BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Reformasi di segala bidang serta pesatnya kemajuan teknologi di bidang

teknologi informasi telah melahirkan perubahan tatanan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Pemanfaatan sistem perkantoran
elektronik menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasi
dengan lebih mudah, cepat, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien,
khususnya bagi kegiatan pemerintah sebagai fasilitator utama untuk melancarkan
dan mendukung semua kegiatan antara instansi pemerintah dan masyarakat.

Sebagai upaya untuk mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang

baik (good governance), pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi di
dalam kegiatan pemerintahan tidak dapat dihindarkan. Perkantoran elektronik
yang memanfaatnkan sarana intranet di lingkungan instansi pemerintah
merupakan jawaban untuk meningkatkan kinerja aparatur. Instansi pemerintah
baik di pusat maupun daerah telah membangun aplikasi, Local Area Network
(LAN) atau Wide Area Network (WAN), namun belum mendukung terlaksananya
penyelenggaran kepemerintahan yang baik.

Salah satu upaya dalam mewujudkan kepemerintahan yang baik (good

governance) adalah menerapkan dan mengembangkan kepemerintahan elektronik
(e-Government) antara lain melalui penerapan Tata Naskah Dinas Elektronik
(TNDE) untuk meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja serta tertib
administrasi di lingkungan instansi pemerintah khususnya di Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia RI Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manuasia.

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia

Nomor 6 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan
Instansi Pemerintah, TNDE dipergunakan sebagai acuan bagi instansi pemerintah
pusat dan daerah di dalam menyusun dan mengaplikasikan tata naskah dinas

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 1

 elektronik di lingkungan instansi masing-masing. Aplikasi TNDE adalah suatu
sistem pengelolaan naskah dinas yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi
informasi dan komunikasi yang bermanfaat memberikan keamanan dalam
penyimpanan dokumen, kemudahan menangani dokumen, dan keakuratan dalam
pelacakan status dokumen.

Konsep kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi

wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan
sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi
pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan
surat dinas instansi pemerintah. TNDE yang merupakan bagian dari e-goverment
akan menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya
dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman,
dan efisien.

Ketatalaksanaan Kementerian Hukum dan HAM merupakan pengaturan

cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan Kementerian
Hukum dan HAM di seluruh unit eselon I, seperti Sekretariat Jenderal, Inspektorat
Jenderal, Direktorat Jenderal dan Badan, termasuk Kantor Wilayah, dan Unit
Pelaksana Teknis. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan
Kementerian Hukum dan HAM adalah administrasi umum. Ruang lingkup
administrasi umum meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir
dan media), penamaan lembaga, singkatan, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup
pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang negara, logo dan cap
dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata persuratan,
perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat. Keterpaduan tata
naskah dinas di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM sangat diperlukan
untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas
umum dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna.

Pengelolaan informasi dan penulisan atau pembuatan laporan telah menjadi

kegiatan umum di lingkungan pekerjaan, baik di instansi swasta maupun di
instansi pemerintah. Sebagai kegiatan umum, pengelolaan informasi dan

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 2

 penulisan laporan telah mengalami perkembangan sedemikian rupa, sehingga di
lingkungan pekerjaan dikenal beberapa peralatan pengolahan data, bentuk dan
jenis laporan.
Dalam hal ini, setiap orang yang tergabung dalam organisasi atau instansi
baik sebagai staf atau sekretaris, maupun pimpinan pada setiap tingkatan perlu
mengetahui pengelolaan informasi dan teknik pelaporan. Lebih-lebih bagi para
pejabat pada tingkat eselon IV dan eselon V di lingkungan instansi pemerintah
sangat penting untuk memahaminya mengingat pada instansi masing-masing
merekalah sebagai “lower manager” atau “supervisor” yang langsung
menghadapi para pelaksana kegiatan penanganan informasi dan pelaporan bagi
unitnya. Mereka pula yang langsung menghadapi para pimpinan tingkat atasnya
yang memerlukan bantuan penyediaan informasi dalam melaksanakan fungsi dan
perannya sebagai pemimpin, baik sebagai “middle manager” maupun “top
manager”.

Dengan adanya TNDE ini, akan mempersempit praktek-praktek

penyimpangan yang dapat terjadi dikarenakan masih digunakannya dokumen-
dokumen dalam bentuk lembaran kertas serta menghemat penggunaan kertas
(paperless). TNDE merupakan pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan
kemudahan dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini sejalan dengan
pelaksanaan Reformasi Birokrasi dalam pelaksanaan e-government dan good
governance. Aplikasi TNDE dirancang untuk menangani pengolahan surat dan
dipergunakan dalam pengelolaan arsip dinamis bagi pengguna surat dan pengelola
arsip bagi lembaga negara.

B. Deskripsi Singkat Modul Pembelajaran

Mata Pelatihan Teknologi Informasi Perkantoran Modern ini dimaksudkan
untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap para peserta Pelatihan
mengenai konsep sistem informasi manajemen, teknologi informasi dalam
perkantoran modern, serta pengendalian sistem informasi dalam administrasi
perkantoran modern yang dapat dijadikan masukan bagi pengambilan keputusan.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 3

 Dalam modul Teknologi Informasi Perkantoran Modern ini, topik-topik
yang dibahas antara lain berkenaan dengan bagaimana pemanfaatan teknologi
informasi dikaitkan dengan pentingnya dalam proses pengambilan keputusan
manajemen. Selain itu dibahas pula mengenai perkembangan dari sistem
informasi manajemen, tahap-tahap pengembangan sistem, dan peran penting dari
sistem pendukung untuk pengambilan keputusan. Pada bagian akhir modul ini
juga akan dibahas mengenai bagaimana sistem pengamanan dan pengendalian
dalam pemanfaatan teknologi informasi di dalam sistem informasi manajemen.

C. Hasil Belajar
Dengan mempelajari isi modul ini, para peserta diharapkan dapat
memperoleh pengetahuan dasar mengenai sistem informasi manajemen dan
memahami peran teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran modern. Di
samping itu, pemahaman yang memadai tentang teknologi sistem informasi
manajemen merupakan langkah awal bagi peserta pelatihan untuk meningkatkan
pengetahuan dan pemahamannya mengenai pengendalian sistem informasi.

D. Indikator Hasil Belajar

Dengan mempelajari modul ini diharapkan peserta diklat:
1. Mampu menjelaskan konsep sistem informasi manajemen;
2. Mampu menjelaskan teknologi informasi dalam perkantoran modern;
3. Mampu menerapkan penggunaan teknologi informasi dan pengendalian sistem
informasi.

