Manajemen Organisasi dan Produksi Seni

Oleh : Imas Sobariah dan Iswadi Pratama*)

Manajemen dan organisasi adalah faktor yang hingga saat ini masih menjadi masalah terbesar
dalam perkembangan kelompok/komunitas seni di Indonesia. Hal ini tidak saja menjadi ken-
dala bagi komunitas-komunitas yang baru berkembang, melainkan juga komunitas/organ-
isasi yang sudah cukup lama berkiprah di dunia seni. Salah satu penyebab persoalan ini adalah
di sebagian besar komunitas seni selalu kekurangan atau bahkan tidak ada individu yang
secara khusus mau menekuni bidang manajemen produksi, sedangkan organisasi lebih sering
berjalan dengan ketergantungan yang hampir total pada inisiatif Sutradara/koreografer/mu-
sisi/ atau sosok dominan dalam kelompok.

Kalaupun ada semacam sturktur kepanitiaan/tim produksi/ pengurus organisasi, hanya bersi-
fat temporer atau bersifat konseptual. Sedangkan praktitknya, masih bergantung pada ke-
biasaan atau pola-pola yang terwariskan dari para pendahulu atau “senior” yang di komuni-
tas-komunitas seni Seni di Indonesia masih sangat menentukan keberlangsungan organisasi.
Saran, atau pertimbangan senior bahkan acap “mengalahkan” organisasi. Singkatnya, organ-
isasi berjalan bukan berdasarkan sebuah sistem kerja yang baku, melainkan berdasarkan prin-
sip “kebiasaan”. Kultur romantik ini di satu sisi memang memberikan nuansa kekeluargaan
yang cukup kental, namun di sisi lain membuat organisasi kurang progresif dalam merespon
situasi dan persoalan-persoalan riil di sekelilingnya.

Lalu bagaimana mengatasi kendala tersebut?

Sebuah kelompok/komunitas Seni bisa saja memiliki ciri kekeluargaan yang cukup kental;
adanya ikatan emosi yang kuat antar setiap anggota juga dengan para “senior”. Hal ini, ma-
lah bisa menjadi salah satu kekuatan untuk mengembangkan komunitas. Dengan ikatan
emosi yang kuat ini, komunitas Seni bisa terus tumbuh dan berkembang dengan semangat
saling asuh dan mendukung tanpa pamrih. Hal ini amat penting, mengingat tetaer di Indone-
sia belum bisa menjadi lembaga yang provit oriented. Setiap orang bisa ikut terlibat mengem-
bangkan organisasi dengan kemampuan yang mereka miliki: pengetahuan, pengalaman/skill,
relasi, modal waktu, kesediaan mengabdi, dan lain-lain potensi yang dimiliki oleh masing-
masing individu. Namun semua ini harus dilakukan berdasarkan sebuah sitem kerja yang
dirancang secara lebih rasional dan demokratis. Yakni, sebuah sitem kerja dan sistem organisasi
yang dijalankan berdasarkan pada kapasitas dan keahlian yang dimiliki setiap individu dan
mampu menjawab tantangan atau masalah-masalah riil yang dihadapi sebuah komunitas
Seni untuk mengembangkan diri.

Manfaat Organisasi dan Manajemen

1
Umumnya, seniman/pekerja seni memiliki kecenderungan “susah-patuh” pada sistem. Ini
disebabkan dorongan untuk mengekspresikan diri secara bebas (individual) memang sangat be-
sar. Selain itu, seorang seniman sangat dipengaruhi oleh mood atau kondisi-kondisi mentalnya
dan sering terlampau larut dalam imajinasi dan ide-ide kreatif yang sedang menguasainya. Se-
hingga, tak sedikit dari mereka yang bersikap apatis atau anti terhadap organisasi (sistem) yang
mereka rasakan akan sangat membatasi gerak dan hasrat kreatif mereka. Padahal, karya seni
yang mereka hasilkan membutuhkan sebuah sistem kerja yang terencana agar bisa tersosialisasi
dengan baik kepada masyarakat dan menghasilkan secara finansial. Apalagi untuk seniman yang
bertekun di bidang seni pertunjukan yang melibatkan orang-orang lain dan bidang-bidang di luar
artistik. Maka, kerja yang terencana (terorganisir) sangat dibutuhkan.

