PROSEDUR No. Dokumen : DIT-TIK/PM-4.2.

3/01

No. Revisi : 00

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

DIREKTORAT TEKNOLOGI LAYANAN MULTIMEDIA

Tgl. Berlaku : 01 Nopember 2010
INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung

MENYETUJUI

PEMBUAT ATASAN MR DIREKTUR

Nama RIYANA FIRLY DEDI ROHENDI SARIPUDIN MUNIR
Jabatan KOORDINATOR KADIV MR DIREKTUR

Ttd. TTD. TTD. TTD. TTD.

Tanggal 01.11.2010 01.11.2010 01.11.2010 01.11.2010

1
1.0 TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk menjamin bahwa pelaksanaan produksi multimedia sesuai dengan

harapan pengguna.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini digunakan untuk melaksanakan permintaan produksi multimedia diantaranya

pembuatan multimedia interaktif, pembuatan animasi/simulasi, rekaman video, editing video,

rekaman audio, dan penggandaan CD/DVD di lingkungan UPI.

3.0 DEFINISI
3.1 Multimedia adalah Sistem Elektronik yang memiliki kemampuan untuk

melaksanakan fungsi Telekomunikasi, Penyiaran, dan Teknologi Informasi.

4.0 REFERENSI
4.1 SK Direktur tentang tugas pokok dan fungsi Divisi Layanan Operasional TIK

Direktorat TIK UPI.

4.2 Quality Management System ISO 9001:2008 Clause 6.4

5.0 KETENTUAN UMUM

5.1 Permohonan produksi multimedia dapat dilakukan oleh Institusi atau perorangan.

5.2 Storyboard merupakan dokumen wajib bagi pengguna layanan Multimedia

Interaktif, Editing Video, dan Recording Audio

5.3 Konten Rekaman Audio diluar tanggung jawab produksi.

5.4 Pengguna dapat meminta jasa tambahan jika tidak memiliki storyboard untuk

layanan yang mewajibkan adanya storyboard.

2
6.0 ALUR KERJA DAN DESKRIPSI ALUR KERJA

6.1 Alur Kerja Produksi Multimedia

3
6.2 Deskripsi
6.1.1 Pengguna yang akan menggunakan layanan multimedia datang ke layanan

Pelanggan (CS).

6.1.2 Layanan Pelanggan menyerahkan formulir permohonan produksi multimedia untuk

diisi pengguna.

6.1.3 Layanan Pelanggan meneruskan formulir permohonan produksi multimedia ke divisi

layanan operasional TIK.

6.1.4 Divisi layanan operasional TIK melakukan analisis terhadap form permohonan

produksi multimedia.

6.1.4.1 Jika hasil analisa tidak memungkinkan form permohonan produksi

multimedia dilaksanakan, maka diterbitkan surat penolakan produksi

multimedia yang di serahkan ke layanan pelanggan dan diteruskan ke

pengguna.

6.1.4.2 Jika hasil analisa memungkinkan produksi multimedia dilaksanakan,

maka diterbitkan surat kebutuhan produksi multimedia dan diserahkan

ke pengguna.

6.1.5 Pengguna menyetujui surat kebutuhan produksi dan memenuhi kebutuhan produksi

tersebut.

6.1.6 Divisi layanan operasional TIK melaksanakan produksi multimedia untuk lebih

jelasnya dapat merujuk ke instruksi kerja produksi multimedia sesuai dengan jenis

layanannya.

6.1.7 Setelah proses produksi selesai, pengguna menerima produk multimedia dan berita

acara produksi multimedia yang didalamnya ada klausul persetujuan untuk diupload

di MLRC.

6.1.8 Divisi layanan operasional TIK menerima berita acara produksi multimedia dan

mengupload produk multimedia ke MLRC. Proses upload ke MLRC dapat merujuk ke

SOP Pembelajaran Elektronik Instruksi Kerja MLRC

4
7.0 PENGECUALIAN
Tidak ada pengecualian

Permintaan yang bersifat penting dan mendadak dapat dilayani dengan kebutuhan
administratif dilakukan setelah produksi dilaksanakan.

