BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi merupakan hal yang paling penting dalam kehidupan sehari-hari,

komunikasi yang baik sangat penting bagi efektivitas kelompok, organisasi atau perusahaan
apapun. Riset yang ada mengidentifikasi bahwa komunikasi yang buruk paling sering
dijadikan sumber-sumber konflik antar personal. Karena individu menghabiskan hamper 70
persen dari waktu mereka untuk berkomunikasi.

Salah satunya adalah komunikasi tulisan. Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang
dilakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraaan secara langsung dengan
menngunakan bahasa yang singkat, jelas dan dapat dimengerti oleh penerima. Komunikasi
tulisan dapat berupa surat, memo, e-maildan lain sebagainya.

Seperti yang kita ketahui, komunikasi antara pihak-pihak yang terkait dalam suatu bisnis
biasanya bersifat resmi dan dilakukan melalui media tulisan. Oleh karena itu, guna menjalin
hubungan yang baik antara pihak-pihak dalam suatu bisnis, perlu diketahui lebih jelas
mengenai komunikasi tulisan tersebut yang akan dijadikan acuan dalam berkomunikasi bisnis
yang baik. Seperti halnya komunikasi lisan, komunikasi tulisan ini juga berpengaruh dalam
komunikasi antara individu-individu, individu-kelompok, atau kelompok-kelompok yang
berjauhan tempat. Komunikasi tulisan juga dapat memberikan efisien dan menghemat waktu
tanpa perlu membuang tenaga dan waktu dalam berkomunikasi kepada seseorang yang
tempat dan domisilinya berjauhan.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dari makalah ini, sebagai berikut:
1. Apa saja fungsi-fungsi dari surat?
2. Apa saja jenis-jenis dari surat?
3. Bagaimana syarat dari pembentukan sebuah surat?
4. Apa saja bentuk-bentuk dari surat?
5. Jelaskan perbedaan antara memo dan email?
6. Bagaimana tata cara membuat email?
7. Bagaimana tata cara mengirim email?

1
 8. Apa saja kelebihan dan kekurangan dari penggunaan email?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini, antara lain:
1. Untuk memberikan informasi mengenai fungsi-fungsi surat.
2. Untuk memberikan informasi mengenai jenis-jenis surat.
3. Untuk memberikan informasi mengenai syarat dari pembentukan sebuah surat.
4. Untuk memberikan informasi mengenai bentuk-bentuk surat.
5. Untuk memberikan informasi mengenai perbedaan antara memo dan email.
6. Untuk memberikan informasi mengenai tata cara pembuatan email.
7. Untuk memberikan informasi mengenai tata cara mengirim email.
8. Untuk memberikan informasi mengenai kelebihan dan kekurangan penggunaan
email.
1.4 Manfaat
Adapun manfaat dari makalah ini, antara lain:
1. Dapat memahami fungsi-fungsi surat.
2. Dapat memahami jenis-jenis surat.
3. Dapat memahami syarat dari pembentukan sebuah surat.
4. Dapat memahami bentuk-bentuk surat.
5. Dapat memahami perbedaan antara memo dan email.
6. Dapat memahami tata cara pembuatan email.
7. Dapat memahami tata cara mengirim email.
8. Dapat memahami kelebihan dan kekurangan penggunaan email.

2
 BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Berkomunikasi dengan Surat atau Media
2.1.1 Fungsi-fungsi Surat

Fungsi surat yang paling umum adalah untuk alat komunikasi. Selain itu, ada pula
fungsi surat lainnya. Berikut adalah 10 fungsi surat yang dapat dikaitkan dengan kegiatan
komunikasi bisnis, antara lain:

1. Tanda bukti tertulis yang otentik

Surat adalah bentuk bukti “hitam di atas putih” yang dapat menyimpan suatu rahasia
dan dapat dijadikan sebagai suatu alat bukti yang sah. Surat yang dapat dijadikan alat
bukti tertulis ini misalnya surat perjanjian, wasiat, akta notaris, dan lainnya.
2. Alat pengingat
Manusia memiliki kemampuan mengingat yang terbatas. Terlebih, dalam hal aktivitas
yang rumit dan kompleks. Dalam hal inilah, dokumen tertulis yang diarsipkan dengan
baik dapat berfungsi sebagai alat pengingat ketika kita lupa atau sewaktu –waktu
diperlukan informasi terkait hal yang tertulis dalam surat tersebut.
3. Dokumen historis
Surat juga dapat menjadi dokumentasi bersejarah. Surat bisa memberikan gambaran –
gambaran tentang kejadian di masa lalu. Contohnya seperti Surat Perintah Sebelas
Maret atau Supersemar.
4. Pedoman kerja
Surat juga dapat berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu pekerjaan.
Misalnya seperti pada surat perintah, surat keputusan, maupun surat kuasa.
5. Jaminan keamanan
Surat sebagai jaminan keamanan artinya surat tersebut mampu menjadi jaminan
keamanan untuk seseorang. Misalnya seperti surat keterangan jalan yang dapat
memberi jaminan terhadap keamanan pada seseorang dalam suatu perjalanan.
6. Utusan atau duta organisasi
Fungsi surat juga dapat sebagai utusan atau duta organisasi yang dapat mencerminkan
citra, mentalitas, jiwa serta kondisi internal organisasi yang bersangkutan.
7. Dasar penilaian dan keputusan

3
 Biasanya, mengambil keputusan dan menilai sesuatu memerlukan banyak
pertimbangan. Untuk itu, surat dapat menjadi salah satu dasar untuk menilai dan
mengambil keputusan. Hal ini seperti pada fungsi surat rekomendasi, surat keterangan
dan surat dalam bentuk laporan.
8. Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan suatu organisasi biasanya dilakukan dengan surat menyurat, baik kegiatan
untuk pihak internal mau pun eksternal. Karenanya, frekuensi surat menyurat yang
dilakukan oleh suatu organisasi dapat menjadi alat ukur intensitas kegiatan organisasi
tersebut.
9. Alat menumbuhkan sikap saling pengertian
Surat dapat berfungsi untuk menumbuhkan sikap saling pengertian serta untuk
menghindari kesalahpahaman. Hal ini bisa terjadi bila surat tersebut disusun dengan
baik. Bila surat tidak disusun dengan baik, maka surat tersebut dapat menimbulkan
kekacauan. Sebaliknya, surat tersebut pun bisa berperan untuk mengatasi
kesalahpahaman dan menumbuhkan saling pengertian.
10. Sarana meningkatkan kerja sama
Kerja sama dengan pihak lain dapat terjalin dengan lebih kuat dengan keberadaan
surat. Arus surat menyurat yang terjadi antara pihak –pihak yang bekerja sama dapat
menunjukkan keeratan kerja sama tersebut. Hasilnya upaya untuk mencapai tujuan
bersama pun bisa meningkat.

2.1.2 Jenis-jenis Surat

Berikut ini merupakan macam-macma surat dan jenis-jenisnya antara lain terdiri dari
surat pribadi, surat resmi, surat niaga, surat dinas, dan surat lamaran kerja.

1. Surat Pribadi

Jenis surat yang pertama adalah surat pribadi. Surat pribadi merupakan jenis surat
yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau individu tertentu, bisa berupa interaksi
dan korespondensi antar keluarga atau teman saja.

Ciri-ciri surat pribadi antara lain tidak menggunakan kop surat, tidak memiliki nomor
surat, jenis salam pembuka dan penutup bervariasi, penggunaan bahasa bebas dan
cenderung tidak resmi, serta format surat yang bebas, tidak terikat aturan tertentu.

2. Surat Resmi

4
 Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, bisa dari
perseorangan, instansi, atau organisasi tertentu. Hal-hal resmi tersebut mencakup
undangan, pemberitahuan, edaran, dan sebagainya, yang bersifat formal.
Ciri-ciri surat resmi antara lain menggunakan kop surat, memiliki nomor surat,
lampiran, dan perihal, menggunakan salam pembuka dan penutup yang umum,
menggunakan bahasa resmi dan baku, menyertakan stempel lembaga resmi jika ada,
serta menggunakan format yang baku