Sebagai sebuah wadah/sarana/alat, organisasi dan manajemen bermanfaat bagi kerja seorang
seniman untuk alasan-alasan sebagai berikut:

1. Memudahkan seniman untuk mensosialisasikan karya kepada masyarakat

2. Membantu seniman dalam mengatasi kebutuhan-kebutuhan pragmatis (ekonomis) dalam

berkarya.

3. Memberi arah yang lebih pasti bagi seniman dalam melakoni kerja/proses kreatifnya yang pan-
jang

4. Membantu seniman untuk memperoleh modal sosial (jejaring, relasi,kolega) dan modal kapital
(biaya) untuk menunjang proses kerja dan karyanya

5. Membantu seniman dalam menyeimbangkan kehidupan individual dan kehidupan sosialnya

6. Membantu seniman dalam merawat daya tahan mental dalam berkarya

7. Di zaman, di mana keahlian dalam bidang seni telah diminati oleh banyak orang dan dapat
dipelajari oleh siapa saja, sehingga seni bisa menjadi profesi siapa pun (bukan titisan dewata
atau warisan leluhur), dan di sisi lain produk-produk seni telah menjadi bagian dari industri,
maka seniman tidak bisa lagi mengandalkan semata-mata pada kualitas dan keluhuran kar-
yanya. Seniman membutuhkan sebuah manajemen dan organisasi agar mampu dan memiliki
daya saing.

Kita bisa mengasumsikan bahwa sebagian komunitas Seni--khususnya yang baru berkem-
bang-- telah memiliki tenaga-tenaga ahli di bidang artistik. Paling tidak memiliki kemam-

2
puan dan pengetahuan di bidang artistik. Namun, tenaga ahli di bidang manajemen organ-
isasi masih sangat kurang. Padahal, dalam konteks organisasi, yang harus diperhatikan dan
diprioritaskan terlebih dahulu adalah ketersediaan individu di bidang manajemen.

Berdasarkan semua fakta di atas, bisa disimpulkan bahwa bentuk organisasi yang paling tepat
bagi sebuah komunitas Seni adalah organisasi yang bisa memadukan dua hal utama, yakni:
Kekuatan ikatan emosi (kekeluargaan) antar anggota dan pengurus dan sistem kerja yang
rasional-demokratis (berdasarkan keahlian dan bersifat fleksibel).

Maka, faktor utama yang perlu dilakukan agar sebuah komunitas Seni bisa berkembang lebih
progresif adalah: ketersediaan SDM di bidang manajemen dan keorganisasian serta SDM di
bidang Artistik. Artinya, sistem kerja dan struktur organisasi perlu dibagi ke dalam dua bidang
tersebut.

I. Bidang Artistik. Dalam bidang ini dibutuhkan paling tidak beberapa tenaga ahli:

1. Direktur Artistik (Orang yang paling memahami perihal seni Seni baik dalam kontek penge-
tahuan maupun keahlian dan hubungannya dengan berbagai bidang seni lain yang terkait
dengan Seni).

Direktur artistik biasanya bertanggungjawab mengenai masalah-masalah: Pemilihan naskah,

pemilihan isu/tema karya, bentuk seni dari karya yang akan diproduksi, pemilihan ge-
dung/tempat pertunjukan, dan mengembangkan karya sehingga menjadi produk yang
“layak tonton”.

Selain itu, Direktur artistik bisa merangkap sebagai Sutradara (Berdasarkan prinsip demokra-
tis dan fleksibilitas yang dijalankan organisasi). Bila di dalam organisasi telah terdapat be-
berapa orang yang mampu menjadi sutradara, maka Direktur Artistik bisa memilih/menunjuk
siapa yang akan menjadi sutradara, penata artistik, penata musik, penata kostum, dan bi-
dang-bidang artistik lainnya.

2. Para Instruktur/Pelatih/Koordinator Latihan

Seorang Instruktur adalah orang yang paling bertanggungjawab dalam soal mempersiapkan
performer; baik menyangkut pengetahuan maupun keterampilan sebagai performer. Oleh
karena itu, Tugas utama seorang Instruktur--atau apa pun nama jabatan yang dipilih untuk
posisi ini--adalah melangsungkan training (bukan rehearsal), yang dibutuhkan untuk
mengembangkan mengembangkan keterampilan sebagai performer.

