Komunikasi didalam sebuah organisasi adalah sebuah hal yang sangat penting, khususnya bagi

para manajer, dalam penerapan fungsi administratif dan organisasional. Para manajer
menggunakan sebagian besar waktunya untuk mengomunikasikan kegiatan organisasi.
Komunikasi yang efisien adalah alat kunci untuk penerapan fungsi administratif yang memadai.
Untuk tujuan inilah, maka pihak manajemen diharuskan untuk memperjelas jenis-jenis maupun
alat komunikasi yang akan digunakan.

Komunikasi adalah sebuah hal yang vital bagi setiap organisasi, atau dalam hal ini, perusahaan.
Didalam perusahaan ataupun kantor-kantor konvensional, komunikasi berlangsung didalam
sebuah piramida hirarki yang disebut “struktur organisasi”, dan dikenal dalam bentuk informasi
formal maupun informal. Komunikasi formal adalah jenis komunikasi yang berlangsung dalam
struktur tertentu didalam aturan organisasi atau perusahaan dan berkaitan dengan tujuan
organisasional, sedangkan komunikasi informal sendiri adalah jenis komunikasi yang sifatnya
tidak resmi atau formal, berlangsung diantara para staf seperti melalui tatap muka ataupun
melalui saluran telefon.

Komunikasi didefinisikan sebagai proses transmisi informasi dari sumbernya kepada para
penerima, dan memiliki 4 fungsi dasar, yaitu fungsi informasi, motivasi, kontrol, dan hiburan1.
Mintzberg kemudian membedakan 3 basis peranan manajer, yang dilakukan dengan
menggunakan komunikasi. Yang pertama adalah peran interpersonal, dimana manajer sebagai
mahluk sosial senantiasa berinteraksi dengan berbagai pihak, baik bawahan, rekan kerja, maupun
atasan. Peran yang kedua adalah untuk memperoleh informasi mengenai tugas dan tanggung-
jawab organisasi, dan peran yang ketiga adalah pengambilan keputusan. Dalam melaksanakan
ketiga fungsi ini, manajer senantiasa menggunakan fungsi komunikasi.

Komunikasi didalam organisasi itu sendiri memiliki beberapa peranan penting yang dapat
dikelompokkan kedalam 4 grup, yaitu :

a. Peran komunikasi terhadap penyediaan informasi

Pertukaran informasi dianggap sebagai fungsi paling mendasar daripada komunikasi.
Informasi dibutuhkan oleh para individu pekerja untuk memiliki hubungan yang serasi
dengan lingkungan kerjanya. Disisi lain, para pekerja ini membutuhkan informasi
mengenai apa yang dibutuhkan, bagaimana, dan mengapa hal itu dibutuhkan, untuk
mencapai tujuan organisasi atau perusahaannya. Kegiatan perusahaan tidak dapat berjalan
jika pihak manajemen tidak memberitahukan kepada karyawannya informasi mengenai
kebijakan dan tujuan perusahaan, barang atau jasa apa yang dihasilkan, bagaimana cara
untuk menghasilkannya, dan inovasinya.
b. Peran komunikasi untuk meyakinkan dan mempengaruhi

1
Robert R. Aurner; Effective Communication in Business Management, South Western Publishing Company,
Chicago, 1967, hal.6.
 Meyakinkan (convincing) adalah suatu proses yang dilakukan oleh seseorang untuk
mengubah perilaku, opini, dan sikap individu yang menjadi rekannya dalam berinteraksi.
Sedangkan mempengaruhi (influencing) adalah usaha yang dilakukan untuk mengubah
sikap atau perilaku seseorang tanpa menimbulkan kontradiksi pada keinginan atau tujuan
mereka, melalui jangka waktu yang lebih panjang. Syarat bagi anggota organisasi untuk
dapat bekerja secara efisien sangat tergantung pada pewujudan tujuan organisasi didalam
diri mereka dan pengenalan mereka pada organisasi. Adapun pewujudan dan pengenalan
organisasi ini akan sangat bergantung pada peran komunikasi itu sendiri.
c. Peran komunikasi didalam pelatihan
Manajer berkomunikasi dengan bawahan atau karyawannya bukan hanya untuk
memberikan informasi kepada mereka, namun juga untuk membentuk perilaku mereka.
Para karyawan ataupun bawahan memerlukan pelatihan agar mereka dapat memberi
performa yang sejalan dengan tujuan organisasi. Agar pelatihan ini dapat berjalan dengan
baik, maka komunikasi antara pelatih dan mereka yang dilatih adalah sebuah hal yang
mutlak.
d. Peran komunikasi terhadap penyatuan (unifikasi)
Hubungan pribadi dan saling ketergantungan antar manusia didalam hubungan sosial
tersebut dimungkinkan oleh adanya komunikasi. Selain untuk kepentingan tujuan
organisasi, komunikasi juga memiliki peran signifikan didalam melestarikan integritas
dan keseimbangan psikologis para individu tersebut.

