metode PIECES terdiri dari Performance, Information/Data, Economic, Control/Security, Efficiency,
Service. Metode ini dapat digunakan untuk menganalisis baikpada sistem manual maupun sistem yang
berbasis komputer. Kerangka kerja PIECES menurut Wheterbe adalah sebagai berikut :
1) Performance
(1) Throughput : jumlah pekerjaan yang dapat dihasilkan dalam waktu tertentu.
(2) Response Time : rata-rata keterlambatan antara transaksi atau permintaan dan respon terhadap
transaksi atau permintaan.
2) Information
(1) Output
a. Kekurangan informasi.
b. Kekurangan informasi yang dibutuhkan.
c. Kekurangan informasi yang relevan.
d. Terlalu banyak informasi.
e. Informasi yang tidak dalam format yang dapat digunakan.
f. Informasi yang tidak akurat.
g. Informasi yang sulit dihasilkan.
ANALISIS SISTEM INFORMASI PPID KANTOR SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA
SELATAN PIECES

(Elsa Oktarina)
3
h. Informasi yang tidak tersedia pada waktunya untuk penggunaan selanjutnya.

(2) Input
a. Data tidak terambil.
b. Data tidak terambil pada waktunya sehingga menjadi tidak berguna.
c. Data tidak terambil secara akurat
d. Data sulit diambil.
e. Data terambil secara berulang-ulang.
f. Terlalu banyak data yang terambil.
g. Data yang tidak sah yang terambil.
(3) Penyimpanan Data
a. Data tersimpan secara berlebihan di beberapa file atau database.
b. Data tersimpan secara tidak akurat.
c. Penyimpanan data tidak aman.
d. Penyimpanan data tidak terorganisasi.
e. Data tidak fleksibel (tidak mudah untuk menghasilkan informasi baru yang dibutuhkan).
f. Data tidak dapat diakses dari penyimpanannya.

3) Economics
(1) Biaya tidak diketahui.
(2) Biaya tidak dapat ditelusuri sumbernya.
(3) Biaya terlalu tinggi.

4) Control
(1) Keamanan atau kontrol terlalu sedikit
a. Data yang dimasukan tidak ditelliti dengan cukup.
b. Kejahatan terhadap data dapat terjadi.
c. Data dirubah.
d. Data dicuri.
e. Pelanggaran etika terhadap data/informasi – Data/informasisampai pada orang yang tidak berhak.
f. Data yang disimpan di banyak tempat, tetapi berbeda.
g. Aturan kerahasiaan data dilanggar.
h. Terjadi kesalahan pemrosesan.
i. Terjadi kesalahan pengambilan keputusan.
(2) Keamanan atau kontrol terlalu banyak
a. Birokasi yang memperlambat sistem.
b. Kontrol yang membuat pelanggan atau pengguna terganggu.
c. Kontrol yang berlebihan sehingga menyebabkan kelambatan.

5) Efficiency
(1) Waktu dari orang atau komputer terbuang:
a. Data diinput secara berlebihan.
b. Data diproses secara berlebihan.
c. Informasi dihasilkan secara berlebihan.
(2) Material untuk orang atau komputer terbuang.
(3) Usaha yang dilakukan untuk sebuah pekerjaan terlalu berlebihan.
(4) Material yang dibutuhkan untuk sebuah pekerjaan terlalu berlebihan.

6) Service
ANALISIS SISTEM INFORMASI PPID KANTOR SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA
SELATAN PIECES

(Elsa Oktarina)
4
(1) Sistem menghasilkan hasil yang tidak akurat.
(2) Sistem menghasilkan hasil yang tidak konsisten.
(3) Sistem menghasilkan hasil yang tidak dapat dipercaya.
(4) Sistem tidak mudah dipelajari.
(5) Sistem tidak mudah digunakan.
(6) Sistem janggal untuk digunakan.
(7) Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru atau khusus.
(8) Tidak fleksibel terhadap perubahan.
(9) Sistem tidak kompatibel dengan sistem lain.
(10) Sistem tidak terkoordinasi dengan sistem lain.

