SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)

DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING

GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

SGA WYASA
Tema : “ Standardisasi Pembuatan Standard Engineering ”
Judul : “ Pembuatan Standard Dokumen Standard Engineering ”
SUSUNAN ANGGOTA
Fasilitator : Taufiq Hidayah NIK : 10757
Ketua : Sunardi Wagiyono NIK : 9221
Sekretaris : Zaidi Oktari NIK : 12661
Anggota : Sutisna NIK : 10929
Febri Pernata NIK : 11786
Dendi Suhendi NIK : 10472
Agus Namu NIK : 11758
Tgl. Terbentuk : 1 Maret 2017
Usia Rata – Rata : ± 35 Tahun
Waktu Pertemuan : Rata – rata 2 kali perbulan @ 1,5 Jam.
Kehadiran Rata – Rata : 14 Kali.
Tempat Pertemuan : Ruang MMT Maintenance Engineering.
JADUAL KEGIATAN ( TIME FRAME ).
2017
Langkah Kegiatan Mei Juni Juli Agustus
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Identifikasi Masalah dan Menentukan
I
Tema Serta Judul

II Analisa Masalah
P
III Menentukan Penyebab Dominan Masalah

Menentukan Rencana dan Target

IV
Perbaikan

D V Melaksanakan Perbaikan

C VI Meneliti Hasil

A VII Standardisasi

1
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

1. LANGKAH I – IDENTIFIKASI MASALAH.

1.1. PENDAHULUAN.
Group Engineering yang terdapat pada Divisi Maintenance Engineering (ME)
memiliki tanggung jawab dalam membuat dan menganalisa Konsep/Basic desain, General
Drawing, Detail Drawing, Bill of Quantity (BQ)/Bill of Material (BOM), Scope of Work (scope
pekerjaan), Bestek Teknik/Term Of Reference (TOR), Preliminary Engineering Estimate (Pre
EE), Engineering Estimate (EE) dan Study/Kajian/Evaluasi/Rekomendasi Teknik yang semua
itu bertujuan dalam rangka menjaga kehandalan Equipment dan kualitas produk yang
dihasilkan.
Untuk menunjang serta mempermudah dalam penyelesaian pekerjaan tersebut,
maka menggunakan referensi manual book serta standard yang berkaitan dengan scope
pekerjaan yang sedang dilakukan. Sehingga produk pekerjaan yang dihasilkan Group
Engineering memenuhi standard.
1.2 IDENTIFIKASI MASALAH.
Pada periode Agustus 2016 hingga Maret 2017, rata-rata MWO Design yang harus
diselesaikan pada group Design Engineering ± 27 MWO.
Tabel 1. S K U Group Design Engineering.

Kurangnya Literatur seperti manual book serta standard ISO, DIN, dan standard -
standard yang lain, menyebabkan beberapa pekerjaan mengalami keterlambatan dalam
penyelesaiannya ( tidak OTD ). Ini akan berdampak pada tidak tercapainya target SKU
Group Engineering dan keluhan dari user ( Plant ).

2
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

Untuk mengurangi pekerjaan ( MWO ) yang mengalami keterlambatan, maka salah

satu solusinya yaitu, membuat rangkuman standard atau yang disebut Standard
Engineering ( SE ). Agar dapat berlangsung kontinue, maka pembuatan standard
engineering dimasukkan kedalam SKU Group Engineering, dengan target pembuatan 6
standard engineering perbulan.

Gambar 1. Work Flow pembuatan Standard Engineering.

3
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

Tabel 2. Rincian Jumlah Dokumen Standard Engineering.

Tahun
Pokja
2014 2015 2016

Mekanik 10 39 34

Sipil 9 12 6

Listrik 5 11 10
*Sumber : Database Standard Engineering, Group Design Engineering.

Dari data 3 tahun tersebut dokumen Standard Engineering relatif mengalami

kenaikan dalam jumlah kuantitas jika dibandingkan dengan tahun 2014, Hal ini menunjukkan
bahwa peran standard engineering sangat dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan yang
ada. Ada beberapa hambatan dalam menyusun Standard Engineering ini, antara lain :
1. Kurangnya manual book engineering sehingga sulit dalam mencari Standard yang
dibutuhkan.
2. Akses Internet yang terbatas sehingga sulit dalam mencari literatur standard melalui dunia
maya.
3. Tidak adanya format baku dalam pembuatan standard engineering sehingga terdapat
perbedaan persepsi dalam pembuatan Standard Engineering (SE) pada masing-masing pokja,
dalam hal :
-Format penulisan (Font, margin, dll).
-Sistematika penulisan SE (urutan antar bab).
-Uraian isi (content) dari SE.
-Penulisan referensi / pustaka SE.
4. Belum adanya SOP untuk pembuatan standar Engineering.

