Makalah

DASAR-DASAR MANAGEMEN
DISUSUN OLEH :

Nindy Gustianingsih Wisan (651417003)

Tanty Pakaya (6514170)

Fitriyanty Abdjul 651417011)

Maryam Liko (651417012)

Rizcy Saputra 651417013)

Sulastri Hubu (6514170)

Rahmatika Duda (651417038)

FAKULTAS PERTANIAN

ILMU DAN TEKNOLOGI PANGAN

UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO

2017
Pengertian perencanaan (planning)

Perencanaan secara garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja
organisasi.
Rencana (planning) dapat berupa rencana informal ataupun rencana formal. Rencana
informal adalah rencana-rencana yang tak tertulis dan bukan merupakan dari tujuan bersama
anggota organisasi. Sedangkan definisi dari rencana formal adalah rencana yang tertulis yang
harus dilaksanakan oleh organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Macam-macam planning atau perencanaan

Perencanaan/rencana itu merupakan pusat atau inti dari kegiatan manajemen, dan perencanaan
memiliki banyak macamnya, diantaranya seperti di bawah ini::

 Rencana Jangka Panjang (long term planning) adalah perencanaan yang berlaku antara 10 s/d
25 tahunan.
 Rencana Jangka Menengah (medium range planning) adalah perencanaan yang berlaku di
antara 5 s/d 7 tahunan.
 Rencana Jangka Pendek (short range planning) adalah perencanaan umumnya berlakunya
hanya untuk sekitar 1 tahun.

Perencanaan mempunyai manfaat bagi perusahaan sebagai berikut:

1. Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektif dan
efisien.

2. Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat
dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.

3. Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan dan

ancaman.

4. Dapat menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan
terkontrol.
Fungsi Perencanaan

Fungsi perencanaan pada dasarnya adalah suatu proses pengambilan keputusan sehubungan
dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaansumber daya dan pembentukan suatu sistem
komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan
hasil-hasil tersebut dengan rencana yang di buat.

Banyak kegunaan dari pembuatan perencanaan yakni terciptanya efesiensi dan efektivitas
pelaksanaan kegiatan perusahaan, dapat melakukan koreksi atas penyimpangan sedini mungkin,
mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul menghindari kegiatan, pertumbuhan dan
perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.

Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa
yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan
tujuan organisasi.

Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan

– Menetapkan tujuan dan target bisnis

– Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut

– Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan

– Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis

Langkah langkah dalam menyusun perencanaan

1. Merumuskan Misi dan Tujuan.

Usaha sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan , sasaran

sasaran, kebijakan kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama
perusahaan yang bersangkutan.

2. Memahami Keadaan Saat ini.

Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat

sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang. Dengan
pilihan langkah-langkah yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka
pendek dan sampai jangka panjang.

3. Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan.

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini
mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan. Disatu pihak perusahaan dapat
meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

4. Menyusun rencana Kegiatan untuk mencapai Tujuan.

Tujuan dapat dicapai dengan beberapa cara, diantaranya adalah :

1. Menyusun berbagai alternatif kebijaksanaan dan tindakan-tindakan yang mungkin dapat

dipilih.

2. Menilai dan membandingkan untung rugi setiap alternatif kegiatan kebijakan.

3. Memilih dan menetapkan suatu alternatif yang paling cocok dan baik diantara alternatif-
alternatif lain.
 Perencanaan Strategik ( Strategik Planning/ Corporate Planning ) merupakan bagian
terpenting dari manajemen strategik dan dapat dianggap sebagai pilar sentral manajemen
strategic

Perencanaan mengandung beberapa arti antara lain:

a) Proses.
Yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan
berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang di tentukan.dalam hal ini kegiatan dalam
perencanaan dilakukan menurut proses yang berlaku.

b) Penetapan tujuan dan sasaran.

Yaitu kegiatan merencanakan ke arah mana organisasi dapat menetapkan tujuan nya
secara khusus ataupun umum,tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek.

c) Pemilihan tindakan.
Yaitu organisasi harus mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif ketimbang
harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak efektif.

d) Mengkaji cara terbaik.

