Perbekalan Kerfarmasian

A. Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi dan Alat
Kesehatan sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan tersebut berdasarkan :
1. Formularium Nasional dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi;
2. Standar Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan yang telah ditetapkan;
3. Poli penyakit;
4. Efektifitas dan keamanan;
5. Mutu;
6. Harga;
7. Ketersediaan di pasaran;
Evaluasi pemilihan obat dan alat kesehatan dilakukan setiap satu bulan sekali.
B. Perencanaan
Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode
pengadaan Sediaan Farmasi Alat dan Kesehatan sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan
untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.
Perencanaan dilakukan untuk menghidari kekosongan obat dengan menggunakan
metode yang dapat dipertanggung jawabkan.
Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:
1. Anggaran yang tersedia;
2. Penetapan prioritas;
3. Sisa persediaan;
4. Data pemakaian periode lalu;
5. Waktu tunggu pemesanan;
6. Rencana pengembangan.
Beberapa hal yang menjadi pertimbangan perencanaan di Logistik RS :
1. Safety stok;
2. Maksimal stok;
3. Sisa stok
Safety stok adalah jumlah minimal barang yang harus tersedia dalam upaya untuk
memenuhi kebutuhan di RS, sedangkan maksimal stok adalah jumlah maksimal barang
yang diperbolehkan didalam gudang logistik dan sisa stok adalah jumlah maksimal stok
dikurangi jumlah stok yang dikonsumsi. Untuk jumlah yang akan direncanakan
diperlukan justifikasi terlebih dahulu dengan mempertimbangkan tempat penyimpanan,
distributor (slow/fast response), jumlah minimal order tiap distributor.
C. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan
kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah dan waktu yang
tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan antara lain :
 1. Sediaan Farmasi, dan Alat Kesehatan, harus mempunyai Nomor Izin Edar.
2. Masa kadaluarsa minimal 2 tahun.
Dalam melakukan pengadaan, panitia pengadaan akan membuat Surat Pesanan (SP)
untuk melakukan pemesanan kepada produsen. SP yang dibuat adalah SP Cito dengan
masa berlaku SP adalah 3 hari dihitung mulai H+1 dari SP dibuat dan jika barang tidak
datang sampai masa berlaku SP habis maka akan dilakukan pengalihan oleh bagian
pengadaan, untuk barang yang datang terlambat maka barang dapat diretur dan kemudian
dilakukan pengalihan Jumlah barang yang ada di SP adalah jumlah barang dengan unit
satuan terkecil, karena jumlah barang tiap item/kemasan tiap industri berbeda selain itu
pemesanan dengan satuan unit terkecil juga bertujuan untuk memudahkan pengalihan
produk.
D. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan
dengan kondisi fisik yang diterima. Hal yang dilakukan ketika barang datang yaitu,
pertama melakukan pengecekan kesesuaianantara faktur dan SP yang dibawa oleh
distributor untuk memastikan barang yang dikirim oleh distributor dengan yang dipesan
oleh bagian Pengadaan sesuai. Bila telah sesuai, lalu dilakukan pengecekan kesesuaian
fisik dan faktur meliputi nama barang, jumlah, no. batch, dan expiration date, juga
dilakukan pemeriksaan harga yang tertera di faktur. Lalu, dilakukan pemeriksaan fisik
barang yang dikirim, apakah ada cacat kerusakan atau tidak. Setelah selesai dilakukan
pemeriksaan, faktur asli dikembalikan ke distributor dan bagian pengadaan mengambil
copy faktur 2 rangkap, kemudian distributor diberikan tanda terima yang kemudian akan
digunakan untuk mengambil pemberkasan dan pembayaran di bagian keuangan.
Apabila barang tidak sesuai dengan pesanan maka segera dilakukan retur agar
penanganan dari distributor cepat. Sedangkan apabila dalam proses penerimaan terdapat
2 barang dengan nomor batch yang berbeda, maka tetap diterima.
E. Penyimpanan
Setelah barang diterima di Instalasi Farmasi perlu dilakukan penyimpanan sebelum
dilakukan pendistribusian. Penyimpanan merupakan suatu proses menyimpan serta
mengamankan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai pada kondisi
lingkungan yang tepat dan sesuai berdasarkan persyaratan dengan tujuan untuk
pemeliharaan kualitas serta untuk menghindarkan dari risiko kerusakan, kehilangan
/pencurian. Persyaratan yang dimaksud yakni persyaratan berdasarkan aspek
kefarmasian, meliputi: persyaratan stabilitas, keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban,
ventilasi dan penggolongan jenis sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai.
Ruang penyimpanan sediaan farmasi dipisahkan dengan ruang penyimpanan dan alat
kesehatan. Penyimpanan sediaan farmasi didesain dengan penggolongan secara berturut-
turut yakni: Berdasarkan stabilitas, berdasarkan bentuk sediaan, kemudian ditata secara
 alfabetis dan first expired first out (FEFO). Pada penyimpanan alat kesehatan
disusun/digolongkan berdasarkan fungsi atau tujuan penggunaannya. Pertama,
penyimpanan berdasarkan stabilitas bertujuan untuk menghindari kerusakan farmasetik
serta menjamin efektivitas bahan aktif. Sediaan yang tidak stabil pada suhu yang tinggi,
seperti insulin dan vaksin, disimpan di dalam kulkas dengan suhu 2 – 8oC. Pemantauan
suhu ruangan dan suhu kulkas dilakukan setiap hari pada pagi dan sore hari serta
didokumentasikan pada grafik monitoring suhu. Selanjutnya, obat disusun berdasarkan
bentuk sediaan, alfabet dan metode first expired first out (FEFO). Sediaan farmasi dengan
persyaratan penyimpanan khusus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Obat
yang termasuk kategori high alert disimpan pada rak yang terpisah dan pada masing –
masing unit sediaan terkecil diberi stiker high alert. Pada setiap jenis barang, dilengkapi
dengan kartu stok sebagai sarana pengendalian persediaan dan dilakukan pencatatan
setiap adanya barang masuk maupun keluar serta di cek secara berkala.
F. Pendistribusian
Proses pendistribusian perbekalan farmasi secara umum merupakan rangkaian kegiatan
dalam rangka menyalurkan / menyerahkan sediaan farmasi dan alat kesehatan dari tempat
penyimpanan sampai ke unit pelayanan dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis,
jumlah, dan ketepatan waktu. Sistem pendistribusian menggunakan individual
prescribing.