KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Tanpa
pertolongan-Nya tentunya kami tidak akan sanggup untuk menyelesaikan makalah
ini dengan baik. Shalawat serta salam semoga terlimpah curahkan kepada baginda
tercinta kita yaitu Nabi Muhammad SAW yang kita nanti-natikan syafa’atnya di
akhirat nanti.
Penulis mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat
sehat-Nya, baik itu berupa sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga penulis
mampu untuk menyelesaikan pembuatan makalah sebagai tugas akhir dari mata
kuliah Audit Sistem Informasi dengan judul “Audit Siklus Pengeluaran”.
Penulis tentu menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna
dan masih banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu,
penulis mengharapkan kritik serta saran dari pembaca untuk makalah ini, supaya
makalah ini nantinya dapat menjadi makalah yang lebih baik lagi. Kemudian
apabila terdapat banyak kesalahan pada makalah ini penulis mohon maaf yang
sebesar-besarnya.
Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak khususnya
kepada guru Bahasa Indonesia kami yang telah membimbing dalam menulis
makalah ini.
Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat. Terima kasih.

Bandung, 16 Oktober 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................................... i

DAFTAR ISI....................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ..................................................................................................... 1
1.3 Tujuan ....................................................................................................................... 2
BAB II KAJIAN PUSTAKA .............................................................................................. 3
2.1 Gambaran Teknologi Siklus Pengeluaran ................................................................. 3
2.1.1 Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas Menggunakan Teknologi ................ 3
2.1.2 Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas ........................................ 8
2.1.3 Gambaran Umum Prosedur Penggajian ........................................................... 12
2.2 Tujuan Audit, Pengendalian, dan Uji Pengendalian Siklus Pengeluaran ................ 15
2.2.1 Pengendalian Input........................................................................................... 15
2.2.2 Proses Kontrol .................................................................................................. 21
2.2.3 Kontrol Output ................................................................................................. 27
2.3 Uji Substantif dari Akun Siklus Pengeluaran ......................................................... 29
2.3.1 Risiko Siklus Pengeluaran Dan Masalah Audit ............................................... 29
2.3.2 Memahami Data ............................................................................................... 30
2.3.3 Menguji Ketepatan dan Kelengkapan Pernyataan ........................................... 34
2.3.4 Meninjau Voucher Pengeluaran Untuk Tren dan Pengecualian Yang Tidak
Biasa.......................................................................................................................... 36
2.3.5 Pengujian Asersi Kelengkapan, Keberadaan, Serta Hak dan Kewajiban......... 39
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................... 43
3.1 Kesimpulan ............................................................................................................. 43
3.2 Saran ....................................................................................................................... 43
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 44

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian
serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah
untuk memimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan,
perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan peruvalidaan. Aktivitas-
aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar
yang dijalankan dalam siklus pendapatan.
Seluruh aktivitas pengeluaran yang bergantung pada database terintegrasi
yang berisi informasi mengenai pemasok, persediaan, dan aktivitas pembelian
memiliki beberapa ancaman. Salah satu cara untuk menanggulangi ancaman atas
data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan pengendalian
integritas pemrosesan data.
Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia,
mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada
pemakai. Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan
dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para
pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain
yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Untuk mengatasi adanya
kesalahan dan penyimpangan dalam penyimpangan dalam perhitungan dan
pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan
pengupahan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa saja tugas utama siklus pengeluaran dalam tekonologi di tingkat yang
berbeda?
2. Apa saja sasaran audit terkait pada siklus pengeluaran?
3. Bagaimana pengendalian siklus pengeluaran yang terdapat pada teknologi?
4. Bagaimana hubungan siklus pengeluaran dengan sasaran audit,
pengendalian, dan pengujian pengendalian?
5. Bagaimana prosedur pengujian substantive alami dalam mencapai sasaran
audit siklus pengeluaran?
6. Apa saja fitur dan fungsi ACL yang digunakan dalam pengujian substantif?

1
1.3 Tujuan
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan:
1. Mengerti tugas-tugas utama yang termasuk dengan siklus pengeluaran pada
tingkat teknologi yang berbeda.
2. Mengerti sasaran-sasaran audit terkait pada siklus pengeluaran.
3. Mengetahui pengendalian persoalan siklus pengeluaran terkait dengan
teknologi alternatif.
4. Mengenal hubungan antara siklus pengeluaran dengan sasaran audit,
pengendalian, dan pengujian pengendalian.
5. Mengerti pengujian substantif alami dalam mencapai sasaran audit siklus
pengeluaran.
6. Mengenal fitur-fitur dan fungsi-fungsi ACL yang digunakan untuk
menampilkan pengujian substantif.

2
 BAB II
KAJIAN PUSTAKA

2.1 Gambaran Teknologi Siklus Pengeluaran

Bagian ini memeriksa teknologi informasi alternatif yang digunakan dalam
siklus pengeluaran. Yang pertama adalah sistem pembelian dank as yang mengelola
proses tumpukan dan menggunakan berkas berurutan untuk merekam pencatatan
akuntansi. Tipe sistem ini merupakan sebuah sistem jejak/peninggalan awal.
Pendekatan ini mencirikan masa kepemilikan data pada suatu berkas yang
dirancang secara khusus untuk pengguna tunggal. Pembagian data hamper tidak
mungkin dalam pengaturan ini dan menghasilkan banyak data berlebih dan data
using. Kedua, kita mengulas firut opreasional pada sebuah sistem modern yang
mengelola proses real-time dan menggunakan akses langsung berkas atau basis
data. Contoh terakhir meggambarkan sebuat sistem penggajian modern yang
menggunakan proses real-time dan teknologi basis data.
Anda harus mengenali bahwa pembatasan ruang melarang mengulas
keseluruhan kemungkinan susunan proses teknologi, teknik-teknik, dan struktur
berkas. Tujuannya, sebagai gantinya, untuk menjelaskan contoh-contoh pendekatan
yang berbeda secara mendasar yang biasanya ditemukan dalam praktik dan
memeriksa implikasi control dan auditnya.
2.1.1 Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas Menggunakan Teknologi
Proses Penumpukan (Batching Processing Technology)

Terdapat banyak fungsi manual dalam sistem penumpukan (batch) yang

ditampilkan dalam Gambar 10-1 memiliki kesamaaan yang ditemukan dalam
sistem manual. Perbedaan prinsipnya adalah bahwa tugas akuntansi rutin
diotomatisasi. Bagian berikut menjelaskan urutan peristiwa seperti yang terjadi
dalam sistem ini.
Departemen Pengolahan Data: Langkah 1
Proses pembelian dimulai pada departemen pengolahan data, dimana fungsi
pengendalian persediaan dikerjakan. Siklus pendapatan (dalam firma ritel) atau
siklus pengubahan (dalam firma manufaktur) sebenarnya memulai aktivitas ini.
ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam
produksi, sistem menentukan bila barang yang berdampak dalam berkas pembantu
persediaan sudah dijatuh pada poin penyusunan ulang. Jika begitu, sebuah
pedokumen diciptakan pada berkas daftar permintaan terbuka. Setiap pedokumen
pada berkas daftar permintaan terbuka mendefinisikan barang persediaan terpivalid
yang harus diisi ulang. Pedokumen mengandung nomor barang persediaan,

3
deskripsi barang, kuantitas yang dipesan, harga unit standar, dan nomor pemasok
dari pemasok utama. Informasi dibutuhkan untuk membuat dokumen permintaan
yang dipilih dari catatan harian persediaan. Catatan harian persediaan kemudian
ditnadai “dalam pesanan” untuk mencegah barang dipesan ulang sebelum barang
tersebut tiba.
Pada akhir hari, sistem menyusun berkas daftar permintaan terbuka
berdasrkan nomor pemasok dan mengalikan barang secara keseluruhan dari
pemasok yang sama ke dalam satu daftar permintaan. Selanjutnya, pemasok
mengirim surat infromasi yang diterima dari berkas pemasok sesuai untuk membuat
dokumen daftar permintaan pembelian. Salinan dokumen dikirimkan dengan
prosedur manual pada departemen pembelian dan departemen hutang uvalida.
Departemen pembelian. Setelah menerima daftar permintaan pembelian,
departemen pembelian menyiapkan lima-bagian pesanan pembelian. Salinan
diberikan ke pemasok, hutang uvalida, penerima barang, pengolah data, dan
diarsipkan di departemen pembelian.
Sistem dalam gambar 10-1 mengelola prosedur manual untuk
mengendalikan proses pesanan. Program kompoter mengidentifikasi persyaratan
dan persiapan permintaan pembelian tradisional, dengan demikian mengizinkan
agen pembelian untuk memeriksa transaksi pembelian sebelum order dibuat.
Beberapa firma menggunakan teknik ini untuk mengurangi risiko pembuatan
pesanan yang tidak perlu ke pemasok ketika computer yang bertugas mengalami
kegagalan. Bagaimanapun, seperti intervensi manual membuat keterlambatan
dalam proses pemesanan. Jika pengendalian computer mampu berada untuk
mencegah atau mendeteksi kegagalan pembelian, maka prosedur pemesanan yang
lebih efisien dapat diterapkan.

4
5
 Sebelum dilanjutkan dengan contoh, kami akan membahas pendekatan
alternatif untuk otorisasi dan pemesanan persediaan. Gambar 10-2
mengilustrasikan tiga metode yang berbeda. Pada alternatif kesatu, sistem
menjalankan prosedur seperti yang digambarkan pada Gambar 10-1 satu langkah
lebih maju. Sistem ini mempersiapkan dan mengirimkan dokumen pesanan
penjualan untuk dicek kembali dan ditandatangan. Kemudian agen pembelian
mengirimkan surat pesanan pembelian yang sudah disetujui ke pemasok dan
mengirimkan salinannya ke bagian-bagian internal.

6
 Sistem yang ditunjukkan pada alternatif kedua mempercepat sistem proses
pemesanan dengan mendistribusi pesanan pembelian langsung ke pemasok dan
pengguna internal, sehingga melewati departemen pembelian. Sistem ini membuat
sebuah daftar transaksi pemesanan barang untuk ulasan agen pembelian.
Alternatif ketiga menggambarkan sistem rekayasa ulang yang
menggunakan penukaran data elektronik (electronic data interchange) atau EDI.
Metode ini tidak membuat dokumen fisik (surat pesanan pembelian atau pesanan
penjualan). Sebagai gantinya, sistem computer menghubungkan pembelian dan
penjualan peruvalidaan melalui sebuah tautan atau jalur telekomunikasi. Pembeli
dan penjual terbagi dalam pengaturan mitra dagang yang mana seluruh proses
pemesanan secara otomatis dan leluasa dari gangguan manusia.
Dari ketiga alternatif tadi, otorisasi dan langkah-langkah pemesanan yang
ada dalam proses dikonsolidasi dan dikerjakan oleh sistem computer. Dokumen
dokumen daftar permintaan pembelian mungkin berada pada kaset magnetic atau
kaset pita untuk menyediakan jejak audit.
Departemen Pengolah Data: langkah 2
Kembali ke Gambar 10-1, pesanan pembelian digunakan untuk membuat
dokumenan pesanan pembelian terbuka dan untuk mengirim dokumen yang sesuai
pada berkas daftar permintaan pembelian terbuka ke berkas daftar permintaan
pembelian tertutup.
Departemen Penerimaan
Ketika barang sampai dari pemasok, petugas penerimaan mempersiapkan laporan
penerimaan. Salinannya dikirimkan ke bagian pembelian, hutang uvalida, dan
pengolah data.
Departemen Pengolah Data: Langkah 3
Departemen pengolah data menjalankan pekerjaan tumpukan (langkah 3)
yang memperbarui berkas persediaan rutin dari laporan penerimaan dan untuk
menghapus tanda “Dalam Pemesanan” di dokumen persediaan. Sistem
mengkalkulasi total tumpukan dari penerimaan persediaan untuk memperbarui
prosedur buku besar dan kemudian menutup dokumen yang sesuai pada berkas
pesanan pembelian terbuka ke berkas pesanan pembelian tertutup.
Hutang Uvalida. Ketika petugas hutang uvalida menerima faktur dari pemasok, ia
merekonsiliasinya dengan dokumen pendukung yang sebelumnya disimpan dalam
berkas hutang uvalida yang tertunda. Petugas kemudian menyiapkan tanda
hutang/bon, menyimpannya pada berkas tanda hutang terbuka/bon terbuka, dan
mengirimkan salinan tanda hutang/bon ke pengolah data.