E. Metodologi Pembelajaran
Penyampaian materi Pelatihan ini menggunakan pendekatan pembelajaran
orang dewasa dengan menggunakan metode e-learning melalui curah pendapat,
diskusi dan peserta dianjurkan membaca seluruh materi yang ada. Widyaiswara
akan membantu peserta untuk memahami materi melalui pemaparan secara
online.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 4

 BAB II
TEKNOLOGI INFORMASI PERKANTORAN MODERN

Setelah membaca Bab ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan:

1. Konsep sistem informasi manajemen;
2. Peran teknologi informasi berbasis internet;
3. Aplikasi dalam pekerjaan perkantoran modern; dan
4. Implikasi teknologi informasi terhadap kegiatan perkantoran.

Pada umumnya apabila kita berbicara tentang sistem informasi manajemen

yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan
data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Hal ini bertujuan untuk
menunjang penyelesaian tugas-tugas rutin, evaluasi prestasi organisasi atau untuk
pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut. Kalau orang mendengar istilah
Sistem Informasi Manajemen (SIM) biasanya akan membayangkan suatu sistem
komputer.

Penggunaan teknologi komputer untuk otomasi manufaktur mulai tahun 1970

menjadi tanda revolusi industri ketiga. Saat ini, perkembangan yang pesat dari
teknologi sensor, interkoneksi, dan analisis data memunculkan gagasan untuk
mengintegrasikan seluruh teknologi tersebut ke dalam berbagai bidang industri.
Gagasan inilah yang diprediksi menjadi revolusi berikutnya.

Dewasa ini penggunaan teknologi informasi sangat mendukung revolusi

industri, yang saat ini dikenal dengan istilah revolusi industri 4.0. Hal ini merupakan
fenomena yang unik karena peristiwa nyatanya belum terjadi dan masih dalam
bentuk gagasan. Meski memiliki istilah penyebutan yang berbeda, semuanya
memiliki tujuan yang sama yaitu untuk meningkatkan daya saing industri tiap negara
dalam menghadapi pasar global yang sangat dinamis. Kondisi tersebut diakibatkan
oleh pesatnya perkembangan teknologi digital di berbagai bidang.

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya

perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan
oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan
pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-
perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 5

untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat
digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.

A. Konsep Sistem Informasi Manajemen

Meningkatnya penggunaan teknologi informasi khususnya internet telah
membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih
akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Para manajer di berbagai organisasi juga
diharapkan dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya secara
konstan dan konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia.
Perkembangan organisasi yang semakin kompleks dan tuntutan untuk selalu
melakukan adaptasi terhadap lingkungan organisasi mengakibatkan proses
pengambilan keputusan dan manajemen juga berkembang.
Hal tersebut di atas menuntut pembelajaran SIM dalam menciptakan,
mendistribusikan dan memanfaatkan informasi guna mendukung kegiatan
manajemen, khususnya pembuatan keputusan dalam kebijakan publik. Setiap
organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk
menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis seperti terlihat pada gambar
di bawah ini.

Gambar 1. Internet dan Jaringan Teknologi Infarmasi

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 6

 Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya
tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Kementerian atau
Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat,
Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan
mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah
terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan
terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Dalam hal ini, sistem informasi memuat berbagai informasi penting

mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan
sekitar organisasi. Informasi yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk
yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data
merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang
terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data di sini tidak
dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus lebih
dahulu diolah agar dapat dipahami lalu dimanfaatkan dalam pengambilan
keputusan.

Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk

memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna
informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi mengandung tiga
aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan
(processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan
informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan,
pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa
baru.

Di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari
dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan bahan ini mentah
ini berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih
memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 7

 yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas yang akan menggunakan.
Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar
evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya.

Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem
informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan yang
ingin diperoleh adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem
informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat,
berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif
dan efisien. Gordon B Davis (1970) dalam bukunya Management Information
Systems:

Conceptual Foundation, Structure and Development menyatakan sebagai

berikut: System can be abstract or physical. An abstract system is an orderly
arrangement of independent ideas or constructs. For example, a system of
theologi is an orderly arrangement of ideas about God, man,etc. Aphysical system
is a set of elements with together to accomplish an objective.

Di sini, sistem yang abstrak adalah merupakan susunan yang teratur dari
rangkaian gagasan-gagasan atau konsep-konsep yang saling bergantung. Misalnya
sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang tuhan,
manusia dan sebagainya. Sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian yang
bersifat unsur yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Norman L Enger dalam bukunya, Management Standarts for Developing

Information Systems menulis bahwa susatu sistem terdiri atas kegiatan-kegiatan
yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian
inventaris atau penjadwalan produksi (Norman L Enger dalam Mukijat, 2005).

Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling
berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu untuk mencapai suatu
tujuan. Istilah sistem telah digunakan secara luas, orang mengatakan ada sistem
pendidikan, sistem komputer, sistem sosial, sistem tata surya dan lain sebagainya.
Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input),
pengolahan (proces) dan keluaran (output). Di samping itu sistem senantiasa tidak

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 8

 lepas dari lingkungan sekitarnya, maka umpan balik (feedback) dapat berasal dari
output akan tetapi dapat juga berasal dari lingkungan sistem yang di maksud.

Informasi adalah data yang sudah disusun sedemikian rupa sehingga akan
bermakna dan bermanfaat, karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang
akan menggunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian
informasi yang berkualitas tinggi akan menentukan efektivitas pengambilan
keputusan. Ada tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi (Wahyudi
Kumorotomo, 1997) yakni akurasi, ketepatan waktu dan relevansi, lebih lanjut
diungkapkan secara lengkap tentang syarat-syarat informasi yang baik yakni:
a. Ketersediaan (availability)
Sudah barang tentu syarat yang mendasar adalah tersedianya informasi itu
sendiri, informasi harus dapat diperoleh bagi orang yang hendak
memanfaatkannya.
b. Mudah dipahami (comprehensibility)
Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik informasi
tersebut diperuntukkan dalam pembuatan keputusan yang sifatnya rutin
maupun strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat
kurang efektifnya keputusan manajemen.
c. Relevansi
Informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar relevan dengan
permasalahan, misi dan tujuan organisasi.
d. Bermanfaat
Informasi harus tersaji kedalam bentuk-bentuk yang memungkinkan
pemanfaatannya oleh organisasi yang bersangkutan.
e. Tepat waktu
Informasi harus tersedia tepat pada waktunya, syarat ini utamanya sangat
penting pada saat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak
membuat keputusan yang krusial.
f. Keandalan
Informasi harus diperleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan
kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin
tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang di sajikan.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 9

 g. Akurat
Syarat ini mengharuskan informasi harus bersih dari kesalahan dan kekeliruan.
Ini berarti juga bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan
makna yang terkandung dari data pendukungnya.
h. Konsisten
Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam penyajiannya, karena
konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.

