MEMBANGUN BUDAYA MUTU

MELALUI
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
MENUJU INDIKATOR UNGGULAN
PERGURUAN TINGGI VOKASI

Shinta Hadiyantina, Dr.

PJM-LP3M
pjm@ub.ac.id / shinta_fh@ub.ac.id

Malang, 9 November 2019 2018

Bisnis Utama Perguruan Tinggi
 GUG

Daya
Saing
Mutu
Pendidikan
Pendidikan
Tinggi
Bermutu
Pembangunan
Ekonomi

keunggulan
kompetitif
 Pendidikan Tinggi Bermutu
 Dikelola secara efektif dan efisien.
 Melibatkan masyarakat.
 Mampu menggunakan teknologi secara
tepat guna.
 Menerapkan manajemen mutu.
 Asas-asas
Implementasi Manajemen Mutu

1. Komitmen
2. Internally driven
3. Tanggungjawab/pengawasan melekat
4. Kepatuhan pada rencana
5. Evaluasi
6. Peningkatan mutu berkelanjutan
Tujuan
Sistem Manajemen Mutu (SMM)
Kontrol

1. Mencapai visi-misi melalui pemenuhan INPUT PROSES OUTPUT

standar mutu dengan cara perbaikan
berkelanjutan/continous improvement Sumber Daya
(PDCA = Plan Do Check Act),
menggunakan manajemen berbasis
proses.
2. Kepuasan pelanggan (customer
satisfaction) melalui pelayanan prima.
3. Kepuasan pelanggan terpelihara
(customer care)
4. Keberlanjutan organisasi (promosi,
pencitraan).
Dengan SMM ...
Tujuan
Organisasi
Sasaran
Tujuan dan ukuran
Organisasi
Sasaran
dan ukuran

Perbaikan Terarah
Perbaikan Tidak Terarah
The 4 Types of Team Members that You Hired
Esensi Sistem Manajemen Mutu
 Membangun Sistem Manajemen yang bermutu (termasuk Sistem
Database).
 Sistem Manajemen Mutu bukan merupakan sistem dokumentasi
tetapi merupakan sistem manajemen mutu yang
terdokumentasi.
 Sistem Manajemen Mutu bukan merupakan sistem yang terpisah
dan tersendiri namun merupakan sistem yang menyatu dengan
semua kegiatan organisasi sehari-hari.
 Penerapan manajemen mutu tidak akan menambah beban kerja
tetapi justru akan mengurangi beban kerja (memudahkan kita
bekerja, alat bantu Teknologi Informasi).
 Sasaran akhir dari penerapan SPMI adalah terbangunnya
budaya mutu organisasi, sehingga organisasi akan efisien dan
efektif
Perguruan Tinggi dinyatakan bermutu
apabila

1. mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui

pelaksanaan misinya (aspek deduktif).
2. mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders
(aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan
profesional.
sehingga

perguruan tinggi harus mampu merencanakan,

menjalankan dan mengendalikan suatu proses yang
menjamin pencapaian mutu
 SPM Dikti
Standar Pendidikan Tinggi SISTEM
(Standar Dikti) PENJAMINAN MUTU
Pendidikan Tinggi

SPMI SPME/Akreditasi
P Budaya Mutu
E
▪ Pola pikir
P P
▪ Pola sikap
P P ▪ Pola
P E perilaku
berdasarkan
Standar Dikti

Pangkalan Data Pendidikan Tinggi

(PD Dikti)

Penetapan Standar Dikti; Evaluasi Data dan Informasi

Pelaksanaan Standar Dikti; Penetapan Status Akreditasi dan Peringkat Terakreditasi
Evaluasi (pelaksanaan) Standar Dikti; Pemantauan dan Evaluasi Status Akreditasi dan Peringkat
Pengendalian (pelaksanaan) Standar Dikti; Terakreditasi
dan Peningkatan Standar Dikti.

12
 INTI SPMI
Pasal 5 ayat (1) Permenristekdikti No. 62
Tahun 2016 Tentang SPM Dikti → SPMI INTI SPME
memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas:
Pasal 6 ayat (1) Permenristekdikti No. 62
Penetapan Standar Tahun 2016 Tentang SPM Dikti → Tahapan
Dikti Akreditasi sbb:
Pelaksanaan
Evaluasi Data dan
P Standar Informasi
Dikti; E Penetapan Status
P P Evaluasi Akreditasi dan Peringkat
(Pelaksanaan) Terakreditasi
Standar Dikti;
Pengendalian
P P Pemantauan dan Evaluasi
Status Akreditasi dan
P E (Pelaksanaan) Peringkat Terakreditasi
Standar Dikti; dan
Peningkatan
Standar
Dikti.