Scott dan Mitchel merujuk pada 4 fungsi utama komunikasi didalam sebuah organisasi, yaitu:
 Fungsi kontrol atau pengendalian. Komunikasi memungkinkan adanya kendali atau
kontrol dengan memberikan penjelasan mengenai tugas tanggung-jawab.
 Fungsi motivasi. Komunikasi meningkatkan loyalitas terhadap tujuan organisasi dan oleh
karenanya turut meningkatkan motivasi
 Fungsi pengekspresian emosi. Komunikasi membuat emosi atau perasaan menjadi dapat
diungkapkan dan membuat kebutuhan sosial menjadi dapat terpenuhi
 Fungsi transmisi informasi. Komunikasi juga digunakan dalam memancarkan atau
menyampaikan informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan.
Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan beberapa pilihan dan informasi yang
berbeda-beda.

A. Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah proses pertukaran informasi dan pikiran didalam lingkungan
internal dan eksternal pada sebuah organisasi yang memiliki tujuan agar kegiatan harian
organisasi tersebut tetap berlangsung dan tercapainya tujuan daripada organisasi tersebut.
Dengan kata lain, komunikasi organisasi adalah proses komunikasi terstruktur yang berlangsung
antara para anggota organisasi dengan lingkungan internal maupun eksternal organisasi tersebut.
Dalam perkembangannya, organisasi modern pada jaman sekarang kemudian melaksanakan
kegiatannya didalam lingkungan terbuka yang sifatnya dinamis dan senatiasa berubah.
Lingkungan yang dinamis ini memaksa organisasi menjadi sebuah sistem yang terbuka (open
system), dan oleh karenanya membuat komunikasi menjadi sebuah hal yang vital untuk dapat
berlangsungnya hubungan antara sebuah organisasi dengan lingkungannya. Komunikasi menjadi
penting, agar perusahaan dapat senantiasa mengamati lingkungannya, menganalisa setiap
perubahan, dan mengembangkan kebijakan serta strategi yang dibutuhkan untuk kedepannya.

B. Signifikansi Komunikasi Organisasi

Kebutuhan akan adanya informasi yang tepat bagi berlangsungnya proses administratif dan
pengambilan keputusan, dapat terpenuhi melalui proses komunikasi, yang pada gilirannya
menjadi hal yang tidak dapat dipisahkan dalam rangka peningkatan efisiensi kerja dan mobilisasi
sumber daya organisasi atau perusahaan. Penerapan kegiatan adminsitratif dan aktifitas
organisasional ini kemudian dipermudah oleh komunikasi organisasi.
Keberadaan berbagai departemen dan divisi didalam suatu organisasi selanjutnya melahirkan
hirarki organisasi, yang menggaris-bawahi adanya kebutuhan untuk saluran komunikasi formal
maupun informal diantara departemen dan divisi tersebut.
Komunikasi yang efisien didalam sebuah organisasi dipandang penting untuk 2 alasan. Yang
pertama, komunikasi memungkinkan adanya fungsi perencanaan, panduan, dan kendali atau
kontrol manajemen. Sedangkan alasan yang kedua, komunikasi itu sendiri adalah bagian vital
didalam proses administratif yang terkait erat dengan tujuan koordinasi didalam organisasi 2.
Proses komunikasi ini menyediakan berbagai informasi kepada departemen dan divisi yang
dibutuhkan agar mereka dapat menjalankan fungsi harian mereka tersebut.

C. Tujuan Komunikasi Organisasi

Tujuan komunikasi organisasi dapat dikelompokkan sebagai berikut3:
 Memberikan informasi terkait dengan kebijakan dan keputusan organisasi, urutan
pekerjaan, sasaran jangka panjang maupun jangka pendek, penghargaan dan sanksi
(reward and punishment), remunerasi, dan keuntungan
 Menyampaikan informasi mengenai anggaran rutin organisasi, penghasilan, aktifitas, dan
proyek, terhadap karyawan maupun pihak lain yang berkepentingan
 Memberikan penjelasan terhadap karyawan dan serikat buruh terhadap teknologi baru
dan pendekatan manajemen yang diadopsi

2
James A., F. Stoner & Charles Wankel; Management, Prentice-Hall A. Division of Simon & Schuster, Inc.,
Englewood Cliffs, New Jersey, 1986, p., 499
3
Haluk Gürgen; Örgütlerde 􀃸leti􀃸im Kalitesi , pada International Journal of Human and Social Sciences, vol. 4:3,
2009
  Memperkenalkan berbagai departemen dan divisi didalam organisasi melalui publikasi
internal dan meningkatkan kesadaran organisasional
 Mempromosikan organisasi tersebut pada lingkungan eksternal
 Menginformasikan kepada anggota organisasi mengenai peraturan kerja dan aspek
hukum didalam area pekerjaan mereka untuk mencegah potensi kesalahan

