PENDAHULUAN

BAB I

Pedoman tata usaha di RSIA Citra Keluarga diperlukan dalam kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
Definisi administrasi umum dalam pedoman ini adalah usaha penyelenggaraan perkantoran
guna membantu Rumah Sakit dalam pencapaian tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah
suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat
mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun
dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut,
terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang
efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Tugas
pokok bagian Administrasi adalah memberikan pelayanan administrasi.

A.TUJUAN PEDOMAN
Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Administrasi Umum dalam
melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan kerja. Selain itu pedoman ini
merupakan acuan bagian Administrasi Umum dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya
sesuai tugas yang sudah ada.

B.RUANG LINGKUP PELAYANAN

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan Administrasi yang diatur
didalam pedoman ini dikhususkan pada administrasi umum/perkantoran.
Sekretaris/Administrasi Umum bertanggung jawab dalam memenuhi semua kebutuhan direktur,
korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di lingkungan rumah
sakit.

C.BATASAN OPERASIONAL
Batasan operasional pedoman ini adalah tugas pokok Administrasi Umum:

a) Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi

b) Pelayanan tamu
c) Menerima telfon dan memberi informasi mengenai jam poli
d) Melakukan perjanjian
e) Memfasilitasi pertemuan
f) Menerima Pembayaran rawat inap
g) Menyusun dan menyimpan dokumen
h) Menerima pembayaran dari apotik
i) Membuat surat kontrol
j) Mencetak surat keterangan rawat inap bagi pasien yang memerlukan
k) Mencatat barang masuk dan keluar di kartu stock (bila belanja alat tulis)
l) Membantu pasien dalam mengurus resum medis
m) Menjelaskan kepada pasien mengenai biaya perawatan (apa bila pasien bertanya)
n) Memberikan informasi mengenai kamar pasien (bila ada kerabat px yang bertanya)
D. LANDASAN HUKUM

Pedoman ini dibuat dan mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan peraturan pelaksana lainnya, antaranya :

1. Undang-Undang RI nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran.

2. Undang-Undang RI nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.
3. Undang-Undang RI nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 32 tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan.
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 65 tahun 2005 tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit.
6.Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 56 tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perjanjian
Rumah Sakit.
7. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 14 tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementrian Kesehatan.
8. Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar
Pelayanan Rumah Sakit.
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

Upaya-upaya peningkatan mutu layanan kesehatan di rumah sakit harus dilaksanakan

secara terus menerus, terprogram dan terencana dengan baik. Salah satu upaya peningkatan
mutu layanan dalam bidang administrasi tersebut adalah dengan terpenuhinya tenaga kerja yang
sesuai dengan standar ketenagaan di rumah sakit. Pelayanan profesional yang efektif , efisien
dan akuntabilitas merupakan penjabaran misi rumah sakit di Bagian Umum. Untuk
merealisasikan hal tersebut diperlukan Sumber Daya Manusia (SDM) agar dapat memberikan
pelayanan administrasi yang bermutu dan berorientasi pada Tata Usaha. Salah satu upaya yang
dilakukan adalah adanya standar kualifikasi, distribusi ketenagaan, yang sesuai dengan standar
kuantitas dan kualitas Bidang Administrasi.

A.KOMPETENSI
Proses pengangkatan staf dimulai dengan pertimbangan mengenai kerja yang harus
dijalankan. Ini harus dibagi secara adil sebagai pekerjaan, yang masing-masingnya cocok
dengan keahlian dan kemampuan yang sudah didefinisikan. Sistem yang tipikal dalam
mengevaluasi pekerjaan seseorang adalah dengan memeriksa pekerjaan sesuai dengan faktor-
faktor berikut :

a) Kompetensi umum Pada kelompok ini mencakup unit-unit kompetensi yang berlaku dan
dibutuhkan pada hampir semua sub-sub bidang keahlian, misal yang berkait dengan
berkomunikasi di tempat kerja dan menggunakan komputer.

b) Kompetensi utama/inti Pada kelompok ini mencakup unit-unit kompetensi yang berlaku
dan dibutuhkan hanya untuk spesifik sub bidang keahlian

