Setiap pengusaha kecil pasti bermimpi bisnis yang dikelolanya menjadi besar di kemudian hari.

Untuk mewujudkan mimpi ini menjadi kenyataan, perencanaan strategis bisnis sangat penting
untuk dilakukan. Bramardianto.com menjelaskannya untuk Anda.

Bisnis adalah semua tentang perencanaan strategi cerdas dan menerapkannya dengan bijaksana
dan tepat. Bahkan usaha kecil tidak terkecuali, karena tujuan utama dari sebuah bisnis kecil
adalah untuk tumbuh menjadi sebuah bisnis besar. Namun, banyak orang secara keliru percaya
bahwa perencanaan strategis hanya untuk pemain besar di pasaran. Tetapi jika Anda bercita-cita
untuk bersaing dengan mereka suatu hari nanti, dan memiliki bisnis kecil atau bisnis keluarga
untuk dijalankan, Anda perlu fokus pada perencanaan strategis untuk bisnis keluarga Anda.

Apa Itu Perencanaan Strategis?

Perencanaan strategis melibatkan perumusan kebijakan dan strategi pertumbuhan bisnis selama
periode waktu tertentu. Periode waktu biasanya akan tergantung pada jenis bisnis Anda. Usaha
tertentu seperti misalnya internet atau teknologi harus berurusan dengan perubahan tren sangat
sering, maka perumusan rencana lima tahun untuk usaha tersebut bukan merupakan pilihan
layak. Manajemen dapat menyiapkan rencana strategis untuk satu aspek bisnis atau dapat fokus
pada bisnis secara keseluruhan. Pihak yang bersangkutan kemudian, menyusun rencana strategi
yang sesuai dengan rencana bisnis secara keseluruhan.

Menulis rencana strategi tidak sama dengan menulis rencana bisnis. Rencana bisnis berkaitan
dengan tantangan yang mungkin ditemui ketika memulai bisnis, sementara perencanaan strategi
meliputi peluang usaha kecil untuk mengembangkan bisnis dan metode untuk memanfaatkan
peluang-peluang tersebut. Tanpa rencana strategi, bisnis tidak memiliki arah. Kemungkinan
berhasil dalam bisnis yang tidak memiliki rencana strategi, dipastikan bisnis Anda tidak akan
maju secara signifikan.
Model Dasar Perencanaan Strategis

Tidak ada model yang pasti untuk strategi pertumbuhan usaha kecil. Setiap bisnis merumuskan
model tersendiri yang memiliki potensi untuk bekerja untuk bisnis tertentu. Tidak peduli model
mana yang Anda pilih, komponen penting dari rencana strategi tetap sama. Komponen-
komponen ini meliputi:

Tujuan Bisnis
Tujuan bisnis menjelaskan seluruh ide mengapa bisnis itu ada. Hal ini juga kadang-kadang
disebut ‘misi bisnis. “Tidak perlu harus rumit dan hanya harus fokus pada tujuan akhir dari bisnis
Anda.

Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi adalah tujuan akhir di mana semua upaya organisasi ditargetkan. Ini adalah
tujuan yang membantu Anda untuk mencapai misi bisnis. Tetapkan tujuan yang praktis dicapai
dalam jangka waktu yang ditetapkan.

Strategi Perencanaan untuk Setiap Tujuan

Strategi adalah pendekatan dimana Anda akan cenderung untuk mengadopsi, untuk mencapai
setiap tujuan. Ada kemungkinan bahwa strategi tertentu mungkin tidak bekerja untuk tujuan
tertentu pada suatu titik waktu tertentu, maka membuat ketentuan untuk checkpoint, yang akan
memungkinkan Anda untuk memastikan apakah strategi tersebut berhasil atau tidak. Menyusun
alternatif rencana cadangan untuk setiap strategi, dalam kasus ini justru mendatangkan kerugian.

Rencana Aksi
Ini adalah kegiatan yang sebenarnya yang akan dilaksanakan sesuai rencana strategi. Rencana
aksi adalah serangkaian semua kegiatan yang pada akhirnya berfokus pada mencapai titik tujuan.
Jika beberapa departemen yang terlibat dan masing-masing departemen telah menetapkan sendiri
tujuan, maka penting bahwa rencana aksi untuk semua departemen bekerja sinkron dengan satu
sama lain.

Pelaksanaan Monitoring Rencana Strategi

Kebanyakan bisnis menyusun rencana strategi cerdas, tetapi gagal untuk memantau efektivitas.
Seluruh tujuan dari perencanaan strategis akan kalah jika Anda tidak dapat menginvestasikan
waktu untuk memantau pelaksanaannya. Dengan memantau pelaksanaan rencana strategis secara
berkala dan merevisinya, jika perlu.

Meskipun perencanaan strategis bisnis bukan merupakan esensi bisnis, pasti merupakan bagian
integral dari itu dan dapat membawa Anda jauh dalam bisnis Anda ketika digabungkan dengan
taktik cerdas. Mengutip apa yang dikatakan Sun Tzu “Strategi tanpa taktik adalah rute paling
lambat menuju kemenangan. Taktik tanpa strategi adalah suara sebelum kekalahan.”

