LAPORAN

FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS

(FMEA) UNIT RUANG PENDAFTARAN

Worksheet 1. Tim FMEA

Lingkup proses pelayanan yang akan diteliti:

Pelayanan poli Pendaftaran puskesmas Langsa Barat

Tujuan tim FMEA:

Melakukan penilaian ,analisis, dan menyusun rekomendasi perbaikan terhadap prosedur pelaksanaan
pelayanan medis poli Pendaftaran di Puskesmas Langsa Barat

Tanggung jawab tim:

1. Melakukan analisis
2. Menyusun rekomendasi perbaikan
3. Melaksanakan perbaikan prosedur ( apabila ternyata ada kesalahan/kekurangan)

Proses yang diteliti melibatkan unit-unit atau petugas kesehatan dari disiplin keilmuan, yaitu:

1.Tim Mutu Puskesmas

2. Tim K3
3. Tenaga Medis Puskesmas
4. Tenaga Medis poli Pendaftaran
5.Unit Sarana dan Prasarana Puskesmas
6.Unit terkait

Anggota tim FMEA mewakili unit-unit/disiplin keilmuan:

1.Tim Mutu Puskesmas

2. Tim K3
2. Tenaga Medis Puskesmas
3. Tenaga Medis poli Pendaftaran
4.Unit Sarana dan Prasarana Puskesmas
5.Unit terkait
Worksheet 1. FMEA team (continued)

Anggota tim meliputi

1. Individu yang terkait langsung dengan proses
2. Individu yang kritikal diperlukan untuk penerapan perubahan
3. Pimpinan yang berpengetahuan, dihargai dan kredibel
4. Individu yang mempunyai kewenangan pengambilan keputusan
5. Individu dengan pengetahuan luas
 Pimpinan tim adalah ketua Tim Mutu
 Fasilitator tim adalah Ketua Tim Audit Internal
 Narasumber proses adalah: Koordinator poli Pendaftaran

Batas waktu penyelesaian FMEA 4 hari

Hasil akan dikomunikasikan

Kepada Kepala Puskesmas Langsa Barat dan semua unit pelayanan terkait ,
pelaporan di sampaikan seminggu setelah dilakukan FMEA
Worksheet 2. Flow diagram alur pelayanan poli Pendaftaran

Sop Pendaftaran
Langkah 1: Identifikasi Proses

1. Pasien diberi nomor antrian oleh petugas Informasi

2. Pasien menunggu di depan ruang pendaftaran
3. Petugas memanggil sesuai nomor antrian
4. Petugas mengambil buku rekam medis pasien. Jika pasien baru membuat buku rekam medis dan kartu
indeks berobat
5. Petugas mencatat identitas pasien di buku rekam medis pasien
6. Petugas melakukan pencatatan identitas pasien dibuku laporan
7. Petugas mempersilahkan pasien menunggu didepan poli yang dituju
8. Petugas mengantarkan buku rekam medis kepoli yang dituju/ memberi rekam medis ke pasien dan
mengarahkan pasien ke poli yang di tuju.
9. Petugas memanggil nomor antrian berikutnya.

DIAGRAM ALUR PELAYANAN :

Gambar Alur Proses Yang Akan di Analisis:

2.Pasien menunggu di 3.Petugas memanggil sesuai

Pasien diberi nomor antrian nomor antrian
oleh petugas Informasi depan ruang
pendaftaran

4. Petugas mengambil buku

rekam medis pasien.

