1.

Membuat Requisition Form

Requisition Form, yaitu surat permintaan pesanan , yang dibuat oleh departement yang

ingin mengorder barang untuk menunjang aktivitas keperluan produksi tiap divisi atau

departement tersebut pada vendor yang menawarkan barang. Sebelum membuat

Requisition Form, pembuat RF (User) harus meminta penawaran kepada Vendor /

Supplier penyedia barang yang ingin diorder. Kemudian Vendor akan memberikan

Quatation atau surat penawaran. Quotation biasanya berisi

Kode dan deskripsi barang / jasa yang ditawarkan, Jumlah barang / jasa tersebut, Harga

satuan, Diskon atau potongan harga., Total harga penawaran, dan Tata cara

pembayarannya. Ketika dari kedua belah pihak sudah sama-sama melakukan negosiasi

dalam penyesuaian harga barang yang ingin diorder dan sudah dibuatkan surat

penawaran, User harus menyertakan bukti transkrip Surat penawaran dari Vendor

bersama dengan Requisition Form. Langkah pertama dalam pembuatan Requisition

Form yaitu dengan mengisi format-format yang ada pada RF tersebut. Kemudian setelah

semuanya sudah selesai, pihak pengorder meminta pesetujuan dengan meminta tanda

tangan para atasan yaitu Divisi Head (Kepala Divisi), Departement Head (Kepala

Departemen), dan Section Head. Disini Praktikan meminta persetujuan tanda tangan

atasan dari Bapak Lukman Utama selaku Kepala Divisi PAD, Bapak Hidayat sebagai

Kepala Departemen PAD pada Cost & Budget, dan Bapak Nelson Takio selaku Kepala

bagian Cost and Budget. Kemudian Selanjutnya Requisition Form dan Surat Penawaran

diberikan kepada Plant Administration Division untuk diinput ke dalam system SAP agar

diselanjutnya diproses hingga keluar nomor Purchase Requisition dan akan diproses

selanjutnya menjadi Purchase Order

 2. Membuat Requisition Form dan menginput Requisition Form kedalam SAP hingga
keluar Nomor Purchase Requisition (PR)

Gambar III.2

Tampilan pada Aplikasi SAP

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

SAP (System Application and Product in data Processing) merupakan software yang

dikembangkan untuk mendukung pengolahan data keuangan dan administrasi organisasi secara

efisien dan efektif. PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia menggunakan sistem SAP dalam
penginputan setiap kegiatan operasional perusahaan. Berdasarkan gambar di atas aplikasi ini

salah satunya digunakan untuk menginput Requisition Form yang diajukan oleh masing-masing

tiap divisi yang ada khususnya pada PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia Sunter Plant 2.

Kemudian memberikan Requisition Form tersebut ke bagian Plant Administration Division

untuk mendapatkan nomer PR (Purchase Requisition) dan di input ke dalam SAP. Disini

praktikan bertugas untuk menginput Requisition Form ke dalam SAP.

Langkah pertama yang dilakukan untuk input data Requisition Form pada divisi

Engineering yaitu menerima Requisition Form dari User, yaitu yang ingin mengorder barang,

kemudian mengecek Requisition Form keseluruhan dan mengecek Quatation atau Surat

Penawaran dari vendor dengan harga yang telah di negosiasikan dari kedua belah pihak, setelah

semua telah dilakukan pengecekan, dengan mengchecklist struk kecil berisi item-item pada

Requisition Form.

Langkah kedua yaitu menginput Account Assisgment Category, yaitu merupakan

indikator yang menunjukkan tipe pembebanan atau alokasi nilai dari pengadaan Material atau

jasa. Beberapa jenis account assignment category yang digunakan dalam proses Purchasing PT

Toyota Motor Manufacturing Indonesia yaitu A,F,P,Z. Pada Account A (Asset) yaitu account ini

mengarahkan pembebanan pembelian ke asset number tertentu . Pada Account F (Order)

Account Assignment ini untuk mengarahkan pembebanan pembelian ke Order. Pada Account P

(Project) yaitu untuk mengarahkan pembebanan pembelian ke project. Pada Account Z (Cost

Center) Account Assignment ini untuk mengarahkan pembebanan pembelian ke cost center

dimulai dari permintaan PR – PO.

 Gambar 3.1

Tampilan untuk Input Account Assignment Category

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

Langkah ketiga yaitu memasukkan data deskripsi barang yang akan diorder oleh user

sesuai dengan data yang tertera pada Requisition Form.

Gambar 3.2
 Tampilan untuk Input Decription barang yang di Order

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

Tampilan di atas merupakan cara untuk input deskripsi barang. Selanjutnya menginput
Quantity atau jumlah barang yang ingin diorder, disini praktikan memasukkan masing
masing 1 dari 3 jumlah barang yang akan diorder.

Gambar 3.3

Tampilan untuk Input Quantity Barang

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

Langkah selanjutnya yaitu menginput

 Gambar 3.4

Tampilan untuk Input Unit Barang

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

Gambar 3.5

Tampilan untuk Delivery Date Barang

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

 Gambar 3.6

Tampilan Input untuk Material Group

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

Gambar 3.7

Tampilan Input untuk Kode Purchasing Group

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

 Gambar 3.8

Tampilan untuk Input Requisition User (PAC BUDGET)

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

Gambar 3.9

Tampilan untuk Input Desire Vendor

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

 Gambar 3.10

Tampilan untuk Input Price dari masing-masing barang dan Currency

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

 Gambar 3.11

Tampilan untuk Input No G/L Account

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

 Gambar 3.12

Tampilan untuk Input Cost Centre

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

Gambar 3.13
 Tampilan untuk Input No WBS Element

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

Gambar 3.14

Tampilan untuk Cek hasil Inputan Requisition Form ke dalam Sistem SAP

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2

 Gambar 3.15

Tampilan SAP untuk Save hasil Penginputan Purchase Requisition

Sumber: PT Toyota Motor Manufacturing Sunter Plant 2