Rmk komunikasi bisnis

Oleh:

I G. A. P. NADYA AUNDRIA PARAMITA 1707532119

S1 AKUNTANSI REGULER DENPASAR

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2018/2019
 PEMBAHASAN

2.1 Berbicara dan Presentasi dalam Lingkungan Bisnis

Presentasi bisnis bagi para staf manajer pada semua level/tingkatan dalam suatu perusahaan berskala
menengah dan besar merupakan hal yang biasa. Baik dalam kaitannya dengan masalah pemasaran,
keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi.

A. Tujuan Presentasi Bisnis

Presentasi bisnis dapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalm setiap kegiatan bisnis. Seorang
pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin
dicapai. Untuk melaksanakan hal tersebut diatas tentu dibutuhkan kesiapan mental dan pemahaman
materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang digunakan serta pemahaman yang baik terhadap
audiens.

Setiap presentasi yang dilakukan memiliki tujuannya tersendiri, tergantung pada kondisi serta maksud
dilakukannya presentasi tersebut. Secara umum tujuan dari suatu presentasi bisnis antara lain:

1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens

Pesan-pesan bisnis yng disampaikan haruslah menarik, sederhana ,mudah dipahami ,dan enak didengar
oleh audiens. Hal yang perlu dihindari adalah melakukan presentasi yang sifatnya membosankan ,
monoton, tidak jelas dan penggunaan bahasa yang sulit dipahami.

2. Menghibur audiens

Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk menghibur audiens. Dalam
art bahwa untuk mencapai tujuan presentasi bisnis, seseorang pembicara perlu menyelipkan humor-
humor yang segar yang mampu menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana yang sebenarnay
perlu tetap dijaga agar tidak lepas kendali dan tujuan presentasi yang sebenarnya tidak tercapai. Seorang
pembicara yang ahli dan berpengalaman tentunya tahu kapan ia harus berlaku serius dalam
menyampaikan presentasinya, serta kapan ia harus menyisipkan humor-humor kecil yang dapat
membuat audiens lebih fresh dan tidak bosan.

3. Menyentuh emosi audiens

Selain muatan inti dari presentasi disampaikan, serta mampu menghibur para audiens, prensentasi juga
harus mampu menyentuh emosi dan perasaan audiens dalam memahami materi atau isi dari presentasi.
dibutuhkan suatu keahlian tersendiri dalam penyampaiannya. Biasanya pada saat menyampaikan
presentasi pembicara mengkombinasikan kemampuan ekspresi, intonasi suara, sikap sehingga mampu
membuat audiens terhanyut dalam pemahamannya.

4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu

Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakan secara eksplisit dan bukan
menggunakan bahasa basa-basi. artinya apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas
tercakup dalam presentasi.

B. Persiapan Dasar

Presentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan melakukan
persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita sampaikan. Persiapan-persiapan tersebut
meliputi :

1. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.

Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah
presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan pembicara dalam
memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap
materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan
memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut.

2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.

Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh
bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka
audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara menggunakan berbagai macam
alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual.

3. Menganalisis siapa audiens.

Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi
audiens. Metode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan,
mengapa dan bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens
yang dimaksud.

4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan
melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara
dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi.

C. Tahap-Tahap Presentasi Lisan Dalam Komunikasi Bisnis

Presentasi yang dilakukan secara lisan haruslah disampaikan secara sistematis. Hal ini untuk mencegah
agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari topik utama pembicaraan, setidaknya dalam
melakukan presentasi lisan harus memperhatikan tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Persiapan berbicara (presentasi) yang berisi penetapan tujua, analisis audiens, perencanaan isi,
panjang dan gaya bicara.

2. Pengembangan presentasi meliputi pembukaan, pokok-pokokpresentasi, penutup, tanya jawab dan

alat bantu visual.

3. Penyampaian presentasi atu pidato.

D. Presentasi Lisan Yang Baik

Biasanya presentasi lisan yang dilakukan dengan baik ditunjang atau ditentukan oleh kepiawaian seorang
pembicara dalam menyampaikan presentasinya. Kepiawaian pembicara dalam menyampaikan
presentasinya terlihat pada kriteria yang dimilik oleh pembicara tersebut antara lain :

1. Mempunyai wawasan, mengetahui dengan tepat kekurangan dan kelebihan yng ada pada dirinya.

2. Dapat mengetahui dan mengenal audiens, berusaha memahami sifat pihak yang telah
memberikannya kesempatan untuk menyampaikan presentasi dan menunjukkan kepedulian kepada
mereka.

3. Mengetahui alasan sehingga mereka perlu berbicara dan berharap dapat memenuhi alasan
tersebut melalui presentasi yang disampaikan.

4. Senantiasa berlatih agar mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan informasi di
pihak audiens dan bersedia memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang mungkin diajukan
oleh audiens.

5. Menganggap penyajian suatu presentasi sebagai sebuah prestasi. Menyadari bahwa ia harus
berusaha keras untuk dapat menarik perhatian audiend terhadap materi yang sisampaikan, mampu
memahami sikap audiens yang tidak selalu konsisten.