7.Petugas 6. Petugas melakukan 5. Petugas mencatat identitas

mempersilahkan pasien pencatatan identitas pasien di buku rekam medis
menunggu didepan poli pasien dibuku laporan pasien
yang dituju

8.Petugas mengantarkan 9.Petugas memanggil

buku rekam medis nomor antrian
kepoli yang dituju/ berikutnya.
memberi rekam medis
ke pasien dan
mengarahkan pasien ke
poli yang di tuju
 -Pemanggilan pasien Daftar tilik sop
lebih lama/ berulang Sosialisasi SOP untuk di
-pasien mengambil pendaftaran ke monitoring
pasien mengambil Pasien mengambil nomor Saat di panggil
1 nomor antrian baru 3 3 6 54 pengunjung oleh
nomor antrian antrian lalu pulang pasien tidak ada
jika nomor antrian petugas
sudah terlewat saat pendaftaran
di panggil petugas
Sosialisasi SOP
Pasien menunggu di -Pasien menunggu bukan di - Pemanggilan pasien
Saat di panggil pendaftaran ke
depan ruang depan ruang pendaftaran. lebih lama/ berulang
2. pendaftaran pasien tidak 3 5 4 60 pengunjung oleh
-pasien langsung menunggu -waktu antrian lebih
mendengar petugas
di poli yang di tuju lama
pendaftaran
Petugas informasi
- pasien tersebut
harus selalu
tidak di panggil oleh
- pasien menyimpan mengingatkan
Petugas petugas pendaftaran
-Petugas memanggil tidak nomor antrian tanpa pasien setelah
memanggil sesuai -pasien marah
3. sesuai nomor urutan memberi nomor 3 2 3 18 pemberian nomor
nomor antrian karena tidak di
antrian ke loket antrian agar
panggil nomor
pendaftaran langsung
antriannya
memberikan ke
ruang pendataran .
Sosialisasi sop
rekam medis ke
Pasien yang di
petugas rekam
Petugas mengambil panggil tidak ada
- petugas salah mengambil - petugas kurang medis oleh mutu
4. buku rekam medis karena rekam medis 5 2 2 20
rekam medis teliti klinis.
pasien. yang di ambil salah
Permintaan tenaga
ahli rekam medis
ke dinkes.
- Petugas
-Saat dokter atau
tidak teliti
petugas poli
Petugas mencatat - Petugas Mutu klinis
Petugas salah mencatat mencocokan
identitas pasien di kurang detail mengontrol tiap
5. identitas pasien yang akan identitas pasien akan 5 6 1 30
buku rekam medis menanyakan bulan melalui
berobat terjadi
pasien ke pasien sensus harian
ketidaksamaan data
tentang
pasien
identitas nya
 - Petugas
Petugas melakukan Petugas salah mencatat tidak teliti Pencatatan di buku Menegur petugas
6. pencatatan identitas identitas pasien yang akan Petugas kurang detail pendaftaran tidak 5 2 4 40 pendaftaran agar
pasien dibuku laporan berobat melihat rekam medis akurat lebih teliti
pasien
-saat di panggil Edukasi petugas
petugas poli pendaftaran oleh
Petugas -Petugas tidak
- Pasien tidak pergi pelayanan, pasien mutu klinis untuk
mempersilahkan mengarahkan pasien
menunggu di poli tersebut tidak ada. selalu
7. pasien menunggu -pasien tidak tahu 4 5 4 80
yang di tuju -pemanggilan mengarahkan
didepan poli yang poli yang di tuju
dituju berulang ulang pasien jika pasien
berada dimana
-waktu tunggu tidak tau poli yang
pasien lebih lama di tuju
Petugas petugas poli
mengantarkan buku -Salah mencatat pelayanan harus
- Petugas tidak Monitoring
rekam medis kepoli identitas mengantarkan
mengantarkan rekam langsung oleh
8. yang dituju/ pasien( umur pasien, kembali ke poli yang 5 2 2 20
medis ke poli yang di mutu klinis melalui
memberi rekam pasien hamil ) sebenar nya
medis tuju survey harian.
-pelayanan jadi lebih
lama
Petugas memanggil -Pasien marah
- Petugas memanggil
nomor antrian karena nomornya
9. nomor antrian yang -Petugas kurang teliti 2 2 2 8
berikutnya. tidak di panggil
salah
Langkah 3 : Menghitung “Cut Point” berdasarkan Diagram Pareto dalam rangka
menentukan skala prioritas pemecahan masalah

