Kelompok 6

1. Lisa Ayu Umami

2. Nitya Putriani
3. Muhammad Furqon Perdana

Kesalahpahaman yang Tak Berujung

Di era digital seperti saat ini, pertukaran informasi sangatlah cepat didapatkan
terutama dengan menggunakan akses internet. Pada zaman sekarang email adalah hal yang
paling lumrah digunakan sebagai alat komunikasi, terutama di dunia kerja. Bahkan setiap
perusahaan memiliki domain khusus untuk membuat alamat email untuk karyawannya, hal
tersebut digunakan sebagai email resmi karyawan dan sebagai citra perusahaan.
Berkomunikasi menggunakan email memang terkadang lebih baik dibandingkan
hanya berkomunikasi via telephone , walaupun terkadang komunikasi by phone juga
digunakan untuk memperjelas informasi yang akan diinformasikan, namun terkadang dalam
dunia kerja untuk hal – hal yang penting lebih baik setelah dibicarakan by phone dipertegas
kembali by email.
Kisah ini bermula dari seorang manager marketing yang bernama Denisa di
perusahaan specialist adhesive printing yang ternama di Indonesia. Denisa karena berada di
departemen marketing, memiliki dua sub bagian yaitu marketing external dan marketing
internal. Dimana marketing external bertugas lebih banyak di luar kantor karena harus
memasarakan produk dan marketing internal bertugas melakukan supporting administrasi
untuk marketing external. Marketing external berjumlah 7 orang dan marketing internal
berjumlah 5 orang. Denisa selalu membuat keputusan dengan cepat dalam setiap situasi yang
genting, Denisa selalu memberikan instruksi secara tertulis menggunkan email dengan
maksud supaya setiap informasi bersifat tertulis dan dapat dilakukan tracking dengan mudah.
Bahkan setiap staff nya juga harus melaporkan apapun menggunakan email, sebuah laporan
dianggap tidak valid jika tidak tertulis.
Email digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk berkoordinasi
baik secara internal maupun external, namun karena kesibukan dan muatan kerja setiap
karyawan banyak, tidak hanya mengurusi email terkadang terlalu banyak email menjadi
sebuah beban. Apalagi untuk marketing external, sebut saja Yeni. Yeni adalah senior
marketing external, kiprahnya di dunia marketing lebih dari sepuluh tahun. Yeni tidak hanya
mengurusi urusan internal yaitu koordinasi dalam departemen tetapi juga antar departemen
yaitu PPIC , Finance, atau departemen lain , tetapi juga mengurusi urusan external yaitu
konsumen.
Karena semua komunikasi harus bersifat digital karena di dalam dunia printing
sebelum proses cetak ada istilah pracetak dimana ada pengolahan design terlebih dahulu
untuk dilakukan Analisa supaya output yang dihasilkan sesuai dengan harapan konsumen.
Setiap design karena harus menggunakan format AI (Adobe Ilustrator) maka design tersebut
dikirimkan menggunakan email atau terkadang customer mengirimkan link untuk dilakukan
download design tersebut.
Karena Yeni sudah senior di dunia marketing printing, dia memiliki banyak customer
bahkan tidak hanya banyak customer tetapi pelanggan yang ditangani adalah pelanggan –
pelanggan besar. Email yang dia terima per hari minimal adalah 100 email, dan semua email
tersebut bukanlah spam tetapi email – email penting dari pelanggan maupun dari internal
untuk melakuka koordinasi. Karena Yeni adalah marketing external, hal yang dikerjakannya
tidak hanya sekedar membalas email tetapi juga melakukan kunjungan ke konsumen dan
menerima tamu atau pelanggan untuk melakukan proof print sebelum naik cetak.
Dengan banyaknya email yang dia terima dan muatan pekerjaan yang begitu banyak,
terkadang ada email yang lama sekali dibalas dan koordinasi ke departemen lain tidak
berjalan dengan baik. Terkadang banyak keputusan yang seharusnya tertulis supaya ter-
record supaya cepat keputusan dilakukan dengan by phone dan terkadang apa yang dia
informasikan by phone ditangkap oleh departemen lain berbeda, sehingga terjadi masalah.
Hal serupa juga dialami oleh atasannya yaitu Denisa, karena posisi Denisa adalah
manager, email yang diterimanya lebih banyak daripada Yeni , terutama terlalu banyak cc
email dari sejumlah anakbuahnya, dan terkadang karena terlalu banyak email seringkali
Denisa mengambil keputusan terlalu cepat dan tidak sesuai dengan pokok permasalahan
yang harus diselesaikan. Apabila ada kesalahan dari anak buahnya, Denisa selalu mencari
kambing hitam yaitu dengan alasan anak buahnya terlalu lama membalas email atau kurang
cepat tanggap.
 Tidak hanya Yeni saja yang sering kena marah karena masalah respon yang dianggap
lama, tetapi ada juga wiwik. Wiwik memiliki masa kerja lima tahun di bawah Yeni, namun
beban kerja yang dipegangnya mirip dengan Yeni. Wiwik sudah sampai setiap hari lembur
sampai malam tetapi masih saja pekerjaan tidak kunjung usai. Hal tersebut juga tidak hanya
dialami Yeni, Wiwik, tetapi ada juga Anggi, dan Chris. Hal positifnya adalah beban kerja yang
begitu banyak karena perusahaan tempat mereka bekerja memang sangat laris manis,
sehingga banyak customer yang harus ditangani.
Permasalahan tak kunjung usai hanya itu saja, semakin memanas saat Yeni sedang
sakit karena dia sedang mempersiapkan pernikahannya dan muatan kerjanya tinggi. Saat dia
sakit, laptop sebagai inventaris tidak dibuka karena ketika dia membuka laptop akan
memperlambat proses pemulihannya saat sakit. Di lain pihak, adalah hal yang wajar jika
sedang sakit tidak membuka laptop. Akan tetapi saat itu ada beberapa development project
yang harus melalui Yeni. Apabila Yeni tidak bertindak maka project tersebut tidak jalan, tetapi
Yeni tidak kunjung sembuh sehingga Yeni masih belum bisa membuka email – emailnya.
Manager Yeni yaitu Denisa menghubunginya tanpa ada basa – basi menanyakan
kondisinya. Dari sisi Denisa, dia menganggap Yeni tidak bertanggung jawab dan tidak mampu
menangani project customernya. Dari segi Yeni, dia merasa bahwa memiliki hak untuk
beristirahat karena sakit, diapun merasa beberapa email penting sudah di cc kan ke adminnya
yaitu Desi. Akan tetapi Desi merasa bahwa dia tidak memiliki wewenang papun untuk
melakukan back up pekerjaan Yeni. Karena satu sama lain tidak merasa salah dan Yeni yang
sakit merasa tidak dihargai, diapun berencana akan mengajukan pengunduran diri.

- Dari kisah diatas, silakan dilakukan identifikasi permasalahan dari segi individu, group,
maupun organisasi.
- Kemudian berikan solusi dari permasalahan tersebut.