Pengantar
Manajemen dan
Bisnis
Manajemen Perubahan
14
Ilmu Komputer Sistem Informasi Lydia Vintari ST MT
Abstract Kompetensi
Daftar Isi
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
2 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id
Proses Perubahan
Metafora Air Tenang
Menurut Kurt Lewin, perubahan yang berhasil dapat direncanakan dan memerlukan
pembekalan status quo, berubah menjadi negara baru, dan refreezing untuk membuat
perubahan permanen. Status quo dianggap ekuilibrium. Untuk menjauh dari keseimbangan
ini, tidak perlu melakukan unfreezing. Unfreezing dapat dianggap sebagai persiapan untuk
perubahan yang dibutuhkan. Itu bisa dilakukan dengan meningkatkan kekuatan pendorong,
yang merupakan kekuatan mendorong perubahan; dengan mengurangi kekuatan
pengekangan, yang merupakan kekuatan yang menolak perubahan; atau dengan
menggabungkan dua pendekatan.
Setelah unfreezing selesai, perubahan itu sendiri dapat diimplementasikan. Namun,
hanya dengan memperkenalkan perubahan tidak memastikan bahwa itu akan berlangsung.
Situasi baru perlu dibekukan agar dapat dipertahankan dari waktu ke waktu. Kecuali langkah
terakhir ini dilakukan, ada peluang kuat bahwa karyawan akan kembali ke keadaan ekuilibrium
lama — yaitu cara lama dalam melakukan sesuatu. Tujuan refreezing, kemudian, adalah
menstabilkan situasi baru dengan memperkuat perilaku baru.
Proses tiga langkah Lewin memperlakukan perubahan sebagai langkah menjauh dari
keadaan ekuilibrium organisasi saat ini. Ini adalah skenario perairan yang tenang di mana
gangguan sesekali ("badai") berarti perubahan untuk menangani gangguan tersebut. Namun,
begitu gangguan telah ditangani, segala sesuatunya dapat berlanjut di bawah situasi baru
yang berubah. Jenis lingkungan semacam ini bukanlah yang dihadapi sebagian besar
manajer saat ini.
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
3 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id
Metafora Arung Jeram
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
4 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id
Perubahan Struktur
Perubahan Teknologi
Manajer juga dapat mengubah teknologi yang digunakan untuk mengubah input
menjadi output. Sebagian besar studi manajemen awal berhubungan dengan teknologi yang
berubah. Misalnya, teknik manajemen ilmiah terlibat menerapkan perubahan yang akan
meningkatkan efisiensi produksi. Hari ini, perubahan teknologi biasanya melibatkan
pendahuluan peralatan, alat, atau metode baru; otomatisasi; atau komputerisasi.
Faktor kompetitif atau inovasi baru dalam industri sering mengharuskan manajer untuk
memperkenalkan peralatan, alat, atau metode operasi baru. Sebagai contoh, perusahaan
pertambangan batubara di New South Wales memperbarui metode operasional, memasang
peralatan penanganan batu bara yang lebih efisien, dan membuat perubahan dalam praktik
kerja menjadi lebih produktif.
Otomasi adalah perubahan teknologi yang menggantikan tugas-tugas tertentu yang
dilakukan oleh orang-orang dengan tugas-tugas yang dilakukan oleh mesin. Otomasi telah
diperkenalkan di organisasi seperti Layanan Pos AS di mana penyortir surat otomatis
digunakan, dan di jalur perakitan mobil, tempat robot diprogram untuk melakukan pekerjaan
yang biasanya dilakukan pekerja.
Perubahan teknologi yang paling terlihat berasal dari komputerisasi. Sebagian besar
organisasi memiliki sistem informasi yang canggih. Misalnya, supermarket dan pengecer lain
menggunakan scanner yang menyediakan informasi inventaris instan. Juga, sebagian besar
kantor dikomputerisasi. Di BP p.l.c., misalnya, karyawan harus belajar bagaimana
menghadapi visibilitas dan akuntabilitas pribadi yang dibawa oleh sistem informasi
perusahaan. Sifat integratif dari sistem ini berarti bahwa apa yang dilakukan karyawan di
komputernya secara otomatis mempengaruhi sistem komputer lain di jaringan internal.