Terdapat beberapa jenis-jenis surat resmi sesuai dengan perihal dan kepentingannya,
antara lain sebagai berikut :
a. Surat Permohonan
Surat permohonan merupakan jenis surat resmi yang digunakan suatu pihak untuk
mengajukan permohonan ke pihak lain. Jenis surat ini bisa dari perseorangan ke
perseorangan, perseorangan ke lembaga, atau lembaga ke lembaga.
b. Surat Keputusan
Surat keputusan merupakan jenis surat resmi yang ditujukan untuk menyampaikan
keputusan dari pihak atasan berkaitan dengan hal yang ingin diinformasikan.
Umumnya surat keputusan berkaitan dengan struktur pada sebuah lembaga atau
instansi.
c. Surat Kuasa
Surat kuasa merupakan jenis surat resmi yang menjelaskan tentang pemberian
kuasa atau wewenang dari satu pihak ke pihak lain. Jenis surat ini ditulis karena
pihak pemberi kuasa sedang berhalangan, sehingga diwakilan oleh pihak lain yang
ditunjuk untuk diberi kuasa.
d. Surat Perintah
Surat perintah merupakan jenis surat resmi yang isinya memberikan tugas atau
perintah dari atasan kepada pihak terkait. Umumnya jenis surat perintah
ditemukan di lembaga, perusahaan, atau instansi tertentu.
e. Surat Pengantar
Surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang digunakan sebagai pengantar
untuk maksud dan tujuan lain. Jenis surat ini biasanya dijadikan sebagai syarat
untuk mengurus berkas dan dokumen tertentu.
f. Surat Edaran

5
 Surat edaran merupakan jenis surat resmi yang isinya berupa pemberitahuan
terkait kegiatan atau hal tertentu pada kalangan yang dituju. Bisa dibilang surat
edaran fungsinya untuk memberi informasi, namun dikeluarkan secara formal oleh
instansi resmi.
g. Surat Undangan
Surat undangan merupakan jenis surat resmi yang bertujuan untuk memanggil
atau mengundang orang atau pihak tertentu pada sebuah acara atau kegiatan. Jenis
surat undangan ini termasuk surat resmi dan menggunakan bahasa formal juga.

3. Surat Niaga

Surat niaga merupakan salah satu jenis surat yang digunakan badan usaha atau
lembaga untuk menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri atau jasa. Jenis
surat ini penting untuk membangun koneksi dan jaringan bisnis dengan pihak luar.

Surat niaga sendiri terdiri dari surat jual beli, kwitansi, dan perdangangan. Umumnya
klasifikasi surat niaga juga dapat dibedakan menjadi surat niaga internal dan surat niaga
eksternal, tergantung pihak yang terlibat dan berkepntingan pada isi surat tersebut.

Terdapat beberapa jenis-jenis surat niaga sesuai dengan perihal dan kepentingannya,
antara lain sebagai berikut :
a. Surat Perkenalan
Surat perkenalan merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk
memperkenalkan usaha pada pihak lain. Perusahaan membuat surat perkenalan
untuk memperkenalkan produknya, baik barang atau jasa, termasuk keunggulan,
fitur, harga, dan promo lainnya.
b. Surat Penawaran
Surat penawaran merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk menawarkan
produknya, baik barang atau jasa. Dengan demikian perusahaan membuat surat ini
dengan harapan konsumen akan membeli produknya.
c. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon
pembeli kepada perusahaan dengan tujuan untuk meminta menawarkan produk

6
 yang dimiliki perusahaan tersebut. Pembeli meminta katalog, brosur, atau promo
perusahaan terkait produk yang dijual.
d. Surat Pesanan
Surat pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon pembeli kepada
perusahaan dengan tujuan untuk memesan produk atau layanan tertentu. Dengan
kata lain, konsumen ingin membeli barang atau jasa tertentu lewat surat pesanan
ini.
e. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual sebagai
balasan dari surat pesanan. Dalam surat ini penjual memastikan jumlah barang
yang akan dibeli konsumen beserta harga, cara pembayaran, detail pengiriman,
dan hal-hal lainnya.
f. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan jenis surat niaga yang dibuat
penjual untuk memberitahukan pengiriman barang pada pembeli. Jenis surat ini
dibuat setelah penjual dan pembeli telah sepakat mengenai transaksi tertentu.
g. Surat Penolakan Pesanan
Surat penolakan pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual ketika
penjual menolak permintaan pesanan dari pembeli terkait produk tertentu. Hal ini
bisa terjadi karena beberapa alasan, misalnya saat persediaan barang habis atau
pembeli menawar dengan harga rendah.
h. Surat Penagihan
Surat penagihan merupakan jenis surat niaga yang dibuat saat terjadi transaksi
dengan cara pembayaran hutang. Jenis surat ini dibuat penjual kepada pembeli
saat waktu membayar hutang tiba atau jatuh tempo.
i. Surat Pengiriman Pembayaran
Surat pengiriman pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat pembeli
setelah menerima barang yang dipesan dari penjual. Jenis surat ini juga disertai
nominal harga, cara pembayaran, dan bukti pembayaran yang sudah disepakati
sebelumnya.
j. Surat Penangguhan Pembayaran
Surat penangguhan pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat pembeli
atas surat tagihan yang dikirim penjual. Jenis surat ini dibuat saat pembeli belum
bisa melakukan pembayaran karena satu dan lain alasan.

