PENGONTROLAN DOKUMEN

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

LABKESMAS
BINA MEDIKA
Ditetapkan oleh :
INSTRUKSI Tanggal Terbit Direktur Laboratorium Kesehatan Masyarakat
KERJA Bina Medika
( IK )

( Luh Made Purani )

Pengertian Pengontrolan Dokumen adalah Serangkaian proses pengkajian atau

pemantauan terhadap masa kedaluwarsa atau kelayakan sebuah
dokumen atau prosedur.

Tujuan Agar semua dokumen mutu, Standar Operasional Prosedur (SOP),

Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, dan
semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu
diketahui oleh seluruh unit kerja di laboratorium sehingga proses
kerja rutin terlaksana dengan efektif, konsisten dan aman.
Alat dan Bahan
1. Stempel
2. ATK
3. Dokumen pengiriman

Prosedur 1. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen

yang direvisi harus diajukan oleh Manajer Teknis, Manager
Administrasi yang dikendalikan oleh Manajer Mutu dan
disetujui oleh Direktur. Setelah diterapkan di semua bidang,
dikaji ulang oleh Manajer Mutu kemudian ditanda-tangani pada
kolom yang disiapkan.
 PROSEDUR SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

LAB KESMAS
BINA MEDIKA
2. Manajer Administrasi menerbitkan dokumen dan staf
administrasi menggandakan dokumen.
3. Pendistribusian dokumen dilakukan oleh Manajer Administrasi
dan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar
Perubahan Dokumen.
4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti
dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu
menyimpannya dengan memberi stempel KADALUARSA
terlebih dahulu.
5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan baik analis
maupun petugas sampling, ditinjau untuk disetujui oleh
penyelia. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain,
dokumen tersebut harus dikaji oleh Manajer Teknis, bila perlu
dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai
kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai,
Manajer Mutu mengusulkan pengesahan dokumen tersebut
dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI.
6. Dokumen level I dan level II diajukan oleh Manajer Teknis,
dibuat oleh Manajer Mutu dan sebelum diterbitkan harus
disetujui Direktur. Dokumen Level I ialah Panduan Mutu.
Dokumen Level II ialah Dokumen Standar Operasional Prosedur
(SOP) dan Instruksi Kerja.
7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat
dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal
penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus
dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.
 PENGENDALIAN DOKUMEN
LABKESMAS BINA MEDIKA

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

LABKESMAS
BINA MEDIKA

8. Masing-masing penyelia harus memberi identitas sebagai

berikut:
a. Judul/Nama
b. Nomor
c. Tanggal penerbitan
d. Persetujuan yang berwenang
e. Status perubahan (Revisi)
9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan
tanda DOKUMEN KADALUARSA.
10. Masing-masing penyelia harus mengendalikan data dengan
cara sebagai berikut:
 Peta lokasi file dokumen (site map)
 Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing
bidang.
 Pada Tabel Daftar Induk Catatan Mutu Terlampir
11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk
identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan
dokumen yang tidak digunakan lagi. Dokumen harus diterbitkan
kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait
diperbarui.
12. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali
Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan
penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta
berwarna. Jika Dokumen Terkendali di fotokopi maka
dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak
 PROSEDUR SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

LAB KESMAS
BINA MEDIKA
Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotokopi) dari
dokumen terkendali tidak diijinkan.
13. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan dengan masing-
masing penyelia harus menyimpan daftar distribusi dokumen
yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh
Manajer Teknis.
14. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing penyelia
harus memberi identitas sebagai berikut:
 Judul/Nama
 Nomor
 Tanggal penerbitan
 Persetujuan yang berwenang
 Status perubahan (Revisi)
15. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk
identifikasi revisi Rekaman terbaru guna mencegah penggunaan
Rekaman yang tidak digunakan lagi. Tiap enam bulan sekali
Manajer Mutu melakukan tinjauan rekaman/ catatan kadaluarsa
pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya.
Apabila ditemukan rekaman/ catatan kadaluarsa Manajer Mutu
melakukan pemusnahan sesuai dengan metode pemusnahannya.
 PENGENDALIAN DOKUMEN
LABKESMAS BINA MEDIKA

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

LABKESMAS
BINA MEDIKA

PROSES /ALUR :

Usulan Dokumen /Revisi

Dokumen

Pembahasan

Draf akhir

Identifiksi Dokumen:
1.Pemberian Dokumen
2.Pemberian status dokumen

Persetujuan &
pengesahan

Pendistribusian

Penyimpanan &
pemusnahan

Revisi

Selesai
 PROSEDUR SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

LAB KESMAS
BINA MEDIKA
 PENGENDALIAN DOKUMEN
LABKESMAS BINA MEDIKA

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

LABKESMAS
BINA MEDIKA