Manajemen merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh seorang

pimpinan atau manajer di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dari
prinsip-prinsip administrasi klasik, kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer
tercakup dalam akronim POSDCORB (planning, organising, staffing, directing,
coordinating/controlling, budgeting). Lebih ringkas lagi, kegiatan manajemen
tercakup dalam tiga kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.

Akhirnya setelah dibahas pengertian masing-masing unsur pembentuk

istilah yaitu sistem, informasi, dan manajemen dapat disimpulkan bahwa tujuan
dibentuknya Sistem Informasi Manajemen adalah supaya organisasi memiliki
suatu sistem yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang
bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen baik yang berkaitan dengan
keputusan keputusan rutin maupun keputusan-keputusan strategis.

Dengan demikian SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada

pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan
tugas-tugas organisasi. Lebih lengkapnya SIM adalah jaringan prosedur
pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dan disatukan apabila di
pandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu
diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk
dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

B. Peran Teknologi Informasi

Semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan

komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 10

 informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan
aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu.

Gambar 2. Manfaat Penggunaan Internet

Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains,
pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan jaringan
internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan orang
atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform teknologi
baru yang universal. Berbagai manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan
internet, di antaranya adalah untuk (lihat Gambar 2) :
a. Komunikasi dan kolaborasi.
b. Akses data dan informasi.
c. Partisipasi dalam diskusi.
d. Supply informasi.
e. Hobi atau bersenang-senang (entertainment).
f. Pertukaran transaksi bisnis.
Teknologi informasi dapat diartikan sebagai perolehan, pemprosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf,
gambar maupun suara dengan suatu alat electronik berdasarkan kombinasi antara
perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications).
Teknologi informasi saat ini berkembang sangat pesat, pertukaran
informasi dalam berbagai bentuk akan banyak dilakukan melalui posel (pos

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 11

 elektrik) internet sehingga makin cepat dan biaya yang semakin terjangkau. Ada
tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu:
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi
dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari
peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-
komponen yang rumit, yang umumnya disebut sirkuit yang terintegrasi yang
didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data.
3. Telekomunikasi adalah alat untuk menyampaikan informasi melalui transmisi
informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi
mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan dengan
sistem kertas yang terutama mengandalkan sistem manual diganti dengan sistem
elektronika mikro yang bergantung pada telekomunikasi. Bidang-bidang yang
menerapkan elektronika mikro antara lain otomatisasi perkantoran, pengendalian
proses industri, alat transfer uang, alat pengukur di bidang ilmu dan pengetahuan
dan lain-lain.
Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu
masing-masing pekerjaan kantor:
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai
word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini
penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada 3 (tiga) jenis word processor, yaitu:
a. Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word
processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri
atas keyboard, processor, memory, layar, dan printer.
b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem,
terdiri dari beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan
komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan
dan pencetakan.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 12

 c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program
pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor, yaitu:
1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat,
dan sebagainya;
2) Menambah kepuasan kerja;
3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output);
4) Menghemat tenaga;
5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat;
6) Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan;
7) Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-
komputer lainnya.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi terdapat
komunikasi horisontal/lateral, vertikal, dan diagonal. Sarana komunikasi
semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication)
berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang
berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah
cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui
gelombang radio.
Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, telekomunikasi makin dipermudah dan
dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan
sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi
dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.
Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi
yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi dipengaruhi adanya berbagai
penemuan antara lain:
a. Fiberglass, suatu kabel dari fibre glass yang mampu memindahkan pulas
dalam bentuk binari dengan kecepatan tinggi.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 13

 b. Transmisi microwave. Sistem ini digunakan untuk penanaman kabel di
bawah tanah yang sekarang dikembangkan untuk pengantar komunikasi
yang berasal dari satelit bumi.
c. Sistem infra merah, yang memungkinkan pengontrolan peralatan misalnya
TV tanpa kabel remote.
d. Bluetooth, yang memungkinkan penyampaian data dan informasi secara
nirkabel.
Selain telepon dan telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu teleprinter,
teleks (teleprinter exchange), faksimile, telefoto, telecopier, telenote, teleteks,
view data, atau data. Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi
adalah teleconference yaitu melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh.
a. Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi yang
pelayanannya dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui kabel
telegraph atau gelombang radio. Pesan tersebut direproduksi oleh mesin
yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat dibaca.
b. Teleks (teleprinter exchange), yaitu pesawat teleprinter yang medianya
dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik
saluran domestik maupun saluran internasional. Teleprinter yang
digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup tanpa ditunggui
sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara
otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi
internasional di antara zone waktu yang berbeda.
c. Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi
tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau
gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan informasi, pesawat
dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan dikirim (misalnya
sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan pada
saat yang sama pengirim mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya
informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal
tersebut oleh pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya yang jatuh
pada kertas fotografis sehingga menghasilkan salinan faksimile.
d. Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 14

 e. Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi
dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui
sistem elektromagnetik lainnya.
f. Teleconference. Kemajuan teknologi informasi juga telah memungkinkan
konferensi jarak jauh, misalnya panelis di suatu negara dapat memberikan
paparannya bagi peserta seminar di negara lain. Gambar panelis
dipancarkan oleh pesawat pengirim melalui gelombang satelit bumi dan
diterima di pesawat di tempat para peserta seminar berada. Dengan
demikian panelis dan peserta seminar seperti berada dalam satu ruangan
yang sama.
g. Teleprompter, yaitu alat bantu baca bagi seseorang yang ingin berbicara di
depan umum atau di depan kamera. Dengan alat ini orang akan terlihat
seperti berbicara lisan tanpa menggunakan teks.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada
telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh,
dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik
(Electronic Mail).
Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari
satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan
penyampaian informasi. Oleh karena informasi disampaikan secara visual,
maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos
elektronik adalah teleks, faksimile, videoteks, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan
mengarsip warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan
disimpan di gedung arsip, kini dapat disimpan di dalam disket-disket, CD,
ataupun flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih
kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih
sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 15