7
 k. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran
Surat jawaban penangguhan pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat
penjual sebagai jawaban dari surat penangguhan pembayaran yang dibuat
pembeli. Dalam surat ini berisi penolakan atau persyaratan pembayaran produk
yang baru.
l. Surat Pengaduan
Surat pengaduan atau surat komplain adalah jenis surat niaga yang dibuat pembeli
jika terjadi kesalahan atau cacat produk yang diterima. Pembeli merasa tidak
terima karena produk yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan.
m. Surat Jawaban Pengaduan
Surat jawaban pengaduan merupakan jenis surat resmi yang dibuat penjual
sebagai balasan dari surat pengaduan dari pembeli. Dalam surat ini, penjual
umumnya meminta maaf, memberi penjelasan, atau memecahkan masalah dengan
mengganti produk yang baru.

4. Surat Dinas

Macam-macam surat berikutnya adalah surata dinas. Surat dinas digunakan untuk
kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Fungsi surat dinas
penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi tertentu.

Surat dinas bisa berfungsi sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja
dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas antara lain menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga,
menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal, menggunakan salam pembuka dan
penutup yang baku, menggunakan bahasa resmi, menggunakan stempel instansi, serta
menggunakan format surat tertentu.

Terdapat beberapa jenis-jenis surat dinas sesuai dengan perihal dan kepentingannya,
antara lain sebagai berikut :

a. Surat Pemberitahuan Dinas

8
 Surat pemberitahuan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan untuk
memberikan informasi pada semua anggota instansi tertentu terkait suatu hal yang
harus diketahui.
b. Surat Undangan Dinas
Surat undangan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan mengundang
dan mengharapkan kehadiran pihak tertentu untuk berpartisipasi pada acara atau
kegiatan tertentu.
c. Surat Kuasa Dinas
Surat kuasa dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan melimpahkan
wewenang dari seseorang kepada pihak lain yang dapat dipercaya untuk mewakili
orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak
dapat melaksanakannya sendiri.
d. Surat Keterangan Dinas
Surat keterangan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan untuk
menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu pada pihak
terkait yang berkepntingan.
e. Surat Memo
Surat memo merupakan jenis surat dinas yang dipergunakan secara interen dalam
suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang
cenderung singkat. Jenis surat memo disebut juga sebagai nota dinas.
f. Surat Edaran Dinas
Surat edaran dinas merupakan jenis surat dinas yang berfungsi sebagai
pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada
banyak pihak sekaligus.
g. Surat Pengantar Dinas
Surat pengantar dinas merupakan jenis surat dinas yang dipergunakan untuk
mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui
maksud sesuatu yang diterimanya.
h. Surat Perintah Dinas
Surat perintah dinas merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan pihak yang
memiliki jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak yang lebih rendah, agar
bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana
dijelaskan dalam surat perintah tersebut.
i. Surat Perjalanan Dinas

9
 Surat perjalanan dinas merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan suatu instansi
kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas, yang juga disertai
dengan pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.
j. Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi merupakan jenis surat dinas yang digunakan untuk
menerangkan pihak tertentu, dan dibuat oleh seorang pimpinan dengan tujuan agar
pihak yang direkomendasikan bisa memperoleh penilaian positif dari pihak
tertentu.
k. Surat Laporan
Surat laporan merupakan jenis surat dinas yang merupakan bentuk tanggung
jawab atau pelaporan suatu pihak terkait pekerjaan atau tugas tertentu yang
diberikan pimpinan dan sudah dilaksanakan.
l. Surat Berita Acara
Surat berita acara merupakan jenis surat dinas yang isinya berupa catatan resmi
terkait perjalanan atau suatu kegiatan yang berlangsung dan memuat runtutan
kegiatan atau hal-hal berkenaan dengan kegiatan tersebut secara rinci.

