NOTULENSI HASIL DISKUSI LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN I

28 Februari 2019

BADAN PENGURUS HMPP ‘VADRA’ 2018/2019

Departemen Internal

1. Kesejahteraan Anggota

Beiby

No Penanya Pertanyaan Jawaban Tanggapan

1 Gio ‘16 Nilai-nilai yang ingin Apabila dilihat dari GBPHP
diturunkan dari setiap proker? dan SOSKER, nilai yang
ingin diturunkan oleh divisi
kesra adalah nilai
kekeluargaan dan
mewadahi minat dan
bakat. Nilai-nilai tersebut
dapat berupa budaya
apresiasi, kebersamaan
dan pengembangan diri
dalam bentuk kreatifitas
seperti terwujud pada
WOC (Wall of Clarity)
2 Putul ‘15 Massa famtime, terus turun Dari famtime yang ke-4, Yang dijelaskan lebih
dari 70% ke 30%, kira-kira saat hari-H, ada massa merupakan teknis
kenapa? Apakah sudah di yang beru mengkonfirmasi keberjalanan acara,
sesuaikan dengan flow massa? tidak hadir pada hari-H. flow massa harus
Untuk famtime yang ke-5, dinamis, dan terus di
telah di konfirmasi flow update karena
massa ke MSDA dan jadwal massa juga
kegiatan massa 16 dan 17, dinamis. Lalu apakah
namun ternyata ada famtime dapat
perubahan jadwal UTS dijalankan saat
massa 17. himpunan beku?
Jadi setiap minggu telah di Kalau plotting plot
update tentang flow massa memang
massa, akan massa yang turun, mengapa tidak
dapat menghadiri atau diadakan proker
tidak, namun terkadang yang tidak
ada hal yang mendadak membutuhkan massa
Flow massa selalu diupate
namun ada saja hal diluar
 ekspetasi saat hari-H
sehingga massa yang hadir
tidak sesuai dengan
konfirmasi.
3 Putul’15 Kenapa mengikut sertakan Untuk beberapa acara,
olimpiade walaupun ditengah- mempertimbangakan hal
tengah UTS walaupun telah lain selainn kehadiran
diketahui bahwa flow massa massa, seperti urgensi dari
akan sedikit? acara tersebut. Dan untuk
olimpiade, saat
memutuskan untuk ikut
dalam olimpiade, BP
mengadakan forum
dengan massa untuk
memutuskan agar ikut
olimpiade atau tidak,
sehingga keputusan untuk
ikut olimpiade adalah
keputusan bersama
anggota himpunan. Selain
itu, massa juga antusias
dalam mendaftar cabor-
cabor olimpiade, namun
dikeberjalanannya,
ternyata antusiasme massa
menurun.
4 Fathin ‘16 Banyak eval tentang publikasi Ada famtime yang
yang mendadak, apakah mendadak seperti famtime
acaranya yang memang babakaran karena
mendadak atau bagaimana? merupakan permintaan
massa. Untuk famtime
sharing santai telah dibuat
poster MSDA bergabung
dengan acara lainnya,
namun poster
tersendirinya
dipublikasikannya mepet
5 Putca’15 Kenapa saat famtime kedua Famtime kedua, banyak
terjadi over-budget? Apakah yang baru memberi
memang tidak dibuat RAB sumbangan saat hari-H
sebelumnya? sehingga banyak barang-
barang yang telah dibeli
tidak terpakai dan menjadi
over-budget. Sebelumnya
telah dibuat RAB, namun
banyak makanan yang
diluar ekspetasi
6 Salim’17 Dari proker-proker yang telah Dari beberapa proker yang Kesra sudah pasti
 dikerjakan, apakah telah diakukan sudah mencapai sudah berusaha
tercapai belum tujuan yang usaha yang maksimal untuk mewujudkan
telah diturunkan? untuk mencapai nilai nilai-nilai tersebut,
kekeluargaan tersebut. sehingga mungkin
dapat dikembalikan
lagi kepada massa.
7 Eris’15 Darimana tema famtime Umumnya dari aspirasi
berasal? massa dan juga hasil
pemikiran anggota Kesra
8 Eris’15 Famtime kedua mengenai Sebenarnya pada awalnya,
kebersihan sekre, mengapa tidak di plot kan untuk
hanya dilakukan sekali berberes sekre namun,
kepengurusan? akhirnya dipikirkan bahwa
berberes sekre dapat
mendekatkan anggota,
selain itu karena saat itu
juga baru kedatangan
anggota baru 17, sehingga
ingin mengenalkan sekre
dan kemudian bertepatan
juga dengan lomba
kebersihan sekre