4
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

Berikut data temuan ketidak seragaman penulisan SE.

Gambar 2. Contoh penulisan format yang tidak sama.

Bagian dalam Standard

Temuan Ketidak Seragaman
Engineering
1. KOP / Cover 1. Bentuk cover belum seragam.
2. Penulisan nomor standard belum seragam.
3. Format jenis, ukuran dan orientasi font yang tidak seragam.
2. Bab dan Sub Bab 1. Format penulisan judul bab dan sub bab belum seragam.
2. Format font dan ukuran belum seragam.
3. Urutan Sub-bab belum seragam.
4. Jumlah Bab belum seragam.

Tabel 3. Identifikasi perbedaan dalam penulisan Standard Engineering.

Berdasarakan uraian tersebut diatas, maka perlu dibentuk suatu format yang baru.

5
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

1. Langkah I - MENENTUKAN TEMA DAN JUDUL.

Berdasarkan identifikasi masalah di atas, SGA WYASA bersepakat bahwa tema yang
akan diangkat adalah “Standardisasi Pembuatan Standard Engineering”, dengan judul SGA
yaitu “Pembuatan Standard Dokumen Standard Engineering”.
Adapun sasaran yang hendak dicapai sebagai berikut :
1. Meningkatkan pencapaian sasaran kerja Group Engineering di Divisi Maintenance
Engineering.
2. Meningkatkan ketepatan waktu (on time delivery) dan kualitas output pekerjaan
yang dihasilkan oleh Group Engineering.
3. Menambah Bank Standard Engineering di Divisi Maintenance Engineering.

Cilegon, 28 Agustus 2017

Mengetahui, Menyetujui, Dibuat oleh,

Kus Herbayu Taufiq Hidayah Sunardi Wagiyono

Manager Fasilitator SGA Ketua SGA

6
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

2. LANGKAH II – ANALISA MASALAH.

2.1. MENCARI PENYEBAB MASALAH.

Gambar 3. Fish bone Diagram .

7
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

3. LANGKAH III – MENCARI PENYEBAB DOMINAN MASALAH.

Dari hasil brain storming menggunakan diagram tulang ikan (fish bone diagram) tim
melakukan pencarian penyebab dominan masalah menggunakan metode NGT (Nominal Group
Technique), dengan hasil sebagai berikut :
Tabel 4. Penilaian Penyebab Dominan.

Rata
Score Total - Ranking
Faktor Masalah Akar Masalah
Rata

FP Stn AN

Tidak ada Standard

Format dan Sistematika Pembuatan SE sehingga
penulisan belum Format & Sistematika
seragam Penulisan belum diatur
Metode secara spesifik. 10 9.5 9 28.5 9.5 1

SE ada yang spesifik dan Standard Engineering

ada yang tidak spesifik Belum Lengkap

Tidak ada Manual Book Tidak ada anggaran

dan Book of Standard untuk membeli buku
tidak lengkap tersebut

Alat 5 6 7.5 18.5 6.17 3

Akses 1 user hanya
Sulit Untuk mengakses
untuk satu komputer
internet untuk mencari
dan hanya utk Sr.Eng.
literatur
Up

Tidak ada
training/pelatihan yang
Belum memahami cara intens untuk transfer
Manusia pembuatan SE knowledge/Standar 8 9 8 25 8.33 2
Engineering sesuai
bidang kompetensi.

Keterangan
Nama: FP = Febri Pernata Score : 0 - 4 = Tidak Dominan
Stn = Sutisna 5-7 = Dominan
AN = Agus Namu P 8 - 10 = Sangat Dominan

8
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

Berdasarkan hasil diatas, Tim bersepakat bahwa penyebab dominan masalah pada
keterlambatan pembuatan dokumen adalah FAKTOR METODE & FAKTOR MANUSIA.

4. LANGKAH IV – MENENTUKAN RENCANA DAN TARGET PERBAIKAN.

4.1. MENENTUKAN RENCANA PERBAIKAN.

Tabel 5. Rencana Perbaikan.

