AUDIT SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN:

PENGUJIAN PENGENDALIAN, PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS

TRANSAKSI, DAN UTANG USAHA
Akun dan Kelas Transaksi dalam Siklus Akuisisi Dan Pembayaran

Tujuan Keseluruhan dari audit atas siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk mengevaluasi
apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa serta pengeluaran kas bagi
akuisisi tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi.

terdapat 3 kelas transaksi yang dimasukkan ke dalam siklus:

1. Akuisisibarang dan jasa = penggabunganbarang dan jasadalamperusahaan.

2. Pengeluaran kas = Pengeluaran kas adalahtransaksi-transaksi yang
mengakibatkanberkurangnyasaldo-saldo kas tunai, ataurekening bank milikperusahaanbaik
yang berasaldaripembeliantunai, pembayaran utang, pengeluaran transfer
maupunpengeluaran-pengeluaran lainnya.
3. Retur dan penguranganpembeliansertadiskonpembelian =
Returadalahpengembalianbarang oleh pembeli dan penjual.
Penguranganpembelianadalahpemotonganpiutangkarenaadanyabarang yang rusak.
Diskonpembelianadalahpemotonganhargakarenaperjanjianantarapembeli dan penjual.

Fungsi Bisnis dalam Siklus serta Dokumen dan Catatan yang Terkait

Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk
memperoleh barang dan jasa guna mengoperasikan suatu bisnis. Siklus tersebut umumnya
dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh karyawan yang berwenang yang
memerlukan barang dan jasa itu, dan berakhir dengan pembayaran utang usaha.

Berikut ini merupakan 4 fungsi dalam bisnis dan Dokumen umum yang digunakan untuk
persetujuan permintaan akan barang&jasa :

Memproses Pesanan Pembelian

Permintaan barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi siklus ini. Bentuk pasti
dari permintaan itu dan persetujuan yang diperlukan tergantung pada sifat barang dan jasa dan
kebijakan perusahaan. Dokumen yang umum digunakan meliputi:

1. PermintaanPembelian (purchase requisition)

Digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang berupa
permintaan akuisisi oleh seorang mandor ruangan penyimpanan, perbaikan pihak luar
ruangan oleh personil kantor atau pabrik, atau asuransi oleh wakil presiden direktur yang
bertanggungjawab atas property dan peralatan.
2. PesananPembelian (purchase order)
Dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari vendor. Pesanan tersebut
mencakup deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait mengenai barang dan jasa yang ingin
dibeli perusahaan dan sering kali digunakan untuk menunjukan otorisasi akuisisi
.
MenerimaBarang dan Jasa
Penerimanaan barang dan jasa dari vendor oleh perusahaan merupakan saat dimana sebagian
perusahaan mulai mengakui akuisisi dan kewajiban terkait pada catatannya. Ketika barang
telah diterima, pengendalian yang memadai akan mewajibkan dilakukannya pemeriksaan atas
deskripsi, kuantitas, kedatangan yang tepat waktu, dan kondisinya. Dokumen yang digunakan
yaitu Laporan pemerimaan yang merupakan kertas atau dokumen elektronik yang dibuat
pada saat barang diterima.

Mengakui Kewajiban
Pengakuan kewajiban yang tepat atas penerimaan barang dan jasa memerlukan pencatatan yang
tepat waktu dan akurat. Pencatatan awal akan mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran
kas aktual, karena itu perusahaan harus berhati-hati mencantumkan semua transaksi, hanya
akuisisi yang dilakukan ,dan pada jumlah yang tepat. Dokumen dan catatan yang umum
meliputi:

1. Faktur Vendor adalah dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukan jumlah yang
terutang atas suatu akuisisi. Faktur tersebut menunjukan deskripsi dan kuantitas barang serta
jasa yang diterima, harga, syarat diskon tunai, tanggal penagihan , dan total jumlahnya.
2. Memo Debet merupakan dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukan pengurangan
jumlah yang terutang kepada vendor akibat adanya retur barang atau pengurangan yang
diberikan.
3. Voucher sering digunakan organisasi dalam menetapkan cara yang formal untuk mencatat
dan mengendalikan akuisisi, terutama dengan memungkinkan setiap transaksi akuisisi akan
diberi nomor urut.
4. File Transaksi Akuisisi adalah file yang dibuat komputer yang meliputi semua transaksi
akuisisi yang diproses oleh sistem akuntansi selama satu periode (satuhari, satuminggu,
satubulan). File ini berisi semua informasi yang dicantumkan kedalam sistem dan meliputi
informasi tentang setiap transaksi seperti nama vendor, tanggal, jumlah, klasifikasi akun atau
klasifikasi, dan deskripsi serta kuantitas barang dan jasa yang dibeli.
5. Jurnal Akuisisi atau Listing jurnal (Jurnal Pembelian) jurnal tersebut mengidentifikasi
apakah akuisisi dilakukan secara tunai atau dengan utang usaha. Jurnal atau listing dapat
mencakup periode selama sebulan. Transaksi yang sama dicatat dalam jurnal atau listing juga
di posting kebuku besar umum, dan jika dilakukan secara kredit, ke file induk utang usaha.
6. File Induk Utang Usaha mencatat transaksi akuisisi, pengeluaran kas, serta retur dan
pengurangan akuisisi untuk setiap vendor.file induk ini diperbaharui dari file transaksi
akuisisi, retur dan pengurangan, serta pengeluaran kas yang terkomputerisasi.
7. Neraca Saldo Utang Usaha mencantumkan jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau
dari setiap faktur atau voucher pada suatu titik waktu. Neraca tersebut dibuat secara langsung
dari file induk utang usaha.
8. Laporan Vendo r adalah dokumen yang disiapkan setiap bulan oleh vendor dan menunjukan
saldo awal, akuisisi, retur dan pengurangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir.

Memproses dan Mencatat Pengeluaran Kas

Pembayaran atas pembelian barang dan jasa merupakan aktivitas yang signifikan bagi semua
entitas. Aktivitas tersebut secara langsung akan mengurangi saldo akun kewajiban, terutama
utang usaha. Dokumen yang terkait dengan proses pengeluaran kas yang di periksa auditor
termasuk:
1. Cek, Dokumen ini umum nya digunakan untuk membayar akuisisi ketika pembayaran sudah
jatuh tempo. Sebagian perusahaan menggunakan cek yang dibuat melalui komputer
berdasarkan informasi yang tercantum dalam file transaksi akuisisi pada saat barang dan jasa
diterima.
2. File Transaksi Pengeluaran Kas, adalah file yang dibuat dengan komputer yang
mencantumkan semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh sistem akuntansi selama
suatu periode. File ini berisi jenis informasi yang sama seperti yang dibahas untuk file
transaksi akuisisi.
3. Jurnal atau Listing Pengeluaran Kas, adalah laporan yang dibuat dari file transaksi
pengeluaran kas yang mencantumkan semua transaksi selama setiap periode waktu.
Transaksi yang sama, termasuk semua informasi yang relevan, akan dicantumkan dalam file
induk utang usaha dan buku besar umum.

Metodologi untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas

Transaksi

Pengujian pengendalian merupakan pengujian yang dilaksanakan terhadap rancangan

pelaksanaan suatu kebijakan atau prosedur struktur pengendalian internal.
sedangkan Pengujian Substantif yaitu Auditor harus menghimpun bukti yang cukup untuk
memperoleh dasar yang memadai untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan.
Dalam audit yang dilaksanakan dengan baik, pengujian pengendalian dan pengujian substantif
atas transaksi untuk siklus akuisisi dan pembayaran menerima perhatian yang sangat besar,
terutama apabila klien memiliki pengendalian internal yang efektif.
Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas transaksi untuk siklus akuisisi dan
pembayaran dibagi kedalam dua bidang yang luas:
1. Pengujian akuisisi, yang meliputi tigadari empat fungsi bisnis yang telah dibahas sebelumnya
dalam bab ini; memproses pesanan pembelian, menerima barang dan jasa, serta mengakui
kewajiban.
2. Pengujian pembayaran, yang menyangkut fungsi keempat, yaitu memproses dan mencatat
pengeluaran kas.
 Memahami pengendalian internal
Auditor harus memahami pengendalian internal untuk siklus akuisisi sebagai bagian dari
pelaksanaan prosedur penilaian resiko dgn mempelajari bagan arus klien ,mereview kuisioner
pengendalian internal, serta melakukan pengujian untuk akuisis ipengeluaran kas.