Read more at http://bramardianto.com/perencanaan-strategis-untuk-usaha-

kecil.html#rgYbu1lYjh6tq1ax.99
merupakan hal yang menjadi prioritas utama agar mencapai sebuah kesuksesan. Meski kata
sukses itu sendiri merupakan hal yang tidak bisa distandarisasikan namun paling tidak ketika
seseorang dikatakan sukses orang tersebut telah mengecap manisnya buah kerja keras. Selain itu
kesuksesan juga tidak akan pernah datang dengan sendirinya. Harus ada perhitungan dan
penginderaan bisnis yang hanya bisa dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kepekaan
terhadap sebuah peluang bisnis. Kepekaan tersebut tentu harus didukung juga dengan
perencanaan yang baik tentang jenis bisnis yang akan tumbuh dengan pesat. Untuk menyadari
pentingnya membuat perencanaan strategis dalam bisnis, maka anda harus mengetahui
beberapa hal.

Pentingnya Membuat Perencanaan Strategis dalam Bisnis

untuk kemajuan bisnis anda
Memang tidak mudah untuk mendapatkan pentingnya membuat perencanaan strategis dalam
bisnis, namun semua itu dapat dipelajari dengan beberapa langkah. Langkah yang pertama
adalah dengan membuat ide berdasarkan pikiran yang kritis. Kritis yang dimaksud bukan berarti
mengkritik dan menjelek-jelekan hasil pekerjaan orang lain. Pada tahap ini anda dituntun untuk
dapat membedakan mana yang baik dan mana yang tidak baik bagi bisnis anda. Sebuah utang
trilyunan mungkin akan bisa membuat pabrik yang besar namun secara pemikiran kritis cara
tersebut tidak akan cocok bagi usaha kecil menengah. Itulah yang dinamakan dengan berpikiran
kritis. Selain itu kritis juga jangan dicampuradukan dengan perasaan karena tidak akan
menghasilkan keputusan yang terbaik.

Sesuai dengan hukum sejarah bahwa manusia akan selalu mengulang dan mengulang apa yang
sudah terjadi pada hari kemarin, maka begitu pula dengan bisnis. Tahap sebuah bisnis khususnya
bisnis kecil akan selalu berawal dari peniruan terhadap sesuatu yang sudah ada. Sebuah bisnis
hamburger di kios-kios kecil tidak akan mungkin ada jika mereka tidak melihat beberapa penjual
hamburger besar dari Amerika. Selanjutnya adalah tahap pengkreasian dimana anda sebagai
pebisnis sudah dituntut untuk mengeluarkan inovasi anda sehingga mengeluarkan jenis barang
dagangan yang baru meski masih dengan konsep yang sama. Semua tahap dan cara berpikir
tersebut ditujukan untuk mengingatkan anda akan pentingnya membuat perencanaan strategis
dalam bisnis.