7
Departemen Pengolah Data: Langkah 4
Sebuah program bertumpuk mengevalidkan dokumen tanda hutang/bon
melalui berkas pemasok, menambahkannya pada daftar tanda hutang/bon (atau
berkas hutang uvalida rutin terbuka), dan mempersiapkan total tumpukan untuk
dicatat ke akun pengendalian hutang uvalida pada buku besar.
Pengeluaran kas: departemen pengolah data. Setiap hari, sistem memindai
tanggal jatuh tempo pada daftar tanda hutang/bon untuk barang yang jatuh tempo.
Cek dicetak untuk barang yang jatuh tempo, dan setiap cek dicatat dalam daftar cek
(jurnal pengeluaran kas). Nomor cek dicatat dalam daftar tanda hutang/bon untuk
menutup tanda hutang/bon dan mengirimnya ke berkas hutang uvalida ditutup.
Cek-cek tersebut, bersama dengan daftar transaksi, dikirim ke departemen
pengeluaran kas. Di akhir, total tumpukan hutang ditutup dan pengeluaran kas
disiapkan untuk prosedur pembaruan buku besar.
Pada akhir hari, total tumpukan hutang uvalida terbuka (belum dibayar) dan
akun ditutup (sudah dibayar), penambahan persediaan, dan pengeluaran kas dicatat
ke pengendali hutang uvalida, pengendali persediaan, dan akun kas dalam buku
besar. Total hutang uvalida uang ditutup dan pengeluaran kas harus imbang.
Pengeluaran Kas: Departemen Pengeluaran Kas
Petugas pengeluaran kas merekonsiliasi cek dengan daftar transaksi dan
mengirimkan cek yang dinegosiasikan ke manajemen untuk ditandatangani. Cek-
cek tersebut kemudian dikirimkan ke para pemasok. Setiap satu salinan cek
dikirimkan ke hutang uvalida, dan salinan lainnya diarsipkan dalam pengeluaran
kas bersama dengan daftar transaksi.
Pengeluaran kas: hutang uvalida. Setelah menerima salinan cek, petugas hutang
uvalida mencocokkannya dengan tanda hutang/bon terbuka dan memindahkan
tanda hutang/bon ke berkas tanda hutang/bon ditutup. Proses siklus pengeluaran
disimpulkan dengan langkah ini.
2.1.2 Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas
Sistem otomatis yang baru saja dijelaskan hanya mereplikasi beberapa
prosedur dalam sistem manual. Secara khusus, tugas hutang uvalida merekonsiliasi
dokumen pendukung dengan faktur pemasok mahal dan membutuhkan pegawai
yang teliti. Contoh berikut menunjukkan bagaimana rekayasa ulang pada proses ini
dapat membuat penghematan yang besar.
Peruvalidaan Kendaraan Ford mempekerjakan lebih dari 500 pegawai di
departemen hutang uvalida Amerika Utara. Analisis fungsi menunjukkan bahwa
bagian terbesar waktu pegawai hutang uvalida Ford dikhususkan untuk

8
merekonsiliasi perbedaan antara faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan
pembelian. Langkah pertama dalam menyelesaikan masalah ini adalah membawa
suatu perubahan yang sangat penting dalam lingkunan bisnis. Ford memulai
perjanjian mitra dagang dengan pemasok yang mana mereka menyetujui pengajuan
persyaratan dagang seperti harga, jumlah kuantitas yang dikirimkan, diskon, dan
waktu tunggu. Dengan semua sumber ini perbedaan dihapuskan, Ford merekayasa
ulang arus kerja untuk mengambil keuntungan pada lingkungan barunya. Bagan
arus pada Gambar 10-3 menggambarkan fitur utama dari sebuah sistem rekayasa
ulang.

Pengolah Data
Berikut tugas-tugas yang secara otomatis dikerjakan:
1. Berkas persediaan dicari untuk barang-barang yang sudah dimasukkan ke
titik pemesanan ulang.
2. Sebuah pencatatan dimasukkan ke dalam berkas permintaan pembelian
untuk setiap barang diisi ulang.
3. Daftar permintaan kemudian dikonsolidasikan sesuai dengan nomor
pemasok.
4. Informasi pengiriman surat ke pemasok diambil dari berkas pemasok valid.

9
 5. Pesanan pembelian disiapkan dan dikirim ke pemasok. Pintasnya, hal ini
dapat disebarkan menggunakan teknologi EDI.
6. Sebuah catatan dari setiap transaksi ditambahkan ke berkas pesanan
pembelian terbuka.
7. Sebuah daftar transaksi pesanan pembelian dikirimkan ke departemen
pembelian untuk diperiksa.
Departemen Penerimaan
Ketika barang sampai, petugas penerimaan mengakses berkas pesanan pembelian
terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang
diambil dari kertas pembungkus. Layar penerimaan, seperti yang diilustrasikan
pada Gambar 10-4, kemudian meminta petugas untuk memasukkan jumlah
kuantitas yang diterima untuk setiap barang pada pesanan pembelian.

Pengolah Data
Tugas-tugas berikut dikerjakan secara otomatis dengan sistem, sebagai berikut:
1. Kuantitas barang yang diterima dicocokkan dengan catatan pesanan
pembelian terbuka, dan nilai “Y” disimpan dalam area logis untuk
menunjukkan penerimaan persediaan.
2. Sebuah catatan ditambahkan pada berkas laporan penerimaan.
3. Catatan rutin persediaan diperbarui untuk menunjukkan barang persediaan
yang diterima.
4. Akun pengendali persediaan diperbarui di buku besar.
5. Dokumen yang ada di berkas pesanan pembelian terbuka dihapus dan
ditambahkan ke berkas hutang usaha terbuka, dan pembayaran yang telah
jatuh tempo diterbitkan.
Setiap harinya, bagan jatuh tempo di rekaman hutang usaha di periksa untuk
barang-barang jatuh tempo untuk dilunasi. Prosedur berikut dikerjakan untuk hal-
hal terpilih:

10
 1. Cek dicetak, ditandatangan, dan didistribusi ke ruang surat untuk dikirim ke
pemasok. EDI pemasok menerima pembayaran secara elektronik.
2. Pembayaran dicatat dalam berkas daftar cek.
3. Barang yang sudah lunas dipindahkan dari berkas hutang usaha terbuka ke
berkas hutang usaha ditutup.
4. Akun kas dan akun hutang usaha di perbarui di buku besar.
5. Laporan terinci atas transaksi diteruskan via terminal ke akun hutang usaha
dan departemen pengeluaran kas untuk manajemen pemeriksaan dan
pengarsipan.
Sejak informasi keuangan tenteang pembelian diketahui dalam kelanjutan atas
kesepakatan mitra dagang, faktur pemasok tidak menyediakan informasi kritis
yang tidak bisa diperoleh dari laporan penerimaan. Dengan mengeliminasi sumber
potensial perbedaan, Ford mampu mengeliminasi tugas merekonsiliasi faktur
pemasok dengan dokumen pendukung untuk transaksi pembelian mayoritas.
Sebagai hasil usaha rekayasa ulang ini, perusahaan mampu mengurangi pegawai
hutang usaha dari 500 menjadi 125.
Implikasi Pengendalian
Perbedaan antara sistem otomatis dengan yang direkayasa ulang :
Sistem Otomatis
▪ Perbaikan pengendalian persediaan
Kebutuhan persediaan dideteksi langsung ketika muncul dan diproses
secara otomatis. Hasilnya, risiko akumulasi persediaan dalam jumlah berlebihan
atau kekurangan persediaan dapat dikurangi.

▪ Manajemen kas yang lebih baik

Sistem sejenis ini mendukung adanya manajemen kas yang efektif melalui
pemindahan file voucher setiap harinya untuk barang yang harus dibayar, sehingga
dapat menghindarkan adanya pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh
tempo.
▪ Berkurangnya waktu jeda
Karena adanya waktu jeda ini, bagian penjualan tidak akan mengetahui
status persediaan terkini, dan penjualan dapat hilang.
▪ Manajemen waktu pembelian yang lebih baik
Hal ini dilakukan dengan membebaskan bagian pembeelian dari pekerjaan
rutin, perhatian akan dapat diarahkan ke pesanan yang bermasalah.
▪ Pengurangan dokumen kertas
Terdapat sejumlah biaya yang berkaitan dengan dokumen kertas, karena kertas
harus dibeli, dokumen disimpan, ditangani oleh kurir internal, dan dikonversi oleh
staf bagian pemrosesan data.

11
Sistem yang Direkayasa Ulang
Secara khusus, perbaikan dalam sistem ini adalah (1) menggunakan prosedur
real-time dan file langsung untuk mempersingkat waktu jeda dalam pencatatan; (2)
meniadakan prosedur manual rutin melalui otomatisasi, dan (3) mewujudkan
pengurangan secara signifikan dokumen keras melalui penggunaan komunikasi
elektronik antarbagian dan melalui penyimpanan record dalam media berakses
langsung.
▪ Pemisahan pekerjaan
Sistem semacam ini meniadakan pemisahan fundamental antara otorisasi
dengan pemrosesan transaksi. Dalam sistem ini, program computer melakukan
otorisasi dan memproses pesanan pembelian, serta melakukan otorisasi dan
mengeluarkan cek ke pemasok.
▪ Pencatatan akuntansi dan pengendalian akses
Sistem ini menyimpan berbagai catatan akuntansi secara eksklusif dalam disk
magnetis. Untuk menjaga integritas catatan ini, perusahaan harus
mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disk tersebut.

2.1.3 Gambaran Umum Prosedur Penggajian

Pemrosesan penggajian sesungguhnya adalah sistem pengeluaran khusus.
Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha regular dan
pengeluaran kas. Akan tetapi, dalam praktiknya, pendekatan ini memiliki beberapa
kelemahan:
• Prosedur pengeluaran umum yang berlaku untuk semua pemasok tidak akan
berlaku untuk karyawan. Prosedur penggajian sangat berbeda antartingkatan
karyawan. Contohnya, prosedur yang berbeda akan digunakan untuk karyawan
yang diupah per jam, yang menerima gaji, pekerja borongan, dan yang bekerja
berdasr komisi. Selian itu, pemrosesan penggajian membutuhkan prosedur
akuntansi khusus untuk dan pembayaran pajak. Pengeluaran kas untuk
rekening dagang tidak membutuhkan pemrosesan khusus. Oleh karena itu,
sistem pengeluaran yang umum tidak didesain untuk menangani kerumitan ini.
• Menulis cek ke karyawan membutuhkan pengendalian khusus. Lebih mudah
untuk menutupi kecurangan penggajian ketika cek penggajian digabungkan
dengan cek dagang.
• Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasikan arus
transaksi yang relatif lancar. Perusahaan secara konstan membeli persediaan
dan mengeluarkan dana untuk pemasok. Oleh karenanya, perusahaan

12
 mendesain sistem untuk dapat secara memadai menangani tingkat aktivitas
transaksi normal perusahaan.
Karena sistem penggajian tidak sering dijalankan (hanya mingguan atau bulanan),
maka sistem ini sering kali lebih sesuai untuk pemrosesan batch dan file berurutan.

