SURAT-SURAT NIAGA

Pengertian Surat

Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang
berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor utama
ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat
dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan
berbagai pihak terhadap organisasi.

Fungsi Surat

Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut :

1. Sebagai alat komunikasi tertulis.

2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.
4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi
5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.

Prinsip Surat

Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik,
maka diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu :

1. Lengkap (Completeness)
2. Ringkas (Conciseness)
3. Pertimbangan (Consideration)
4. Konkrit (Concreteness)
5. Jelas (Clarity)
6. Sopan (Courtesy)
7. Benar (Corectness)

PraSyarat Surat

Adapun prasyarat surat yang baik adalah sebagai berikut :

1. Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya.

2. Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.
3. Kalimat dan bahasanya harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang
lugas, tegas, sopan dan hormat.
4. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
5. Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim.
6. Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat.
7. Singkat, sederhana dan efisien
Bentuk Surat

Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya surat adalah bentuk surat yang digunakan.
Kesesuaian bentuk surat akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat. Terdapat berbagai
macam bentuk surat dalam surat menyurat resmi, yaitu :

1. Bentuk Resmi (Official Style)

2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
3. Bentuk Lurus (Block Style/Modified Block Style)
4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) ; jenis yg lazim digunakan
5. Bentuk Sederhana (Simplified Style)
6. Bentuk Lekuk (Indented Style)
7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
8. Bentuk Lurus dengan Perihal atau ”Pokok Surat” (Subject Notice)

Bagian Surat

Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut :

1. Kepala (Kop) Surat

Surat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang disusun dengan lay-
out yang menarik, tetapi harus tetap sesuai standar baku organisasi tersebut. Pada kepala surat
dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu :

1. Nama Institusi atau Kepanitiaan.

2. Alamat atau sekretariat organisasi.
3. Nomor telepon, Contact Person, Faximile, Website, Homepage dan Email.
4. Lambang Institusi atau Kepanitiaan.

Kertas berkepala surat hanya bisa dipakai untuk kepentingan organisasi, tidak perkenankan
untuk kepentingan pribadi. Perseorangan yang dalam keadaan tertentu menggunakan kertas
kop haruslah mencoret terlebih dahulu keterangan identitas pada kop surat tersebut untuk
menandakan surat itu tidak mewakili organisasi.

2. Nomor Surat
Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk :

1. Memudahkan pengarsipan surat.

2. Memudahkan perhitungan jumlah surat keluar atau masuk dalam periode tertentu.
3. Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk nomor surat yang
dibalas atau ditindaklanjuti.

Melalui rangkaian kode nomor surat dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca
isinya. Penomoran surat umumnya bervariasi sesuai dengan kebijaksanaan organisasi atau
kepanitiaan tersebut. Umumnya rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode internal atau
eksternal, bulan, dan tahun pembuatan surat.
Contoh penomoran surat adalah sebagai berikut :

Posisi nomor surat ada dua jenis, yaitu :

1. Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, tepat di
bawah kepala surat.
2. Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul surat.

3. Tanggal Surat
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak wajib diawali
dengan nama kota, karena telah tercantum pada kepala surat. Penulisan tanggal, bulan dan
tahun mutlak tidak boleh disingkat atau divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti
dengan angka.

4. Lampiran
Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran diletakkan
di bagian kiri atas, dibawah nomor surat. Yang dicantumkan hanya jumlahnya (halaman atau
eksemplar). Namun pada isi surat disampaikan juga bahwa surat tersebut ada lampirannya
dan isi dari lampiran tersebut.

5. Hal atau Perihal

Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan judul. Surat yang
biasanya ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian, surat perintah,
dan surat penugasan. Ada juga surat yang ditulis baik dengan sistem judul maupun perihal,
misalnya surat permohonan, surat undangan, dan surat edaran. Adapun beberapa ketentuan
penulisan perihal, yaitu :

1. Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital hanya dipakai untuk
judul surat. Juga berperan menjadi pembeda antara surat yang memiliki perihal dengan surat
yang memiliki judul.
2. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
3. Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris adalah satu spasi.

6. Alamat Tujuan
Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada seseorang
yang dihormati atau jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama
jabatannya yang diikuti nama organisasi. Tetapi bila ditujukan kepada suatu organisasi tidak
 perlu dibubuhi Yth. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir yang berisi nama kota
(daerah) tidak diberi tanda titik.

7. Isi surat

1. Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas)
2. Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat)
3. Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)

8. Kaki atau Penutup Surat

1. Nama Jabatan Penandatangan.

2. Nama Terang Penandatangan, ditulis dengan cetak tebal dan digaris bawah, tanpa kurung
buka dan tutup.
3. NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIM (Nomor Induk Mahasiswa), seyogyanya diwajibkan
keberadaannya sebagai identitas.
4. Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan

9. Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang

Contoh-contoh Surat Niaga :

Tujuan :

1. Surat Pemberitahuan
2. Surat Susulan
3. Surat Perintah
4. Surat Keputusan
5. Surat Permintaan
6. Surat Laporan
7. Surat Pengantar
8. Surat Perjanjian
9. Surat Panggilan atau Undangan
10. Surat Penawaran

Isi :

1. Surat Pribadi
2. Surat Edaran
3. Surat Dinas
4. Surat Niaga
5. Surat Sosial
Pengertian Surat Niaga
Sesuai dengan namanya, surat niaga secara sederhana dapat diartikan sebagai surat yang
digunakan dalam kegiatan perniagaan. Surat Niaga ini adalah surat yang isinya berhubungan dengan
kepentingan-kepentingan dalam kegiatan perniagaan.

Surat ini memiliki beberapa jenis yang berbeda satu sama lain sesuai dengan kepentingan atau
tujuan masing-masing. Jenis Surat Niaga antara lain sebagai berikut:
1. Surat penawaran barang
2. Surat permintaan barang
3. Surat permintan penawaran barang
4. Surat pemesanan
5. Surat klaim (tuntutan ganti rugi)
6. Surat pengantar barang
7. Surat perjanjian (jual beli, kontrak, sewa menyewa, kerja sama, dsb)

Dari beberapa jenis surat niaga tersebut berikut akan kita uraikan sedikit agar kita mengenal
perbedaan dari masing-masing surat tersebut. Penjelasan mengenai jenis surat niaga tersebut
seperti di bawah ini.

Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan
barang dagangannya yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada
calon pembeli/pengguna jasa.

Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai
menarik minat pembeli melalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin
supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin
membelinya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran :
 nama/jenis barang yang ditawarkan
 kualitas, merk barang
 jumlah barang yang ditawarkan
 harga satuan
 potongan harga yang diberikan
 syarat pembayaran
 cara pengiriman
Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli
dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan
mengenai jual-beli barang.

Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap
produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan
melampirkan catalog atau brosur harga produk. Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan
dalam membuat surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.
 Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.
 Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman
barang, serta potongan harga lainnya.
 Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.

Surat Pesanan

Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk
membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu. Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam penyusunan surat pesanan :
1. Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.
2. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk dafatar agar mudah
melayani dan mengeceknya.
3. Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.
4. Menyebutkan cara pembayaran.
5. Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
6. Menyebutkan cara pengepakan.

Surat Pengaduan (Klaim)

Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena
barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena
jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkarang isi perjanjian.
Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :
 Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.
 Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.
 Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.
 Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti
yang nyata.
 Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah
pihak.