Rapat yang Produktif

Rapat adalah tempat komunikasi utama dalam dunia bisnis saat ini, apakah diadakan di
ruang konferensi informal atau melalui internet sebagai rapat virtual seperti pada the
Container Store. Rapat yang diselenggarakan dengan baik dapat membantu Anda
memecahkan masalah, mengembangkan ide, dan mengidentifikasi peluang.
Sayangnya, banyak rapat yang tidak produktif. Dalam studi baru-baru ini, para manajer
senior dan madya melaporkan bahwa 56 persen rapat yang mereka selenggarakan benar-
benar produktif dan 25 persen dapat diganti dengn telepon atau memp. Tiga problem rapat
yang paling sering dilaporkan adalah keluar dari subjek pembicaraan, tidak ada agenda rapat,
dan berlangsung terlalu lama. Anda dapat membantu perusahaan menyelenggarakan rapat
lebih baik dengan cara menyiapkan rapat dengan baik, memimpin rapat secara efisien, dan
menggunakan teknologi secara bijak.

Menyiapkan Rapat
Persiapan yang baik membantu Anda menghindari dua kesalahan besar pada rapat: (1)
menyelenggarakan rapat padahal memo atau pesan lain dapat menggantikan rapat atau (2)
mengadakan rapat tanpa memikirkan tujuan spesifik. Bahkan sebelum Anda memulai
mempersiapkan rapat, pastikan bahwa rapat tersebut benar-benar dibutuhkan. Sesudah Anda
yakin, lanjutkan dengan empat tugas persiapan:
 Identifikasi tujuan Anda. Walaupun banyak rapat mengombinasikan beberapa tujuan,
kebanyakan rapat berfokus pada salah satu dari dua tipe berikut: Rapat informal yaitu
rapat yang meliputi berbagai informasi dan mungkin koordinasi tindakan. Rapat
pengambilan keputusan, yaitu rapat yang meliputi persuasi, analisis dan pemecahan
masalah. Rapat tersebut sering memasukkan sesi brainstorming, yang diikuti dengan
perdebatan terhadap alternatif-alternatif. Selain itu, rapat pengambilan keputusan
mengharuskan setiap partisipan mengetahui sifat masalah dan kriteria untuk solusi
masalah tersebut.
 Pilih partisipan untuk ikut rapat. Bila sesi tersebut benar-benar informal dan satu orang
akan banyak berbicara. Anda dapat mengundang kelompok yang besar. Untuk rapat
pemecahan masalah dan pembuatan keputusan, undanglah orang-orang yang berada
dalam posisi langsung yang dapat membantu rapat mencapai tujuannya.
 Pilih waktu dan fasilitas. Untuk sesi kerja, rapat pagi hari biasanya lebih produktif
daripada rapat sesi siang. Juga, pertimbangkan pengaturan tempat duduk: apakah
barisan kursi tepat, atau apakah Anda membutuhkan meja konferensi atau pengaturan
 lain? Ditambah, berilah beberapa perhatian secara detail, seperti pada temperatur
ruangan, pencahayaan, ventilasi, akustik, dan makanan kecil; setiap hal yang sepertinya
kecil ini dapat membuat rapat berjalan baik atau tidak.
 Susun agenda. Kesuksesan rapat apapun tergantung pada persiapan para partisipan.
Distribusikan agenda yang telah ditulis dengan baik kepada para partisipan, beri mereka
waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri jika dibutuhkan. Agenda yang produktif
dapat menjawab tiga pertanyaan: (1) Apa yang kita butuhkan untuk dikerjakan dalam
rapat ini agar mencapai tujuan kita? (2) Isu apa yang akan menjadi hal yang paling
penting bagi semua partisipan? (3) Informasi apa yang harus tersedia dalam rangka
membahas isu tersebut.