Implikasi Pengendalian
Keunggulan dan kelemahan dari sistem ini hampir sama dengan sistem yang
berada dalam lingkungan sistem batch untuk pengeluaran umum yang telah dibahas
sebelumnya. Sistem ini mendukung akurasi akuntansi dan mengurangi kesalahan
penulisan cek. Di luar ini semua, sistem ini tidak secara signifikan menigkatkan
efisiensi opersional; akan tetapi, untuk berbagai jenis perusahaan, tingkat teknologi
ini sudah cukup.

Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Bagi perusahaan ukuran menengah dan besar, pemrosesan penggajian
sering kali diintegrasikan dengan sistem manajemen sumber daya manusia –
MSDM. Sistem MSDM menyimpan dan memproses berbagai jenis data yang
terkait dengan staf perusahaan, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan sumber
daya manusia, hubungan karyawan, keahlian karyawan, kebijakan personalia
(tingkat gaji, potongan dan lainnya), serta penggajian.
Sistem ini berbeda dari sistem otomatis sederhana yang telah dijelaskan
sebelumnya dalam hal sebagai berikut ini: (1) bagian operasional mentransmisikan
berbagai transaksi ke bagian pemrosesan data melalui terminal-terminal, (2) file
akses langsung digunakan untuk penyimpanan data, dan (3) banyak proses kini
dilakukan secara real time. Berbagai fitur operaasional utama dari sistem ini
dijelaskan sebagai berikut:
a. Personalia. Bagian personalia melakukan peruabahan atas file karyawan
secara real-time melalui terminal.
b. Akuntansi Biaya. Bagian akuntansi biaya memasukan data biaya pekerjaan
(secara real-time ataau harian) untuk membuat file penggunaan tenaga kerja.
c. Pencatatan Waktu Kerja. Setelah menerima kartu kerja yang telah disetujui
oleh supervisor pada akhir minggu, bagian pencatatan waktu kerja membuat
file kehadiran.
d. Pemrosesan Data. Pada akhir periode kerja, berbagai pekerjaan berikut ini
dilakukan dalam proses batch:
• Biaya tenaga kerja didistribusikan kea kun barang dalam proses, overhead,
dan beban.
• File ringkasan didistribusikan tenaga kerja online dibuat. Beberapa salinan
dari file tersebutakan diserahkan ke bagian akuntansi biaya dan bagian
buku besar.

13
• Daftar penggajian online dibuat dari file kehadiran dan file karyawan.
Beberapa salinan dari file tersebut dimasukan ke bagian utang usaha dan
pengeluaran kas.
• File record karyawan diperbarui.
• Cek gaji dibuat dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke bendahara
untuk dikaji dan direkonsiliasi dengan daftar penggajian. Cek gaji
kemudian didistribusikan ke karyawan.
• File voucher pengeluaran kas diperbarui dan sebuah cek dibuat untuk
transfer dana ke akun penggajian impress. Cek tersebut beserta dengan
satu dokumen kertas voucher pengeluaran akan masuk ke bagian
pengeluaran kas. Satu salinan dari voucher tersebut akan dimasukan ke
bagian buku besar, dan salinan terakhir aka diserahkan ke bagian utang
usaha.
• Pada akhir pemrosesan, sistem akan menarik file ringkasan distribusi
tenaga kerja dan file voucher pengeluaran serta memperbarui file buku
besar.

14
2.2 Tujuan Audit, Pengendalian, dan Uji Pengendalian Siklus Pengeluaran
Untuk mewujudkan berbagai tujuan audit ini akan membutuhkan
pendesainan prosedur audit untuk mengumpulkan data yang akan mendukung atau
menolak penilaian pihak manajemen. Uji substantif dan hubungannya dengan
penilaian pihak manajemen serta tujuan audit terkait sebagai berikut :
2.2.1 Pengendalian Input
Pengendalian input didesain untuk memastikan agar transaksi valid, akurat,
dan lengkap. Teknik pengendaliannya berbeda-beda dalam sistem batch dan real-
time. Berbagai pengendalian input berikut ini berkaitan dengan operasi siklus
pengeluaran.
Hubungan Antara Asersi Manajemen dan Tujuan Audit Siklus Pengeluaran
Asersi Manajemen Tujuan Audit Siklus Pengeluaran
Kejadian Pengeluaran Sesungguhnya bahwa saldo hutang dagang
merupakan jumlah yang sebenarnya
terhutang oleh organisasi pada tanggal
neraca.
Menetapkan bahwa transaksi pembelian
merupakan barang dan jasa yang
sebenarnya diterima selama periode yang
dicakup oleh laporan keuangan.

15
 Menentukan bahwa transaksi penggajian
merupakan upah untuk layanan yang
benar-benar dilakukan selama periode
yang dicakup oleh laporan keuangan.

Kelengkapan Tentukan bahwa hutang dagang mewakili

semua jumlah yang terhutang oleh
organisasi untuk pembelian barang dan
jasa sebagai tanggal neraca.
Pastikan bahwa laporan keuangan
mencerminkan semua barang dan jasa
yang diterima oleh organisasi, lebih sedikit
pengembalian, untuk periode yang
dicakup.
Pastikan bahwa laporan keuangan
mencerminkan semua upah untuk layanan
yang dilakukan selama periode yang
dicakup.

Ketepatan Menetapkan bahwa transaksi pembelian

dihitung secara akurat dan didasarkan pada
harga dan jumlah yang benar.
Pastikan bahwa buku besar pembantu
hutang usaha secara matematis benar dan
setuju dengan akun buku besar umum.
Verifikasi bahwa jumlah penggajian
didasarkan pada tingkat upah dan jam kerja
yang benar dan dihitung secara akurat.

Hak dan kewajiban Menetapkan bahwa hutang dagang dan gaji

Penilaian atau Alokasi
Presentasi dan Pengungkapan
yang masih harus dibayar dicatat pada
tanggal neraca adalah kewajiban hukum
organisasi.
Verifikasi bahwa hutang akun dinyatakan
pada jumlah yang benar terutang.
Pastikan bahwa hutang, pembayaran gaji
yang masih harus dibayar, dan pengeluaran
yang dilaporkan untuk periode tersebut
dijelaskan dengan benar dan
diklasifikasikan dalam laporan keuangan.

Pengendalian Validasi Data

Pengendalian validasi input dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan
transkripsi dalam data transaksi sebelum data tersebut diproses. Karena kesalahan
yang dideteksi lebih dini akan cenderung tidak masuk ke catatan akuntansi,

16
prosedur validasi akan sangat efektif jika dilakukan sedekat mungkin dengan
sumber transaksinya. Beberapa contoh yang relevan untuk siklus pengeluaran akan
dikaji dalam bagian ini.
• Pemeriksaan data yang hilang digunakan untuk memeriksa isi dari suatu field
apakah ada bagian yang kosong.
• Pemeriksaan data numeris-alfabetis menenntukan apakah bentuk data yang
benar telah diisikan dalam suatu field.
• Pemeriksaan batas menentukan apakah nilai suat field melebihi batas otorisasi.
• Pemeriksaan kisaran menetapkan batas atas dan bawah dari nilai data yang
dapat diterima.
• Pemeriksaan validitas membandingkan nilai sesungguhnya dalam suatu field
dengana nilai yang dapat diterima.
Pengendalian angka pemeriksa mengidentifikasikan kesalahan dalam field kunci
dengan cara menguji validitas internalnya. Angka pemeriksa dapat digunakan untuk
memverifikasi nomor pemasok dalam record pesanan pembelian.
Menguji Kontrol Validas

Entri data yang tidak terdeteksi melalui edit program dapat menyebabkan
kesalahan pencatatan yang material akun hutang dan beban. Prosedur audit berikut
akan memberikan bukti tentang asersi akurasi.
Masalah audit pusat adalah apakah program validasi pada sistem pengeditan
data bekerja dengan benar dan telah berfungsi sebagaimana dimaksud sepanjang
periode. auditor dapat mengandalkan kualitas kontrol lain untuk memberikan
jaminan yang diperlukan untuk mengurangi pengujian substantive. Misalnya,
setelah meninjau kontrol pengembangan dan pemeliharaan sistem, auditor dapat
menentukan bahwa kontrol atas desain dan pengujian program original dan
perubahan selanjutnya pada program efektif. bukti ini memungkinkan auditor untuk
menilai resiko kesalahan material program pada tingkat rendah dan dengan
demikian mengurangi tes substantif terkait dengan tujuan akurasi audit.
Jika kontrol atas pengembangan dan pemeliharaan sistem lemah, namun
auditor dapat memutuskan bahwa pengujian kontrol mengedit data akan lebih
efisien daripada melakukan pengujian substantif yang luas terhadap detail. Dalam
kasus seperti itu, ITF atau pendekatan uji data dapat memungkinkan auditor untuk
melakukan tes eksplisit terhadap logika validasi. pengujian ini akan mengharuskan
auditor untuk memahami semua prosedur validasi yang berlaku. auditor perlu
membuat serangkaian transaksi pengujian komprehensif yang mencakup nilai data
yang valid dan salah yang termasuk dalam dan di luar parameter pengujian. analisis
hasil pengujian akan menunjukkan kepada auditor jenis kesalahan apa, jika ada
yang dapat dilewati tanpa terdeteksi oleh program validasi. bukti ini akan

17
membantu auditor menentukan sifat, waktu, dan tingkat pengujian substantif
berikutnya.
Selain pengujian langsung terhadap logika program, auditor dapat kepastian
lebih dengan meninjau daftar kesalahan dan log kesalahan. dokumen-dokumen ini
memberikan bukti efektivitas proses entri data, jenis dan volume sistem kesalahan.
Kontrol Batch
Kontrol batch digunakan untuk mengelola data transaksi volume yang tinggi
melalui sistem. Tujuan batch adalah untuk merekonsiliasi output yang dihasilkan
oleh sistem dengan input yang awalnya dimasukkan ke dalam sistem. Kontrol batch
dimulai pada tahap input data dan berlanjut melalui semua fase pemrosesan data.
misalnya, batch faktur pemasok memasuki tahap, setelah tahap pemrosesan
berikutnya, batch ditinjau untuk kelengkapan.
Informasi yang terkandung dalam lembar pengiriman dimasukkan sebagai
catatan kontrol terpisah yang digunakan sistem untuk memverifikasi integritas bets.
Rekonsiliasi berkala antara data dalam catatan pengiriman dan hasil pemrosesan
ctual memberikan jaminan berikut ini.

• Semua faktur yang dimasukkan ke dalam sistem diproses

• Tidak ada faktur yang diproses dan dibayar lebih dari sekali
• Semua faktur yang dimasukkan ke dalam sistem dicatat sebagai berhasil
diproses atau ditolak karena kesalahan
Pengujian Kontrol Batch
Kegagalan kontrol batch berfungsi dengan baik dapat menyebabkan catatan
hilang atau diproses beberapa kali. Tes kontrol batch memberikan auditor dengan
bukti yang berkaitan dengan asersi kelengkapan dan akurasi.
Menguji kontrol batch melibatkan peninjauan catatan pengiriman batch
yang diproses sepanjang periode dan merekonsiliasi mereka ke log kontrol batch.
auditor perlu menginvestigasi saldo yang tidak seimbang untuk menentukan
penyebabnya. Misalnya, asumsikan bahwa catatan pengiriman untuk sejumlah
faktur pemasok menunjukkan bahwa 100 catatan dengan total faktur $ 285.458,86
masuk ke sistem. log batch yang lengkap, namun menunjukkan bahwa 101 catatan
diproses dengan total batch $ 288.312,50. dengan meninjau dan merekonsiliasi
daftar transaksi dan log kesalahan, auditor harus dapat memperoleh jawaban untuk
masalah ini.

