Standard Operating Procedure (SOP) Gudang dan Persediaan Produk

Standard Operating Procedure (SOP) Penerimaan Produk di Gudang

Tujuan:
Penerimaan barang di gudang dan pengiriman barang untuk memastikan bahwa
barang yang telah diterima atau dikirim telah sesuai dengan purchasing order (PO)
atau Delivery Order (DO).

Bahan dan alat :

 Delivery Order (DO)
 Surat Pesanan
 Kendaraan
 Troley

Kualifikasi Pegawai :
Pegawai yang ditunjuk

Prosedur :
 Saat penerimaan barang sebaiknya menggunakan checklist seperti pada dibawah
ini
 Gudang hanya boleh menerima produk sesuai dengan surat pesanan.
 Meminta persetujuan Manajer Logistik atau pegawai yang ditunjuk jika ada barang
yang tidak dapat dipesan sebelum produk diterima.

Checklist Penerimaan Barang :

 Nama dan jumlah barang yang datang sesuai dengan surat pesanan.
 Kebenaran jenis dan jumlah barang yang diterima.
 Tidak terlihat tanda-tanda kerusakan.
 Tidak ditemukan kebocoran dan sebagainya.
 Jangka waktu kadaluarsa yang memadai.
 Kebenaran kondisi kemasan seperti yang disyaratkan.
Standard Operating Procedure (SOP) Pengiriman Produk
SOP Pengiriman Barang
Tujuan :
Untuk menjelaskan kegiatan pengiriman barang dagangan untuk memastikan bahwa
barang yang dikeluarkan sesuai dengan surat pesanan dan surat pengiriman barang.

Bahan dan Alat :

 Surat Pesanan (SP)
 Surat Pengiriman Barang (SPB)
 forklift
 Kendaraan pengangkut barang (Truck)

Penanggung jawab :
Kepala Gudang

Prosedur :
Pemeriksaan Barang Yang Akan Dikirim :
 Periksa barang yang dikirim oleh kepala gudang.
 Periksa kesesuaian nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa dengan
Surat Pesanan dan Surat Pengiriman Barang (SPB).
 Ditanda tangani kepada gudang apabila kondisi barang sudah sesuai.
 Serahkan Surat Pengiriman Barang dan barang kepada pengirim barang.
 Periksa ulang kesesuaian barang dengan Surat Pesanan (SP) dan SPB oleh
pengirim barang.
 Packing barang dan masukkan dalam armada pengiriman.
 Catat pengiriman barang oleh administrasi gudang pada buku ekpedisi
pengiriman.
 Serahkan kembali SP dan SPB lembar ke-2 dan ke-3 yang telah ditandatangani
dan distempel penangungjawab setelah pengiriman barang kepada administrasi
gudang.
 Periksa kesesuaian SPB dengan buku ekspedisi pengiriman.
 Arsipkan SP dan SPB lembar ke-3.
 Serahkan SPB lembar ke-2 ke bagian pajak
Pengiriman Barang Jasa Angkutan
 Hubungi jasa angkutan untuk mengambil barang atau antarkan barang ke kantor
jasa angkutan.
 Informasikan ke petugas keamanan bila akan ada pengiriman untuk melakukan
PENGAWASAN selama pemuatan barang.
 Lakukan serah terima barang kepada petugas jasa angkutan, pastikan petugas
pengiriman dan petugas jasa angkutan menandatangani dokumen pada
kolom diserahkan oleh dan penerimadisertai nama petugas, tanggal dan cap
perusahaan.
 Pastikan petugas jasa angkutan memberikan bukti pengiriman / resi sesuai
dengan alamat tujuan dan nomor yang tercantum pada surat pengantar.
Standard Operating Procedure (SOP) Kebersihan dan Kerapihan Gudang
Tujuan :
Untuk menjelaskan kegiatan menjaga kebersihan dan kerapihan gudang.

Bahan dan Alat :

 Alat pembersih lantai, seperti sapu
 Alat pel
 Cairan desinfektan
 Pestisida ( kalau diperlukan )

Kualifikasi pegawai :
Tenaga kerja yang ditunjuk

Prosedur :
Lantai
Sapu dan pel lantai setiap pagi, tempatkan palet-palet sedemikian rupa sehingga lantai
dapat dengan mudah dibersihkan, catat dalam checklist dan paraf petugas.

Dinding dan Langit-langit

 Bersihkan dinding dan langit-langit dari kotoran atau debu yang menempel
 Bersihkan langit-langit dari sarang laba-laba dan lain-lain

Pencegahan hama
Lakukan penggunaan pestisida secara berkala untuk mencegah adanya rayap, tikus
atau serangga lain yang dapat merusak barang-barang yang ada di gudang, catat
dalam check list dan paraf petugas.

Dokumen terkait :
Kertas dan dokumen.
Standard Operating Procedure (SOP) Kebersihan dan Hygiene

Tujuan :
Menjaga kebersihan ruang penyimpanan (gudang) untuk memelihara mutu barang yang
disimpan di gudang.

Alat dan bahan :

 Alat kebersihan seperti sapu dan alat pel
 Penandaan dilarang merokok, makan, minum dan meludah
 Checklist kebersihan gudang

Pihak Terkait :
 Pimpinan
 Kepala gudang
 Pelaksana Gudang
 Cleaning service

Prosedur :
 Ruang penyimpanan harus kering, bersih, bebas limbah / sampah dan debu.
 Ruang penyimpanan harus dibersihkan setiap hari oleh petugas yang
menangani kebersihan (cleaning service) sesuai checklist yang dibuat.
 Dilarang menyimpan makanan, minuman, meludah, rokok dan obat untuk
penggunaan pribadi di area penyimpanan (gudang).
 Toilet dan wastafel harus terpisah dari ruang penyimpanan dan harus terjaga
kebersihannya.
 Rekaman kegiatan pembersihan harus dipelihara.
Standard Operating Procedure (SOP) Keamanan Gudang
Tujuan :
Untuk menjelaskan kegiatan bagaimana menjaga keamanan gudang termasuk
keamanan barang yang disimpan di dalamnya.

Bahan dan Alat :

Alat pengamanan seperti kunci / gembok, alarm

Kualifikasi personel :
Pegawai yang ditunjuk

Prosedur :
 Selain petugas dan orang yang tidak berkepentingan dilarang masuk gudang (
pemberitahuan ini dicantumkan pada pintu masuk gudang ).
 Pintu gudang harus selalu terkunci jika tidak ada proses penerimaan dan
pengeluaran barang.
 Kunci gudang disimpan oleh kepala gudang / orang yang berwenang jika
kepala gudang berhalangan.