Beberapa penelitian yang dianggap dapat menjadi acuan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Ratna Sintya Dewi, Dkk (2016) dengan judul “Analisa PIECES Penerapan Digital
Monitoring Informasi Penyewaan Ruko Pasar 8 pada PT Alam Sutera Realty, Tbk”.
Penelitian ini Dalam era digital ini semua perusahaan berpacu dengan teknologi baik untuk
pengembangan perusahaan itu sendiri maupun untuk area pemasaran produk dari perusahaan
itu sendiri. Digital sangat identik dengan teknologi yang dipergunakan. Begitu juga Alam
Sutera menjadi sebuah kawasan terpadu (mixed-use development) yang berdiri di atas lahan
seluas lebih dari 700 hektar di wilayah Serpong – Tangerang. Sebagai kawasan yang memiliki
komitmen tinggi terhadap lingkungan, seluruh proses perencanaan maupun pelaksanaan
dalam pengembangan kawasan merupakan implementasi dari ecological planning method, di
mana dalam setiap pengembangannya Alam Sutera selalu mengedepankan kondisi alam
sekitar, meliputi faktor topografi, hidrologi, akses, hingga demografi. Melalui seluruh proses
ini, Alam Sutera telah berhasil dalam menciptakan lingkungan yang berkelanjutan dan
memberikan banyak manfaat bagi seluruh warganya. Terhitung hingga hari ini terdapat
sekitar 32 (tiga puluh dua) cluster perumahan di Alam Sutera, masing-masing terdiri rumah,
apartment, dan ruko. Salah satunya ruko yang dibangun adalah dalam komplek pasar 8.
Perusahaan berhasil memasarkan kawasan pasar modern yang lebih dikenal dengan nama
Pasar 8. Adanya fasilitas tersebut diyakini dapat semakin menjadi daya tarik bagi pengunjung
untuk meramaikan kawasan Alam Sutera. Area pasar yang dilengkapi dengan 149 unit ruko,
238 unit kios dan 304 unit lapak ini telah 100% sukses dipasarkan dan secara resmi dibuka
pada pertama tahun 2010. Namun dalam proses pengelolaan penyewaan ruko saat ini untuk
mendapatkan informasi masih kurang cepat dan sistem pengolahan data masih ada yang
dikerjakan secara manual serta dalam hal laporan maupun penyajian data masih sangat sulit.
Dengan adanya analisa PIECES ini maka penulis mencoba menganalisa layak atau tidak dari
penerapan digital monitoring pada proses pengelolaan penyewaan ruko pasar 8.

2. Ucu Nugraha (2017) dengan judul “Analisis Sistem Informasi Pelayanan Desa XYZ
Menggunakan Kerangka Kerja PIECES”. Desa merupakan tingkat pemerintahan di bawah
kecamatan pada suatu daerah, sistem informasi pelayanan data penduduk ditingkat desa
mayoritas masih menggunakan sistem yang manual. Sistem seperti ini yang sering
mengakibatkan data tidak valid, dan terkadang terdapat data yang tidak sesuai dengan fakta,
dampaknya sering terjadi kesalahan dalam proses pencarian informasi data penduduk, baik
data penduduk lama maupun data penduduk pindahan. Demikian pula halnya dengan data
surat menyurat, seperti surat keterangan kematian, surat keterangan kelahiran, surat
keterangan pindah domisili, dan sebagainya. Arsip surat terkadang tidak jelas dikarenakan
ANALISIS SISTEM INFORMASI PPID KANTOR SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA
SELATAN PIECES