Kompetensi khusus/pilihan Pada kelompok ini mencakup unit-unit kompetensi yang dapat
ditambahkan kedalam sub bidang keahlian tertentu, sebagai pelengkap dan bersifat pilihan.
Adapun Kompetensi sumber daya manusia di bagian Administrasi yang harus ada, sebagai
berikut :
KOMPETENSI SDM
1) Kompetensi Umum

2) Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi

3) Berkomunikasi melalui telepon

4) Memberikan pelayanan

5) Mengoperasikan komputer

6) Menggunakan peralatan kantor

 7) Mengakses dan penarikan data komputer

8) Memproduksikan dokumen di komputer

9) Menghasilkan dokumen sederhana

10) Menggunakan teknologi kantor

11) Melakukan prosedur administrasi

12) Menagani penerimaan dan penerimaan surat/dokumen

13) Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen

14) Mengelolah dan menjaga sistem kearsipan

15) Memelihara data komputer

16) Mengatur perjalanan bisnis

17) Merencanakan dan mengelola pertemuan/rapat

18) Membuat presentasi

19) Menjaga kebersihan peralatan dan tempat kerja

20) Mengikuti prosedur K3 perkantoran

21) Menjaga keamanan K3 perkantoran

22) Meminimalisir pencurian

B.DISTRIBUSI KETENAGAAN
Adapun pendistribusian sumber daya manusia Bagian Administrasi adalah sebagai
berikut :
No. NAMA JABATAN KUALIFIKASI FORMAL DAN INFORMAL JUMLAH SDM
1. Ka. Bag. Administrasi S1
2. Sekertaris Direksi S1
3. Kasie Administrasi DIII
4. Staf Administrasi S1
C.PENGATURAN JAGA
Adapun pengaturan jaga sumber daya manusia Bagian Administrasi adalah sebagai
berikut :
No. NAMA JABATAN KUALIFIKASI FORMAL DAN INFORMAL WAKTU KERJA
1. Ka. Bag. Administrasi S1 07.45-16.15
2. (1 Shif) 2. Sekertaris Direksi S1 07.45-16.15 (1 Shif)
3. 3. Kasie Administrasi DIII 07.45-16.15 (1 Shif)
4. 4. Staf Administrasi S1 07.45-16.15 (1 Shif)
 BAB III
STANDAR FASILITAS

A. DENA RUANGAN
Denah ruang Administrasi RSIA Citra Keluarga berikut :

B. STANDAR FASILITAS
Perabot kantor terdiri dari meja kerja, kursi dan peralatan lain yang dibagikan kepada setiap
unit. Pokok-pokok berikut perlu diperhatikan dalam pemilihan perabot :.

a) Staf harus terlibat sedapat mungkin dalam pemilihan

b) Pilihan antara kayu dan baja tidak penting karena biasannya kedua bahan tersebut
digunakan bersama.

c) Beberapa sistem memiliki pilihan warna.

d) Plastik tidak dapat diperbaiki tetapi kuat untuk bagian dalam laci.

e) Tidak boleh ada tepi atau sudut yang tajam atau bergerigi.

f) Kunci harus terbenam atau rata dengan permukaan.

g) Tirai harus mudah dipasang atau dilepas.

h) Meja kerja atau meja biasa harus dapat disetel ketinggiannya.

 Penerangan ventilasi h.

Kebisingan i.

Kesegaran/kebugaran ruangan Daftar Inventaris peralatan di RSIA Citra Keluarga:

Nama alat jumlah keterangan

Komputer 7 Baik
Labtop 2 Baik
Printer 3 Baik
Lemari Arsip 2 Baik
Lemari 4 Baik
Meja Kerja 8 Baik
Meja Rapat 1 Baik
Kursi Kantor 2 Baik
Kursi Biasa 14 Baik
Tempat Sampah 5 Baik
Jam Dinding 2 Baik
Cermin 3 Baik
White Board 1 Baik
Glass Board 1 Baik
Telepon 3 Baik
Proyektor 2 Baik
Lukisan 1 Baik
AC 3 Baik