Tingginya tingkat pertumbuhan ekonomi di Indonesia yang mencapai di atas enam persen
(6,5%), membuat potensi sektor UKM (Usaha Kecil Menengah) masih relatif tinggi di Indonesia.
Berbicara mengenai pemasaran UKM, menurut salah satu penelitian pada perguruan tinggi di
Inggris ternyata pemasaran UKM cenderung terjadi secara spontan, apa adanya dan tidak terarah.
Salah satu alasannya adalah karena model perencanaan strategi pemasaran UKM adalah lebih
fleksibel dan tidak terlalu pusing dengan perencanaan yang berbelit-belit (Parrot, 2010).
Untuk skala bisnis kecil seperti UKM tentunya memiliki strategi pemasaran yang berbeda
dengan perusahaan besar. UKM biasanya memiliki budget pemasaran yang terbatas, sehingga
diperlukan kreatifitas untuk menemukan cara yang efektif dalam memasarkan produk atau jasa
dengan biaya pemasaran yang rendah atau bahkan tidak memerlukan biaya.
Berikut ini langkah sederhana pemasaran yang efektif untuk UKM:
1. Membuat produk yang unik dan memiliki kelebihan dibandingkan produk lain yang sejenis.
Pesaing ada dimana-mana, jika produk atau jasa yang ditawarkan tidak memiliki kelebihan,
maka akan sulit bersaing. Produk yang berkualitas saja tidak cukup, produk juga harus bisa
memenuhi kebutuhan konsumen. Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi, tentunya
kebutuhan konsumen pun ikut berubah, jika produk kita lambat berinovasi maka akan tertinggal
dengan produk pesaing.
2. Dekat dengan pelanggan yang sudah ada dan terus menerus mendapatkan pelanggan yang
baru.
Dalam mengembangkan usaha kecil, harus terus menerus mencari pelanggan baru, sekaligus
juga bagaimana membuat suasana yang menyenangkan bagi pelanggan yang sudah ada. Jadilah
sahabat pelanggan, layani dengan keramahan, jika tidak mereka akan membicarakan hal negatif
mengenai produk kita. Me-maintain pelanggan yang sudah ada (existing) bisa dilakukan dengan
cara memberikan sesuatu secara gratis kepada pelanggan existing, sebagai imbalan agar mereka
tetap mengontak kita, dengan cara ini kita dapat selalu berhubungan dengan pelanggan. Manusia
memiliki ingatan terbatas, setelah kita mengadakan kontak awal, sebaiknya kita melakukan
follow up kontak secara teratur. Jika dalam sebulan kita tidak melakukan kontak, kemungkinan
besar pelanggan akan melupakan produk kita.
Menemukan cara yang paling baik untuk menarik pelanggan baru dalam usaha kecil dapat
dilakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Bergabung dengan jaringan sosial.
b. Menawarkan produk gratis sebagai tester produk.
c. Dorong calon pelanggan kita supaya memberikan informasi kontak mereka. Berikan alasan
supaya mereka mengontak kita, misalnya e-book gratis. Ketika calon pelanggan telah
memberikan informasi kontak mereka, follow up secara reguler untuk membangun kredibilitas
perusahaan kita dan memperjelas nilai produk atau jasa kita.
3. Melakukan publikasi di tempat-tempat yang banyak dikunjungi oleh calon pembeli potensial.
Mini display merupakan tempat yang tepat untuk melakukan promosi produk yang dihasilkan
oleh UKM, dengan memamerkan contoh produk dilengkapi informasi tentang harga, bahan baku
dan lain-lain. Setelah melakukan publikasi produk, sebaiknya kita telusuri dari mana para
pelanggan mengetahui produk atau jasa kita. Informasi ini penting, untuk mengetahui program
pemasaran mana yang efektif dan mana yang kurang efektif, sehingga kita dapat menentukan
perubahan strategi berdasarkan hasil temuan tersebut.
4. Memanfaatkan e-commerce dalam pemasaran produk UKM
E-commerce atau internet marketing merupakan sarana promosi produk melalui internet, dengan
memanfaatkan e-commerce, bisnis memiliki peluang untuk menjangkau pasar yang luas bahkan
global. E-commerce dalam dunia bisnis dapat mendukung pemotongan rantai distribusi, sehingga
konsumen dapat memperoleh suatu produk dengan harga murah. Contoh perusahaan-perusahaan
yang sukses dengan memanfaatkan e-commerce antara lain Dell computer, Wall-mart dan
sebagainya. Pemasaran produk dengan e-commerce memiliki beberapa manfaat antara lain,
murah dan efisien, memiliki akses tanpa batas, dan memperpendek jarak distribusi produk.
5. Menyusun “pesan pemasaran” yang tepat saat mempromosikan produk.
Pesan pemasaran yang tepat sangat penting untuk mendapatkan atensi dari calon pelanggan,
caranya adalah sebagai berikut:
a) Buatlah pesan pemasaran yang menggambarkan keunikan dan daya tarik produk dan yang
membuat calon pelanggan mengontak kita.
b) Sesuaikan pesan pemasaran dengan masalah yang dihadapi calon pelanggan sehingga mereka
akan memperhatikan.
c) Gunakanlah pesan pemasaran yang cerdas, baik dalam meeting, bertelfon, surat menyurat
maupun dalam website.

Para pelaku UKM telah mengadopsi strategi pemasaran praktis menjadi lebih teoritis yaitu
dengan melakukan inovasi strategi pemasaran. Beberapa contoh inovasi tersebut antara lain
dengan melakukan pemasaran yang terintegrasi, fokus pada variabel pemasaran, fokus
pelanggan, fokus pasar, modifikasi dan memiliki cara yang unik dalam melakukan pemasaran
(O’Dwyer, 2009).

Pertumbuhan jumlah UKM di Indonesia yang semakin hari kian melonjak pesat, mau tidak mau
mendorong para pelakunya untuk lebih kreatif dan inovatif dalam menyusun strategi pemasaran.
Seperti kita ketahui bersama, strategi pemasaran sering kali diibaratkan sebagai jantung
kehidupan sebuah usaha. Karenanya saat ini para pelaku UKM harus bisa jeli dan teliti dalam
menciptakan strategi pemasaran yang tahan banting di tengah ketatnya persaingan pasar.

Sebagai seorang pelaku UKM yang kreatif, Anda dituntut untuk bisa untuk menentukan
komoditas apa saja yang memiliki nilai jual cukup tinggi di pasaran dan sebagai seorang yang
jeli Anda memiliki aturan analisis dalam dunia pemasaran modern yang kedepannya bisa
digunakan untuk melacak dan mengukur seberapa potensial pasar yang Anda bidik.

Nah, agar Anda tak salah langkah dalam menentukan strategi pemasaran. Berikut ini kami
informasikan 10 strategi pemasaran untuk tingkatkan daya saing UKM yang bisa Anda
jalankan dari sekarang.