(Elsa Oktarina)
5
 pengarsipan tidak terorganisir dengan baik atau belum tersimpan dalam suatu database.
Sistem informasi pelayanan di tingkat desa ini dapat membantu instansi pemerintah
khususnya dalam pengelolaan pendataan penduduk dalam ruang lingkup suatu desa. Sistem
yang dirancang ini dapat melakukan proses pendataan penduduk yang diawali dengan
pengajuan surat-surat kependudukan oleh setiap warga yang datang ke kantor desa.
Perancangan sistem informasi pendataan penduduk berbasis client server ini dirancang
dengan alur dan rancangan antar muka yang mudah untuk dioperasikan. Sehingga dengan
berbasis client server, data akan tersimpan terpusat di server, sehingga dapat mengurangi
adanya duplikasi data, dan kehilangan data. Maka dari itu ketika pemerintah daerah
membutuhkan informasi data penduduk desa yang bersangkutan data kependudukan desa
dapat diperoleh dengan mudah tanpa harus melakukan pendataan secara langsung ke tempat
penduduk tersebut tinggal. Analisis masalah dilakukan dengan menggunakan pendekatan
PIECES framework. PIECES sendiri merupakan singkatan dari Performance, Information,
Economics, Control, Efficiency, Service. PIECES ini memiliki enam bagian, dari masing-
masing ke enam bagian tersebut dibuat check list, setiap check list pada bagian yang sesuai
namanya akan memunculkan permasalahan.

Skala Likert adalah skala yang digunakan untuk mengukur persepsi, sikap atau pendapat
seseorang atau kelompok mengenai sebuah peristiwa atau fenomena sosial, berdasarkan definisi
operasional yang telah ditetapkan oleh peneliti. Skala ini merupakan suatu skala psikometrik yang
biasa diaplikasikan dalam angket dan paling sering digunakan untuk riset yang berupa survei,
termasuk dalam penelitian survei deskriptif.

2.3 Teknik Analisa Data

Analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode analisa
PIECES dengan 6 variabel yaitu Performance, Information, Economy, Control, Effisiency, Service.
Analisis deskriptif adalah analisis yang digunakan untuk menganalisis data dengan cara
mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa
bermaksud membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generalisasi (Sugiyono : 2013).
Dalam penelitian ini analisis deskriptif digunakan untuk menganalisis jawaban wawancara.. Tenik ini
terutama sangat berguna apabila satu variabel dependen menjadi variabel independen dalam
hubungan persamaan selanjutnya. Penentuan skor untuk item-item pernyataan tersebut terhadap
masalah yang diteliti menggunakan scala likert.

3 HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil analisa berdasarkan variabel-variabel yang terdapat pada PIECES (Performance,
Information, Economics, Control, Efficiency, Service) adalah sebagai berikut
1. Performance, yaitu penilaian proses atau prosedur yang ada masih mungkin ditingkatkan
kinerjanya, dan melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem informasi dalam
berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan.
Sebab: Kinerja sistem informasi PPID pada Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan adalah
sistem kerja input dan output yang masih kurang baik
Akibat: Sedikit keterlambatan sistem, yang harus terus ditingkatkan agar dapat memenuhi
persyaratan standar yang ditetapkan untuk informasi pada PPID.
Kesimpulannya adalah bahwa system informasi masih memilki kekurangan yaitu system kerja
input dan output yang masih kurang baik, namun juga memiliki keunggulan kemudahan akses.
Diperlukan peningkatan kecil pada sistem.

ANALISIS SISTEM INFORMASI PPID KANTOR SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA

SELATAN PIECES

(Elsa Oktarina)
6
 2. Information, adalah penilaian apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki sehingga
kualitas informasi yang dihasilkan menjadi semakin baik. Informasi yang disajikan haruslah
benar–benar mempunyai nilai yang berguna.
Sebab: Proses penyimpanan pada database yang seringkali berlangsung lama.
Akibat: Kelamatan penyimpanan data yang perlu update atau maintenance untuk terus menjaga
kestabilan database.
3. Economics, yaitu penilaian apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan
manfaatnya (nilai gunanya) atau diturunkan biaya penyelenggaraannya.
Sebab: Tidak semua rincian informasi anggaran atau biaya dapat diketahui oleh publik.
Akibat: Masyarakat tidak dapat mengetahui sepenuhnya tentang anggaran atau biaya, perlu
diadakan penambahan informasi tersebut.
4. Control, adalah penilaian apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan sehingga
kualitas pengendalian menjadi semakin baik, dan kemampuannya untuk mendeteksi kesalahan/
kecurangan menjadi semakin baik pula.
Sebab: Keamanan yang digunakan terlalu berlebihan seperti IP Blocker karena dengan adanya
SSL/TLS sudah membantu keamanan website serta mod security yang dipakai dianggap terlalu
ketat.
Akibat: Sistem menjadi lebih lambat, perlu dilakukan efisiensi keamanan yang ada pada website.
5. Efficiency, yaitu penilaian apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki, sehingga
tercapai peningkatan efisiensi operasi, dan harus lebih unggul dari pada sistem manual.
Sebab: Sedangkan, kekurangan yaitu tidak seluruh bagian bisa disampaikan dengan 100% efisien
dan hemat waktu.
Akibat: Pengguna membutuhkan lebih banyak waktu untuk menggunakan sistem, perlu
pembenahan lebih lanjut.
6. Service, yaitu penilaian apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki kemampuannya
untuk mencapai peningkatan kualitas layanan. Buatlah kualitas layanan yang sangat user friendly
untuk end – user (pengguna) sehingga pengguna mendapatkan kualitas layanan yang baik.
Sebab: “Sistem belum memenuhi persyaratan sehingga sulit untuk mengembangkan sistem yang
benar-benar sempurna.”
Akibat: “Sistem dapat mengalami kesalahan atau permasalahan, sehingga perlu diadakan
penyempurnaan sistem.”
Penelitian yang telah dilakukan dapat pula disajikan dalam bentuk dimensi yang disertai
penilaian terhada tiap variabel PIECES sebagai berikut:
Tabel 3.1 Dimensi Hasil Penelitian
Dimensi Indikator Hasil Penelitian Penilaian
1. Performance 1. Pemrosesan berkas Telah di lakukan sesuai dengan urutan yang baik, Cukup
organisasi namun maasih membutuhkan waktu yang cukup
2. Analisis hasil kerja lama untuk memproses berkas yang masuk
kepada organisasi. Selain itu, hal ini akan
mempersulit analisis apakah hasil kerja sudah
bagus atau perlu ada peningkatan, karena adanya
berkas yang belum sampai.
2. Information 1. Kecukupan Telah dilaksanakan sistem informasi yang dapat Baik
informasi menyampaikan informasi dan dokumentasi
2. Relevansi informasi kepada masyarakat namun sayangnya informasi
yang ada yang diperlukan tersebut masih belum cukup.
Selain itu, tidak semua informasi tersebut sudah
relevan terhadap DPRD Sumatera Selatan.

3. Economics 1. Pemetaan biaya Biaya yang digunakan untuk sistem informasi Cukup
2. Tingkat pelacakan DPRD Sumatera Selatan masih sulit untuk
biaya diketahui dan tidak dapat dilacak.
ANALISIS SISTEM INFORMASI PPID KANTOR SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA
SELATAN PIECES

(Elsa Oktarina)
7
 4. Control 1. Tingkat keamanan Keamanan yang digunakan untuk sistem Kurang
2. Tingkat kontrol informasi masih lemah dan kontrol yang
dilakukan pun juga masih di tingkat yang lemah.

5. Efficiency 1. Efisiensi jumlah Data yang diinputkan masih berlebihan sehingga Cukup
data membuat sistem tidak efisien dalam penggunaan
2. Penggunaan sumber sumber daya (seperti sumber daya prosesor,
daya memory, ruang penyimpanan, listrik, dan
personil) dikarenakan pemrosesan informasi
yang dihasilkan secara berlebihan.
6. Service 1. Situasi layanan Situasi saat ini tentang layanan yang disediakan Cukup
sistem oleh sistem yang berjalan saat ini masih kurang
dalam melayani kebutuhan layanan masyarakat
akan informasi dan dokumentasi DPRD
Sumatera Selatan.

Berikut adalah model hasil akhir yang didapatkan pada analisis PIECES

Model Hasil Akhir Penelitian PIECES

1
29 30
25 2 3
28 20 4
27 5
26 15 6
25 10 7
24 5 8
0
23 9
22 10
21 11
20 12
19 13
18 17 15 14
Pertanyaan 16

Berdasarkan model penelitian hasil nilai akhir metode PIECES, menunjukkan bahwa pertanyaan
dengan nilai tertinggi adalah pertanyaan 6 dan pertanyaan 12 yang terdapat di variabel Information.
Pada pertanyaan 6, terdapat 50% informan yang menyatakan sangat setuju, 33,3% yang menyatakan
setuju, 16,7% menyatakan tidak setuju, sedangkan 0% menyatakan sangat tidak setuju. Sedangkan,
pada pertanyaan 6 terdapat 66,6% yang menyatakan sangat setuju dan 33,3% menyatakan setuju.
Sisanya tidak ada yang menyatakan tidak setuju ataupun sangat tidak setuju.

