PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen 440/054/Admen/2019

No. Revisi
SOP
Tanggal Terbit 02 februari 2019
Halaman 1/3

UPT Puskesmas
Bambang Widianto
Kec. Anyar
1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang
terkait dengan sistim manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam
kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan
pengendalian dokumen-dokumen, sistim manajemen mutu yang
mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen dikendalikan adalah dokumen acuan kerja tersebut di
update/diperbaharui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang
terjadi selama pemakaiannya
3. Dokumen Tidak Dikendalikan adalah dokumen yang sejak diterbitkan
tidak di update/diperbaharui dan karenanya tidak diperuntukkan
sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku/Kadaluarsa adalah dokumen yang sudah
tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip
5. Pedoman Mutu Manual mutu adalah dokumen sistim manajemen
mutu yang memuat ketentuan-ketentuan/persyaratan-
persyaratan/kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum
dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi
6. Prosedur Kerja adalah dokumen sistim manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi
agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan.
7. Program Pendukung termasuk dokumen sistim manajemen mutu
dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk
mendukung pelaksanaan sistim manajemen mutu
2. Tujuan Prosedur pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan sistim manajemen mutu.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No: 024/KAPUS/SK/ II /2019 Tentang
Pengendalian Dokumen dan Rekaman
4. Referensi Permenkes No. 75 Tahun 2014 Tentang Puskesmas
5. Prosedur/ Alat:
Langkah- a. Daftar Induk Dokumen Internal
langkah b. Daftar Induk dokumen eksternal
Bahan:
a. Laporan bulanan pengelola program
b. Surat Keputusan (SK)
c. Standar Operasional Pelayanan (SOP)
d. Clear Holder/Bussines File
e. Box File/Odner

Langkah-langkah :

1. Menetapkan jenis dokumen dan rekaman. Kepala Puskesmas/Pemegang

Program/Kootdinator Unit Menetapkan jenis dokumen dan rekaman
terkendali, meliputi : Surat Keputusan (SK), SOP dan Formulir
2. Membuat Dokumen dan Rekaman, KA TU menetapkan sistimatika
 pembuatan dokumen sebagai berikut :
SOP dan instruksi kerja terdiri dari: Pengertian Tujuan, Kebijakan,
Referensi, Prosedur/Langkah-langkah, Diagram alir (jika diperlukan), hal-
hal yang perlu diperhatikan, Unit terkait,, Dokumen terkait, Catatan
revisi/Perubahan.
3. Mengesahkan isi Dokumen dan Rekaman. Setiap dokumen terkendali
harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala
Puskesmas.
4. Memberikan Identitas Dokumen. Setiap dokumen terkendali memiliki
bagian header yang merupakan Identitas dokumen yang berisi:
Judul Dokumen, Nomor Kode dokumen, Terbitan (dua Digit), Revisi (dua
Digit), Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab (disiapkan,
diperiksa, disahkan)
5. Memberi Penomoran Dokumen. Setelah disahkan, sekretariat memberi
nomor dokumen yang terdiri dari 5 bagian:
a. Penomoran dokumen dibuat sebagai berikut:
Bagian I menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen yang terdiri
dari 3 (tiga) digit contoh:
001, 002, 003 dan seterusnya
Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen, contoh:
KAPUS untuk Kepala Puskesmas
TU untuk Tata Usaha, dst
Bagian III menunjukkan Jenis dokumen t, contoh:
SK untuk Surat Keputusan,
Bagian IV menunjukkan bulan penerbitan dokumen, contoh:
I untuk Januari,
II untuk Februari,
III untuk Maret dan seterusnya
Bagian V menunjukkan tahun penerbitan dokumen, contoh :
2016, 2017, 2018 dan seterusnya.
b. CONTOH Penomoran Dokumen. 001/KAPUS/SK/I/2016
c. Untuk penomoran dokumen SOP, yaitu
Bagian I Menunjukan Kode Bidang Kesehatan yaitu 440
Bagian II menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen yang terdiri
dari 3 (tiga) digit contoh:
001, 002, 003 dan seterusnya
Bagian III Menunjukan Kelompok Pokja
ADMEN untuk Kelompok Administrasi
UKP untuk Kelompok Upaya Kesehatan Perorangan
UKM untuk kelompok Upaya Kesehatan Masyarakat
Bagian IV menunjukkan tahun penerbitan dokumen, contoh :
2016, 2017, 2018 dan seterusnya.
CONTOH Penomoran Dokumen SOP. 440/001/ ADMEN/2016
6. Menerbitkan dan Mendistribusikan Dokumen dan Rekaman
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekretariat kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi formulir bukti
penerimaan dokumen
c. Sekretariat bertanggungjawab menyimpan dokumen sah, memelihara
daftar induk prosedur kerja, instruksi kerja, Formulir yang ada pada
bagian, Sub bagian Bidang, seksi
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI” dengan persetujuan Kepala Puskesmas
7. Merevisi Dokumen dan Rekaman, Suatau dokumen dapat direvisi dengan
tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
2/3
 c. Revisi dicatat dalam rekaman histori perubahan pada tiap dokumen
8. Menerbitkan ulang Dokumen dan Rekaman, Suatu dokumen dapat
diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistim mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. Melakukan Penarikan dan Pemusnahan Dokumen dan Rekaman.
a. Kepala Puskesmas menarik salinan dokumen dan rekaman yang
sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti
penarikan
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan Rekaman Asli dan dokumen yang sudah ditarik diberi
cap “TAK TERKENDALI” dan disimpan seretariat sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan disimpan oleh sekretariat
10. Melakukan peninjauan ulang dokumen, Setiap dokumen ditinjau ulang
setiap satu tahun sekali
11. Melakukan pengendalian dokumen sksternal,
Koordinator unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal.
Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan secretariat menarik
dokumen sksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen
eksternal.
6. Bagan alir Mengesahkan Isi
Menetapkan Jenis Membuat Dokumen Dokumen
Dokumen

Menerbitkan Memberikan Penomoran

Dokumen Dokumen. Memberikan
Identitas Dokumen

Merevisi Dokumen. Menerbitkan Ulang Melakukan

Dokumen penarikan Dokumen

Melakukan
Melakukan Melakukan
peninjauan ulang
Pengendalian dokumen penarikan &
Dokumen
Pemusnahan
Dokumen

7. Unit terkait Kepala Puskesmas

Ka. Tata Usaha
8. Dokumen 1. Formulir Bukti Penerimaan Dokumen
terkait 2. Formulir Daftar Induk Dokumen
3. Formulir Daftar Induk Formulir
4. Formulir Usulan Revisi
5. Formulir Bukti Penarikan Dokumen
6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
7. Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal
9. Rekam histori Tanggal mulai
No Yang diubah Isi Perubahan
perubahan diberlakukan

3/3