TUTORIAL

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2003

TRAINING DIVISION
BY ROMIA, S.Pd

PENERBIT IG COMPUTER
Bandung, 2008
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ...............................................................................i
1. Mengenal Area Kerja Acces 2003 ..................................... 1
2. Mulai Bekerja Dengan Acces ............................................ 1
3. Pengenalan Aplikasi Access .............................................. 3
a. Format Tabel .................................................................. 3
b. Format Query ................................................................. 5
c. Format Form .................................................................. 7
a) Form Dosen ................................................................ 7
b) Form Mahasiswa ...................................................... 11
d. Report ........................................................................... 12
e. Macro ........................................................................... 13
4. Switchboard ..................................................................... 16
5. Relasi Antar Tabel ........................................................... 23
6. Membuat Program Transaksi ........................................... 26
a. Buat Tabel .................................................................... 26
b. Isi tabel barang dan konsumen ..................................... 29
c. Tentukan relasi antar tabel ........................................... 29
d. Buat Query untuk Q-Head dan Q-Detil ....................... 31
e. Buat Form untuk Q_Head dan Q_Detil ....................... 32
f. Masukan rumus-rumus dan ketentuan transaksi .......... 34

i
1. Mengenal Area Kerja Acces 2003

2. Mulai Bekerja Dengan Acces

Untuk memulai melangkah ke program Microsoft Acces caranya adalah:
1. Klik start program microsoft Office Microsoft Office Access
2003
2. Klik menu file  New blank database  tentukan lokasi
penyimpanannya kemudian beri nama filenya  create.
3. Selanjutnya tampilan yang akan muncul seperti di bawah ini.

Fungsi Yang ada di Microsoft Acces

a Tabel digunakan untuk menyimpan data
b Query digunakan untuk memanipulasi data
c Form digunakan untuk membuat aplikasi sejenis formulir untuk
menginput data. Biasanya, data yang sudah di input akan di tampilkan.
d Report digunakan untuk membuat laporan
e Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
f Switchboard digunakan untuk memadukan berbagai macam aplikasi.

2
3. Pengenalan Aplikasi Access
a. Format Tabel
Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data
mahasiswa dan dosen. Untuk membuat tabel, buatlah format tabel
dengan kriteria sebagai berikut:
Beri nama T_Mahasiswa.
No Field Tipe Data Keterangan
1. NIM Number Nomor Induk Mahasiswa
2. Nama Text (30) Nama Mahasiswa
3. Jurusan Text (20)
4. Fakultas Text (6) FPIPS, FPBS, FPMIPA, FIP,
FPOK

Dan juga tabel yang diberi nama T_Dosen

No Field Tipe Data Keterangan
1. NIP Number Nomor Induk Pegawai
2. Nama Text (30) Nama Dosen
Dosen
3. Alamat Text
3. Jurusan Text (20)
4. Fakultas Text (6) FPIPS, FPBS, FPMIPA, FIP,
FPOK
Dari kriteria tabel di atas input data yang diperlukan seperti dibawah ini:
Tabel Mahasiswa

Tabel Dosen

Setelah selesai memasukkan kriteria tabel yang diperlukan. Untuk

kriteria Fakultas hanya memiliki lima pilihan. Untuk mempermudah, kita
akan membuat setting otomatis dengan cara mengklik data type pilih lookup
wizard

3
Kemudian akan muncul jendela lookup wizard, isilah seperti dibawah ini.
Setelah itu klik finish.

Untuk mengakhiri pembuatan table sebelum di simpan kita tentukan primary

key nya. Dalam tabel ini saya akan membuat primary key pada field NIM.
Apabila anda ingin membuat lebih dari satu primary key, bisa saja anda
lakukan. Namun yang saya sarankan untuk awal cukup satu saja dulu.

4
Setelah itu save tabel beri nama file di awali dengan huruf T untuk
membedakan nama file tabel apabila kebetulan sama dengan yang lainnya.
Klik OK. Kemudian close jendela tabel.

