STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM

KEGIATAN PENGADMINISTRASIAN UMUM

1. SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK

2. SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR
3. SOP PENOMORAN SURAT
4. SOP PENGGANDAAN DOKUMEN
5. SOP FAKS MASUK
6. SOP PEMINJAMAN ARSIP
7. SOP PENATAAN BERKAS ARSIP
8. SOP RETENSI ARSIP
 FLOWCHART
SOP PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK

MULAI

MENERIMA SURAT MASUK

PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT

PRIBADI DAN SURAT DINAS

PENGAGENDAAN SURAT PENGAGENDAAN

SURAT DINAS
PRIBADI

PEMERIKSAAN SURAT
PENYAMPAIAN SURAT
PRIBADI KEPADA YBS
DISPOSISI
PETUNJUK DARI
KEPALA BNN
KOTA MATARAM

MEMERIKSA DAN

MELAKSANAKAN DISPOSISI

DISTRIBUSI SURAT PEMBUATAN SURAT

PENGARSIPAN
BALASAN

SELESAI
 Nomor
SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh
Badan Narkotika Nasional
Nama
SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK
Kota Mataram

Dasar Hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional

2. Kasubbag Umum
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
3. Pengadministrasi Umum
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja BNNP dan BNNK/Kot
Keterkaitan:
Peralatan/Perlengkapan:
1.
Alat Tulis Kantor
2.
Komputer dan printer
3.
Buku Agenda dan Lembar Disposisi
4.
Buku Ekspedisi
Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan:
1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat masuk. 1.
Pencatatan surat masuk pada buku agenda
2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum. 2.
Pencatatan disposisi petunjuk pada buku agenda
3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap
melaksanakan pekerjaan.
Cara mengatasi:
1. Koordinasi dengan petugas security/receptionis penerima surat
2. Mengeluarkan surat teguran / peringatan.
 Kepala
Mutu Baku
Pelayanan Pengadmi
Pegawai
Kasubag BNN Para
Pengolah
No Kegiatan Subbag nistrasi
BNN Kota Ket.
Umum Kota Kasi
Data
Umum Umum
Mataram Kelengkapan Waktu Output
Mataram
1. Petugas Layanan Subbag
1. ATK 5 menit Adanya penanggung
Umum BNN Kota Mataram
2. Surat jawab penerima Surat
menerima surat, memilah
3. Lembar Masuk
Surat atas surat pribadi dan
disposisi
surat dinas.
Petugas Layan Subbag
Umum BNN Kota Mataram
menyerahkan kepada
Petugas Pengadministrasi
Umum.
Mengembalikan Surat jika
salah alamat/salah kirim.
2. Pengadministrasi Umum
1. Surat 15 1. Surat Dinas
mencatat dalam buku
2. Lembar menit Masuk mendapat
agenda, melampirkan lembar
disposisi nomor dan
disposisi pada surat dan
3. Buku tanggal surat
meneruskan surat kepada
Agenda masuk.
Kasubag Umum.
4. Buku 2. Surat Masuk
Untuk Surat Pribadi
Ekspedisi terklasifikasi dan
disampaikan pada yang
terdata dalam
bersangkutan.
buku agenda.

3. Surat Pribadi

disampaikan

dengan bukti

tanda terima pada

buku ekspedisi

3. Kasubag Umum memeriksa

1. Surat 15 Disposisi
dan di teruskan kepada
2. Lembar menit
Kepala BNN Kota Mataram
disposisi
untuk mendapat persetujuan
/petunjuk..
4. Kepala BNN Kota Mataram 1. Surat
15 1. Arahan/perintah,
1
mengembalikan surat yang 1 2. Lembar
menit 2. Disposisi Petunjuk
telah di disposisi kepada
disposisi
Kasubag Umum untuk
ditindak lanjuti.
5. Kasubag Umum memeriksa 1. Surat
10 Disposisi / Bahan
disposisi petunjuk Kepala 2. Lembar
menit konsep surat balasan
BNN Kota Mataram dan
disposisi
menyerahkan Surat kepada
Pengadministrasi Umum
untuk dicatat dan
didistribusikan sesuai
petunjuk.
6. Pengadministrasi Umum 1. ATK
15 Disposisi Surat Masuk
mencatat disposisi petunjuk/ 2. Surat
menit tercatat dalam buku
menggandakan dan 3. Lembar
agenda
mendistribusikan sesuai
disposisi Penggandaan Surat
disposisi Kepala BNN Kota 4. Buku
Mataram. Agenda
5. Konsep
Surat
7. Para Kasi menerima Surat 1. Surat
20 1. Arsip Surat
dan sesuai disposisi Kepala 2. Lembar
menit 2. Konsep surat
BNN Kota Mataram dan
Disposisi, balasan.
menindaklanjuti sesuai 3. Konsep
petunjuk. surat
3. bukti tanda terima
Pengolah Data membuat 1
pada buku
konsep surat balasan sesuai
ekspedisi
petunjuk.
Pelayanan Subbag Umum
BNN Kota Mataram
mengarsipkan Surat Asli.
1 Jam 35
Menit