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
5 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id
Perubahan Orang
Banyak dari apa yang kita ketahui tentang praktek PO berasal dari penelitian Amerika
Utara. Namun, manajer perlu mengetahui bahwa beberapa teknik yang berfungsi untuk
organisasi AS mungkin tidak sesuai untuk organisasi atau divisi organisasi yang berbasis di
negara lain. Sebagai contoh, sebuah studi tentang intervensi OD menunjukkan bahwa “umpan
balik multirater [survei] seperti yang dipraktekkan di Amerika Serikat tidak dianut di Taiwan”
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
6 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id
karena nilai budaya “menyelamatkan muka jauh lebih kuat daripada nilai menerima umpan
balik dari bawahan.” Apa itu pelajaran bagi para manajer? Sebelum menggunakan teknik OD
yang sama untuk menerapkan perubahan perilaku, terutama di berbagai negara, manajer
harus memastikan bahwa mereka mempertimbangkan karakteristik budaya dan apakah
teknik "masuk akal untuk budaya lokal."
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
7 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id
menolak perubahan. Jenis resistensi ini sebenarnya dapat bermanfaat bagi organisasi jika
diekspresikan dengan cara yang positif.
Partisipasi
Partisipasi melibatkan membawa orang-orang yang secara langsung terpengaruh oleh
perubahan yang diusulkan dalam proses pengambilan keputusan. Partisipasi mereka
memungkinkan individu-individu ini untuk mengekspresikan perasaan mereka, meningkatkan
kualitas proses, dan meningkatkan komitmen karyawan terhadap keputusan akhir.
Negosiasi
Negosiasi melibatkan pertukaran sesuatu yang bernilai untuk kesepakatan untuk
mengurangi resistensi terhadap upaya perubahan. Teknik resistensi ini mungkin sangat
berguna ketika resistansi berasal dari sumber yang kuat.
Paksaan
Paksaan dapat digunakan untuk menghadapi resistensi terhadap perubahan. Paksaan
melibatkan penggunaan ancaman langsung atau kekuatan terhadap para penentang.
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
8 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id
Menstimulasi Inovasi
Kreativitas vs. Inovasi
VARIABEL STRUKTURAL
Struktur organisasi dapat memiliki dampak besar pada inovasi. Penelitian tentang
pengaruh variabel struktural pada inovasi menunjukkan lima hal.
1. Struktur tipe organik secara positif mempengaruhi inovasi. Karena struktur ini
rendah dalam formalisasi, sentralisasi, dan spesialisasi pekerjaan, ini memfasilitasi
fleksibilitas dan berbagi ide yang penting untuk inovasi.
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
9 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id
2. Ketersediaan sumber daya yang berlimpah menyediakan blok bangunan utama
untuk inovasi. Dengan sumber daya yang melimpah, manajer mampu membeli
inovasi, mampu membayar biaya melembagakan inovasi, dan dapat menyerap
kegagalan. Sebagai contoh, di Smart Balance Inc., pengembang makanan sehat
menggunakan sumber dayanya secara efisien dengan berfokus pada
pengembangan produk dan outsourcing hampir semua hal lain termasuk
manufaktur, distribusi produk, dan penjualan. CEO perusahaan mengatakan
bahwa pendekatan ini memungkinkan mereka untuk menjadi "inovator yang cukup
agresif" bahkan selama krisis ekonomi.
3. Seringnya komunikasi antar unit organisasi membantu mendobrak hambatan
inovasi. Tim lintas fungsi, gugus tugas, dan desain organisasi lainnya memfasilitasi
interaksi lintas lini departemen dan banyak digunakan dalam organisasi inovatif.
Misalnya, Pitney Bowes, perusahaan surat dan dokumen, menggunakan tempat
pertemuan elektronik bernama IdeaNet di mana 35.000 lebih karyawannya dapat
berkolaborasi dan memberikan komentar dan masukan pada gagasan apa pun
yang menurut mereka akan membantu menciptakan sumber pendapatan baru,
meningkatkan keuntungan, atau menambah nilai baru bagi pelanggan. IdeaNet
bukan hanya kotak saran elektronik atau forum terbuka; karyawan dihadapkan
dengan tantangan ide tertentu.
4. Organisasi inovatif mencoba untuk meminimalkan tekanan waktu ekstrem pada
kegiatan kreatif terlepas dari tuntutan lingkungan jeram air putih. Meskipun
tekanan waktu dapat memacu orang untuk bekerja lebih keras dan mungkin
membuat mereka merasa lebih kreatif, penelitian menunjukkan bahwa itu
sebenarnya menyebabkan mereka menjadi kurang kreatif.
5. Kinerja kreatif karyawan ditingkatkan ketika struktur organisasi secara eksplisit
mendukung kreativitas. Jenis dukungan yang bermanfaat mencakup hal-hal
seperti dorongan, komunikasi terbuka, kesiapan untuk mendengarkan, dan umpan
balik yang bermanfaat.
