BAB I

PENGANTAR

A. Pendahuluan

Dewasa ini banyak ditemui lulusan baru dari berbagai perguruan tinggi yang mengalami

kesulitan dalam mengahadapi persaingan dan kenyataan yang ada di lapangan pekerjaan. Hal

tersebut disebabkan karena kurang siapnya lulusan tersebut dengan kondisi yang terjadi di

lapangan yang ternyata berbeda jauh dengan apa yang mereka dapat di bangku perkuliahan.

Oleh karena kurangnya bekal teknikal yang dimiliki mahasiswa menimbulkan sumber daya

manusia yang kurang bekualitas dari perguruan tinggi yang ada selama ini. Salah satu usaha

yang dilakukan perguruan tinggi untuk menghasilkan sumber daya manusia yang bermutu di

lapangan pekerjaan salah satu upayanya dengan melaksanakan kegiatan Magang di

instansi/lembaga yang sesuai dengan bidang jurusan dan minat perkuliahan masing-masing

mahasiswa. Universitas Brawijaya merupakan salah satu universitas yang menerapkan sistem

magang bagi mahasiswanya.

Kegiatan Magang dilaksanakan oleh mahasiswa dengan mendapat arahan dan bimbingan

dari dosen pembimbing magang fakultas dan juga pembimbing lapangan di tempta magang,

dengan adanya hal tesebut diharapkan mahasiswa dapat mempersiapkan diri dalam

menghadapi dunia kerja setelah mereka lulus dari bangku kuliah nantinya, serta mahasiswa

diharapkan dapat menerapkan teori-teori yang diperoleh selama di bangku perkuliahan pada

instansi/lembaga tempat mereka melaksanakan kegiatan magang.

Pada setiap organisasi baik yang berbentuk perusahaan swasta, pemerintah maupun sosial,

dalam upaya mencapai tujuan secara berhasil dan berdaya guna, memerlukan adanya

1
 pembagian tugas, pelimpahan wewenang, rincian tugas individu yang terlihat dalam

organisasi, sehubungan dengan hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang berfungsi

memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam orgnisasi, agar kegiatan setiap orang

dalam bekerja sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan.

Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya adalah

terdapatnya suatu kantor yang mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta

dan dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya serta

membuat keputusan.

Setiap keputuasan yang telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi perlu dicatat dan

disimpan dengan baik sebagai sebuah pembuktian lebih lanjut. Ruang lingkup pekerjaan pada

organisasi yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan

oleh satu orang pegawai atau sekelompok kecil pegawai. Sehubungan dengan hal tersebut,

kemungkinan terdapat sekelompok staff, yang diantaranya adalah Sekretaris dan para

pembantunya yang melaksanakan kegiatan bantuan, atau rangkaian kegiatan penataan terhadap

pekerjaan pokok, sehingga timbul satuan organisasi yang dinamakan sekretariat.

Berdasarkan penjelasan diatas, maka kelompok kami tertarik untuk mempelajari lebih lanjut.

Oleh karena itu kami melaksanakan magang pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Maluku Utara.

B. Tujuan dan Manfaat Magang

Pelaksanaan kegiatan Magang ini dimaksudkan untuk memperoleh manfaat sebesar–

besarnya bagi semua pihak, baik bagi mahasiswa sendiri, lembaga perguruan tinggi, maupun

bagi pihak instansi sebagai objek pelaksanaan dari kegiatan Magang ini, adapun tujuan yang

ingin kami capai tersebut adalah:

2
 1. Mempermudah bagi mahasiswa peserta magang karena lokasinya sesuai dengan bidang

kerjanya sehari hari.

2. Untuk mengetahui dan memperjelas implementasi Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas ESDM Prov. Malut dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah.

3. Menambah wawasan berfikir bagi mahasiswa tentang peran Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian pada Dinas ESDM Prov. Malut.

4. Sebagai bahan untuk mendapatkan masukan bagi peningkatan atau perluasan kerjasama

antara mahasiswa, dosen, perguruan tinggi dan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas ESDM Prov. Malut.

A. Manfaat Kegiatan

1. Bagi Mahasiswa

a. Memperluas wawasan, pengetahuan, dan pengalaman mengenai tugas pokok dan

fungsi dari Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas ESDM Prov. Malut yang

sesungguhnya dalam sebuah lapangan pekerjaan.

b. Mendapatkan pelatihan cara pengarsipan dokumen, merekapitulasi data, mengelola

keuangan pada skala kecil pada instansi pemerintahan, melatih mengahadapi dan

melayani kritikan dan saran dari masyarakat yang ditujukan bagi pemerintah.