13
 ARAS IMPLEMENTASI SPMI
Universitas/ Politeknik/Akademi/
Institut Sekolah Tinggi Akademi Komunitas Permenristekdikti
No. 62 Tahun 2016
Pasal 8 ayat 4 (c)
Fakultas
MODEL ORGANISASI

Unit Pengelola Unit Pengelola Unit Pengelola Membentuk

Program Studi Program Studi Program Studi unit
khusus SPMI

Mengintegrasikan
• Pasal 1 angka 17 UU Dikti implementasi
Program Studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan SPMI ke dalam
pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran manajemen PT
tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi,
dan/atau pendidikan vokasi. Mengombinasikan
kedua model di
•
Pasal 33 ayat (4) UU Dikti atas
Program Studi dikelola oleh suatu satuan unit pengelola yang
ditetapkan oleh Perguruan Tinggi.

14
 P
P P P Penetapan Standar Pendidikan
Tinggi
P E
Teknik Perumusan Standar Dikti (salah satu alternatif)

Perumusan Standar Dikti menggunakan kata kerja yang dapat diukur, contoh menetapkan,
membuat, menyusun, merancang, dan hindari kata kerja yang tidak dapat diukur, contoh memahami,
merasakan.
Rumusan Standar Dikti memenuhi
unsur: 1. Audience
2. Behavior
3. Competenc
4. e Degree

Contoh Rumusan Standar Dikti:

Pimpinan perguruan tinggi, fakultas, dan jurusan sesuai kewenangan masing-masing (A) harus
melakukan rekrutasi, pembinaan, dan pengembangan dosen tetap (B) agar tercapai rasio dosen dan
mahasiswa sebesar 1:30 dan 1:45 (C) paling lambat pada tahun 2019 (D).

15
 P
P P P Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi

P E Tahap Implementasi SPMI

Perencanaan SPMI

Dokumen/ Dokumen/ Dokumen/ Dokumen/

Buku Kebijakan Buku Manual Buku Standar Buku Formulir
SPMI SPMI SPMI SPMI
Kaizen SPMI

Permenristekdikti No 62 Tahun 2016 Pasal 8 Ayat 4 (b)

Pengendalian Evaluasi
Peningkatan Pelaksanaan
Pelaksanaan Pelaksanaan
Standar Standar Dikti
Standar Dikti Standar Dikti
Dikti

Permenristekdikti No 62 Tahun 2016 Pasal 3 Ayat 2: SPMI direncanakan,

dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan dan dikembangkan oleh perguruan tinggi

16
 P
P P
E Evaluasi Pelaksanaan Standar Dikti
P E
Permenristekdikti
No. 62 Tahun 2016
Pasal 5 ayat 2

DIAGNOSTIK FORMATIF SUMATIF

Monitoring dan
Evaluasi Diri
(oleh pejabat
Monitoring dan
Evaluasi Diri
(oleh pejabat
struktural/atasan)
I AKREDITASI
(oleh asesor)

struktural/atasan)

✓ Evaluasi Diri (Self Assessment Report) → penting

✓ Auditor AMI → memenuhi syarat yang ditetapkan Pimpinan PT.

17
 P
P P
E Evaluasi Pelaksanaan Standar
P E Dikti

▪Evaluasi Pelaksanaan Standar Dikti dilakukan dengan menyelenggarakan Audit Mutu

Internal (AMI), yaitu memeriksa tentang pemenuhan Standar Dikti pada Tahap Pelaksanaan
Standar Dikti (ketika Standar Dikti dilaksanakan).

▪Hasil Audit Mutu Internal dapat terdiri atas:

a. Pelaksanaan Standar Dikti mencapai Standar Dikti yang telah ditetapkan;
b. Pelaksanaan Standar Dikti melampaui Standar Dikti yang telah ditetapkan;
c. Pelaksanaan Standar Dikti belum mencapai Standar Dikti yang telah ditetapkan;
d. Pelaksanaan Standar Dikti menyimpang dari Standar Dikti yang telah ditetapkan.

▪Apapun hasil Audit Mutu Internal pelaksanaan Standar Dikti, yaitu mencapai, melampaui,
belum mencapai, maupun menyimpang dari Standar, perguruan tinggi harus melakukan
tindakan Pengendalian Standar Dikti.