1. Strategi pemasaran yang Anda jalankan harus mampu memberikan pemahaman kepada
para konsumen, tentang apa yang Anda kerjakan, dan apa yang Anda produksi. Hal ini
penting agar mereka bisa memahami bisnis Anda sebelum memutuskan apakah mereka
membutuhkan produk atau layanan anda.
2. Jangan hanya memberikan pelayanan prima pada pelanggan Anda, namun berikan sebuah
pembeda agar bisnis Anda terlihat unik di mata calon konsumen. Jika Anda telah
 memutuskan untuk memberikan nilai unik pada bisnis Anda, pastikan untuk
menjalankannya secara konsisten agar brand image bisnis Anda bisa terjaga.
3. Tentukan tujuan pemasaran yang Anda jalankan dan pisahkan mana yang sesuai dengan
tujuan pemasaran Anda dan mana yang belum sesuai. Setelah menentukan tujuan
pemasaran, selanjutnya mulailah mengatakan “tidak” untuk hal-hal yang tidak sesuai
dengan rencana pemasaran bisnis Anda.
4. Bidik target pasar Anda dan berikan nilai tambah produk sebelum menyusun strategi
pemasaran. Agar strategi pemasaran Anda bisa bekerja dengan maksimal, mulailah
dengan membidik target pasar yang tepat dan memberikan nilai tambah pada produk
Anda untuk meyakinkan calon konsumen.

5. Berikan keuntungan pada konsumen Anda.

Setiap konsumen tentunya menginginkan kebutuhannya bisa terpenuhi dengan membeli
produk atau menggunakan layanan jasa yang Anda tawarkan. Karena itu, sebisa mungkin
berikan keuntungan pada konsumen Anda agar mereka tak berpaling ke pemain yang
lain.
6. Jika Anda bukanlah seorang networker yang kompeten, maka sekarang adalah waktu
yang tepat bagi Anda untuk belajar menjadi seorang networker atau mempekerjakan
seorang tenaga pemasaran yang bisa diandalkan sebagai ujung tombak perluasan jaringan
bisnis Anda.
7. Tak ada salahnya memanfaatkan papan iklan di tempat strategis untuk memasang iklan
Anda dalam waktu yang cukup lama. Agar calon pelanggan Anda familiar dengan produk
atau jasa yang Anda produksi, maka mereka perlu melihat pesan iklan yang Anda
tawarkan sebelum mereka siap untuk mengambil keputusan pembelian.
8. Konsisten dalam menjalankan strategi pemasaran. Selain kreatif, pelaku UKM juga
dituntut untuk bisa konsisten dalam menjalankan strategi pemasaran yang Ia pilih. Hal ini
penting, karena kepercayaan konsumen akan terbangun apabila Anda konsisten dibidang
usaha yang digeluti dan menjadi salah satu orang ahli di bidang tersebut.
9. Mencari cara untuk menjadikan diri Anda sebagai orang yang ahli di bidang usaha yang
sedang dijalankan. Contohnya saja bila Anda membuka bisnis toko kue, maka asah diri
Anda agar tidak hanya bisa memproduksi kue yang lezat namun juga bisa memberikan
pelatihan bagi para pemula tentang bagaimana kiat-kiat membuka toko kue,
mempublikasikan buku tentang resep membuat kue yang lezat, atau menjadi nara sumber
di berbagai seminar cake & bakery untuk membangun personal branding yang cukup
kuat.
 10. Bangun komunikasi pemasaran yang jelas, singkat dan terfokus. Hindari hal-hal atau
kegiatan yang merusak fokus utama Anda dan singkirkan beberapa hambatan pemasaran
yang bisa merusak nama baik bisnis Anda.

Semoga informasi tips pemasaran bisnis yang kami angkat pada pekan ini bisa memberikan
manfaat bagi para pembaca dan membantu para pemula yang sedang bingung memasarkan
produk-produknya. Maju terus UKM Indonesia dan salam sukses!

Meeting PDCA atau pertemuan rutin yang membahas mengenai performa

kinerja bulanan atau tahunan pasti sering Anda lakukan. Review and Evalution
adalah bagian terintegrasi dalam Manajemen Strategi perusahaan dan organisasi
Anda. Setiap Perencanaan (Planning) yang matang, kemudian dilanjutkan dengan
Pelaksanaan (Implementation) yang tepat akan selalu diikuti dengan Pengawasan
(Control and Monitoring). Proses ini sering Anda kenal dengan istilah pola PDCA,
rencanakan, lakukan, cek dan ulangi. Berikut cara sederhana Anda dalam membuat
sebuah laporan PDCA yang baik dan benar. Kasus diambil pada departemen
pemasaran dan penjualan.

1. Membuat Skala Prioritas, jenis produk dan konsumen yang ditargetkan.

Buatlah daftar Produk dan Segmen Konsumen yang menjadi target Anda dan Tim
dalam program kerja ini. Jenis produk dapat dikategorikan berdasarkan Nilai Jual,
Bahan Baku, atau lainnya. Anda tetapkan produk-produk inti yang menjadi prioritas
pertama untuk dijual.

Buatlah daftar segmen konsumen yang akan Anda jadikan pembeli atau pelanggan.
Segmen konsumen ini dapat dibedakan berdasarkan Jeni Pekerjaan, atau Wilayah
Kerja.