Kebersihan dan rumah tangga jumlah keterangan

1. Peralatan Kebersihan 1 Baik
2. Dispenser 1 Baik
3. Kulkas 1 Baik
4. Gorden 4 Baik

ATK JUMLAH KETERANGAN

1. Stampel 1 Baik
2. Gunting 1 Baik
3. Penggaris 1 Baik
4. Cutter 1 Baik
5. Hecter/Staples 1
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

PELAYANAN KOMUNIKASI

Komunikasi adalah salah satu fungsi dasar dari kantor dan merupakan proses yang
esensial bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi
dari satu orang ke orang lain melaluai pos, telepon, teleprinter, kuris dan sarana lain. Istilah
komunikasi harus ditafsirkan secara luas seperti surat dan pembicaraan telepon dari dan untuk
orang di luar perusahaan; istilah ini juga mencakupi pengiriman memorandum, laporan,
instruksi, faktur, pesanetimasi, gambar, dan bahkan sampel. Komunikasi adalah fungsi vital
yang harus dilayani dengan analisis cermat tentang kebutuhan dan pemilihan cermat peralatan
yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan. Di dalam kantor, mayoritas komunikasi bersifat rutin
dan dapat diklarifikasikan menurut tujuan yang dilayani.

a) Korespondensi

Mengatur surat masuk dan surat keluar rumah sakit. Prosedur pengelolaan surat masuk
rumah sakit yaitu menerima surat, membuka surat, menilai surat, mencatat surat, mengarahkan
surat, penyimpanan surat. Sedangkan untuk prosedur pengelolaan surat keluar rumah sakit yaitu
pembuatan konsep surat, persetujuan konsep surat, pengetikan surat, penandatanganan surat,
pencatatan surat, penggandaan surat, pengiriman surat dan, penyimpanan. Sedangkan cara
mengarsip surat rumah sakit yaitu menggunakan sistem penyimpanan klasifikasi dalam bentuk
numerik atau biasa disebut dengan sistem klasifikasi desimal.

b) Menyiapkan naskah surat keputusan, surat edaran dan lain-lain. Setiap naskah harus
merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang
sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat yaitu ketelitian,
kejelasan, singkat dan padat, logis dan meyakinkan, serta pembakuan. c.

c) Menyiapkan penomoran surat. Nomor pada naskah merupakan segmen penting dalam
kearsipan, sehingga susunannya harus dapat memberikan kemudahan dalam
peyimpanan, temu balik dan penilaian arsip.

d) Mengkoordinasikan/menyiapkan rapat pimpinan. Rapat merupakan pertemuan antara

para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau
menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Rapat sangat
memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutama mempersiapkan dan
merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan. Tugas sekretaris dalam rapat antara
lain meliputi persiapan, menyusun acara, menyusun teks pidato pimpinan, membuat
notula rapat, dan mebuat laporan hasil rapat.

e) Menyiapkan rancangan/kelengkapan perizinan rumah sakit. Perizinan merupakan fungsi

pengendalian pemerintahan terhadap penyelenggara kegiatan yang dilakukan oleh
swasta. Pemberian izin sarana kesehatan merupakan akuntabilitas pemerintah kepada
 masyarakat bahwa sarana kesehatan yang telah diberi izin tersebut telah memenuhi
standar pelayanan dan aspek keamanan pasien, jadi perizinan sangat terkait dengan
standar dan mutu pelayanan.

f) Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan dan karyawan. Perjalanan dinas adalah

perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan
yang berkaitan dengan keperluan dinas, perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas
dalam kota dan luar kota, maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh
perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu. Seorang sekretaris yang handal,
umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas
dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu,
mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. Adapun yang
harus dipersiapkan oleh sekretaris yaitu, merencanakan perjalanan, mempersiapkan
daftar perjalanan, mempersiapkan dokumen perjalanan, mempersiapkan transportasi,
mempersiapkan akomodasi.

g) PENGARSIPAN DAN PENGINDEKSAN

Pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli, atau salinannya,
sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan.
Pengindeksan adalah proses yang diperlukan untuk menemukan rekaman. Perawatan
sistem pengarsipan yang efesien adalah salah satu dari masalah kekal kantor dan
pemecahannya menutur pengertian yang tepat akan prinsip-prinsipnya. Tidak ada satu
sistem yang ideal dan tidak ada jenis peralatan ideal yang akan memenuhi persyaratan
semua rekaman di semua kantor. Sistem pengarsipan yang efesien adalah sistem
dimana.
1) Rekaman yang diperlukan setiap saat dapat dihasilkan tanpa penundaan yang
tidak masuk akal

2) Rekaman dilindungi secara memadai selama periode rekaman itu dipertahankan

untuk referensi

3) Biaya pemasangan dan pemeliharaan sistem masuk akal dengan memperhatikan

pelayanan yang diperlukan.