 Menilai risiko pengendalian yang direncanakan

a. Otorisasi pembelian :merupakan otorisasi yang tepat untuk melakukan akuisisi akan
memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleha dalah demi memenuhi tujuan
perusahaan yang diotorisasi dan menghindari akuisisi item yang berlebihan atau tidak
diperlukan.
b. Pemisahan penyimpanan Aset dari fungsi lainnya :sebagian besar perusahaan
meminta departemen penerimaan untuk memulai membuat laporan penerimaan sebagai
bukti penerimaan dan pemerikasaan barang.
c. Pencatatan yang tepat waktu dan review independen atas transaksi :pencatatan
kewajiban atas akuisisi dibuat atas dasar penerimaan barang dan jasa.
d. Otorisasi pembayaran :Pengendalian termasuk pengeluaran kas yaitu penandatanganan
cek oleh individu , pemisahan tanggung jawab untuk menandatangani cek dan
melaksanakan fungsi utang usaha, dan pemeriksaan yang cermat atas dokumen.

 Menentukan luas pengujian pengendalian

Auditor mengidentifikasi kunci pengendalian internal dan serta menilai risiko pengendalian.
Jika auditor bermaksud mengandalkan pengendalian untuk mendukung penilaian risiko
pengendalian pendahuluan dibawah maksimum, auditor melaksanakan pengujian
pengendalian untuk memperoleh bukti bahwa pengendalian telah beroperasi secara efektif.

 Merancang pengujian pengendalian dan pengujian subtantif atas transaksi untuk

akuisisi
1. Akuisisi yang Dicatat untuk Barang dan Jasa yang Diterima, yang Konsisten
dengan Kepentingan Utama Klien (existence atau keterjadian).
Jika auditor yakin bahwa pengendalian untuk tujuan ini udah memadai, pengujian atas
transaksi yang tidak benar dan transaksi yang dicatat sebenarnya tidak ada dapat
dikurangi secara drastis. Pengendalian yang memadai juga dapat mencegah klien untuk
mencantumkan beban bisnis atau transaksi aset yang curanga tau yang terutama
memberikan manfaat bagi manajemen atau karyawan lain dan bukan entitas yang sedang
diaudit.

2. Akuisisi yang Ada Telah Dicatat (completeness atau kelengkapan).

Kelalaian untuk mencatat akuisi barang dan jasa yang diterima secara langsung akan
mempengaruhi saldo utang usaha. Karena itu, auditor biasanya sangat menaruh perhatian
pada tujuan kelengkapan.
 3. Akuisisi Telah dicatat secara Akurat (accuracy atau keakuratan).
Karena keakuratan, banyak akun aktiva, kewajiban, dan beban tergantung pada
kebenaran pencatatan transaksi dalam jurnal perolehan, luas pengujian terinci atas banyak
akun neraca dan beban akantergantung pada evaluasi yang tepat atas transaksi perolehan.
Misalkan, jika auditor yakin bahwa setiap aktiva tetap telah dinilai dengan benar didalam
buku harian, maka dapat diterima untuk memeriksa lebih sedikit dokumen perolehan
dalam periode berjalan dari pada jika pengendaliannya tidak memadai.

4. Akuisisi Telah Diklasifikasikan dengan Benar (Klasifikasi).

Pengujian terinci atas akun tertentu dapat dikurangi jika auditor percaya bahwa
pengendalian internalnya memadai untuk memberikan kepastian yang yang layak
menyangkut klasifikasi yang benar dalam jurnal akuisisi. Meskipun semua akun
terpengaruh, dua bidang yang sangat terpengaruh terhadap klasifikasi adalah perolehan
periode berjalan atas akun aktiva tetap dan semua akun beban, seperti perbaikan dan
pemeliharaan, utilitas, sertaiklan.

 Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk

Pengeluaran Kas
Auditor biasanya melaksanakan pengujian akuisisi dan pengeluaran kas pada saat yang
bersamaan. Transaksi yang diperiksa dipilih dari jurnal akuisisi, faktur vendor, laporan
penerimaan dan dokumentasi akuisisi lainnya yang diperiksa pada saat yang bersamaan. Jadi,
verifikasi dapat dilakukan secara efisien tanpa mengurangi keefektifanp engujian.

Metodologi untuk Merancang Pengujian atas Rincian Saldo untuk Utang Usaha

Karena semua transaksi dalam akuisisi dan pembayaran umumnya mengalir melalui utang
usaha,maka akuninis angatlah penting bagi setiap audit atas siklus akuisisi dan pembayaran.
Utang usaha adalah kewajiban yang belum dibayar atas barang dan jasa.

Tahap 1: Mengidentifikasi risiko bisnis klien yang mempengaruhi UtangUsaha .