18
 P
P P
P Pengendalian Pelaksanaan Standar Dikti
P E

Hasil Evaluasi Pengendalian

Pelaksanaan Standar Dikti Standar Dikti
Mencapai Standar Dikti Perguruan Tinggi mempertahankan
pencapaian dan berupaya meningkatkan
Standar Dikti

Melampaui Standar Dikti Perguruan Tinggi mempertahankan

pelampauan dan berupaya lebih
meningkatkan Standar Dikti

Belum Mencapai Standar Dikti Perguruan Tinggi melakukan tindakan

koreksi pelaksanan Standar Dikti agar Siapa yg
Perguruan Tinggi mengembalikan melakukan
Menyimpang dari Standar Dikti pelaksanaan Standar Dikti pada Standar pengendalian?
Dikti.

19
 P
P P
P Peningkatan Standar Dikti
P E
PPEPP setiap Standar Dikti akan menghasilkan kaizen atau continuous quality
improvement (CQI) pada semua Standar Dikti, sehingga tercipta Budaya Mutu.

Budaya Mutu
▪ Pola pikir
▪ Pola sikap
PPEPP ▪ Pola
PPEPP

P
perilaku SIKAP MENTAL
PPEPP berdasarkan PENYELENGGARAAN
PPEPP

P
Standar Dikti SPMI
PPEPP 1. Quality first
PPEPP

E
2. Stakeholder in
PPEPP 3. The next processes is
PPEPP

P
our stakeholder
PPEPP Speak with data
4.

P
Upstream
5.
management

Hak Cipta O 20 8. Dtrektorat PenJam1nan Mutu

20
21
INDIKATOR KINERJA UTAMA
PERGURUAN TINGGI NEGERI BERBENTUK POLITEKNIK
YANG MENERAPKAN PENGELOLAAN KEUANGAN BADAN
LAYANAN UMUM

• Jumlah mahasiswa berwirausaha

• Persentase lulusan bersertifikat kompetensi
dan profesi
• Persentase Prodi Terakreditasi A
• Jumlah mahasiswa berprestasi
• Persentase Lulusan Perguruan Tinggi yang
Langsung Bekerja
• 22
• Ranking PT Politeknik Nasional
• Akreditasi Institusi
• Persentase Dosen Berkualifikasi Doktor
Definisi
• Persentase dosen dengan jabatan lektor
kepala
• Persentase dosen dengan jabatan guru besar

23
• Persentase dosen politeknik yang berasal dari
industri
• Jumlah publikasi internasional
• Jumlah Kekayaan Intelektual yang didaftarkan
• Jumlah Prototipe Penelitian dan
Pengembangan (Research and Development/R
& D)
• Jumlah Prototipe Industri
24
• Jumlah Sitasi Karya Ilmiah
• Jumlah Jurnal Bereputasi Terindeks Nasional
• Jumlah Jurnal Bereputasi Terindeks Global
• Jumlah kerja sama dengan industri
• Jumlah Produk Inovasi
• Opini penilaian laporan keuangan oleh auditor
publik

25
• Persentase kuantitas tindak lanjut temuan BPK
• Persentase tindak lanjut bernilai rupiah
temuan BPK

26
 Hubungan SN Dikti - Kriteria Akreditasi (SAN 2017)

Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran 1

Standar Kompetensi Lulusan 9 Keluaran dan Dampak Tridharma

Standar Hasil PKM
Standar Hasil Penelitian

Pendidikan 6 Penelitian 7 Pengabdian Kepada Masyarakat 8

Standar Isi Pembelajaran Standar Isi Penelitian Standar Isi PkM

Standar Proses Pembelajaran Standar Proses Penelitian Standar Proses PkM

Standar Penilaian Pembelajaran Standar Penilaian Penilitian Standar Penilaian PkM

Mahasiswa 3

4 SDM
Standar Dosen dan Tendik Standar Peneliti Standar Pelaksana PkM

5 Keuangan, Sarana, dan Prasarana

Standar SarPras Pembelajaran Standar SarPras Penelitian Standar Pelaksana PkM

Standar Pembiayaan Pembelajaran Standar Pendanaan dan Pembiayaan Penelitian Standar Pendanaan dan Pembiayaan PkM

Tata Pamong dan Kerja Sama 2

Standar Pengelolaan Pembelajaran Standar Pengelolaan Penelitian Standar Pengelolaan PkM

