BAB III

PEMBAHASAN

3.0 Tinjauan Perusahaan

3.1 Sejarah perusahaan

Apotek dan Klinik Siti Khadijah merupakan usaha yang bergerak dalam bidang

pelayanan masyarakat.Apotek ini di dirikan oleh bapak dadang dan keluarga pada

tanggal 1 september 2005 dan beralamat di Jl.syechquro No.1 karawang kulon Rt/Rw

004/018 karawang wetan.apotek ini mempunyai 12 karyawan dan 3 dokter.

 A.2 Struktur Organisasi dan fungsi

Direktur

Manager

Koordinator

Penata Laksana

Administrasi Dokter Perawat Apoteker

Bagian Pembelian Bagian Gudang

Asisten Dokter Asisten Perawat Asisten Apoteker

1.Derektur

Fungsi direktur antara lain:

 Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.

 Memilih,menetapkan,mengawasi tugas dari karyawan dan manager.

 Brtindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubunganya dengan dunia luar

perusahaan.

2.Manajer

Fungsi Manajer antara lain:

 Perencanaan yang mencakup mendefinisikan tujuan,menegakkan strategi dan

mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.

 Pengorganisasian,yaitu menetapkan apa tugas-tugas yang harus dikerjakan,siapa yang

harus mengerjakan,bagaimana tugas-tugas itu dikelompokan,siapa melapor,kepada

siapa dan dimana keputusan itu harus diambil

 Memimpin yang mencakup memotivasi bawahan,mengarahkan orang-orang

lain,memilih saluran-saluran komunikasi yang efektif an memecahkan masalah atau

konflik-konflik.

 Pengawasan (control) yaitu memantau kegiatan-kegiatan untuk memastikan kegiatan

ituapakah telah sesuai dengan yang direncanakandan mengoreksi setiap

penyimpangan.

3.Koordinator

Fungsi coordinator antara lain:

 Mengetahui beban orang yang dibawahnya apakah overload ,underload atau normal.
 Membeikan arahan atau solusi jika orang dibawahnya mengalami masalah atau

kesulitan dalam pekerjaan.

4.Penata Laksana

a.Administrasi

Fungsi administrasi antara lain:

 Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari seperti administrasi pasien

umum,pembelian obat,dan kebutuhan klinik lainya.

b.Dokter

Fungsi dokter antara lain:

 Melakukan pemeriksaan pada pasien untuk mendiagnosa pasien secara tepat dan

memberikan terapi yang cepat dan tepat.

 Bertindak sebagai mitra,penasehat dan konsultan bagi pasienya.

 Tugas dan hak eksklusif dokter untuk memberikan surat keterangan sakit dan surat

keterangan sehat setelah melakukan pemeriksaan pada pasien.

 Menyelenggarakan rekam medis yang memenuhi standar.

 Melakukan tindakan tahap awal pada kasus berat agar siap dikirim ke RS.

c.Perawat
 Fungsi perawat antara lain:

 Perawat membantu dokter memberikan pelayanan pengobatan dan tindakan khusus

yang menjadi wewenang dokter dan seharusnya dilakukan dokter seperti hackting

luka pasien,pemasangan infuse,menyuntik dan pemberian obat,

Adapun dalam melakukan tugasnya perawat dibantu oleh asisten perawat.

d.Apoteker

Fungsi Apoteker:

 Meracik obat yaitu kegiatan menyiapkan,menimbang,mencampur,mengemas dan

memberikan etiket pada wadah.Dalam melaksanakan peracikan obatharus dibuat

suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis jenis dan jumlah obatserta

penulisan etiket yang benar.

 Penyerahan obat

Sebelum obat diserahkan kepada pasien terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan akhir

terhadap kesesuaian antara obat dengan resep,penyerahan obat dilakukan oleh

apoteker disetai pemberian informasi oobat dan koseling kepada pasien.

Dalam melaksanakan tugasnya seorang apoteker dibantu oleh asisten apoteker.

e.Bagian Pembelian

Fungsi Bagian Pembelian antara lain:

 Melakukan pemesanan obat kepada supplier.

 Memilih dan mengecek serta memastikan bahwa barang yang masuk dalam keadaan

yang baik.

f.Bagian Gudang

Fungsi Seurity antara lain:

 Memberikan persetujuan tentang pengambilan barang di gudang.

 Membuat laporan hasil penjualan dan pembelian obat.

 Bertanggung jawab atas stok barang dalam gudang.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Pada subbab ini penulis menjelaskan prosedure sistem penjualan obat dengan

resep secara umum yang terjadi pada Apotek dan Klinik Siti Khadijah Karawang.

Prosedur tersebut dimulai dengan prosedur penerimaan resep, prosedur pembayaran,

sampai dengan prosedure laporan sebagai berikut:

1.Prosedur Penerimaan Resep

 Pada prosedur penerimaan resep dimulai dari customer menyerahkan resep ke

bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan akan mengecek harga obat yang di

butuhkan dengan melihat arsip harga obat serta menyesuaikan dengan stok obat.