Fokus terkini banyak perusahaan menyempurnakan aktifitas manajemen saluran pemasoknya
telah menimbulkan banyak perubahan dalam perancangan sistem digunakan untuk memulai dan
mencatat aktifitas perolehan dan pembayaran. Auditor harus memahami sifat perubahan atas
sistem guna mengidentifikasi apakah resiko bisnis klien dan pengendalian manajemen terkait
mempengaruhi kemungkinan salah saji material atas hutang usaha. Auditor biasanya sangat
memperhatikan tujuan audit kelengkapan dan tujuan pisah batasterkait-saldo bagi hutang usaha
karena potensi kurang saji saldo akun.

Tahap 1 dan 2: Menilai Risiko Pengendalian dan Merancang serta Melaksanakan

Pengujian pengendalian dan Pengujian substantif atas transaksi
Sebagaimana yang disajikan, setelah auditor menetapkan materialitas kinerja dan risiko intern
untuk utang usaha, maka auditor menggunakan pemahamannya mengenai pengendalian intern
itu untuk menilai resiko pengendalian.Pengujian substantif bagi auditor itu tergantung pada
keefektifan relatif pengendalian internal yang terkait dengan utang usaha.

Tahap 3: Merancang dan Melaksanakan Prosedur Analitis

Penggunaan Prosedur analitis ini merupakan hal penting dalam siklus akuisisi dan pembayaran
terutama untuk mengungkapkan salah saji utang usaha.
Salah satu Auditor dari prosedur analitis untuk mengungkap salah saji utang usaha yaitu dengan
membandingkan total beban tahun berjalan dengan tahun lalu. Karena itu, membandingkan
beban saat ini seperti sewa, utilitas, dan lainnya merupakan prosedur yang efektif untuk
menganalisis utang usaha apabila beban dari tahun ketahun diharapkan stabil.

Tahap 3: Merancang dan Melaksanakan Pengujian atas Rincian Saldo Utang Usaha
Tujuan audit atas utang usaha adalah menentukan apakah saldo utang usaha telah dinyatakan secara
wajar dan di ungkapkan secara layak. Auditor harus mengetahui perbedaan penekanan antara audit
atas kewajiban dan aset. Perbedaannya yaitu ketika memverifikasi aset , auditor lebih saji melalui
verifikasi dengan konfirmasi, pemeriksaan fisik, dan pemeriksaan dokumen pendukung.

Pengujian Kewajiban Setelah Periode (Lewat Waktu).

Karena akun kewajiban menekan pada kurang saji, maka pengujian kewajiban setelah periode
penting untuk utang usaha. Luas pengujian untuk mengungkapkan utang usaha yang belum
tercatat, sangat bergantung pada penilaian risiko pengendalian dan materialitas saldo akun yang
potensial.

Memeriksa Dokumentasi yang Mendasari Pengeluaran Kas Selanjutnya.

Tujua audit memeriksa dokumen pendukung menyangkut pengeluaran kas setelah tanggal
neracaa dalah menentukan apakah pengeluaran kas dilakukan untuk kewajiban periode berjalan.
Jika dilakukan, maka auditor harus menelusuri ke neraca saldo utang usaha untuk memastikan
bahwa pembayaran telah dilakukan.

Memeriksa Dokumentasi yang Mendasari Tagihan yang belum Dibayar Beberapa Minggu
Setelah Akhir Tahun.
Auditor melaksanakan prosedur ini karena dilakukan untuk kewajiban yang belum dibayar
mendekati akhir audit dan bukan untuk kewajiban yang telah dibayar.

Menelusuri Laporan Penerimaan yang Dikeluarkan Sebelum Akhir Tahun ke Faktur

Vendor Terkait.
Semua barang dagangan yang diterima sebelum akhir tahun periode akuntansi, yang ditunjukkan
oleh pembuatan laporan penerimaan barang harus dimasukkan sebagai utang usaha.
Menelusuri Laporan Vendor yang Menunjukkan Saldo yang Jatuh Tempo ke Neraca
Saldo Utang Usaha.
Apabila klien menyimpan file laporan vendor, maka auditor dapat menelusuri laporan yang
memiliki saldo yang jatuh tempo pada tanggal neraca dapat ditelusuri ke jurnal atau listing
tersebut untuk memastikan bahwa hal itu telah dicantumkan sebagai utang usaha.