Untuk membuka tabel selanjutnya anda bisa membukanya di tampilan

database.

b. Format Query
Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk
mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu informasi yang bisa
dimengerti. Seperti mengelompokkan berapa mahasiswa yang berasal dari
FPOK. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel,
ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Query biasanya digunakan
sebagai sumber data untuk Report.dan Form.
Langkah-langkah membuat query:

1. Dari table di atas kita akan membuat data terpilih dengan menggunakan
Query. Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create
Query In Design View.
2. Pada Jendela Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam
Query, misalnya kita pakai tabel T_Mahasiswa. Klik T_Mahasiswa lalu
klik Add. Jika tidak ada tabel yang ingin dipakai lagi klik Close.

5
Keterangan
Field = Nama Field yang ingn ditampilkan
Table = Nama Table dari Filed tersebut
Sort = Mengurutkan Data hasil query
Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak
Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan
Pada jendela query di atas, misalnya kita ingin menampilkan berapa jumlah
mahasiswa yang berasal dari Fakultas FPOK. Adapun caranya sebagai
berikut:
 Lakukan double klik field yang akan digunakan yaitu
fakultas.Dalam tabel query akan muncul field fakultas.

 Isi kolom criteria dengan diberi tanda petik dua “FPOK”

 Untuk memunculkan jumlah mahasiswa yang berasal dari FPOK

dengan cara mengklik menu query  Run

6
  Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini

Simpan dengan file dengan nama yang anda inginkan.

c. Format Form

a) Form Dosen
Langkah-langkah:
1. Klik objects form New  maka akan muncul jendela New Form.
Tentukan jenis formnya. Pilihlah Autoform: Columnar. Pilih tabel.
Saya misalkan tabel T_Dosen.

2. Setelah itu akan muncul jendela sebagai berikut:

7
3. Perbesar ukuran kemudian klik kanan pada area kerja. Klik form
design.

4. Jendela form akan berubah dalam bentuk yang bisa di ubah-ubah

sesuai dengan yang anda inginkan.
5. Klik toolbox label untuk memberi judul form. Atur posisi sesuai
dengan yang anda inginkan. Tampilan akhir dari form yang telah
anda buat adalah sebagai berikut :

8
6. Beri toolbox perintah untuk memudahkan proses input data.
Diantaranya adalah untuk menambah, mengurangi, mencetak dan
keluar dari aplikasi object form.
7. Untuk membuat aplikasi perintah penambahan input data baru
caranya adalah dengan mengklik toolbox command button.
Lepaskan ke area kerja, kemudian akan muncul jendela command
button wizard.

8. Pilih record operations  klik Next  Pilih format text 

tentukan kata yang ingin anda gunakan misalnya: “&Tambah”.
Supaya fungsi perintah ini bisa berjalan, maka sebelum kata
tambah di tandai dengan symbol “&”. Kemudian klik next next
 beri nama “cmdtambah” kemudian klik finish.
9. Untuk aplikasi perintah delet. Langkah-langkahnya sama dengan
cara membuat aplikasi perintah penambahan input data.

10. Beri nama toolbar command yang akan ditampilkan sesuai dengan
yang anda inginkan.

9
11. Klik next dan beri nama sesuai dengan yang anda inginkan.

12. Setelah itu buatlah beberapa toolbar perintah yang akan anda
gunakan misalnya perintah Tampilan akhir dari toolbar command
yang telah anda buat adalah sebagai berikut:

10
b) Form Mahasiswa

11
d. Report
Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil
olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.
Contoh soal:
Dari table di bawah ini buatlah report untuk seluruh dosen.

Langkah-langkah:
a). Klik object report. Kemudian klik New.