Langkah pertama dalam merencanakan sistem pengarsipan harus berupa penjadwalan semua
jenis dokumen dan rekaman yang akan disimpan. Manajemen yang bertanggung jawab harus
diajak berkonsultasi mengenai setiap jenis dan keputusan diperoleh mengenai:

1) Periode penyimpanan

2) Perlindungan

3) Penundaan yang dapat diterima di tempat

4) Orang yang biasa menggunakan

Cara pendeskripsian Jadwal lengkap yang memperlihatkan persyaratan tersebut dibawah lima
judul yang diberikan diatas merupakan suatu dokumen yang sangat penting.

a) Peralatan Pengarsipan
Sistem yang berantakan tetap merupakan sistem yang berantakan entah arsip itu disimpan di
dalam kabinet (lemari penyimpanan surat) atau di dalam kotak kardus. Ini tidak berarti bahwa
peralatan itu tidak penting, tetapi peralatan itu harus dipertimbangkan hanya dalam
hubungannya dengan tujuan yang dilayaninya:

1) Perlindungan dokumen

2) Kehilangan karena penanganan yang ceroboh

3) Kehilangan atau kerusakan oleh air dan api

4) Kerusakan karena debu atau kelembapan

5) Pencegahan dari pencuri atau orang yang tidak berwenang

Pengurangan upaya fisik pada pihak juru tulis pengarsipan penemuan dan pengambilan
dokumen. Dalam memilih peralatan yang diperlukan untuk penyimpanan sekelompok dokumen
tertentu, semua tujuan harus diperhitungkan. Perlindungan dari debu dan kelembapan lebih
penting apabila rekaman bersangkutan harus disimpan untuk jangka panjang daripada bila
catatan itu harus dihancurkan dalam beberapa bulan. Kebutuhan untuk perlindungan khusus
bagi dokumen dari kerusakan karena kebakaran akan bervariasi menurut tingkat
kepentingannya dan juga menurut sifat gedung dimana rekaman bersangkutan disimpan.
Adapun peralatan pengarsipan, diantaranya :

a) Wadah kecil

b) Arsip tuas lengkung

c) Arsip boks

d) Dompet

e) Buku pelidung

f) Penjilid lembaran lepas

g) Penjilid cincin

h) Penjilid sekrup

i) Penjilid tali
 j) Map sederhana

k) Map gantung

l) Kantung

m) Pelabelan

n) Pengunci kertas

o) Kawat berpening

p) Map dengan penjilid pegas

q) Pengunci kawat elastis

C. Pengarsipan Tersentraslisasi
Ada beberapa derajat sentralisasi dan pengarsipan tersentralisasi dapat berarti :

1. Semua arsip disimpan disatu tempat

Semua arsip dengan kepentingan umum disimpan secara terpusat, sedangkan arsip dengan
kepentingan departemen saja disimpan oleh departemen
Semua atau sebagian besar arsip disimpan oleh departemen, tetapi dikendalikan dan dilayani
oleh staf dari satu titik sentral. Tidak ada kelebihan yang membuat salah satu dari sistem ini
menjadi yang paling cocok untuk segala situasi. Prinsip yang dinyatakan pada awal bab ini
harus menjadi basis bagi berdirinya setiap penilaian. Arsip harus diletakkan dalam posisi
sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah digunakan dimana dan bila dikehendaki. Bila
pengarsipan yang terpusat pada departemen membuat arsip lebih mudah dan lebih cepat
tersedia, maka pengarsipan itu harus ditegakkan, tetapi masing-masing kasus harus sepenuhnya
dipertimbangkan berdasarkan kebaikannya. Sentralisasi fisik memiliki keuntungan berikut:

a. Tidak ada duplikasi, yaitu hanya satu salinan dokumen yang perlu dipertahankan

b. Staf pengarsipan yang terlatih khusus dipekerjakan

c. Keseragaman sistem diseluruh organisasi

d. Penghematan peralatan dan ruangan

 Pengendalian yang lebih ketat atas rekaman Sebaliknya, dikantor yang besar barangkali ada
banyak kekurangan:

a.Penundaan dalam menyampaikan dokumen kepada orang yang memerlukannya.