5. Surat Lamaran Kerja

Jenis-jenis surat yang terakhir adalah surat lamaran kerja. Surat lamaran kerja
merupakan jenis surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di
kantor, perusahaan, atau instansi tertentu yang dituju.

Bedasarkan formatnya, surat lamaran kerja termasuk dalam surat resmi atau surat
dinas, namun sering dikategorikan sebagai jenis surat sendiri. Hal ini karena jenis surat
ini banyak dibuat dan sering ditemui dalam kehidupan sehari-hari.

Bagian-bagian pada surat lamaran pekerjaan antara lain adalah tempat dan tanggal
pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi dan
maksud, salam penutup, serta tanda tangan dan nama terang pengirim.

2.1.3 Syarat Penulisan Surat yang Baik

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria
berikut ini:

10
 a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
1) Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan
aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
2) Pengetikan suratbenar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
3) Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini
dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak
ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang
dikehendaki.
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai
dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk
kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat
juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan
menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin
hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa
Indonesia.

2.1.4 Bentuk-bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat.
Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga
keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau
bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya. Menurut pola umum
dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

Bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya,
mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah
penulisannya dimulai dari kiri.
2. Bentuk lurus (block style)
Pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada
penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan
yang ditullis disebelah kanan surat.
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)

11
 Sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi
surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). Pada praktiknya, surat dengan
bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
4. Bentuk lekuk (Indented Style)
Penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea
baru menjorok kedalam.
5. Bentuk menggantung (hanging paragraph)
Sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan
alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok
kedalam.
6. Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di
bawah tanggal surat.
7. Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk
resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam
penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.

2.2 Berkomunikasi dengan Memo dan Email

2.2.1 Perbedaan Memo dan Email

Memo adalah surat yang diperlukan untuk keperluan intern suatu organisasi.
Memo ini biasanya digunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk
antar pejabat kantor. Bentuk dari memo ini umumnya berupa kertas berukuran setengah
folio atau setengah kuarto.

Sedangkan Email atau surat elektronik adalah suatu sarana untuk mengirim dan
menerima surat atau pesan dengan format digital melalui jalur jaringan komputer dan
internet. Pesan digital atau surat elektronik tersebut dapat dibuat dan dikirim ke alamat
email lainnya dengan menggunakan komputer/ laptop dan gadget lainnya, seperti
smartphone dan tablet yang terhubung dengan internet.

2.2.2 Tata Cara Membuat Email

Langkah-langkah membuat email di Gmail

1. Buka web browser dan ketikkan “google.com” pada address bar browser anda

12
2. Jika halaman google sudah terbuka, silakan klik menu “Gmail”

3. Buat akun baru dengan klik menu “buat akun”. Setelah ini mungkin anda akan
menghadapi halaman yang berbeda, meskipun sebenarnya caranya sama.

Atau

13
4. Isi formulir pendaftaran dan centang pernyataan bahwa anda menyetujui
persyaratan dan kebijakan privasi Google, kemudian klik “langkah berikutnya”

5. Persetujuan Privasi dan Persyaratan menggunakan akun Gmail. Untuk

mengaktifkan tombol “saya setuju”, lakukan tarik turun scroll bar

14
6. Lakukan verifikasi akun melalui sms di handphone anda, untuk memastikan
bahwa benar-benar andal pemilik akun tersebut.

7. Masukkan kode yang telah dikirimkan ke hp anda, kemudian klik “lanjutkan”

8. Jika anda sukses, maka akan muncul halaman “Selamat Datang”, dan kemudian
klik “lanjukan ke Gmail”.

9. Setelah itu anda akan masuk ke halaman Gmail. Untuk melanjutkan klik “close”
untuk bisa langsung menggunakan email anda.
15
 10. Anda sudah bisa menggunakan email anda. Jangan lupa mencatat akun email
dan password anda.

2.2.3 Cara Mengirim Email

Cara mengirim Email lewat Gmail, adalah sebagai berikut:

1. Hal pertama yang harus dilakukan adalah masuk ke dalam akun Gmail. Setelah
masuk ke dalam akun Gmail sekarang klik menu berwarna oranye dengan
label Compose.