12
b). Kemudian masuk pada jendela New Report. Pilih autoreport:Tabular
Masukan object data T_Dosen. Kemudian klik OK. Hasilnya akan
tampak seperti di bawah ini:

e. Macro
Makro berisi rangkaian perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara
otomatis. Terutama untuk perintah yang sifatnya sama dan sering
digunakan.
Mendefinisikan Macro Kombinasi Kunci
Untuk mendefinisikan sebuah macro kombinasi kunci, ikuti langkah-
langkah berikut ini:
1. Buka file database yang anda inginkan, kemudian pada jendela kerja
database, klik macros yang ada di bawah objects atau pilih dan klik
menu View, Databse Objects, Macros.

13
2. Pilih dan klik tombol perintah New. Kotak dialog Macro akan
ditampilkan.

3. Pada tombol daftar pilihan Action, pilih dan klik perintah berupa aksi
yang anda inginkan. Misalnya Anda pilih perintah Beep untuk
mengeluarkan bip dan di baris berikutnya pilih perintah openreport
untuk membuka report (Laporan).
4. Jika perlu pada kotak isian comment, ketikkan komentar yang anda
inginkan untuk masing-masing Action yang anda pilih.
5. Setiap action yang anda pilih hamper sebagian besar mempunyai
pengaturan Action argumens di bawahnya, sebagai contoh tempatkan

14
 penunjuk pada baris action yang berisi OpenReport, kemudian [ada
bagian Actions Arguments lakukan pemilihan dan pengisian berikut ini:
 Pada kotak isian Report name, ketikkan atau pilih nama report
(laporan) yang ingin anda buka.
 Pada kotak view, pilih bentuk keluaran yang ingin di tampilkan.
6. Untuk menyimpan macro yang anda buat, pilih dan klik menu file 
Save (Ctrl + S) atau klik tombol toolbar save. Kotak dialog Save As
akan ditampilkan.
7. Pada kotak isian macro name, ketikkan nama macro yang akan
ditampilkan.
8. Untuk menutup kotak dialog Macro, pilih dan klik menu File, Close
atau klik tombol Close (X).

Menjalankan Macro
Langkah-langkah:
 Buka file database yang terdapat aplikasi macro.

 Lakukan double klik pada macro yang telah anda buat. Kemudian akan
muncul kotak dialog seperti di bawah ini.

15
 Klik step  step sampai muncul laporan dari data yang telah anda
buatkan macro.

4. Switchboard
Switchboard merupakan perancangan menu otomatis pada access untuk
mempermudah dalam mengakses objek table, query, form, Report, macro,
pages, modules yang telah dibuat. Dalam aplikasinya Switchboard sering
digunakan sebagai menu aplikasi untuk memudahkan para pengguna. Untuk
memahami bagaimana cara membuat Switchboard buatlah database baru
dengan nama BIODATA dengan dua tabel, yaitu tabel dosen dan tabel
mahasiswa, seperti struktur dibawah ini.
Tabel Dosen

Tabel Mahasiswa

16
 Langkah berikutnya buat Form Dosen dengan nama F_Dosen seperti
gambar berikut ini, kemudian isikan data fiktif sebanyak record yang anda
perlukan.

Langkah berikutnya buat Form Mahasiswa dengan nama F_Mahasiswa

seperti gambar berikut ini, kemudian isikan data fiktif sebanyak record yang
anda perlukan.

Setelah entri data selesai buatlah Buat Report dengan nama Rpt_Dosen
berdasarkan table DOSEN dan Buat Report dengan nama Rpt_Mahasiswa
berdasarkan table Mahasiswa
Langkah Membuat Switcboard:
1. Klik menu Tools, pilih Database Utilities, Switchboard Manager

17
3ila anda belum pernah membuat Switchboard di layar akan mumcul kotak
dialog sebagai berikut :
Klik tombol Yes untuk memulai membuat Switchboard sampai keluar kotak
Switchboard Manager

Klik tombol New

18
Ketik nama Switchboard yang diinginkan misalnya DATABASE kemudian
klik Ok, di layar akan muncul kotak Switchboard Manager yang telah terisi
DATABASE.