No. Masalah Why What Who, When Where How
Tidak ada Standard
Pembuatan SE Agar Pembuatan Membuat
sehingga Format & dan penulisan SE Dibuat Template standar
Tim SGA
1. Sistematika setiap pokja dapat format & Sistematika Agustus 2017 Div. ME template format
Wyasa
Penulisan belum seragam dan SE & Sistematika
diatur secara standard Penulisan SE.
spesifik.
Agar
perbendaharaan SE
Semua
Pengkayaan Standard
Standard semakin banyak dan Membuat
Engineering untuk Pokja Ber-
2. Engineering Belum memudahkan dalam Div. ME Standar
Lengkap pekerjaan WO yang masing-masing (Engineer kesinambungan
Engineering.
membutuhkan kompetensi.
Standard. -Up)

Perlu Mengadakan
Tidak ada
training/pelatihan Semua inhouse training
training/pelatihan
Agar setiap bidang yang intens untuk untuk transfer
yang intens untuk Pokja (Sr.
kompetensi Ber-
3. transfer transfer Div. ME knowledge/stan
memahami SE dan
knowledge/Standar Engineer- kesinambungan
cara pembuatan SE. knowledge/Standar dar engineering
Engineering sesuai
bidang kompetensi Engineering sesuai Up) sesuai bidang
bidang kompetensi. kompetensi.

9
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

4.2. MENENTUKAN TARGET PERBAIKAN.

N
Tindak Lanjut Penyelesaian Target Perbaikan
o
.
A. Membuat standar template format - Pembuatan standard template mengenai format dan
& Sistematika Penulisan SE sistematika SE.
1. Pembuatan dokumen Standard Engineering sesuai bidang
B.Membuat Standar Engineering. kompetensi (semakin lengkap semakin banyak referensi untuk
persyaratan teknis & spesifikasi teknis pekerjaan).
A. Mengadakan Sosialisasi dan Adanya sosialisasi mengenai standard format dan sistematika
Training SE. SE (hasil penyempurnaan).
Intensifikasi pelaksanaan inhouse training untuk transfer

2. B. Mengadakan inhouse training knowledge/standar engineering sesuai bidang kompetensi

untuk transfer knowledge/standar (tidak mengandalkan realisasi program training dari

engineering sesuai bidang kompetensi perusahaan).

Tabel 6. Target Perbaikan.

Cilegon, 28 Agustus 2017

Mengetahui, Menyetujui, Dibuat oleh,

Kus Herbayu Taufiq Hidayah Sunardi Wagiyono

Manager Fasilitator SGA Ketua SGA

10
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

5. LANGKAH V – MELAKSANAKAN PERBAIKAN

5.1. LANGKAH PERBAIKAN

5.1.1. Membuat Format Standar Engineering.
Pembuatan format Standard Engineering sebagai berikut.

Gambar 4. Format baru Standard Engineering

11
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

Gambar 5. Standard Numering System.

5.1.2. Membuat database.
Pembuatan database dokumen adalah pembuatan yang meiputi
pengelompokan berdasarkan pokja dan tahun pembuatan pada server Divisi.

Gambar 6. Contoh Pembuatan database pengelompokan pada Pokja Sipil.

12
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

6. LANGKAH KE VI – MENELITI HASIL.

6.1. KONDISI SETELAH PERBAIKAN.
1.) FORMAT STANDARD ENGINEERING TELAH SERAGAM.
Setelah dilakukan pembuatan format, penulisan Standard Engineering oleh masing-
masing Pokja telah seragam.

Gambar 7. Penulisan Standard Engineering yang seragam.

Tabel 7. Identifikasi perubahan penulisan Standard Engineering.

Bagian dalam Standard

Setelah diterapkan Format SE
Engineering
1. KOP / Cover 1. Bentuk cover telah seragam.
2. Penulisan nomor standard telah seragam.
3. Format jenis, ukuran dan orientasi font telah seragam.
2. Bab dan Sub Bab 1. Format penulisan judul bab dan sub bab telah seragam.
2. Format font dan ukuran telah seragam.
3. Urutan Sub-bab telah seragam.
4. Jumlah Bab telah seragam.

