PROJECT MANAGEMENT

Elisa Kusrini
elisa_kusrini@yahoo.com

1
 Materi Training

 Introduction to Management Project Framework

 Project Integration Management
 Project Scope Management
 Project Time Management
 Project Cost Management
 Project Quality Management
 Project Human Resource Management
 Project Communications Management
 Project Risk Management
 Project Procurement Management

2
 Materi Training 1
A. Pengertian manajemen Proyek
B. Project cycle
C. Tahapan proyek dan PMBOK
D. Software manajemen proyek
E. Faktor kesuksesan dan kegagalan manajemen
proyek
F. Work breakdown structure

3
A. Pengertian manajemen proyek

Proyek
Suatu proyek adalah suatu kegiatan/usaha sementara/
temporer yang dikerjakan untuk menyelesaikan suatu
tujuan tertentu dengan batas waktu tertentu.

MANAJEMEN PROYEK (PMI)

Kegiatan merencanakan,mengorganisasi,
mengarahkan dan mengendalikan sumber daya yang
terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan
teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang
telah ditentukan, yaitu lingkup, MUTU, JADWAL, dan BIAYA
serta memenuhi keinginan para STAKEHOLDER
4
 Tujuan Proyek
Manajemen proyek untuk mengelola
sumberdaya agar dapat mencapai tujuan
proyek. Scope

Sumberdaya: Kepuasan
•Manusia Pelanggan
Biaya

•Material Tujuan
•Alat Proyek

•Finansial K3 Mutu

•Dll
Waktu
 B. Baum’s Project Cycle (1978)
Identification

Evaluation Preparation

Implementation Appraisal
 Identification
Identifikasi proyek, karena:
• Kebutuhan (need base)
• Peluang memanfaatkan sumber daya yang
ada (resource base)
• Permintaan pasar / peluang bisnis (market
base)
Identification
• Seleksi beberapa
Evaluation Preparation:
program / proyek Studi kelayakan
yang diusulkan
Implementation Appraisal
 Identification
Pertanyaan dibawah ini perlu diperhatikan
dalam tahap identifikasi:
• Mengapa proyek akan diwujudkan
/dilaksanakan?
• Apa tujuan proyek?
Profit / Non Profit ?
 Preparation (Persiapan )
• Studi Kelayakan (feasibility studies):
mengkaji aspek-aspek kelayakan proyek
(hukum, sosbud, teknis, ekonomi, finansial,
lingkungan, dll)
Identification

• Design Evaluation Preparation:

Studi kelayakan

Implementation Appraisal
 Studi Kelayakan
• Studi kelayakan adalah penelitian yang
menyangkut berbagai aspek seperti aspek
hukum, sosial, ekonomi, budaya, pasar, teknis,
teknologi, manajemen dan keuangan.

• Digunakan untuk mengambil keputusan

apakah suatu proyek akan dikerjakan –
ditunda – atau tidak dikerjakan.
 Aspek – aspek studi kelayakan
• Hukum: Perijinan, peraturan pemerintah
• Sosial budaya: dampak sosial, adat
• Ekonomi: meningkatkan / menurunan ekonomi masyarakat
• Pasar: jumlah konsumen, daya beli
• Teknis: persyaratan teknis, keamanan, dapat dikerjakan
• Keuangan: sumber dana, NPV, ERR, payback period, resiko
• Lingkungan: Amdal
• Kondisi saat ini & akan datang
 Identification
Appraisal Evaluation Preparation:
• Penilaian apakah proyek akan Studi kelayakan
dijalankan / tidak
• Review dan planning secara
komprehensif semua aspek Appraisal
proyek (teknis, ekonomi,
finansial, …) Implementation

• Dibuat dokumen informasi proyek terkini

(updated), termasuk anggaran proyek.
• Negosiasi & approval
• Persiapan pelaksanaan
 Implementation
• Procurement / Project Delivery
• Pelaksanaan /Konstruksi
• Pengawasan
• Progress Reporting
• Hasil Identification

Evaluation Preparation

Implementation Appraisal
Evaluation
Identification

• Apakah tujuan Evaluation Preparation:

proyek tercapai Studi kelayakan

• Apakah proyek sesuai

dengan yang Implementation Appraisal
diharapkan.

Juga 3 pertanyaan dibawah ini untuk evaluasi:

• What went well during the project?
• What didn’t go so well?
• What would project leaders and team members do
differently during future projects?
 C. Phases of Project Management
(PMBOK)

Monitoring
Initiation Planning Execution & Closing
Controlling
Initiation Initiation Planning Execution
Monitoring &
Controlling
Closing

• Review tujuan proyek.

