PROPOSAL PRAKTIKUM SISTEM

INFORMASI

Nama : Leni Rosiyani

NIM : 142140230
Kelas : EA-A

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
2016
A. LATAR BELAKANG

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”(Jogiyanto,2005). Penjelasan di
atas menjelaskan bahwa sistem bekerja dalam suatu jaringan kerja dari suatu
prosedur nyang saling berhubungan satu sama lain untuk menyelesainkan tujuan
dan sasaran yang dimaksud. Secara garis besar sistem itu merupakan input yang
diolah kemudian akan menghasilkan output. Dalam organisasi membutuhkan
suatu sistem yang akan membantu jalannya produksi atau kinerja organisasi
tersebut.
Dalam hal ini CV. Batik Indiastuti membutuhkan beberapa sistem
untuk dapat menjalankan produksinya dengan benar, efisien maupun efektif. CV.
Indiastuti bergerak di bidang produksi kain batik dan pakaian batik, sehingga
proses kerjanya lebih rumit dibandingkan dengan usaha di bidang jasa. Karena
proses produksinya lebih rumit maka dibutuhkan susunan atau struktur organisasi
yang jelas dan tertata, selain itu juga dibutuhkan tingkatan otorisasi yang benar
dan sederhana. Untuk bidang akuntansinya CV. Batik Indiastuti harus memiliki
pembukuan yang jelas dengan nama akun serta nomor akun yang jelas. Bagan alir
kinerja masing-masing departemen ataupun siklus juga harus jelas dan simpel,
artinya siklus yang ada dapat berjalan dengan lancar namun tidak mempersulit
prosesnya. CV. Batik Indiastuti sudah memiliki banyak vendor maupun
customer, pastinya banyak transaksi yang dilakukan dan akan membutuhkan
bukti-bukti seperti misalnya dokumen dan catatatan pada masing-masing siklus.
Maka dari itu saya mengajukan proposal ini untuk CV. Batik Indiastuti agar
sistem yang ada didalamnya mampu dijalankan sesuai aturan dan berjalan lancar.
 B. STRUKTUR ORGANISASI CV BATIK INDIASTUTI