Memimpin dan Berpartisipasi dalam Rapat

Untuk memastikan bahwa rapat produktif, pastikan Anda melakukan hal-hal berikut ini:
 Jaga agar rapat tetap berada di jalurnya. Para pemimpin rapat yang baik memberi
petunjuk, menjadi perantara, memeriksa, menstimulasi dan merangkum jika situasinya
menuntut. Pengalaman akan membantu Anda mengetahui kapan Anda menekan
kelompok agar bergerak lebih maju dan kapan melangkah mundur dan membiarkan
orang berbicara.
 Ikut aturan yang telah disepakati. Rapat bisnis secara keseluruhan memiliki jenjang
mulai dari informal sampai sangat formal, lengkap dengan aturan detail untuk berbicara,
mengusulkan item baru untuk didiskusikan, mengambil suara atas proposal yang
diajukan, dan lain-lain. Semakin besar rapat formal menggunakan prosedur parlementer
(parliamentary procedure), metode yang telah diuji untuk merencanakan dan
menjalankan rapat yang efektif. Pedoman terbaik untuk menjalankan prosedur ini
adalah Robert’s Rules of Order. Apa pun sistem aturan yang Anda terapkan, pastikan
setiap orang memahami dengan jelas tentang apa yang diharapkan.
 Dorong partisipasi. Untuk partisipan yang pasif di dalam rapat, usahakan untuk
mendesak mereka agar berbicara dengan cara meminta masukan mereka terhadap isu
utama yang menyangkut mereka. Untuk partisipan yang terlalu banyak bicara, katakan
saja bahwa waktu terbatas dan orang lain juga perlu didengarkan pendapatnya.
 Berpartisipasilah secara aktif. Bila Anda adalah peserta rapat, cobalah berkontribusi ke
pokok permasalahan rapat dan haluskan interaksi para partisipan. Berbicaralah jika Anda
mempunyai sesuatu yang bermanfaat, tetapi jangan memonopoli diskusi.
 Tutuplah dengan efektif. Pada akhir rapat, pastikan bahwa tujuan rapat terlah dicapai,
 bila belum, atur untuk menindaklanjutinya bila dibutuhkan. Rangkum kesimpulan umum
disukusi tersebut atau buat daftar tindakan yang harus diambil. Pastikan semua
partisipan menyetujui hasil rapat dan berilah mereka kesempatan untuk menjernihkan
setiap kesalahpahaman.

Menggunakan Teknologi Rapat

Berkembangnya teknologi ini telah memacu timbulnya tim virtual, yang anggotanya bekerja
di lokasi berbeda dan berinteraksi secara elektronik melalui rapat virtual. Salah satu perangkat
virtual terbaru yaitu online brainstorming, dimana perusahaan menyampaikan “idea
campaigns” untuk menghasilkan ide baru dari orang-orang antar organisasi. Perangkat
tersebut berkisar dari pertemuan tim kecil hingga event besar seperti IBM’s giant Innovation
Jam, di mana 10.000 karyawan IBM, anggota keluarga, dan pelanggan dari 160 negara
diundang untuk brainstorming online selama tiga hari.
Sebagaimana sebagian besar teknologi baru, alat-alat elektronik untuk rapat berkembang
dengan cepat, dan garis yang memisahkan alat-alat teknologi tersebut menjadi kabur.
Misalnya, pesan instan dan video conferencing, keduanya memiliki kapabilitas yang berdiri
sendiri; keduanya juga merupakan fitur biasa dalam groupware, istilah yang mencakup sistem
yang membuat orang dapat berkomunikasi, berbagi berkas, memberikan materi, dan
mengerjakan dokumen secara bersamaan.
Ruang kerja yang digunakan bersama (shared workspaces) adalah “kantor virtual” yang
memberikan setiap orang pada tim akses ke serangkaian sumber daya dan informasi bersama:
database, kalender, rencana proyek, pertukaran IM dan e-mail yang berkaitan, berbagi materi
referensi, dan dokumen yang dibuat oleh tim. Workspace seperti Documentum eRoom, Groove
Workspace, Microsoft SharePoint, dan IBM Lotus Team Workspace, menciptakan lingkungan
untuk kolaborasi yang komprehensif dan tidak terbatas. Workspace seperti itu membuat akses
ke melihat berkas bersama menjadi mudah bagi anggota tim yang tersebar secara geografis
kapan saja, dimana saja.
Teknologi rapat virtual meliputi berbagai jenis alat yang dapat membuat anggota di berbagai
lokasi berbeda berinteraksi pada waktu yang sama tanpa cekcok, risiko, dan biaya perjalanan.
Videoconferencing mengkomunikasikan komunikasi audio dengan video langsung, yang
memungkinkan para anggota tim dapat saling melihat, mendemonstrasikan produk, dan
mengirimkan informasi visual lainnya. Ada dua sistem videoconferencing, room systems -
fasilitas ruang konferensi khusus dengan tampilan layar lebar - desktop systems biasanya
menggunakan webcam yang ditambahkan ke PC setiap partisipan.
 Sistem rapat berbasis web (web-based meeting systems) yang paling canggih yaitu
mengomunikasikan IM, workspace bersama, dan videoconferencing yang terbaik dengan alat-
alat lain, seperti whiteboard virtual yang memungkinkan tim dapat berkolaborasi seketika.
Pentingnya Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal memiliki beberapa bentuk, diantaranya adalah bahasa isyarat,
ekspresi wajah, sandi, simbol-simbol, pakaian, seragam, warna dan intonasi suara. Isyarat-
isyarat komunikasi nonverbal sangat penting terutama untuk menyampaikan perasaan dan
emosi.
Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini
berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang
disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum, orang akan lebih mudah
menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh
(bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan
daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau ekspresi. Hal ini
disebabkan oleh sifatnya yang spontan.
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan, atau
menegaskan kejujuran pembicara. Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan
penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan noverbal dapat disampaikan tanpa
harus berpikir panjang, dan pihak audience juga dapat menangkap artinya dengan cepat.