Maka, Instruktur/Pelatih bertanggungjawab juga dalam menentukan metode yang tepat,

frekwensi latihan, dan sumber-sumber pengetahuan yang dibutuhkan. Kesalahan terbesar
yang dilakukan oleh sebagian besar komunits-komunitas seni di Indonesia adalah tidak mem-
bangun tradisi latihan (Training), yang ada hanya rehearsal (latihan langsung ditujukan untuk
pementasan). Sementara SDM masih minim pengalaman dan masih memiliki kesenjangan

3
yang lebar antar para anggota komunitas dalam hal pengetahuan dan keterampilan. Bila
tradisi training ini tidak dibangun, akan sulit bagi sebuah kelompok seni mencapai dan mem-
pertahankan kualitas karya yang baik; yang layak tonton.

3. Tenaga Ahli Artistik. Sebuah komunitas Seni--agar bisa berkembag lebih baik--idealnya
memiliki paling tidak tenaga ahli di bidang scenografi; penata cahaya; penata set panggung,
penata musik, penata make-up dan kostum. Kalaupun belum tersedia tenaga-tenaga ahli
seperti ini, paling tidak bisa menunjuk beberapa orang untuk belajar dengan cara magang
atau mengikuti workshop-workshop di bidang yang dibutuhkan. Dengan prinsip bekerja sam-
bil belajar. Selain itu, karena hampir tidak mungkin membayar tanaga ahli secara profesional.
Dan mereka yang bertanggungjawab di bidang ini juga harus bersedia untuk juga menjadi
“tukang” atau orang yang mengerjakan rancangan atau design yang dibuatnya sendiri. Tentu
saja dengan dibantu anggota komunitas lainnya.

4. Manajer Panggung (Stage Manajer)

Keberadaan Manajer Panggung sangat penting, bukan saja pada saat pertunjukan berlang-
sung, melainkan jauh sebelum karya siap ditampilkan. Manajer Panggung sudah mulai
bekerja sejak hari pertama rehearsal (latihan untuk pementasan). Dialah yang membantu
sutradara/koreografer/arranger/dalang mengawasi perkembangan selama proses rehearsal,
masalah-masalah yang dihadapi, mencatat dan menginventarisir semua kebutuhan artistik,
mencatat detil adegan, hingga pekerjaan-pekerjaan teknis dalam hal mempersiapkan tem-
pat latihan; ukuran atau luas panggung, que-que adegan, musik, dan cahaya.

Mengingat pekerjaan yang sangat berlimpah sejak hari pertama rehearsal hingga menggan-
tikan sutradara dalam mengawasi dan mengendalikan jalannya pertunjukan pada hari H
pementasan, maka sudah barang tentu seorang Manajer Panggung harus memiliki kapasitas
lahir, batin, dan intelektual yang mumpuni.

Posisi sebagai Manajer Panggung ini bisa saja dipegang oleh orang yang biasa menjadi In-
struktur Latihan dalam training.

II. Bidang Manajemen dan Keorganisasian Struktur Pengurus

berikutnya adalah bidang yang menyangkut keorganisasian dan manajemen. Terdiri dari:

1. Direktur Eksekutif/Pimpinan/Ketua (atau apa pun nama jabatan struktural yang dipilih, ber-
gantung pada bentuk organisasi). Adalah orang yang bertanggungjawab pada keberlangsun-
gan organisasi secara keseluruhan, di luar soal-soal artistik atau ke-karyaan.

4
Tugas utamanya lebih pada bagaimana mengembangkan organisasi baik secara internal
maupun eksternal. Internal menyangkut masalah-masalah administratif organisasi, pengem-
bangan SDM, Program kerja, mengevalusasi kinerja, merancang visi-misi yang mampu
menghadapi perubahan zaman, dan lain-lain. Sedangkan eksternal meliputi penggalian sumber-
sumber dana, kerjasama dengan berbagai lembaga dan instansi, dan lain-lain.

2. Bidang Program

Adalah orang yang membantu Direktur Eksekutif/Ketua/Pimpinan Komunitas dalam merancang

dan mengawasi jalannya program-program kerja organisasi. Program kerja adalah unsur utama
yang dibutuhkan organisasi--selain SDM--agar orgnaisasi bisa berjalan ke arah yang telah ditetap-
kan. Selama ini sebagian besar komunitas tetater masih bergantung pada inisiatif satu orang:
Sutradra. Ini pun umumny terbatas pada inisitaif di bidang kekaryaan (pementasan). Organisasi
semacam ini paling optimum hanya bisa bertahan dan tak mampu berkembang lebuh jauh dari
kondisinya yang ada.

