BAB VIII

POLA KETENAGAAN

8.1 Kualifikasi Personil

 Kualifikasi dan Standar Kompetensi SDM di Instalasi Farmasi meliputi:
a. Untuk pekerjaan kefarmasian yaitu : Apoteker dan Asisten Apoteker
(AMF, SMF), yang sudah teregistrasi
b. Untuk pekerjaan administrasi yaitu : operator/ teknisi komputer, akuntansi
keuangan dan tenaga administrasi, yang memahami kefarmasian.
c. Untuk pekerjaan teknis pengelolaan perbekalan farmasi meliputi Asisten
Apoteker dan tenaga umum non farmasi (prakarya).
 Kompetensi Yang Dipersyaratkan
1. Apoteker
a. Sebagai Pimpinan :
1) Mempunyai kemampuan untuk memimpin
2) Mempunyai kemampuan dan kemauan mengelola dan
mengembangkan pelayanan farmasi
3) Mempunyai kemampuan untuk mengembangkan diri
4) Mempunyai kemampuan untuk bekerja sama dengan pihak lain
5) Mempunyai kemampuan untuk melihat masalah, menganalisa dan
memecahkan masalah.
b. Sebagai Tenaga Fungsional
1) Mampu memberikan pelayanan kefarmasian
2) Mampu melakukan akuntabilitas praktek kefarmasian
3) Mampu mengelola manajemen praktis farmasi
4) Mampu berkomunikasi tentang kefarmasian
5) Mampu melaksanakan pendidikan, penelitian dan pengembangan
6) Dapat mengoperasionalkan komputer
7) Mampu melaksanakan penelitian dan pengembangan bidang
farmasi klinik.

2. Asisten Apoteker :
1) Mampu melakukan pekerjaan teknis kefarmasian termasuk menyiapkan,
meracik dan memberikan formasi dasar penggunaan obat dibawah
supervise apoteker.

16
 2) Mampu mengelola perbekalan farmasi sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
3) Dapat mengoperasionalkan komputer
4) Dapat berkomunikasi dengan pasien dan tenaga kesehatan lain

3. Tenaga non kefarmasian: mampu mendukung terlaksananya pelayanan

kefarmasian yang bermutu, efektif dan efisien.

8.2 Pola Ketenagaan

Jumlah
NO Nama SDM Standar SDM yang Pendidikan
ada
1 Apoteker 1apoteker 1 Minimal S1
a. Novawati syam, S.Si, Apt Untuk 30 TT Apoteker
2 AsistenApoteker Berdasarkan 13 Minimal
a. Zahratul Hidayah beban kerja DIII/SMF
b. Nina Lailena Mayasanti, AMAF
c. Silvia Hasti
d. Misbah
e. Hildayati
f. Amrinawati, Amd.Farm
g. Ida Suryani, A.Md. F
h. Indah Kurnia
i. Siska Haryati, AFM
j. Erlina Saputri, Amd.Farm
k. Jumatul syawalis
l. Mila Susanti, Amd.Farm
3 Administarsi IFRS Sesuai beban 2 Minimal
a. Lofridayani kerja SMA
b. Aries Rulandho

8.3 Cara Perhitungan Pola Ketenagaan

No Jenis Uraian tugas Volume Waktu yang Waktu yang

pekerjaan pekerjaan diperlukan diperlukan
perhari perkasus perhari
(kasus) (menit) (menit)
1 Penerimaan I. Pasien poli:
resep dari 1. Menerima resep 250 1 250
pasien pasien
2. Telaah resep 250 2 500
3. Input data resep 250 5 1250
beserta total harga
4. Menyerahkan total 250 3 750
harga ke pasien
untuk administrasi
5. Pengambilan obat 250 3 750
ke lemari obat
6. Pembuatan resep 250 20 1000
puyer/racikan

17
 7. Pembuatan etiket 250 3 750
8. Penyerahan obat ke 250 5 500
pasien (wawancara
dengan pasien
9. Dokumentasi resep 250 2 500
10.Konfirmasi resep ke 5 5 20
dokter