 Di kantor yang sudah modern, penyimpanan arsip telah dilaksanakan
dengan menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan “Jaringan Area
Lokal” (Local Area Network-LAN). Komputer terdiri dari komputer pusat yang
mempunyai hard disk dengan daya tampung yang sangat besar. Komputer ini
dihubungkan dengan komputer-komputer lain di masing-masing unit
organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit organisasi memerlukan
data/informasi melalui komputer yang dimilikinya ia minta ke komputer pusat.
Oleh komputer pusat data dikirim ke memori komputer unit yang
selanjutnya data tersebut digunakan oleh unit organisasi yang bersangkutan (di-
print, diperbanyak atau hanya cukup dibaca saja). Jaringan komputer semacam
ini biasa disebut jaringan bintang, karena mempunyai satu pusat dan
mempunyai cabang yang menyebar di beberapa unit.
5. Penggandaan
Setelah diciptakannya mesin fotokopi, pekerjaan penggandaan surat dan
dokumen lainnya lebih dipermudah dan dipercepat. Ada beberapa proses di
mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis.
Xerografi adalah proses fotografi listrik yang menggunakan kertas biasa dan
yang tidak menggunakan pengolahan kimia. Dokumen asli ditempatkan di
dalam mesin, dan disini tulisannya atau gambarnya diproyeksikan melalui
suatu sistem lensa ke suatu drum selenium yang sebelumnya sudah diberi
muatan listrik positif. Sifat selenium adalah pada bagian yang terkena sinar
muatan listriknya hilang, sedangkan pada bagian teduh listriknya tetap. Dengan
demikian tulisan/gambar asli dipindahkan ke permukaan drum. Toner yang
bermuatan listrik negatif ditaburkan pada drum dan karena ada muatan listrik
yang berlawanan, maka terjadi tarik-menarik. Bubuk tersebut secara otomatis
dipindahkan ke permukaan lembaran kertas biasa dan diikat kuat oleh panas
yang dikenakan padanya. Dengan demikian terjadilah reproduksi dokumen
yang diinginkan.
6. Peralatan Hitung
Bila ditelusuri sejarahnya, komputer itu diciptakan sebagai alat bantu manusia
dalam hal menghitung. Saat ini komputer mikro telah memberikan sumbangan
yang tak ternilai dalam hal pengolahan data dan penghitungan.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 16

 7. Referensi
Teknologi informasi juga telah memberikan sumbangan yang besar dalam hal
penyediaan referensi. Fasilitas demikian diperlukan terutama bila kita
memerlukan data tertentu misalnya data perdagangan, data keuangan dan
sebagainya. Fasilitas referensi dapat diakses melalui Local Areal Netwotk
(LAN) atau internet.

C. Aplikasi Dalam Pekerjaan Perkantoran

Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk
teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan secara
instan informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi. Kemampuan ini
digunakan untuk mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer
struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, melaporkan dan mengendalikan
mekanisme, praktik-praktik kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Proses bisnis
yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola secara
digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:
1. Organisasi semakin ramping.
Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti perubahan
yang pesat, kurang efisien, dan tidak dapat kompetitif. Oleh karenanya, banyak
model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan
tingkatan hirarkis manajemennya.
2. Pemisahan pekerjaan dari lokasi.
Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu faktor yang
harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.

Gambar 3. Jenis-Jenis Sistem Informasi

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 17

 Gambar 3 memperlihatkan pembagian SIM menjadi subsistem-subsistem
organisasi walaupun tampak adanya garis-garis pemisah yang jelas, sebenarnya
secara fisik tidak ada yang memisahkan satu dengan yang lainnya. Sebagian besar
database yang digunakan oleh suatu subsistem organisasi dapat juga digunakan
oleh yang lain, dan banyak juga yang berbagi perangkat lunak (software).
Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam menerapkan
rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, para manajer di
wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupun daerah, mulai menerapkan
konsep sesuai kebutuhan yang mereka perlukan. Sistem informasi mulai akan
memasuki wilayah yang sudah tersegmentasi, yang dapat disebut sebagai sub-sub
sistem SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai
contoh pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan
beberapa aplikasi sistem informasi antara lain:
1. Sistem Akuntansi Keuangan Negara (SKAN),
2. Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN),
3. Sistem Akuntansi Keuangan Daerah (SAKD),
4. Sistem Informasi Aplikasi Kependudukan (SIAK),
5. Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) dan pengembangan-pengembangan
sub-sub sistem tata kelola pemerintahan lainnya.

Jaringan komputer merupakan syarat utama untuk menerapkan penggunaan

sistem perkantoran elektronis dalam area satu kantor dan atau antar kantor;
kecepatan pengiriman data relatif tinggi; pemilikan dan pengoperasian oleh
lembaga yang bersangkutan; serta terdiri dari beragam komputer dan perangkat
pendukung. Untuk membangun sebuah jaringan komputer diperlukan penyiapan
sebagian atau seluruh perangkat sebagai berikut:
1. Media transmisi (Wireline dan Wireless) yang dapat mengkomunikasikan data
(Kabel Coax, kabel UTP) serat optik dan lain-lain;
2. Konektor penghubung kabel transmisi ke peralatan (modem,ethernet-card, hub,
switch, router, dan lain-lain);
3. Network interface card (NIC);
4. Perangkat lunak jaringan (driver dari NIC);

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 18

 5. Penyimpanan data (storage area network).

Perangkat keras terdiri dari server primer, server cadangan, komputer kerja
(workstation), peripheral (printer, plotter, scanner dan lain sebagainya) dan
perangkat keras pendukung seperti UPS. Perangkat lunak sistem komputer antara
lain:
a. Sistem Operasi, baik jaringan maupun stand alone, misalnya Windows 2000
Server dan sejenisnya, Novell Netware, Windows 9X, UNIX, open source
(Linux, freeBSD) dan lain-lain;
b. Program Tools dan database, misalnya Microsoft Tools, Oracle Script, Oracle,
Open Source data base dan lain-lain;
c. Sistem Pengamanan, misalnya antivirus, firewall dan lain-lain;
d. Customized Application Program, dikembangkan untuk mendukung unjuk
kerja dari instansi itu sendiri, baik yang dikembangkan sendiri maupun hasil
modifikasi;
e. Generic Application Program, misalnya microsoft office, lotus smart suite, star
office dan lain-lain;
f. Perangkat lunak lainnya yang dapat diaplikasikan secara mudah dan
memasyarakat.