18
Kontrol Otorisasi Pembelian
Otorisasi pembelian sebenarnya terjadi dalam siklus pendapatan ketika
barang dijual kepada pelanggan. Pada saat itu, sistem membandingkan kuantitas
yang ada dengan titik pemesanan ulang untuk menentukan apakah persediaan perlu
disusun ulang. jika demikian, permintaan pembelian untuk jumlah pesanan standar
dibuat dan barang tersebut ditandai "sedang di pesan" untuk mencegah agar pesanan
berikutnya tidak dilakukan. Dalam siklus pengeluaran, file permintaan pembelian
diurutkan berdasarkan nomor vendor dan pesanan pembelian kemudian disiapkan.
Menguji Kontrol Otorisasi Pembelian
Kontrol otorisasi pembelian yang tidak berfungsi dengan benar dapat
menyebabkan pesanan yang tidak perlu dan salah ditempatkan pada vendor. tes
kontrol berikut memberikan bukti yang berkaitan dengan keakuratan dan penilaian
penilaian.
Karena permintaan pembelian dihasilkan secara internal, mereka harus
bebas dari kesalahan administrasi dan tidak perlu divalidasi. Namun, kesalahan
logika komputer dalam proses ini dapat menyebabkan konsekuensi operasional dan
keuangan yang negatif dan mungkin tidak terdeteksi. Ada 2 masalah yang sangat
penting. Pertama, auditor perlu memverifikasi bahwa jumlah pesanan yang benar
digunakan ketika permintaan dibuat. Kesalahan dalam logika pemrograman (atau
entri data) dapat menyebabkan kuantitas pesanan yang dimaksudkan 1.000 dicatat
sebagai 100 atau 10.000. Kesalahan semacam ini dapat mengakibatkan kehabisan
persediaan yang tidak diantisipasi, biaya pemesanan yang berlebihan, atau investasi
yang berlebihan dalam persediaan. Kedua, auditor harus memverifikasi bahwa
catatan inventaris ditandai sebagai "Sedang Dipesan" saat daftar permintaan
disiapkan pertama kali. Kegagalan untuk melakukannya akan menghasilkan
investasi berlebih dalam persediaan karena beberapa pesanan ditempatkan untuk
item yang sama. Menguji kontrol ini menggunakan CAATT melibatkan pembuatan
catatan inventaris pengujian dan transaksi penjualan yang mengurangi item
inventaris di bawah titik pemesanan ulang. Permintaan pembelian dan catatan
inventaris yang dihasilkan kemudian dapat diperiksa untuk bukti kontrol yang
berfungsi dengan baik.
Otorisasi Karyawan
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan formulir aksi
personalia ke departemen penggajian. Dokumen-dokumen ini digunakan untuk
mempengaruhi perubahan dalam tarif upah per jam, pengurangan gaji, dan
klasifikasi pekerjaan. Mereka juga mengidentifikasi karyawan yang diberi
wewenang untuk menerima gaji. Informasi ini memainkan peran penting dalam

19
mencegah kesalahan dan penipuan penggajian. Bentuk penipuan yang umum
adalah mengirimkan kartu nama atas nama karyawan yang tidak dipekerjakan oleh
perusahaan. Untuk mencegah gangguan semacam ini, seseorang di departemen
penggajian harus ditunjuk untuk membandingkan kartu waktu dengan daftar
karyawan resmi yang dikirim dari personel. Penipuan umum lainnya adalah
membuat cek untuk karyawan "hantu". otorisasi karyawan harus dilakukan
sedemikian rupa untuk membantu mencegah penipuan semacam ini.
Ketika prosedur otorisasi karyawan dikomputerisasi, program penggajian
cocok dengan setiap catatan kehadiran dengan catatan terkait dalam file tindakan
personil saat ini. Setiap catatan kehadiran yang tidak cocok harus ditolak dan
diselidiki oleh manajemen
Menguji Prosedur Otorisasi Karyawan
Kegagalan untuk menerapkan prosedur otorisasi karyawan dapat
mengakibatkan distribusi gaji kepada individu yang tidak berwenang. Pengujian
kontrol berikut ini memberikan bukti yang berkaitan dengan keberadaan,
keakuratan, penilaian, dan asersi hak dan kewajiban.
Auditor perlu menentukan bahwa ada prosedur yang efektif di departemen
personalia untuk mengidentifikasi karyawan saat ini, mengomunikasikan status
mereka secara lengkap dan benar ke fungsi penggajian, dan memantau kepatuhan
terhadap prosedur otorisasi karyawan. Dengan menggunakan data uji atau
pendekatan fasilitas pengujian terintegrasi (ITF), auditor dapat menilai kebenaran
prosedur yang diprogram yang memvalidasi keaslian karyawan. Pengujian ini
melibatkan pembuatan file karyawan resmi dummy dan file kehadiran yang sesuai
yang berisi catatan yang cocok dan sebagian tidak. Auditor dapat menganalisis hasil
pemrosesan untuk menentukan apakah aplikasi penggajian diidentifikasi dengan
benar dan menolak transaksi yang tidak valid.
Integritas data yang ada merupakan pertimbangan penting dalam tes
sebelumnya. Aplikasi penggajian yang berfungsi dengan benar tidak dapat berhasil
memvalidasi transaksi penggajian jika file karyawan yang berwenang itu sendiri
tidak valid. Auditor dapat memperoleh jaminan bahwa file tersebut memiliki
integritas ketika kontrol berikut ada: akses ke file karyawan yang berwenang adalah
penambahan yang dikontrol dengan kata sandi dan penghapusan dari file dibatasi
untuk individu yang berwenang di departemen personalia; dan catatan karyawan
yang disimpan pada file dienkripsi.

20
2.2.2 Proses Kontrol
Proses kontrol mencakup prosedur terkomputerisasi untuk memperbarui file
dan membatasi akses ke data. Bergantung pada tingkat teknologi komputer yang
ada, proses kontrol juga dapat mencakup kontrol fisik yang terkait dengan aktivitas
manual. Kami mulai dengan memeriksa tiga teknik kontrol yang terkait dengan
pembaruan file. Akses dan kontrol fisik diperiksa kemudian.
Kontrol Pembaruan File
Kontrol run-to-run menuntut data kontrol batch yang dibahas di bagian
sebelumnya untuk memantau batch ketika berpindah dari satu prosedur (run) yang
diprogram ke prosedur lainnya. Kontrol ini memastikan bahwa setiap proses dalam
sistem memproses batch dengan benar dan lengkap. Setelah setiap operasi besar,
bidang utama seperti jumlah faktur dan jumlah rekaman diakumulasikan dan
dibandingkan dengan nilai-nilai yang sesuai yang disimpan dalam catatan
pengiriman. Perbedaan mungkin menunjukkan bahwa catatan hilang dalam
pemrosesan, catatan dalam kumpulan tidak diproses, atau catatan diproses lebih
dari sekali
Kontrol Pemeriksaan Urutan.
Dalam sistem yang menggunakan file master berurutan (kebanyakan sistem
legacy), urutan catatan transaksi dalam kumpulan sangat penting untuk
memperbaiki dan menyelesaikan pemrosesan. Saat batch bergerak melalui proses,
ia harus disortir ulang sesuai urutan file master yang digunakan dalam setiap proses.
Catatan faktur pemasok yang tidak berurutan dalam satu batch akan mencegah
catatan hilir lainnya diproses. Dalam kasus yang lebih serius, catatan hilir dapat
diproses terhadap rekening pemasok yang salah. Kontrol pemeriksaan urutan perlu
dilakukan untuk membandingkan urutan setiap rekaman dalam kumpulan dengan
catatan sebelumnya untuk memastikan bahwa penyortiran yang tepat terjadi.
Catatan di luar urutan harus ditolak dan dikirim kembali, sehingga memungkinkan
catatan lain dalam kumpulan diproses.
Kontrol Validasi Kewajiban
Pentingnya kontrol dalam sistem pembelian / hutang dagang dalam validasi
kewajiban sebelum melakukan pembayaran. Proses ini melibatkan rekonsiliasi
dokumen pendukung termasuk pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur
pemasok. Ketika dokumen-dokumen ini menyetujui item dan jumlah dan diterima,
dan harga yang dikenakan sesuai dengan harga yang diharapkan, maka liabilitas
harus diakui dan dicatat. Pada data masa depan, uang tunai akan dicairkan untuk
membayar kewajiban

21
File Vendor yang Valid
File vendor yang valid mirip dengan file karyawan resmi yang dibahas
sebelumnya. File ini terdiri dari daftar vendor yang biasanya berbisnis dengan
organisasi. Transaksi penipuan dalam siklus pengeluaran sering berujung pada
pembayaran kepada seseorang yang menyamar sebagai vendor yang sah. Sebelum
pembayaran, penerima pembayaran tunai harus divalidasi terhadap file vendor yang
valid. Catatan apa pun yang tidak cocok harus ditolak dan diselidiki oleh
manajemen.
Menguji Kontrol Pembaruan File
Kegagalan kontrol pembaruan file agar berfungsi dengan benar dapat
mengakibatkan transaksi (1) tidak diproses (kewajiban tidak diakui dan dicatat) (2)
diproses secara salah (misalnya, pembayaran disetujui untuk penerima yang tidak
sah), atau (3) diposting ke akun pemasok yang salah. Tes kontrol pembaruan file
memberikan auditor bukti yang berkaitan dengan pernyataan manajemen tentang
keberadaan, kelengkapan, hak dan kewajiban, dan akurasi.
Uji pemeriksaan urutan dapat dilakukan menggunakan ITF atau pendekatan
data uji. Auditor harus membuat data uji yang berisi catatan yang tidak sesuai urutan
dalam batch dan memverifikasi bahwa masing-masing ditangani dengan benar.
selain itu auditor perlu memverifikasi kebenaran matematis prosedur.
Menguji logika validasi liabilitas membutuhkan pemahaman aturan
keputusan untuk mencocokkan dokumen pendukung. Dengan membuat uji coba
sampel, menerima laporan, dan faktur pemasok, auditor dapat memverifikasi
apakah aturan keputusan diterapkan dengan benar. Demikian pula, ITF dan metode
pengujian data dapat digunakan untuk menguji efektivitas kontrol vendor yang
valid. pengujian ini melibatkan pembuatan file referensi vendor yang valid dan file
faktur pemasok yang harus dibayar. faktur rekam dengan nomor vendor yang tidak
cocok dengan catatan vendor yang valid harus ditolak oleh program yang diteruskan
ke file kesalahan untuk tinjauan manajemen.
Efisiensi penggunaan logika - pengujian CAATT seperti ITF membutuhkan
penentuan terlebih dahulu input dan kontrol proses yang akan diuji. Prosedur audit
tunggal dapat dirancang yang melakukan banyak dari semua tes yang diperlukan.
Misalnya, saat menguji payrol, satu transaksi yang menguji kontrol otorisasi
karyawan, pemeriksaan urutan, dan akurasi matematika dapat memberikan bukti
yang mendukung berbagai tujuan audit.