• Koordinasi dengan stakeholders.
• Mengetahui wewenang unsur-unsur
proyek. Siapa saja?
• Ruang lingkup, kemungkinan perubahan
(Change Orders)
• Identifikasi karakter kegiatan, bukan
membuat daftar kegiatan
• Review anggaran, waktu pelaksanaan
Planning Initiation Planning Execution
Monitoring &
Controlling
Closing

• Buat daftar kegiatan yang akan dikerjakan

 bisa dibantu dengan Work Breakdown
Structure (WBS)
• Kegiatan-kegiatan diurutkan secara logis
 network diagram
• Waktu masing-masing kegiatan sehingga
dapat dihitung kapan selesainya proyek
Execution Initiation Planning Execution
Monitoring &
Controlling
Closing

• Disebut juga tahap implementasi

• Pada dasarnya pelaksanaan rencana yang dibuat
dalam tahap Planning
• Penggunaan project management software
akan sangat membantu (MS Project, Primavera)
• Pelaksanaan dapat lebih cepat / sesuai / lebih
lambat dari rencana
• Mengelola penggunaan sumber daya
• Mengelola biaya, mutu, waktu, resiko,
perubahan
• Progres pelaksanaan terkoordinasi dengan
semua unsur proyek
Monitoring Initiation Planning Execution
Monitoring &
Controlling
Closing

• Mengamati pelaksanaan sesuai rencana.

• Jika terjadi banyak perubahan mungkin perlu
kembali ke tahap Planning untuk membuat
rencana ulang dan reschedule.
Closing Initiation Planning Execution
Monitoring &
Controlling
Closing

• Membuat laporan akhir daftar kegiatan,

waktu, biaya, perubahan, dll.
• Tanda tangan penerimaan proyek
(Penyerahan I / II).
 Project Management Framework
(Kerangka Manajemen Proyek)

21
9 Knowledge Areas of Project
Management (PMBOK)
1. Project Integration Management
2. Project Scope Management
3. Project Time Management
4. Project Cost Management
5. Project Quality Management
6. Project Human Resource Management
7. Project Communications Management
8. Project Risk Management
9. Project Procurement Management
1. Project Integration Management
• Menguasai secara terintegrasi proses-proses
yang diperlukan dalam mencapai tujuan proyek.

• Proses:
1. Pembuatan project charter
2. Penentuan scope (ruang lingkup) proyek
3. Project management plan development
4. Project execution
5. Monitoring and control of project work
 PENGELOLAAN INTEGRASI (PROJECT
INTEGRATION MANAGEMENT)

Penyusunan Output
Rencana (Plan • Perencanaan Proyek
Development) • Keterangan Pendukung

Pelaksanaan Output
Rencana (Plan • Work Result
Teknik & Metode bersangkutan
Execution) • Change requests

Pengendalian Output
Perubahan (Integrated • Tindakan Koreksi
Change Control) • Revisi Perencanaan

24
 2. Project Scope Management
• Menentukan dan mengendalikan apa yang termasuk
dan tidak termasuk dalam proyek

• Proses termasuk:
1. scope planning
2. scope definition
3. creation of a Work Breakdown Schedule
4. scope verification
5. scope control
 PENGELOLAAN LINGKUP (SCOPE
MANAGEMENT)

Inisialisasi Proyek Output

Komitmen perush terhdp • Otorisasi Mulai Penentuan Pimpro
pengadaan proyek
• Project Charter

Teknik & Metode

Perencanaan dan Bersangkutan seperti Output
Seleksi Proyek dengan
Definisi Lingkup Studi Kelayakan yg • Uraian Lingkup
Dilihat dari berbagai • Work Breakdown Structure
Aspek (Finance,
Ekonomi, dll)
Cost and Benefit Ratio)

Output
Pengendalian dan • Tindakan Koreksi
Verifikasi Lingkup • Scope Change
• Formal Acceptance

26
 3. Project Time Management
• Agar proyek dapat diselesaikan tepat waktu.

• Proses termasuk:
1. defining activities
2. sequencing activities
3. estimating resource activities
4. estimating duration of activities
5. developing the project schedule
6. controlling the project schedule
 PENGELOLAAN WAKTU DAN JADWAL
(TIME & SCHEDULE MANAGEMENT)

Identifikasi Output
Kegiatan • Daftar kegiatan

Penyususan Output
Urutan • Daftar kegiatan
Kegiatan • Jaringan Kerja

Teknik & Metode

Perkiraan Bersangkutan antara lain : Output
Kurun Waktu
Bagan Balok, CPM, PERT, • Jaringan kerja dgn
, Historical Record,
Resource Leveling
kurun waktu
(Pemerataan Alokasi Sumber Daya), dll

Penyusunan Output
Jadwal • Jadwal Induk

Pengendalian Output
Waktu dan • Tindakan Koreksi
Jadwal •Jadwal Revisi

28
 4. Project Cost Management
• Merencanakan biaya, estimating, budgeting dan
mengendalikan biaya agar proyek dapat diselesaikan
sesuai anggaran.

