BAB I

PROGRAM KERJA
INSTALASI REKAM MEDIS

I. PENDAHULUAN
Rekam medis yang baik adalah cerminan pelayanan kedokteran yang baik. Rekam
medis pada dasarnya merupakan kumpulan informasi medis dari seorang pasien yang
bersumber dan dicatat/ direkam oleh para tanaga kesehatan di rumah sakit. Informasi tersebut
akan dijadikan dasar di dalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan
maupun tindakan medis lain yang diberikan kepada seorang yang datang ke rumah sakit. Jadi,
rekam medis di sini bukan hanya berarti sebagai catatan atau keterangan tertulis, tetapi lebih
bermakna sebagai dokumen medis karena dokumen di sini mempunyai makna yang lebih luas
dari pada sekedar catatan.
Dalam penyelenggaraan pelayanan rumah sakit, penyelenggaraan rekam media
merupakan faktor yang sangat menentukan baik buruknya mutu pelayanan. Tanpa didukung
sarana dan prasarana serta sistem rekam media yang baik dan benar mala pelayanan rumah
sakit akan kurang berhasil dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan sebagaimana yang
diharapkan.
Rekam media menitik beratkan pelayanan dalam sistem penatalaksanaan organisasi
rumah sakit pada aspek pelaporan hasil kegiatan pelayanan media, dan pengarsipan dokumen
medis, sehingga pelayanan medis rumah sakit dapat berdaya guna dan berhasil guna. Rekam
medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh dokter dan
tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan cerminan kerjasama lebih dari satu
orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien. Bukti tertulis pelayanan dilakukan
setelah pemeriksaan tindakan dan pengobatan sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan
kesehatan. Sarana kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya
kesehatan baik untuk dirawat jalan, rawat darurat dan rawat inap yang dikelola oleh
pemerintah atau swasta.
Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam
rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di RSU ‘Aisyiyah Padang.
II. LATAR BELAKANG
Kesehatan merupakan suatu modal pokok hidup manusia, derajat kesehatan itu
ditentukan dari mutu pelayanan yang diberikan oleh setiap fasilitas asuhan kesehatan karena
dapat berdampak pada kemajuan fasilitas asuhan kesehatan tersebut. Meningkat atau tidaknya
suatu rumah sakit dapat dilihat dari pengolahan data yang dilakukan.
Sebagai organisasi yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan informasi kesehatan
maka rumah sakit tidak akan terlepas dari kebutuhan akan informasi yang berasal dari rekam
medis. Rekam medis adalah kumpulan fakta-fakta sejarah kehidupan dan kesehatan pasien,
yang termasuk penyakit lama dan penyakit sekarang serta pengobatannya ditulis oleh seorang
profesional kesehatan yang ikut mengasuh pasien tersebut.
Informasi didalam rekam medis sangat dibutuhkan oleh dokter, perawat dan penyedia
asuhan kesehatan lainnya, dimana rekam medis berperan sebagai penyambung komunikasi
antara pemberi layanan.

III. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS

a. Tujuan Umum

Instalasi rekam medis RSU ‘Aisyiyah Padang memiliki sumber daya manusia yang
profesional dan berkualitas.

b. Tujuan Khusus
Melalui program pendidikan dan pelatihan yang disusun, seluruh SDM Instalasi
Rekam Medis :
1. Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai terkait dengan perekam medis
dan informasi kesehatan.
2. Berkomunikasi dengan baik dan profesional
3. Memiliki kemampuan analisa data dan statistik
4. Bekerja dengan standar profkam medisesi rekam medis
5. Mempertahankan dan meningkatkan kualitas pelayanan rekam medis

IV. KEGIATAN POKOK INSTALASI REKAM MEDIS

Instalasi Rekam Medis perlu dikelola secara profesional dengan menerapkan tanggung
jawab serta penatalaksanaan agar berjalan dengan baik.