Tabel 2. Cut Point kegagalan Pelayanan Pendaftaran

EFEK KEGAGALAN PRESENTASE

NO RPN KOMULATIF
TERHADAP PASIEN KOMULATIF
1 Pasien harus di suntik ulang 480 480 36 %
Pengulangan pengambilan
2 sampel 210 690 51 %
Pasien menunggu proses
3 konfirmasi administrasi 196 886 66 %
Pasien tidak mengetahui
kondisi terkait hasil
pemeriksaan
4 laboratoriumnya 180 1066 79 %
Waktu konsultasi dokter
5 menjadi kurang efektif 147 1213 90 %
6 Salah diagnosisi dan terapi 70 1283 96 %
Hasil pemeriksaan
7 laboratorium salah 56 1339 100 %

Tabel 2 menggambarkan rumus Pareto yang artinya ,apabila kegagalan dengan nilai presentase komulatif 80%
atau mendekati (dalam hal ini 79 %) dapat terpecahkan, maka otomatis semuanya akan terselesaikan.
Langkah 4: Menentukan solusi dan indikator keberhasilan, berdasarkan prioritas pemecahan masalah

Tabel 3. Solusi dan indicator keberhasilan

APA YANG EFEK KEGAGALAN INDIKATOR WAKTU

NO PROSES/LANGKAH PENYEBAB KEGAGALAN SOLUSI
MUNGKIN GAGAL TERHADAP PASIEN KEBERHASILAN EVALUASI

KIE mengenai pentingnya

Pasien tidak 100 % pasien
Penyerahan hasil Pasien merasa hanya konsultasi dengan dokter
Pasien langsung mengetahui hal hal melakukan konsultasi
pemeriksaan ingin chek up dan tidak dan supaya data hasil
1 pulang setelah yang berkaitan ke dokter paska Setiap 3 bulan
Laboratorium kepada perlu berkonsultasi pemeriksaan laboratorium
menerima hasil dengan hasil pemeriksaan
pasien dengan dokter dapat tercatat di rekam
pemeriksaannya laboratorium
medis
Pasien harus
Blanko
Tenaga medis kurang menunggu proses Adanya cross cek oleh 100 % data pasien
permohonan
Permohonan teliti dalam konfirmasi dari kasir paramedis mengenai tertulis lengkap dalam
pemeriksaan Setiap bulan
2 pemeriksaan melengkapai formulir ke tenaga medis kelengkapan data di blanko blanko permintaan
laboratorium tidak
laboratorium pemeriksaan pemberi formulir permintaan pemeriksaan pemeriksaan
terisi lengkap,
laboratorium pemeriksaan laboratorium laboratorium
misal jenis jamkes
laboratorium
Pasien dengan
Adanya mekanisme
nama yang sama Petugas tidak sempat
pencocokan identitas pasien Tidak terdapat (0%)
dapat tertukar melakukan cross cek, Pasien harus di ulang
Pencocokan identitas dengan kartu tanda berobat kejadian salah identitas
3. pada saat pemanggilan secara pengambilan sample Setiap bulan
pasien sebelum dilakukan pada saat penambilan
pengambilan lisan hanya berdasarkan pemeriksaannya
pengambilan sampel sampel darah
sample nama
pemeriksaan
pemeriksaan
Angka kejadian
Darah vena tidak Peningkatan ketrampilan
pengulangan
dapat terambil Kurangnya ketelitian dan update petugas
Pengambilan sampel Pasien harus di suntik penyuntikan ulang
4 sesuai volume dan ketrampilan mengenai teknik teknik Setiap bulan
darah vena ulang untuk memperoleh
darah yang petugas pengambilan sampel darah
sampel darah vena
dibutuhkan vena
naksimal 5 % tiap bulan
Langkah 5 : Penyusunan alur baru sesuai solusi yang telah ditetapkan
 PROSEDUR PELAYANAN
1. Petugas menerima formulir permohonan pemeriksaan laboratorium
2. Crosssek kelengkapan formulir permohonan pemeriksaan laboratorium oleh paramedis
3. Petugas mencocokkan identitas pasien.
4. Cross cek identitas pasien dengan kartu tanda berobat yang dimiliki
5. Petugas menyiapkan alat-alat dan bahan pemeriksaan sesuai jenis pemeriksaan yang diminta.
6. Petugas mengambil spesimen untuk pemeriksaan ;
a. Untuk pemeriksaan darah, Petugas mengambil spesimen
b. Untuk pemeriksaan urine , Petugas menyuruh pasien untuk buang air kecil ditampung dalam pot yang diberikan Petugas .
c. Untuk pemeriksaan dahak, Petugas meminta pasien untuk mengeluarkan dahaknya.
d. Untuk pemeriksaan faeces, Petugas memberikan alat swap untuk mengambil tinja pasien.
7.Petugas mengecek kondisi alat (kalibrasi)
8.Petugas melakukan pemeriksaan spesimen sesuai permohonan.
9.Petugas mencatat hasil pemeriksaan pada buku register dan bangko hasil pemeriksaan dengan tulisan yang jelas atau print out hasil pemeriksaan
langsung dari alat
10.Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien.
11. Petugas memberikan KIE pentingnya konsultasi kepada dokter mengenai hasil pemeriksaan laboratoriumnya