• Proses termasuk:
1. cost estimating
2. cost budgeting
3. cost control
 PENGELOLAAN BIAYA (COST
MANAGEMENT)

Output
Perencanaan
• Keperluan Sumber Daya
Sumber Daya
perkegiatan

Perkiraan Output
Biaya • Estimasi Biaya
Teknik & Metode
• Data Pendukung
Bersangkutan (Data History,
Data Bank, Katalog, Parametris,
Cost & Schedule Control) Output
Budgeting
• Budget perkegiatan
• Renc. Penarikan Dana

Output
Pengendalian
• Tindakan Koreksi
Biaya
• Revisi angka Anggaran

30
 5. Project Quality Management
• Kegiatan yang menentukan kebijakan kualitas,
tujuan dan tanggung jawab agar hasil
pekerjaan memuaskan kebutuhan

• Proses termasuk:
1. quality planning
2. performing quality assurance
3. performing quality control
 PENGELOLAAN MUTU (QUALITY
MANAGEMENT)

Program Output
Pengelolahan • Policy, Organisasi, Rencana
Mutu Kerja
Teknik & Metode
Bersangkutan antar lain :
Quality Destruction Test, Output
Performance Test,
Assurance Control Chart, Sampling • Document QA / QC

Quality Output
Control • Hasil Test, Hasil Inspeksi,
Acceptance, Rework

32
 6. Project Human Resource
Management
• Mengorganisasi dan memenej tim proyek

• Proses termasuk:
1. human resource planning
2. acquiring the project team
3. developing the project team
4. managing the project team
 PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA
(HR MANAGEMENT)

Perencanaan Output
Organisasi • Struktur Organisasi, Uraian
Tugas, Staffing Plan
Teknik & Metode
Bersangkutan antar lain :
Pengisian Teori Umum Organisasi,
Kebijakan dan Prosedur
Output
Personil Perusahaan, Pelatihan, • Personil Proyek, Staf
Kontrak Berjangka
Proyek

Pembentukan Output
Team Work • Team Work, Peningkatan
Kinerja

34
 7. Project Communications
Management
• Kegiatan untuk memastikan informasi proyek yang
benar, diperoleh dengan benar, tepat waktu, dan
didistribusikan dengan benar.

• Proses termasuk:
1. communications planning
2. information distribution
3. performance reporting
4. managing stakeholders
 PENGELOLAAN KOMUNIKASI
(COMMUNICATION MANAGEMENT)

Output
Perencanaan • Lembaran perencanaan
Komunikasi komunikasi
Distribusi Output
Informasi Teknik & Metode
Bersangkutan antar lain : • Lembaran Catatan Informasi
Pertemuan, Rapat,
Laporan Membuat Laporan Tertulis, SIM
Output
Kinerja • Proposal Kinerja

Penutupan Output
Administrasi • Arsip Proyek, Laporan
Penutupan
36
 8. Project Risk Management
• Proses untuk meningkatkan kemungkinan / dampak suatu
kejadian positif dan mengurangi kemungkinan/ dampak suatu
kejadian negatif.

• Di-update sepanjang pelaksanaan proyek

• Proses termasuk:
1. risk management planning
2. risk identification
3. qualitative risk analysis
4. quantitative risk analysis
5. risk response planning
6. risk monitoring and control
 PENGELOLAAN RESIKO (RISK
MANAGEMENT)

Output
Identifikasi & • Daftar Sumber Risiko &
Klasifikasi Penggolongan Risiko
Risiko
Output
Kuantifikasi Teknik & Metode • Tingkatan Besar/Kecilnya
Risiko Bersangkutan antar lain :
Simulasi, Ilmu Statistik Risiko, Potensi Terjadinya
Pembentukan Risiko
Tanggapan
Output
thdp Risiko
• Rencana Penanganan,
Program Asuransi.
Pemantauan&
Output
Pengendalian
• Tindakan Koreksi 38
9. Project Procurement Management
• Proses untuk membeli/ mengadakan produk,
material, jasa atau hasil yang diperlukan untuk
melaksanakan pekerjaan proyek.