Direktur Utama

Direktur Audit Internal

Manajer Umum

Manajer keuangan Manajer produksi

& & Manajer personalia Manajer pemasaran
Akuntansi pembelian

C. URAIAN JOB DESKRIPSI

a. Jabatan : Direktur Utama

Bertanggung jawab kepada : Pemegang modal/ penanam modal
Membawahi : Direktur
Tugas :
 Memimpin seluruh karyawnan yang ada dibawahnya.
 Menetapkan kebijakan-kebijakan CV
 Menyampaikan laporan keuangan dan kondisi perusahaan kepada
pemegang saham atau penanam modal.
 Mengawasi kinerja perusahaan.
 Memberikan motivasi kepad karyawan.
Wewenang :
 Memimpin semua rapat besar.
 Menyetujui rencana anggaran tahunan.
 Memberhentikan maupun merekrut direktur dan internal audit.
 Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dengan pihak eksternal.
 Mengambil keputusan dalam rapat.
b. Jabatan : Direktur
Bertanggung jawab kepada : Direktur Utama
Membawahi : Manajer Umum, Audit internal
Tugas :
 Menjalankan tugas dari direktur utama.
 Menyampaikan rencana anggaran tahunan pada direktur utama.
 Menuntun jabatan yang ada di bawahnya untuk lebih disiplin.
 Mengawasi kinerja setiap manajer yang ada di bawahnya.
 Menyusun laporan keuangan perusahaan.
Wewenang :
 Merekrut maupun memberhentikan manajer-manajer yang ada di
bawahnya.
 Memimpin rapat besar apabila direktur utama berhalangan hadir.
 Ikut memutuskan rencana perusahaan atas persetujuan direktur utama.
 Memberikan motivasi pada manajer di bawahnya.
c. Jabatan : Audit Internal
Bertanggung jawab kepada : Direktur Utama
Membawahi :-
Tugas :
 Melaksanakan proses audit internal di semua departemen.
 Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan
dengan proses auditing.
 Membuat daftar pertanyaan audit.
 Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruh.
 Menyiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit.
Wewenang :
 Memberikan informasi dan nasehat kepada manajemen.
 Mengkoordinasikan kegiatan dengan orang lain agar berhasil mencapai
sasaran.
 Melakukan review dan evaluasi hasil audi.
 Menentukan strategi, metode, dan frekuensi secara tepat.
d. Jabatan : Manajer Umum
Bertanggung jawab kepada : Direktur
 Membawahi : Manajer Keuangan & Akuntansi,
Manajer Produksi & Pembelian, Manajer
Personalia, Manajer Pemasaran
Tugas :
 Mengkoordinir dan mengawasi aktivitas bawahannya.
 Mengelola perusahaan sesuai visi dan misi perusahaan.
 Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan yang
baik.
 Memperbaiki dan menyempurnakan segi penataan agar tujuan
organisasi tercapai.
 Merencanakan, mengelola, dan mengawasi proses penganggaran di
perusahaan.
Wewenang :
 Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusahaan.
 Membuat prosedur dan standar perusahaan.
 Merencanakan rencana strategis jangka menengah dan jangka panjang.
 Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi, maupun pelatihan.
e. Jabatan : Manajer Keuangan & Akuntansi
Bertanggung jawab kepada : Manajer Umum
Membawahi :-
Tugas :
 Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat.
 Mengambil keputusan investasi berdasarkan perhitungan risiko
maupun peluangnya.
 Melakukn kontrol dan evaluasi terhadap laporan keuangan yang ada.
Wewenang :
 Bertanggung jawab pada manajer umum.
 Mengendalikan keputusan semua aktivitas akuntansi.
 Mengkordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan keuangan
perusahaan.
 Menetapkan besarnya anggaran untuk masing-masing divisi.
f. Jabatan : Manajer Produksi dan Pembelian
Bertanggung jawab kepada : Manajer Umum
Membawahi :-
 Tugas :
 Membuat perencanaan dan jadwal proses produksi.
 Membuat laporan secara berkala mengenai kegiatan produksi.
 Berinovasi dalam pekerjaan produksi agar efisien serta efektif.
 Mengawasi proses produksi.
 Bertanggung jawab pada peningkatan ketrampilan dan keahlian
karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya.
Wewenang :
 Memberikan saran dan nasehat serta penilaian kerja bawahannya.
 Memberikan sanksi terhadap kesalahan dan pelanggaran bawahannya.
 Melakukan koordinasi dengan departemen lain.
 Memberikan masukan pada perusahaan terkait bidang produksi.
g. Jabatan : Manajer Personalia
Bertanggung jawab kepada : Manajer Umum
Membawahi :-
Tugas :
 Melakukan perekrutan karyawan baru.
 Memberikan reward untuk karyawan berprestasi dan punishment bagi
mereka yang melanggar aturan.
 Merencanakan gaji serta jaminan lainnya untuk karyawan.
 Melaporkan presensi karyawan ke bagian penggajian.
 Pembinaan awal karyawan di masing-masing departemen.
Wewenang :
 Membuat dan menyiapkan surat PHK.
 Memberhentikan karyawan.
 Mengusulkan penetapan kriteria karyawan baru.
h. Jabatan : Manajer Pemasaran
Bertanggung jawab kepada : Manajer Umum
Membawahi :-
Tugas :
 Melakukan perencanaan strategi pemasaran.
 Merumuskan target penjualan.
 Mengawali efisiensi dan efektivitas kegiatan kerja di departemennya.
 Menyusun perencanaan arah kebijakan pemasaran.
  Mengesahkan prosedur dan instruksi kerja di departemennya.
Wewenang :
 Pada kondisi tertentu, berwenang menolak dan menerima permintaan
pesanan dari konsumen.
 Melakukan koreksi terhadap harga kontrak apabila terjadi
permasalahan.
 Memutuskan harga jual jhasil produk.
 Melakukan penyempurnaan pola kerja di departemennya.