3
 BAB II

ANALISA AWAL

A. Deskripsi Lokasi

1. Lokasi Penelitian
Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Maluku Utara terletak di lantai

III kantor Gubernur Maluku Utara tepatnya berada di Jalan Lintas Halmahera, Gosale

Puncak, Sofifi Kota Tidore Kepulauan,

Saat ini Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral di pimpin oleh Drs. Imam Mahkdy

Hassan sebagai Kepala Dinas, beliau memimpin Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral

sejak bulan Juli Tahun 2017 sampai sekarang.

Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral terdiri dari 3 (tiga) Sub Bagian dan 4 (empat)

Bidang yaitu :

 Sub Bagian Perencanaan

 Sub Bagian Keuangan

 Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

 Bidang Mineral dan Batubara (MINERBA)

 Bidang Ketenagalistrikan

 Bidang Energi

 Bidang Geologi

4
 Gambar 1. Struktur Organisasi Dinas ESDM Prov. Malut

Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Maluku Utara saat ini memiliki

pegawai baik itu ASN maupun Honorer totalnya berjulmah 61 orang dengan rincian 57

orang ASN dan 4 orang Honorer.

Tabel 1. Rician Pegawai Dinas ESDM Prov Malut

GOLONGAN RUANG BANYAKNYA ORANG

IV / c 1 Orang

IV / b 4 Orang

IV / a 4 Orang

III / d 13 Orang

III / c 11 Orang

III / b 8 Orang

III / a 8 Orang

II / d 4 Orang

II / c 3 Orang

5
 II / b 1 Orang

Honorer 4 Orang

JUMLAH 61 Orang

2. Visi dan Misi Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Maluku Utara

Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Maluku Utara mempunyai visi

yang sejalan dengan visi dari pembangunan Provinsi Maluku Utara tahun 2014 – 2019,

dimana dengan memperhatikan sasaran pokok dan arah kebijakan RPJPD 2005-2025

dengan visi “Mewujudkan Masyarakat Maluku Utara yang Damai, Maju, Mandiri, Adil,

dan Sejahtera yang berorientasi Sumber Daya Laut dan Kepulauan”, serta

mempertimbangkan potensi, kondisi, permasalahan, tantangan, peluang, dan dinamika

serta isu-isu strategis yang ada, maka visi Pembangunan Provinsi Maluku Utara tahun

2014–2019 adalah :

“ Maluku Utara CINTA “

Kata CINTA yang terkandung dalam visi ini adalah akronim dari Cerdas, Indah,

Nikmat, Taqwa, dan Aman, sebagai tujuan yang ingin dicapai. Adapun makna CINTA

berarti cinta kepada negeri Maluku Utara dan rakyatnya dengan sepenuh hati, sehingga

menjadi pembangkit energi yang besar untuk membawa Provinsi Maluku Uta ra mencapai

6
tujuan. Untuk mewujudkan Maluku Utara Cerdas, Indah, Nikmat, Takwa dan Aman, maka

dijabarkan visi sebagai berikut:

 Membangun Maluku Utara Cerdas; mengandung arti mewujudkan sumber daya

manusia yang berkualitas, unggul, amanah dan berdaya saing melalui pendidikan dan

kesehatan.

 Membangun Maluku Utara Indah; mengandung arti mewujudkan keseimbangan dan

stabilitas pembangunan melalui distribusi sumberdaya secara adil dan merata.

 Membangun Maluku Utara Nikmat; mengandung arti mewujudkan pembangunan

infrastruktur untuk pemenuhan kebutuhan dasar, mendorong pertumbuhan dan

perkembangan wilayah serta integrasi wilayah kepulauan.

 Membangun Maluku Utara Taqwa; mengandung arti mewujudkan kehidupan

masyarakat Maluku Utara yang beragama, beradab, berbudaya dan bermartabat.

 Membangun Maluku Utara Aman; mengandung arti mewujudkan penyelenggaraan

pemerintahan yang melayani, bersih, dan berwibawa.

