 BAB

VIII
SASARAN:
MAIL MERGE

Setelah mempelajari bab ini, anda diharapkan mampu :

 Mengenal mail merge
 Membuat database di MS-Word & MS-Excel
 Menerapkan mail merge pada surat undangan resmi
 Menerapkan mail merge pada label nama undangan non resmi
 Mencetak mail merge

8.1 Mengenal Mail Merge

Mail merge jika diartikan secara apa adanya bermakna menggabungkan surat.
Ini merupakan salah satu fitur yang sangat bermanfaat dan mudah di Microsoft
Word untuk membuat label nama (ditempel pada lembar undangan) dalam
jumlah banyak, serta surat yang isinya sama tetapi ditujukan untuk banyak
orang dan tempat yang berbeda-beda hanya dengan sekali kerja saja. Selain
untuk surat, Mail Merge juga sering digunakan untuk membuat Sertifikat dan
dokumen lain yang sifatnya masal (jumlah banyak). Sehingga banyak juga yang
menyebut istilah Mail Merge ini dengan Surat Massal.
Jadi, kita tidak perlu membuat surat sebanyak orang yang menerima surat
tersebut. Kita hanya perlu membuat satu naskah surat saja yang nantinya bisa
kita sisipkan data penerima yang jumlahnya banyak secara otomatis.

8.2 Membuat Database dalam format Access dan Excel

Database (basis data) dapat diartikan sebagai satu set/serangkaian data

terstruktur secara rapi dalam komputer, yang dapat diakses dalam berbagai
cara. Guna membuat mail merge, maka alangkah baiknya dan akan
mempermudah jika data-data yang berisi nama, alamat dan rincian info lainnya
dipersiapkan terlebih dahulu.

Halaman | 94
8.2.1 Membuat Database dalam format Access
Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik tab Mailings pada baris toolbar
b. Klik ikon Start Mail Merge
c. Pilih Step by Step Mail Merge Wizard , maka akan muncul kotak dialog Mail
Merge disebelah kanan lembar kerja. Berikut ilustrasinya :

Gambar 8. 1 Tahapan awal dalam pembuatan Mail Merge

Kotak dialog Mail Merge (step by

step Mail Merge Wizard)

Gambar 8. 2 Tahapan memilih tipe dokumen

Halaman | 95
d. Pada tahapan Select Document Type ini, pilih Letters
e. Klik Next : Starting document di bawah kotak Step 1 of 6 pada kotak dialog
Mail Merge tersebut

f. Masuk ke tahapan Select starting

document (Step 2 of 6), yaitu
bagaimana anda menseting format
surat anda. Seperti pada gambar di
atas, tampak 3 pilihan, yaitu :
 Use the current document ;
menggunakan dokumen/file yang
sedang dibuka
 Start from a template ; dokumen
surat memanfaatkan dari format
yang sudah disediakan oleh
aplikasi Word Gambar 8. 3 Tahapan Select starting document
 Start from existing document ; menggunakan dokumen/file yang sudah
ada
g. Untuk latihan, silahkan gunakan pilihan Use the current document saja
h. Klik Next. Sampailah ke tahap ketiga Select Recipient (memilih nama-nama
penerima surat). Ada 3 pilihan :
 Use an existing list ; gunakan
daftar nama yang sudah ada
 Select from Outlook contact ;
memilih nama-nama penerima
surat dari daftar kontak yang ada
pada program MS-Outlook
(aplikasi untuk mengelola e-mail
secara offline)
 Type a new list ; digunakan untuk
menulis daftar penerima surat
baru

Gambar 8. 4 Tahapan Select recipients

Halaman | 96
i. Untuk latihan kali ini, silahkan pilih Type a new list saja. Lanjutkan dengan
mengklik Create, maka akan muncul kotak dialog New Address List berikut
ini :

Gambar 8. 5 Tampilan kotak dialog pembuatan daftar penerima surat

melalui pilihan Type a new list

j. Untuk lebih mempermudah pilihan data apa saja yang harus ada pada
format surat kita (kustomisasi data, semisal : gelar, nama lengkap, alamat,
nomor telepon, e-mail) dalam tampilan bahasa indonesia, maka klik button
Customize Columns . jika benar, akan tampil kotak dialog berikut ini :

Gambar 8. 6 Tampilan kotak dialog Customize Address List

Untuk mengganti item-item tersebut yang akan di-Indonesiakan, pilih data

pada kelompok Field Names dan klik Rename. Misal, Field Title dirubah
menjadi Sebutan, maka klik button Rename, tulis Sebutan.