8.0 REKAMAN
8.1 Form Permohonan Produksi Multimedia
8.2 Surat Penolakan Produksi Multimedia
8.3 Surat Kebutuhan Produksi Multimedia
8.4 Berita Acara Serah Terima Produk Multimedia

5
 Lampiran 9.1
Contoh Form Permohonan Produksi Multimedia

FORMULIR PERMOHONAN PRODUKSI MULTIMEDIA Direktorat TIK UPI

Jl Setiabudhi 229

Bandung, Indonesia

Tel: (62-22) 2013163

http://www.upi.edu

Tanggal/Date : ______________________

No. Pendaftaran/ Registration No. : _______________________

Data Pemohon / Applicant Data Data Produksi

Nama / Name Judul Produksi:

Institusi Jenis Layanan

 Pembuatan Multimedia Interaktif

Alamat / Address:  Pembuatan Animasi/Simulasi

 Recording Video

 Editing Video
Kode Pos / ZipCode: ____________
 Recording Audio

 Penggandaan CD/DVD

Kota /City Waktu dan Tempat *diisi jika produksi dilaksanakan diluar lingkungan

No Telepon/Phone No.: Handphone No: Fax No: Direktorat TIK UPI:

Tempat:___________

e-mail Alamat: ___________

Waktu: _____ sampai ______

Dengan ini kami menyatakan bahwa informasi yang kami berikan adalah benar adanya. Kami setuju dan bersedia untuk

menyediakan segala kebutuhan yang akan muncul untuk kebutuhan produksi multimedia tersebut.

Tanda tangan / Signature

Nama/Name

6
 Lampiran 9.2

Contoh Surat Penolakan Produksi Multimedia

Nomor : ....., ...................., 2010

Hal :
Lampiran :

Kepada
Yth. ........................................
Di
Tempat

Dengan Hormat,

Dari hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh Divisi Layanan Operasional TIK UPI, dihasilkan
keputusan bahwa proses produksi multimedia tidak dapat dilaksanakan dengan alasan:

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Untuk koordinasi mengenai produksi multimedia, anda dapat menghubungi Direktorat TIK UPI c.q.
Bagian Layanan Pelanggan di Nomor ext : ...........
Demikian kami sampaikan. Atas perhatian bapak/ibu, kami ucapkan terima kasih

Kadiv Layanan TIK Direktorat TIK

Universitas Pendidikan Indonesia

__________________________

7
 Lampiran 9.3

Contoh Surat Kebutuhan Produksi Multimedia

Nomor : ....., ...................., 2010

Hal :
Lampiran :

Kepada
Yth. ........................................
Di
Tempat

Dengan Hormat,

Dari hasil analisis yang telah disetujui oleh kadiv Layanan Operasional TIK UPI, maka keperluan produksi
sebagai berikut :

No Spesifikasi Jumlah Harga Ket

Demikian kami sampaikan. Atas perhatian bapak, kami ucapkan terima kasih

Kadiv Layanan Operasional Direktorat TIK

Universitas Pendidikan Indonesia

__________________________

Lampiran 9.5

8
 Contoh Berita Acara Serah Terima Produk Multimedia

No.: DTIK/FM - 00/00

BERITA ACARA SERAH TERIMA PRODUK MULTIMEDIA

hari ini _______ tanggal _______ bulan _____ Tahun 20__ , telah dilaksanakan penandatanganan Berita Acara
Produksi Multimedia berdasarkan form permohonan produksi multimedia nomor ______________________.

Dengan ini menyatakan bahwa, produksi multimedia telah selesai dilaksanakan sesuai dengan harapan.

Selanjutnya, saya menyetujui/tidak menyetujui*) produk multimedia ini diupload di website Multimedia Learning
Center Universitas Pendidikan Indonesi.

Demikian Berita Acara Produksi Multimedia ini dibuat, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ditrektorat TIK Pelanggan

Teknisi __________________________
_

Nama Jelas Nama Jelas

*Coret yang tidak perlu