4 SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang di lakukan pada sistem informasi PPID DPRD Provinsi
Sumatera Selatan dengan menggunakan metode PIECES dapat disimpulkan adalah sebagai berikut:
1. Berdasarkan analisis dengan metode PIECES dengan mengevaluasi faktor internal dan dan faktor
eksternal yang menjadi analisis dasar sistem informasi PPID DPRD Provinsi Sumatera Selatan
yaitu dapat melakukan suatu kegiatan seperti meningkatkan kualitas pelayanan sistem informasi
dan dokumentasi kepada masyarakat, meningkatkan sistem kerja input dan output, mengadakan
update dan maintenance terhadap database, serta meningkatkan keamanan sistem informasi dan
dokumentasi yang ada.
ANALISIS SISTEM INFORMASI PPID KANTOR SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA
SELATAN PIECES

(Elsa Oktarina)
8
2. Dari analisis yang dilakukan pada sistem informasi PPID DPRD Provinsi Sumatera Selatan dapat
membuat kesimpulan analisis yang dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas sistem
informasi PPID DPRD Provinsi Sumatera Selatan. Berikut rincian dari analisis :

a. Performance, yaitu penilaian proses atau prosedur yang ada masih mungkin ditingkatkan
kinerjanya, dan melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem informasi dalam
berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan. Berhasil disimpulkan bahwa sistem
yang ada sudah memiliki kinerja yang baik, dengan kecepatan dan transparansi yang tinggi.
Kelebihan yang ada pada sistem ini antara lain dapat memberikan informasi sesuai dengan
kebutuhan masyarakat, bahkan beberapa pihak memberikan feedback mengenai pelayanan
sistem informasi yang baik. Namun, kekurangan pada kinerja sistem informasi PPID pada
Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan adalah sistem kerja input dan output harus terus
ditingkatkan agar dapat memenuhi persyaratan standar yang ditetapkan untuk informasi pada
PPID.

b. Information, adalah penilaian apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki
sehingga kualitas informasi yang dihasilkan menjadi semakin baik. Informasi yang disajikan
haruslah benar–benar mempunyai nilai yang berguna. Berhasil disimpulkan bahwa informasi
yang dihasilkan sistem sudah relevan dengan kebutuhan masyarakat, yaitu informasi
mengenai dewan perwakilan rakyat daerah (DPRD). Kelebihan sistem dalam hal ini adalah
relevansi informasi yang ada pada sistem yang bisa dibilang cukup baik. Adapun
kekurangannya terletak pada proses penyimpanan pada database yaitu perlu diadakan update
atau bahkan maintenance untuk terus menjaga kestabilan database.

c. Economics, yaitu penilaian apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan
manfaatnya (nilai gunanya) atau diturunkan biaya penyelenggaraannya. Berhasil disimpulkan
bahwa sistem juga menampilkan informasi tentang anggaran diberikan sesuai dengan aturan
yang berlaku dan sudah terverifikasi. Kelebihannya yaitu informasi mengenai anggaran
ataupun biaya yang diberikan oleh PPID DPRD Provinsi Sumatera Selatan dilakukan sesuai
hukum, yaitu amanat UU Nomor 4 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan
Peraturan Gubernur Sumatera Selatan No. 77 Tahun 206 Tentang Perubahan Atas Peraturan
Gubernur No. 4 Tahun 205 Tentang Standar Operasional Prosedur Pelayanan Informasi
Publik dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan. Adapun,
kekurangannya adalah tidak semua rincian informasi anggaran atau biaya dapat diketahui
oleh publik.

