STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

May 15, 2014 by ellerenc 2 Comments

Saat ini masih ada beberapa perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang
baku. Operasional perusahaan lebih banyak didasarkan pada kebiasaan yang sudah dijalankan selama
bertahun-tahun. Karyawan bekerja dengan cara mengikuti kebiasaan para karyawan sebelumnya.
Hasilnya dapat dilihat apabila seorang karyawan yang memegang suatu pekerjaan tertentu mendadak
tidak masuk kerja, maka tidak ada karyawan yang menggantikannya karena tidak mengetahui proses
kerja. Tentu saja hal ini akan sangat menghambat operasional perusahaan, maka diperlukan adanya
berbagai tahapan standar yang dibakukan dan menjadi sistem baku dalam perusahaan. Sistem tersebut
yang kemudian dikenal sebagai sistem standar operasional (Standard Operating Procedures / SOP).
Definisi SOP
1. Standard Operational Procedures is detailed, writtem instruction to achieve uniformity of the performance of a specific
function (International Conference on Harmonisation / ICH)).
2. SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu
organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan
penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah
berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis (Rudi M Tambunan)

3. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu
kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
4. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu
proses kerja tertentu.
5. SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan suatu
pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
Tujuan Pembuatan SOP
1. Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam organisasi atau unit
kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi
Fungsi SOP
1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Kapan SOP dibuat ?
 Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada.
 Digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak .
 Saat pengujian SOP sebelum dijalankan (1-2 bulan trial).
 Jika ada perubahan langkah kerja, misal adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi
berbeda, dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.
Keuntungan menggunakan SOP
1. Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan operasional yang
baku.
2. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan pengawasan terhadap
pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara efisien dan konsisten.
3. Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing
dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya
4. Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya.
Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang
karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat training).