16
2. Berikutnya akan muncul sebuah jendela baru kecil di sudut kanan bawah layar
komputer. Di jendela ini ada beberapa form yang harus diisi. Pertama adalah
kolom To yang harus diisi dengan alamat email penerima bisa teman, saudara
atau rekan bisnis.

3. Jika diperhatikan di sebelah kanan kolom To ada dua menu Cc dan Bcc. Cc
merupakan singkatan dari carbon copy dan Bcc adalah blind carbon copy. Apa
fungsi dan perbedaannya? Fungsinya sama, Cc dan Bcc digunakan apabila
Anda ingin agar pesan elektronik tersebut diterima oleh orang ketiga selain dari
penerima utama (To). Jumlahnya bisa lebih dari 3, bahkan tidak terbatas.

4. Jadi semua pemiliki email di kolom To, Cc dan Bcc menerima pesan yang
isinya sama. Namun bedanya, pemilik email yang berada di kolom Cc dapat
melihat alamat email orang lain yang ada di kolom To dan juga Cc. Sedangkan
bila kolom Bcc diisi maka semua pemilik email yang ada di kolom To dan Cc
tidak dapat melihat alamat email di kolom Bcc tersebut.

5. Jangan lupa mengisi Subyek dengan judul email, kemudian kolom yang paling
lebar menjadi tempat Anda menuliskan pesan elektronik yang nantinya dibaca
oleh penerima.

6. Tepat di samping tombol Send/Kirim terdapat beberapa ikon yang mewakili

masing-masing tool. Ikon A mewakili tool untuk mendesain mulai jenis huruf,
ukuran, warna, rata kanan dan kiri, huruf tebal, miring dan kutipan.

17
2.3.4 Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Email
1. Kelebihan Penggunaan Email
a. Nyaman

Untuk mengirim surat tidak perlu ke kantor pos, cukup duduk di depan
komputer yang terhubung Internet dan ketik pesan lalu dikirim ke alamat tujuan.
Bahkan sekarang inie-mail bisa dikirim melalui media komunikasi mobile
seperti ponsel dan PDA (Personal Assistant Data). Cepat Hanya dengan
hitungan detik e-mail dapat dikirimkan ke belahan dunia manapun. Murah
Biaya pengiriman relatif sangat murah dibandingkan penggunaan telepon atau
surat, terutama jika mengirim surat atau interlokal ke luar daerah atau luar
negeri. Hemat sumber daya Kita tidak perlu membeli kertas, pulpen, atau
memboroskan tinta printer untuk digandakan lalu dikirimkan ke beberapa orang
sekaligus yang tidak sedikit mengeluarkan biaya.

b. Global

E-mail bisa digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja sebagai
sarana komunikasi di seluruh penjuru dunia. Reliabel Kita bisa menyimpan e-
mail di server yang tidak akan hilang kecuali dihapus. Pesan multimedia Pesan
yang dikirim tidak hanya sekedar teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa
gambar, foto, video, program, bahkan suara.

2. Kelemahan Penggunaan Email

a. Salah kirim

18
 Bila sebuah e-mail yang berisi dokumen-dokumen penting salah alamat,
maka ada kemungkinan dokumen tersebut disalahgunakan.

b. Rawan penyadapan

Ada kemungkinan e-mail disadap oleh oknum tertentu, sehingga

dibutuhkan kehati-hatian dalam mengirimkan pesan rahasia.

c. Pemalsuan identitas

Kita tidak bisa memastikan identitas seseorang hanya dengan mengetahui

alamat e-mail yang dimilikinya.

d. Kebanjiran e-mail

Hal ini bisa terjadi karena mailbox sudah terlalu lama tidak dibuka atau
dihapus.

e. Sampah e-mail

Banyak sekali e-mail sampah (junkmail/spam) yang berupa iklan komersial

yang tidak kita harapkan.

f. Respon terlambat

Tidak semua orang membaca e-mail setiap hari sehingga ada kemungkinan
balasan akan mengalami keterlambatan.

19
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Surat bukanlah sesuatu yang baru atau asing. Surat digunakan oleh seseorang baik
sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi,
kedinasan maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan
berjalanannya waktu serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang bergitu
pesat, penulisan dan penyampaian pesan dari satu pihak ke pihak lainnya dapat dilakukan
bukan hanya dengan menggunakan kertas lagi, melainkan juga sudah melalui electronics mail
(e-mail).

20