Klik DATABASE, klik make default.

Selanjutnya klik edit.

19
Klik NEW. Isi Switchboard item seperti berikut kemudian klik OK.

Lakukan dengan cara yang sama untuk mengisi Form mahasiswa, daftar
dosen dan daftar mahasiswa. Namun untuk bentuk report, gunakan comand
dengan perintah open report.

Kemudian membuat perintah untuk keluar dari program.

Close aplikasi pembuat swithcboard. Pada format form. Lakukan double

klik untuk membuka program aplikasi switchboard yang telah kita buat.

20
Karena pada saat pembuatan kita memilih open form in add mode maka
yang ditampilkan form kosong, jika ingin menampilkan data yang sudah
diisikan harus memilih open form in add mode, jika ingin menampilkan data
yang sudah diisikan harus memilih open form in edit mode, atau kalau sudah
terlanjur dibuat, edit table switchboard items dengan cara:
a). Klik object tabel.
b). Doble klik switchboard items, kemudian akan muncul:

21
c). Ubah angka 2 pada kolom Command menjadi 3. Anda juga bisa
mengubah Item. Misalnya terjadi salah ketik.

Mengatur Switchboard Pada Saat Startup

Agar Switchboard langsung aktif pada saat file dijalankan lakukan
perubahan pada startup, dengan cara sebagai berikut:
a). Klik menu Tools, pilih Startup

b). Isi beberapa komponen pada kotak Startup, misalnya Aplication Title:
isi dengan Judul Aplikasi yang anda buat. Display Form/Page. pilih
form yang akan pertama kali dimunculkan, komponen lainnya
disesuaikan dengan kebutuhan.

22
5. Relasi Antar Tabel

Tabel MAHASISWA
Nama Field Tipe
NIM TEXT (PK)
NAMA TEXT
KODE_JUR TEXT (FK)

Tabel ORGANISASI
Nama Field Tipe
KODE_ORG TEXT (PK)
NAMA_ORG TEXT

Tabel JURUSAN
Nama Field Tipe
KODE_JUR TEXT (PK)
NAMA_JUR TEXT
KODE_FAK TEXT (FK)

Tabel FAKULTAS
Nama Field Tipe
KODE_FAK TEXT (PK)
NAMA_FAK TEXT

Tabel MHS_ORG
Nama Field Tipe

23
NIM TEXT (PK)
KODE_ORG TEXT
TGL_GABUNG DATE

Implementasikan seperti biasa di Access, jangan lupa definisikan primary

key untuk setiap tabel (PK). Cara mendefinisikan suatu tabel menjadi
primary key adalah saat design view, klik kanan kolom yang akan dijadikan
primary key (gambar bawah)

lalu pilih “Primary Key”, hasilnya akan tampak sebagai berikut:

Primary key ini nantinya akan berperan sebagai penghubung antar table

Untuk mendefinisikan relationship

Tekan tombol relationship.

24
Tambah semua table sehingga tampilannya akan seperti berikut:

Lebih Lanjut tentang Referential Integrity

Referential integrity adalah mekanisme untuk menjamin integritas data.
Tanpa penjaminan referential integrity dapat terjadi kesalahan pada data,
bukan kesalahan dalam hal fisik tetapi dalam hal kekonsistenan. Anda dapat
bayangkan apa yang terjadi saat kode fakultas di tabel FAKULTAS diganti
tanpa mengganti kode fakultas di tabel JURUSAN?
Efeknya sangat fatal, semua JURUSAN yang terkait dengan fakultas tadi
akan terputus dengan tabel FAKULTAS, atau lebih bahaya lagi akan
terhubung ke record yang salah.
Ketidak konsistenan data akan menyebabkan kesalahan lojik yang sangat
sulit dilacak dan diperbaiki.