ALUR PELAYANAN
Permohonan pemeriksaan
laboratorium dan kwitansi
pembayaran

Paramedis mengembalikan
Tidak
lengkap
formulir permohonan
laboratorium kepada dokter
Crosscek pemberi formulir
kelengkapan
permohonan
laboratorium
Lengkap

Petugas laboratorium
mencocokkan identitas
pasien
Petugas meminta
pasien yang
Tidak tertulis di formulir
sesuai yang melakukan
Petugas laboratorium
melakukan crosscek pemeriksaan
identitas pasien dengan
kartu tanda berobat
Sesuai

Petugas mengambil
spesiemen sesuai Petugas memeriksa
Pemeriksaan spesimen
permintaan kondisi / kalibrasi alat

Pencatatan / print out

hasil pemeriksaan

KIE kepada pasien Penyerahan hasil

mengenai pentingnya pemeriksaan ke pasien
konsultasi ke dokter
Langkah 6 : Evaluasi dari solusi yang kita desain untuk pemecahan masalah

APA YANG PENYEBAB EFEK KEGAGALAN

NO PROSES/LANGKAH SV OCC DT RPN KETERANGAN
MUNGKIN GAGAL KEGAGALAN TERHADAP PASIEN
1 KIE mengenai pentingnya Pemahaman dari Kemampuan petugas Pasien tidak mendapatkan 4 4 3 48
konsultasi dengan dokter pasien menganai KIE dalam memberikan KIE penjelasan dari dokter
dan supaya data hasil yang diberikan oleh kurang
pemeriksaan laboratorium petugas
dapat tercatat di rekam Terjadi penurunan nilai RPN
medis

2 Adanya cross cek oleh Proses cross cek Kurangnya jumlah Pasien menunggu proses 5 4 2 40
paramedis mengenai tidak rutin dilakukan petugas atau adanya konfirmasi data Terjadi penurunan nilai RPN
kelengkapan data di tugas luar dari instansi
blanko permintaan sehingga jumlah
pemeriksaan laboratorium petugas berkurang

3 Adanya mekanisme Proses pencocokan Keterbatasan waktu Salah identitas dan salah 7 2 2 28
pencocokan identitas tidak dilakukan petugas jenis pemeriksaan Terjadi penurunan nilai RPN
pasien dengan kartu tanda dengan detail laboatorium yang
berobat sebelum diinginkan
dilakukan pengambilan
sampel pemeriksaan

4 Peningkatan ketrampilan Tidak semua Keterbatasan dana dan Proses penyuntikan untuk 7 4 2 56
dan update petugas petugas menerima SDM pengganti saat pengambilan sampel Terjadi penurunan nilai RPN
mengenai teknik teknik diklat yang optimal proses diklat darah vena dapat diulang
pengambilan sampel beberapa kali
darah vena