22
Kontrol Akses
Kontrol akses mencegah dan mendeteksi akses tidak sah dan ilegal ke aset
perusahaan. Persediaan dan uang tunai adalah aset fisik dari siklus pengeluaran.
Teknik tradisional yang digunakan untuk membatasi akses ke aset-aset ini
termasuk:

• Keamanan gudang, seperti pagar, alarm, dan penjaga

• Memindahkan aset dengan segera dari dok penerima ke gudang
• Membayar karyawan dengan cek daripada uang tunai.
Mengontrol akses ke catatan akuntansi juga tidak kalah pentingnya. Seseorang
dengan akses tidak terbatas ke data dapat memanipulasi aset fisik perusahaan dan
menyebabkan laporan keuangan salah saji secara material. File akuntansi yang
disimpan di media magnetik sangat rentan terhadap akses tidak sah, apakah
penyebabnya tidak disengaja, tindakan jahat oleh karyawan yang tidak puas, atau
upaya penipuan. Contoh-contoh risiko berikut untuk siklus pengeluaran:
1. Seseorang dengan akses ke buku besar pembantu AP dapat menambahkan
akunnya ke file. Setelah diakui oleh sistem sebagai kewajiban yang sah,
akun akan dibayarkan meskipun tidak ada transaksi pembelian yang terjadi
2. Akses ke kartu kehadiran karyawan dapat memungkinkan individu yang
tidak sah untuk memicu pembayaran gaji yang tidak sah
3. Seorang individu dengan akses ke kas dan catatan hutang dagang dapat
menghapus uang tunai dari perusahaan dan mencatat tindakan tersebut
sebagai pencairan yang sah
4. Seseorang dengan akses ke inventaris fisik dan catatan inventaris dapat
mencuri produk dan menyesuaikan catatan untuk menutupi pencurian.
Menguji Kontrol Akses
Karena pembayaran kepada vendor palsu membawa potensi kerugian
material, auditor khawatir tentang integritas file vendor yang valid. Dengan
mendapatkan akses ke file tersebut, seorang penjahat komputer dapat mengabaikan
namanya dan menyamar sebagai vendor resmi. Oleh karena itu, auditor harus
menilai kecukupan akses manajer yang berwenang, dan menggunakan enkripsi data
untuk mencegah pembacaan konten file.
Kontrol fisik
Kontrol fisik meliputi aktivitas manual dan tindakan manusia untuk
memulai prosedur komputer untuk melindungi aset organisasi. Kontrol fisik yang
relevan untuk pembelian dan sistem penggajian mengikuti.

23
Sistem Kontrol Pembelian

• Pemisahan kontrol persediaan dari gudang. Aset utama yang berisiko dalam
siklus pengeluaran adalah persediaan dan uang tunai. Panitera gudang yang
bertanggung jawab atas penyimpanan aset tidak seharusnya diberi tanggung
jawab untuk memelihara catatan inventaris. Jika tidak, persediaan dapat
dihapus dari gudang dan catatan akuntansi disesuaikan untuk
menyembunyikan acara tersebut.
• Segregasi buku besar dan hutang dari pembayaran tunai. Seseorang dengan
tanggung jawab gabungan berupa cek tertulis, mengeposkan ke akun tunai,
dan mempertahankan utang dagang dapat melakukan penipuan terhadap
perusahaan. Seorang individu dengan akses semacam itu dapat menarik
uang tunai dan kemudian menyesuaikan akun kas yang sesuai untuk
menyembunyikan transaksi. Selain itu, ia dapat membuat hutang akun palsu
(kepada rekanan di perusahaan vendor yang tidak ada) dan kemudian
menulis cek untuk melepaskan kewajiban palsu. Dengan memisahkan
fungsi-fungsi ini, manajemen organisasi dapat sangat mengurangi paparan
ini.
• Pengawasan departemen penerima. Sejumlah besar aset berharga mengalir
melalui departemen penerima dalam perjalanan ke gudang. Tutup
pengawasan di sini mengurangi kemungkinan dua jenis paparan: kegagalan
untuk memeriksa dengan benar aset dan pencurian aset.

▪ Pemeriksaan aset. Ketika barang tiba dari pemasok, panitera penerima harus
memeriksa barang-barang untuk jumlah dan kondisi yang tepat (kerusakan,
pembusukan, dan sebagainya). Untuk alasan ini, petugas penerima
menerima salinan buta dari pesanan pembelian asli dari pembelian. Pesanan
pembelian yang buta memiliki semua informasi yang relevan tentang barang
yang diterima kecuali untuk jumlah dan harga. Untuk mendapatkan
informasi tentang jumlah, yang diperlukan untuk laporan penerimaan,
personel penerima dipaksa untuk secara fisik menghitung dan memeriksa
barang. Jika panitera penerima diberikan informasi kuantitas melalui
dokumentasi formal (contoh, pesanan pembelian), mereka mungkin tergoda
untuk mentransfer informasi ini ke laporan penerima tanpa melakukan
perhitungan fisik. Memeriksa dan menghitung barang yang diterima
melindungi perusahaan dari pesanan yang tidak lengkap dan barang yang
rusak. Pengawasan sangat penting pada saat ini untuk memastikan bahwa
pegawai melakukan tugas-tugas penting ini dengan benar. Barang yang
masuk disertai dengan slip kemasan yang berisi informasi jumlah yang
dapat digunakan untuk menghindari proses inspeksi. Seorang pengawas

24
 harus mengambil alih slip pengepakan saat menerima jumlah pegawai dan
memeriksa barang.

▪ Pencurian aset. Departemen penerima terkadang sibuk dan berantakan

selama periode sibuk. Dalam lingkungan ini, inventaris yang masuk
terpapar pencurian sampai mereka secara aman digerakkan di gudang.
Prosedur inspeksi yang tidak tepat ditambah dengan pengawasan yang tidak
memadai dapat menciptakan situasi yang kondusif untuk pencurian
inventaris dalam perjalanan

▪ Rekonsiliasi dokumen pendukung. Departemen hutang dagang memainkan

peran penting dalam mengendalikan pencairan uang tunai kepada vendor.
Salinan alur dokumen pendukung ke departemen ini untuk ditinjau dan
dibandingkan. Setiap dokumen berisi fakta unik tentang transaksi
pembelian, yang perlu diverifikasi oleh petugas akun hutang sebelum
kewajiban diakui.
▪ Pesanan pembelian, yang menunjukkan bahwa agen pembelian hanya
memesan persediaan yang dibutuhkan dari vendor yang valid.
▪ Laporan penerimaan, yang merupakan bukti penerimaan fisik barang,
kondisinya, dan jumlah yang diterima. Rekonsiliasi dokumen ini dengan
pesanan pembelian menandakan titik realisasi kewajiban.
▪ Faktur pemasok, yang menyediakan informasi keuangan yang diperlukan
untuk mencatat kewajiban ini sebagai hutang akun. Petugas yang harus
dibayar memverifikasi bahwa harga pada faktur itu wajar (sesuai dengan
kebijakan organisasi) dibandingkan dengan harga yang diharapkan yang
tercantum pada pesanan pembelian.
Kontrol Sistem Penggajian
▪ Verifikasi kartu waktu. Kartu nama adalah catatan formal kehadiran harian.
Setiap hari di awal shift, karyawan menempatkan kartu waktu mereka di
jam khusus yang mencatat kedatangan. Mereka keluar untuk waktu makan
siang dan di akhir shift. Sebelum mengirim kartu waktu ke daftar gaji,
penyelia harus memverifikasi akurasinya dan menandatanganinya
▪ Pengawasan. Kadang-kadang seorang karyawan akan masuk untuk pekerja
lain yang terlambat atau absen. Pengawas harus mengamati proses
pencatatan jam kerja dan merekonsiliasi kartu waktu dengan kehadiran
aktual
▪ Juru bayar. Penggunaan paymaster independen untuk mendistribusikan cek
(bukan supervisor normal) membantu memverifikasi keberadaan karyawan.

25
 Kontrol ini berguna untuk mengungkap kecurangan di mana atasan berpura-
pura membagikan gaji kepada karyawan yang tidak ada.
▪ Akun imprest penggajian. Gaji karyawan diambil dari rekening bank khusus
penggajian, yang hanya digunakan untuk penggajian. Dana harus ditransfer
dari akun tunai umum ke akun imprest ini sebelum gaji dapat diuangkan.
Jumlah transfer dana ditentukan dari daftar gaji, yang ditinjau untuk
kebenaran dan disetujui oleh hutang. Teknik akun imprest secara fisik
membatasi eksposur organisasi. Cek individual yang melebihi jumlah
imprest tidak akan dihapus. Hasil ini akan mengekspos keberadaan cek yang
ditulis dalam kesalahan (duplikat) atau dibuat melalui kegiatan penipuan.
Menguji Kontrol Fisik
Pemisahan yang tidak memadai tugas dan kurangnya pengawasan dapat
mengakibatkan penipuan dan kesalahan yang dapat menyebabkan laporan
keuangan salah saji secara material. Masalah paparan di sini mirip dengan masalah
kontrol akses yang dibahas sebelumnya. Pemberian hak akses yang tidak pantas
seringkali karena menetapkan tugas yang tidak sesuai untuk individu. Demikian
pula, tujuan kolusi adalah untuk mencapai akses tidak sah ke aset serta informasi
yang diperlukan untuk menyembunyikan kejahatan. Bukti yang dikumpulkan
dengan meninjau pemisahan tugas dapat digunakan untuk menguji semua
pernyataan manajemen yang diuraikan dalam Tabel 10-1
Tinjauan auditor terhadap struktur organisasi harus mengungkapkan
contoh-contoh tugas yang tidak sesuai yang lebih mengerikan, seperti pembukaan
satu individu dan menyetujui kartu waktu, mengesahkan pembayaran karyawan,
dan menerima dan mendistribusikan gaji. Hubungan terselubung yang kolusi
mungkin tidak terlihat dari bagan organisasi. Misalnya, karyawan yang sudah
menikah (atau yang terkait lainnya) yang bekerja di area yang tidak sesuai mungkin
tidak diperhatikan. Auditor harus menentukan apakah organisasi memiliki
kebijakan yang efektif untuk menangani nepotisme.
Banyak tugas yang biasanya dipisahkan dalam sistem manual
dikonsolidasikan dalam fungsi pemrosesan data sistem berbasis komputer. Program
komputer dalam siklus pengeluaran mengesahkan pembelian, memesan,
memperbarui catatan inventaris, menyetujui pembayaran kepada vendor, dan
menulis cek. Dalam lingkungan otomatis, perhatian auditor harus fokus pada
integritas program komputer yang melakukan tugas-tugas ini. Pertanyaan-
pertanyaan berikut perlu dijawab: Apakah logika program komputer terhubung?
Pernahkah seseorang mengubah aplikasi sejak terakhir kali diuji? Apakah
perubahan telah dibuat kesalahan yang tidak diungkapkan? Apakah ada prosedur
formal yang memadai (mis., Pengawasan) untuk mengkompensasi kurangnya