Unsur visi yang terkait dengan tugas dan fungsi Dinas ESDM adalah “Membangun

Maluku Utara Indah” yang berarti mewujudkan keseimbangan dan stabilitas

pembangunan melalui distribusi sumberdaya alam (termasuk sumberdaya mineral)

secara adil dan merata. Selanjutnya visi yang juga terkait dengan tugas dan fungsi Dinas

ESDM adalah “Membangun Maluku Utara dengan Nikmat” yang berarti mewujudkan

pembangunan infrastruktur (kelistrikan dan pabrik pengolahan hasil tambang atau

smelter) untuk pemenuhan kebutuhan dasar, mendorong pertumbuhan dan

perkembangan wilayah serta integrasi wilayah kepulauan.

7
 Seperti halnya visi, misi dari Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi

Maluku Utara juga sejalan dengan misi dari pembangunan Provinsi Maluku Utara yaitu :

1. Membangun Masyarakat Maluku Utara yang memiliki kualitas hidup baik untuk dapat

bekerja secara mandiri (Misi Cerdas).

2. Mendorong pertumbuhan, stabilitas dan pendistribusian pembangunan ekonomi secara

adil dan merata serta peningkatan nilai tambah produksi melalui pemanfaatan sumber

daya alam secara berkelanjutan (Misi Indah).

3. Mempercepat pembangunan infrastruktur untuk menunjang pengembangan ekonomi

wilayah (Misi Nikmat).

4. Membangun kehidupan beragama dan berbudaya yang menjadi inspirasi bagi

kebangkitan seluruh sektor kehidupan masyarakat Maluku Utara (Misi Taqwa).

5. Memperbaiki tatakelola pemerintahan Maluku Utara untuk mewujudkan pemerintahan

yang melayani, bersih, dan berwibawa (Misi Aman).

Sesuai dengan tugas dan fungsinya, Dinas ESDM mendukung pencapaian misi ke

- 2 (Misi Indah), Adapun tujuan yang terkait dengan pelayanan Dinas ESDM adalah

terwujudnya pertumbuhan ekonomi daerah yang berkualitas, adil dan merata dengan

pemanfaatan Sumber Daya Alam berkelanjutan, dengan sasaran terpenuhinya kebutuhan

industri pemakai komoditas tambang yang ada di Maluku Utara serta menarik investor

dalam rangka peningkatan nilai tambah komoditas tambang. Kemudian selain mendukung

pencapaian misi sebelumnya (Misi Indah), Dinas ESDM juga mendukung pencapaian misi

ke – 3 (Misi Nikmat), adapun tujuan yang terkait pelayanan Dinas ESDM adalah

Peningkatan layanan infrastruktur Kawasan Strategis Provinsi (KSP), dengan sasaran

8
 meningkatnya sarana dan prasarana energi dan ketenagalistrikan di Kawasan Strategis

Provinsi (KSP).

B. Deskripsi Pekerjaan

Subbagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang kepala Sub Bagian yang

bertanggungjawab kepada sekretaris dan mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan

pelaksanaan kebijakan operasional, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pada Subbagian

Umum dan Kepeegawaian berdasarkan pedoman dan peraturan perundang – undangan yang

berlaku agar tercipta kelancaran tugas.

Tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud adalah sebagai berikut:

1) merencanakan kegiatan Subbagian Umum dan Kepegawaian berdasarkan rencana operasional

Sekretariat Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Maluku Utara sesuai dengan

pedoman pelaksanaan tugas dan ketentuan yang berlaku;

2) membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing

untuk kelancaran pelaksanaan tugas;

3) membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Subbagian umum dan Kepegawaian

sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan

lancar;

4) memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Subbagian Umum dan Kepegawaian sesuai

dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;

5) mengevaluasi hasil capaian pelaksanaan tugas bawahan di lingkup Subbagian Umum dan

Kepegawaian dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka perbaikan

kinerja dimasa mendatang;

9
 6) menyusun laporan pelaksanaan tugas Subbagian Umum dan Kepegawaian dan memberi saran

dan pertimbangnan kepada atasan sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala

sebagai bentuk akuntabilitas;

7) memeriksa data/informasi pegawai yang akan naik pangkat, kenaikan gaji berkala, pensiun,

taspen, kartu askes, KP4, DP3, Diklat, Ujian Dinas, ujian PI/PG mendapat piagam

penghargaan dan pendidikan;

8) membuat konsep dokumen usulan pegawai yang akan naik pangkat, kenaikan gaji berkala,

pensiun, taspen, kartu askes, KP4, DP3, Diklat, Ujian Dinas, ujian PI/PG mendapat piagam

penghargaan dan pendidikan;