II. Pasien Rawat Inap

1. Menerima resep 65 1 65
pasien
2. Telaah resep 65 2 130
3. Input data resep 65 5 325
beserta total harga
4. Menyerahkan total 20 3 60
harga ke pasien
untuk administrasi
5. Pengambilan obat 65 3 195
ke lemari obat
6. Pembuatan resep 25 2 50
puyer/racikan
7. Pembuatan etiket 65 3 195
8. Penyerahan obat ke 20 5 100
pasien (wawancara
dengan pasien
9. Dokumentasi resep 65 2 130

III. Merapikan blangko 315 1 315

resep
1.
2 Layanan 1. Menerima telepon 5 5 25
telepon dari luar RSPH

2. Konfirmasi obat ke 5 5 25
dokter

3. Telfon ke apotek luar 5 5 25

3 Penerimaan 1. Melakukan cek 10 10 100
barang barang sesuai faktur

2. Melakukan 10 15 150
penempatan barang
pada etalase obat
4 Input data Input ke komputer 10 15 150
pembelian
5 Kebersihan 1. Membersihkan ruang 4 10 40
ruang obat obat

2. Mencuci mortar dan 4 5 20

stamper
T OTAL 8370

rumus perhitungan perencanaan tenaga farmasi adalah :

jumlah waktu yang diperlukan perhari dalam menit secara total/60 menit/7 hari

Hasil perhitungan dari rumus sebagai berikut :

Kebutuhan tenaga di ruang obat 8370 : 60 :7 = 19.92 orang
Jadi kebutuhan tenaga di ruang obat adalah 20+1 = 21 orang

18
 BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

Orientasi dilakukan pada pegawai IFRS baru.

KERANGKA ACUAN PROGRAM ORIENTASI KHUSUS INSTALASI FARMASI
9.1 Pendahuluan
Orientasi pegawai dilaksanakan untuk pegawai baru agar bias memberikan
gambaran tentang dunia kerja pada umumnya dan pada instalasi farmasi pada khususnya
sehingga pegawai baru mampu beradaptasi dengan lingkungan kerja.

9.2 Latar Belakang

Tahap orientasi bagi SDM Baru di Instalasi farmasi diberlakukan secara wajib
untuk memberi peluang bagi SDM yang bersangkutan melakukan orientasi tugas sesuai
dengan bidang pekerjaan / keahliannya, dan sebagai upaya untuk memberikan gambaran
secara menyeluruh tentang peran dan fungsi instalasi dalam sistem pelayanan kesehatan,
sertau ntuk mengenal lingkungan kerjanya.

9.3 Tujuan
a. Umum :
Membantu SDM baru untuk melakukan pemahaman tentang peran dan fungsi
Instalasi Farmasi dalam system pelayanan kesehatan terpadu.
b. Khusus:
 Membantu SDM baru untuk melakukan pelayanan kefarmasian

19
  Membantu SDM baru untuk melakukan pengelolaan perbekalan farmasi
 Meningkatkan prestasi SDM baru terhadap pentingnya suatu Team Work dalam
setiap pelaksanaan tugas di Instalasi Farmasi

9.4 Kegiatan Pokok , Rincian Kegiatan dan Skejul Pelaksanaan

1. Asisten Apoteker
No KEGIATAN Bulan I Bulan II Bulan III Ket.
1 Umum
 Pemahaman struktur organisasi
Instalasi Farmasi
 Pemahaman berbagai prosedur tetap
yang ada di Instalasi Farmasi
 Hubungan Interpersonal
 Pemahaman area pelayanan cakupan
Instalasi farmasi
2 Khusus
 Pemahaman peraturan undang-
undang narkotika dan psikotropika
 Melaksanakan prosedur permintaan
stok habis
 Melakukan pengarsipan resep
 Melayani resep kerja sama
 Melakukan pelayanan resep
 Pemberian Informasi obat

