KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

DAERAH NUSA TENGGARA BARAT

RUMAH SAKIT BHAYANGKARA MATARAM

PANDUAN FILE KEPEGAWAIAN

RUMAH SAKIT BHAYANGKARA MATARAM

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA
DAERAH NUSA TENGGARA BARAT
RUMAH SAKIT BHAYANGKARAMATARAM

PANDUAN FILE KEPEGAWAIAN

BAB I
PENDAHULUAN

1. Umum

Dalam rangka penyelenggaraan manajemen pegawai di lingkungan

Rumah Sakit Bhayangkara Mataram Polda NTB diperlukan pengelolaan
arsip pegawai berdasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip
file pegawai yang seragan dan standar.
Penyusunan file kepegawaian di lingkungan Rumah Sakit
Bhayangkara Mataram berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun,
bulan dan tanggal pengangkatan serta nomor urut pegawai. Sehingga
dengan demikian akan memudahkan dalam pencarian file masing masing
pegawai.

2. Tujuan

a. Tujuan Umum

Sebagai panduan petunjuk teknis tata cara Penyusunan file kepedawaian

bagi pengelola dalam melaksan akan kegiatan penyusunan dan penataan
kepegawaian di lingkungan Rumah Sakit Bhayngkara Mataram.

b. Tujuan Khusus
1) Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian.
2) Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
3) Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif
dan efesien sehingga memudahkan dalam penemuankembali.

3. Ruang lingkup dan tata urut

Ruang lingkuppanduan file kepegawaian dan tata urut sebagai berikut:
a.BAB I Pendahuluan
b.BAB II Sarana dan Pemeliharaan file kepegawaian
c.BAB III Penataan File Kepegawaian
1
d. BAB IV Peminjaman dan Penemuan Kembali
e. BAB V Penyusutan File
f. BAB VI Penutup

2
 BAB II

SARANA DAN PEMELIHARAAN PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN

4. Definisi

a. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian

b. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai

c. Buku peminjam file adalah buku catatan untuk mengetahui file

kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam.

5. Ruang Lingkup
1. Sarana Dan Pemeliharaan Penataan File Kepegawaian
2. Prosedur file pegawai
3. Penyusunan file pegawai
4. Peminjaman dan penemuan file pegawai

6. Sarana

1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku Kendali
4. Vacum cleaner
5. Obat pencegah/pembasmi kutu
6. Sapu
7. Kemoceng

7. Pemeliharaan

1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip

2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara
peralatan/sarana penataan file, penyemprotan rayap atau kutu lainnya
yang merusak file

3
 BAB III

PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN

A. BAHAN

Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi :

1. Tenaga klinis Dokter Umum

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
 Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Dokter
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak
 Surat Perjanjian Kontrak

2. Tenaga klinis Dokter Spesialis

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
 Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
 Foto copy Ijazah Spesialis
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga

4
  Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Dokter
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak
 Surat Perjanjian Kontrak

3. Tenaga klinis Perawat Diploma III dan Bidan

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Perawat atau Bidan
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak Tahunan
 SK Karyawan Tetap
 Surat Perjanjian Kontrak

4. Tenaga klinis Profesi Lain

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )

5
  Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak Tahunan
 SK Karyawan Tetap
 Surat Perjanjian Kontrak

5. Tenaga Non Klinis

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tugas
 Uraian Tugas
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak Tahunan
 SK Karyawan Tetap
 Surat Perjanjian Kontrak

B. CARA PENATAAN FILE

Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah :

1. Pengelompokan Satuan Kerja

2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut masuk
menjadi karyawan tetap Rumah Sakit Bhayangkara Mataram

6
 BAB IV

PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI

A. PEMINJAMAN FILE

Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri

ke bagian manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam
dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.

Ketentuan Peminjaman file :

1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam
arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengambil
file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas
memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.

B. PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI

Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan jelas

bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah
pula dikembalikan ke tempat semua. Karena penemuan atau pencarian file
merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang bertujuan untuk
menemukan kembali file karena dapat dipergunakan dalam proses
penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti memastikandimana
suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok berkas apa
file itu berada, disusun menurut setiap sistem apa, dan bagaimana cara
mengambilnya kembali.

7
 BAB V

PENYUSUTAN FILE

Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi
dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia ( in
aktif) filenya disusutkan.

Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :

1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan

2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file.
3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian
dimusnahkan ditempat pembuangan sementara untuk selanjutnya akan
dibawa ke tempat pembuangan akhir pada pihak ketiga.

8
 BAB VI

PENUTUP

Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Rumah

Sakit merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai yang
memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file pegawai.

Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas
pelaksana an dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.

Ditetapkan di : Mataram
pada tanggal : Mei 2017
KARUMKIT BHAYANGKARA MATARAM

dr. DAFIANTO ARIEF

AKBP NRP 7406055

9
 BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas
kami yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama :

Jabatan :

NIK :

Nama :

Jabatan :

NIK :

Berdasarkan surat tugas Nomor telah memusnahkan file pegawai

sebagaimana yang tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini

Pemusnahan dilakukan dengan kerjasama dengan

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan
kepada

10
 BERITA ACARA UPDATE ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas
kami yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama :

Jabatan :

NIK :

Nama :

Jabatan :

NIK :

Berdasarkan surat tugas Nomor telah mengupdate file pegawai

sebagaimana yang tercantum dalam daftar arsip kepagawaian terlampir pada acara ini

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan
kepada

11