TUGAS

KEY PERFORMANCE INDICATOR

Disusun Oleh :
Ahliyah Firgahayu Cristadeolia Erita Rahmani
Hani Handayani Dwi Cahaya Purnama Fitria Dhirisma
Imandyah Novitasari Mia Holida Tampubolon Rangga Adi
Weni Nurpitasari Meri Dayanti Rani Tambunan
Zakiyyah Nurrosyidah Salma Sofia Sharren Celcilia

PKPA RSUP HASAN SADIKIN

OKTOBER-2015
 PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil pemantauan yang telah dilakukan pada tanggal 2, 5 dan 6 oktober
mengenai alur pelayanan resep JKN, terjadi ketidaksesuaian dalam standar waktu
yang telah ditetapkan. Berikut hasil analisa setiap tahap pelayanan :

1. Tahap 1 (skrining)
a) Tahap skrining terhambat akibat banyaknya informasi pada form
administrasi yang harus diisi oleh penebus resep belum dilengkapi
sehingga petugas skrining harus memanggil ulang penebus resep tersebut
untuk melengkapinya.
b) Kelengkapan tanda tangan dokter untuk obat-obat tertentu (contoh:
narkotika) sering lolos dari tahap skrining, biasanya terdeteksi di tahap 2
(pengkajian) dan menambah panjang waktu pelayanan resep.
c) Terkadang petugas mengecek ketersediaan obat kepada petugas lain,
sehingga memperlama tahapan 1.
2. Tahap 2 (pengkajian)
a) Kurangnya SDM bagian pengkajian resep menyebabkan resep yang harus
dikaji menumpuk di tahap tersebut. Hanya 1 orang yang bertugas di tahap
tersebut.
b) Adanya obat-obat yang tidak ditandatangan dokter atau memerlukan cap
dokter, sehingga petugas harus menelepon dokter yang bersangkutan.
c) Jaringan internet yang terkadang bermasalah sehingga membuat
pengecekan interaksi obat menjadi terlambat.
d) Terkadang petugas mengambil resep secara tidak berurutan sehingga resep
dengan no antrian awal menjadi lebih lama.
3. Tahap 3 (pengendalian)
Terdapat beberapa permasalahan terkait dengan kelengkapan resep dan
permasalahan mengenai obat yang diresepkan. Sebagai contoh :
a) Tanggal 2 Oktober 2015 terdapat resep yang kurang lengkap, tidak ada
signatura dari dokter sehingga petugas harus menghubungi asal poli dari
resep tersebut dan mengonfirmasi ke dokter mengenai signatura pada
resep.
 b) Tanggal 6 Oktober 2015 terdapat resep yang tidak mencantumkan SIP
dokter dan nomor telepon dokter sehingga resep diserahkan kembali
kepada pasien untuk dibawa ke dokter. Pada resep tersebut dilampirkan
keterangan yang berisi bagian resep yang kurang agar dokter melengkapi
kekurangan administrasi pada resep tersebut.
c) Pengambilan resep oleh petugas tidak berurutan/acak.
4. Tahap 4 (Entry)
a) Tahapan entry terhambat karena terdapat beberapa resep kategori “C”
(Cito) yang harus didahulukan.
b) Personel yang berjumlah 2 orang dirasa kurang pada saat peak hour
sehingga terjadi penumpukan resep pada tahap ini.
c) Personel yang kurang hati-hati dalam merobek etiket, sehingga
menyebabkan etiket rusak dan harus mengulang pekerjaan.
5. Tahap 5 (Pengisian)
a) Kekurangan SDM untuk pengisian
b) Personel yang terkadang lambat dalam memasukkan obat dan
menempelkan etiket.
c) Adanya obat yang tidak diketahui expired date-nya karena penyiapan obat
yang dilakukan dalam bentuk eceran sehingga harus ditanyakan dahulu ke
petugas di tahap yang sebelumnya.
d) Pengisian obat dan penempelan etiket yang tidak sesuai dengan urutan
nomor.
6. Tahap 6 (pemeriksaan)
a) Kekurangan SDM untuk pemeriksaan.
b) Pemeriksaan kesesuaian antara resep dengan obat yang disiapkan
memakan waktu yang lama disebabkan karena pemeriksaan dilakukan
tidak sesuai dengan nomor urut resep.
7. Tahap 7 (penyerahan)
a) Penyebab panjangnya waktu transit obat di loket penyerahan hingga obat
selesai diserahkan seringkali berasal dari proses sebelumnya dan faktor
pasien sendiri.
Contoh :
(1) Tanggal 6 Oktober 2015 terdapat resep yang sudah sampai tahap
penyerahan namun harus dikembalikan ke tahap pengisian karena
jumlah obat yang diberikan tidak sesuai.
(2) Resep yang sedang berada di tahap pengisian dan pemeriksaan
ditumpuk dan dikerjakan tidak sesuai urutannya sehingga ketika tahap
penyerahan, resep dengan nomor lebih besar namun selesai lebih
dahulu daripada nomor yang lebih kecil harus tertahan di loket obat
untuk menunggu resep nomor yang lebih kecil selesai diisi dan
diperiksa. Hal ini menyebabkan tahap penyerahan tidak efisien.