Program kerja sebuah komunitas Seni tidak terbatas pada memproduksi karya untuk pementa-
san. Ia harus menyentuh internal anggota maupun eksternal pengembangan organisasi. Masa-
lah-masalah sumber-sumber pengetahuan, pendidikan dan pengembangan skill anggota di
berbagai bidang juga bergantung pada ketersediaan program kerja. Demikian pula secara ekster-
nal; bentuk-bentuk kerjasama dengan berbagai lembaga dan instansi baik swasta maupun
pemerintah dan dengan komunitas-komunitas seni lainnya harus selalu digagas agar organisasi
tidak bergantung pada ada atau tidak adanya undangan pementasan.

3. Bidang Pendanaan

Bidang pendanaan bertanggungjawab untuk secara kreatif menggali dan mengembangkan sum-
ber-sumber dana bagi organisasi baik secara internal maupun eksternal. Secara internal, sumber
dana bisa diperoleh dari iuran anggota, pemanfaatan skill dan pengetahuan yang dimiliki ang-
gota; misalnya membuka kursus bahasa inggeris dengan sistem bagi hasil antara pengajar dan
organisasi, atau menciptakan usaha kecil yang memungkinkan dikembangkan berdasarkan keahl-
ian dan keterampilan yang dimiliki anggota baik di bidang seni maupun bidang-bidang usaha
lainnya: kerajinan tangan, kuliner, dlsb. Secara ekternal organisasi juga bisa menjalin kerjasama
dengan lembaga-lembaga lain dalam bentuk share program. Misalnya dengan organisasi ling-
kungan hidup, lembaga pemerintahan yang bergerak di bidang penyuluhan dengan memanfaat-
kan seni Seni sebagai media, hingga kerjasama dengan lembaga-lembaga donor nasional maupun
internasional.

Ketiga bidang posisi tersebut adalah yang terpenting dalam sebuah organisasi atau komunitas
Seni untuk berkembang. Posisi atau jabatan-jabatan administratif lainnya bisa dibentuk berdasar-
kan kreativitas dan masalah-masalah aktual yang dihadapi masing-masing organisasi. Apakah

5
dibuthkan seorang sekretaris, bendahara, atau jabatan lainnya atau tidak, bisa disesuaikan
sendiri.

Demikian juga, untuk efisiensi struktur dan efektivitas kerja organisasi, posisi-posisi yang bi-
asanya dibutuhkan dalam rangka produksi karya (Tim Produksi) bisa dibawah kontrol langsung
mereka yang berada di struktur keorganisasian. Misalnya, Pimpinan Produksi bisa dijalankan oleh
Sekretaris atau bendahara. Demikian seterusnya.

Namun, posisi Direktur Artistik (sutradara) sebaiknya jangan dirangkap dengan jabatan Direktur
Eksekutif atau Ketua/Pimpinan Komunitas demi menghindari kerancuan dan tumpang tindih
kerja.

Bila Direktur Artistik bisa menentukan Tim Artistik untuk sebuah pementasan/produksi, maka
Direktur Eksekutif/Pimpinan/Ketua Komunitas dapat menentukan susunan Tim produksi.

Jabatan yang juga perlu diperhatikan di luar struktur organisasi adalah Pimpinan Produksi. Dalam
skala program, dialah yang paling bertanggung jawab atas pelaksanaan program tersebut dari A
sampai Z, di bawah kontrol Bidang Program atau Ketua/Pimpinan.

Oleh karena itu, seorang Pimpinan Produksi paling tidak memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Pimpinan produksi adalah orang yang punya jiwa kepemimpinan, cukup punya wibawa, punya
rasa tanggung jawab yang tinggi, disiplin dan punya wawasan di atas rata-rata teman-te-
mannya di bidang produksi/manajemen.

2. Pimpinan produksi adalah orang yang dapat bekerja sama dengan tim artistik.

3. Seorang pemimpin produksi, selain punya jiwa kepemimpinan dia juga harus mempunyai sifat
fleksible/low profile karena nantinya akan bekerja sama dengan berbagai pihak baik dalam
lingkungan produksi maupun pihak luar.