D. NOMOR AKUN DAN NAMA AKUN UNTUK CV. BATIK INDIASTUTI

No Akun Nama Akun Keterangan

1001 Kas
1002 Kas kecil
1003 Kas di bank
1101 Cadangan kerugian piutang
1201-1210 Piutang usaha pelanggan Jateng
1211-1220 Piutang usaha pelanggan Yogyakarta
1221-1230 Piutang usaha pelanggan Bandung
1231-1240 Piutang usaha Pelanggan Jakarta
1301-1310 Persediaan bahan baku
1311-1330 Persediaan kain batik
1331-1340 Persediaan busana perempuan
1341-1350 Persediaan busana laki-laki
1351-1360 Persediaan busana anak-anak
1361 Persediaan bahan penolong
1401 Sewa iklan dibayar di muka
1501 Peralatan kantor
1511 Perlengkapan
1521 Tanah
1601 Gedung
1602 Akumulasi penyusutan gedung
1701 Kendaraan
1702 Akumulasi penyusutan kendaraan
1801 Mesin produksi
1802 Akumulasi penyusutan mesin produksi
2001-2010 Utang usaha
2101 Utang gaji
2102 Utang bunga
2201 Sewa diterima di muka
 2301 Utang hipotik
3001 Modal
3101 Prive
3201 Laba ditahan
4001 Pendapatan usaha
4101 Penjualan
4102 Retur penjualan
4103 Potongan penjualan
4201 Pembelian
4202 Retur pembelian
4203 Potongan pembelian
4301 Pendapatan bunga
5001 Beban gaji
5002 Beban sewa iklan
5003 Beban bunga
5004 Beban listrik dan telepon
5101 Beban penyusutan gedung
5102 Beban penyusutan kendaraan
5103 Beban penyusutan mesin produksi

E. ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL PADA CV. BATIK

INDIASTUTI
1. SIKLUS PENGELUARAN
a. Otorisasi Transaksi
Penandatanganan pada saat dilakukan pengeluaran kas, kemudian
pengecekan sediaan atas transaksi pembelian yang terjadi atau transaksi
pelunasan utang usaha.
b. Pemisahan Tugas
 Bagian gudang melakukan pengecekan sediaan baik itu atas transaksi
pembelian maupun penjualan (termasuk penerimaan dari pemasok).
 Pengecekan utang usaha dilakukan tersendiri oleh bagian utang
dengan cara pengecekan faktur yang ada.
 Bagian pengeluaran kas melakukan setiap pencatatan transaksi uang
keluar, sebaiknya faktur/cek diberi nomor urut.
c. Supervisi
 Segala yang berhubungan dengan pengeluaran kas akibat transaksi
pembelian maka dipertanggungjawabkan pada manajer pebelian.
  Kemudian apabila pengeluaran kas terjadi akibat pelunasan utang
usaha maka dipertanggungjawabkan oleh bagian utang dan bagian
akuntansi.
d. Catatan Akuntansi
 Permintaan pembelian
 Order pembelian
 Laporan penerimaan barang
 Nota debt (utang)
 Cek
 Jurnal pengeluaran kas
e. Pengendalian Akses
 Transaksi pembelian: pengecekan barang sediaan secara fisik di
gudang.
 Transaksi pengeluaran kas: pemberian nomer urut pada setiap cek
yang dikeluarkan.
 Transaksi pelunasan utang: pengecekan pada faktur dan jurnal.
f. Verifikasi Independen
 Transaksi pembelian: bagian utang merekonsiliasi berbagai dokumen
sumber sebelum mencatat kewajiban.
 Bagian akuntansi: melakukan update data keuangan.
 Bagian utang: melakukan update data perusahaan.

2. SIKLUS PENDAPATAN
a. Otorisasi Transaksi
Pada transaksi penjualan dilakukan pengecekan faktur atau nota kredit
serta pengembalian maupun potongan penjualan. Sedangkan penerimaan
kas harus selalu dilakukan pencatatan dan penyesuaian setiap ada
transaksi.
b. Pemisahan Tugas
 Transaksi penjualan akan terdiri dari transaksi kredit dan tunai,
pencatatan dilakukan pada saat itu oleh kasir kemudian dilaporkan
kepada bagian akuntansi dan keuangan.
 Penandatanganan tanda pelunasan atas kredit (piutang) dilakukan
oleh manajer bagian keuangan.
 c. Supervisi
 Penerimaan atas pendapatan dilaporkan kepada bagian akuntasi yang
nantinya akan dilanjutkan ke bagian keuangan dan bagian keuangan
berhak menaruhnya dalam bentuk kas (kas di bank maupun kas
kecil).
d. Catatan Akuntansi
 Pesanan pelanggan
 Pesanan penjualan
 Dokumen pengiriman
 Jurnal penjualan
 Nota pembayaran
 Jurnal penerimaan kas
e. Pengendalian Akses
 Penerimaan pendapatan: dicek antara uang yang diterima dengan
faktur.
 Pencatatan pelunasan piutang: dicek apakah pelunasan piutang
tersebut sesuai dengan faktur atau tidak.
f. Verifikasi Independen
 Pemrosesan penjualan: bagian gudang, bagian pengiriman, buku
besar pembantu sebagai pencatatan secara kredit maupun tunai.
 Penerimaan kas, buku besar, rekonsiliasi bank.