27
 Kriteria Penilaian (SAN 2017)
Sistem Akreditasi Nasional (SAN) Pendidikan Tinggi, BAN-PT, 2017

Visi, Misi, Tujuan, Strategi 1

Kepuasaaan Pemangku Kepentingan dan

Sistem Penjaminan Mutu Internal

Tata
Pamong, Tata
Kelola, dan Sumber Daya Keuangan,

Rekognisi Masyarakat
2 Mahasiswa 3 4 Sarana, dan 5
Kerja sama Manusia
Prasarana

Pengabdian
Pendidikan 6 Penelitian 7 Kepada 8
Masyarakat

Luaran dan Capaian:

9
Hasil Pendidikan, Hasil Penelitian, Hasil PkM

28
 DUA DOKUMEN UTAMA AKREDITASI
INSTRUMEN BARU BAN PT
A. Akreditasi Pogram Studi Book 1

APR/IPR (Most) data will

I. Dokumen Laporan Evaluasi Diri Program 9 be generated
from HE Nat.
Studi Docurnents Database

II. Dokumen Laporan Kinerja Akademik

Program Studi

B. Akreditasi Perguruan Tinggi

I. Dokumen Laporan Evaluasi Diri
Perguruan Tinggi
II. Dokumen Laporan Kinerja Perguruan
Tinggi

29
30
31
 Standar Mutu
Acuan di tingkat nasional dalam pengembangan Standar Mutu adalah:
• Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 44
Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
• Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 62
Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi.
• Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 32
Tahun 2016 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi.
• Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 74
Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Minimum
bagi Perguruan Tinggi Negeri Badan Layanan Umum (PTN-BLU).
• Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 14 Tahun 2014
tentang Kerjasama Perguruan Tinggi.

32
 Standar Mutu UB
Mengacu kepada:
1. Bab III Pasal 52 Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012
tentang Pendidikan Tinggi
Standar Nasional di bidang pendidikan:
Mengacu pada UU 12/2012, Perpres 8/2012, Permenristekdikti
44/2015, PP 4/2014, Permendikbud 50/2014, Instrumen
Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) dan Akreditasi
Program Studi (APS), Instrumen Evaluasi Mutu Internal (EMI).
2. Standar Pelayanan Minimum Badan Layanan Umum (BLU-
UB).
3. Standar Pelayanan Prima (Permenpan 38/2012).
 Standar Mutu UB

4. Pasal 5 Permenristekdikti No.62 Tahun 2016 Tentang

SPM Dikti
(1) SPMI memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas: a. Penetapan
Standar Pendidikan Tinggi; b. Pelaksanaan Standar Pendidikan
Tinggi; c. Evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi
d. Pengendalian pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi; dan
e. Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi.
(2) Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c
dilakukan melalui Audit Mutu Internal.
 Standar Mutu UB

5. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan IWA

2:2007.
6. Standar Internasional Asean University Network Quality
Assurance (AUN QA).
7. Standar Mutu UB ditetapkan melalui Peraturan
Universitas Nomor 1 Tahun 2017 tentang Standar Mutu
dengan tujuan utama menjamin agar layanan Tri
Dharma Perguruan Tinggi yang diselenggarakan di UB
sesuai dengan kriteria minimal yang ditetapkan.
 Lingkup Standar Mutu UB
PENDIDIKAN PENELITIAN PKM KERJASAMA
1. Standar Kompetensi 1. Standar Arah 1. Standar Arah 1. Prinsip
Lulusan 2. Standar Isi 2. Standar Isi Kerjasama
2. Standar Isi 3. Standar Peneliti 3. Standar Peneliti 2. Pola Kerjasama
Pembelajaran 3. Kerjasama
4. Standar 4. Standar
(Kurikulum) Akademik
Pengelolaan Pengelolaan
3. Standar Proses
5. Standar Proses dan 5. Standar Proses dan 4. Kerjasama Non-
Pendidikan Akademik
Penilaian Penilaian
4. Standar Penilaian
6. Standar Pendanaan 6. Standar Pendanaan 5. Perjanjian
Pendidikan Kerjasama
dan Pembiayaan dan Pembiayaan
5. Standar Pendidik dan
7. Standar Sarana dan 7. Standar Sarana dan 6. Kerjasama
Tenaga Kependidikan dengan Institusi
Prasarana Prasarana
6. Standar Sarana dan di LN
8. Standar Keluaran 8. Standar Keluaran
Prasarana
9. Standar Capaian 9. Standar Capaian
7. Standar Pengelolaan
10.Standar Etika 10.Standar Etika
8. Standar Pembiayaan
11.Standar Sanksi 11.Standar Sanksi
36
 Tujuan penerapan SPMI di UB
a. Mencapai visi-misi melalui pemenuhan standar mutu
dengan cara perbaikan berkelanjutan (continous
improvement), menggunakan manajemen berbasis
proses.
b. Kepuasan pelanggan (customer satisfaction) melalui
pelayanan prima.
c. Kepuasan pelanggan terpelihara (customer care).
d. Keberlanjutan organisasi (promosi, pencitraan).