6. Dapat menerima kritik atau analisis purna presentasi mengenai berbagai hal berkenaan dengan
presentasinya.

Sedangkan syarat untuk menjadi seorang pembicara yang handal meliputi :

1. Mengetahui dengan jelas tujuan presentasi

2. Menguasai subjek presentasi

3. Yakin bahwa subyek yang dipresentasikan bermanfaat bagi pendengarnya

4. Mengetahu latar belakang audiens

5. Menguasai bahasa pengantar yang juga dikuasai audiens

6. Jujur, sabar, ramah, dan penuh percaya diri

7. Mengusai teknik dasar berkomunikasi bisnis yang efektif

E. Presentasi Informatif

Presentasi merupakan suatu cara penyampaian informasi yang dimiliki oleh seorang pembicara kepada
audiens. Biasanya informasi yang disampaikan memiliki muatan tersendiri. Secara umum presentasi yang
didalamnya terdapat penyampaian informasi memiliki implementasi antara lain:

1. Presentasi yang bertujuan memberikan keterangan

2. Presentasi deskriptif yang bertujuan menyampaikan uraian atau penjabaran

3. Presentasi yang bertujuan menyampaikan definisi.

Keberhasilan presentasi juga didukung oleh empat macam faktor lain yaitu:

1. Paralaguage

Cara pembicara menyampaikan pesan, termasuk di dalamnya kecepatan berbicara, nada, volume suara
serta artikulasi kata.

2. Body language

Sering disebut juga dengan komunikasi non verbal, badan dan bagian badan tertentu dapat
dipergunakan sebagai alat pendukung efektifitas presentasi. Bagian badan yang dapat membantu
efektifitas presentasi terutama wajah, mata, tangan dan posisi badan selama presentasi.

3. Kondisi ruangan presentasi

Tata ruang dan kondisi ruangan presentasi dapat membantu atau menghambat efektifitas presentasi.
Ruangan yang luasnya sepadan dengan jumlah audiens dirasakan nyaman oleh pembicara dan audiens.

4. Faktor-faktor lain

Termasuk dalam faktor lain yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi adalah penampilan
pembicara dan pakaian yang dikenakan.

F. Mengorganisasikan Presentasi
Presentasi yang baik dapat disampaikan dengan mengikuti pola-pola tertentu, sehingga apa yang akan
disampaikan dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang mendengar atau menyimak presentasi
tersebut.

Ada beberapa pola yang dapat digunakan dalam mengorganisasikan suatu presentasi antara lain:

1. Pola Kronologis

Pola penyampaian presentasi yang berisi urutan-urutan tentang isi dari presentasi mulai dari membahas
tentang latar belakang, kondisi yang terjadi saat ini, kemudian dilanjutkan dengan inti atau maksud
presentasi tersebut.

2. Pola Spasial

Pola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional, tetapi pola ini dapat diadaptasi untuk membuat
proposal persuasif. Bila hal pokok suatu presentasi berhubungan dengan promosi suatu produk atau jasa,
dengan menekankan struktur atau fungsi tiam item, maka menyajikan gagasan spasial terbukti akan
bermanfaat.

3. Pola Topikal

Pola yang berhubungan dengan topik, topik utama dibagi ke dalam dua halatau kategori utama.
Seringkali, hal ini melibatkan pembuatan daftar alasan yang membenarkan penerimaan proposal.
Makasud utama tidak memiliki hubungan yang logis selain hubungan dengan tujuan atau topik utama.
Pola ini dapat digunakan pada hampir setiap persoalan, tujuan atau khalayak, pola topikal ini merupakan
metode yang berguna untuk organisasi presentasi.

4. Pola Kausal

Cara lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab suatu masalah dan mempertimbangkan
akibat atau hasil berikutnya. Atau dapat membaliknya dengancara memeriksa kondisi yang sudah
diketahui (akibat) dan kemudian memberikan penjelasan mengenai penyebab-penyebabnya.

5. Pola Pemecahan Masalah

Dalam pola ini membagi topik menjadi dua hal utama merupakan cara yang paling sederhana dalam
menggunakan pola ini. Hal yang pertama menunjukkan atau mendiagnosis masalah, dan dalam hal
kedua memberikan suatu cara.

G. Mengakhiri Presentasi
Setiap presentasi, apakah presentasi itu pendek atau panjang, memerlukan pendahuluan pesan dan
mengkaji pesan pada bagian akhir. Bagian akhir dari presentasi disebut juga dengan penutup biasanya
berisi kesimpulan dan beberapa hal yang dijadikan rekomendasi untuk pelaksanaan suatu kegiatan.

Kesimpulan sebagian besar merupakan ulasan. Terdapat beberapa komponen yang harus dikumpulkan
untuk memenuhi fungsi tersebut.

1. Meringkaskan hal-hal utama

Dalam penyampaian presentasi, seorang pembicara hendaknya harus mampu membuat isi atau materi
presentasi dibuat seringkas mungkin, dalam arti hanya pokok-pokok bahasan saja yang disampaikan.
Perlu dihindari penyampaiaan sesuatu yang menyimpang dari pokok bahasan utama serta hal-hal yang
hanya aakan membuang waktu saja.

2. Memusatkan tema dan tujuan anda

Saat penyampaian presentasi dilakukan, pembicara harus selalu fokus pada apa yang disampaikan,
jangan menyampaikan sesuatu diluar pokok materi yang telah disiapkan. Hal ini bertujuan agar
presentasi yang disampaikan akan memiliki arah pembicaraan yang sesuai dengan tema dan tujuan
presentasi.