Selanjutnya bagian penjualan akan menginformasikan harga obat kepada pembeli.

Jika disetujui maka pembeli akan langsung membayar obat pada bagian penjualan

kemudian resepnya akan di serahkan ke apoteker untuk meracik dan menyiapkan obat

yang di butuhkan.

2.Prosedur Pembayaran Obat

Berdasarkan resep obat dan arsip obat, Bagian penjualan kemudian membuat nota

kontan rangkap dua dimana yang pertama akan di serahkan ke customer an rangkap

kedua di arsipkan untuk pembuatan laporan penjualan harian.

3.Prosedur Pengembalian Obat

Pada tahap ini Apoteker akan menyerahkan obat ke bagian penjualan beserta

resep yang nantinya akan di arsipkan. Setelah itu bagian penjualan memanggil nama

yang tertera di resep, kemudian pembeli akan menujukan nota lembar satu untuk

mengambil obat dan bagian penjualan akan langsung mengarsipkan nota lembar

kedua.

4.Prosedur Pembuatan laporan

 Berdasarkan arsip pembayaran yang ada maka bagian penjualan akan

membuatkan rekap nota dan laporan penjualan bulanan yang selanjutnya akan

diserahkan ke pimpinan.

1.4. Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Berjalan

Diagram alir data adalah gambaran jaringan yang mempresentasikan sebuah

sistem atau suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses yang ada pada

suatu sistem.

Bentuk diagram aliran data sistem informasi berjalan dalam laporan ini adalah

sebagai berikut:
a. Diagram Konteks

Resep

Data
Obat
Resep

Sistem Penjualan Obat Secara

Nota Tunai Pada Apotek Zein
Customer Apotek
Resep
Nota

Laporan
Nota
Bulanan

Pimpinan

Gaambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

b. Diagram Nol Sistem.

Harga Obat
1.0
D1 Arsip Harga Obat

Resep Prosedure
Customer Penerimaan
Resep
Resep
D2 Arsip Resep

Resep

2.0
Resep

Nota Prosedure
Pembayaran Obat Nota Apotek

Nota
D3 Arsip Nota

3.0

Data Obat
Nota Prosedure
Pengambilan Obat
Resep

Data Pembayaran
D5 Arsip Pembayaran

4.0
Data Pembayaran

Prosedure
Laporan
LPB
Pimpinan

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

1.5. Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data adalah katalog data atau kebutuhan-kebutuhan informasi dari

suatu sistem. Kamus data sistem akuntansi berjalan dalam laporan Tugas kelompok

ini adalah sebagai berikut :

Kamus Data Masukan

Nama Arus Data : Nota

Alias : nota kontan

Bentuk Data : Cetakan Manual, Kartu

Arus Data : apotek – 2.0 pembayaran obat – Arsip Nota

Periode : Setiap terjadi pembayaran

Penjelasan : Untuk pembayaran di Apotek

Volume : Rata-rata per bulan ada 2,500 pasien

Struktur Data : Header + Isi

Header = Kop_Apotek

Kop Apotek = Lambang_Apotek + Nama_Apotek

Judul *Terdiri dari 25 digit bertipe Karakter*

Isi = Kode_Obat + Nama_Obat + jenis_Obat

+ Qty_obat + Harga_obat + Jumlah_Obat

 Kode Obat *Terdiri dari 6 digit bertipe numeric*

Nama Obat *Terdiri dari 25 digit bertipe karakter*

Jenis Obat *Terdiri dari 25 digit bertipe karakter*

Qty obat *Terdiri dari 4 digit bertipe integer*

Harga Obat *Terdiri dari 15 digit bertipe integer*

b. Nama Arus Data : Resep

Alias :-

Arus Data :Customer – 1.0 Penerimaan Resep – Arsip

Resep

Periode : Setiap pembelian

Penjelasan : Untuk mengetahui obat yang di sarankan

Dokter dari hasil pemeriksaan

Volume : Rata-rata per bulan ada 2,500 pemeriksaan

Struktur Data : Header + Isi

Header = Kop_Apotek

c. Kop Apotek = Lambang_Apotek + Nama_Apotek

 Judul *Terdiri dari 25 digit bertipe Karakter*

Isi = Kode_Obat + Nama_Obat + jenis_Obat

+ Qty_obat

Kode Obat *Terdiri dari 6 digit bertipe numeric*

Nama Obat *Terdiri dari 25 digit bertipe karakter*

Jenis Obat *Terdiri dari 25 digit bertipe karakter*

Qty obat *Terdiri dari 4 digit bertipe integer*

2. Kamus Data Keluaran

a. Nama Arus Data : Laporan Data Resep

Alias :-

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Customer – 1.0 Penerimaan Resep – Arsip

Periode : Setiap 1 bulan sekali

Penjelasan : Untuk melihat data resep yang diracik.