b.Kesulitan bagi sebagian departemen karena pelaksanaan yang perlu dari peraturan yang
sama untuk semuanya. Dokumen yang harus diacu secara teratur oleh sejumlah departemen
cocok untuk penyimpanan pada satu titik sentral, tetapi lebih efesien untuk menyimpan
dokumen yang hanya berkaitan dengan seorang eksekufit sedekat mungkin dengan kantornya.

c.Penghancuran Dokumen
Arsip dalam jumlah besar yang berisikan dokumen yang memiliki kegunaan langsung. Bila
kebutuhan untuk acuan yang cepat sudah berkurang, arsip harus dipindahkan ke penyimpanan
jangka panjang, biasanya diruangan yang terpisah, hingga tiba waktunya untuk dihancurkan.
Bila metode klarifikasi telah diseleksi secara benar, biasanya tidak perlu untuk memeriksa dan
memilih dokumen individu untuk dipindakhan atau dihancurkan. Idealnya, keseluruhan
tumpukan atau map harus dipindahkan berdasarkan usianya. Arsip yang tidak berguna lagi
harus dihancurkan tanpa ditunda-tunda. Bila dokumen bersifat rahasia, dokumennya dapat
dibuat tidak terbaca dengan memasukkannya ke dalam mesin penghancur kertas atau dengan
dibakar. Sebaliknya, bila tidak bersifat rahasia, kertasnya dapat dijual. Kecuali bila ada
persyaratan hukum yang harus dipenuhi.
d.Pengindeksan
Tujuan suatu indeks adalah untuk mempermudah dalam pencarian catatan atau dokumen.
Indeks mungkin dibuat terpisah dari catatan yang diacu olehnya, atau catatan itu sendiri
mungkin diatur sedemikian rupa sehingga menjadi indeks sendiri. Indeks kebanyakan buku
adalah indeks yang terpisah, indeks ini terpisah dari teks, tetapi berfungsi membantu pembaca
untuk menemukan halaman dimana berbagai persoalan disebutkan. Peralatan pembuatan
indeks, diantaranya :

1) Lemari Arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan
terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar.

2) Ordner Ordner
adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi
penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ,ordner
terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator atau pelubang kertas.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral
pada lemari arsip atau rak arsip.
Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Ordner salah satu peralatan pengindeksan yang digunakan di RSIA Citra Keluarga

MAP Arsip Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map
arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
1)Stopmap folio
map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk
menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio
digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan
arsip yang sudah in aktif
.
2)Map snelhecter
map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan

3.arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi
menggunakan perforator atau pelubang kertas.

4.Folder map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan
arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

5. Hanging folder, folder

yang mempunyai besi penggantung, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di
filing cabinet

6. Hanging folder
juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

D. PENDUPLIKASIAN
Reprografi adalah seni menghasilkan selembar atau beberapa kopi dokumen dengan
menggunakan fotografi atau peralatan lainnya yang dapat memproduksi atau mereproduksi
gambar visual, kata-kata, tanda, gambar dan lain-lain untuk keperluan administrasi dan
perdagangan.

1.Penduplikasian
 Sering terjadi bahwa lebih dari satu salinan dokumen diperlukan. Metode paling sederhana
adalah dengan membuat salinan pada saat yang sama dengan yang aslinya. Bila salinan
diperlukan dalam jumlah besar, atau tidak dapat dibuat bersamaan dengan aslinya, maka
digunkanlah proses penduplikasian atau pengopian. Istilah penduplikasian digunakan bila
banyak salinan harus dibuat dari sebuah salinan master yang disiapkan, dan istilah pengopian
digunakan bila satu atau beberapa salinan

diambil langsung dari aslinya. Duplikator berfungsi untuk menghasilkan surat edaran, daftar
harga, laporan, formulir kantor, dan sebagainya apabila biaya atau urgensi tidak memungkinkan
pembuatan cetakan. Ada jajaran luas peralatan dari baki sederhana hektografik hingga mesin
cetak kecil. Proses penduplikasian bukanlah satu-satunya metode, tetapi cukup menggambarkan
metode yang lebih lazim digunakan di kantor.