37
 Langkah UB untuk Menjalankan
Sistem Manajemen Mutu
1. Menyusun organisasi
penjaminan mutu (O)
“satu siklus 2. Menyusun sistem (kebijakan
penjaminan mutu mutu, sistem dokumen
di UB” mencakup manual mutu,
standar mutu dan manual
“ O S D AT ”
prosedur dsb sebagai acuan
kerja) (S)
3. Sistem dijalankan (sosialisasi
dan implementasi sesuai acuan
 Strategi Awal Implementasi SPMI
di UB
Visi Misi
1. Evaluasi Diri Dilaksanakan: D
2. Benchmarking Sosialisasi & (Do)
3. Stakeholders
1,2 dan 3 utk
S acuan kerja 1. Ada tidak peningkatan
(Sistem) kinerja terhadap tahun
menetapkan Sistem
Audit Internal lalu.
RENSTRA Dokumen Pimpinan Manajemen, 2. Apa upaya-upaya yang
PJM telah dilakukan.
Dokumen Induk & mutu
Bisnis proses
Standar mutu A
Sasaran mutu
(Audit)
1. Pencapaian Visi Misi
2. Kepuasan Pengguna Jasa Layanan
Audit
Organisasi dan
tupoksinya O 3. Keberlanjutan organisasi
(eksternal: Akreditasi
(Organisasi) BAN-PT, LAM-PTKES;
ISO 9001:2008)

Perbaikan, Tinjauan Manajemen

tindak lanjut dan
Peningkatan mutu
T (Management Review/ Permintaan
Tindakan Koreksi = PTK)
(TindakLanjut)
 Manajemen SPMI di UB

Penetapan Standar Dikti

P
Pelaksanaan Standar Dikti
P P Evaluasi (Pelaksanaan) Standar Dikti
Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Dikti
P E Peningkatan Standar Dikti

40
 TUGAS PJM
Membantu Rektor dalam
– Mengembangkan SPMI UB
– Mengendalikan standar mutu melalui sistem Audit Internal Mutu (AIM
– Mengendalikan pelaksanaan Sistem Monitoring dan Evaluasi (Monev)
Pengelolaan Program Hibah Kompetisi (PHK)
– Mengendalikan penerapan standar akreditasi dan/atau sertifikasi untuk
peningkatan kualifikasi program studi dan/atau institusi, tingkat nasional
dan/atau internasional
– Mengendalikan pelaksanaan sistem peningkatan reputasi dan
pemeringkatan, tingkat nasional dan/atau internasional
– Meningkatkan Kompetensi dan Kualifikasi SDM terkait penjaminan mutu
secara berkelanjutan
– Mengembangkan hasil AIM sebagai masukan reward and early warning
system untuk Rektor UB
– Mengembangkan profil PJM dan memberikan layanan masyarakat.

41
 TUGAS GJM
Membantu Dekan dalam
– Menjabarkan baku mutu pendidikan ke dalam dokumen-
dokumen mutu akademik di Fakultas
– Memonitor implementasi penjaminan mutu akademik di
Fakultas
– Mengevaluasi penjaminan mutu akademik di Fakultas
– Menyampaikan laporan pelaksanaan penjaminan mutu
akademik di Fakultas secara periodik kepada Dekan.

42
 TUGAS UJM
Membantu Ketua Jurusan dalam
– Menjabarkan baku mutu pendidikan ke dalam
dokumendokumen mutu akademik Program Studi
– Memonitor implementasi penjaminan mutu akademik
Program Studi
– Mengevaluasi penjaminan mutu akademik Program
Studi
– Menyampaikan laporan pelaksanaan penjaminan mutu
akademik Program Studi secara periodik kepada Ketua
Bagian.