Volume : Per tahun 12 kali pembuatan laporan

Struktur Data : Isi

 Isi = Kode_Obat + Nama_Obat + jenis_Obat

+ Qty_obat

Kode Obat *Terdiri dari 6 digit bertipe numeric*

Nama Obat *Terdiri dari 25 digit bertipe karakter*

Jenis Obat *Terdiri dari 25 digit bertipe karakter*

Qty obat *Terdiri dari 4 digit bertipe integer*

1.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem informasi perpustakaan pada Klinik dan Apotek Siti

Khadijah adalah sebagai berikut :

1.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan sistem informasi perpustakaan pada Klinik dan Apotek

Siti Khadijah Teluk Pucung, terdiri dari :

1. Nama Dokumen : Resep

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan obat

Sumber : customer

Tujuan : Apoteker
 Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap hari kerja

Bentuk :_

2. Nama Dokumen : Daftar Harga Obat

Fungsi : Sebagai sumber informasi untuk harga-harga obat

Sumber : Arsip

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi :_

Bentuk :_

3. Nama Dokumen : Rekap Nota

Fungsi : Sebagai Informasi untuk pembuatan laporan

penjualan Bulanan

Sumber : Arsip

Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi :_

Bentuk :_
1.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran sistem informasi perpustakaan pada Klinik dan Apotek

Siti Khadijah terdiri dari :

1. Nama Dokumen : Nota

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap 1 bulan sekali

Bentuk :-

2. Nama Dokumen : Laporan penjualan Bulanan

Fungsi : Untuk melihat hasil penjualan seluruhnya

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : setiap 1 bulan sekali

Bentuk :-
1.7. Permasalahan

Dari pengamatan yang kami lakukan, dapat di simpulkan bahwa system

Informasi yang digunakan masih sangat manual, di mulai dari pembuatan laporan

serta pengadaan laporan penjualan pun masih manual sehingga laporan pun menjadi

tidak optimal dan menimbulkan permasalahan sebagai berikut :

1. Semua arsip dan laporan masih menggunakan sistem manual,sehingga untuk

melihat harga obat bagian penjualan masih harus melihat arsip obat satu persatu

sehingga membutuhkan waktu yang lama.

2. Banyaknya data – data yang disimpan dengan tidak teratur sehingga membuat

ruangan menjadi penuh dengan laporan-laporan yang ditempatkan di rak-rak

maupun lemari.

3. Penyimpanan data dalam bentuk kumpulan dokumen memiliki risiko yang lebih

besar terhadap kemungkinan terjadinya kehilangan data yang di sebabkan

beberapa factor seperti kelalaian manusia atau kondisi fisik dokumen yang

cenderung mudah rusak. Selain itu, data riwayat kunjungan pasien yang sudah

lama tidak berkunjung akan sulit di cari dan di telusuri kembali jika riwayat di

simpan dalam bentuk dokumen.

4. Adanya rududansi data. Data pasien yang tersebar di setiap unit menyebabkan

adanya pengulangan penulisan data pasien.

5. Pada saat membuat laporan data pasien bulanan menjadi tidak spesifik karena

penginputan yang masih manual dan tidak adanya rekapan data.

1.8. Alternatif Pemecahan Masalah

 Setelah meneliti masalah yang timbul pada sistem informasi Apotek yang

sedang berjalan, maka Kami mengajukan pemecahan masalah dengan cara sistem

informasi Apotek yang terkomputerisasi. Pengggunaan sistem komputerisasi dapat

memudahkan petugas untuk mengelola data-data melalui sebuah program khusus

begitu pula sampai persediaan obat, dan pembuatan laporan. Sehingga kegiatan

untuk memasukkan data-data lebih cepat, akurat, dan efisien.

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan Analisa Sistem Penjualanan Obat di Klinik dan Apotek Siti

Khadijah, kami menyimpulkan :

1. Sistem Penjualan Obat di Klinik dan Apotek Siti Khadijah belum

terkomputerisasi, maka dari itu, di perlukan sebuah program yang bisa

menunjang kinerja Klinik di mulai dari penginputan data pasien hingga hasil

diagnose dokter dan pencatatan obat keluar.

4.2. Saran-saran
 Saran-saran yang Kami berikan pada Penjualanan Obat di Klinik dan Apotek

Siti Khadijah adalah, adalah:

1. Untuk seluruh data, lebih baik jika di lakukan secara terkomputerrisasi

sehingga memudahkan petugas Klinik dan Apotek Siti Khadijah untuk

menyimpan data dan mengurangi penggunaan kertas atau penumpukan data di

lemari yang memakan tempat di ruangan.

2. Untuk Rekap resep sebaiknya mempunyai softcopy nya sehingga jikalau

kehilangan data rekap resep ada gantinya.

3. Sebaiknya di lakukan Stok Opname Sehingga stok obat bisa di kontrol.