26
pemisahan tugas? Prosedur formal ini dapat berupa laporan, terutama laporan
kesalahan, dikirim langsung ke penyelia.
Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan ini berasal dari tinjauan auditor
tentang pengembangan sistem dan kontrol pemeliharaan dengan meninjau struktur
organisasi. Pemrogram yang menulis program komputer asli seharusnya tidak
bertanggung jawab untuk membuat perubahan program. Selain itu, individu yang
mengoperasikan sistem komputer tidak boleh melakukan aktivitas desain,
pemrograman, atau pemeliharaan. Hubungan pribadi (mis., Pernikahan) antara
individu di area yang tidak kompatibel ini mungkin memerlukan penyelidikan lebih
lanjut.
2.2.3 Kontrol Output
Kontrol keluaran dirancang untuk memastikan bahwa informasi tidak
hilang, salah arah, atau rusak dan bahwa proses sistem berfungsi sebagaimana
dimaksud. Sebagai contoh, ringkasan harian tentang pembayaran tunai kepada
vendor dan penerimaan inventaris harus diserahkan kepada manajer untuk
melaporkan status operasi mereka. Kontrol keluaran dapat dirancang untuk
mengidentifikasi masalah kontrol operasional dan internal. Misalnya, yang berasal
dari faktur Pemasok (hutang dagang) kewajiban hutang yang sudah lewat dapat
mengidentifikasi diskon yang hilang dan membantu manajemen menilai kinerja
operasional dari proses hutang dagang. Output, bagaimanapun, tidak terbatas pada
pelaporan akhir hari. Output sistem juga diperlukan pada persimpangan menengah
di mana akurasi pemrosesan dapat ditinjau dan diverifikasi dan kesalahan dapat
dideteksi dengan cepat dan diperbaiki.
Merekonsiliasi buku besar dapat mendeteksi beberapa jenis kesalahan
pemrosesan transaksi. Misalnya, total semua pengurangan pada hutang harus sama
dengan total pembayaran tunai kepada vendor. Pencairan uang tunai yang
dimasukkan dalam laporan pengecualian dalam jurnal tetapi tidak diposting ke akun
vendor akan terdeteksi oleh ketidakseimbangan dalam buku besar. Spesifik terlihat
jelas pada titik ini, tetapi kesalahannya akan dicatat. Menemukan kesalahan
mungkin memerlukan memeriksa semua transaksi yang diproses selama periode
tersebut dan dapat memakan waktu. Karena alasan ini, daripada meringkas
transaksi sehari penuh dalam satu batch, entitas sering mengelompokkan transaksi
menjadi batch kecil 50 hingga 100 item. Proses ini memfasilitasi rekonsiliasi saldo
dengan mengisolasi masalah ke batch tertentu.
Elemen penting lain dari kontrol keluaran adalah pemeliharaan jejak audit.
Rincian pemrosesan transaksi yang dihasilkan pada titik-titik perantara dapat
memberikan jejak audit yang mencerminkan aktivitas melalui setiap tahap operasi.
Berikut ini adalah contoh kontrol keluaran jejak audit :

27
 • Laporan Perubahan Utang Akun
Dokumen ini adalah laporan ringkasan yang menunjukkan perubahan keseluruhan
terhadap utang dagang. Angka-angka ini harus direkonsiliasi dengan total faktur
vendor yang diterima, total pembayaran tunai, dan buku besar.

• Log Transaksi
Setiap transaksi yang berhasil diproses oleh sistem harus dicatat pada log transaksi,
yang berfungsi sebagai jurnal. Transaksi yang ditolak karena kesalahan input harus
ditempatkan dalam file kesalahan, diperbaiki, dan dikirim kembali. Log transaksi
dan file kesalahan bersama-sama dengan demikian bertanggung jawab untuk semua
kegiatan ekonomi.

• Pencatatan Transaksi
Sistem harus menghasilkan daftar transaksi (hard copy) dari semua transaksi yang
berhasil. Daftar harus ditujukan kepada pengguna yang sesuai untuk memfasilitasi
rekonsiliasi dengan inpur. Misalnya, daftar pengeluaran kas yang diproses akan
masuk ke controller yang akan digunakan untuk rekonsiliasi bank.

• Log Transaksi Otomatis

Beberapa transaksi dipicu secara internal oleh sistem. Sebagai contoh, Pesanan
pembelian EDI diinisiasi dan diproses tanpa otorisasi manusia. Untuk menjaga jejak
audit kegiatan ini, semua transaksi yang dihasilkan secara internal harus
ditempatkan dalam log transaksi, dan daftar transaksi ini harus dikirim ke manajer
yang sesuai untuk ditinjau.

• Pengidentifikasi Transaksi Unik

Setiap transaksi yang diproses oleh sistem harus secara unik dikenali dengan nomor
transaksi. Fitur ini adalah satu-satunya cara praktis untuk melacak transaksi tertentu
melalui database ribuan atau bahkan jutaan catatan. Dalam sistem yang
menggunakan pembelian fisik pesanan, nomor unik yang dicetak pada dokumen
dapat ditranskripsikan selama input data dan digunakan untuk tujuan ini. Dalam
sistem waktu nyata, yang tidak menggunakan dokumen sumber, setiap pesanan
pembelian harus diberi nomor unik oleh sistem.

• Daftar Kesalahan
Daftar semua catatan kesalahan harus diberikan kepada pengguna yang sesuai
untuk mendukung koreksi dan pengiriman kembali kesalahan.

• Menguji Kontrol Output

28
 Tidak adanya kontrol output yang memadai memiliki implikasi yang merugikan
untuk efisiensi operasional dan pelaporan keuangan. Bukti yang dikumpulkan
melalui pengujian kontrol keluaran berkaitan dengan pernyataan kelengkapan dan
akurasi.
Pengujian kontrol keluaran melibatkan peninjauan laporan ringkasan untuk
akurasi, kelengkapan, ketepatan waktu, dan relevansi dengan keputusan yang ingin
mereka dukung. Selain itu, auditor memberikan jejak transaksi sampel melalui
laporan jejak audit, termasuk daftar transaksi, log kesalahan, dan catatan yang
dikirimkan kembali. Namun, mengumpulkan bukti semacam itu mungkin
melibatkan pemilahan melalui ribuan transaksi.
Dalam sistem modern, jalur audit biasanya disimpan secara online sebagai file
teks yang dapat dibaca dengan program pengolah kata dan spreadsheet. Ekstraksi
data CAATTS seperti ACL mampu mencari file log untuk catatan spesifik untuk
memverifikasi kelengkapan dan keakuratan laporan output. Sebagai alternatif,
auditor dapat menguji kontrol output secara langsung menggunakan ITE. Sistem
ITF yang dirancang dengan baik akan memungkinkan auditor untuk menghasilkan
batch transaksi sampel, termasuk beberapa catatan kesalahan, dan melacaknya
melalui semua fase pemrosesan, deteksi kesalahan, dan pelaporan keluaran.
2.3 Uji Substantif dari Akun Siklus Pengeluaran
Bagian ini berkaitan dengan tes substantif yang dapat dilakukan auditor
untuk mencapai tujuan audit terkait dengan siklus pengeluaran. Strategi yang
digunakan dalam menentukan sifat, waktu, dan tingkat pengujian substantif berasal
dari penilaian auditor terhadap risiko yang melekat, risiko kontrol yang tidak
dikurangi, pertimbangan materialitas, dan kebutuhan untuk melakukan audit secara
efisien.
2.3.1 Risiko Siklus Pengeluaran Dan Masalah Audit
Mengambil pandangan pengesahan fungsi yang paling sempit, auditor
eksternal disimpulkan terutama dengan potensi untuk meremehkan kewajiban dan
biaya terkait. Saldo yang dilaporkan biasanya terdiri dari hal-hal yang telah ditinjau,
divalidasi, dan diakui oleh manajemen. Upaya untuk meningkatkan penyajian
laporan keuangan dapat melibatkan tindakan untuk menekan pengakuan dan
pelaporan kewajiban valid terkait dengan periode yang ditinjau. Oleh karena itu,
pengujian substantif dari akun siklus pengeluaran diarahkan untuk mengumpulkan
bukti pernyataan yang meremehkan dan kelalaian item-item material daripada
pernyataan yang berlebihan. Kekhawatiran audit operasional yang lebih luas,
termasuk efisiensi proses, penipuan, dan kerugian karena kesalahan. Dalam konteks
ini, melebih-lebihkan kewajiban dan biaya terkait juga penting.

29
 Dalam menyelesaikan masalah ini, auditor akan mencari bukti dengan
melakukan kombinasi pengujian kontrol internal dan tes substantif. Perlu diingat
bahwa kualitas pengendalian internal didasarkan pada sifat dan tingkat pengujian
substantif yang ditentukan oleh auditor yang diperlukan. Biasanya, tidak semua tes
berikut akan dilakukan
2.3.2 Memahami Data
Tes substantif yang dijelaskan dalam bagian ini melibatkan penggalian data
dari file akuntansi untuk dianalisis. Untuk melakukan tugas ini, auditor perlu
memahami sistem dan kontrol yang menghasilkan data serta karakteristik fisik dari
file yang berisi data tersebut. bab ini dikhususkan untuk menjelaskan berbagai
konfigurasi siklus pengeluaran dan implikasinya kendali. Bab 8 menjelaskan
beberapa struktur file umum dan implikasi audit mereka. Diskusi yang
mengandaikan anggapan bahwa auditor menggunakan ACL untuk melakukan tes
audit.sebelum kami melanjutkan, namun , kita perlu meninjau beberapa poin
penting mengenai persiapan file.
Pertama, auditor harus memverifikasi bahwa dia bekerja dengan versi file
yang benar untuk dianalisis. Untuk melakukannya, auditor harus memahami
prosedur pencadangan file dan, bila memungkinkan, bekerja dengan file asli.
Kedua, ACL dapat membaca sebagian besar file berurutan dan tabel database
relasional secara langsung, tetapi soterik dan / atau struktur file yang kompleks
mungkin memerlukan "perataan" sebelum dapat dianalisis. Proses dapat melibatkan
prosedur tambahan dan program khusus untuk menghasilkan salinan file asli
dengan format yang dapat diterima ACL. Jika personil sistem organisasi melakukan
proses perataan , auditor harus memverifikasi bahwa versi yang benar dari file asli
digunakan dan bahwa semua catatan yang relevan dari aslinya dipindahkan ke
salinan untuk analisis.
Diskusi yang mengandaikan bahwa setiap menyalin file yang diperlukan
untuk menghasilkan data uji dilakukan di bawah kontrol yang memadai untuk
menjaga integritas data. Selanjutnya, tes berlaku untuk lingkungan mainframe dan
PC. Fokus materi ini adalah menjelaskan logika yang mendasari berbagai tes
substantif dan menggambarkan fungsi ACL dalam mencapai tujuan. Prosedur audit
yang dijelaskan didasarkan pada pada struktur file pada Gambar 10-7. Struktur ini
menunjukkan data kunci dan hubungan logis antara file. deskripsi masing-masing
file berikut.
File Persediaan
File Persediaan berisi jumlah, harga, pemasok, dan gudang untuk setiap item
persediaan produk. Proses pembelian dimulai dari catatan inventaris untuk
mengidentifikasi item inventaris yang perlu dipesan. Dalam organisasi ritel,

30
langkah ini dilakukan ketika penjualan barang jadi ke pelanggan dicatat dalam
catatan persediaan. Dalam hal ini, proses pembelian melibatkan pengisian kembali
persediaan barang jadi. Sistem pembelian perusahaan manufaktur menambah
persediaan bahan baku karena barang-barang ini digunakan dalam proses produksi.
Dalam kedua kasus, ketika item persediaan dijual atau digunakan dalam produksi,
jumlah yang ada di tangan dikurangi sesuai dengan aplikasi komputer. Dengan
setiap pengurangan inventaris, sistem menguji kondisi "pemesanan ulang". yang
terjadi ketika kuantitas di tangan jatuh di bawah titik pemesanan ulang. Pada saat
itu, sistem menyiapkan pesanan pembelian, yang dikirim ke vendor, dan
menambahkan catatan ke file Pesanan Pembelian. Nilai kuantitas di tangan akan
tetap menjadi titik pemesanan ulang hingga persediaan diterima dari pemasok.
Proses ini mungkin

butuh berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu. Untuk menandakan bahwa item

sedang dipesan dan agar tidak disusun ulang setiap kali aplikasi komputer
mendeteksi kondisi pemesanan ulang yang sama, komputer yang menghasilkan
nomor pesanan pembelian ditempatkan di bidang PO-Number dari catatan
inventaris. Biasanya, bidang ini kosong.