Kepala BNN Kota Mataram

1 : Berpindah ke aktifitas SOP Surat Keluar
Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

 FLOWCHART
SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR

MULAI

KONSEP SURAT

PEMERIKSAAN KONSEP SURAT SERTA

PEMBUBUHAN PARAF

TANDA TANGAN PIMPINAN

PENOMORAN DAN PENCATATAN SURAT ARSIP

KELUAR

PENGIRIMAN SURAT

SELESAI
Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh
Badan Narkotika Nasional
Nama
SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR
Kota Mataram

Dasar Hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional

2. Kasubbag Umum
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
3. Pengadministrasi Umum
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja BNNP dan BNNK/Kota

Keterkaitan:
Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Pelayanan Administratif Surat Masuk Subbag Umum. 1.
Alat Tulis Kantor
2. SOP Tata Naskah 2.
Komputer dan printer
3. SOP Penataan Arsip 3.
Buku Agenda dan Lembar Disposisi
Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan:
1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat keluar. 1.
Pencatatan surat keluar pada buku agenda
2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum.
3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap
melaksanakan pekerjaan.
Cara mengatasi:
1. Mengeluarkan surat teguran / peringatan.
Pelayanan
Kepala Penga
Bagian Mutu Baku

Subbag
Pengol Kasubag BNN dminis
Umum
No Kegiatan Para Kasi
Umum
ah Data Umum Kota trasi
Settama
BNN
Kota Kelengkapan Waktu Output
Mataram Umum
BNN

Mataram
1. Petugas Pengolah Data
1. ATK 15 Konsep Surat
membuat konsep surat
2. Konsep Surat menit
sesuai disposisi petunjuk
3. Komputer
atau arahan/ perintah
pimpinan.
2. Petugas Pengolah Data
1. ATK 15 Konsep Surat Dinas
menyerahkan konsepan
2. Konsep Surat menit yang terparaf
surat keluar kepada
konseptor.
pimpinan (konseptor surat)
untuk diperiksa dan dibubuhi
paraf jika ada perbaikan
untuk segera diperbaiki dan
diajukan kembali.
Surat yang telah terparaf
oleh Pengolah data
diserahkan kepada kasubbag
Umum untuk diperiksa.
3. Kasubag Umum memeriksa
1. ATK 15 Konsep Surat Dinas
Konsep Surat Keluar dan di
2. Konsep menit yang terparaf
teruskan kepada Kepala
Surat Kasubbag Umum
BNN Kota Mataram untuk
mendapat persetujuan.
4. Kepala BNN Kota Mataram
1. ATK 5 menit Konsep Surat Dinas
menyetujui dan
2. Konsep ditandatangani /paraf
mengembalikan konsep surat
Surat Ka BNN Kota Mataram
kepada Kasubbag Umum.
5. Kasubbag Umum memeriksa
1. ATK 5 menit Konsep Surat Dinas
surat dan memerintahkan
2. Surat Keluar ditandatangani /paraf
pengadministrasi umum 1
Ka BNN Kota Mataram
untuk mengagendakan surat.
Keluar.
Untuk Surat yang
membutuhkan tandatangan
 Kepala BNN/ Sekretaris
Utama BNN surat di teruskan
ke Bagian TU Settama BNN
1
6. Pengadministrasi Umum 1.
ATK 15 Surat Keluar yang
mencatat surat pada buku 2.
Buku menit terdata di Buku
agenda surat keluar dan 1
Agenda Agenda Surat Keluar
membubuhi nomor , tanggal 3.
Cap yang telah di nomori,
dan cap pada jenis surat
Stempel diberi tanggal dan di
tertentu.
cap stempel (untuk
Pengadministrasi umum
surat tertentu)
menyerahkan surat kepada
pelayanan Subbag Umum
BNN Kota Mataram untuk
dikirim dan menggandakan
serta diarsipkan.
7. Pelayanan Subbag Umum 1.
Buku 15 1. Terdatanya surat
BNN Kota Mataram
Ekspedisi menit keluar yang
mengirimkan surat , 2.
Mesin terkirim di buku
menggandakan dan
Fotocopy ekspedisi.
mengarsipkan surat keluar.
2. Arsip Surat