Software aplikasi terdiri dari interaksi yang dapat dikenal dalam sistem
komputer untuk melakukan pemrosesan informasi antara lain:
1. Spread Sheet, untuk mengerjakan pekerjaan kantor yang berkitan dengan
penggunaan baris dan kolom misalnya digunakan sofware excel dll.
2. Word processing.
3. Untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan mengetik untuk
membuat surat, laporan digunakan software word perfect, word for window,
dll.
4. Desktop Publishing, digunakan untuk pekerjaan kantor yang berkaitan dengan
desain dan grafik misalnya software power point, corel draw dll.
5. Communication, untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan
komunikasi antar komputer tentunya komputer yang sudah saling berhubungan
misalnya sofware winpop, email dan sebagainya.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 19

 Sejalan dengan semakin tingginya arus pertukaran informasi dalam
perkantoran dan meningkatkannya kebutuhan kecepatan dalam penyampaian
informasi, maka dibutuhkan alat bantu berupa persuratan elektronis (electronic
mail). Persuratan elektronis mempunyai beberapa kelebihan, yaitu tanggapan
lebih cepat, menyediakan komunikasi jarak jauh, mampu menjangkau lokasi jarak
jauh, mengatasi masalah perbedaan waktu, menyediakan informasi dalam
komunikasi bisnis, dan menyediakan alternatif pengganti. Persuratan elektronis
merupakan perangkat lunak yang mampu melakukan distribusi, penyimpanan dan
pengambilan informasi baik berupa suara, data maupun gambar secara elektronis.

Bentuk korespondensi yang diproses dalam kegiatan perkantoran elektronis

meliputi jadwal kegiatan, memo, undangan, laporan, persuratan dinas, bahan
pidato, makalah, dan persuratan sejenis lainnya. Struktur folder dalam
penggunaan sistem pengarsipan pada masing-masing instansi pemerintah dapat
menggunakan struktur folder seperti pada umumnya. Fungsi folder disini adalah
untuk menampung seluruh arsip dari seluruh dokumen dan korespondensi yang
ada di setiap instansi.

Fasilitas ini dapat menampung seluruh arsip yang dibuat dengan berbagai
perangkat lunak sistem perkantoran elektronis seperti aplikasi word processing
dan spreadsheet (MS-Word, MS-Excel) atau aplikasi komputer lainnya. Versi
format elektronis dari dokumen tersebut dapat segera dimasukkan dalam e-filing
yang forldernya telah disebutkan diatas. Folder elektronis ini diproteksi dengan
sistem pengamanan dimana hanya pejabat yang berwenang atau yang mendapat
otoritas saja yang dapat mengoperasikan sistem ini.

Agenda harian elektronis berfungsi sebagai alat untuk mencatat,

mengingatkan dan menunjukkan rencana kegiatan pengguna. Sesama pejabat
dapat melihat rencana kegiatan pengguna dan agenda elektronis ini akan
memudahkan proses pencarian waktu luang dari masing-masing pejabat untuk
diundang menghadiri suatu rapat. Kegiatan pemilik agenda elektronis dapat
ditampilkan ulang dalam dimensi waktu seperti harian, mingguan atau bulanan.

Sistem basis data berisikan informasi profil sampai keterangan rinci masing-
masing entitas informasi seperti data kepegawaian, data inventory dan lain

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 20

 sebagainya di instansi pemerintah, untuk dapat diakses oleh pemakai. Tempat
penyimpanan data adalah di hard disk server primary/back up. Data informasi ini
diharapkan selalu dijaga tetap mutakhir sesuai dengan perkembangan yang ada.

Untuk mencegah kerusakan dan penyalahgunaan data atau informasi yang

bersifat rahasia diperlukan sistem keamanan yang handal melalui kode akses
(password), identitas pengguna (account), tingkat otoritas (authorization level),
dan alat proteksi (block protection). Aspek keamanan merupakan salah satu aspek
yang sering dipertanyakan dalam implementasi sebuah sistem informasi. Jika kita
ingin membuat sistem informasi yang sangat aman, maka akan sulit digunakan
secara mudah dan bahkan menjadikannya tidak berfungsi. Untuk itu penggunaan
tiap aplikasi perlu diberikan batasan.

Dilihat dari fungsinya dalam sebuah sistem informasi, keamanan dapat

dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu network security, sistem pengamanan yang
terfokus pada media pembawa informasi/data, misalnya firewall dan lainnya;
computer security, sistem pengamanan yang terfokus pada komputer (server,
workstation, terminal), termasuk di dalammya masalah yang berhubungan dengan
operating system; dan application security, sistem pengamanan yang terfokus
pada program aplikasi (software) dan database.

Pengembangan e-government akan melibatkan seluruh faktor yang

mempunyai andil dalam menciptakan (menghasilkan) suatu jasa layanan publik.
Seluruh faktor tersebut perlu dirancang dari awal melalui proses perencanaan
yang matang agar dapat dihasilkan program pengembangan e-government yang
dapat diterapkan mulai dari faktor kepemimpinan (leadership), sumber daya
manusia, organisasi dan sistim manajemen, sarana komunikasi, piranti keras,
piranti lunak, anggaran (dana) dan lain-lain harus dipadukan ke dalam satu
skenario perencanaan terpadu, holistik, bertahap, realistik dan terukur.

Pengembangan e-government di suatu lembaga pemerintah, dilandasi oleh 4

(empat) infrastruktur utama, meliputi :
a. Suprastruktur e-government yang memuat antara lain kepemimpinan
manajemen lembaga (e-leadership), sumber daya manusia (human resources)

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 21

 dan peraturan di tingkat lembaga yang terkait dengan pengembangan e-
Government (regulation).
b. Infrastruktur jaringan yang memuat antara lain protokol komunikasi, topologi,
teknologi dan keamanan, yang lebih lanjut dapat dilihat pada Panduan
Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah.
c. Infrastruktur informasi yang memuat antara lain struktur data, format data,
metoda berbagi data (data sharing), dan sistem pengamanannya, yang lebih
lanjut dapat dilihat pada Panduan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik.
d. Infrastruktur aplikasi yang memuat antara lain aplikasi layanan publik, aplikasi
antar muka (interface), dan aplikasi back office yang lebih lanjut dapat dilihat
pada Panduan Standar Mutu, Jangkauan Layanan dan Pengembangan Aplikasi.

Pengintegrasian sistem informasi pada suatu lembaga menjadi hal yang

sangat penting untuk mencapai tahap pematangan, pemantapan dan pemanfaatan
sebagai langkah lebih lanjut dalam penerapan e-government.

Gambar 4. Aplikasi e-Goverment

Penerapan e-government di setiap lembaga pemerintah mengacu kepada

pentahapan pengembangan e-government secara nasional, dan disesuaikan dengan
kondisi yang ada disetiap lembaga pemerintah yang mencakup:
a. prioritas layanan elektronik yang akan diberikan;
b. kondisi infrastruktur informasi yang dimiliki;
c. kondisi kegiatan layanan saat ini;
d. kondisi anggaran dan sumber daya manusia yang dimiliki.