KOMUNIKASI VIRTUAL (VIRTUAL COMMUNICATION)

Seiring dengan perkembangan teknologi, didalam perusahaan-perusahaan ataupun organisasi-
organisasi profit lainnya mulai berkembang apa yang disebut sebagai komunikasi virtual
(communication in virtual). Komunikasi ini, seperti jenis komunikasi organisasi konvensional
lainnya, juga memegang peranan penting untuk memperoleh informasi yang tepat didalam
kegiatan administratif dan proses pengambilan keputusan.
Proses komunikasi virtual ini terjadi didalam kantor virtual (virtual office) yang dilengkapi oleh
infrastruktur komunikasi dan didukung dengan teknologi informasi yang memadai.
Didalam kantor virtual, proses komunikasi berlangsung melalui database yang terhubung, e-mail,
intranet, rapat berbasis computer, piranti lunak, piranti kelompok, computer- supported
cooperative work systems (CSCW), video-based communication systems (video conference), dan
sebagainya. Pemanfaatan teknologi yang paling utama didalam konteks komunikasi dan
koordinasi ini adalah adanya akses instan terhadap informasi melalui database yang terhubung4.
Dalam rangka memanfaatkan secara maksimal teknologi informasi dan komunikasi ini, maka
mereka harus dikoordinasikan melalui hal berikut;
1. Keseluruhan informasi yang dibutuhkan oleh kantor, harus diproses secara elektronik
2. Informasi ini harus dapat diakses pada waktu maupun tempat yang berbeda-beda
3. Infrastruktur komunikasi elektronik harus mampu mengatasi kendala komunikasi dan
koordinasi

Faktor prinsip yang meningkatkan derajat pentingnya komunikasi dan koordinasi pada kantor
virtual ini adalah kenyataan bahwa tugas harian dapat dilaksanakan secara virtual. Ini adalah
sebuah ruang kerja dimana komputer, printer, dan mesin fotokopi terintegrasi. Kantor virtual
menimbulkan perubahan signifikan didalam koordinasi dan pendekatan komunikasi, dimana saat
ini hampir keseluruhan perusahaan memanfaatkan komputer didalam proses komunikasi, dan
berbagai hal, mulai dari tulisan, grafik, foto, film, dan suara dapat diangka-kan dan diubah
kedalam bentuk digital.
Proses komunikasi didalam ruang virtual ini sendiri memiliki 2 aspek penting, yaitu adanya
kebutuhan untuk melengkapi karyawan dengan informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugas mereka dan membagi informasi tersebut, serta adanya kebutuhan untuk menciptakan nilai
atau kepentingan atas koordinasi, performa, dan kepuasan kerja.

4
Rice, R. & Steınfıeld, C.; New forms of Organizational Communication via Electronic Mail and Voice Messaging.
elematics and Work, 1991, hal. 109.
Pada kantor virtual ini, para karyawan dapat memilih sendiri lokasi untuk melakukan pekerjaan
mereka. Sebuah laptop dengan modem dan telepon seluler yang terhubung dapat mencukupi
untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka. Tempat kerjanya sendiri dapat berupa rumah pribadi,
hotel, atau dimanapun mereka merasa nyaman, dan mereka dapat bekerja secara bebas melalui
jejaring internet.

Komunikasi organisasi konvensional yang berlangsung didalam ruang kantor pada suatu
perusahaan adalah sebuah proses sosial yang memungkinkan adanya sebuah proses pertukaran
informasi dan opini yang berlangsung secara konstan atau terus-menerus, antara komponen
organisasi tersebut dengan lingkungannya untuk memastikan bahwa kegiatan atau fungsi rutin
organisasi tersebut sejalan dengan tujuannya. Salah satu aspek menonjol didalam organisasi
modern saat ini adalah kemampuan organisasi untuk memanfaatkan pengetahuan karyawannya.
Dengan semakin meningkatnya kegiatan pengolahan informasi pada era sekarang, maka konsep
kantor virtual ini semakin penting.
Komunikasi yang berlangsung secara virtual pada dasarnya berguna untuk memperoleh
informasi yang tepat dan sesuai, secara instan, yang bermanfaat untuk kegiatan administratif dan
dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut kepentingan perusahaan. Teknologi
komunikasi virtual meningkatkan efisiensi komunikasi, khususnya pada komunikasi grup atau
kelompok. Lebih lanjut lagi, kemudahan pada proses transmisi informasi memungkinkan proses
pengambilan keputusan yang tepat dan efisien. Kantor virtual dapat menghasilkan keseluruhan
elemen informasi yang dihasilkan oleh kantor konvensional pada kondisi lingkungan yang
berbeda-beda.