9) mendistribusikan surat ataupun peraturan yang berkaitan dengan kepegawaian;

10) melakukan urusan kearsipan Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral;

11) melakukan urusan kerumahtanggaan Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral termasuk urusan

listrik, air, dan hal lain yang berkaitan;

12) melaksanakan urusan administrasi surat menyurat pada Dinas Energi dan Sumber Daya

Mineral Provinsi Maluku Utara;

13) melaksanakan urusan keprotokoleran dan urusan umum lainnya lingkup Dinas Energi dan

Sumber Daya Mineral;

14) melakukan urusan absensi dan perekapannya pada Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral

Provinsi Maluku Utara;

15) melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan baik lisan maupun

tertulis sesuai dengan Bidang tugasnya.

10
 BAB III
PENUTUP

A. Temuan Umum

1. Sejarah Singkat Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Maluku Utara

Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Maluku Utara berdiri pada tahun 2000

atau 3 tahun setelah pemekaran Provinsi Maluku Utara. Saat berdiri, Dinas ESDM Provinsi

Maluku Utara bernama Dinas Pertambangan dan Energi (sesuai nomenkelatur lama)

dengan Kepala Dinas yang pertama Bapak Drs. Djidon Hangewa, yang saat itu berkantor

di Kelurahan Kasturian Kecamatan Ternate Utara Kota Ternate.

Struktur Organisasi pada saat itu, Kepala Dinas dibantu oleh Kepala Tata Usaha (KTU)

dan 3 Kepala Bidang yaitu Bidang Pertambangan Umum, Bidang Geologi dan Bidang

MIGEN (minyak gan dan energi) serta Kepala Sub Bagian Bagian Umum dan

Kepegawaian.

Berikut Daftra nama Kepala Dinas Energi dan Sumber daya Mineral Provinsi Maluku sejak

pertama berdiri sampai saat ini.

 Drs. Djidon Hangewa

 Ir. Hamid Umahuk

 Ir. Rahmatiah Rasyid

 Ir. Nasir Taib

 Ir. Muhammad Basyir, MM

 Ir. Yance Pattiwael

 Drs. Arman Sangaji

11
  Drs. Ambran Mustari

 Ir. Saiful Latif, M.Si

 Ir. Muhammad Basyir, MM

 Ir. Rahmatiah Rasyid

 Syafrudin Manyila, SE

 Drs. Imam Mahkdy Hassa

2. Tujuan dan Sasaran Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Maluku Utara

Mengacu pada Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas ESDM tahun 2014 – 2019u ntuk

mewujudkan tujuan dan sasaran tersebut, maka perlu ada kerangka yang jelas terkait tujuan dan

sasaran pembangunan yang hendak dicapai sehingga pelaksanaan urusan pemerintahan dan

pembangunan di sektor energi dan sumber daya mineral serta fungsi penunjang lainnya berjalan

terarah. Tujuan dan sasaran pembangunan ditetapkan untuk mencapai visi dan misi. Seperti yang

telah dijelaskan pada bab sebelumnya bahwa keterlibatan Dinas ESDM Provinsi Maluku Utara

dalam mendukung Visi dan Misi Gubernur dan Wakil Gubernur terpilih sesuai dengan tugas

pokok dan fungsi adalah pada Misi ke 2 (dua) yaitu “Mendorong pertumbuhan, stabilitas dan

pendistribusian pembangunan ekonomi secara adil dan merata serta peningkatan nilai tambah

produksi melalui pemanfaatan sumber daya alam secara berkelanjutan” dan pada Misi ke 3 (tiga)

yaitu “Mempercepat pembangunan infrastruktur untuk menunjang pengembangan ekonomi

wilayah” dan sasaran strategis RPJMD adalah Terlaksananya kegiatan usaha barang dan jasa

secara efisien serta terwujudnya industri yang berbasis sumber daya alam dan Meningkatnya

jangkauan layanan listrik.

12
13
 Secara rinci tujuan, sasaran, indikator sasaran dan target kinerja sasaran Dinas ESDM

Provinsi Maluku Utara dapat dilihat pada tabel 3 dibawah ini:

14
3. Strategi dan Kebijakan

Strategi adalah keseluruhan cara atau langkah dengan penghitungan yang pasti untuk

mencapai tujuan atau mengatasi persoalan. Cara atau langkah dirumuskan lebih bersifat makro

dibandingkan dengan teknik yang lebih sempit dan merupakan rangkaian kebijakan, sehingga

strategi merupakan cara mencapai tujuan dan sasaran yang dijabarkan ke dalam kebijakan-

kebijakan dan program-program.