31
File Pemesanan Pembelian
File ini berisi catatan pembelian yang dilakukan dengan pemasok. Catatan
tetap terbuka sampai persediaan tiba. Menempatkan nomor laporan penerima di
bidang khusus menutup catatan.
Pembelian File Item Baris Pesanan
File Item Baris berisi catatan setiap item yang dipesan. karena satu transaksi
dapat melibatkan satu atau lebih produk, setiap catatan dalam file pesanan
pembelian dikaitkan dengan (ditautkan dengan) satu atau lebih catatan dalam file
ini. Perhatikan bahwa file tersebut berisi dua kunci utama - Nomor Pesanan
Pembelian dan Nomor Item. Kedua kunci diperlukan untuk secara unik menentukan
setiap catatan dalam file. Mereka juga menyediakan tautan ke catatan terkait dalam
pesanan pembelian dan file persediaan.
Menerima File Laporan
Ketika barang pesanan tiba dari pemasok, mereka dihitung dan diperiksa,
dan dokumen penerimaan disiapkan. Melalui terminal, petugas penerima
memasukkan informasi tentang barang yang diterima. Sistem secara otomatis
melakukan tugas-tugas berikut: (1) menambah bidang Jumlah di Tangan dalam
catatan inventaris; (2) menghilangkan kondisi pemesanan ulang dengan mereset
bidang PO-Number ke keadaan kosong normal; (3) membuat catatan laporan
penerimaan acara; dan (4) menutup catatan pesanan pembelian dengan
menempatkan nomor laporan penerima di bidang yang ditunjuk.
File Voucher Pencairan
Untuk sebagian besar perusahaan, perbedaan antara jumlah yang diajukan,
diterima, dan ditagih adalah masalah sah yang harus diselesaikan sebelum
pembayaran kepada vendor disetujui. Karena kekompakannya, rekonsiliasi ini
seringkali merupakan proses manual yang dipicu oleh penerimaan faktur pemasok.
Petugas yang harus dibayar meninjau catatan-catatan pendukung dalam file-file
Laporan Pemesanan dan Penerimaan dan membandingkannya dengan faktur. Jika
barang, jumlah, dan harga cocok, maka voucher pengeluaran tunai dibuat.
Berdasarkan ketentuan perdagangan pemasok dan kebijakan pembayaran
perusahaan, tanggal jatuh tempo pembayaran ditentukan dan dimasukkan dalam
catatan voucher.
Setiap hari pembayaran, aplikasi Pencairan Uang Tunai memilih barang
yang jatuh tempo, mengibarkannya dengan memasukkan tanggal saat ini di bidang
Tanggal Periksa, dan potong cek, yang kemudian dikirimkan ke pemasok. File
Voucher Pencairan memberikan tiga informasi penting bagi auditor: (1) itu adalah

32
catatan waktu dan jumlah faktur vendor yang diterima; (2) itu adalah jurnal cek
yang ditulis dalam pembayaran akun perdagangan untuk periode tersebut; dan (3)
kapan saja, item terbuka (voucher tidak dibayar) dalam file merupakan saldo hutang
perusahaan
Prosedur Penyiapan File
Data yang berisi file memberikan bukti yang dapat menguatkan atau
menyangkal tujuan audit. sebagian besar tes yang dijelaskan di bagian berikut ini
melibatkan penggunaan ACL untuk mengakses dan mengekstrak data dari file-file
ini. Ingat dari bab sebelumnya bahwa setiap file perlu didefinisikan dalam hal lokasi
fisik dan strukturnya. Melalui serangkaian menu pop up yang mudah digunakan,
auditor menentukan nama file dan di mana file itu berada di mainframe atau PC.
ACL kemudian meminta auditor untuk menentukan struktur file dalam hal panjang
masing-masing bidang dan tipe data yang terkandung dalam selesai, itu masing-
masing bidang (yaitu, numerik, karakter, atau tanggal). Ketika definisi data selesai,
disimpan di bawah nama unik yang ditugaskan oleh auditor. Semua akses file di
masa depan dilakukan dengan hanya memilih definisi data dari menu ACL. ACL
secara otomatis menemukan file dan menyajikannya di layar, di mana auditor dapat
meninjau dan memanipulasi isinya. Gambar 10-8 menunjukkan layar definisi data
ACL sampel.
Terkadang isi dari bidang data seharusnya. Misalnya, bidang numerik satu
atau lebih catatan mungkin berisi data alfabet karena kesalahan program atau
kesalahan administrasi. juga, bidang mungkin berisi data yang rusak karena
kesalahan dalam proses perataan file.

33
 Apapun penyebabnya, sebelum melakukan tes substantif pada file baru,
penting bahwa auditor memvalidasi kontennya. data yang tidak valid akan
mendistorsi hasil tes dan dapat menyebabkan kegagalan sistem. Perintah verifikasi
ACL menganalisis bidang data dalam file yang dipilih untuk memastikan bahwa
isinya konsisten dengan jenis bidang dalam definisi file. setiap kesalahan validitas
yang terdeteksi oleh ACL perlu ditelusuri ke sumbernya dan diselesaikan. untuk
tujuan diskusi, kami akan menganggap bahwa file yang digunakan dalam semua tes
yang dijelaskan selanjutnya telah didefinisikan dan diverifikasi dengan benar.
Gambar 10-9 menunjukkan ACL. Verifikasi kotak perintah
2.3.3 Menguji Ketepatan dan Kelengkapan Pernyataan
Prosedur audit yang diuraikan dalam bagian ini memberikan bukti yang
berkaitan dengan ketepatan dan kelengkapan pernyataan manajemen. Auditor
sering mendahului pengujian substantif detail dengan tinjauan analitik saldo akun.
Prosedur analitik dapat mengidentifikasi hubungan antara akun dan risiko yang
tidak terlihat jelas. dalam hal siklus pengeluaran, tinjauan analitik dapat
memberikan auditor dengan perspektif keseluruhan untuk tren hutang dagang dan
biaya terkait. biaya saat ini dapat dibandingkan dengan

34
 Pengeluaran historis dan anggaran manajemen. Sebagai contoh, auditor
dapat membandingkan biaya penggajian saat ini untuk kuartal dengan yang untuk
periode yang sama di tahun-tahun sebelumnya. Tren atau varians yang tidak biasa
harus dicatat dan diperiksa untuk penyebabnya. Di satu sisi, prosedur analitis dapat
mengindikasikan tren, bahkan dalam organisasi yang cukup terkontrol, yang
mengarahkan auditor untuk memperpanjang tes substantif. Di sisi lain, mereka
dapat memberikan jaminan bahwa transaksi dan akun dinyatakan secara wajar dan
lengkap dan dengan demikian memungkinkan audito untuk mengurangi pengujian
substantif .
Data pengeluaran organisasi dan hutang usaha berukuran sedang hingga
besar dapat membentuk ribuan atau mungkin jutaan catatan. Tidak seperti prosedur
analitis, yang dapat dilakukan tanpa CAATT, pengujian substantif perincian
volume data seperti itu tidak dapat diselesaikan secara efektif tanpa menggunakan
CAATT. Tes substantif berikut yang dapat dilakukan dengan menggunakan ACL
didasarkan pada struktur file yang digambarkan pada Gambar 10 -7.

35
2.3.4 Meninjau Voucher Pengeluaran Untuk Tren dan Pengecualian Yang
Tidak Biasa
Kegunaan prosedur audit yaitu untuk mengindentifikasi potensi risiko audit
terkait pemindaian file data untuk transaksi-transaksi dan saldo yang tidak biasa.
Sebagai contoh, pemindaian saldo hutang dalam jumlah yang sangat besar dapat
menunjukkan ketergantungan yang tidak wajar pada sebagian pemasok. Namun,
jumlah pemasok yang tinggi dengan saldo kecil menunjukkan perlunya aktivitas
bisnis yang terkonsolidasi. Beberapa survey perusahaan memperkirakan biaya
untuk proses pesanan pembelian sekitar $50 sampai dengan $125. Pembatasan
jumlah pemasok dengan organisasi bisnis dapat mengurangi biaya ini.
Auditor dapat menggunakan fitur stratifikasi dan klasifikasi ACL untuk
mengidentifikasi beberapa karakteristik dan keganjilan terkait dengan prosedur
hutang. Kedua fitur tersebut biasanya digunakan untuk mengelompokkan data ke
dalam interval yang sebelumnya sudah ditentukan, menghitung jumlah catatan yang
masuk ke dalam setiap interval, dan mengakumulasi nilai keuangan disetiap
interval. Fungsi stratifikasi yaitu mengelompokkan data keuangan menjadi data
spesifik. Dengan menggunakan data yang sama untuk tabel 10-2, kami menujukkan
penggunaan data untuk voucher pengeluaran stratifikasi dengan
mengakumulasikan jumlah kolom disetiap tingkat. Fungsi mengklasifikasikan
tingkat berdasarkan data non-keuangan. Di dalam contoh, fitur ini biasanya
mengelompokkan voucher berdasarkan nomor pemasok. Pada kasus ini juga,
jumlah baris diakumulasikan. Hasil dari dua prosedur disajikan dalam gambar 10-
10 dan gambar 10-11

36
 Laporan pertama memberi auditor perspektif keseluruhan untuk sifat proses
pembelian. Membuktikan bahwa 91% dari seluruh jumlah voucher pengeluaran
hanya merupakan 15% volume bisnis untuk periode tersebut. 40% lebih pembelian
organisasi berasal dari pemasok tunggal, sementara pemasok-pemasok lain hanya
menerima persentase sedikit dari total bisnis. Penemuan ini mencerminkan
fenomena bisnis, atau menandakan risiko potensial
Pembelian berlebihan dari satu pemasok mencerminkan sebuah
ketergantungan yang tidak wajar yang mungkin tebukti berbahaya bagi perusahaan
jika pemasok menaikkan harga atau tidak dapat mengirim sesuai jadwal. Situasi ini
mungkin juga menandakan sebuah hubungan penipuan yang melibatkan suap ke
bagian pembelian atau manajemen lainnya.
Sejumlah besar pemasok volume kecil adalah bukti dari proses pembelian
yang sangat tidak efisien. Manajemen mungkin mempertimbangkan pengurangan
jumlah pemasok dan meningkatkan ukuran untuk kuantitas pemesanan untuk
mengurangi jumlah tempat pemesanan. Situasi ini juga mungkin juga sebagai
sebuah tanda bagi auditor bahwa pendekatan pemasok yang valid untuk pembelian
tidak digunakan. Hal ini tidak seperti bahwa perusahaan akan menambah pemasok

37
ke file untuk tujuan pengendalian kecuali mereka mengharapkan tingkat bisnis yang
signifikan.

Meninjau Untuk Harga Faktur Yang Akurat

Membandingkan harga pada faktur pemasok dengan harga pesanan asli
memberikan bukti untuk menguji akurasi pernyataan manajemen. Perbedaan
signifikan antara harga yang diharapkan dengan harga sebenarnya mungkin karena
kesalahan administrasi, kegagalan untuk meninjau dokumen-dokumen pendukung
sebelum pengesahan pembayaran, atau hutang seseorang yang melebihi wewenang
mereka dalam menangani perbedaan harga.
Secara tradisional, auditor memverifikasi keakuratan harga dengan
membandingkan harga faktur dengan pesanan pembelian hanya dalam sebuah
sampel. Dari ribuan faktur yang diproses selama periode tersebut, mungkin hanya
satu atau dua ratus dapat diuji secara manual. ACL mengizinkan auditor untuk
membandingkan harga yang dibebankan pada setiap faktur dalam file untuk peride
yang ditinjau. Pengujiannya akan berkaitan dengan file voucher pengeluaran dan
file pesanan pembelian, yang diilustrasikan dengan beberapa sampel data di tabel
10-3.