Mikrofotografi
Mikrofotografi adalah proses dimana surat, formulir dan dokumen lain difoto dengan ukuran
yang jauh lebih kecil. Bila dokumen asli kemudian dihancurkan atau digunakan untuk tujuan
lain, mikrofotografi pun memberikan catatan kompak yang dapat dengan mudah diangkut dari
satu tempat ke tempat lain.
D.

PENGOLAHAN DATA
Komputer adalah serangkaian atau sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari ribuan
bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta membentuk sebuah sistem kerja
yang rapi dan teliti untuk mengolah informasi menurut prosedur yang telah dirumuskan,
menerima input, mengolah input, memberikan informasi, menggunakan suatu program yang
tersimpan di memori komputer, dan dapat menyimpan program dan hasil pengolahan, serta
bekerja secara otomatis. Pada mulanya pengolahan informasi hampir eksklusif berhubungan
dengan masalah aritmatika, tetapi komputer modern dipakai untuk banyak tugas yang tidak
hanya berhubungan dengan matematika. Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari
suatu kenyataan, penggambaran fakta, pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah
oleh manusia atau mesin yang berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau
gabungan darinya. Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih
lanjut. Pengolahan data adalah manipulasi pengubahan atau transformasi dari data, simbol-
simbol seperti nomor dan huruf ke dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih berarti berupa
suatu informasi untuk tujuan peningkatan kegunaannya. Informasi adalah hasil dari kegiatan
pengolahan data yang memberikan bentuk yg lebih berarti dari suatu kejadian. Sistem
Pengolahan Data adalah adalah sistem yang melakukan pengolahan data, contohnya sistem
pengolahan data penjualan, sistem pengolahan data pegawai dll.Pengolahan data yang diolah
dengan menggunakan komputer dikenal dengan Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau
Electronik Data Processing (EDP).
Jadi Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP) adalah
manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan
menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.
1.pengolahan Data pada Komputer
a.Pengumpulan Data Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang
menggambarkan setiap tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan
lingkungannya.
b.Pengubahan Data Operasi pengubahan data mencakup pengklasifikasian, penyortiran,
pengkalkulasan, perekapitulasian, pembandingan.
c.Penyimpanan Data Semua data harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data
tersebut disimpan dalam berbagai media penyimpanan dan file yang disimpan disebut Database
d.Pembuatan Dokumen Sistem pengolahan data menghasilkan keluaran yang dibutuhkan oleh
perorangan atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan.
2.Komponen Dasar Komputer untuk Pengolahan Data
a. Hardware Hardware
atau perangkat keras harus menyediakan 4 fungsi umum

b. Alat Input Perangkat keras yang memasukkan instruksi yang akan diproses di alat
proses diproses seperti mouse dan keyboard.

c. Alat Proses
Central Processing Unit
(CPU) merupakan unit yang mengendalikan semua unit sistem komputer dan mengubah input
menjadi output.
d.Alat Output Perangkat keras yang menampilkan hasil dari instruksi yang diproses seperti
monitor, speaker dan printer.
Software Software
atau perangkat lunak adalah instruksi atau program untuk menjalankan sistem komputer.
Software
terdiri dari
software
sistem dan
software
aplikasi.

Brainware Brainware
adalah manusia yang terlibat di datam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer.
1)

Manfaat Pengolahan Data

Dengan digunakannya pengolahan data elektronik, maka manfaat yang dapat diperoleh adalah
meminimalkan kebutuhan tenaga manusia, hal ini karena beberapa pekerjaan dilakukan secara
otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer. Keuntungan lain adalah kemampuan
komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih
besar, fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak. Sebagai contoh
pembuatan faktur penjualan, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, maka
operator hanya memasukkan jumlah barang yang dipesan, karena nama pelanggan, alamat,
harga sudah ada dalam database dan perhitungan total sudah kita dapatkan dari hasil proses
program. Perhitungan upah dan gaji, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data
komputer, operator hanya menginput banyaknya jam kerja, lembur, bonus atau komisi, hari
absen, dan untuk kode pegawai, nama pegawai, gaji pokok, informasi perhitungan pajak
pendapatan, neraca pinjaman dan informasi kumulatif lainnya sudah ada pada
database
dan program yang memprosesnya.
2)

Tujuan dan Fungsi Pengolahan Data

Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk
yang berguna (hasil). Fungsi dasar pengolahan data :

Mengambil program dan data (masukan/input)

Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan

Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan

Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.

Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.

.
Pemeliharaan Arsip

Data bebentuk
softcopy
memerlukan pemeliharaan agar informasi yang terkandung didalamnya dapat ditemukan
dengan mudah dan dalam keadaan utuh. Pemeliharaan data/informasi ini delakukan dengan
jalan sebagai berikut:

Membuat daftar file yang memuat, nama file

subjek file,nama bagian/direktorat pembuat file, tanggal pembuatan, dan petugas
pengolah/pembuat arsip.
Membuat Back up dengan cara menyalin data kedalam flash disk
/CD, memberi label, menyimpan flashdisk /CD kedalam kotak khusus, menyusun dalam lemari
penyimpanan sesuai sistem filing
yang dianut, menjaga tempat penyimpanan arsip agar selalu dalam keadaan baik.
Penyusutan Arsip

Seperti arsip fisik pada umumnya, baik yang diolah melalui komputer maupun manual, arsip
softcopy

shredden.
Alat ini menghancurkan kertas dengan cara menarik dan merobek kertas menjadi potongan-
potongan kecil, dengan ukuran bervarisasi 0,8-2,5 cm.

Pembakaran Metode ini sangat populer pada masa lalu, namun saat ini dianggap sulit dan
berbahaya dilakukan karena resiko menyebabkan kebakaran.

Pemusnahan Kimiawi Pemusnahan dilakukan dengan menggunakan bahan kimiawi. Walaupun

metode ini lebih efesien dibandingkan dengan metode pencacahan, tidak dapat dilakukan
sewaktu-waktu. Pasalnya bahan kimia yang digunakan adalah larutan asam yang dapat merusak
kulit dan mudah terbakar, sehingga harus disimpan di tempat yang aman.

Pembuburan Merupakan metode yang ekonomis, aman, dan bersih. Namun, metode ini tidak
terlalu populer digunakan. Pemusnahan dilakukan dengan memasukkan dokumen ke dalam
bak penampungan yang telah terisi air, lalu dicacah hingga hancur, kemudian disaring.
Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan organisasi yang membutuhkan pengamanan
tinggi terhadap dokmen yang harus dimusnahkan. Berkaitan dengan pemusnahan dokumen,
dapat dillihat pada Pedoman Penyimpanan dan Pemusnahan Arsip Rumah Sakit Islam Faisal.
Pemilihan metode pemusnahan biasanya dilakukan dengan pertimbangan-pertimbangan berikut
: 1.Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan.
2.Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan.
3.Presentasi dokumen inaktif yang bersifat rahasia yang akan dimusnahkan.
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Undang-undang nomor 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib

menyelenggarakanupaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya
kesehatan, mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakita
dalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib
menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja. Program keselamatan dan kesehatan kerja
di bagian Administrasi Umum bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan dari
kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit. Dalam Undang-
Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “
Setiap
warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”.
Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang
memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan dan
penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia.
Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari perlindungan
terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian Administrasi Umum dan perlindungan terhadap
Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit. Jaminan keselamatan dan
kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai dan meningkatkan produktivitas
rumah sakit. Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usaha
masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para pegawai dari
bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan keselamatan dan
kesehatan kerja. Undang-undang nomor 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja dimaksudkan
untuk menjamin: a.

Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam keadaan sehat
dan selamat. b.

Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien. c.

Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan. Faktor-faktor yang
menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat digolongkan pada tiga kelompok,
yaitu
a.Kondisi dan lingkungan kerja

b.Kesadaran dan kualitas pekerja, dan

Peranan dan kualitas manajemen Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja,
kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi bila :

Peralatan tidak memenuhi standar kualitas

Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi
Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu panas atau terlalu
dingin

Tidak tersedia alat-alat pengaman

a. Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll. Beberapa

hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan arsip

b. Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/kejatuhan berkas ketika
mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas. Harus tersedia
tangga anti tergelincir.

c. Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak penyimpanan.
 BAB VII
PENGENDALIAN MUTU

PELAPORAN
Laporan disiapkan untuk berbagai tujuan dan merupakan aspek penting dari komunikasi
tertulis. Ada laporan yang bersifat rutin, seperti angka statistik yang secara teratur dihasilkan
untuk informasi manajemen dalam mengendalikan urusan rumah sakit. Laporan yang lain
bersifat khusus, seperti bila keputusan harus diambil diluar urusan sehari-hari yang biasa dan
penyelidikan khusus dilakukan. Oleh karena itu, laporan secara umum dapat di bagi menjadi
dua yaitu laporan rutin dan laporan khusus. Dalam menyiapkan laporan terdapt suatu seni yang
dapat dipelajari dan dikembangkan. Informasi dan rekomendasi hanya kecil nilainya jika
keduanya tidak membantu pembentukan penilainan dan pengambilan keputusan. Laporan yang
tidak merangsang pikiran dan pada akhirnya tidak menimbulkan tindakan mungkin menarik
secara sepintas, tetapi tidak berfungsi sama sekali. Laporan seperti itu jelas tidak sepadan
dengan biaya persiapannya. Laporan yang baik harus mengandung semua fakta yang relevan,
menyusun fakta secara logis, mendiskusikannya dalam bahasa yang sederhana dan tiba pada
sebuah kesimpulan.

PENGENDALIAN MUTU
Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan
ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang digunakan untuk
mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu :
a.Definisi Indikator Indikator adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan
suatu indikasi. Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat
perubahan. Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik. 2.

Kriteria Kriteria adalah spesifikasi dari indikator.

Standar a.

Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang dalam
situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat
performance atau kondisi tersebut. b.

Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik. c.

Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu. Dalam
melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan prinsip dasar
sebagai berikut: 1.

a. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan

b. Keprofesian

c. Efisiensi
 d. Keamanan pasien

e. Kepuasan pasien

f. Sarana dan lingkungan fisik

g. Indikator yang dipilih

h. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses

Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok dari pada untuk
perorangan.

Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit

Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk dimonitor

Didasarkan pada data yang ada.

Kriteria yang digunakan Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat
menilai indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu
tidak baik.

Standar yang digunakan Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan :

a. Acuan dari berbagai sumber

b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara
c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan

STANDAR PELAYANAN MINIMAL

Pengertian Standar Pelayanan Minimal (SPM) secara umum adalah ketentuan tentang
jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak diperoleh
setiap warga secara minimal. Sedangkan standar pelayanan minimal secara khusus yaitu :

1) Merupakan alat untuk mengukur kinerja secara baik

2) Sebagai alat perencanaan bisnis dan anggaran

Sebagai alat pengendali mutu pelayanan. Standar Pelayanan Minimal Administrasi Rumah
Sakit sebagai berikut :

No. JENIS PELAYANAN INDIKATOR STANDAR

1. Administrasi 1. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan direksi 100 %
2. Kelengkapan laporan akuntabilitas kerja 100%
3. Ketepatan waktu pengusulan kenaikan pangkat 100%
4. Ketepatan waktu pengurusan gaji berkala 100%
5. Karyawan yang mendapat pelatihan minimal 20 jam setahun
≥ 60%
1.Tindak Lanjut Penyelasaian Hasil Pertemuan Direksi
Dimensi Mutu
Efektivitas
Tujuan
Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan di rumah sakit
Definisi Operasional
Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah pelaksanaan tindak lanjut
yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah
diambil dalam pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masing masing.
3
Frekuensi Pengumpulan Data
1) 1 bulan Periode Analisis
2) bulan Numerator
 PENUTUP
Pedoman ini dibuat dan disusun untuk mempermudah dalam kita bekerja dan menggambarkan
bahwa setiap tugas maupun pekerjaan terrdinir dengan baik dan memiliki ketentuan dan
peraturan yang harus ditaati.