Walaupun pilihan tindakan itu sudah dianggap baik namun bisa saja tetap tidak efektif
kalau dilakukan dengan cara kurang baik.sebaliknya,sesuatu yang baik apabila dilakukan
dengan cara yang baik pula maka akan menghasilkan sesuatu yang efektif.

e) Tujuan .
Hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang diinginkan oleh
organisasi.keinginan itu bisa dinyatakan dalam suatu standar-standar yang berlaku baik
kualitatif maupun kuantitatif.

Unsur perencanaan (5W + 1H) yaitu pada umumnya menjawab pertanyaan :

 (what) Apa yang harus dikerjakan
 (who) Siapa yang akan melakukan pekerjaan
 (when) Kapan tindakan tersebut dilakukan
 (where) Dimana tindakan tersebut dilakukan
 (why) Mengapa harus dilakukan
 (how) Bagaimana cara melakukannya
Adapun lima pengklasifikasian rencana sebagai berikut :

a) Bidang Fungsional mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia

b) Tingkatan Organisasional mencakup keseluruhan organisasi, teknik-teknik dan isi
perencanaan.
c) Karakteristik rencana mencakup factor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan,
kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif, dan kualitatif
d) Waktu mencakup rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang.
e) Unsur rencana mencakup wujud anggaran, program, prosedur, dan kebijaksanaan.

 Syarat Perencanaan
a. Faktual dan realistik
b. Logis dan rasional
c. Fleksibel
d. Kontinuitas
e. Dialektis

 Siapa pembuat rencana

a. Panitia Perencanaan
Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang
masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan
harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
b. Bagian Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi
atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas
khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu
bagian dalam organisasi.
 C. Staf (pemikir)
yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk
perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan
sesuatu guna.
 Tujuan atau alasan perlu adanya perencanaan
a. Memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan
b. Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis,karena semua potensi
yang dimiliki terarah dengan baik pada tujuan.
c. Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil risiko yang dihadapi pada masa
yang akan datang.
d. Meningkatnya presentasi kesuksesan pencapaian tujuan suatu organisasi.
e. Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.
f. Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan
g. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.
h. Perencanaan menjadi suatu landasan untuk pengendalian.
i. Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari mismanagement dalam penempatan
karyawan.
j. Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.

 Manfaat Perencanaan
a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan,
b. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,
c. Pemilihan berbagai alternatif terbaik,
d. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,
e. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,
f. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,
g. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan
h. Menghemat waktu, usaha dan dana.
i. Standar pelaksanaan dan pengawasan,
 Sifat perencanaan
a. Sifat sifat dari perencanaan
 Kontribusi terhadap tujuan (contribution of onjective) Yaitu perencanaan dilakukan untuk
mencapai tujuan yang telah di rencanakan.
 Kedudukan yang istemewa dari suatu perencanaan (primacy of planning)
Bahwa setiap perencanaan selalu mendapat tempat yang pertama dalam suatu proses manajemen
dan perencanaan harus mampu memberikan arah terhadap proses manajemen selanjutnya.
 Kemampuan pengisian dari planning (pervasiveness of planning)
Yaitu perencanaan merupakan dasar manajemen yang berisi tujuan dan cara pencapaiannya.
 Efisiensi dari perencanaan (effeciency of planning)
Rencana yang telah direncanakan dapat tercapai dengan cara yang efisien.

b. Sifat sifat dari perencanaan yang baik

 Mengangandung unsure 5w+1H
 Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima
sehingga penafsiran ang berbeda-berbeda dapat ditiadakan.
 Fleksibel
suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang seebenarnya bila ada perubahan
maka tidak semua rencana dirubah dimungkinkan diadakan peneysuaian-penyesuaian saja.
Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

G. Proses penyusunan perencanaan

a. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa
ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa
yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
 b. Observasi dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan
(Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk
ditentukan mana yang digunakan.

c. Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya tujuan

Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam
pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu,
misalnya lamanya penyelesian, besar biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain
sebagainya.

d. Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada
dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-
kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

H. Jenis jenis perencanaan

Perencanaan ini terdiri dari:
1. Perencanaan strategis
Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis.
Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber
daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.