Kita dapat mengeset Access agar melaksanakan pemaksaan referential

integrity (enforce referential integrity). Pada Access ada dua jenis enforce
referential integrity:
Cascade Update dan Cascade Delete.

Pada cascade update, jika suatu primary key tabel diubah (misalnya
KODE_JUR pada tabel JURUSAN), otomatis field pada tabel lain yang
mengacu field tersebut juga akan terupdate (misalnya KODE_JUR pada
tabel MAHASISWA).

Sedangkan cascade delete terjadi saat suatu record dihapus, maka record
yang mengacu pada record tersebut juga akan dihapus.

25
6. Membuat Program Transaksi
Kita akan membuat program transaksi dengan form seperti tampak pada di
bawah ini:

Langkah-langkah Pembuatan Form Transaksi tersebut adalah

a). Buat Tabel
b). Isi Tabel barang dan Konsumen
c). Tentukan relasi antar tabel
d). Buat Query untuk Q-Head dan Q-Detil
e). Buat Form untuk Q-Head dan Q-Detil
f). Gabungkan Form Q-Head sebagai main Form dan Q-Detil sebagai Sub
Form
g). Masukan rumus-rumus transaksi

a. Buat Tabel
Form di atas memerlukan empat tabel yang harus dibuat, yaitu
- Tabel Barang
- Tabel_Konsumen
- Tabel Head
- Tabel Detil
Field yang sama yang dijadikan Primary Key pada tabel Head, Detil,
dan Barang harus mempunyai Tipe Data, Field Size dan Field Name
yang sama.

Tabel-tabel di atas dapat dibagi ke dalam dua golongan yaitu

26
 Tabel Master yang terdiri dari tabel Barang dan tabel Konsumen.
Tabel ini harus diisi dengan record yang sesuai sebelum digunakan
dalam form transaksi. TabeI ini merupakan tabel sumber dari
transaksi yang dilakukan.
 Tabel Transaksi, terdiri atas tabel Head dan tabel Detil. Tabel ini
diisi pada saat transaksi dilakukan.

27
28
b. Isi tabel barang dan konsumen

c. Tentukan relasi antar tabel

Syarat relasi:
Data Type dan Field Size harus sama
Filed Name boleh berbeda
Hubungan hams berjenis One to Many
Bila terjadi hubungan One to One, terjadi perbedaan data type dan field
size pada primary keys yang direlasikan. Bila terjadi intermediate,
menunjukkan salah satu field yang direlasikan belum memakai primary
keys
Untuk merelasikan Tabel lakukan langkah berikut
 Berikan perintah Tools Relationship. Kemudian akan muncul Kotak
Dialog Show Tabel.
 Blok Tabel yang akan dibuat relasi dengan cara klik dan seret mouse
dari nama Tabel Barang sampai Konsumen,
 Tekan tombol Add, nama-nama tabel akan masuk ke dalam jendela
Relationships
 Klik tombol Close, Anda akan masuk ke dalam jendela Relationships

29
 Pada jendela Relationships relasikan field-field yang diperlukan dengan
menyeret dan melepas tombol mouse pada nama field yang bersesuaian.
sehingga relasi untuk keempat tabel di alas nampak pada tabel berikut.

 Pada Kotak Dialog Edit Relationship yang ditampilkan, klik semua

kotak check seperti tampak pada gambar berikut.