3. Mengingatkan kembali para penyimak tentang desakan/urgensi perusahaan

Presentasi yang baik biasanya berisi hal-hal yang sangat ingin diketahui oleh para penyimak. Penyimak
tentu akan sangat antusias mengikuti presentasi karena terdapat maksud didalamnya yaitu ingin
mengetahui secara jelas isi dari presentasi, Oleh karena itu tugas dari seorang pembicar adalah selalu
menyampaikan hal yang menuntut keseriusan penyimak untuk mampu menerapkannya, terlebih jika
menyangkut tentang kebijakan perusahhaa.

4. Memberikan jalan tindakan yang jelas kepada para penyimak

Sampaikan pila solusi atau tindakan yang dapat dijadikan pedoman bagi para penyimak untuk dapat
menjalankan hal-hal atau misi yang terkandung dalam presentasi yang disampaikan.

5. Mempersilahkan pengajuan pertanyaan

Pada bagian-bagian tertentu, berikanlah kesempatan audiens atau penyimak untuk menyampaikan
sesuatu yang belum atau kurang jelad dengan cara mengajukan pertanyaan. Hal ini merupakan feedback
atau respons yang baik apabila dalam presentasi tersebut terjadi interaksi, sehingga hal-hal yang belum
atau kurang jelas tadi dapat ditemukan solusi atau jalan keluarnya.

2.2 Persiapan Berbicara dan Presentasi

Persiapan berbicara atau presentasi, relatif sama dengan persiapan dalam menyusun pesan tertulisuntuk
dikirimkan kepada audience. Saluran yang digunakan dalam media presentasi adalah saluran lisan.
Karenanya, diperlukan beberapa teknik komunikasi khusus yang berbeda dengan komunikasi tertulis.

Ketrampilan berbicara di depan umum (public speaking) atau melakukan presentasi (presentation)
secara efektif dengan bahasa lisan (verbal) adalah kebutuhan bagi orang-orang yang ingin sukses.
Apapun profesi atau pekerjaan seseorang: politisi, pejabat pemerintah, manajer perusahaan, pegawai
atau karyawan, professional, ilmuwan, pengusaha, dan guru – suatu saat pasti dituntut untuk berbicara
atau memberi presentasi di depan orang banyak – dan kemampuannya berbicara itu secara langsung
maupun tidak langsung akan membawa dampak bagi pekerjaan atau diri pribadinya.

Orang yang cakap berbicara di hadapan orang banyak pada umumnya mendapat respek dan
penghargaan orang banyak. Sebaliknya, orang yang tidak cakap berbicara di hadapan orang banyak,
sekalipun yang bersangkutan hartawan dan berpangkat akan kurang mendapat penghargaan yang
setimpal dengan kedudukannya. Berkaitan dengan ini, Larry King, yang pernah mengaku bahwa mata
pencahariannya selama tigapuluh tujuh tahun adalah berbicara mengatakan, “Jalan menuju sukses, baik
sosial maupun professional, dilalui lewat berbicara. Bila Anda tidak meyakinkan sebagai pembicara, jalan
itu dapat sangat buruk.”

Persiapan dalam presentasi dimulai dengan menentukan tujuan penulisan pesan, menganalisis audience,
menentukan ide pokok, dan memilih saluran beserta medianya. Berikut keterangannya

a. Menentukan tujuan

Secara umum tujuan komunikasi bisnis, dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu :

1) Untuk memberikan informasi

2) Untuk mempengaruhi (persuasi)

3) Untuk memaksa atau memberikan instruksi (regulatori)

Tujuan komunikasi tersebut, akan menjadi dasar dalam menentukan isi pesan, gaya presentasi, dan
tingkat interaksi antara pembicara dengan audience.

b. Menganalisis audience

Secara umum analisis audience yang pertama dilakukan menyangkut latar belakang, meliputi
pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman, hobi, dan lain-lain. Dari latar belakang dapat diketahui apa
kebutuhan dan keinginan audience. Pemahaman kebutuhan dan keinginan audience selanjutnya akan
digunakan untuk menentukan gaya/ pendekatan dan isi presentasi yang tepat. Setelah latar belakang
kemudian dianalisis ukuran/ jumlah, komposisi, dan reaksi.

1) Jumlah
Ketahui berapa jumlah audience dalam presentasi apakah hanya terdiri dari beberapa orang saja,
puluhan orang atau bahkan lebih dari seratus.

Presentasi dengan jumlah audience yang berbeda menuntut penggunaan pendekatan yang berbeda
pula. Pada presentasi dengan audience beberapa orangsaja memungkinkan untuk melakukan diskusi,
tanya jawab, dan bersama-sama menyusun kesimpulan.

Namun, presentasi dengan audience yang semakin banyak, pendekatan seperti di atas sulit dilakukan.
Yang paling mungkin dilakukan adalah pendekatan satu arah, yaitu pembicara berbicara atau bercerita
kepada audience.

2) Komposisi

Presentasi dengan jumlah audience yang relatif banyak, menuntut pembicara memahami komposisi
audience. Misalnya apa saja tingkat pendidikan audiencetermasuk jumlah masing-masing tingkat.

Usia audience berkisar dari berapa sampai berapa, dan bagaimana penyebarannya. Komposisi audience
yang relatif sama disebut dengan audience homogen. Misalnya presentasi di hadapan siswa SMA akan
menghadapi audience yang relatif homogen. Homogenitas siswa SMA dapat dilihat dari usia yang relatif
sama.