2. Perencanaan taktis
Adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk
mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya
melibatkan manajemen tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan dengan rencana
strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik dan
nyata.
3. Perencanaan operasional
Adalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan rencana taktis untuk mencapai
tujuan operasional. Dikembangkan oleh manajer tingkat menegah dan tingkat bawah, rencana
operasional memiliki fokus jangka pendek dn lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing
rencana operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan
perencanaan dengan lebih mendekati pada bagian selanjutnya.
Perencanaan operasional dibagi menjadi 2 yaitu :
1. Rencana sekali pakai : dikembangkan untuk melaksanakan serangkaian tindakan yang
mungkin tidak berulang di masa mendatang
Program : rencana sekali pakai untuk seragkaian aktivitas yang besar
Proyek : rencana sekali pakai untuk lingkup yang lebih sempit dan lebih
tidak kompleks dibandingkan dengan program
2. Rencana tetap : dikembangkan untuk aktivitas yang berulang secara teratur
selama suatu periode waktu tertentu
Kebijakan : rencana tetap yang merinci respons umum organisasi terhadap
suatu masalah atau situasi tertentu
 Kerangka Waktu Perencanaan

a) Rencana Jangka Panjang

Suatu rencana jangka panjang (long-range plan) meliputi banyak tahun, mungkin bahkan
beberapa dekade.
b) Rencana jangka Menengah
Suatu rencana yang agak bersifat sementara dan lebih mudah berubah dibanding rencana
jangka panjang. Rencana jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun
dan terutama penting bagi manajer menengah dan manajer lini.
c) Rencana jangka Pendek
Seorang manajer juga mengembangkan suatu rencana jangka pendek, yang memiliki
kerangka waktu satu tahun atau kurang. Rencana jangka pendek (short-range plan). Terdapat
dua jenis rencana jangka pendek yaitu:
 Rencana tindakan (action plan)
Merealisasikan semua jenis rencana. Ketika sebuah pabrik Nissan siap untuk mengganti
teknologinya, manajernya memusatkan perhatian mereka pada penggantian peralatan yang
ada dengan peralatan baru secepat mungkin dan seefisien mungkin untuk meminimalkan
hilangnya waktu produksi. Dalam banyak kasus, hal ini dapat dilakukan dalam beberapa
bulan, dan produksi hanya terhenti selama beberapa minggu. Dengan demikian, suatu
rencana tindakan mengkoordinasikan berbagai perubahan aktual pada suatu pabrik tertentu.

 Rencana reaksi (reaction plan)

Adalah rencana yang dirancang untuk membuat perusahaan dapat bereaksi terhadapa
situasi yang tak terduga. Di salah satu pabrik Nissan, peralatan baru tiba lebih awal dari
yang diharapkan dan manajer pabrik harus menutup produksi lebih cepat dari yang mereka
perkirakan. Oleh karena itu, manajer tersebut harus bereaksi terhadap kejadian yang berada
di luar kendali mereka dalam cara yang masih memungkinkan tercapainya tujuan.

I. Hambatan dalam perencanaan

a) Tujuan yang Tidak Tepat
Tujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar deviden yang besar
kepada pemegang saham mungkin tidak jika dananya didapatkan dengan mengorbankan
penelitian dan pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak
dapat dicapai. Jika Kmart menetapkan tujuan untuk memperoleh lebih bayak pendapatan
dibanding Wal-Mart tahun depan, karyawan perusahaan mungkin. Tujuan juga tidak tepat
jika tujuan itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun
kalitatif dari keberhasilan.
b) Sistem Penghargaan yang tidak tepat
Dalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan
hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan
c) Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks
Sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan
tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan
 persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk
secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang
d) Keengganan untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri
dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin
adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan\
e) Penolakan terhadap Perubahan
Hambatan lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap
perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi.
f) Keterbatasan
Keterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi
merupakan hambatan utama yang lain.

J. Mengatasi hambatan pada perencanaan

a. Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan
adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat
keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.
Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu
memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.

b. Komunikasi dan Partisipasi

Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus
dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam
proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan
bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan.

c. Konsistensi /revsi /dan pembaruan

Tujuan seharusnya konsisten baik secara hori zontal maupun secara vertikal .konsistensi
horizotal berarti bahwa tujan seharusnya konsisten diseluru organisasi / dari satu departemen ke
departemen lainnya. Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atas
 hingga ke bawah organisasi : tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena
penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga
harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan
memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.

d. Sistem Penghargaan yang Efektif

Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan
rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal
dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa
kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.