DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN

KEGIATAN
No . Dokumen :
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman : 1/3

Puskesmas H. Dahril, SKM

Muara Aman Nip. 197807152006041007

1. Pengertian Dokumentasi prosedur dan pencatatan kegiatan adalah proses

pendokumentasian prosedur dari kegiatan yang dilaksanakan di
puskesmas baik dalam bentuk tertulis maupun komputerisasi
yang dilakukan secara terus menerus dan berkelanjutan
(Kontinu).
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah – langkah untuk :
1. Memberikan informasi data mengenai kegiatan yang telah
dilakukan
2. Mendeteksi perubahan mendadak serta monitoring
kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan
3. Sebagai data evaluasi cakupan dan efektivitas setiap
indikator mutu
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Muara Aman No : / SK / I /2019
4. Referensi Permenkes No. 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas
Permenkes No. 44 Tahun 2016 tentang Manajemen Puskesmas
5. Alat dan Bahan 1. ATK
2. Komputer
3. Printer
6. Langkah – Langkah 1. Setiap pelaksana kegiatan membuat buku kegiatan harian
dan buku konsultasi, yang selalu diisi setelah melakukan
kegiatan dan dilaporkan untuk didokumentasikan dalam
catatan mutu
2. Kepala Tata Usaha dan Staf unit terkait melakukan
penyimpanan dokumen / arsip dengan ketentuan sebagai
berikut :
a. Penataan dan pengarsipan dokumen rekam klinik
/ medik dilakukan oleh staf di loket pendaftaran,
dimana dokumen rekam medik inaktif wajib
disimpan sekurang-kurangnya dua tahun,
 terhitung dari tanggal terakhir, pasien meninggal,
atau pindah tempat, setelah batas waktu
sebagaimana dimaksud di atas dilampaui, rekam
medik / klinis dapat dimusnahkan, kecuali
persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus
disimpan jangka waktu sepuluh tahun, terhitung
dari tanggal dibuatnya.
b. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal
satu tahun. Kegiatan ini dilakukan oleh pengelola
obat / farmasi Puskesmas.
c. Surat masuk dan keluar dicatat pada buku surat
masuk dan keluar pada bagian Tata Usaha
Puskesmas.
d. Surat Rujukan pasien ditulis pada buku rujukan
dan diarsipkan oleh bagian unit terkait Puskesmas.
e. Penomoran surat keluar dan surat rujukan
dilakukan dengan sesuai peraturan penomoran
yang telah ditentukan.
f. Laporan-laporan pelaksanaan kegiatan seluruh
program Puskesmas, baik program wajib maupun
program pengembangan dimasukan oleh
pengelola program pada Bagian Tata Usaha untuk
diarsipkan dan dilaporkan ke Dinas Kesehatan
Kabupaten sesuai waktu yang telah ditentukan.
g. Pencatatan daftar kunjungan pasien di setiap poli
dan laporan kegiatan program dilakukan
berdasarkan Format Sistem Informasi Kesehatan
(SIK) dan dilaporkan ke Dinas Kesehatan
Kabupaten sesuai waktu yang telah ditentukan.
3. Kepala Tata Usaha menetapkan format dokumen diatur /
diseragamkan dengan contoh format terlampir.
a. Format Rujukan Lanjutan
b. Format Rujukan Internal
c. Format Surat Keterangan Sehat
d. Format Surat Keterangan Istirahat
e. Format Surat Keterangan Sakit
f. Format Surat Persetujuan Rawat Inap

2/2
 g. Format Permintaan pulang paksa
h. Format pelaporan SIK
4. Petugas Tata Usaha mengklasifikasikan dan memisahkan
dokumentasi / arsip sesuai dengan dokumen
5. Petugas Tata Usaha merekapitulasi dan mencatat data
7. Diagram Alir -
8. Hal – hal yang
perlu diperhatikan
9. Unit terkait Semua Unit Pelayanan / Program Puskesmas
10. Dokumen terkait 1. Buku catatan kegiatan harian
2. Laporan
3. Buku Register

2/2
 Ya
?

Tidak

2/2