Komposisi audience yang besar tingkat perbedaannya disebut heterogen. Misalnya, seorang sales
kompor gas presentasi di hadapan ibu-ibu peserta arisan kampung. Meskipun jenis kelaminnya sama,
namun pendidikannya berbeda, usianya sangat beragam, pekerjaannya sangat beragam, dan penghasilan
keluarganya pun sangat beragam.

3) Reaksi

Secara umum reaksi audience dapat digolongkan menjadi 3, yakni menolak, menerima, dan tidak
bereaksi. Sebelum presentasi dimulai, pembicara harus mempersiapkan diri menghadapi kemungkinan
dari reaksi audience. Meskipun reaksi audience dapat diperkirakan atau diprediksi sebelumnya, namun
kadang-kadang mereka atau sebagian dari mereka bereaksi tidak seperti yang diperkirakan.

Oleh karenanya, pembicara harus mempersiapkan diri untuk menghadapi setiap kemungkinan. Setelah
pembicara menyadari bahwa reaksi audience tidak seperti yang diperkirakan, pembicara harus segera
menyesuaikan pendekatan yang digunakan dalam presentasi. Dengan demikian, pembicara tidak akan
kehilangan pengendalian dalam presentasi itu.

Teknik dalam berbicara di depan umum dan presentasi, dimana menurut beberapa pakar public
speaking, seorang pembicara umum perlu memperhatikan hal-hal berikut ini:

1. Pendekatan dan Permulaan

Begitu Anda berdiri di depan mimbar (di depan pendengar), pergunakan waktu sejenak dengan sangat
tenang (untuk menatap sekilas semua pendengar dan mungkin untuk meletakkan catatan/bahan), lalu
untuk menyampaikan kalimat pertama yang meyakinkan untuk diucapkan.
Ada beberapa pilihan cara memulai pembicaraan,tergantung suasana pendengar Anda. Misalnya, bisa
dengan mengajukan pertanyaan, bisa dengan menyampaikan cerita singkat atau pengalaman, yang nanti
ada kaitan dengan materi pembicaraan, bisa dengan sebuah permainan, atau langsung dengan
mengutarakan gambaran umum tentang materi pembicaraan.

Mengatasi kegugupan di depan panggung

Gugup dan demam panggung adalah hal yang normal dialami setiap pembicara di depan umum, bahkan
pembicara terbaik pun pernah mengalami gugup atau demam panggung pada saat mereka pertama kali
berbicara di depan umum. Rasa gugup dan demam panggung hanya bisa diatasi dengan proses latihan.

Membuat ketertarikan pendengar

Unsur penting yang membuat orang tertarik mendengar pembicara adalah: hal-hal baru (materi
pembicaraan menarik). Pembicaraan masuk akal; jangan pernah minta maaf pada para pendengar sebab
itu tidak menarik (jadi pandanglah bahwa pendengar menyenangi Anda dan pembicaraan Anda); Segar,
aktual, dan kadang-kadang diselingi humor.

Menjaga ketepatan berbicara, kejernihan, dan volume suara

Ucapkan kata-kata Anda dengan jelas dan bicara dengan suara yang cukup kuat agar semua pendengar
dapat mendengar suara Anda dengan jelas. Bicara secara tepat, tidak terlalu lambat dan tidak terlalu
cepat - memudahkan pendengar menerima ide Anda. Suara Anda harus terdengar mengasikkan
(expressiveness) seperti halnya jika Anda berbicara kepada sahabat karib Anda.

Mempercayai kemampuan sendiri

Anda harus menghilangkan semua keraguan mengenai kemampuan yang Anda miliki untuk maju. Mahir
berbicara di depan umum membutuhkan keahlian dan latihan.

Memperbanyak perbendaharaan kata-kata

Penguasaan perbendaharaan kata-kata yang banyak dan pemilihan kata-kata yang tepat akan mampu
meningkatkan kelancaran dan ketepatan berbicara. Isi pembicaraan bertambah variatif sehingga tidak
membosankan.

Memberi tekanan dalam pembicaraan dan bersemangat (antusias)

Semua gerakan Anda - mata, ekspresi wajah, gerakan tubuh, suara - haruslah Anda tunjukkan kepada
pendengar Anda dengan penuh semangat. Anda harus selalu tampak penuh perhatian dalam
mengkomunikasikan ide Anda.

Bicaralah dengan penuh energy, bergairah, dan tidak ragu. Jangan bicara setengah-setengah, bimbang,
apalagi dengan mulut setengah terbuka. Cara bicara yang tepat adalah dengan suara yang bulat dan
penekanan yang baik.

Menepati waktu
Berhentilah berbicara sebelum pendengar mengharapkan Anda untuk segera berhenti berbicara atau
turun dari panggung. Tepatilah waktu yang telah ditetapkan (know when to stop talking).

Memiliki kelancaran berbicara dan rasa humor

Untuk berbicara dengan lancar, Anda harus berbicara dengan santai, rileks, dan tidak kaku. Dalam
hampir setiap pembicaraan yang efektif harus ada sedikit unsur humor, yaitu sesuatu yang lucu atau
menggelikan hati sehingga dapat menimbulkan tertawa.