Halaman | 97
 Gambar 8. 7 Tahapan me-rename field (bagian mail merge yang dikustomisasi)

k. kemudian klik OK. Hasilnya seperti berikut. Field Title berubah menjadi
Sebutan. Begitu seterusnya untuk merubah Field Names yang ada menjadi
tampilan Indonesia banget.

Gambar 8. 8 Tampilan hasil proses rename/menggantikan label field pada mail merge

l. Namun, bila ingin menambahkan Field Names sendiri, cukup anda klik
button Add

Halaman | 98
 menghapus field yang
sudah ada

Memindah field yang

terpilih ke posisi atas

Memindah field yang

terpilih ke posisi bawah

Gambar 8. 9 Kustomisasi field / bagian mail merge lebih lanjut

m. Selanjutnya klik OK. Maka akan muncul kotak dialog berikut :

Judul/nama field (data) terkait dengan nama

penerima surat

Tempat mengetikkan data yang

diminta sesuai dengan judul/jenis
field yang ada

Gambar 8. 10 hasil kustomisasi field mail merge

n. Anda perhatikan, Field Title sudah berganti menjadi Sebutan.

o. Selanjutkan ketikkan data yang diminta sesuai dengan kolom/fielad yang
ada. Misalkan diisi seperti berikut. Untuk menambah nama penerima surat,
klik button New Entry

Halaman | 99
 Gambar 8. 11 Contoh entry data field untuk mail merge

p. Selanjutnya klik OK. Maka akan muncul kotak dialog Save Address List
(menyimpan daftar alamat) berikut :

Gambar 8. 12 Tampilan kotak dialog penyimpanan daftar alamat penerima surat

q. Tentukan tempat penyimpanan dan selanjutnya beri nama pada kotak File
name. Akhiri dengan mengklik Save
r. Selesai sudah anda membuat database untuk mail merge tersebut dalam
format Access.

Halaman | 100
8.2.2 Membuat Database dari microsoft excel
Selain dengan teknik Access untuk menentukan nama penerima surat, dapat
juga kita buat database/data dari MS-Excel untuk selanjutnya tinggal kita impor
saja.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Buka MS-Excel
b. Buatlah database sesuai dengan kebutuhan. Sebagai latihan, buatlah data
seperti berikut ini :

Gambar 8. 13 Contoh pembuatan database untuk mail merge pada aplikasi Microsoft Excel

c. Simpan file tersebut di tempat dan nama file yang mudah diingat. Misal
dengan nama DATABASE MAIL MERGE simpan di C:\Documents
d. Silahkan tutup aplikasi MS-Excel
e. Buat dokumen baru
f. Klik tab Mailings . Silahkan perhatikan dahulu, tampilan toolbar/baris alat
di bawah tab/menu. Semuanya masih non-aktif. Itu menandakan mail
merge baru akan dibuat dan belum bisa difungsikan.

Gambar 8. 14 Toolbar Mail Merge masih dalam kondisi non aktif

Halaman | 101
g. Pilih Select Recipients  Use Existing List…, maka langsung akan
memunculkan kotak dialog Select Data Source berikut :

Gambar 8. 15 Kotak dialog memilih sumber data untuk mail merge

h. Cari data yang sudah dibuah pada aplikas MS-Excel tadi. Jika sudah ketemu,
silahkan klik file tersebut dan dilanjut dengan klik button Open. Maka akan
muncul kotak dialog Select Table berikut :

Gambar 8. 16 Pemilihan data sumber mail merge dalam format excel

i. Pada tampilan select table, pilih sheet/lembar ke berapa yang ada data
penerima surat yang sudah dibuat tadi. Pada contoh ini, data berada pada
sheet1.
j. Klik OK, maka toolbar di bawah tab mailings akan aktif.

Halaman | 102
 Gambar 8. 17 Toolbar Mail Merge yang sudah siap digunakan (on)

k. Simpan data tersebut dengan nama Database Excel

8.3 Menerapkan mail merge pada surat undangan resmi

Setelah database sudah dibuat, maka selanjutnya kita bisa membuat isi surat
yang dikehendaki. Pada percobaan kali ini kita akan membuat isi surat
undangan resmi.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Ketikkan isi surat berikut ini !
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
LEMBAGA PENELITIAN & PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
BADAN INOVASI & BISNIS VENTURA
KERJASAMA ITS-MA/SMA
PROGRAM PENDIDIKAN TERAPAN BIDANG TIK (PRODISTIK)
Sekretariat : Gedung KPA Lt. 2 – ITS, Kampus ITS Sukolilo – Surabaya 60111
Telp/Fax : 0821 1515 4449 ; E-mail :prodistik@gmail.com