Jangka waktu penerapan e-government di setiap lembaga pemerintah

bervariasi sesuai dengan kondisi yang ada, tetapi tetap dalam kerangka rencana

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 22

 penerapan secara nasional. Pentahapan dalam penerapannya di setiap lembaga
pemerintah mengikuti:
1. Tingkat Persiapan, antara lain:
a. pembuatan situs web pemerintah (menurut Panduan Penyelenggaraan Situs
Web Pemerintah) di setiap lembaga;
b. pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia menuju penerapan e-
government;
c. penyediaan sarana akses publik antara lain dalam bentuk Multipurpose
Community Center (MCC), Warung dan kios Internet, dan lain-lain;
d. sosialisasi keberadaan layanan informasi elektronik, baik untuk publik
maupun penggunaan internal;
e. pengembangan motivasi kepemimpinan (e-leadership) dan kesadaran akan
pentingnya manfaat e-government (awareness building);
f. penyiapan peraturan pendukung.
2. Tingkat Pematangan, antara lain:
a. pembuatan situs informasi layanan publik interaktif, antara lain dengan
menambahkan fasilitas mesin pencari (search engine), fasilitas tanya jawab
dan lain-lain;
b. pembuatan hubungan dengan situs informasi lembaga lainnya (hyperlink).
3. Tingkat Pemantapan, antara lain:
a. Penyediaan fasilitas transaksi secara elektronik antara lain dengan
menambahkan fasilitas penyerahan formulir, fasilitas pembayaran;
b. penyatuan penggunaan aplikasi dan data dengan lembaga lain
(interoperabilitas).
4. Tingkat Pemanfaatan, antara lain :
a. pembuatan berbagai aplikasi untuk pelayanan G2G (Governmen to
Government), G2B (Government to Bussines) dan G2C (Government to
Community) yang terintegrasi;
b. pengembangan proses layanan e-government yang efektif dan efisien;
c. penyempurnaan menuju kualitas layanan terbaik (best practice).

Pemanfaatan aplikasi perkantoran elektronis dilingkungan instansi

pemerintah pusat dan daerah menjadi salah satu syarat terselenggaranya

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 23

 kepemerintahan yang baik (good governance) dan pemerintahan yang bersih
(clean government) dalam rangka meningkatkan transparansi dan akuntabilitas,
sehingga masyarakat mendapat pelayanan yang baik.

Gambar 5. Sistem Administrasi Pemerintahan

Di dalam instansi pemerintah yang menggunakan perkantoran elektronis

diperlukan adanya unit kerja yang bertanggung jawab melakukan koordinasi
pengoperasian, pemeliharaan sistem, dan evaluasi seluruh perangkat perkantoran
elektronis, analisa kebutuhan pelatihan perkantoran elektronis bagi semua
pemakainya, pemeliharaan tingkat pengamanan dari perangkat perkantoran
elektronis, pengembangan prosedur operasional, standar perkantoran elektronis,
dan penyediaan pendukung bagi seluruh pemakai perkantoran elektronis.

Kementerian Hukum dan HAM telah mengimplementasikan beberapa

aplikasi perkantoran berbasis Teknologi Informasi diantaranya:
1. SIMPEG (Sistem Informasi Kepegawaian), merupakan aplikasi untuk
mengelola seluruh aspek kepegawaian.
2. SISUMAKER (Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar), merupakan
aplikasi pengelolaan persuratan.
3. REKANS (Rencana Kebutuhan Aset), merupakan aplikasi pencatatan rencana
kebutuhan asset.
4. e-SOP (Aplikasi Katalog Standar Operasional Prosedur), merupakan portal
katalog standar operasional prosedur.
5. e-RUMGA (Aplikasi Layanan Kerumahtanggaan), merupakan aplikasi sistem
online layanan kerumahtanggaan.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 24

D. Implikasi Teknologi Informasi Dalam Perkantoran Modern
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran
ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum antara lain investasi di bidang teknologi mungkin akan
menimbulkan persoalan-persoalan misalnya adanya kebosanan, pekerjaan
perkantoran akan banyak mengalami perubahan. Pekerjaan-pekerjaan yang
bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin, proses dan pengiriman
informasi akan semakin cepat, komunikasi bisnis internasional akan dilakukan
oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap pegawai kantor:
a. Keuntungan:
1) Dapat mendorong pegawai untuk belajar keterampilan mengenai
berbagai teknologi informasi.
2) Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-
mesin.
3) Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
4) Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
5) Adanya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik,
programmer dan rekayasa software.
6) Adanya kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
7) Pekerjaan akan menjadi lebih sedikit.
8) Penghematan biaya gaji karena berkurangnya pegawai yang
dibutuhkan.
9) Harga teknologi baru ini saat ini dapat menjadi lebih murah.
10) Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di
disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet.
11) Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses,
disimpan, dan dicari secara cepat.
12) Produktivitas meningkat secara cepat.
13) Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralata untuk
berbagai keperluan.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 25

 14) Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari
kantornya.

b. Kerugian:
1) Ada kecenderungan pegawai akan menjadi “machine-minders”.
2) Kehilangan kontak personal karena penyampaian informasi dilakukan
oleh mesin.
3) Implikasi terhadap pemberi kerja.
4) Memerlukan waktu perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

E. Rangkuman
Teknologi Informasi adalah perolehan, pemprosesan, penyimpanan, dan
penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar maupun suara
dengan suatu alat elektronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan
komunikasi jarak jauh. Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu
komputer, mikro elektronik dan telekomunikasi.
Berbagai implikasi perlu diperhatikan dalam upaya pemberdayaan kegiatan
perkantoran mengingat ada segi keuntungan dan kerugiannya. Penentuan strategi
yang akan ditempuh beserta tahap-tahapnya perlu didukung penelitian yang
matang dan dipertimbangkan dengan cermat. Berkat kemampuan teknologi
informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia
manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan
berdasar pada gambaran situasi yang up to date. Dalam memperkirakan pengaruh
teknologi informasi terhadap perkantoran, ada beberapa perspektif (harapan) yang
perlu dipertimbangkan implikasi yang timbul.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 26