d. Control, adalah penilaian apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan
sehingga kualitas pengendalian menjadi semakin baik, dan kemampuannya untuk mendeteksi
kesalahan/ kecurangan menjadi semakin baik pula. Berhasil disimpulkan bahwa kendali
keamanan pada sistem informasi sudah tersedia dan memiliki kualitas yang baik.
Keunggulannya yaitu sistem keamanan dilengkapi C-panel, SSH Access, IP Blocker,
SSL/TLS, hotlink protection, leech protection, mod security, Imunify360 serta pencadangan
data setiap 7 hari menggunakan R1Soft Restore Backups. Kekurangan yang dialami sistem
informasi ini yaitu beberapa pihak merasa keamanan yang digunakan terlalu berlebihan
seperti IP Blocker karena dengan adanya SSL/TLS sudah membantu keamanan website serta
mod security yang dipakai dianggap terlalu ketat.

ANALISIS SISTEM INFORMASI PPID KANTOR SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA

SELATAN PIECES

(Elsa Oktarina)
9
 e. Efficiency, yaitu penilaian apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki,
sehingga tercapai peningkatan efisiensi operasi, dan harus lebih unggul dari pada sistem
manual. Berhasil disimpulkan bahwa informasi yang dihasilkan sudah efisien dan
menghemat waktu. Kelebihan yang dimiliki yaitu penggunaan website yang dapat membuat
masyarakat mengetahui informasi dan dokumentasi yang berkaitan dengan PPID DPRD
Sumatera Selatan tanpa harus mengunjungi kantor PPID DPRD secara langsung sehingga
efisien dan hemat waktu. Sedangkan, kekurangan yaitu tidak seluruh bagian bisa
disampaikan dengan 100% efisien dan hemat waktu.

f. Service, yaitu penilaian apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki
kemampuannya untuk mencapai peningkatan kualitas layanan. Buatlah kualitas layanan yang
sangat user friendly untuk end – user (pengguna) sehingga pengguna mendapatkan kualitas
layanan yang baik. Berhasil disimpulkan bahwa pelayanan sistem informasi ini memiliki
kualitas layanan yang sangat baik. Yaitu pada kelebihan sistem ini yaitu sudah akurat, relevan
dan berdaya guna, dapat dipercaya, mudah digunakan, fleksibel dan kompatibel dengan
perangkat pengguna. Kekurangan yaitu tidak seluruh pelayanan yang ada bisa memenuhi
persyaratan sehingga sulit untuk mengembangkan sistem yang benar-benar sempurna.

Daftar Rujukan

ANTONI, D., HERDIANSYAH, M. I. & AKBAR, M. Critical factors of transparency and trust for
evaluating e-government services for the poor. Informatics and Computing (ICIC), 2017
Second International Conference on, 2017. IEEE, 1-6.
DARNIS, F. & ANTONI, D. 2016. EVALUASI SISTEM INFORMASI BADAN
PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL KESEHATAN DI KOTA PALEMBANG.
L.Whitten, Jeffrey, & D.Bentley,Lonnie. (2007) System Analysis & Design Methods Seventh
Edition.New York,USA : McGraw-Hill.
Romatua (2011) Peranan Teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas informasi dalam
mengolah data dengan cara cepat dan akurat
Ratna Sintya Dewi, Dkk (2016) dengan judul “Analisa PIECES Penerapan Digital Monitoring
Informasi Penyewaan Ruko Pasar 8 pada PT Alam Sutera Realty, Tbk”.
Sugiyono (2013) teknik pengumpulan data strategis dalam penelitian untuk mendapatkan data.
Wukil Ragil (2010:17) metode PIECES analisis sebagai dasar untuk memperoleh pokok-pokok
permasalahan yang lebih spesifik terhadap beberapa aspek antara lain adalah kinerja,
informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan.
THEO LONANDO, P., ANTONI, D. & AKBAR, M. 2017. Membangun Konsep E-Government
Berdasarkan Faktor-Faktor Desain Grafis Di Indonesia Menggunakan Systematic Review.
Ucu Nugraha (2017) dengan judul “Analisis Sistem Informasi Pelayanan Desa XYZ Menggunakan
Kerangka Kerja PIECES”.

ANALISIS SISTEM INFORMASI PPID KANTOR SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA

SELATAN PIECES

(Elsa Oktarina)
10