43
 SPMI
Inti SPMI :
adalah keberadaan Standar Dikti, yang berfungsi
sebagai tolok ukur untuk menilai mutu
penyelenggaraan pendidikan tinggi

maka,
Pelaksanaan SPMI pada suatu PT menyebabkan PT
harus bekerja berdasarkan Standar Dikti yang telah
ditetapkan
44
 Tujuan SPMI di UB:
• Meningkatkan kinerja manajemen unit kerja di
lingkungan UB dengan: (a) Memenuhi standar mutu
atau sasaran mutu yang telah ditetapkan, sehingga visi
dan misi UB dapat dicapai; (b) Meningkatkan pelayanan,
sehingga dapat memenuhi harapan atau kepuasan
pengguna jasa layanan;
• Meningkatkan akreditasi Institusi dan Program Studi;
• Mendapatkan pengakuan eksternal dengan melakukan
sertifikasi manajemen ISO;
• Akselerasi World Class Entrepreneurial University
(WCEU).

45
 DOKUMEN SPMI UB
1. Kebijakan SPMI;
2. Manual SPMI (PPEPP);
3. Standar SPMI;
4. Standard Operating Procedure (SOP)
5. Formulir SPMI.

46
 Struktur dan Klasifikasi Dokumen SPMI
UKPA
No Jenis Dokumen Mutu UB UKPPA
Fak. Jur. Prodi Lab.
DOKUMEN INDUK
1 Visi, Misi dan Tujuan √ √ √ √ √ √
2 Statuta √ - - - - -
3 Organisasi dan Tata Kerja (OTK) √ - - - - -
4 Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) √ √ - - - -
5 Rencana Strategis (Renstra) & RPJP √ √ √ √ - √
6 Rencana Strategis Bisnis (RSB) √ - - - - -
7 Rencana Bisnis Anggaran (RBA) u/ BLU √ - - - - -
8 Rencana Kegiatan & Anggaran Tahunan (RKAT) √ - - - - -
9 Program Kerja √ √ √ √ √ √
10 Pedoman Pendidikan √ √ √ ** √** - -
11 Standar Mutu UB * √ - - - - -
12 Standar Pelayanan Minimum (SPM) Badan
√ - - - - -
Layanan Umum (BLU)
13 Standar Pelayanan √ - - - - -
14 Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) √ √ - - - -
DOKUMEN OPERASIONAL
15 Kebijakan SPMI * √ - - - - -
16 Manual Mutu - √ √ - - √
17 Rencana Operasional √ √ √ √ √ √
18 Standard Operating Procedure (SOP) * √ *** √ √ √ √ √
19 Formulir atau Borang * √ √ √ √ √ √
19 Dokumen pendukung * √ √ √ √ √ √
* Sesuai persyaratan dokumentasi SPMI (Permenristekdikti 62/2016)
** Bersifat opsional sesuai kebijakan fakultas
*** Manual SPMI (Dikti) di UB disebut SOP. Di tingkat univ. meliputi dua jenis SOP:
1. SOP untuk memenuhi Standar Mutu UB (mengikuti kaidah PPEPP) 47
2. SOP untuk menjalankan proses bisnis (mengikuti siklus PDCA)
Definisi Audit Mutu Internal

 Audit Mutu Internal adalah proses pengujian yang

sistematik, mandiri, dan terdokumentasi untuk
memastikan pelaksanaan kegiatan di PT sesuai
prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan standar
untuk mencapai tujuan institusi.

 Audit Mutu Internal bukanlah asesmen/penilaian

melainkan pencocokan kesesuaian antara
pelaksanaan dengan perencanaan suatu
kegiatan/program

48
 Prinsip Dasar
Audit Mutu Internal
• Pelaksanaan harus profesional.
• Penyajian yang wajar : Wajib memberikan laporan
yang objektif.
• Ketelitian : Kecermatan dalam menggali informasi
sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang
valid.
• Independen : Mempunyai sikap netral dan obyektif
saat membuat kesimpulan audit.
• Berdasar bukti : Penjelasan yang rasional dalam
menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya.