F. Latihan
Pilihlah salah satu jawaban yang benar dari jawaban-jawaban di bawah ini!
1. Tiga komponen utama teknologi informasi adalah...
a. Pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi
b. Komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi
c. Designing, computing, dan analizing
d. Spreed sheet, word processing, dan communication.
2. Kerugian penggunaan word processor, antara lain...
a. merusak basis data
b. membutuhkan biaya besar
c. mengganggu stabilitas jaringan
d. mengurangi tenaga kerja.
3. Di bawah ini bukan jenis word processor, yaitu...
a. word processor yang berperan sendiri
b. beberapa word processor bergabung sebagai suatu sistem
c. a word-processing program
d. a word-processing design.
4. Pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan melalui perusahaan
komunikasi misalnya Telkom, disebut...
a. Teleprinter
b. Teleks
c. Faksimile
d. Telecopier.
5. Pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun
bergambar disebut...
a. Faksimile
b. Telefoto
c. Telecopier
d. Video teks.
6. Manfaat teknologi informasi berbasis internet bagi pekerjaan kantor adalah...
a. Mengurangi penggunaan kertas
b. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 27

 c. Informasi yang diperlukan cepat dapat diambil
d. a, b, c benar.
7. Alat penggandaan surat yang prosesnya melalui fotografi listrik yang
menggunakan kertas biasa dan yang tidak menggunakan pengolahan kimia,
yaitu...
a. topografi
b. xenografi
c. xerografi
d. geografi.
8. Implikasi positif terhadap karyawan kantor dengan adanya teknologi
informasi adalah kecuali...
a. Penghematan biaya gaji karyawan
b. Harga teknologi baru relatif murah
c. Penghematan biaya ketatausahaan
d. Menambah jam kerja pegawai.
9. Di bawah ini dampak umum penggunaan teknologi informasi, yakni...
a. pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan
b. pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin
c. proses dan pengiriman informasi semakin cepat
d. a,b,c benar.
10. Jaringan Area Lokal (Local Area Connection) disebut juga sebagai...
a. Jaringan galaksi
b. Jaringan bintang
c. Jaringan permata
d. Jaringan berlian.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 28

 BAB III
PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI

A. Gangguan Terhadap Sistem Informasi

Penggunaan sistem informasi di organisasi bukannya tanpa risiko.
Penggunaan atau akses yang tidak sah, perangkat lunak yang tidak berfungsi,
kerusakan pada perangkat keras, gangguan dalam komunikasi, bencana alam, dan
kesalahan yang dilakukan oleh petugas merupakan beberapa contoh rentannya
sistem informasi menghadapi berbagai risiko yang mungkin timbul dari
penggunaan sistem informasi yang ada. Beberapa hal yang menjadi tantangan
dalam penggunaan sistem informasi yaitu:
1. Bagaimana merancang sistem yang tidak mengakibatkan terjadinya
pengendalian yang berlebih (overcontrolling) atau pengendalian yang terlalu
lemah (undercontrolling).
2. Bagaimana pemenuhan standar jaminan kualitas (quality assurance) dalam
aplikasi sistem informasi.
Pertumbuhan dan penggunaan yang pesat internet dalam berbagai aktivitas
juga mengundang timbulnya berbagai gangguan terhadap sistem informasi. Dua
hal yang menjadi perhatian di sini adalah masalah hackers dan virus. Hacker
adalah seseorang yang melakukan akses yang tidak sah ke jaringan komputer
untuk tujuan mencari keuntungan, kriminal, atau hanya untuk sekedar
kesenangannya. Sedangkan virus adalah program yang mengganggu dan merusak
file yang ada dalam komputer, serta sulit untuk dideteksi. Umumnya, untuk
mencegah penyebaran virus yang menyerang, digunakan program khusus anti
virus yang didesain untuk mengecek sistem komputer dan file yang ada dari
kemungkinan terinfeksi oleh virus komputer.
Semakin meningkatnya kerentanan dan gangguan terhadap teknologi
informasi telah membuat para pengembang dan pengguna sistem informasi untuk

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 29

 menempatkan perhatian yang khusus terhadap permasalahan-permasalahan yang
dapat menjadi kendala untuk penggunaan sistem informasi secara memadai.
Paling tidak ada 3 (tiga) hal yang menjadi perhatian khusus di sini, yaitu:
1. Bencana (disaster)
Perangkat keras komputer, program-program, file-file data, dan
peralatan-peralatan komputer lain dapat dengan seketika hancur oleh karena
adanya bencana, seperti: kebakaran, hubungan arus pendek (listrik), tsunami,
dan bencana-bencana lainnya. Oleh karenanya, untuk pencegahan atau
meminimalkan dampak dari bencana, setiap organisasi yang aktivitasnya sudah
memanfaatkan teknologi informasi biasanya sudah memiliki:
a. Rencana Kesinambungan Kegiatan (pada perusahaan dikenal dengan
Bussiness Continuity Plan) yaitu suatu fasilitas atau prosedur yang dibangun
untuk menjaga kesinambungan kegiatan/layanan apabila terjadi bencana.
b. Rencana Pemulihan Dampak Bencana “disaster recovery plan”, yaitu
fasilitas atau prosedur untuk memperbaiki dan/atau mengembalikan
kerusakan/dampak suatu bencana ke kondisi semula. Disaster recovery plan
ini juga meliputi kemampuan untuk prosedur organisasi dan “back up”
pemrosesan, penyimpanan, dan basis data.
2. Sistem Pengamanan (security)
Merupakan kebijakan, prosedur, dan pengukuran teknis yang digunakan
untuk mencegah akses yang tidak sah, perubahan program, pencurian, atau
kerusakan fisik terhadap sistem informasi. Sistem pengamanan terhadap
teknologi informasi dapat ditingkatkan dengan menggunakan teknik-teknik dan
peralatan-peralatan untuk mengamankan perangkat keras dan lunak komputer,
jaringan komunikasi, dan data.
3. Kesalahan (errors)
Komputer dapat juga menyebabkan timbulnya kesalahan yang sangat
mengganggu dan menghancurkan catatan atau dokumen, serta aktivitas
operasional organisasi. Kesalahan (error) dalam sistem yang terotomatisasi
dapat terjadi di berbagai titik di dalam siklus prosesnya, misalnya: pada saat
entri-data, kesalahan program, operasional komputer, dan perangkat keras.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 30

B. Tujuan Keamanan Sistem Informasi
Keamanan sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumberdaya
informasi organisasi dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Institusi/organisasi menerapkan suatu program keamanan sistem yang efektif
dengan mengidentifikasi berbagai kelemahan dan kemudian menerapkan
perlawanan dan perlindungan yang diperlukan.
Keamanan sistem dimaksudkan untuk mencapai tiga tujuan utama yaitu;
kerahasiaan, ketersediaan dan integritas.
1. Kerahasian. Setiap organisasi berusaha melindungi data dan informasinya dari
pengungkapan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang. Sistem informasi
yang perlu mendapatkan prioritas kerahasian yang tinggi mencakup; sistem
informasi eksekutif, sistem informasi kepagawaian (SDM), sistem informasi
keuangan, dan sistem informasi pemanfaatan sumberdaya alam.
2. Ketersediaan. Sistem dimaksudkan untuk selalu siap menyediakan data dan
informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya. Tujuan ini
penting khususnya bagi sistem yang berorientasi informasi seperti SIM, DSS
dan sistem pakar (ES).
3. Integritas. Semua sistem dan subsistem yang dibangun harus mampu
memberikan gambaran yang lengkap dan akurat dari sistem fisik yang
diwakilinya.