13
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

6.2. DAMPAK PERBAIKAN TERHADAP QCDSM.

Tabel 8. Dampak Perbaikan.
Aspek Sesudah Perbaikan
QCDSM
Format Penulisan Standard Engineering Seragam.
Quality
Sistematika penulisan Standard Engineering Seragam.
Menghemat biaya pembelian manual book atau standard lainnya.
Cost Menghemat biaya pencetakan SE akibat dari kesalahan format atau
sistematika penulisan.
Format dokumen SE setiap Pokja (sipil, mekanik, listrik) sudah sama
sehingga mempersingkat waktu dan memudahkan untuk
menggabungkan dokumen, jika terdapat keterkaitan lintas pokja
menjadi satu dokumen yang akan digunakan oleh personel ME maupun
Delivery User.
Dengan format dan sistematika yang seragam memudahkan proses-
proses selanjutnya seperti proses pengisian Sheet Safety Reference
Standard yang terdapat pada dokumen gambar dan dokumen lainnya.

Safety -
Setiap personil di Pokja Group Engineering menjadi lebih percaya diri,
Morale
dalam pembuatan SE karena sudah ada format yang baku.

14
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

6.3. KESIMPULAN.
Tabel 9. Perbandingan kondisi sebelum dan setelah perbaikan.
Kondisi Sebelum
No. Perbaikan Target Perbaikan Aktual Setelah Perbaikan
Perbaikan
A. Membuat standar - Template Format & - Pembuatan standard template - Pembuatan format SE telah di buat
template format & Sistematika SE tidak mengenai format dan dan diaplikasikan, SE tiap pokja
Sistematika Penulisan SE. diatur secara spesifik. sistematika SE. telah seragam.
Standard Engineering Pembuatan dokumen Standard Pembuatan standard Engineering
1. belum banyak (kurang Engineering sesuai bidang tiap pokja ditargetkan menjadi 2 SE
B.Membuat Standar referensi untuk standard kompetensi (semakin lengkap untuk setiap tahunnya. Sehingga
Engineering. pembuatan persyaratan semakin banyak referensi untuk dapat menambah perbendaharaan
teknis & spesifikasi persyaratan teknis & spesifikasi SE.
pekerjaan). teknis pekerjaan)
Belum dilakukan Adanya sosialisasi mengenai Sosilaisasi telah dilakukan
sosialisasi mengenai standar format dan sistematika
A. Mengadakan Sosialisasi
standard format SE (hasil penyempurnaan).
dan Training SE.
template & Sistematika
SE.
- Training/pelatihan dari Intensifikasi pelaksanaan Training telah diinisiasi dan
perusahaan banyak yang inhouse training untuk transfer dilaksanakan sebanyak 1 kali dan
2.
B. Mengadakan inhouse tidak terealisasi. knowledge/standard akan dilakukan secara bertahap

training untuk transfer - Inhouse engineering sesuai bidang secara berkesinambungan.

knowledge/standar training/pelatihan untuk kompetensi (tidak

engineering sesuai bidang transfer mengandalkan realisasi

kompetensi. knowledge/Standar program training dari

Engineering belum perusahaan).
intens.

Dengan dibentuknya SGA WYASA ini, format dan sistematika penulisan Standard
Engineering telah seragam untuk setiap individu maupun pokja, dapat mempersingkat
waktu dan memudahkan untuk menggabungkan dokumen jika terdapat keterkaitan lintas
pokja menjadi satu dokumen yang akan digunakan oleh personel ME maupun User, serta
dapat menghemat biaya pembelian manual book atau standard - standard yang lainnya.

15
 SMALL GROUP ACTIVITY (SGA)
DIVISI MAINTENANCE ENGINEERING
GROUP ENGINEERING
PT. KRAKATAU STEEL (PERSERO), TBK

7. LANGKAH VII – STANDARDISASI

7.1. STANDARD PROSEDUR

1. Standar Format & Sistematika Standard Engineering.
2. SOP Penulisan Standarad Engineering.

7.2. PENCAPAIN TARGET

Setelah dilaksanakan improvement :
1) Memenuhi target sasaran kerja Group Engineering di Divisi Maintenance Engineering,
khususnya terkait aktifitas improvement/gugus mutu.
2) Berkurangnya keluhan dari user terkait keterlambatan MWO di group Engineering.
7.3. TINDAK LANJUT
Untuk memudahkan dalam penggunaan standard engineering ini, perlu dilakukan
pengembangan lebih lanjut berupa pembuatan software database SE yang dapat
memudahkan user dalam membuka serta mempelajari standard tersebut serta mendukung
terciptanya paperless document.

Cilegon, 28 Agustus 2017

Mengetahui, Menyetujui, Dibuat oleh,

Kus Herbayu Taufiq Hidayah Sunardi Wagiyono

Manager Fasilitator SGA Ketua SGA

16