2. Menentukan Waktu Pelaksanaan.

Tentukan kapan waktu pelaksanaan untuk masing-masing prioritas tersebut, Jenis

Produk dan Segmen Konsumen. Buat dalam sebuah Spreadsheet sederhana daftar
produk dan timeline pelaksanaannya. Dibuat berjajar vertikal ke bawah untuk jenis
produk, dan horisontal ke kanan untuk jumlah penjualan setiap waktu (harian,
mingguan atau bulanan)

3. Menetapkan Tim yang Terlibat.

Kolom disamping jenis produk dan konsumen, Anda dapat sebutkan PIC yang
bertanggung jawab untuk program tersebut, sehingga proses monitoring dan kontrol
dapat terjaga baik. Anda sebagai pimpinan departemen dapat meminta
pertanggungjawaban kerja kepada masing-masing individu.
4. Pelaksanaan Program Kerja.

Setelah ditentukan jenis produk ,konsumen, pic yang terlibat, selanjutnya dikolom
sampingnya dapat Anda tambahkan, waktu pelaksanaannya. Harian atau mingguan
atau rekap hasil setiap bulan akan menjadi acuan dalam pola review dan evaluasi
PDCA departemen Anda.

5. Evaluasi Mingguan dan Bulanan, setiap produk dan konsumen.

Pelaksanaan review dan evaluasi dilakukan setiap hari dalam bentuk briefing pagi
selama 10 menit atau 15 menit secara keseluruhan.

Pelaksanaan review mingguan dapat Anda lakukan setiap senin pagi, dan mengulas
persoalan dan permasalahan yang terjadi selama kurun waktu tersebut.

Pelaksanaan review bulanan bertujuan untuk menetapkan rencana berikutnya sehingga

performa bulan selanjutnya akan lebih baik dari bulan berjalan.

6. Standarisasi Kerja.

Pada akhir tahun atau akhir periode program, misal per kuartal, selanjutnya Anda dan
Tim akan membuat sebuah standarisasi program penjualan dan pemasaran yang telah
dilakukan. Standarisasi ini bertujuan sebagai petunjuk teknis atau konsep kerja dalam
implementasi program sejenis lainnya.

Laporan PDCA dapat Anda buat dengan format bebas, yang terpenting pelaksana dan
penanggungjawab dapat mempresentasikan proses dan kinerja yang dilakukan.
Tujuan dari Laporan PDCA adalah membuat Anda dan Tim berhasil menganalisa
sebuah keberhasilan dan mengatasi sebuah permasalahan.

- See more at: http://ikhtisar.com/laporan-pdca-yang-sederhana-efektif/#sthash.2pXwaVDE.dpuf

Bahkan dalam membuat sarapan pagi pun Anda terkadang telah melakukan
perencanaan sebelumnya, entah pada pagi hari setelah bangun tidur atau semalam
sesaat sebelum tidur. Berikut contoh yang dapat Anda pelajari dalam mempersiapkan
sebuah Perencanaan Proyek dan menjalankannya sampai berhasil.

Perencanaan Sebuah Meeting Perusahaan

Anda mungkin ditunjuk menjadi seorang Project Manager dalam even tahunan
perusahaan atau pertemuan antar perusahaan yang sangat banyak melibatkan orang-
orang. Direksi telah menetapkan Anda sebagai pelaku dan penaggungjawab acara.
Untuk hal tersebut Anda tentu melakukan pendekatan untuk membangun sebuah
perencanaan proyek dan dengan segala kompleksitasnya.

1. Pra Perencanaan Proyek (Pre-Plan The Project)

Langkah pertama adalah Merencanakan Perencanaan, dengan berdiskusi dan bertukar

pendapat kepada orang terkait dan user seperti Stakeholder. Sehingga Anda mengerti
apa yang dikehendaki mereka. Jika ini telah diketahui sejak periode sebelumnya,
maka pastikan Apa yang Berjalan Benar dan Apa yang Berjalan Salah. Tentukan
siapa saja yang akan terlibat dalam pelaksanaan proyek tersebut dan pastikan mereka
dapat membantu Anda berhasil dalam proyek. Temukan keinginan Direksi tentang
Kapan Waktu Penyelenggaraan Acara, Dimanakah pelaksanaannya dan Berapa Biaya
yang diperlukan. Kumpulkan seluruh informasi tersebut sehingga Anda akan
menemukan Rangkaian Lengkap Cara Membangun dan Menyelesaikan Proyek

2. Pembentukan Tim (Build The Team)

Anda tidak mungkin berhasil sendiri tanpa adanya keterlibatan orang lain. Pastikan
sumber daya lainnya yang diperlukan dalam menjadikan proyek ini sukses. Adakah
orang lain pada departemen yang berbeda dapat membantu Anda untuk sukses dan
bagaimana Anda melakukannya sehingga mereka akan membantu. Haruskah Anda
memberikan penawaran langsung atau cukup melakukan pendekatan kepada pimpinan
mereka. Tentukan berapa banyak waktu Anda perlukan dari mereka, dan ketrampilan
khusus apakah yang diperlukan. Apakah Anda dapat mencari orang lain dengan
kemampuan sama jika orang yang Anda inginkan berhalangan membantu. Jika ini
adalah Meeting Perusahaan dengan cakupan yang luas, maka bagaimana departemen
HR dapat membantu Anda, dan apakah Anda perlu asisten departemen GA serta
bagaimana pula dengan departemen marketing. Anda harus mem-Break-Down semua
kebutuhan dalam pelaksanaan meeting ini.