C. Membangun Pengendalian Sistem Informasi

Untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya bencana (disaster),
kesalahan (errors), interupsi pelayanan, kejahatan terhadap pemanfatan komputer,
dan pelanggaran sistem pengamanan komputer, perlu dibangun kebijakan dan
prosedur khusus pengendalian sistem informasi yang terdiri dari seluruh metode,
kebijakan, dan prosedur organisasi yang dapat memastikan keamanan aset
organisasi, keakuratan dan dapat diandalkannya catatan dan dokumen akuntansi,
dan aktivitas operasional mengikuti standar yang ditetapkan manajemen.
Menurut American Institute of Certified Public Accountant (AICPA),
pengendalian sistem informasi dapat dibagi menurut pengendalian umum (general
control) dan pengendalian aplikasi (application control).

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 31

 Di samping itu, terdapat pula organisasi profesi lain yang khusus di bidang
audit dan pengendalian teknologi informasi, yaitu ISACA (Information Systems
Audit and Control Association) yang membagi bentuk pengendalian dari
perspektif yang berbeda. ISACA membagi pengendalian sistem informasi menjadi
2 jenis, yaitu: pengendalian luas (pervasive control) dan pengendalian terinci
(detailed control).
Pengendalian umum diterapkan pada keseluruhan aktivitas dan aplikasi
sistem informasi. Pengendalian umum ini dipasangkan atau melekat di dalam
suatu sistem informasi dengan tujuan untuk mengendalikan rancangan,
pengamanan, dan penggunaan program-program komputer, serta pengamanan atas
file data di dalam infrastruktur teknologi informasi. Dengan kata lain,
pengendalian umum dipasangkan di keseluruhan aplikasi yang terkomputerisasi
dan terdiri dari: perangkat keras, perangkat lunak, dan prosedur manual yang
mampu untuk menciptakan lingkungan pengendalian secara menyeluruh.
Pengendalian aplikasi adalah pengendalian yang secara khusus dipasangkan
pada aplikasi tertentu atau suatu subsistem tertentu, misalnya pengendalian
aplikasi yang dipasangkan di aplikasi sistem penggajian, piutang, atau pemrosesan
order untuk pengadaan barang dan jasa. Terdiri dari pengendalian-pengendalian
yang dipasangkan pada areal pengguna atas sistem tertentu dan dari prosedur-
prosedur yang telah diprogram.

Gambar 6. Pengendalian Aplikasi

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 32

D. Rangkuman
Dari pengalaman berbagai organisasi dalam pemanfaatan sistem informasi,
salah satu hal yang dibutuhkan adalah bagaimana setiap organisasi dapat
memastikan bahwa sistem informasi yang ada memiliki sistem pengamanan dan
pengendalian yang memadai.
Keamanan sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya
informasi organisasi dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Institusi/organisasi menerapkan suatu program keamanan sistem yang efektif
dengan mengidentifikasi berbagai kelemahan dan kemudian menerapkan
perlawanan dan perlindungan yang diperlukan.
Pengendalian sistem informasi terdiri dari seluruh metode, kebijakan, dan
prosedur organisasi yang dapat memastikan keamanan aset organisasi, keakuratan
dan dapat diandalkannya catatan dan dokumen akuntansi, dan aktivitas
operasional mengikuti standar yang ditetapkan manajemen. Pengendalian atas
sistem informasi harus menjadi bagian yang terintegrasi sejak sistem informasi ini
dirancang.

E. Latihan
1. Apakah yang dimaksud dengan pengendalian umum dan pengendalian
aplikasi?
2. Apakah perbedaan pengendalian umum dan pengendalian aplikasi?
3. Jika Anda mengaudit sistem yang berbasis komputer, uraikanlah pengendalian-
pengendalian yang harus Anda dalami!
4. Apakah ada perbedaan pendekatan audit terhadap sistem informasi yang belum
dan yang sudah terkomputerisasi? Jika ada, jelaskanlah!
5. Apakah yang dimaksud dengan pengendalian komunikasi data? Uraikanlah!

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 33

 DAFTAR PUSTAKA

Buku
Budiyanto, F.X. 1991, (alih bahasa). Manajemen Perkantoran Modern. Binarupa
Aksara, Jakarta.
Davis, Gordon, B. 1985, Management Information Systems: Conceptual Foundation,
Structure and Development (2nd Edition), McGraw Hill- Book. Co.
Indrajit, Eko. R. 2006. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex
Media Komputindo.
Kumorotomo,Wahyudi, 1996, Sistem Informasi Manajemen Dalam Organisasi
Publik, Gajah Mada Press, Yogyakarta.
Soetrisno dan Brisma Renaldi. 2006, Manajemen Perkantoran Modern. LAN,
Jakarta.
The Liang Gie, 1982, Administrasi Perkantoran Modern (Cetakan ke-13). Nur
Cahaya, Yogyakarta.
Winardi. 1990, Manajemen Perkantoran dan Pengawasan (Cetakan V). Mandar
Maju, Bandung.

Peraturan Perundang-undangan
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor 6
Tahun 2011 Tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi
Pemerintah.
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 15
Tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Hukum dan HAM RI.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 34

 RIWAYAT HIDUP PENULIS

Ali Subroto Suprapto, lahir di Sukoharjo tanggal 20 Oktober

1972, bekerja di Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia RI dari tahun 1999 sampai sekarang. Sejak
Nopember tahun 2011 mengabdi sebagai fungsional
Widyaiswara di BPSDM Hukum dan HAM RI.
Menyelesaikan pendidikan Program Magister (S2) Kajian
Stratejik Perencanaan, Strategi dan Kebijakan Program
Pascasarjana di Universitas Indonesia.

Pendidikan dan Pelatihan yang pernah diikuti antara lain: Training of Trainer bidang
Hak Asasi Manusia, Metode Pembelajaran Efektif, Aparatur Penegak Hukum,
Kewidyaiswaraan Substantif dan Sertifikasi Widyaiswara, Management of Training,
Training of Facilitators dan beberapa diklat teknis lainnya.

Jabatan sekarang adalah sebagai Widyaiswara Ahli Madya di Pusat Pengembangan

Diklat Teknis dan Kepemimpinan.

Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 35