A. TUGAS POKOK
Mengacu pada fungsi Instalasi Rekam Medis, maka dapat ditetapkan tugas pokok, di
antaranya:
1. Merencanakan langkah-langkah kegiatan Instalasi Rekam Medis agar rencana kerja
dapat terlaksana sesuai dengan yang diharapkan dan sesuai dengan ketentuan
peraturan yang berlaku.
2. Merencanakan kebutuhan sumber daya berupa sarana, prasarana, tenaga, peralatan,
bahan dan kebutuhan lainnya, sesuai dengan strategi rumah sakit serta prosedur dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Memasukkan data, mengumpulkan data, menganalisis dan menyajikan data
kegiatan klinis pada Rsu ‘Aisyiyah Padang, untuk bahan informasi kesehatan bagi
pengambilan keputusan menajerial.
4. Mengelola rekam medis pasien yang meliputi pencatatan, penomoran, pengisian,
penyimpanan, pengambilan kembali rekam medis berdasarkan kode etik, prosedur
standar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
5. Mengumpulkan data, menganalisis dan menyajikan informasi yang tercantum
dalam rekam medis dengan tetap menjamin kerahasiaan/ konfidentialitas pasien,
agar dapat dijadikan informasi untuk pelaksanaan audit klinis dan informasi untuk
pengambilan keputusan, sesuai dengan kode etik dan prosedur/ standar serta
peraturan dan perundangan yang berlaku;
6. Membuat laporan hasil kegiatan Instalasi Rekam Medis sebagai bahan informasi
kesehatan dan pertanggungjawaban kepada atasan;
7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dalam melaksanakan kegiatannya Kepala Instalasi Rekam Medis membawahi
beberapa kegiatan antara lain:
1. PJ (penanggung jawab) Tempat pendaftaran rawat jalan
Staf pendaftaran pasien rawat jalan
2. PJ (penanggung jawab) Tempat pendaftaran rawat inap
Staf pendaftaran pasien rawat inap
3. PJ (penanggung jawab) Menajemen RM :
Assembling, kode dan indeks penyakit
Penyimpanan dan distribusi RM
Statistik dan pelaporan
Masing-masing PJ (penanggung jawab) kegiatan tersebut bertanggung jawab langsung
kepada Kepala Instalasi Rekam Medis. Dalam melaksanakan tugasnya tiap
penanggung jawab menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara
horizontal maupun vertikal dalam lingkungan Instalasi Rekam Medis, sesuai dengan
tugasnya masing-masing. Bila mana Kepala Instalasi Rekam Medis berhalangan,
 maka ditunjuk personil di bawahnya yang memahami kegiatan bersangkutan untuk
mewakilinya.

B. PROGRAM KERJA
Instalasi Rekam Medis mempunyai rencana program kerja yang pada nantinya
diharapkan menjadi kontribusi dalam pelaksanaan pelayanan rekam medis.
Membangun sistem yang memadai untuk menunjang pelayanan rumah sakit
dibutuhkan langkah strategis. Untuk itu diperlukan perumusan waktu kegiatan agar
dapat dilaksanakan pada jadwal yang telah ditetapkan. Program kerja yang waktunya
telah ditetapkan tetapi belum bisa terlaksana akan diadakan evaluasi untuk
dilaksanakan penjadwalan ulang. Adapun kegiatan yang dirancang pada tahun berjalan
2017 adalah sebagai berikut:
1. Rapat rutin Instalasi Rekam Medis
2. Analisa beban kerja Instalasi Rekam Medis tahun 2019
3. Evaluasi kebutuhan sarana dan prasarana
4. Evaluasi persediaan rak penyimpanan
5. Perencanaan pelaksanaan rekam medis in aktif
6. Identifikasi hasil pelaporan
7. Revisi formulir rekam medis
8. Buku Pedoman Pengorganisasian RM
9. Buku Pedoman Pelayanan RM
10. Penyusutan berkas rekam medis rawat jalan
11. Retensi berkas rekam medis
12. Pemasangan antrian elektronik
13. Monitoring dan evaluasi KLPCM
14. Membuat laporan kegiatan di awal tahun berikutnya

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

Program kerja ini dilakukan untuk pengembangan SDM rekam medis dalam
pengolahan data di tahun 2019

VI. SASARAN
Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan
pelayanan kesehatan di RSU ‘Aisyiyah Padang bisa mencapai 90 %.
VII. JADWAL KEGIATAN PROGRAM KERJA
Bulan dalam Th. 2019
Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Rapat rutin Instalasi Rekam Medis
Analisa beban kerja Instalasi Rekam
Medis tahun 2019
Evaluasi kebutuhan sarana dan
prasarana
Evaluasi persediaan rak penyimpanan
Perencanaan pelaksanaan rekam medis
in aktif
Identifikasi hasil pelaporan
Revisi formulir rekam medis
Pedoman Pengorganisasian RM
Pedoman Pelayanan RM
Penyusutan berkas RM rawat jalan
Retensi berkas rekam medis
Monitoring dan evaluasi KLPCM
Membuat laporan kegiatan di awal
tahun berikutnya