3. Perencanaan Agenda Acara

Agenda Acara adalah hal paling penting agar Pertemuan berlangsung sesuai dengan
Waktu dan Esensi yang dicari. Buatlah Time Block Acara secara detail, sejak
Pembukaan, Isi Acara dan Penutupan. Siapakah yang menjadi Opening Speaker dan
Pembicara lainnya. Akankah acara tersebut terjadi dalam sebuah Hall atau dipisah
menjadi grup kecil dalam ruangan khusus. Adakah acara berlangsung sehari atau
dalam beberapa hari, dan bagaimana Anda melakukan penutupan setiap harinya dan
melakukan pembukaan pada hari berikutnya. Bagaimana pula Anda menangani
peserta yang mungkin menginap, serta perangkat dan logistik yang mereka perlukan.

4. Mencari Tempat Acara

Pastikan dimana Direksi menginginkan acara berlangsung, apakah cukup dalam ruang
meeting kantor atau perlu diselenggarakan diluar kantor karena perlu adanya
konsentrasi lebih. Hitunglah jumlah peserta yang akan datang serta perkirakan jarak
hotel dan penginapan dari tempat meeting berlangsung. Layout acara perlu juga
diperhatikan apakah berbentuk Round Table, Theater atau Class Room. Semua
disesuaikan dengan Materi yang akan dibawakan serta Tujuan dari Acara Meeting.

5. Rangkuman

Setelah Anda dapat melihat satu per satu parameter yang diperlukan dalam
pelaksanaan sebuah Meeting Besar selanjutnya Anda kumpulkan semua menjadi
Project Plan. Semua hal yang menjadi Perencanaan Proyek ini masih berupa Work
Breakdown Structure (WBS) dan belum melihat Ketergantungan satu dan lainnya pada
saat acara. Hal tersebut dapat Anda tambahkan kemudian.

Dengan memahami faktor yang berpengaruh terhadap sebuah Project Plan, Anda
dapat membuka wawasan lebih jauh dalam mengelola sebuah even. Potensi Positif
dan Negatif dapat diantisipasi dan diminimalisasi jika terjadi. Secara umum
Perencanaan sebuah Proyek dipengaruhi oleh Agenda Acara, Tim Pelaksana dan
Harapan Stakeholders. Demikian pula jika proyek Anda merupakan Proyek
Improvement yang sangat menyita Waktu dan Tenaga, dimana pada akhirnya tetap
ada Agenda Acara, Tim Pendukung serta Tujuan Proyek sesuai Harapan.

- See more at: http://ikhtisar.com/perencanaan-sebuah-proyek/#sthash.N9m5iCwc.dpuf

PICA adalah kepanjangan dari Problem Identification Corrective Action, yang

menjadi bagian tak terpisahkan dalam pelaksanaan Siklus PDCA agar mencapai
Tujuan yang ditetapkan. PICA adalah Alat Kontrol bagi setiap organisasi dalam
mengamati Proses PDCA yang dijalankan sesuai dengan Rencana atau masih banyak
kendala yang dihadapi. PICA menjadi bagian dari proses Cek dalam PDCA untuk
tetap membuat PDCA berkelanjutan dan berkesinambungan.

Definisi PICA

PICA sebagaimana yang diuraikan sebelumnya adalah kepanjangan dari Problem

Identification Corrective Action dapat diartikan sebagai berikut:

Problem Identification, adalah Identifikasi Masalah yang menyebabkan Rencana

(Plan) tidak dapat Berjalan (Do) dengan baik atau menyimpang dan berpotensi
mengakibatkan Target dan Tujuan tidak sesuai yang diharapkan. Identifikasi Masalah
harus memperhatikan beberapa aspek yang terkait, internal ataupun eksternal.
Semisal Anda dapat melakukan Identifikasi Masalah Penjualan yang hanya mencapai
80% dari Target dan hasil tersebut diantaranya:

Internal

 Tenaga Pemasaran Kurang

 Bahan dan Material Promosi Sedikit
 Prosedur Pemesanan Barang Bertele-tele

Eksternal

 Wilayah Pemasaran Terlalu Luas

 Kompetitor Meluncurkan Produk Baru
 Segmentasi Pelanggan Heterogen

Setelah mendapatkan beberapa faktor terkait Identifikasi Masalah, Anda dapat mulai
berpikir mengenai Aktivitas Perbaikannya (Corrective Action) yang mengacu pada
“Bagaimana cara menyelesaikan Masalah tersebut..?”. Contoh diatas diantaranya
adalah Kekurangan Tenaga Pemasaran, maka salah satu Corrective Action yang
mungkin dilakukan yakni: 1. Koordinasi dengan HRD dalam Rekruitmen Karyawan
Baru, 2. Mencari Referensi dari Anggota Tim lain mengenai Kebutuhan Karyawan
Bidang Pemasaran, 3. Skala Prioritas dalam Penempatan Tenaga Pemasaran
sebelum adanya penambahan. Inti dari Corrective Action adalah jangan sampai
Permasalahan yang mucul tersebut kembali berulang pada periode Review PDCA
selanjutnya (bulan depan). Jikalau Corrective Action tidak berhasil dilakukan dapat
diasumsikan bahwa PDCA Tim Anda belum berjalan baik. Setelah penetapan
Corrective Action, Anda harus juga menentukan Target yang akan dicapai setelah
adanya perbaikan tersebut, dan selalu mengacu pada Metode SMART dalam
penentuan Target dan Tujuan.