Dalam rangka mewujudkan tujuan seperti yang diurai sebelumnya, Dinas Energi dan Sumber

Daya Mineral menetapkan strategi dan kebijakan sebagai berikut :

1. Strategi

a. Penataan kelembagaan Dinas Energi Sumber Daya Mineral

b. Mengembangkan sumber daya aparatur melalui pendidikan dan pelatihan

c. Meningkatkan penyediaan sarana dan prasarana yang dapat menunjang pelaksanaan

tugas.

d. Membangun jaringan informasi disektor Energi dan Sumber Daya Mineral

e. Meningkatkan sarana dan prasarana kelistrikan

f. Meningkatkan kegiatan dan mengembangkan tata cara pembinaan dan pengawasan

terhadap usaha/kegiatan Energi dan Sumber Daya Mineral.

2. Kebijakan

a. Mengoptimalkan fungsi dan ketatalaksanaan Dinas Energi dan Sumber Daya

Mineral.

15
b. Meningkatkan pembinaan sumber daya aparatur di bidang Energi dan Sumber Daya

Mineral.

c. Meningkatkan ketersediaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana penunjang

pelaksaanaan tugas.

d. Mengembangkan akses informasi disektor Energi dan Sumber Daya Mineral.

e. Meningkatkan sarana dan prasarana energi dan ketenagalistrikan di desa-desa dan

atau pulau-pulau yang belum terlistriki.

f. Meningkatkan intensitas dan kualitas pembinaan dan pengawasan/usaha Energi dan

Sumber Daya Mineral.

16
B. Rekomendasi Sementara

Untuk medukung semua program yang telah di paparkan diatas, peran dari Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian sangatlah penting, terutama pada posisi :

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

2. Kedudukan

a. ESELON II : Kepala Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral

b. ESELON III : Sekretariat

c. ESELON IV : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

- Pengelola Kepegawaian

- Pengelola Data

- Pengadministrasi Umum

- Analis Tata Usaha

- Analis Kinerja

3. Ringkasan Tugas :

Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian

dokumen administrasi

4. Bahan Kerja :

a. Peraturan perundang-undangan

b. Organisasi dan Tata Kerja Dinas

c. Data dan Informasi Pegawai

d. Arahan/petunjuk atasan

17
5. Sarana Kerja :

a. Komputer

b. Printer

c. Ordner

d. Lemari penyimpanan arsip

e. Meja dan Kursi

6. Rincian Tugas :

a. Menelaah peraturan perundang-undangan

b. Mempelajari literatur akademis, pedoman dan prosedur kerja bidang tugas yang ditangani

c. Menerima, mencatat, dan memberi lembar disposisi pada surat masuk, sesuai dengan

prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian

d. Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku,

agar memudahkan pengendalian

e. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur

dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian

f. Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif, sesuai dengan prosedur dan

ketentuan yang berlaku, agar dapat diketahui permasalahannya

g. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib

administrasi

h. Menyimpan berkas kepegawaian sesuai ketentuan dan peraturan yang berlaku

i. Membuat laporan sebagai bahan pertanggung jawaban tugas dan bahan masukan kepada

atasan

18
j. Melaksanakan arahan dan petunjuk kedinasan lain baik lisan mau tertulis yang

diperintahkan atasan sesuai peraturan perundang - undangan untuk kelancaran tugas.

7. Keadaan tempat kerja : Ruangan

8. Upaya Fisik : Duduk, Berjalan

9. Hasil Kerja :

a. Dokumentasi Surat

b. Dokumen kepegawaian

10. Kemungkinan Resiko Bahaya : Tidak ada

11. Syarat Jabatan

a. Pendidikan : SLTA/DI/ DII/ DIII di bidang manajemen perkantoran/

administrasi perkantoran/ tata perkantoran lainnya yang relevan dengan tugas jabatan

b. Pelatihan : Bimtek kepegawaian, bimtek administrasi

perkantoran, dan lain -lain

c. Pengetahuan Kerja : Manajemen sumber daya manusia, manajemen perkantoran

d. Pengalaman Kerja : Bagi PNS diutamakan 2 tahun kerja di bidangnya, sedangkan

CPNS tidak diperlukan pengalaman kerja.

e. Kondisi Fisik : Laki-laki/perempuan.

19
20