4. Bagi seorang pimpinan produksi, tidak hanya tahu tentang bidang-bidang produksi tapi me-
mahami segala jenis pekerjaan di dalam produksi Seni.

5. Dapat menyelesaikan permasalahan dengan tenang dan penuh tanggung jawab.

6. Mampu memprediksi segala sesuatu yang berhuubungan dengan produksi.

7. Mempunyai strategi-strategi dalam memecahkan masalah dalam memenuhi segala kebu-

tuhan produksi.

8. Mampu memutuskan segala permasalahan dalam produksi dengan cepat dan tepat.

6
9. Dapat memotivasi teman-teman tim produksi dan dapat memberikan semangat kepada se-
luruh tim.

PENULISAN PROPOSAL

Untuk melakukkan penggalangan bantuan atau fundraising, seringkali membutuhkan penulisan

proposal terutama jika kita mengajukan bantuan kepada perusahaan, yayasan atau asosiasi. Penu-
lisan proposal kepada yayasan biasanya lebih komprehensif di banding kepada perusahaan atau
individu.
Di dalam penulisannya, belum ada standar format proposal yang standar. Namun sebagai
acuan, proposal yang baik adalah proposal yang sederhana dan singkat. Hal yang perlu di-
perhatikan adalah penyusunan argumentasi mengapa program yang akan kita laksanakan perlu
didukung atau didanai.

*Hindari alasan, meminta uang kepada para penyumbang karena kekurangan dana.

Tapi alasan utama mengapa mereka perlu menyumbang dana atau bantuan lainnya karena keya-
kinan terhadap organisasi beserta misi, visi dan pencapaiannya. Mereka merasa yakin dengan
memberi bantuan kepada organisasi kita dapat membantu menyelesaikan masalah, memberikan
peluang dan melayani kebutuhan besar di masyarakat.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah, mencari tahu apakah pihak pemberi dana/bantuan mempu-
nyai format tersendiri dalam penulisan proposal. Namun secara umum, komponen dalam penulisan
proposal dalam permintaan dana adalah :

1. Halaman pembuka, yang ditandatangani oleh pimpinan organisasi.

2. Judul program/proyek biasanya singkat dan menarik(tidak lebih dari 10 kata)

3. Ringkasan program/proyek, biasanya kurang dari 200 kata yang menjelaskan tujuan proposal,
waktu pelaksanaan dan kebutuhan dana.

4. Pernyataan masalah’kebutuhan yang perlu dijawab dalam program/proyek ini, menjelaskan

fakta/informasi adanya kebutuhan yang belum dipenuhi dalam masyarakat, target kelompok
masyarakat yang akan dilayani dan apa yang dilakukan sebelumnya atau sedang dilakukan
untuk menjawab kebutuhan itu oleh organisasi lain dan organisasi yang meminta dana.

5. Tujuan program/Proyek, yang spesifik, eksplisit, dan dapat diukur tentang apa yang akan di-
capai melalui program/proyek ini. Hindari pernyataan yang terlalu ambisius yang mungkin
tidak dapat dicapai.

7
6. Metode,yang menjelaskan secara rinci aktivitas yang akan dilakukan untuk menjawab kebu-
tuhan yang di identifikasi sebelumnya. Termasuk mengenai orang yang akan menjalankan pro-
gram/proyek tersebut dan mengapa aktivitas atau metode tersebut digunakan/atau dilakukan.
7. Evaluasi,yang menjelaskan cara dan prosedur yang akan dilakukan untuk mengetahui apakah
tujuan yang ditetapkan tercapai atau tidak dan metode yang dipakai tepat atau tidak.juga lebih
baik jika dicantumkan rencana evaluasi periodik selama program/proyek dilaksanakan.

8. Rencana masa datang, yang menjelaskan bagaimana kemungkinan program/proyek ini dapat
dilanjutkan dimasa datang.Hal ini bermanfaat untuk memantapkan hubungan jangka panjang
dengan pemberi dana.

9. Anggaran,terutama untuk kebutuhan personil/SDM, fasilitas,peralatan,komunikasi,trans-

portasi/perjalanan,dan biaya lainnya.

----------------------------
*) IMas Sobariah S.Sn, Manajer Seni Satu. Iswadi Pratama; Sutradara di Seni Satu

Sumber : Buku Kerja Seni Satu dan LPPM dan kelola