Berbicara dengan menyenangkan dan wajar

Jika tenggorokan Anda kering minumlah sedikit, Jika mulut Anda berbusa atau Anda berkeringat dan
Anda perlu mengelapnya, gunakanlah saputangan, itu untuk menjaga agar Anda tetap berbicara dengan
menyenangkan. Kemudian, Anda perlu bersikap wajar atau tidak berlebihan dalam menyampaikan kata-
kata atau informasi. Hal yang juga penting, pada umumnya pendengar menginginkan seseorang
berbicara dengan jelas, sederhana, dan nyata. Mereka tidak menyukai kata-kata yang tidak jelas artinya.

Menggerakkan tubuh secara alami

Gerakan tubuh, apabila dilakukan dengan baik dan sesuai atau alami akan melipatgandakan kemampuan
pembicara karena lebih menarik untuk dipandang. Gerakan tubuh adalah bahasa non-verbal. Untuk
penyampaian pikiran dan perasan tertentu, gerakan tubuh jauh berarti daripada kata-kata.

Memakai pakaian yang serasi

Pepatah mengatakan bahwa pakaian mencerminkan kepribadian seseorang. Pendengar akan menaruh
hormat (respect) terhadap pembicra yang memakai pakaian yang serasi dalam hal potongan, warna, ikat
pingang, sepatu, dasi, dan sebagainya.

Penutupan dan Pengakhiran

Setelah panjang lebar menyampaikan poin-poin penting, berhenti sejenak (pergunakan transisi yang
tepat), lalu mungkin mengatakan, “sekarang saya sampai pada kesimpulan” atau “Apakah di antara Anda
(masih) ada yang pertanyaan?”, dan jangan lupa kata-kata terakhir “Terima kasih”. Kemudian
meninggalkan mimbar dengan senyuman manis.

2.3 Cara Pengembangan Presentasi Bisnis

Di dalam presentasi bisnis, audiens pada umumnya sudah siap untuk mendengarkan apa yang akan
dipresentasikan. Seperti halnya laporan tertulis, sebagian besar presentasi bisnis dimaksudkan untuk
memenuhi kebutuhan informasi dari audiensnya. Meskipun presentasi bisnis bisa mengandung unsur
humor, tetapi presentasi bisnis tidak semata-mata dimaksudkan untuk memberi hiburan. Secara umum,
format presentasi terdiri dari 3 bagian yaitu bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian penutup.

1. Bagian Pembukaan
Bagian pembukaan berisi/bertujuan mendapatkan perhatian audiens, membangun kepercayaan diri, dan
mempersiapkan audiens. Oleh karena itu, bagian pembukaan harus dibuat menarik agar audiens tertarik
dan siap menerima presentasi.

a. Menarik perhatian audiens

Sebelum pembicara menyampaikan materi presentasi, ia harus dapat menarik perhatian audiens terlebih
dahulu. Mendapatkan perhatian audiens merupakan faktor penting dalam kesusksesan presentasi. Oleh
karena sebaik apapun persiapan presentasi yang telah dilakukan, tanpa perhatian dari audiens,
presentasi tidak ada maknanya. Faktor penarik perhatian audiens (umpan) dapat berupa intensitas,
gerakan, keakraban, kebaruan, humor dan ketegangan (Cuurties et. All. 1996:311).

b. Intensitas

Sesuatu yang lain dari hal yang ada di sekitarnya akan menarik perhatian, contohnya cahaya, suara, bau,
dan objek. Cara menarik perhatian dengan intensitas dapat dilakukan dengan menampilkan objek, baik
melalui OHP maupun viewer, atau menunjukkan objek yang tidak dibawa atau tidak dimiliki audiens.

c. Gerakan

Objek yang bergerak biasanya lebih menarik daripada objek yang diam. Seorang pembicara yang tadinya
duduk kemudian membuat gerakan berdiri akan lebih menarik perhatian audiens.

d. Keakraban

Salah satu cara untuk menarik perhatian adalah dengan mengacu pada keakraban. Jika pembicara dapat
mengenali audiens, baik dalam hal nama, jabatan, atau prestasi, maka pembicara tersebut lebih menarik
perhatian audiens daripada tidak mengenal sama sekali. Hal yang seringkali ditemui dalam presentasi
adalah menyebut beberapa nama atau jabatan, atau prestasi audiens sebelum membahas materi.

e. Kebaruan

Sesuatu yang baru akan lebih menarik perhatian audiens daripada sesuatu yang sudah dikenalnya.
Pendapat itu bertentangan dengan Bovee & Thill yang menyatakan bahwa audiens akan lebih tertarik
untuk membahas materi yang sudah dipahaminya. Mereka juga mengatakan bahwa materi yang kurang
relevansinya dengan diri audiens akan menjadi kurang menarik (Bovee & Thill, 1995:601).

f. Humor

Humor akan menarik perhatian audiens karena humor akan menurunkan ketegangan, baik dari audiens
maupun dari pembicaranya. Namun demikian, humor dalam presentasi bisnis harus relevan dan dengan
cita rasa yang baik. Selain itu, karena humor ini hanya untuk menarik perhatian audiens, maka jumlahnya
relatif kecil.

g. Ketegangan
Situasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat menarik perhatian audiens. Namun demikian,
situasi tegang itu sebaiknya segera diakhiri agar audiens segera menangkap materi dan memberikan
umpan balik, baik dengan pertanyaan maupun dengan komentar-komentar.