• Termasuk contract management dan change control

processes untuk order pengadaan

• Proses termasuk:
1. planning purchases and acquisitions
2. contract planning
3. requesting seller responses
4. selecting sellers
5. contract administration
6. contract closure
 PENGELOLAAN PENGADAAN DAN KONTRAK
(PROCUREMENT MANAGEMENT)

Output
Perencanaan • Kebijakan Pengadaan,
pengadaan Daftar Pengadaan

Penyiapan Teknik & Metode Output

Bersangkutan antar lain :
Dokumen Analisis Sewa Beli, • Rancangan Kontrak,
Pemilihan Jenis Kontrak, Dokumen Lelang
Cara Pembayaran,
Proses Lelang Pengendalian Perubahan,
(Closure2 yang ada pada kontrak) Output
• Proposal Kontrak
Administrasi
Kontrak Output
• Penyerahan dan
Pembayaran, Acceptance
40
 PM Knowledge Areas & Process Groups
PM Process Initiating Process Planning Process Group Executing Process Group Monitoring & Controlling Closing
Groups / Group Process Group Process
Knowledge Area Group
Processes

Project Develop Project Charter Develop Project Management Plan Direct and Manage Project Monitor and Control Project Work Close Project
Management Develop Prelim Project Execution Integrated Change Control
Integration Scope Statement

Project Scope Scope Planning Scope Verification

Management Scope Definition Scope Control
Create WBS

Project Time Activity Definition & Sequencing Schedule Control

Management Resource Estimating
Duration Estimating
Schedule Development

Project Cost Cost Estimating Cost Control

Management Cost Budgeting

Project Quality Quality Planning Perform Quality Assurance Perform Quality Control
Management

Project HR Human Resources Planning Acquire Project Team Manage Project Team
Management Develop Project Team

Project Communications Planning Information Distribution Performance Reporting

Communications Manage Stakeholders
Management

Project Risk Risk Management Planning Risk Monitoring and Control

Management Risk Identification
Qualitative / Quantitative Risk
Analysis
Risk Response Planning

Project Procurement Plan Purchases and Acquisitions Request Seller Responses Contract Administration Contract Closure
Management Plan Contracting Select Sellers
 D. Software Manajemen Proyek
• The Project Management Institute (PMI) melakukan survey terhadap
software manajemen proyek tahun 1999 yang melakukan perbandingan
lebih dari 200 software.
• www.ALLPM.COM adalah situs internet untuk informasi teknologi
manajemen proyek.
• Beberapa software populer al:
Primavera (Primavera system Inc.)
MacProject (Apple computer Corp.)
Pertmaster (Westminster Software,Inc.)
VisiSchedule (Paladin Software Corp.)
TimeLine (Symantec Corp.)
MS Project (Microsoft Corp)

42
 Software Scheduling
• Software ada yang murah hingga yang mahal. Antara $500 -
$4000 untuk personal computer.

• Yang murah dapat menangani scheduling untuk beberapa

ratus kegiatan, sedangkan yang mahal dapat menangani
pekerjaan hingga tak terbatas.

Software scheduling dapat:

• Membantu penghitungan early & late dates
• Mencetak diagram dalam laporan-laporan
• Melakukan rekalkulasi schedule dengan cepat
 Software Scheduling
• Meskipun demikian penjadwalan tetap
dikerjakan oleh orang, bukan komputer.
• Komputer tidak dapat menentukan hubungan
antar pekerjaan, dll.
• Komputer hanya membantu penghitungan,
sorting, storing dan matching data. Dengan
komputer scheduling dapat dilakukan dengan
lebih teliti dan cepat.
E. Faktor Keberhasilan dan Kegagalan
Manajemen Proyek
Penyebab Kegagalan Proyek
(http://www.projectperfect.com.au/info_it_projects_fail.php)
1. Perencanaan yang buruk
2. Ruang lingkup proyek tidak Jelas
3. Berubahnya spesifikasi kebutuhan ditengah-tengah
jalannya proyek
4. Jangka waktu implementasi yang tidak realistis
5. Kurangnya dukungan manajeman dan keterlibatan
user
6. Gagalnya komunikasi antar anggota tim
7. Keahlian SDM yang tidak memadai

45
 Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan
operasionalisasi manajemen proyek :
(Pinto dan Slevin (1986), Shtub et.al (1994))

(1) Tujuan dan Misi proyek yang didefinisikan dengan jelas

(2) Dukungan top management
(3) Perencanaan Proyek,
(4) Keterlibatan client/Pelanggan
(5) Tim Pelaksana
(6) Teknis dan teknologi
(7) Penerimaan Pelanggan
(8) Pengawasan proyek dan Umpan balik
(9) Komunikasi
(10)Troubleshooting/ Pemecahan masalah.

46
Faktor SDM Dalam Manajemen Proyek
Hasil Penelitian menyatakan Kemampuan seorang
manajer proyek dapat menentukan kesuksesan dari
proyek.

Projek Manajer yang Baik:

Communicator
Manager
Inovator
Technically competent,
Respected and aware
Administrator
Leader
Able to work under pressure
Goal-oriented
Knowledgeable about the company
Senior
47