3. SIKLUS KONVERSI (PRODUKSI)

a. Otorisasi Transaksi
Sebelum bagian produksi melakukan kegiatan produksi, bagian penjualan
harus memberikan kertas order pada bagian produksi sebagai rincian
barang yang dibutuhkan.
b. Pemisahan Tugas
 Pengecekan bahan baku dan bahan penolong tetap dilakukan oleh
bagian gudang, kemudian dikonfirmasikan pada bagian produksi.
 Bagian produksi memberikan konfirmasi atas kertas order yang
diajukan oleh penjualan, apakah produk yang diminta bisa diproduksi
atau harus menunggu karena keterbatasan bahan baku dan bahan
penolong.
 c. Supervisi
 Konfirmasi dan perintah memproduksi dilakukan oleh kepala bagian
produksi berdasarkan konfirmasi ketersediaaan bahan baku dan bahan
penolong di gudang.
d. Catatan Akuntansi
 Kertas order
 Daftar kebutuhan bahan baku dan bahan penolong
 Daftar kegiatan produksi
 Bukti permintaan dan pengeluaran barang di gudang
 Bukti pengembalian barang di gudang
 Kartu jam kerja
 Laporan produksi selesai
e. Pengendalian Akses
 Akses langsung ke aset: membatasi akses penyimpanan barang jadi di
gudang agar tidak over produksi sehinnga menimbulkan produk
menganggur terlalu lama.
 Penerapan biaya-biaya standar agar proses produksi tidak memakan
biaya terlalu banyak.
f. Verifikasi Independen
 Departemen akuntansi biaya melakukan pencocokan penggunaan
material dan pekerja yang mengambil job tickets terhadap standar
yang ada.
 Departemen gudang melakukan pengecekan kertas order dengan sisa
keadaan fisik barang yang telah diorder apakah sesuai atau tidak.
 Auditor eksternal/internal melakukan verifikasi independen atas
bahan baku dan barang jadi tersedia secara manual.

4. SIKLUS PERSONALIA
a. Otorisasi Transaksi
Formulir kegiatan personalia sebagai otorisasi yang penting dalam
penggajian. Kemudian penerimaan karyawan baru akan
dipertanggungjawabkan oleh kepala bagian dan kemudian meminta
persetujuan manajer.
 b. Pemisahan Tugas
 Fungsi penjagaan harus dipisahkan dari personalia.
 Departemen personalia melaporkan rincian gaji kepada bagian
penggajian yang disetujui oleh bagian keuangan dan akuntansi.
c. Supervisi
 Kepala bagian mengawasi kerja karyawan dengan ketat agar tidak
terjadi kecurangan atas penyalahgunaan kartu waktu kerja.
 Pengecekan mnaual kartu waktu dan kehadiran karyawan dilakukan
oleh kepala staf.
d. Catatan Akuntansi
 Kartu waktu
 Kartu pekerjaan
 Bukti kas keluar
 Jurnal umum
 Buku besar pembantu
 Kartu gaji
e. Pengendalian Akses
 Pemeriksaan jumlah kartu waktu dengan jumlah pekerja.
 Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam
sistem pembayaran gaji karyawan.
f. Verifikasi Independen
 Verifikasi jam kerja.
 Pengurus pembayaran.
 Utang usaha.
 Buku besar umum.