Format PICA yang baik

Proses pelaksanaan PDCA yang baik selalu disertai adanya PICA yang baik pula
sebagai Alat Kontrol. PICA dapat dibuat dalam bentuk format yang sederhana namun
aplikatif dan implementatif berisi paramater penting yakni:

 Tujuan (Objective)

Tujuan adalah sasaran utama dalam performance kerja Anda yang ditetapkan oleh
Perusahaan pada awal tahun yang sering Anda dengar sebutan KPI (Key Performance
Indicator)
  Target Awal

Target atau Hasil yang harus dicapai dan menjadi acuan penilai kinerja sesuai KPI
terkait

 Pencapaian sebelumnya

Performa atau Kinerja bulan sebelumnya yaitu 2 bulan sebelumnya (N-2, N-1, N)

 Identifikasi Masalah (Problem Identification)

Masalah yang menjadi kendala dan menyebabkan target awal tidak tercapai, terurai
dalam kategori Masalah Internal dan Masalah Eksternal

 Tindakan Perbaikan (Corrective Action)

Perbaikan yang akan dilakukan bulan berikutnya sehingga tidak menjadi masalah
berulang dalam pencapaian target

 Target Baru setelah Perbaikan

Target baru setelah adanya perbaikan sebelum meraih target awal dengan
memperhatikan Metode Penetapan Target secara SMART

 Batas Waktu (Dateline)

Waktu yang menjadi batas akhir pencapaian Target Baru

 Penanggung Jawab (PIC)

Anda sebagai pelaksana dan orang yang terkait dalam meraih target

Pelaksanaan PDCA yang baik merupakan proses Identifikasi Masalah dan Perbaikan
yang baik pula agar proses Perbaikan Berkesinambungan (Continuous Improvement)
berjalan simultan disemua lini organisasi dan tentunya tetap mengacu pada masing-
masing personal yang terlibat dalam hal ini. PICA adalah Alat Kontrol yang harus
Sederhana, Implementatif, Aplikatif dan Mudah dibaca sehingga pelaksanaan PDCA
berupa Review bukan hanya menjadi rutinitas belaka namun betul-betul merupakan
Proses Pola Pikir (Mindset) untuk Maju dan Progress.

- See more at: http://ikhtisar.com/pica-sebagai-alat-kontrol-pdca/#sthash.0DrRORfq.dpuf

PDCA, singkatan bahasa Inggris dari “Plan, Do, Check, Act” (Indonesia:
Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti), adalah suatu proses pemecahan
masalah empat langkah iteratif (berulang) yang umum digunakan dalam pengendalian
kualitas. Review PDCA dilaksanakan sebulan satu kali dengan peserta dari berbagai
level, seperti Staff, Section Head Up atau Level Manajer.

Pengertian

Plan (Rencanakan).
Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai
dengan spesifikasi.

Do (Kerjakan).
Implementasi proses dan tindakan yang telah Anda rencanakan.

Check (Cek).
Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan
melaporkan hasilnya.

Act (Tindak lanjuti).

Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga
meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum
implementasi berikutnya.

Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau
didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya,
yang menghasilkan suatu hasil. Suatu proses mungkin dikenali oleh perubahan yang
diciptakan terhadap sifat-sifat dari satu atau lebih objek di bawah pengaruhnya

Hal-hal yang perlu dipersiapkan dan dilaksanakan

Pra Meeting

1. Semua peserta mengumpulkan Slide Presentasi pada EO Meeting.

2. Tidak ada NB Peserta Meeting kecuali NB Tamu Undangan dan NB yang
dipersiapkan EO untuk Presentasi para Peserta.
3. Semua alat komunikasi (HP, BB, dll) diubah ke menu “SILENT”.
4. Peserta Meeting tidak meninggalkan acara sebelum selesai.

Acara Meeting

Interaksi antar Peserta Meeting Review PDCA

  Peserta Meeting adalah Section Head Up.
 Apakah Peserta Aktif/Pasif…??
 Apakah Peserta menjalankan Forum Diskusi..??
 Apakah Peserta memberikan Feed Back tanpa melihat PortoFolio nya..??

Fokus Presentasi

 Apakah Presenter sudah Fokus pada Permasalahan yang terjadi bulan lalu..??
 Apakah Presenter hanya terpaku pada Rutinitas Kerja Harian..??
 Adakah Improvement yang terjadi, baik Proses atau Hasil..??
 Adakah Korelasi Materi Presentasi dengan Tim Lain..??
 Sudahkah peserta Meeting mempersiapkan Materi Presentasi sebelumnya..??
 Konsep tentang PICA, harus mencerminkan activity plan. PICA bukanlah
cerminan pekerjaan sehari-hari yang dituangkan dalam Slide Presentasi,
melainkan Proses2 Improvement yang berkesinambungan, misalkan: Performa
Jan 98% –> PICA Feb “how to achv 100%”, dan ketika Achv Feb 101% –>
PICA Mar “how to increase SLS”, dengan catatan Achv Mar >= Feb.
Demikian seterusnya, sehingga Improvement akan menjadi Habit.