Nomor : 011/Prod.ITS/SU/X/2016 Surabaya, 3 Oktober 2016

Kepada
Yth. :
nomor kontak :
di :
Dengan hormat,
Mengharap kehadiran Bapak/Ibu Pengurus Prodistik ITS Surabaya pada
hari : Kamis
tanggal : 6 Oktober 2016
pukul : 14.30 s.d. selesai
tempat : Gedung Prodistik Lantai 2
acara : Koordinasi Rutin Pengurus
Demikian surat undangan ini dibuat. Atas perhatian dan kehadirannya disampaikan terima kasih
banyak.
Hormat kami,
Ketua Program Kerjama MA/SMA
Prodistik ITS Surabaya,

Dr. Dra. Ismaini Zain, M.Si.

Halaman | 103
b. Setelah anda mengetik data di atas, selanjutnya kita akan melengkapi data
yang masih kosong, yakni : Kepada, Yth., nomor kontak, dan di
c. Klik tab Mailings  Select Recipients  Use Existing List … untuk membuka
database yang sudah kita buat sebelumnya.
d. Cari dan buka file Database Excel pada C:\Documents
e. Klik Open, akhiri dengan OK
f. Selanjutnya tinggal kita insert-kan (sisipkan) data-data yang dibutuhkan
untuk melengkapi surat undangan tersebut
g. Pastikan tab Mailings masih aktif dan letakkan kursor pada posisi dimana
data field tersebut akan disisipkan
h. Klik ikon Insert Merge Field, maka akan muncul field/data yang sudah kita
buat di Excel tersebut

Gambar 8. 18 Ilustrasi menyisipkan field name / data Mail merge ke dalam lembar kerja

i. Tempatkan kursor pada baris Yth. : , kemudian klik field secara berurutan
Sebutan, Nama_Lengkap
j. Kemudian arahkan kursor ke posisi nomor kontak, klik field Nomor_kontak
k. Pindahkan kursor ke posisi di, lalu klik field Alamat
l. Jika benar, anda akan mendapati hasil seperti berikut ini :

Halaman | 104
 Ini menunjukkan field sudah
disisipkan dan siap untuk
ditampilkan maupun dicetak

Gambar 8. 19 Field name sudah siap digunakan

m. Untuk menampilkan data/field-nya, silahkan klik ikon kaca pembesar

Preview Result (melihat hasil) pada toolbar Mailings

Gambar 8. 20 Ilustrasi menampilkan field pada mail merge

n. Lihat hasilnya, seperti berikut :

Gambar 8. 21 Ilustrasi hasil akhir saat field ditampilkan/preview

o. Untuk data orang berikutnya, cukup anda klik tombol navigasi maju-mundur

Halaman | 105
 Gambar 8. 22 Ilustrasi tombol navigasi field Mail merge

p. Simpan dokumen dengan nama Mail Merge Undangan Resmi pada

C:\Documents
Bisa juga kita mencari data
orang tertentu pada daftar
nama penerima surat kita
tersebut dengan menekan ikon
Find Recipient dan mengetikkan
nama pada kotak Find.

Gambar 8. 23 Ilustrasi pencarian data/field Mail merge

Tips !
Teknik mail merge ini selain untuk mencetak nama-nama penerima surat secara massal,
bisa juga digunakan untuk memberi nama pada desain sertifikat atau piagam. Langkah-
langkahnya sama seperti di atas.

8.4 Menerapkan mail merge pada label nama undangan non resmi
Maksud dari undangan non resmi ini adalah undangan yang biasa kita jumpai
saat ada orang mempunyai hajat tertentu. Misalnya ; tasyakuran haji,
pernikahan, aqiqah, khitan dsb. Sedangkan label nama dimaksudkan membuat
data nama dan alamat orang yang akan diberi undangan tersebut pada kertas
stiker/label, sehingga tidak perlu manual dalam menuliskan nama serta
alamatnya.

Praktikum kali ini kita akan membuat undangan tasyakuran penempatan gedung baru
Prodistik ITS Surabaya. Panitia mengundang beberapa rekan dari beberapa daerah di
Jawa Timur. Agar tidak manual dalam menulis nama serta alamat para undangan, kita
gunakan Mail Merge. Sehingga nantinya akan didapat hasil nama dan alamat undangan
itu tercetak dalam 1 lembar kerta sticker, untuk selanjutnya digunting satu per satu nama
undangan.