49
 Tujuan Audit Mutu Internal
• Memastikan SPMI memenuhi standar/ regulasi
• Memastikan implementasi SPMI sesuai dengan
standar/sasaran/tujuan
• Mengevaluasi efektivitas penerapan SPMI
• Mengidentifikasi peluang perbaikan SPMI

50
 Posisi Audit
dalam Siklus SPMI
• Audit Mutu Internal merupakan bagian dari siklus
SPMI
• Audit Mutu Internal
PPEPP ============➔ E
PDCA =============➔ C
PDRI ==============➔ R

51
Pengertian Audit Mutu Internal
Dan Eksternal
• Audit Mutu Internal: Audit yang dilakukan untuk
menentukan tingkat kesesuaian pelaksanaan
kegiatan terhadap standar internal organisasi
sendiri (standar mutu Internal*), Peraturan, Prosedur,
Instruksi kerja, dalam rangka peningkatan mutu
institusi dan mengurangi risiko ketidaktercapaian
standar/penurunan kualitas.
• Audit Mutu eksternal: Audit yang dilakukan untuk
menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar
eksternal.
52
 Jadwal Audit Internal
AUDIT INTERNAL
TERJADWAL
 Frekuensinya: semesteran,
tahunan.
 Kegiatan audit di bawah kendali
Pimpinan atau Manajer Mutu
(Wakil Manajemen).
 Tujuannya:
‐ Memeriksa dokumen, hasil dan
proses.
‐ Mengidentifikasi masalah.
‐ Memperbaiki masalah.
AUDIT INTERNAL
TIDAK TERJADWAL
 Frekuensinya: khusus (untuk
bagian yang kritis).
 Kegiatan audit di bawah kendali
Pimpinan.
 Tujuannya:
‐ Menginvestigasi /menyelidiki
masalah.
‐ Memperbaiki masalah.

53
Manfaat Audit Mutu Internal
Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara
mengevaluasi dan mendorong adanya peningkatan melalui
proses:
1. Memverifikasi tujuan PT, Standar Dikti yang ditetapkan PT dan
nilai-nilai yang telah ditetapkan dilaksanakan sesuai regulasi
2. Memantau kesesuaian pencapaian tujuan/pelaksanaan
dengan standar
3. Menjamin akuntabilitas dari pelaksanaan standar
4. Menemukan ruang perbaikan dalam rangka mengurangi
Risiko PT :
a. Risiko Kualitas e. Risiko Hukum
b. Risiko Keuangan f. Risiko Strategik
c. Risiko Kepatuhan g Risiko Operasional
d. Risiko Reputasi
54
 Lingkup Audit
(materi cakupan)
• Lingkup audit adalah semua materi yang akan
diperiksa dalam AMI, di antaranya:
1. Standar Pendidikan
2. Standar Penelitian
3. Standar Pengabdian
4. Standar lain /non akademik
• UB menyesuaikan dengan IAPS 4.0, IAPT 3.0 dan
standar mutu UB

55
 Area Audit Mutu Internal
- Area Audit Mutu Internal adalah
bagian/unit/seksi/laboratorium/
perpustakaan yang menjadi obyek
audit
- Client menentukan lingkup dan area
audit sebelum proses audit dilakukan.

56
 Temuan Audit Mutu Internal
• Kesesuaian atau Mencapai Standar - Standar
dipertahankan atau ditingkatkan
• Melampaui – Standar ditingkatkan
• Belum mencapai – Perlu tindakan koreksi
• Menyimpang – Perlu tindakan koreksi
• Untuk temuan yang belum mencapai dan
menyimpang dari standar maka temuan tersebut
dikategorikan
Observasi (OB) atau Ketidaksesuaian (KTS).

57
 Pembagian Peran dalam
Perencanaan Audit Internal
Menetapkan kebijakan
Pimpinan tentang Sistem Penjaminan
Institusi Mutu Internal (SPMI) dan Manual Mutu
Audit Internal.
Menyusun mekanisme audit
Unit internal, instrumen,
Penjaminan
lingkup, dan melatih SOP
Mutu
auditor internal.
Mempelajari mekanisme
Auditor audit internal, lingkup dan
IK-
Internal instrumen. Berkoordinasi
dengan partner dan Borang
melakukan desk evaluation.
58
Pimpinan Kebijakan tentang SPMI
Institusi
dan Audit Internal
1. Dapat dituangkan dalam dokumen
Manual Mutu Institusi atau dokumen
tentang pola pengelolaan institusi.
2. Berisi tentang penyataan komitmen
institusi untuk melaksanakan SPMI dan
melakukan audit internal secara periodik.
3. Kebijakan audit internal dapat mengacu
pada SNI ISO ISO 9001:2008
(Persyaratan SMM) – Klausul 8.2.2.