Pengujian keakuratan harga melibatkan catatan-catatan yang cocok dari dua

file menggunakan fitur Join ACL. Hal ini dapat dicapai dalam beberapa langkah
sederhana. Pertama, kedua file yang bergabung harus diminta pada kunci yang
sama. Contohnya, nomor pesanan pembelian adalah kunci sekunder. Mengatur
ulang kedua file pada kelompok ini mengharuskan setiap file dibuka secara
terpisah, menjalankan fungsi sortir ACL, menentukan pengurutan, dan merancang
nama file untuk menerima sortir keluaran. Hasil proses ini akan menjadi dua file
pesanan baru dalam urutan yang sama.
Langkah selanjutnya adalah mengkombinasikan dua file untuk membuat
file keluaran ketiga. Auditor melakukan ini dengan command join. Beberapa pilihan
tersedia ketika penggabungan file. Pilihan relevan dalam kasus ini adalah untuk
membuat sebuah file keluaran bahwa hanya terdiri dari dua catatan yang cocok dari
dua file. Fitur penggabungan ACL mengizinkan auditor untuk menentukan kolom
dari dua file masukan yang akan diteruskan ke file keluaran. Biasanya, ada bagian

38
yang perlu atau tidak perlu untuk memasukkan semua area dari kedua file asli.
Contohnya, kolom yang dibutuhkan dari file pesanan pembelian untuk
memverifikasi keakuratan harga adalah nomor pesanan pembelian dan jumlah
pesanan pembelian, dari file voucher pengeluaran kolomnya yaitu nomor voucher,
jumlah, nomor cek, dan nomor pemasok. Struktur file yang baru
mengkombinasikan file pesanan pembelian atau pengeluaran dengan beberapa
catatan-catatan sampel disajikan pada tabel 10-4.

Pada poin ini, file yang dihasilkan mungkin lebih besar. Pemindaian file
secara visual untuk perbedaan harga dapat memakan waktu dan tidak efektif.
Disinilah aplikasi untuk filter. Menggunakan fitur Builder Expression ACL, auditor
dapat dengan mudah membuat sebuah filter yang hanya akan memilih catatan-
catatan dimana jumlah pesanan pembelian dan harga tidak sama. File yang
dihasilkan hanya akan berisi catatan-catatan dengan harga berbeda. Penggunaan
fitur ACL lain, auditor dapat menghitung varian total harga dan membuat sebuah
penentuan sebagai materialitasnya. Jika material, masalah harus diselesaikan
dengan manajemen.

2.3.5 Pengujian Asersi Kelengkapan, Keberadaan, Serta Hak dan Kewajiban

Menanggapi informasi persediaan diterima dari pemasok yang valid atas
otorisasi pesanan pembelian merupakan hutang. Kebanyakan sistem, meskipun

39
pemicunya bahwa sebab kewajiban menjadi diakui dan dicatat sebagai hutang
dagang (contohnya, sebuah voucher pengeluaran) adalah tanda terima faktur
pemasok, dimana sering menghambat penerimaan barang. Umumnya, jeda waktu
antara hutang terealisasi dan pengakuannya tidak berdampak pada laporan
keuangan. Di akhir periode, meskipun hal ini menjadi masalah yang
membutuhhkan perhatian khusus. Item-item penerimaan persediaan di akhir
periode audit, yang berkaitan dengan faktur tidak diterima sampai dengan awal
periode berikutnya, mungkin tidak termasuk sebagai hutang dagang. Manajemen
harus memiliki prosedur untuk mengidentifikasi faktur yang diterima pada periode
selanjutnya yang terkait dengan periode audit dan penyesuaian kewajiban.
Pencarian untuk kewajiban yang tidak tercatat dijelaskan dalam paragraf
selanjutnya membuktikan pengujian asersi kelengkapan, keberadaan, serta hak dan
kewajiban.

Pencarian kewajiban yang tidak tercatat

Pencarian kewajiban yang tidak tercatat terkait voucher pengeluaran dan file
laporan penerimaan, diilustrasikan tanpa data dalam tabel 10-5. Setiap catatan tanda
terima persediaan yang terdapat dalam file ini untuk periode tersebut harus cocok
dengan catatan file voucher pengeluaran. Dan lagi, menggunakan fitur
penggabungan, dua file dapat dibandingkan keberadaanya atas catatatn yang tidak
sesuai.

Seperti contoh sebelumnya, dua file yang digabungkan diminta dalam

sebuah kunci yang sama, yaitu nomor pesanan pembelian. Sejak file voucher
pengeluaran yang sebelumnya diurutkan, bahwa penyortiran hasil keluaran dapat
digunakan untuk pengujian ini juga. Oleh karena itu, hanya file laporan penerimaan
perlu ditata ulang. Langkah selanjutnya adalah menggabungkan dua file untuk
membuat sebuah kombinasi file keluaran. Saat ini, meskipun pilihan keluaran
berbeda dari contoh sebelumnya. Pilihan relevan pada kasus ini yaitu untuk
membuat sebuah file keluaran yang berisi hanya catatan-catatan yang tidak cocok
dari file utama. Auditor berusaha melalui pengujian ini untuk mengidentifikasi
catatan laporan penerimaan yang tidak memiliki catatan-catatan sebagai kewajiban.
File utama pada contoh disini adalah file laporan penerimaan, dan file voucher
pengeluaran adalah file sekunder. Dalam memilih pilihan ini, semua tanda terima

40
persediaan yang benar-benar tercatat sebagai kewajiban akan diabaikan oleh proses
penggabungan. Hanya catatan laporan penerimaan yang tidak cocok yang akan
dimasukkan ke dalam file keluaran baru. Struktur untuk filenya sama seperti file
laporan penerimaan di tabel 10-5. Jika file keluaran tidak ada catatan apapun,
auditor perlu meninjau informasi dengan manajemen untuk menentukan jika
penyesuaian yang tepat dilakukan untuk saldo hutang dagang.

Pencarian Atas Voucher Pengeluaran Yang Tidak Terotorisasi

Sebuah variasi dalam pengujian sebelumnya dapat digunakan untuk
mengatasi masalah tersebut untuk akun hutang dagang yang dilebihkan. Dengan
memilih file voucher pengeluaran sebagai file utama dan file laporan penerimaan
sebagai file sekunder, pengujian sebelumnya akan menghasilkan sebuah file
voucher dimana organisasi tidak mencatat penerimaan persediaan. Hal ini mungkin
menandakan bahwa pengeluaran disetujui seolah-olah atas dasar perimanaan faktur
pemasok daripada memferivikasi bahwa persediaan dipesan dan diterima. Tidak
mendukungnya voucher pengeluaran mungkin menandakan sebuah upaya penipuan
atau lemahnya lingkungan pengendalian dimana banyak pembayaran dibuat untuk
pembelian yang sama.

Meninjau Cek-Cek Pemasok

Kerugian perusahaan dari banyaknya pembayaran kepada pemasok untuk
persediaan yang sama sudah diestimasi menjadi ratusan dari jutaan dollar
pertahunya. Program komputer yang tidak berfungsi, kesalahan memasukkan data,
dan kegagalan otorisasi pengendalian biasanya penyebab pembayaran ganda.
Meskipun terkadang, mereka adalah pemasok yang tidak jujur yang mencoba untuk
mengelakkan pengendalian internal dengan mengirim dua faktur pemasok yang
berbeda nomor faktur untuk pembelian yang sama. Kadang-kadang mereka
mengirim banyak salinan atas faktur yang sama atau menambahkan surat di
belakang salah satu faktur untuk membedakannya. Auditor dapat menguji untuk
duplikat pencatatan dalam sebuah file besar dengan menggunakan fitur duplicate
ACL. (ilustrasi ini pada tabel 10-5).
Beberapa kolom atau kombinasi kolom dapat digunakan untuk menguji
catatan-catatan duplikasi. Auditor perlu memahami hubungan antara file-file untuk
menggambarkan kesimpulan yang berarti dari hasil pengujian. Sebagai contoh,
setiap voucher pengeluaran yang dikeluarkan atas pembayaran kepada pemasok
tunggal dan setiap faktur pemasok berhubungan dengan pesanan pembelian
tunggal. Melihat hubungan tersebut, auditor dapat menyimpulkan bahwa nomor
pesanan pembelian yang sama tidak seharusnya ada dalam dua catatan atau lebih
pada file voucher pengeluaran. Pencarian atas catatan duplikat pada file akan
menghasilkan laporan seperti pada gambar 10-13.

41
 Laporan mencerminkan bahwa dua pencatatan tersebut memiliki nomor
pesanan pembelian yang sama. Penyebab situasi ini akan meminta pemeriksaaan
lebih lanjut dengan manajemen. Penjelasan sederhananya bahwa voucher yang
dicatat terjadi kesalahan, dibatalkan, dan dikirim kembali. Akan tetapi, hasilnya
menandakan bahwa pada dua kesempatan, duplikat cek diberitahukan untuk
persediaan barang yang sama. Keganjilan ini mungkin karena kesalahan computer
atau masalah pengendalian internal dalam proses persetujuan voucher, atau hal
tersebut bisa jadi akibat penipuan.

Audit Penggajian dan Akun-Akun yang Terkait

Pengujian penggajian yang belum dibayar dan akun-akun yang terkait untuk
kelengkapan dan keakuratan terutama terdiri atas tinjauan dan prosedur analitis atas
pengeluaran kas dibuat di masa yang akan datang. Auditor harus menguji
keakuratan matematik atas ringkasan dan total penggajian ke catatan penggajian
dan akun buku besarnya. Rata-rata gaji setiap karyawan pada periode berjalan dapat
dibandingkan dengan rata-rata tahun sebelumnya. Fitur Stratify ACL dapat
membantu auditor untuk mengecek kecenderungan yang tidak biasa dan saldo yang
tidak wajar dalam file penggajian. Pengujian substantif atas perincian umumnya
tidak disajikan dalam akun beban penggajian kecuali jika prosedur analitis atau
kelemahannya pada pengendalian internal membutuhkan untuk pengujian
tambahan.

42
 BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan
Umumnya siklus pengeluaran perusahaan terdiri atas transaksi pembelian
dan transaksi pengeluaran kas. Pemeriksaan prosedur audit yang terkait dengan
siklus pengeluaran pada setiap perusahaan memiliki cara yang berbeda, tergantung
dari sifat perusahaannya itu sendiri. Ada tiga metode/pendekatan yang dilakukan
oleh perusahaan diantaranya metode tradisional, metode langsung, dan metode
rekayasa ulang dengan menggunakan Electronic Data Interchange(EDI).
Pemeriksaan atas siklus pengeluaran ini menguji tiga asersi audit yaitu
asersi kelengkapan, asersi keberadaan, serta asersi hak dan kewajiban. Bukti dari
prosedur-prosedur tersebut digunakan untuk menentukkan sifat, waktu, dan tingkat
pengujian substantif. Selanjutnya, pengujian substantif tersebut dihubungkan
dengan asersi-asersi audit berdasarkan aplikasi software ACL.

3.2 Saran
Pemahaman tentang bisnis dan industri klien akan memudahkan auditor
untuk menilai seberapa besar tingkat materialitas, risiko inheren, dan risiko
prosedur analitis dari siklus pengeluaran. Auditor dapat mempertimbangkan hal-hal
yang berkaitan dengan siklus pengeluaran untuk mengevaluasi aktivitas
pengendalian dalam transaksi pembelian dan pengeluaran kas seperti dokumen-
dokumen dan catatan umum, fungsi yang terkait dengan aktivitas pembelian atau
pengeluaran kas, sistem yang digunakan, serta pemahaman dan penilaian risiko
pengendaliannya.

43
 DAFTAR PUSTAKA

Hall, J. A., & Singleton, T. (2009). Information Technology Auditing and

Assurance, 2nd Edition. Jakarta: Salemba Empat.

44