Keluar.
8. 1
Jam 25 Menit

1
: Berpindah aktifitas ke SOP Administrasi Persuratan BNN

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

 FLOWCHART
SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

MULAI

PENERIMAAN ARSIP MASUK

PENGKLSIFIKASIAN ARSIP

MENGINDEKS ARSIP

MENENTUKAN INDEKS BERKAS

PENATAAN BERKAS DALAM

BOKS/DOOS BERDASARKAN
KLASIFIKASI ARSIP

PENYUSUNAN KARTU KENDALI ARSIP

SELESAI
Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh
Badan Narkotika Nasional

Nama SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

Kota Mataram

Dasar Hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional
2. Kasubbag Umum
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
3. Pengadministrasi Umum
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja BNNP dan BNNK/Kota

Keterkaitan:
Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Retensi Arsip
Dafftar klasifikasi arsip, agenda arsip, rak arsip, folder, kartu kendali,
doos/boks

arsip

Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan:
Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat, yang berisikan pengelompokan
1. Daftar arsip
berdasarkan rincian masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan.
2. Daftar klasifikasi arsip
 Kepala
Keterang
Pengadminis
Mutu Baku an
Kasubbag BNN
No Kegiatan trasi umum /
Umum Kota
Arsiparis
Kelengkapan Waktu Output
Mataram
1. Penerimaan Arsip Masuk. Arsip,
Daftar 15 menit Terkumpulnya arsip

Klasifikasi arsip statis dari unit pengolah

ke unit arsiparis TU
2. Mengklasifikasi Arsip. Arsip,
Daftar 10 menit Terklasifikasinya arsip

Klasifikasi arsip Berdasarkan klasifikasi arsip

fasilitatif
3. Mengindeks Arsip. Arsip,
lembar indeks 15 menit Terbedakannya arsip/ surat dengan
arsip
yang lainnya dalam satu berkas
4. Menentukan Indeks Berkas (titel). Berkas
arsip, daftar 15 menit Terwujudnya tanda pengenal
indeks
arsip berkas
yang
tersesuaikan
apakah
dalam bentuk

dossier, rubrik atau

seri.
5. Penataan Arsip dalam doos/boks arsip Berkas
arsip, boks 30 menit Tersusunnya penataan arsip
serta penyusunannya pada
arsip,rak arsip. berdasarkan kode
rak arsip berdasarkan
Klasifikasi arsip
kode klasifikasi arsip
6. Penyusunan kartu kendali Daftar
arsip, Kode 15 menit Terwujudnya kartu kendali arsip

klasifikasi arsip. guna mempermudah pencarian

arsip
7. Pelaporan Bulanan dan tahunan
Komputer 1 Bulan Laporan Arsip
kepada Kasubag Umum dan Ka BNN
Sekali
Kota Mataram.

1 Jam 25 Menit
Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

 FLOWCHART
SOP PENGGANDAAN DOKUMEN

MULAI

PENGAJUAN PENGGANDAAN
DOKUMEN

MENGGANDAKAN DOKUMEN

MENGHITUNG JUMLAH
DOKUMEN YANG DIGANDAKAN

MENYERAHKAN DOKUMEN
YANG TELAH DIGANDAKAN
KEPADA PEMOHON

SELESAI
 Nomor
SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh
Badan Narkotika Nasional
Nama
SOP PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOCOPY)/ DIGITAL
Kota Mataram

Dasar Hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional

2. Kasubbag Umum
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
3. Pengadministrasi Umum
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja BNNP dan BNNK/Kota

Keterkaitan:
Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Penataan Berkas Arsip
Mesin fotokopi, Risograph, Kertas, Agenda penggandaan dokumen, formulir

penggandaan dokumen, meja, kursi, pensil, ATK.

Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan:
Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi kertas habis, dapat menghambat 1.
Agenda arsip surat
penggandaan dokumen 2.
Formulir peminjaman arsip
 Pengad
Keterang
ministra
Mutu Baku an
Kasubbag Pengolah
No Kegiatan Pemohon si Umum
Umum Data

Kelengkapan Waktu Output

1. Mengajukan Penggandaan Formulir
Penggandaan 10 menit 1. Terisinya formulir
Dokumen Dokumen
yang telah penggandaan dokumen

ditandatanga 2. Terwujudnya tanda bukti

ni sebagai
pemohon permohonan

penggandaan dokumen.
2. Memverifikasi permohonan Formulir
permohonan 5 menit Tertandatanganinya Formulir
Penggandaan dokumen
penggandaan dokumen permohonan penggandaan

ditandatangani barang.
Kasubag TU
3. Mencatat Permohonan Formulir
Penggandaan 5 menit Terdatanya informasi
Penggandaan Dokumen Dokumen,
Agenda pemohon Penggandaan

Penggandaan Dokumen
Dokumen
4. Menggandakan Dokumen Dokumen
yang akan 10 menit Terlaksananya permohonan
(Hardcopy/Softcopy) digandakan
penggandaan Dokumen
5. Menghitung jumlah dokumen Dokumen
yang akan 5 menit Terpastikannya jumlah
Yang digandakan digandakan
Dokumen yang digandakan
6. Mencatat Jumlah dokumen
5 menit Terkendalinya jumlah
yang telah digandakan
Kertas yang terpakai
7. Menyerahkan dokumen
2 Terlaksananya Permohonan
yang telah digandakan
menit Penggandaan dokumen
kepada pemohon.

42 Menit

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

 FLOWCHART
SOP PENOMORAN SURAT

MULAI

PENGAJUAN PENOMORAN
SURAT

KLASIFIKASI SURAT ATAS JENIS

PENOMORAN SURAT (SURAT
KELUAR, NOTA DINAS, SPRIN,
SURAT TUGAS)

PENOMORAN SURAT

PENGGANDAAN SURAT GUNA

PENGARSIPAN

SELESAI ARSIP
Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh
Badan Narkotika Nasional

Nama SOP PENOMORAN SURAT

Kota Mataram

Dasar Hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional

2. Kasubbag Umum
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
3. Pengadministrasi Umum
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja BNNP dan BNNK/Kota

Keterkaitan:
Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Penataan Berkas Arsip
Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Kendali Surat
Keluar,

Agenda Arsip surat keluar,

Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan:
1. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan
1. Buku Kendali Surat Keluar
pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama.
2. Buku Ekspedisi Surat
2. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan
3. Agenda Arsip Surat Keluar
ditambah dua rangkap untuk Arsip Subbag Umum
 Pelayanan
Keterangan

Mutu Baku
Subbag Umum Pengadministrasi
No Kegiatan
BNN Kota Umum
Mataram Kelengkapan
Waktu Output
1. Pengajuan Penomoran Surat Surat Keluar
yang 15 Tersusunnya secara urut surat-
telah
Menit surat yang siap dengan
ditandatangani
penomoran sesuai kartu kendali
Pejabat
2. Pemilahan surat atas Jenis Surat Keluar
15 Terklasifikasinya surat hingga
Penomoran Surat (Surat yang telah
Menit penomorannya
Keluar, Nota Dinas, SK, Surat ditandatangani
Tugas) Pejabat
3. Penomoran Surat Buku Kendali
10 Terciptanya surat keluar yang
Surat Keluar,
Nota Menit telah ditandatangani dan memiliki
Dinas, SK,
Surat tanggal dan nomor Surat
Tugas
4. Penggandaan Surat guna Surat Keluar
10 Tersedianya Arsip Surat pada
pengarsipan dan pengiriman yang telah
Menit tata usaha dan tercatat pada
ditandatangani
buku ekspedisi bukti pengiriman
dan
surat.
memiliki
tanggal dan
nomor Surat
50
Menit