Halaman | 106
Berikut langkah-langkahnya :
a. Siapkan data penerima undangan kita dalam format Excel saja. Misalkan
seperti ini :

Gambar 8. 24 Data sumber mail merge dalam format microsoft excel

b. Simpan dokumen tersebut dengan nama Daftar Undangan pada

C:\Documents

Gambar 8. 25 Ilustrasi penyimpanan data excel

c. Sekarang kita siapkan format label nama dengan menggunakan table

d. Klik tab Insert  Table (3x3)

Halaman | 107
 Gambar 8. 26 Ilustrasi memasukkan data tabel pada lembar kerja microsoft word

Gambar 8. 27 Pengaturan lebar/tinggi sel pada lembar kerja microsoft word

e. Atur tinggi dan lebar masing-masing sel melalui Table Tools-Layout ; Height
(tinggi) =3,5 Width (lebar) =5,63

Halaman | 108
f. Seleksi seluruh sel, pilih ikon Align Center pada Table Tools - Layout untuk
meletakkan kursor pada bagian tengah tiap-tiap sel

Gambar 8. 28 Pengaturan perataan teks pada sel/tabel yang ada

g. Klik Mailings  Select Recipient Use Existing List .. , cari file Daftar
Undangan
h. Sisipkan Nama dan Alamat melalui ikon Insert Merge Field, pada sel kiri atas

Gambar 8. 29 Ilustrasi tahapan insert merge field pada sel/tabel

i. Letakkan kursor pada sel tengah atas (sebelah kanan sel kiri atas tadi)
j. Klik ikon Rules  Next Record

Gambar 8. 30 Ilustrasi setting Next Record pada mail merge

Halaman | 109
k. Lanjutkan dengan menyisipkan Merge Field lainnya pada sel-sel berikutnya,
sehingga seperti tampak pada gambar

Gambar 8. 31 Ilustrasi penerapan format next record Mail Merge pada sel/tabel

l. Sekarang klik ikon Preview Result. Data nama penerima akan ditampilkan
secara berurutan. Itulah fungsi Next Record pada Mail Merge.

Gambar 8. 32 Ilustrasi hasil akhir penggunaan aturan next record pada mail merge

m. Teknik ini dapat Anda gunakan juga pada undangan-undangan non resmi
lainnya, semisal undangan tasyakuran, khitanan, walimatul urusy dan
sejenisnya.
n. Simpan dengan nama Mail Merge Label Nama pada C:\Documents
o. Tutup dokumen tersebut !

Halaman | 110
8.5 Mencetak mail merge

Setelah membuat mail merge, saatnya mencetak. Ada beberapa teknik mencetak
Mail merge. Mencetaknya melalui ikon Finish & Merge , seperti tampak pada
gambar berikut :

Gambar 8. 33 Ilustrasi pemilihan metode pencetakan mail merge

Ada 3 pilihan, yaitu :

• Edit Individual Documents …; mencetak data mail merge kita pada
lembar/dokumen baru
• Print Documents … ; mencetak mail merge langsung ke printer yang sudah
terhubung dengan laptop
• Send E-mail Messages … ; mengirim mail merge melalui e-mail

Berikut langkah-langkahnya :
a. Buka dokumen. Misalkan dokumen Mail Merge Undangan Resmi yang sudah
disimpan dulu
b. Klik tab Mailings  Finish & Merge  Pilih tipe cetak

Gambar 8. 34 Kotak dialog mencetak hasil mail merge

Keterangan :
• All ; mencetak semua nama penerima surat
• Current record ; mencetak nama penerima surat yang sedang aktif/dibuka
• From ….to.. ; mencetak nama penerima surat dari urutan tertentu (misal
dari 6 hingga 9, dari jumlah data keseluruhan sejumlah 20 orang)

Halaman | 111
c. Misalkan kita cetak Mail Merge dengan pilihan Edit Individual Documents 
All, klik OK
d. Maka akan kita dapat hasil dokumen baru dengan judul Letter1 dengan
jumlah sebanyak 3 lembar (sesuai jumlah nama penerima surat yang sudah
dibuat pada lembar Excel)

Gambar 8. 35 Contoh hasil cetak mail merge untuk data orang pertama

Halaman | 112
 Gambar 8. 36 Contoh hasil cetak mail merge untuk data orang kedua

e. Untuk 2 pilihan cetak mail merge lainnya bisa anda coba sendiri !

Halaman | 113