30
 Tutup jendela Relationship dengan menekan tombol Close atau
CtrI+F4. Sebuah kotak pecan akan ditampilkan. Tekan Yes untuk
menyimpan relasi yang telah Anda buat.

d. Buat Query untuk Q-Head dan Q-Detil

Untuk dapat mengisi tabel Head dan tabel Debi melalui Form
Transaksi, terlebih dahulu perlu dibuat Query Head dan Query Detil. Kunci
keberhasilan membuat Query terletak pada ketelitian pengambilan sumber
Field. Pada kasus ini Query Head diberi nama Q-Head dan untuk Query
Detil diberi nama Q-Detil. Nama sebuah query sebaiknya diawali dengan
huruf Q untuk membedakan dengan Tabel saat membuat Form

Untuk membuat Query lakukan langkah-langkah berikut:

a. Klik Objek Query pada Database Windows
b. Klik Tombol New, Kotak Dialog Show Tabel dengan latar belakang
Query Windows akan ditampilkan.
c. Klik nama Tabel yang akan dibuat Query (atau blok tabel-tahel yang
akan dibuat Query)
d. Klik Add.
e. Klik Close. Sekarang Anda akan berada pada Windows Query
f. Double klik nama-nama field yang akan dibuat Query pada daftar Field
yang ditampilkan.

31
g. Tekan Ctr1+F4 untuk keluar sekaligus menyimpan Query. Berikan
Nama Query pada kotak dialog yang ditampilkan. Akhiri dengan
menekan tombol Yes.

Untuk kasus di atas, bila Anda benar, Query Head, dan Query Detil nampak
seperti pada gambar berikut:

e. Buat Form untuk Q_Head dan Q_Detil

Form untuk Q-Head harus berbentuk Columnar Form, dan bed nama
misalnya F-t lead
Form untuk Q-Detil harus berbentuk Datasheet Form, dan beri nama
misalnya F-Detil

32
Gabungkan Form F-Head dengan f_Detil
Jadikan Form F-Head sebagai main Form dan F-Detil sebagai Sub Form.
Untuk menggabungkan kedua form tersebut lakukan langkah berikut:
o Buka Form F_Head dalam keadaan Design View.
o Posisikan Field dan Label sesuai dengan Form yang diinginkan.
o Untuk memasukkan F-Detil sebagai Sub Form hisa menggunakan
Toolbox atau dengan menyeret nama form yang ditampilkan pada
Database Windows ke dalam F-Head yang sedang dalam keadaan
Design View.

o Hapus Field No Faktur Jual yang ada pada Sub Form

33
o Properties yang harus dirubah pada Sub Form adalah
Source Object : F_Detil
Link Child Fields : No Faktur Jual
Link Master Fields : No Faktur Jual

o Untuk menghindari kesalahan dalam menentukan values dari Link

Child Fields dan Link Master fields, klik tombol Expression Builder
yang berada di samping kanan Link Child Fields, sehingga Sub Form
Field Linker ditampilkan. Klik OK.

f. Masukan rumus-rumus dan ketentuan transaksi

Tampilkan form gabungan F-Head dengan F-Detil dalam keadaan Design
View. Kemudian lakukan hal-hal berikut:

a) Tanggal Transaksi
Tanggal transaksi dihuat otomatis sesuai dengan tanggal saat dilakukan
transaksi.
 Klik mouse kanan pada textbox tanggal, klik properties.
 Ketikan = Date () pada properties Default Value

34
  Tentukan format Tanggal pada properties Format sesuai dengan
format yang disediakan.

b) Nomor Customer
Agar dapat mengisi Nomor Customer dengan cara rnemilih daftar
Customer yang sudah ada yang diikuti dengan Nama dan Alamat
Customer yang ditampilkan secara otomatis, lakukan Iangkah berikut:
 Klik mouse kanan pada textbox No Customer, klik Change "I o,
klik Combo Box.
 Tentukan properties
Row Source Type : Table/Query
Row Source : Konsumen

c) Kode Batang
Agar dapat mengisi Kode Barang dengan cara memilih daftar Kode
Barang yang sudah ada yang diikuti dengan Nama Barang yang
ditampilkan secara otomatis, lakukan langkah berikut:

35
 Klik mouse kanan pada textbox Kode Barang; klik Change "i o,
khk Combo Box.
 Tentukan properties
Row Source Type : Table/Query
Row Source : Barang

36