2. Apoteker
KEGIATAN ORIENTASI
No KEGIATAN Bulan I Bulan II Bulan III Ket
1 Umum
 Pemahaman struktur organisasi
Instalasi Farmasi
 Pemahaman berbagai prosedur tetap
yang ada di Instalasi Farmasi
 Hubungan Interpersonal
 Pemahaman area pelayanan cakupan
Instalasi farmasi
2 Khusus
 Pemahaman peraturan undang-
undang narkotika dan psikotropika
 Melakukan telaah resep
 Melakukan rekonsiliasi obat
 Memahami prosedur pelayananan
resep kerja sama
 Melakukan pelayanan resep
 Pemberian Informasi obat

20
  Melakukan konseling obat
 Melakukan edukasi obat ke pasien
rawat inap
 Melakukan supervise pelayanan
farmasi

9.5 Cara Melaksanakan Kegiatan

Secara garis besar materi orientasi meliputi :
 Bidang tugas pekerjaan / keahlian yang bersangkutan
1. Bidang lingkungan kerja Instalasi Farmasi
2. Bidang sarana kerja terutama peralatan yang akan digunakan dalam
melaksanakan tugas pokok
3. Bidang peraturan dan ketentuan yang diberlakukan di Instalasi Farmasi
 Kegiatan Orientasi
1. Hari pertama
Orientasi karyawan baru dilaksanakan oleh Bagian SDM Rumah Sakit
Permata Hati Berisi orientasi umum tentang:
a. Sejarah rumah sakit
b. Visi misi rumah sakit
c. Organisasi rumah sakit dan staf
d. Budaya kerja
e. Wajib simpan rahasia rumah sakit
f. Tata kelola farmasi
g. Infeksi nasokomial
h. Pelayanan professional dan islami
i. Peraturan kepegawaian
j. Pengenalan lingkungan rumah sakit
k. Pengenalan pejabat rumah sakit

21
 2. Hari kedua
Pada hari kedua orientasi karyawan baru di unit kerja masing-masing dan
dilakukan orientasi khusus.
Orientasi di bidang administrasi
a. Orientas prosedur tetap pelayanan farmasi
b. Orientasi system administrasi instalasi farmasi
c. Orientasi system pengelolaan perbekalan farmasi
d. Orientasi jadwal shift kerjaharian
e. Orientasi Lingkungan kerja Instalasi farmasi
3. Dalam menjalankan masa orientasi, SDM yang bersangkutan akan
mendapatkan supervisi dari Koordinator Pelayanan yang ditunjuk oleh
Kepala Instalasi Farmasi
4. Karyawan baru menjalani pre test dan post test.
5. Selama masa orientasi SDM yang bersangkutan terikat secara penuh
dengan disiplin kerja yang berlaku di Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Permata Hati

9.6 Sasaran Semua pegawai baru di lingkungan Instalasi Farmasi.

9.7 Jadwal Pelaksanaan (tertuang di tabel diatas).

9.8 Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan

Setelah mengikuti orientasi pegawai membuat laporan pelaksanaan orientasi kepada
Kepala Instalasi Farmasi dengan tembusan kepada Kepala Bidang Pelayanan dan
Kepegawaian.

9.9 Pencatatan Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

a. Selesai masa orientasi, koordinator pelayanan memberikan laporan hasil orientasi
SDM yang bersangkutan kepada Kepala Instalasi Farmasi untuk penilaian.
b. Laporan hasil orientasi karyawan baru dilaporkan ke Bidang Pelayanan dan
Kepegawaian
c. Pengangkatan dan penetapan status karyawan