Berdasarkan grafik 1, terlihat bahwa penyebab terbesar dari

keterlambatan pelayanan resep di Depo JKN disebabkan karena jumlah
SDM yang kurang memadai yaitu dengan persentase sebesar 33,858%.
Kemudian, penyebab terbesar kedua disebabkan karena pelayanan resep
yang tidak berurutan. Dari analisis tiap tahapan di Depo JKN terlihat
bahwa rata-rata pelayanan resep menjadi lama disebabkan karena SDM
yang kurang memadai dan resep obat yang dilayani terkadang tidak
berurutan.

Pada grafik 2, terlihat bahwa tahap 4 dan tahap 5 merupakan tahap

yang memakan waktu paling lama, dengan persentase sebesar 24,854%
untuk tahap 4 dan 28,655% untuk tahap 5. Penyebab dari lamanya
pelayanan di tahap 4 adalah karena personel yang terkadang lama dalam
melakukan pekerjaan dan harus mengulang pekerjaan karena kurang
hati-hati dalam merobek etiket. Sedangkan pada tahap 5, pelayanan resep
menjadi lama karena beberapa obat harus dikonfirmasi lagi expired date-
nya ke petugas di tahapan sebelumnya dan personel yang lama dalam
melakukan pekerjaannya.
 KESIMPULAN

Berdasarkan hasil analisa mengenai waktu pelayanan resep JKN dapat

disimpulkan bahwa tidak tercapainya mutu pelayanan yang baik dimana mutu
suatu pelayanan lebih kecil dari pada kepuasan konsumen. Mutu yang tidak
tercapai meliputi :
1. Input
Tenaga, dana, obat, fasilitas, teknologi, organisasi, Informasi
2. Proses
Interaksi profesional antar pemberi pelayanan & konsumen
3. Output
Hasil Pelayanan
4. Outcome
Kepuasan Pelanggan
 SARAN
1. Penambahan jumlah SDM untuk meningkatkan kecepatan pelayanan
2. Mengadakan pelatihan SDM untuk meningkatkan kualitas petugas
sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan
3. Merawat seluruh peralatan yang digunakan, seperti printer dan microfon
sehingga tetap dalam kondisi baik dan tidak menghambat kinerja pelayanan
petugas.
4. Menginformasikan jumlah dan jenis persediaan kepada dokter secara
berkala agar tidak terjadi hambatan pemberian pelayanan akibat persediaan
yang habis.
5. Mengingatkan dokter secara berkala untuk meresepkan obat sesuai dengan
formularium yang berlaku.
 LAMPIRAN
(PERHITUNGAN)

1. Persentase Permasalahan Dalam Seluruh Tahap

Total :635  100%
215
A. 149 + 66 = 215  𝑥 100% = 33,858%
635
74
B. 54 + 20 = 74  𝑥 100% = 11,654%
635
7
C. 6 + 1 =7  𝑥 100% = 1,102%
635
110
D. 59 + 51 = 110  𝑥 100% = 17,323%
635
3
E. 1 + 2 =3  𝑥 100% = 0,472%
635
1
F. 1 + 0 =1  𝑥 100% = 0,157%
635
11
G. 0 + 11 = 11  635 𝑥 100% = 1,732%
14
H. 14 + 0 = 14  𝑥 100% = 2,205%
635
8
I. 7 + 1 =8  𝑥 100% = 1,260%
635
186
J.84 + 102 = 186  𝑥 100% = 29,291%
635
6
K. 3 + 3 =6  𝑥 100% = 0,945%
635

Persentase Permasalahan Seluruh

Tahap
0.945% A
B
C
29.291% 33.858%
D

1.260%
E

1.732% F
17.323%
2.205% G
0.157%
11.654%
0.472% 1.102% H
2. Persentase Tahap yang Bermasalah
Total :342  100%
3
1. 3 + 1 =3  𝑥 100% = 0,877%
342
34
2. 22 + 12 = 34  𝑥 100% = 9,942%
342
60
3. 39 + 21 = 60  𝑥 100% = 17,544%
342
85
4. 49 + 36 = 85  𝑥 100% = 24,854%
342
98
5. 48 + 50 = 98  𝑥 100% = 28,655%
342
34
6. 29 + 5 = 34  𝑥 100% = 9,942%
342
28
7. 14 + 14 = 28  𝑥 100% = 8,187%
342

Persentase Tahap yang

Bermasalah
8.187% 0.877% 9.942%
9.942% 1
2
17.544%
3
4
5
28.655% 6
7
24.854%