59
 Unit
Penjaminan
Mekanisme Audit Internal
Mutu
dan Auditor Internal
1. Dapat dituangkan dalam dokumen
Manual Prosedur (MP) atau Standard
Operating Procedure (SOP).
2. Prosedur audit internal harus mengikuti
kaidah urutan proses P-D-C-A.
3. Harus dipastikan bahwa auditor internal
yang bertugas kompeten, dilatih secara
khusus, bertugas secara sah (ada surat
tugas).

60
 Mekanisme AMI di UB

1 2 PJM-SPI 3
Menugaskan SK Rektor
REKTOR menyusun Tim
PJM-SPI tentang Tim AMI
AMI

6 4

Tim AMI melaporkan hasil 5 Tim AMI

audit ke Rektor melalui PJM- melaksanakan
SPI audit

7
Kajur/KaPS untuk
Permintaan 8 Dekan/ 9 memperbaiki
Berlanjut pada
Tindakan Ketua Kinerja sesuai
siklus berikutnya
Koreksi Program target indikator
yang dijanjikan

61
Bagaimana Langkah Kita untuk
Menjalankan Audit Internal ?
Menyusun organisasi
1 audit internal
Membuat dokumen audit
2 internal

Melakukan audit internal

3

62
 MENYUSUN ORGANISASI
1 AUDIT INTERNAL
1. Audit internal di bawah kendali
Pimpinan Institusi.
2. Tim Audit Internal dibentuk berdasarkan
surat tugas Pimpinan Institusi dengan
masa kerja satu periode audit.
3. Ketua, sekretaris dan anggota Tim Audit
Internal harus memenuhi persyaratan
standar kompetensi auditor internal.
63
 MEMBUAT DOKUMEN
2 AUDIT INTERNAL
1. Prosedur (MP/SOP) Pelaksanaan
Audit Internal.
2. Instruksi Kerja bagi Auditor Internal
dan Auditee.
3. Form/borang audit internal.

64
 MELAKUKAN AUDIT INTERNAL
3
1. Lingkup
2. Jadwal
3. Distribusi Auditor Internal
4. Metode Audit (desk evaluation
dan/atau visitasi)
5. Tahap Audit: sistem dan kinerja.

65
 Tahapan Audit

Audit Sistem
Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan
mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi
persyaratan standar sistem audit mutu.

Audit Kinerja
Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu
yang telah ditetapkan/dijanjikan:
1. Memeriksa apakah standar mutu yang telah
ditetapkan dalam dokumen standar mutu atau yang
telah dijanjikan, dipenuhi atau tidak, salah satunya
dengan mengisi dokumen evaluasi kinerja.
2. Memeriksa/memastikan apakah setiap dokumen
mutu (misal: manual prosedur atau instruksi kerja)
telah dilaksanakan secara tertib dan benar. 66
 Metode Audit
Desk Evaluation:
Review dokumen, dilakukan di kantor oleh
masing-masing auditor.

Visitasi:
Wawancara dan observasi langsung, dilakukan
di tempat auditee

Audit sistem dan kinerja bisa

dilakukan dengan desk evaluation
dan visitasi, atau bisa juga dilakukan
hanya desk evaluation atau visitasi.
67
 Indikator
Keberhasilan AMI
• tindak lanjut (corrective action)
• Implementasi rekomendasi
• Teraudit minta diaudit kembali

Indokator Keberhasilan AMI berujung pada

KEPUASAN TERAUDIT DAN KLIEN
(Customer Satisfaction)

68
• Kesimpulan Audit Mutu Internal
Kesimpulan AMI adalah rangkuman dari proses audit
yang dibuat oleh tim auditor, berdasarkan
pertimbangan tujuan AMI dan semua temuan audit.
• Rangkuman
1. Tujuan utama AMI ialah untuk mendapatkan ruang
peningkatan pada aspek yang ditetapkan sebagai
lingkup AMI.
2. Agar perbaikan sistem penjaminan mutu dapat
dilakukan dengan mudah maka temuan audit harus
diformulasikan dengan baik.
3. Dengan pelaksanaan AMI dapat diperoleh
perbaikan sistem penjaminan mutu yang efektif.
69
Sistem Informasi Audit Mutu Internal
Diseminasi Hasil AMI UKPA
Diseminasi Hasil AMI UKPPA
73
 Terimakasih atas
kerja kerasnya, kerja cerdasnya, dan kerja ikhlasnya

74
UNIVERSITAS
BRAWIJAYA
BUILDING UP NOBLE FUTURE