2. PSDA
Firani

No Penanya Pertanyaan Jawaban Tanggapan

1 Putul’15 Untuk rapot anggota, ingin Akan disesuaikan lagi
saran, raport hanya seperti antara PSDA dan MSDA,
absensi dalam keterlibatan namun akan ditampung
proker, akan lebih baik lagi karena itu merupakan
apabila dibuat seperti saran yang bagus.
spiderweb sesuai dengan nilai-
nilai yang ingin diturunkan
seperti kekeluargaan, dsb
2 Marchita’17 Apakah tim GDK harus dari Tim GDK pasti harus ada
PSDA atau yang mau saja? dari PSDA, namun makin
banyak kepala makin baik,
sehingga apabila ada
massa yang ingin ikut tidak
apa-apa.
3 Fathin’16 Apakah GDK sudah dapat Apabila AD-ART belum
dijadikan acuan untuk KARSA terbenahi, nilai KARSA yang
berikutnya? Dari segi sebelumnya dapat masih
feasibilitas nya. bisa ditarik ke KARSA
selanjutnya. Sehingga tim
 GDK dapat merangkap
menjadi tim yang
membahas nilai KARSA,
sehingga keduanya
berjalan bersama-sama
dan sangat feasible.
4 Putul’15 Untuk slide terakhir Presentase keberhasilan Sebaiknya, kata-kata
(rekapitulasi depertamen) mengikuti acuan parameter
mengenai presentase parameter dari Muker keberhasilan tidak
keberhasilan mengapa bisa Proker dan fungker, tidak dipakai dan diganti
100%? Padahal ada yang tidak didapat dari kemulusan menjadi
dapat dikatakan berhasil. proker atau fungker namun keberhasilan nya
Untuk kesepakatan penyajian dari parameter proker/fungker
LPJ berupa presentasi keberhasilan.
keberhasilan apakah
disesuaikan dengan muker?
Karena di muker hanya
beruba kata-kata
5 Salim’17 Saran, untuk presentase
keberhasilan dikuantifikasi
dari presentase setiap
proker/fungker bedasarkan
prioritasnya, dan massa yang
hadir/ikut dapat dijadikan
parameter penyumbang
presentasi keberhasilan suatu
proker.
6 Putul’15 Apakah yang dilakukan ketua Tidak ada plot LPJ tentang
departemen dalam LPJ? ketua departemen
Apa alasannya ketua Fungsi LPJ ini adalah untuk
departemen tidak ada LPJ pemaparan keberjalanan
nya? fungsi dan proker yang
Masukan untuk LPJ berlangsung
selanjutnya, ketua
departemen dapat lebih
memaparkan tentang
bagaimana keberjalanan
didalam departemen selama
kepengurusan?

Evaluasi dari departemen internal:

Dari segi structural, dirasa bahwa posisi structural PSDA sangat strategis sehingga dirasa lebih baik
apabila PSDA memiliki jalur koordinasi khusus dengan Ketua himpunan. Selain itu, dirasa kedua divisi
(Kesra dan PSDA) sangat berbeda, karena sifat dan hal yang dikerjakan oleh divisi itu sendiri sehingga
diperlukan pendekatan yang berbeda. (Syifa, Ketua departemen Internal)
Departemen Eksternal

1. Intrakampus
Ghalda

No Penanya Pertanyaan Jawaban Tanggapan

1 Gio’16 Apa yang disampaikan ketika Biasanya di kontak lembaga
kunjungan himpunan? yang ingin dikunjungi
seminggu sebelumnya,
Apakah ada follow up untuk sehingga apabila dibatalkan
koloborasi dengan HMJ yang beberapa hari sebelumnya
dikunjungi? dapat diantisipasi. Pertama
Apakah massa 17 pernah kenalan seluruh anggota
berkunjung sendiri? yang hadir saat himpunan,
kemudian langsung masuk ke
pembahasan, dan biasanya
lebih focus ke ilmuannya.
Feasibile nya koloborasi
direalisasikan di
kepengurusan selanjutnya,
karena untuk kepengurusan
yang berjalan sulit untuk
dilakukan masing-masing
HMJ telah memiliki program
kerja tersendiri
Pernah, tapi diusahakan tidak
2 Fathin’16 Kalau kunjungan ke himpunan Pada awalnya, himpunan
di nangor apakah semua nangor lebih diprioritaskan.
dikunjungi? Apakah sama Dari 11 himpunan yang
urgensi kunjungan ke berada di nangor, 9 telah
himpunan di ganesha dan di dikunjungi. Untuk persatuan
jatinangor? Dan apakah upaya HMJ nangor belum ada
yang dapat dilakukan untuk wadahnya, namun ada
menyatukan HMJ-HMJ di Abdimaja.
jatinangor?
3 Hendrik’16 Apakah kunjungan ke lembaga Sebenarnya ada di RAB,
di fasilitasi? namun tidak diberikan diawal
dan juga sangat dinamis
dalam keberjalanannya.
4 Zahra’17 Apakah harus menyapaikan Belum ada eksekusi
informasi ke massa himpunan penyampaian materi secara
dari hasil kunjungan ke tertulis, lebih ke mulut ke
lembaga? mulut.
Mengenai agenda terpisah Selalu diminta notulensi
(diluar kunjungan himpunan) pusat namun tidak pernah
bagaimana turunnya diberikan sehingga turunnya
informasi? informasi terhambat.
5 Gio’16 Apakah ada notulensi? Jika Sebenarnya, ingin ada
ada mengapa tidak di bagikan notulensi yang direalisasikan
kepada massa. dalam bentuk infografis
namun belum terealisasikan
6 Hendrik’16 Apakah harapan untuk Inginnya CEMARA dibuat
intrakampus selanjutnya? bundle dan infografis dan
Apakah inovasi yang ingin dibagikan kepada lembaga
dikembangkan dalam yang dikunjungi.
kunjungan selanjutnya.