Tidak semua faktor tersebut harus digunakan oleh pembicara secara bersamaan, pembicara dapat
menggunakan satu atau kombinasi diantaranya. Pemilihan faktor penarik minat itu disesuaikan dengan
situasi, audiens, dan faktor pembicara sendiri

h. Membangun kredibilitas

Pembicara yang memiliki kredibilitas tinggi lebih diterima audiens daripada berkredibilitas rendah.
Penampilan yang rapi akan meningkatkan kredibiltas pembicara. Pada umumnya, orang yang memiliki
kompetensi paling baik dalam materi yang dipresentasikan akan mendapatkan kredibiltas yang lebih
tinggi.

i. Peninjauan audiens

Pada bagian awal presentasi perlu dilakukan peninjauan oleh audiens, yaitu membiarkan audiens
memahami apa yang akan dipresentasikan dengan membacakan judul presentasi atau membacakan
tujuan presentasi. Pemahaman judul atau tujuan presentasi akan membantu audiens memahami isi
presentasi secara keseluruhan.

2. Bagian Isi (Body)

Bagian isi atau sering disebut batang tubuh merupaka bagian terpenting dari presentasi, sedangkan
bagain pembukaan dan penutup merupakan sarana yang mendukung bagian isi. Pada bagian isi semua
latar belakang, pokok pikiran, alasan-alasan, dan kesimpulan dikemukakan. Oleh karena itu, bagian isi
harus memiliki struktur yang jelas, dengan urutan pembahasan yang mudah dipahami dan berusaha
mempertahankan perhatian audiens.

a. Penekanan struktur/format

Di dalam komunikasi tertulis, struktur penulisan bagian isi lebih mudah diidentifikasi dengan melihat
judul paragraf, jarak antarparagraf, dan daftar yang ada. Di dalam sebuah presentasi, format/struktur itu
relatif sulit diidentifikasi. Untuk melihat struktur/format presentasi, audiens dapat menggunakan
transisi. Transisi adalah kata-kata atau kalimat-kalimat yang menghubungkan kalimat-kalimat atau
bagian-bagian dalam presentasi (Curties at.al. 1996:316). Sementara untuk menghubungkan paragraf
saru dengan yang lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran yang lain dapat
digunakan transisi, seperti sekarang akan dibahas masalah A, pembahasan kita sekarang adalah B,
selanjutnya akan dibahas pokok pikiran Z, atau berikut adalah kesimpulan yang dapat diambil.

b. Urut-urutan bagian isi

Bagian isi harus memiliki irutan yang jelas dan logis untuk mempermudah audiens dalam memahami
presentasi. Urut-urutan bagian isi akan berhubungan dengan pola organisasi pokok pikiran. Pola
organisasi pokok pikiran dapat dibedakan menjadi kronologikal, spasial, topical, kausal, pemecahan
masalah, klimaks, dan antiklimaks. Apabila pembicara memilih pola organisasi pokok pikiran yang lain,
maka urutan pembahasannya mengikuti pola tersebut. Hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana
pembicara memilih satu pola organisasi yang sesuai dengan tujuan, audiens dan situasinya. Dengan
demikian, baik pembicara maupun audiens bisa mencapai tujuan.

c. Mempertahankan minat audiens

Apabila di bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audiens, maka pada bagian isi atau batang
tubuh, pembicara harus dapat mempertahankan perhatian audiens. Perhatian pada bagian isi sangat
penting karena di sinilah ide-ide pokok presentasi disampaiakan. Menarik perhatian pada bagian
pembukaan dimaksudkan sebagai pancingan agar audiens lebih dahulu tertarik dengan presentasinya.
Sementara tahap selanjutnya berada pada isi presentasi.

Berikut beberapa petunjuk yang dapat digunakan untuk mempertahankan perhatian audiens:
menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan audiens; menggunakan bahasa yang jelas; dan
menjelaskan hubungan antara tujuan presentasi dengan ide-ide pokoknya (Bovee & Thill, 1995:604).

d. Menghubungkan topik preentasi dengan kebutuhan audiens

Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok pikiran presentasi dengan kebutuhan
audiens, maka dapat dipastikan bahwa audiens akan memperhatiakn pembicara. Oleh karena audiens
memiliki suatu kebutuhan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan kebutuhan tersebut
dikemukakan, maka mereka memandang mampu memenuhi kebutuhan tersebut.

e. Menggunakan bahasa yang jelas

Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan membuat audiens cepat bosan. Demikian juga dengan
penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu,
gunakan bahasa yang mudah dipahami atau yang familiar. Usahakan untuk tidak menggunakan istilah
khusus (jargon). Apabila harus menggunakannya, berikan juga makna dari jargon tersebut.

f. Menjelaskan hubungan topik dengan ide-ide yang familiar

Dalam presentasi dengan audiens yang sudah sedikit memahami, cukup memahami, dan sangat
memahami, pembicara erlu menghubungkan topic dengan ide-ide yang sudah mereka kenal
sebelumnya. Hal tersebut bukan hanya mempermudah audiens dalam memahami, tetapi juga
memungkinkan audiens untuk menghubungkannya dengan apa yang sudah melekat di dalam ingatan
audiens. Dengan demikian, presentasi akan lebih menarik minat audiens.