VIII. EVALUASI JADWAL KEGIATAN DAN PELAPORAN

a. Evaluasi Jadwal Kegiatan
Skedul ( jadwal ) kegiatan tersebut akan dievaluasi setiap 3 bulan sekali, sehingga
bila dari evaluasi diketahui ada pergeseran/penyimpangan jadwal dapat segera
diperbaiki sehingga tidak mengganggu program secara keseluruhan.
Evaluasi skedul ( jadwal ) kegiatan tersebut dilakukan oleh ka.unit dan di setujui
oleh kasi penunjang medis
b. Pelaporan Evaluasi
Laporan evaluasi skedul ( jadwal ) kegiatan dibuat setiap 1 bulan sekali, di buat
dalam bentuk diagram /tabel dan dimasukkan ke dalam laporan evaluasi penunjang
dan ditujukan kepada kasi penunjang medis

IX. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN DALAM

PROGRAM KERJA
Pencatatan dan pelaporan internal dan eksternal diakukan 1 kali sebulan,
pelaporan diserahkan ke unit terkait.

X. PENUTUP
 Dari kesimpilan Program Kerja diatas dapat disimpulkan bahwa Rekam Medis
harus meningkatkan SDM yang bermutu dan berkualitas agar semua yang
diharapkan dapat terlaksana dengan baik.
  Mengumpulkan data, menganalisis dan menyajikan informasi yang tercantum
dalam rekam medis dengan tetap menjamin kerahasiaan/ konfidentialitas
pasien, agar dapat dijadikan informasi untuk pelaksanaan audit klinis dan
informasi untuk pengambilan keputusan, sesuai dengan kode etik dan prosedur/
standar serta peraturan dan perundangan yang berlaku;

Padang, Januari 2019

Ka. Instalasi Rekam Medis

Rabiatun Adabiah, Amd. RM

PROGRAM PENGEMBANGAN SUMBER DAYA INSANI (SDI)

INSTALASI REKAM MEDIS

I. PENDAHULUAN
Instalasi Rekam Medis adalah salah satu bagian unit kerja RSU ‘ Aisyiyah
Padang yang melakukan pelayanan terpadu. Pelayanan yang dimaksud meliputi
pendaftaran pasien, penyimpanan berkas rekam medis, pengolahan data dan statistik
rumah sakit, dll. Dalam melaksanakan berbagai tugas pokok dan tambahan, Instalasi
Rekam Medis memerlukan pemberdayaan SDM guna mampu memberikan pelayanan
profesional dan bermutu. Untuk mewujudkan hal tersebut diperlukan berbagai upaya
baik formal maupun non formal melalui pendidikan dan pelatihan. Berbagai hal
tersebut dituangkan dalam program pengembangan sumber daya manusia Instalasi
Rekam Medis RSU ‘ Aisyiyah Padang .
II. LATAR BELAKANG
Peningkatan skill melalui program diklat harus dilaksanakan secara
berkelanjutan guna mengembangkan kemampuan petugas dalam menyelesaikan tugas
dan tanggung jawab. Persaingan antar rumah sakit dalam memberikan pelayanan prima
harus diimbangi dengan perkembangan ilmu dan pengetahuan staf rumah sakit sebagai
pendukung terlaksananya pelayanan prima. Dengan tujuan kepuasan pelanggan adalah
tujuan bekerja, maka RSU ‘ Aisyiyah Padang melalui program diklat diharapkan
menghasilkan sumber daya manusia yang kompeten sesuai bidangnya khususnya
perekam medis dan informasi kesehatan sebagai dasar ilmu bidang rekam medis.

III. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS

b. Tujuan Umum

Instalasi rekam medis RSU ‘Aisyiyah Padang memiliki sumber daya manusia yang
profesional dan berkualitas.

b. Tujuan Khusus
Melalui program pendidikan dan pelatihan yang disusun, seluruh SDM Instalasi
Rekam Medis :
1. Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai terkait dengan perekam
medis dan informasi kesehatan.
2. Berkomunikasi dengan baik dan profesional
3. Memiliki kemampuan analisa data dan statistik
4. Bekerja dengan standar profkam medisesi rekam medis
5. Mempertahankan dan meningkatkan kualitas pelayanan rekam medis

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

A. Pendidikan Formal
1. D III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

B. Pelatihan-pelatihan
1. Pelatihan Eksternal (Mengikuti Pelatihan di Luar Rumah Sakit)

No Jenis Pelatihan Peserta Jumlah

1 Pelatihan Coding INA CBG’s Tenaga Rekam Medis 2Orang
2 Pelatihan Tata Disain Formulir Tenaga Rekam Medis 2Orang
Rekam Medis
 3 Pertemuan dan Pelatihan Rakernas Tenaga Rekam Medis 2 Orang
Rekam Medis
4 Pelatihan Pengarsipan dan Tenaga Rekam Medis 2 Orang
Pemusnahan rekam medis

