Kepala Surat

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

AKADEMI KEBIDANAN MEDIKA WIYATA

Jalan Semeru 18 Kediri

Telepon (0354) 7090908/776638

 Tempat dan Tanggal Surat

BENAR SALAH

Jakarta, 17 Agustus 2010 Jakarta 17 Januari 2010

Bandung, 27 Agustus 2010 Bandung, 27 Agustus 2010.
18 Agustus 2010 18 Agustus 2010.
19 Agustus 2010 19 - 8 - 2010

“ Nomor Surat “
Alasan penggunaan nomor surat

1. Memudahkan pengarsipan
2. Memudahkan pencarian data
3. Mengetahui banyaknya surat keluar
4. Bahan rujukan surat menyurat berikutnya

Nomor surat meliputi:

a. nomor urut penulisan surat

b. kode surat

c. kode bulan

d. angka tahun

1
 Namun demikian ada pula nomor surat yang tidak disertai kode bulan.

Contoh Nomor Surat

BENAR Nomor : 521/D3/2010 Nomor : 39/K.04/X/2010 Nomor : 266/E/I/2010 Nomor : 1069/C3/VI/2010
SALAH No : 521/D3/2010 Nomor : 229/TB.15/U/2010 Nmr : 266/E/TU/2010 Nomor-1069/C3/LL/2010

LAMPIRAN

Benar Salah
Lampiran : satu berkas Lamp. : satu berkas.
Lampiran : tiga lembar Lampiran : 3 (tiga) lembar
Lampiran : sepuluh lembar Lampiran : 10 lembar.
Lampiran : selembar formulir lampiran : selembar formulir

HAL
• Penulisan hal sama dengan penulisan judul karangan
• Singkat, jelas, menarik
• Berupa kata atau frase, dan bukan kalimat
• Tidak boleh diakhiri dengan tanda baca apapun
Contoh:
Hal : permohonan izin mengikuti OJT

2
ALAMAT SURAT
Alamat luar
Kepada
Yth. Direktur Akbid Medika Wiyata
Jalan Semeru VI/18 Kediri
Kepada
Yth. Hjh. Suharti, S.Si.T.
Direktur Akbid Medika Wiyata
Jalan Semeru VI/18 Kediri
Hal penting dalam alamat surat
 Alamat luar didahului Kepada.
 Alamat dalam tidak perlu didahului
Kepada.
 Singkatan Yth. Harus diawali huruf
kapital
 Penulisan nama orang harus benar
dan lengkap dengan gelarnya
SALAM PEMBUKA
Benar
Dengan hormat,
Assalamualaikum w.w.,
Assalamualaikum warahmatullahi -
wabarakatuh,
Salam sejahtera,
3
Alamat dalam
Yth. Direktur Akbid Medika Wiyata
Jalan Semeru VI/18 Kediri
Yth. Hjh. Suharti, S.Si.T.
Direktur Akbid Medika Wiyata
Jalan Semeru VI/18 Kediri
Yth. Ibu Suharti, S.Si.T.
Direktur Akbid Medika Wiyata
Jalan Semeru VI/18 Kediri
 Kata sapaan diawali huruf kapital dan
hanya digunakan jika diikuti nama orang
 Bila pihak terkirim tidak diketahui jenis
kelaminnya, kata sapaan (Bapak, Ibu)
harus dihindari.
 Alamat surat tidak boleh diakhiri tanda
titik
Salah
Dengan Hormat, / Dengan hormat.
Assalamualaikum wr.wb.
Assalamualaikum warahmatullahi -
wabarakatuh
salam sejahtera
ISI SURAT

Alinea Pembuka  Pengantar  Ditandai kata-kata seperti:

Dengan ini…
Berdasarkan surat …
Berkenaan dengan ...

Alinea Isi  Inti Surat  Ditandai kata-kata seperti:

Sehubungan dengan hal di atas…

Berkaitan dengan hal itu…

Berkenaan dengan hal tersebut di atas ...