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

 FLOWCHART
SOP FAKS MASUK

MULAI

PENERIMAAN FAKS MASUK

PEMBERIAN NOMOR DAN ARSIP

TANGGAL MASUK TERHADAP
FAKS YANG DITERIMA

PENYAMPAIAN LEMBAR FAKS

KEPADA PEJABAT TUJUAN FAKS

SELESAI
Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh
Badan Narkotika Nasional

Nama SOP FAKS MASUK

Kota Mataram

Dasar Hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional

2. Kasubbag Umum
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
3. Pengadministrasi Umum
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja BNNP dan BNNK/Kota

Keterkaitan:
Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Penomoran Surat
Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK,

faksimili, lembar disposisi surat.

Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan:
Kealpaan/keterlambatan permintaan nomor dan tanggal surat masuk atas facsimile
1. Pengagendaan surat masuk
yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengagendaan surat masuk dan
2. Arsip Surat Masuk
akan menjadi kendala ketika surat akan dimintakan kembali.
 Pelayanan
Keterangan

Mutu Baku
Subbag Umum Pengadministrasi
No Kegiatan
BNN Kota Umum
Mataram Kelengkapan
Waktu Output
1. Menerima Faks Masuk Daftar faks masuk
5 Tersusunnya secara

Menit urut suratsurat yang

siap dengan penomoran

sesuai

kartu kendali
2. Pemberian Nomor dan tanggal Faks Masuk,
15 Terklasifikasinya surat
Surat Masuk terhadap faks Daftar Faks
Menit hingga penomorannya
yang diterima. Masuk
3. Penggandaan Surat Surat Keluar
10 Tersedianya Arsip Surat
guna pengarsipan dan yang telah
Menit pada Unit Pengolah dan
pengagendaan. ditandatangani
Unit Subbag Umum.
dan
memiliki
tanggal dan
nomor Surat

30 Menit

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

 FLOWCHART
SOP PEMINJAMAN ARSIP

MULAI

PENGAJUAN PEMINJAMAN
ARSIP

PENCATATAN PEMINJAMAN PENCARIAN ARSIP OLEH

ARSIP ARSIPARIS

PEMINJAMAN ARSIP

MENERIMA ARSIP YANG TELAH

DIKEMBALIKAN

MEMERIKSA KELENGKAPAN
ARSIP YANG TELAH
DIKEMBALIKAN

PENGEMBALIAN ARSIP
KEPENYIMPANAN SEMULA

SELESAI
Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh
Badan Narkotika Nasional

Nama SOP PEMINJAMAN ARSIP

Kota Mataram

Dasar Hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional

2. Kasubbag Umum
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
3. Pengadministrasi Umum
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja BNNP dan BNNK/Kota

Keterkaitan:
Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Penataan Berkas Arsip
Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip, meja, kursi, pensil, komputer, ATK,

Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan:
1. Arsip dapat dipinjamkan dengan rentang waktu tidak lebih dari 3 jam, lebih dari
1. Agenda arsip surat
itu dikhawatirkan arsip akan sulit dipertanggungjawabkan,
2. Formulir peminjaman arsip
2. Kartu Tanda Penduduk/Kartu Indentitas peminjam arsip agar ditinggal dalam
buku peminjaman selama arsip belum dikembalikan sebagai jaminan
pengembalian arsip.
Keterangan

Mutu Baku
Pengadministrasi
No Kegiatan Pemohon
Umum
Kelengkapan
Waktu Output
1. Penerimaan Pengajuan Formulir Peminjaman
10 1. Terisinya formulir
Peminjaman arsip arsip
Menit penimjaman arsip