22
 BAB X
PERTEMUAN ATAU RAPAT

Sebagai salah satu bagian dari struktur organisasi RS Permata Hati, Instalasi
Farmasi merupakan salah satu unit yang memiliki peranan penting dalam
penyelenggaraan kegiatan pengelolaan dan pelayanan di rumah sakit. Kegiatan
pengelolaan dan pelayanan farmasi tidak bisa terlepas dari kerjasama dan koordinasi,
dimana dalam pelaksanaannya bisa timbul kendala dan permasalahan eksternal maupun
internal yang membutuhkan musyawarah dan kesepakatan bersama dalam pemecahannya
yang dilakukan dengan mengadakan pertemuan atau rapat. Pertemuan atau rapat yang
diselenggarakan selain untuk membahas masalah – masalah yang timbul selama proses
pekerjaan, juga digunakan sebagai media transfer ilmu kepada staf di instalasi farmasi.
Pertemuan atau rapat yang diselenggarakan di Instalasi Farmasi dapat
dikategorikan menjadi :
A. Pertemuan atau rapat rutin
Pertemuan atau rapat rutin yang dilaksanakan di Instalasi Farmasi yaitu :
a. Komunikasi Informasi dan Edukasi (KIE) Farmasi
Waktu : Setiap hari sabtu minggu ke 3
Jam : Jam 09.00 sampai dengan selesai
Tempat : Ruang pertemuan RS Permata Hati
Peserta : Seluruh pegawai Instalasi Farmasi
Materi : a. sosialisasi program terbaru
b. Sosialisasi peraturan – peraturan terbaru
c. Masalah – masalah yang perlu dipecahkan dan disepakati
bersama
b. Rapat struktural Farmasi
Waktu : Setiap hari sabtu selain ada pertemuan rutin yang lain/sesuai
kebutuhan
Jam : Jam 09.00 sampai dengan selesai
Tempat : Ruang pertemuan RS Permata Hati
Peserta : Seluruh pegawai Instalasi Farmasi
Materi : a. sosialisasi program terbaru
b. Sosialisasi peraturan – peraturan terbaru
c. Masalah – masalah yang perlu dipecahkan dan disepakati
bersama
c. Briefing rutin tiap shift
Waktu : Setiap awal pertukaran shift
Jam : Jam 07.30, jam 14.00 dan jam21.00
Tempat : Ruang pelayanan Instalasi Farmasi
Peserta : Seluruh staf yang bertugas tiap shift pada masing – masing
outlet dan struktural yang bertanggung jawab pada masing –
masing outlet.
Materi : a. petunjuk teknis pelayanan
b.Sosialisasi peraturan terbaru
c.Informasi operan antar shift
d. transfer ilmu singkat

B. Pertemuan atau rapat insidentil

23
Rapat insidentil diselenggarakan sewaktu – waktu bila ada masalah atau sesuatu hal
yang perlu dibahas segera.

24
 BAB XI
PELAPORAN

Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendapatan kegiatan administrasi

perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang
berkepentingan.
Tujuan dari pelaporan adalah :
1. Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi
2. Tersedianya informasi yang akurat
3. Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan
4. Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan
Jenis laporan yang disajikan oleh Instalasi farmasi berdasarkan rentang waktunya dapat
dikategorikan menjadi :
A. Laporan Harian
a. Pencatatan penjualan resep jaminan BPJS rawat jalan
b. Pencatatan penjualan resep tunai Instalasi Farmasi
c. Pencatatan salinan resep rawat inap yang telah pulang sebelumnya
d. Laporan harian resep pengobatan karyawan RS Permata Hati
B. Laporan Bulanan
a. Laporan bulanan uang resep
b. Laporan bulanan Key Perfomance Indicator (KPI) instalasi farmasi :
1. Keterlambatan waktu penerimaan obat non racikan
2. Persentase penebusan resep jalan tunai
3. Kecocokan stok barang/obat/alkes dengan jumlah fisik
4. Persentase ketepatan waktu pengiriman resep
5. Persentase kepatuhan penyimpanan obat high alert di ruang perawatan
6. Kesalahan penyerahan perbekalan farmasi
7. Kepatuhan penggunaan Formularium Nasional
c. Laporan Narkotika dan Psikotropika
d. Laporan bulanan kegiatan farmasi
C. laporan per 3 bulan
a. laporan obat expired date dari ruang perawatan dan unit penunjang lain di RS
Permata Hati.
b. Laporan triwulan farmasi
D. Laporan Tahunan
a. Review manajemen penggunaan obat
b. Laporan pelaksanaan program kerja

25
26