Daftar lsi

1 Pendahuluan
Profile Oganisasi
Tujuan, Struktur, Revisi Manual
2 Struktur
Bagan Organisasi
Bagan Keuangan
Uraian Tugas
3 Prosedur
Pemetaan Prosedur
Prosedur Penerimaan Dana Melalui Kas
Prosedur Penerimaan Dana Melalui Bank
Prosedur Pengelolaan Uang Muka
Prosedur Pengelolaan Barang/ Jasa
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
Prosedur Pembayaran Biaya Operasional
Prosedur Pengeluaran Melalui Bank
Prosedur Penyajian lnformasi Keuangan
4 Lampiran
Standar Bukti dan Standar Biaya
Daftar Formulir
TUJUAN MANUAL

Sistem ini dirancang untuk menjadi salah satu sumber referensi dalam melakukan pengelolaan
keuangan organisasi. Sistem Pengelolaan Keuangan ini juga diharapkan dapat menjadi acuan
dalam menghasilkan informasi keuangan dan akuntansi yang lengkap, akurat, tepat waktu, dan
dapat diandalkan, sehingga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan pihak manajemen
. .
organ1sas1.

STRUKTUR MANUAL

Struktur manual Sistem Pengelolaan Keuangan PATIi RO terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut:
Daftar lsi
BAB 1 Pendahuluan
Bab ini menjelaskan tentang profil organisasi sebagai latar belakang pemahaman
manual. Di dalam bab ini juga menjelaskan tujuan dan struktur/sistematika
penyajian manual.
BAB2 Struktur
Bab ini berisi bagan organisasi PATIiRO secara utuh dan juga bagan organisasi
keuangan PATIIRO disertai dengan uraian tugas bagian keuangan, yang
merupakan rangkuman kegiatan dari setiap prosedur.
BAB3 Prosedur
Bab ini berisi pemetaan prosedur secara utuh, dan prosedur-prosedur Sistem
Pengelolaan Keuangan yang disusun secara berurutan. Pada setiap prosedur terdiri
dari :
1. Kebijakan Prosedur
2. Flowchart Prosedur
3. Naratif Prosedur
BAB4 Formulir
Bab ini berisi daftar formulir yang digunakan pada tiap-tiap prosedur dan contoh­
contohnya.

REVISI MANUAL

Manual Sistem Pengelolaan Keuangan ini disusun sedemikian rupa untuk mempermudah
pengkajian-pengkajian dan perubahan-perubahan selanjutnya.
Tiap bab dan bagian diberi nomor halaman secara terpisah, sehingga perubahan bisa dilakukan
pada satu bab atau bagian, tanpa harus mengubah nomor halaman bab atau bagian lainnya.
Untuk penambahan, perubahan atau penghilangan halaman, maka halaman sebelumnya atau
yang telah mengalami perubahan akan ditempatkan pada bagian akhir manual ini selama dua
tahun sebelum dihancurkan.
BAB: FORMULIR

Bagian Bagan Keuangan

Di dalam suatu organisasi, bagian keuangan diharapkan dapat menyajikan intormasi keuangan
yang lengkap, akurat, tepat waktu, dan dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan pihak
manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
Untuk memenuhi kebutuhan tersebut di atas, maka bentuk struktur bagian keuangan PATIIRO
adalah sebagai berikut :

. :' . ,,._ , :.· ,·-

: .. ' ' ' . ' .
. -

. -

' /-. :
• �' I

Struktur bagian keuangan di atas disusun dengan tujuan agar dapat tercipta pemisahan tungsi
serta pemisahan tanggung jawab dari setiap pejabat secara tegas pada bagian keuangan.
Hal ini untuk menghindari adanya satu tungsi yang bertanggungjawab penuh terhadap seluruh
tahapan transaksi, mulai dari penyimpanan uang, penggunaan uang hingga pelaporannya.
Secara umum pemisahan tungsi dan tanggung jawab pejabat pada bagian keuangan adalah
sebagai berikut:

1. Manajer Keuangan & Akuntansi (Finance & Accounting Manager, selanjutnya disebut
Finance Manager saja)
Bertanggung jawab dalam perencanaan dan pengelolaan dana, administrasi keuangan/sistem
akuntansi dan administrasi anggaran organisasi untuk menjaga dan meningkatkan nilai aset
organisasi dan menunjang pelaksanaan program dan tujuan organisasi.
Dalam proses pengelolaan keuangan lembaga, jabatan ini juga bertanggungjawab atas
intormasi ketersediaan dana, pengelolaan, pemantaatan serta pelaporan pemakaian dana dan
keuangan organisasi. Dengan demikian, jabatan ini diharapkan dapat erat bekerjasama dengan
Stat Akuntansi, Stat Keuangan dan seluruh bagian pada organisasi.
2. Staf Akuntansi
Tugas utama jabatan ini adalah membantu Finance Manager dalam melaksanakan pekerjaan
akuntansi organisasi demi tercapainya sasaran program dan tujuan organisasi.
Jabatan ini juga bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan akuntansi, menyusun
laporan keuangan organisasi sesuai dengan PSAK no. 45 (Pelaporan Keuangan Organisasi
Nirlaba).
3. Staf Keuangan

Bertanggung jawab kepada: Finance Manager

Adapun tanggungjawab utama dari Staf Keuangan ini, yaitu

- Mencatat buku bank, utang/piutang, dan uang muka

- Memverifikasi laporan uang muka dan laporan kasir

- Menyiapkan eek atau slip transfer sebelum dilakukan pembayaran

Staf Keuangan diharapkan memiliki pengetahuan dasar mengenai keuangan. Ketelitian dan
akurasi merupakan prasyarat mutlak dalam pelaksanaan pekerjaan jabatan ini, terutama dalam
memeriksa keabsahan data yang tertulis dalam alat pembayaran giral (eek, giro, aplikasi transfer),
yang disesuaikan dengan bukti-bukti pendukung yang disyaratkan dalam setiap pembayaran
sesuai dengan kebijakan keuangan lembaga.

4. Kasir
Bertanggung jawab kepada: Staf Keuangan
Tugas utama kasir adalah mengelola dana kas kecil
- Mencatat pengeluaran kas kecil
- Mencatat penerimaan kas kecil
- Melaporkan ke Staf Keuangan
BAB : PROSEDUR PENERIMAAN DANA MELALUI KAS

Bagian Kebijakan

1. Sumber dana PATTIRO berasal dari:

• Lembaga donor yang dipergunakan untuk kegiatan sesuai dengan proposal dan anggaran yang
disetujui oleh lembaga donor.
• Sumbangan dari pihak lain yang tidak mengikat.
• Pegiat yang menerima pekerjaan di luar dari pekerjaan utamanya yang terdiri dari :
1. Pekerjaan Eksternal: Pekerjaan yang berasal dari luar PATTIRO yang dilakukan pada hari
kerja akan dikenakan pemotongan sebesar 40% dari honor yang diterima.
2. Pekerjaan Internal: Pekerjaan yang berasal dari PATTIRO sendiri, antara lain, tapi tidak
terbatas pada menjadi narasumber, fasilitator lokakarya, editor buku, akan dikenakan
pemotongan sebesar 50% dari honor yang diterima.
2. Semua penerimaan dana harus sepengetahuan dan mendapat persetujuan dari Finance
Manager.
3. Dana yang diterima secara tunai, akan segera disetorkan ke bank lembaga pada 1 (satu} hari
kerja berikutnya.
4. Setiap penerimaan yang tidak berkaitan dengan program lembaga akan dikelompokan sebagai
penerimaan lain-lain.
5. Setiap Penerimaan Kas Kecil harus dicatat dalam Bukti Kas Masuk (BKM}.
 PATTI RO adalah Organisasi Non Pemerintah yang didirikan 17 April 1999 di
Jakarta. PATTI RO bergerak di bidang penelitian, advokasi kebijakan dan penguatan
kapasitas sipil dengan memanfaatkan pendekatan multistakeholder engagement.
Visi PATTI RO adalah terwujudnya tata pemerintah lokal yang baik, transparan dan
adil bagi kesejahteraan sosial masyarakat