Alinea Penutup  Ungkapan Penutup  Berisi tentang :

Ucapan terima kasih

Ungkapan pengharapan
Contoh Alinea Pembuka
- Dengan ini kami beritahukan bahwa …
- Dengan ini kami menyatakan bahwa …
- Dengan surat ini kami menerangkan bahwa ...
- Dengan surat ini kami sampaikan bahwa …
- Dengan surat ini saya mohon bantuan Saudara untuk …
- Dengan sangat menyesal kami sampaikan bahwa …
- Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak …
- Berdasarkan surat edaran …, dengan ini kami minta menugasi …
- Berkenaan dengan surat Saudara nomor …, dengan ini saya beritahukan bahwa …
- Menjawab surat Anda tentang …, dengan ini …
- Dalam rangka melaksanakan …, dengan ini kami menugasi

4
Contoh Alinea Isi

 Berkaitan dengan hal itu, apabila Direktur Akbid Medika Wiyata berminat untuk
memanfaatkan kesempatan tersebut, kami harapkan mengirim tiga orang calon
peserta yang memenuhi syarat dan disertai kelengkapan berkas rangkap tiga
berupa:

1. daftar riwayat hidup,

2. formulir pencalonan karyawan magang,

3. medical report yang ditandatangani dokter,

4. hasil tes kemampuan berbahasa Inggris dengan nilai TOEFL minimal 450,

5. kartu mahasiswa.

 Sehubungan dengan hal itu, kami mohon agar Bapak/Ibu segera menyusun soal
ujian tersebut. Berkas soal disampaikan dalam bentuk soft copy dan disampaikan
ke bagian akademik Akbid Medika Wiyata selambat-lambatnya 17 September
2010.

Contoh Alinea Penutup

 Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

 Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.

 Tugas ini harap diselesaikan dengan sebaik-baiknya.

 Kami merasa bahagia apabila Bapak/Ibu/Saudara berkenan hadir pada waktunya.

 Mudah-mudahan parsitipasi dan pengawasan Saudara dapat meningkatkan

kualitas akademik para mahasiswa.

 Besar harapan kami akan kehadiran Ibu pada acara itu.

SALAM PENUTUP  Aturan penulisan salam penutup sama dengan salam pembuka

NAMA JELAS PENGIRIM : Ketentuan penulisan:

 Identitas jabatan diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma.

 Huruf awal setiap unsur nama ditulis kapital.

5
  Nama pengirim tidak digarisbawahi dan tidak diberi tanda kurung.

 Pada akhir baris tidak diakhiri tanda titik kecuali untuk singkatan gelar, seperti
M.Pd., S.H., S.E., S.Pd., dll.

 Singkatan NIP tidak bertanda titik.

CONTOH

Direktur Akbid Medika Wiyata,

Ttd.

Hjh. Suharti, S.Si.T.

NIP 130889802
a.n. anb. u.b.
a.n. singkatan dari atas nama
- Digunakan apabila pengirim menandatangani surat yang mengatasnamakan
pejabat lain.
- Surat yang ditandatangani tidak perlu dikonsultasikan kepada orang yang
diatasnamakannya itu.

anb. Singkatan dari atas nama beliau

- Sebelum ditandatangani surat harus dikonsultasikan dahulu kepada pejabat yang
bersangkutan karena surat tersebut merupakan tanggung jawab pejabat yang
diatasnamakan itu.

u.b. singkatan dari untuk beliau

- Digunakan jika pejabat berwenang menandatangani surat dari pejabat atasannya.
Pejabat atasannya itu sendiri berhak menandatangani surat dengan sebutan atas
nama (a.n.)

TEMBUSAN

 Fungsi : Menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapatkan surat tersebut.

 Aturan Penulisan

1. tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu.

2. tembusan diberikan kepada nama pejabat atau orang dan bukan kantornya.

6
 3. jika tembusan lebih dari satu, pengurutannya dimulai dari pejabat yang eselonnya
lebih tinggi

4. Tidak diberi Yth. Atau kepada Yth.

5. Tidak diakhiri tanda baca apapun pada setiap akhir tembusan.

6. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu disertai ungkapan sebagai
laporan.

7. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.

CONTOH TEMBUSAN

BENAR SALAH
Tembusan, Tembusan kepada:
Direktur Bank BCA 1. Rektor UNESA;
Tembusan: 2. Dekan sebagai laporan.
1. Direktur Bank BCA 3. Arsip
2. Kasi Keuangan Bank BCA

INISIAL
 Letak : - bagian bawah kiri surat
- bagian bawah tengah surat
 Fungsi : sebagai tanda pengenal penulis/pengonsep surat.
 Inisial sebaiknya cukup ditulis pada surat arsip
 Inisial merupakan huruf awal/gabungan/singkatan nama penulis atau pengonsep
surat.