2. Ekstrakampus
Eric

No Penanya Pertanyaan Jawaban Tanggapan

1 Alia’15 Salah stau tujuan suatu Misalnya, hubungan
proker adalah untuk dengan Paragon, adalah
menjaga hubungan atau program Vocious 5 tahun
relasi jangka panjang, kedepan. Kemudian
bagaimana realisasi nya? untuk HIMATETA Unpad,
berjanji untuk saling
mengubungi ketika sama-
sama memiliki event.
Selain itu, di lembaga
yang telah terjalin
relasinya, dapat dijadikan
tempat untuk penelitian
atau KP disana.
2 Sarah’16 Kita mendapatkan dana 15 Singkatnya, untuk
juta dari paragon, paragon visi misi program
bagaimana keberjalanan kita sesuai dengan visi
akan mendapatkan dana misi yang di dibawa oleh
tersebut? Kemudian salah paragon.
satu bentuk hubungan ke Karena acara
paragon adalah dengan memerlukan full day,
mengajar di SD, apakah itu sehingga hanya bisa
sudah cukup? dilakukan di hari libur
Mengapa acara dilakukan di atau weekend. Awalnya
hari libur? konfirmasi massa sudaha
memadai, namun di hari-
H banyak yang
membatalkan.
3 Putul’15 Di desa Cisuandari, apakah Tidak ada dokumen
ada hasil social mapping tertulis akan hasil
nya? Mengapa jarak desa dokumen hasil social
yang jauh dijadikan alasan mapping, hanya secara
dalam sulitnya menjangkau lisan saja. Awalnya
 desa tersebut? Karena desa memilih desa Cisaundari,
yang terjangkau pasti sudah dari hasil diskusi Muker.
dekat dengan kota dan maju Awalnya adalah
Bagaimana metode social megenalkan himpunan
mapping di desa Cisaundari? kita beserta keilmuannya
ke desa tersebut.
4 Gio’16 Bila dibutuhkan dilakukan Forum sosialisasi tidak
forum sosialisasi 2n+1? pernah dilakukan karena
Bagaimana realisasinya? merasa tidak tinggi
Untuk HIMATETA, urgensinya dan tercover
bagaimana follow up nya? oleh adanya forum dalam
Dan saran mungkin untuk bentuk lainnya
pertama kali ketemu,
perkenalan dulu dan Awalnya di plotkan untuk
berangsur-angsur di follow membicarakan himpunan
up. dan keilmuan masing-
masing terlebih dahulu,
namun dalam
keberjalanannya agak
sedikit sesuai.
5 Putul’15 Untuk proposal paragon, Uang 15 juta sudah di Lebih baik membiat RAB
mengapa tidak ada RAB nya? bendahara dan masih agar dikeberjalanannya
Apakah memungkinkan utuh. Sudah ada kontrak akan lebih terstruktur
untuk dilakukan LPJ dengan paragon untuk dan mudah
tersendiri untuk program melaporkan setiap pertanggungjawabannya.
paragon untuk lima tahun pengeluaran ke paragon.
kedepan? Saran: mungkin Uang yang digunakan
dapat ditaruh di draft lpj untuk VOCIUS tahun
tentang RAB dan pertama ini ada daro
pertanggungjawabannya. beberapa sumber,
Untuk tahun pertama ini, misalnya LK, danbuang
darimana uang untuk kas
VOCIUS apabila uang 15 juta
belum tersentuh sama
sekali?
6 Sarah’16 Untuk kepengurusan Untuk teknis social
selanjutnya, bagaimana mapping, sebelum turun
VOCIUS selanjutnya? ke desa,mengubungi dulu
ke kepala di jatinangor
untuk menanyakan
dimana desa yang
membuuhkan bantuan.
Kemudian mengontak
langsung kepala desa,
melakukan wawancara,
survey, dan didapat
outputnya. Pesan
 kepengurusan yang
selanjutnya, social
mappingnya lebih detail
dan terstruktur. Dan
untuk tahun kedua,
diusahakan untuk sudah
dekat dengan warga
sehingga sudah bisa live
in
7 Fathin’16 Apakah dosen juga terlibat Untuk desa Jatimukti ini,
dalam pemilihan desa untuk belum ada hubungan
VOCIUS? dengan dosen karena
waktu yang terbatas.

Evaluasi untuk departemen Eksternal:

Kerja di divisi Ekstrakampus, sangat berat sehingga dikedepannya mungkin lebih baik apabila ada divisi
tersendiri untuk pengabdian masyarakat.