Mengirim Konfirmasi ke Vendor dengan Siapa Klien Melakukan Bisnis.

Walaupun penggunaan konfirmasi untuk utang usaha kurang umum dibandingkan untuk piutang
usaha, akan tetapi hal ini sering dilakukan auditor untuk menguji vendor yang dihapus dari daftar
utang usaha, transaksi yang dihilangkan, dan saldo akun yang salah saji.

Pengujian Pisah Batas.

Pengujian ini untuk utang usaha dimaksudkan untuk menentukan apakah transaksi yang
dicatatkan beberapa hari sebelum dan setelah tanggal neraca telah dimasukkan ke dalam periode
yang sesuai. setelah membahas pengujian pisah batas, terdapat dua aspek yaitu:
1. Hubungan Pisah Batas dengan Observasi Fisik Persediaan.
Dalam menentukan apakah pisah batas utang usaha sudah benar, adalah penting bahwa
pengujian pisah batas ini dikoordinasikan dengan observasi fisik persediaan untuk
mengetahui salah saji yang telah terjadi.
2. PersediaanDalam Perjalanan.
Dalam utang usaha harus dibedakan antara akuisisi persediaan atas dasar pembeli (FOB
destination) dan franko gudang penjual (FOB origin). FOB Destination yaitu hak yang akan
berpindah ke pembeli ketika persediaan diterima. Sehingga yang diterima pada atau sebelum
tanggal neraca harus dimasukkan dalam persediaan dan utang usaha pada akhir tahun.
sedangkan FOB Origin yaitu hak yang dilakukan perusahaan untuk mencatat persediaan dan
utang usaha terkait pada periode berjalan jika pengiriman dilakukan pada atau sebelum
tanggal neraca.

Realibilitas Bukti.
Auditor harus memahami realibilitas relatif dari tiga jenis utama bukti yang digunakan untuk
memverifikasi utang usaha yaitu:
1. Perbedaan Antara Faktur Vendor dan Laporan Vendor.
Dalam memberikan verifikasi penilaian atas saldo akun, auditor harus membedakan antara
faktur vendor dengan laporan vendor.
Faktur vendor, adalah dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan
jumlah yangterutang atas suatu akuisisi. Faktur tersebut menunjukkan deskripsi dan
kuantitas barang sertajasa yang diterima, harga, syarat diskon tunai, tanggal penagihan, dan
total jumlahnya.sedangkan Laporan vendor adalah dokumen yang disiapkan setiap bulan
oleh vendor dan menunjukkan saldo awal, akuisisi, retur dan pengurangan, pembayaran
kepada vendor, dan saldo akhir dalam Memproses dan mencatat pengeluaran kas
Pembayaran atas pembelian barang dan jasa.
 Perbedaan antara faktur vendor dan laporan vendor, auditor harus membedakan antara faktur
vendor dengan laporan keuangan ketika memverifikasi jumlah yang terutang kepada vendor.
Auditor akan memperoleh bukti yang sangat handal mengenai setiap transaksi ketika mereka
memeriksa faktur-faktur vendor dan dokumen pendukung terkait setiap laporan penerimaan
dan pesanan pembelian.

2. Perbedaan Antara Laporan Vendor dan Konfirmasi.

Perbedaan utama antara laporan vendor dan konfirmasi uutang usaha terletak pada sumber
informasinya.
Laporan vendor disiapkan oleh vendor (pihak ketiga yang independen) tetapi berada ditangan
klien pada saat auditor memeriksanya. Hal ini memberikan klien kesempatan untuk
mengubah laporan vendor untuk menyimpan laporan tertentu dari auditor.

Ukuran sampel
Ukuran sampel untuk uji atas rincian saldo utang usaha terutama pada prosedur audit, dokumen
dan catatan yang diperiksa, serta penetepan waktu pengujian. Auditor juga harus
mempertimbangkan ketika mengedit utang usaha.
Ukuran sampel sangat beragam tergantung dari berbagai macam faktor seperti materialitas utang
usaha, jumlah utang yang beredar, penilaian risiko pengendalian, dan hasil tahun sebelumnya.
Sampling secara statistikal jarang digunakan dalam mengaudit utang usaha dibandingkan dengan
untuk piutang usaha.Menentukan ukuran populasi sangatlah sulitbagi utang usaha. Karena
penekannya diberikan pada utang usaha yang dihapus, auditor harus berusaha memastikan bahwa
populasi melibatkan semua utang yang potensial.