2. Pelatihan Internal (In House Training)

No Jenis Pelatihan Peserta Jumlah
1 Pelatihan Service Exccelent Tenaga Rekam Medis Semua staf
rekam medis
2 Pelatihan Baitul Arqam Tenaga Rekam Medis Semua staf
rekam medis
3 Pelatihan Bantuan Hidup Dasar Tenaga Rekam Medis Semua staf
rekam medis
4 Pelatihan Penanggulanggan Tenaga Rekam Medis Semua staf
Bencana rekam medis
5 Pelatihan Dasar PPIRS Tenaga Rekam Medis Semua staf
rekam medis

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

Program pengembangan SDM ini disusun untuk pelatihan pada tahun 2019
selama 1 tahun (Januari – Desember 2019). Adapun bentuk program pelatihan yang
telah disusun terdiri dari :
3. Pelatihan rutin/ wajib dilaksanakan setiap tahunnya hingga tercapai kompetensi
SDI rumah sakit yang diinginkan
4. Pelatihan non rutin/ sesuai kompetensi disusun berdasarkan kebutuhan baik berupa
pelatihan internal maupun eksternal rumah sakit.
A. Langkah-langkah Pelaksanaan Program
1. Menyiapkan TOR
Kerangka acuan (TOR) dibuat untuk menunjang terlaksananya program
pelatihan dan pengembangan SDM tahun 2019. Kerangka acuan terdiri dari:
a. Pendahuluan / latar belakang
b. Tujuan Sasaran program
c. Sasaran program
d. Langkah-langkah kegiatan / pentahapan kegiatan
e. Pembiayaan
f. Waktu dan tempat
 2. Evaluasi Proses
Evaluasi dilakukan melalui proses wawancara dengan peserta dan monitoring
langsung proses pelaksanaan kegiatan di rekam medis.
B. Alokasi Sumber Dana
1. Pembiayaan (budget)
Program pendidikan dan pelatihan tahun 2019 dibiayai dengan sumber dana
yang telah dialokasikan oleh bagian diklat rumah sakit sebagai ujung tombak
dari proses pendidikan dan pelatihan untuk seluruh staf rumah sakit.

VI . SASARAN
A. Pencapaian Program
Pencapaian target untuk program pendidikan dan pelatihan tahun 2019 diharapkan
mencapai 90% dari perencanaan
B. Peserta Pelatihan
Program Pendidikan dan Pelatihan internal dan eksternal yang disusun
diperuntukkan bagi seluruh SDM Intalasi Rekam Medis RSU ‘ Aisyiyah Padang .

VII. JADWAL KEGIATAN

Kegiatan pendidikan dan pelatihan secara rinci dituangkan dalam jadwal
kegiatan terlampir.

VIII. EVALUASI PROGRAM

Evaluasi program pendidikan dan pelatihan ini dilakukan pada akhir tahun 2019
guna menilai capaian program yang direncanakan.
XI. LAPORAN PROGRAM
Adapun laporan pelaksanaan yang dibuat dapat berupa:
1. Analisa hasil pelatihan dan pencapaian target pelaksanaan pelatihan
pada tahun 2019
2. Hambatan selama pelaksanaan kegiatan pelatihan
3. Rekomendasi untuk penyusunan pelatihan untuk tahun berikutnya.

Padang, Januari 2019

Ka. Instalasi Rekam Medis

Rabiatun Adabiah, Amd. RM

 POLA KETENAGA KERJAAN
INSTALASI REKAM MEDIS

A. POLA KETENAGAAN

RSU ‘Aisyiyah Padang adalah tipe C dengan kapasitas tempat tidur saat ini 54 tempat
tidur dengan kegiatan utama pelayanan kesehatan oleh Dr. Umum, Dr. Spesialis, dan Dr. Sub
Spesialis. Untuk meningkatkan mutu pelayanan dengan mendukung pencapaian sumber daya
manusia yang bermutu di RSU ‘Aisyiyah Padang.
Berikut ini adalah data keadaan tenaga Rekam Medis DI RSU ‘Aisyiyah Padang pada akhir
bulan 2019 adalah :
1. Kepala Instalasi Rekam Medis 1
2. Anggota 11

ANALISA POLA KETENAGAAN REKAM MEDIS

DI RSU ‘AISYIYAH PADANG 2019
NO TENAGA REKAM MEDIS KEADAAN KEBUTUHAN KEKURANGAN

1. Kasubag Rekam Medis 1 - -

2. Anggota 11 - -

Keterangan :
 Untuk pola ketenagan di Rekam Medis memenuhi kebutuhan yang diharapkan
agar tercapaikan SDA yang bermutu dan merata di RS.