3. Bagian Penutup
Bagian penutup harus terstruktur sehingga audiens memahami ide pokok yang disampaikan. Lebih dari
itu, pada bagian ini pembicara harus memperhatiakan 3 hal yaitu (1) meringkas dan mengulang pokok
pikiran; (2) menggarisbawahi tahap selanjutnya; dan (3) menutup dengan pesan positif (Bovee & Thill,
1995:604).

a. Meringkas pokok pikiran

Sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok pikiranmyang telah dijelaskan dibagian
isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok pikiran kemudian membacanya adalah untuk mengingatkan
kembali akan isi presentasi sehingga audiens mampu memahami secara jelas isi dan maksud presentasi.

b. Menggarisbawahi tahap selanjutnya

Secara umum, tujuan presentasi bisnia adalah menginginkan audiens untuk melakukan perubahan
tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku, tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karen itu, pembicara
harus menekankan tindakan yang harus dilakukan audiens setelah presentasi berakhir. Tindakan yang
diinginkan harus cukup jelas. Jika ada, pertanyaan biasa diajukan secara bergiliran baru kemudian
dijawab. Ada kemungkinan pertanyaan terlupakan atau kurang dipahami betul intinya sehingga penanya
mungkin kurang merasa puas.

4. Periode Tanya Jawab

Periode tanya jawab adalah suatu sesi yang hampir selalu ada dalam presentasi. Tanya jawab di
maksudkan untuk membantu audiens lebih memahami pesan yang kita sampaikan. Namun sering kali
sesi tanya jawab menyebabkan ketakutan bagi presenter, yaitu ketakutan jika tidak bisa menjawab
pertanyaan dan ketakutan tidak bisa memberikan jawaban yang maksimal. Bagi presenter yang tidak
melakukan persiapan sangatlah wajar apabila mengalami ketakutan. Jika ada presenter yang menghindar
dari sesi tanya jawab maka dia akan kehilangan peluang menjadi presenter yang lebih baik. Ada
beberapa manfaat yang akan kita peroleh dalam sesi tanya jawab.

Seperti yang disampaikan oleh Rhonda Abrams dalam bukunya Winning Presentation In A Day tanya
jawab memiliki manfaat yang besar untuk presenter.

a. Memungkinkan kita menunjukkan keahlian dalam topik yang kita bahas.

b. Menyediakan kesempatan tambahan untuk berinteraksi dan membangun hubungan dengan

audiens.

c. Membantu kita mengukur pemahaman audiens.

d. Memberikan umpan balik yang membantu kita memperkuat presentasi di masa yang akan datang.

Dalam menjawab pertanyaan audiens, presenter harus bersifat objektif, sabar, dan tidak berkesan
merendahkan. Dengan demikian, sesi tanya jawab itu dapat membantu pembicara atau presenter dalam
mencapai tujuan presentasi, bukan malah sebaliknya.
2.4 Seni Penyampaian Presentasi Bisnis

Ada berbagai seni dalam penyampain presentasi bisnis yaitu, sebagai berikut:

1. Penggunaan Visual Aid

Dalam presentasi bisnis yang bersifat formal, pembicara memerlukan visual aid. Beberapa manfaat
penggunaan visual aid adalah

· Dapat menyederhanakan materi yang kompleks sehingga mudah dipahami audiens

· Visual aid dapat membantu, baik pembicara maupun audiens untuk mengingat informasi penting
dari presentasi itu.

· Dimaksudkan untuk menambah atau menciptakan daya tarik presentasi. Setelah membahasa
beberapa materi, pembicara kemudian menunjukkan visual aid yang telah dipersiapkan agar presentasi
tidak terasa monoton.

Dalam penggunaan visual aid ada berbagai hal yang perlu di perhatikan salah satunya, yaitu:

a. Menyusun Visual Aid

Dalam presentasi, pembicara dapat menggunakan dua jenis visual aid, yaitu:

· Visual aid alam bentuk tulisan (text visual aid).

Pada umumnya, visual aid dalam bentuk tulisan digunakan untuk menunjukkan suatu kesimpulan
presentasi atau untuk menunjukkan garis presentasi.

· Visual aid dalam bentuk grafik (graphic visual aid)

Visual yang termasuk visual aid grafik antara lain grafik garis, diagram lingkaran, grafik batang, diagram
organisasi, dan diagram peta. Penggunaan masing-masing visual aid dalam bentuk grafik disesuaikan
dengan kebutuhannya.

Untuk menyusun visual aid yang benar-benar dapat membantu presentasi sehingga didapatkan manfaat-
manfaat seperti disebutkan di atas tdaklah mudah. Oleh karena itu, penyusunannya perlu dilakukan
secara hati-hati. Visual aid harus sederhana. Tujuan penyusunan visual aid yang sederhana adalah agar
mudah dipahami oleh audiens.

b. Memilih Media Visual Aid

Setelah memahami dua bentuk visual aid, yaitu tertulis dan grafik, selanjutnya adalah memilih media
untuk menyampaikannya dalam suatu presentasi. Media yang dapat digunakan untuk menyampaikan
visual aid tersedia dari yang paling sederhana seperti handout sampai yang modern, yaitu komputer.
Berikut akan dibahas masing-masing media secara singkat.
· Handout

Handout merupakan visual aid yang paling sederhana dan mudah pembuatannya sehingga banyak
digunakan. Media handout memungkinkan pembicara untuk mempersiapkan, baik visual aid tulisan
maupun grafik ke dalam tulisan kemudian digandakan dan dibagikan kepada audiens (biasanya sebelum
presentasi dimulai). Handout berisikan ringkasan materi presentasi, kesimpulan, dan grafik-grafik yang
membantu pemahaman audiens.

