TEKNIK INVESTIGASI TEMUKAN AKAR MASALAH

Teknik problem solving bukanlah jurus jitu dalam memecahkan masalah

didalam organisasi anda. jika Satu, anda tidak sampai tuntas menemukan
penyebab masalah hingga ke akarnya, dan dua, anda langsung melompat ke
hipotesa masalahnya yang cenderung hanya berupa simptomnya saja.

Lalu, bagaimana cara terbaik menemukan penyebab masalah hingga ke

akarnya?
Tentu anda tidak asing dengan teknik 5 Why’s, teknik problem solving yang
menjadi andalan Toyota dalam menentaskan permasalahan di lini produksi
mereka.

Konsep yang memaksa anda untuk bertanya `Keuapa Kenapa Kenapa

Kenapa dan Kenapa?
Sakichi Toyoda, pendiri Toyota Industries mengembangkan teknik 5 Why’s ini
sebagai alat investigasi utama dalam lean manufacturing. Konsep di balik teknik 5
Why’s ini memang sangat sederhana, yaitu membuat anda menemukan penyebab
masalah hingga ke akarnya. Artinya, anda harus melakukan investigasi terhadap
setiap tindakan yang menyebabkan masalah hingga akhirnya menjadi penghambat
dalam proses atau produk. Caranya`?
1. Tulislah masalah yang spesifik
2. Lakukan brainstorming untuk mencari tahu bagaimana masalah bisa terjadi.
dan tuliskan juga jawabannya
3. Jika jawaban-jawaban tersebut tidak membantu identifikasi sumber masalah,
tanyakan lagi kenapa dan tulis kembali jawabannya
4. Kembalilah kepada langkah 3 hingga tim sepakat bahwa mereka telah
menemukan akar pennasalahan. Dan proses ini membutuhkan lima atau lebih
pertanyaan ‘kenapa’.
Mengapa harus sampai ke akar masalah?
Dalam mengidentitikasi hingga akhirnya menemukan akar pcnyebab
masalah, tentu anda akan menghabiskan waktu dan juga sumber daya lainnya
yang tidak sedikit. Untuk itu, tentu anda tidak ingin kembali menyelesaikan
permasalahan yang itu-itu lagi.
Akar penyebab masalah masalah. Sebagian besar masalah akan memiliki
serangkaian tindakan yang mengarah ke masalah. Akar penyebab tadi adalah
tindakan pertama yang memulai reaksi berantai yang mengarah ke penyebab akhir
dan akhirnya menimbulkan masalah yang terlihat. Dengan mengidentitikasi
penyebab masalah secepat mungkin, anda bisa memfokuskan sumber daya di area
berjalan dengan benar dan memastikan anda menangani penyebab masalah yang
sebenarnya, bukan hanya simptom.

Bagaimana Menggunakan Teknik 5 Why’s?

Biasanya, akar penyebab masalah bersumber dari kebijakan manajemen.
Kebijakan manajemen menyebabkan masalah yang terjadi dalam beberapa cara.
Terkadang, kebijakan manajemen ini memiliki konsekuensi yang tidak
diinginkan. Misal, sebuah kebijakan yang melibatkan antar departemen namun,
terjadi komunikasi yang buruk antar departemen yang terlibat. Sehingga, pada
akhirnya perilaku dan aktivitas ini menyebabkan masalah.
Teknik 5 Why’s menyediakan cara sistematis untuk mendiagnosa akar
penyebab masalah. Untuk memulainya, tanyakanlah pada diri anda terlebih
dahulu, ‘mengapa’ masalah terjadi. Penyebab langsung akan menjawaban untuk
pertanyaan ini. Langkah berikutnya bisa terjadi. Kemudian lanjutkan pertanyaan
membawa anda hingga ke akar penyebab adalah untuk bertanya mengapa kondisi
ini ‘kenapa; untuk mendapatkan jawaban yang masalah.
5 Why’s juga dapat digunakan secara terpisah ataupun bagian dari diagram
sebab akibat (lishbone/lshikawa diagram). Diagram ini membantu anda
mengeksplorasi semua potensi kesalahan ataupun masalah.