2. Terwujudnya tanda bukti

permohonan

peminjaman arsip
Daftar arsip
20 Penemuan kembali arsip

Menit yang dibutuhkan

2. Pencatatan Peminjaman Arsip Formulir peminjaman

30 Terdatanya informasi
dan Peminjaman Arsip arsip, Agenda
Menit peminjam arsip dan arsip
Peminjaman Arsip
yang dipinjam

Formulir peminjaman
15 Tergantikannya arsip yang
arsip, Folder
Menit dipinjam dengan formulir
tempat arsip yang
yang telah diisi oleh
dipinjam
peminjam arsip.
3. Menerima arsip yang telah Formulir
Pengembalian 10 Terdatanya bahwa arsip
dikembalikan Arsip
Menit yang dipinjam telah

dikembalikan
4. Memeriksa kelengkapan dan Arsip, Data
60 1. Terwujudnya
Keadaan arsip secara berkala Arsip/
Menit pengembalian arsip

pada folder/tempat

dimana arsip itu berasal

2. Dapat dipastikan arsip

dalam keadaan baik dan

lengkap
Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

 FLOWCHART
SOP RETENSI ARSIP

MULAI

FOLDER ARSIP

PEMINDAHAN ARSIP STATIS IN-AKTIF

PENGECEKAN ARSIP
BERDASARKAN JADWAL PENUNDAAN
RETENSI ARSIP

PERMOHONAN PERSETUJUAN
PEMUSNAHAN ARSIP

PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN KEPALA

BNNK TIDAK
PEMUSNAHAN ARSIP
Mataram

PENGISIAN BERITA ACARA

PEMUSNAHAN ARSIP YA

PEMUSNAHAN ARSIP

SELESAI
Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh
Badan Narkotika Nasional Nama
SOP RETENSI ARSIP
Kota Mataram

Dasar Hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional

2. Kasubbag Umum
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
3. Pengadministrasi Umum
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata
Kerja BNNP dan BNNK/Kota

Keterkaitan:
Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Penataan Berkas Arsip
Agenda Arsip Surat, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, alat penghancur
2. SOP Arsip Bersejarah
kertas,lembar jadwal retensi arsip, lembar permohonan persetujuan pemusnahan

arsip, lembar berita acara pemusnahan arsip

Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan:
1. Pemusnahan Surat hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala BNN Kota 1.
Berita Acara Pemindahan Arsip
Mataram sebagai Penanggung Jawab kearsipan 2.
Jadwal Retensi Arsip
2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, 3.
Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip
3. Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis 4.
Berita Acara Pemusnahan Arsip.
terhadap arsip yang dimusnahkan.
 Kepala
Keterangan
Kepala BNN Kota
Mutu Baku
Pengadminis
No Kegiatan Subbag Mataram
trasi Umum
Umum
Kelengkapan Waktu Output
1. Pemindahan Arsip statis Arsip Stasis,
1 Hari Terkumpulnya 5 Tahun Sekali
Berita Acara
arsip
Pemindahan
statis dari unit
Arsip
pengolah

ke unit arsiparis

Subbag Umum
Berita Acara
2 Jam Terparafnya
Pemindahan
Berita
Arsip
Acara

Pemindahan

Arsip
2. Pengecekan Arsip Jadwal Retensi
Arsip 2 x 24 1. Terdatanya
berdasarkan Jadwal Retensi
Jam arsip
Arsip
berdasarkan

urgensi dan

jadwal

retensinya

2. Terdatanya

arsip statis

yang bernilai

sejarah
3. Permohonan Persetujuan Surat Permohonan
Persetujuan 1 Jam Terpantaunya
Pemusnahan arsip Pemusnahan Arsip
yang ditujukan secara hirarkis
kepada Kepala
arsiparsip yang
Subbag Umum
Akan
dimusnahkan.
Surat Permohonan
Persetujuan 1 Jam Terdatanya
Pemusnahan Arsip
yang ditujukan bahwa arsip
kepada Ka BNN
Kota Mataram yang dipinjam

telah

dikembalikan
4. Pengisian Daftar Pertelaan Formulir
Pertelaan Pemusnahan 15 Terisinya Daftar
Arsip
Menit Pertelaan

Pemusnahan
 Arsip

5. Pengisian Berita Acara Daftar Berita Acara Pemusnahan 15 Terisinya

Berita
Pemusnahan Arsip Arsip Menit Acara
Pemusnahan
Arsip
6. Pemusnahan Arsip Persetujuan atasan, Arsip in Aktif 1 Jam Termusna
Arsip yang
yang akan dimusnahkan hkannya
dimusnahkan harus
Arsip In
Aktif benar-benar
yang
musnah.
telah
tidak
terpakai
3 Hari 5 Jam 30 Menit

Kepala BNN
Kota Mataram

Drs. H. Nur
Rachmat, Apt.
NIP. 19660408
199203 1 013