Uraian Tugas :
1. Kasubag Rekam Medis
2. Anggota Rekam Medis
a. Penerimaan pasien rawat inap dan rawat jalan
b. Mengisi rekam medis pasien rawat inap dan rawat jalan
c. Melakukan kelengkapan status rekam medis pasien rawat inap dan rawat jalan
(assembling)
d. Melakukan koding berdasarkan diagnosa pasien
e. Melaksanakan indeksing berdasarkan diagnose pasien
f. Filling, menyusun rekam medis pasien berdasarkan nomor rekam
Medis (terminal digit) di ruangan rekam medis.

Pola Ketenaga Kerjaan Rekam Medis

1. Langkah pertama menetapkan waktu kerja yang tersedia
A = hari kerja = 6 hari kerja x 4 9minggu = hr294
 B = cuti tahunan = 12 hr
C = pendidikan dan pelatihan = 4 hr
D = libur nasional = 12 hr
E = ketidak hadiran = 2 hr
F = waktu kerja = 6 jam/ hr
 Hari kerja tersedia
= (A-(B+C+D+E))
= (294-(12+4+12+2))
= 264 HARI KERA

 Waktu kerja tersedia

= 264X F
= 264 X 6
= 1584 JAM KERKA PERTAHUN
= 578160 (dalam menit )

2. Langkah kedua menetapkan unit kerja dan SDM dan standar beban kerja

Kategori SDI Kegiatan Pokok Rata-Rata Waktu/ Standar Beban

Menit Kerja
Rekam edis TPPRJ
115632
 Entri SEP 192720
 Pasien baru 5
289080
 Pasien lama 3 57816
 Pasien ranap 192720
 Assembling 2 115632
 Coding 10 192720
Rajal 289080
Ranap 3
 Filling

5
3
2

Cara Perhitungannya :
Standar beban kerja = waktu kerja tersedia / rata-rata waktu perkegiatan pokok

TPPRJ
 Entri SEP = 578160/5 = 115632
 Pasien baru = 578160 /3 = 192720
 Pasien lama = 578160/2 = 289080
 Pasien ranap = 578160/10 = 57816
 Assembling = 578160/3 = 192720
 Coding
Rajal = 578160/5 = 115632
Ranap = 578160/3 = 192720
 Filling = 578160/2 = 289080

3. Langkah ketiga menyusun standar kelonggaran

Waktu kerja tersedia = 1584 jam/ thn
Faktor kelonggaran = pertemuan menit, 1 jam/minggu ( 1 jam x 52 minggu= 52 jam/menit)
 Rumus standar kelonggaran = 52 jam/ 1584 = 0, 03
4. Langkah keempat menghitung kebutuhan tenaga kerja
Rumus = kegiatan pokok + standar kelonggaran/ strandar beban kerja
a) Kegiatan Pokok
Pasien rajal/ hari = 150 pasien ( P. Baru =90 dan P.Lama= 60)
Pasien ranap/ hari = 10 pasien
TPPRJ
 Entri SEP = 150 X 294 = 44100
 Pasien baru = 90 X 294 = 26460
 Pasien lama = 60 X 294 = 17640
 Pasien ranap = 10 X 294 = 2940
 Assembling = 150 X 294 = 2940
 Coding

Rajal = 150 X 294 = 44100

Ranap = 10 X 294 = 2940
 Filling = 150 X294 = 44100

b) Kebutuhan SDM
Rumus = kegiatan/ standar beban kerja+ standar kelonggaran
TPPRJ
 Entri SEP = 44100/115632 = 1 ORANG
 Pasien baru = 26460/192720 = 1 ORANG
 Pasien lama =17640/289080 = 1 ORANG
 Pasien ranap = 2940/57816 = 1 ORANG
 Assembling = 2940/192720 = 1 ORANG
 Coding
Rajal = 44100/115632 = 1 ORANG
Ranap = 29400/192720 = 1 ORANG
 Filling =44100/289080 = 1 ORANG

Padang, Januari 2017

Ka. Instalasi Rekam Medis

Rabiatun Adabiah, Amd. RM