VARIABEL BUDAYA
Organisasi yang inovatif cenderung memiliki budaya yang serupa. Mereka mendorong
eksperimen, menghargai keberhasilan dan kegagalan, dan merayakan kesalahan. Organisasi
yang inovatif cenderung memiliki karakteristik sebagai berikut.
Terima ambiguitas. Terlalu banyak penekanan pada objektivitas dan
kekhususan membatasi kreativitas.
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
10 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id
Toleransi yang tidak praktis. Individu yang menawarkan jawaban yang tidak
praktis, bahkan bodoh, untuk pertanyaan bagaimana-jika tidak diredam. Apa
yang awalnya tampak tidak praktis mungkin mengarah pada solusi inovatif.
Pastikan kontrol eksternal minimal. Aturan, peraturan, kebijakan, dan kontrol
organisasi serupa dijaga seminimal mungkin.
Risiko toleransi. Karyawan didorong untuk bereksperimen tanpa takut akan
konsekuensi jika mereka gagal. Kesalahan diperlakukan sebagai peluang
belajar. Sebuah studi baru-baru ini menemukan bahwa satu ketakutan yang
dimiliki karyawan adalah bahwa rekan kerja mereka akan berpikir negatif
tentang mereka jika mereka mencoba menemukan cara yang lebih baik dalam
melakukan sesuatu. Ketakutan lain adalah bahwa mereka akan "memancing
kemarahan di antara yang lain yang merasa nyaman dengan status quo."
Dalam budaya inovatif, ketakutan semacam itu tidak menjadi masalah.
Konflik toleransi. Keragaman pendapat didorong. Keharmonisan dan
kesepakatan antara individu atau unit tidak dianggap sebagai bukti kinerja
tinggi.
Fokuslah pada tujuan dan bukan pada cara. Tujuan dibuat jelas, dan individu
didorong untuk mempertimbangkan rute alternatif menuju pemenuhan tujuan.
Berfokus pada tujuan menunjukkan bahwa beberapa jawaban yang benar
mungkin dimungkinkan untuk masalah apa pun.
Menggunakan open-sistem fokus. Manajer memantau lingkungan dengan
cermat dan merespons perubahan saat terjadi. Misalnya, di Starbucks,
pengembangan produk bergantung pada “kunjungan lapangan inspirasi untuk
melihat pelanggan dan tren.” Michelle Gass, sekarang wakil presiden senior
strategi global perusahaan, “membawa timnya ke Paris, Düsseldorf, dan
London untuk mengunjungi Starbucks lokal dan restoran lain untuk
mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang budaya, perilaku, dan mode
lokal.
Berikan umpan balik positif. Manajer memberikan umpan balik positif,
dorongan, dan dukungan sehingga karyawan merasa bahwa ide-ide kreatif
mereka mendapat perhatian. Misalnya, di Research in Motion, Mike Lazaridis,
presiden dan co-CEO mengatakan, “Saya pikir kami memiliki budaya inovasi
di sini, dan [insinyur] memiliki akses mutlak kepada saya. Saya menjalani
kehidupan yang mencoba mempromosikan inovasi. ”
Menunjukkan kepemimpinan yang memberdayakan. Jadilah pemimpin yang
membuat anggota organisasi tahu bahwa pekerjaan yang mereka lakukan
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
11 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id
adalah signifikan. Berikan anggota organisasi kesempatan untuk berpartisipasi
dalam pengambilan keputusan. Tunjukkan pada mereka bahwa Anda yakin
mereka dapat mencapai tingkat kinerja tinggi dan hasil. Menjadi tipe pemimpin
ini akan memiliki pengaruh positif pada kreativitas
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
12 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Daft, Richard (2003), Manajemen, Edisi ke-5, Jilid 1 dan 2, Erlangga, Jakarta
Griffin (2005), Fundamental of Management, 4th Ed., Houghton Mifflin Company.
Griffin, Ricky W., and Ebert, Ronald J., 2006, Business, 8th edition, Pearson Education Inc.,
New Jersey
Hanafi, Mamduh M. (2003), Manajemen, Edisi Revisi, UPP AMP YKPN, Yogyakarta.
Madura, Jeff, 2007, Introduction to Business, 4th edition, South-Western College Publishing,
USA.
Robbins, S. and Coulter, M. (2002), Management, 7th Ed., Prentice Hall, Inc. Upper Sadle
River, New Jersey.
2018 Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan eLearning
13 Lydia Vintari ST MT http://www.mercubuana.ac.id