5. SIKLUS ASET TETAP

a. Otorisasi Transaksi
Kegiatan pembelian, pemeliharaan, penghapusan aset teta harus diawasi
dengan baik dan ketat. Selain itu juga pengecekan fisik secara berkala dan
pengakuan penyusutan dilakukan secara periodik selama umur ekonomis.
 b. Pemisahan Tugas
 Pembelian aset tetap diajukan oleh bagian yang membutuhkan
kemudian kepala bagian akan memberikan surat permohonan
pengadaan aset tetap kepada manajer atas.
 Pemeliharaan aset tetap diajukan oleh bagian yang membutuhkan
pemeliharaan aset kemudian diotorisasi oleh manajer atas.
 Penghapusan aset tetap juga disetujui oleh manajer atas kemudian
bagian akuntansi membuat pencatatan atas penghapusan aset tetap.
c. Supervisi
 Manajemen perusahaan memberikan persetujuan atas pembelian aset
tetap.
 Pembayaran atas pengadaan aset tetap dilakukan oleh bagian
akuntansi atas otorisasi dari manajer atas.
d. Catatan Akuntansi
 Surat permintaan reparasi
 Surat permohonan pengadaan aset tetap
 Jurnal
 Data aset tetap
e. Pengendalian Akses
 Memberikan standar penggunaan aset tetap, agar tidak terjadi
penyalahgunaan aset tetap.
 Pendataan aktiva tetap secara lengkap agar mudah melakukan
pengecekan secara data dan aktual.
f. Verifikasi Independen
 Secara berkala auditor internal harus memeriksa akuisisi aset tetap
dan penyusustan atas aset tetap.
 Pengawasan penggunaan aset tetap.

F. INPUT DAN OUTPUT SYSTEM

CV. Batik Indiastuti membutuhkan sistem yang canggih namun mudah
digunakan. Menurut saya CV. Batik Indiastuti ini membutuhkan dokumen dan
catatan yang berbeda dari organisasi lain. Tujuannya yaitu agar menjadi
simbol tersendiri dan menarik untuk digunakan. Kriteria untuk dokumen dan
catatan yang menarik, baik dan benar yaitu sebaiknya:
1) Desainnya menarik
Maksudnya yaitu dokumen dan catatanyang ada misalnya diberi warna
serta simbol organisasi agar tampilannya tidak membosankan.
2) Disertai penomoran
Tujuan dari penomoran untuk masing-masing dokumen dan catatan
yaitu agar memudahkan bagian akuntansi dalam menjalankan
tugasnya, selain itu juga dapat menghindari adanya kecurangan
misalnya seperti adanya pembelian fiktif. Pembelian fiktif sangat
mudah terjadi apabila dokumen dan catatan tidak diberi penomoran
karena tidak akan terdeteksi.
3) Disertai tanda tangan penanggung jawab
Dengan adanya tanda tangan penanggung jawab nantinya jika teradi
sesuatu dapat dipertanggungjawabkan oleh mereka yang bertanda
tangan.
4) Mudah digunakan
Karena tidak semua karyawan dapat menggunakan sistem yang
canggih maka dokumen dan cataatn yang dibuat sebaiknya bisa
digunakan serta dipahami oleh siapa saja. Misalnya bukti pembeyaran
harus mudah dipahami oleh customer (user friendly).
5) Disertai tanggal terjadinya pembuatan dokumen dan catatan
Ini merupakan hal yang terpenting dalam dokumen dan catatan karena
dapat membantu pihak audit dalam mencocokkan bukti audit dengan
laporan keuangan yang ada. Tanggal jug dapat mengurangi terjadinya
fraud seperti misalnya pembelian fiktif.
6) Disertai judul dokumen dan catatan
Maksudnya dalam suatu dokumen ataupun catatan sebaiknya diberi
judul dokumen tersebut adalah dokumen apa. Misalnya pada siklus
pengeluaran dibutuhkan bukti pengeluaran kas maka di dokumen harus
tertulis “Bukti Pengeluaran Kas”.
7) Disertai nama, alamat serta no telepon CV/organisasi
Fungsi dari nama, alamat serta nomor telepon CV yaitu agar apabila
terjadi suatu hal, si penerima dokumen dan catatan dapat menghubungi
CV melalui telepon atau langsung mendatangi kantor.
Berikut saya berikan contoh (output) dokumen dan catatan yang baik dan
benar:

CV. BATIK INDIASTUTI

Jl. Rajawali No.1A
Yogyakarta
Telp: (0274)545352

Surat Permintaan Pembelian

Dari Bagian : No :
Tanggal Diperlukan : Tanggal :
Dikirim ke :
No Nama Barang Jumlah Keterangan

Bagian Pembelian