· Papan tulis dan whiteboard

Papan tulis da whiteboard merupakan media visual aid yang sederhana dan praktis. Dalam suatu
presentasi yang dihadiri tidak terlalu banyak orang, media papan tulis dan whiteboard dapat digunakan.
Namun untuk presentasi dengan audiens yang banyak, tentu saja penggunaan media itu tidak efektif.
Contoh presentasi dengan media papan tulis dan whiteboard adalah presentasi yang dilakukan oleh
Manajer Pemasaran tentang cara-cara memasrkan produk baru kepada stafnya.

2. Ketrampilan Praktis dalam presentasi

Disamping persiapan dalam hal materi dan media, pembicara perlu memperhatikan beberapa faktor
yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi. Kemudian faktor-faktor tersebut disebut
keterampilan praktis dalam presentasi, diantaranya sebagai berikut:

a. Cara berpakaian

Dalam presentasi formal, cara berpakaian menentukan kredibilitas. Cara berpakaian menunjukkan citra
diri orang tersebut. Oleh karena itu, hal ini perlu diperhatikan dengan sungguh-sungguh. Berikut
beberapa tipsnya:

· Pakaian dipilih yang serasi, baik warna maupun bentuk/modelnya.

· Memperhatikan kelengkapan pakaian, seperti resleting, kaos kaki, sepatu dan lain-lain.

· Memeriksa kerapian atau kesempurnaan berpakaian, seperti kerah baju, kancing baju, tali sepatu
dan lain-lain.

· Untuk pembicara perempuan, perhatikan penggunaan make up. Make up tidak perlu tebal, dan
tidak boleh juga tidak memakai make up sama sekali karena akan terlihat citra kurang profesional.

b. Pandangan mata

Untuk menunjukkan etika dan kewibawaan, pembicara harus memandang ke arah audiens. Pandangan
mata menyapu seluruh audiens, tetapi kalau sedikit, pembicara dapat memandang satu-persatu, tetapi
tidak boleh lama, dan juga tidak dibenarkan mamandang ke lantai, ke atap, atau pada cacatan secara
terus menerus pada saat berbicara.
· Presentasi dengan sikap tubuh berdiri

Sikap tubuh pada saat presentasi adalah berdiri tegak dengan kaki sedikit terbuka. Tujuannya agar dapat
berdiri dengan kokoh, tetapi sedikit terbuka. Tangan bisa digunakan untuk menekankan
pembicaraan,dan dapat pula untuk mengatur jalannya presentasi, misalnya menulis di papan tulis,
membuka file presentasi, atau yag lain.

Sikap yang harus dihindari adalah memasukkan tangan ke dalam saku atau melakukan gerakan-gerakan
yang tidak perlu secara terus-menerus, seperti memegang dasi, taplak meja atau bahkan menggaruk-
garuk kepala.

· Suara

Suara merupakan faktor yang sangat penting. Oleh karena itu, harus mendapatkan perhatian besar. Agar
presentasi dapat berjalan dengan baik, maka pembicara harus berlatih. Latihan mencakup mengeluarkan
suara dengan jelas, tidak menoton, dengan tekanan yang tepat dan bersemangat.

· Suara jelas dan keras

Pengucapan kata harus jelas agar makna mudah ditangkap. Selain itu, kata-kata juga harus diucapkan
cukup keras agar dapat didengar oleh seluruh audiens.

· Suara tidak menoton

Kalimat harus diberi tekanan-tekanan tertentu agar suara tidak menoton. Kata-kata tertentu yang dirasa
penting diberi tekanan yang lebih keras dan kata lain dapat lebih lemah.

· Suara bersemangat

Suara yang bersemangat lebih tercermin pada pengucapan yang bersemangat. Presentasi tidak akan
menarik jika pengucapan kata-katanya tidak dilakukan tanpa semangat. Selain itu, pembicara juga harus
menghindari pengucapan kata dengan bergumam dan merendahkan suara di akhir kalimat.

· Bahasa

Dalam presentasi, pembicara menggunakan bahasa yang baku atau bahasa formal. Pada setiap kalimat
dipilih struktur bahasa yang sederhana dan singkat agar mudah dipahami. Hindari penggunana bahasa
sehari-hari, karena akan menurunkan tingkat formalitas presentasi. Hindari pulaPenggunaan jargon
karena tidak semua audiens mamahaminya.
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi

Pratminingsih, Sri Astusi. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Graha Ilmu.

http://yoanasite.blogspot.co.id/2013/01/teknik-presentasi-dalam-bisnis.html (Diakses pada tanggal 25

April 2019)

http://hamtox.blogspot.co.id/2014/11/presentasi-bisnis.html (Diakses pada tanggal 25 April 2019)

http://mikapanjaitan.blogspot.co.id/2009/12/keterampilan-berbicara-presentasi.html (Diakses pada

tanggal 25 April 2019)

https://www.academia.edu/22002491/Komunikasi_Bisnis (Diakses pada tanggal 25 April 2019)

http://www.ronapresentasi.com (Diakses pada tanggal 25 April 2019)