After Meeting

Peran Serta Pimpinan Cabang (DBM/BM)

 Jangan hanya bisa menjustifikasi pada saat FORUM, karena dapat membuat
Demotivasi Peserta lainnya juga. Jadikanlah sebagai Forum Diskusi.
 Menjadi FASILITATOR Cabang untuk menjaga Suasana Kondusif.
 Didalam Forum Review PDCA, sebijaknya jika:

 Mengikuti dengan seksama Presentasi Peserta.

 Melemparkan issue menarik agar Peserta antusias.
 Memberikan Challenge bagi para peserta Meeting.
 Memberikan wawasan baru bagi Peserta.
 Diluar Forum Review PDCA, sebijaknya jika:
o Membentuk Community dengan anggota Teamnya (Section Head).
o Memutus status quo sehingga terjalin pola kekeluargaan yang erat antar
karyawan, tidak ada jeda antara Staff, SH dan Manager.
o Mencari dan Membentuk kader2 di Cabang yang berperan sebagai
FASILITATOR untuk membantu menjaga Komunikasi dan Koordinasi
Lintas Divisi.

Peran Serta Section Head

i. Membangun Team nya dengan Metodologi Training kecil spt:

1. Games
2. Simulation
3. Mini Case
4. Role Play
5. Test

ii. Membina Cross Function antar Divisi, sehingga membentuk Culture yang baik
dan berkesinambungan spt:

1. Koordinasi Penyelesaian Aging OD

2. Komunikasi Program Sales Plan
3. Kolaborasi Pemenuhan Dokumen
4. Dll

Tujuan yang diharapkan

1. Antusiasme Karyawan dalam Bekerja. Setiap Level Karyawan menjadikan

Pekerjaan nya sebagai napas kehidupan, sehingga akan bersungguh-sungguh
mencapai Hasil Maksimal, bukan karena tuntutan Perusahaan melainkan
Tujuan Hidup.
2. Semangat kerja dari pagi sampai sore terjaga. Masih banyak karyawan yang
hanya berpatokan 9 to 5 saja dalam bekerja. Masih banyak karyawan yang
merasa bekerja hanya P7 (Pergi Pagi Pulang Petang Penghasilan Pas Pasan).
3. Visi hidup dengan Bekerja. Tidak ada yang salah dengan pilihan hidup
Bekerja sbg Karyawan, bukan masalah Salary, bukan masalah Company,
bukan pula masalah Policy, namun masalah Visi dan Misi hidup berdasarkan
Nurani.
4. Terwujudnya Visi Misi Perusahaan secara menyeluruh di semua Level
Karyawan (Staff, Section Head, Manager).

- See more at: http://ikhtisar.com/pdca-dalam-bisnis/#sthash.etJ1nUfj.dpuf

Sudah menjadi kebiasaan mungkin ketika Anda tengah memecahkan sebuah permasalahan,
maka dilakukanlah pertukaran pikiran dan pendapat melalui kegiatan yang namanya
brainstorming. Brainstorming menjadi kebiasaan yang cukup positif pada dasarnya, namun
justru akan menjadi bumerang ketika kegiatan tersebut hanya merupakan sebuah gugur
kewajiban tanpa arah dan tujuan yang jelas. Bagaimana Anda dapat memastikan kegiatan
brainstorming tidak menjadi braindrizzles atau sebuah aktivitas yang biasa saja. Mengutip dari
inc.com berikut cara mudah untuk sebuah brainstorming yang efektif.
1. Pastikan Anda mengundang otak bukan tubuh . Organisasi akan terdiri dari
beberapa macam orang yakni, pertama, orang yang selalu setuju dengan atasannya setiap waktu,
dan kedua adalah orang yang mempunyai ide dan pendapat mereka. Tipe orang yang yes-men
hanyalah akan menambah kerepotan tersendiri pada sesi brainstorming, maka hindari untuk
mengajak mereka.

2. Hindari para negative thinker. Mereka bagaikan selimut basah yang tidak
menghangatkan namun justru membuat suasana makin kaku. Pada saat Anda tengah mencari ide
dan pendapat brilian sudah dipastikan mereka tidak berguna dalam forum diskusi atau
brainstorming, namun jika Anda telah mendapat beberapa hasil dan memerlukan pemilahan lebih
lanjut, disaat itulah para orang negatif ini diperlukan.

3. Tangguhkan Penilaian Anda. Untuk menjadi pemimpin yang efektif dalam sesi jajak
pendapat, Anda tidak harus hanya memadamkan kecenderungan alami Anda dalam menilai ide-
ide dan orang-orang, namun pendekatan semua ide yang ada bahkan dari seseorang yang jarang
berbicarapun perlu diakomodir dengan baik.

4. Terima Ide Buruk. Jika Anda tengah brainstorming, hal terbodoh yang dapat Anda
lakukan adalah mencirikan mana ide yang buruk. Akan tetapi perlu Anda pahami bahwa sebuah
ide buruk pun akan menjadi pupuk bagi ide-ide bagus.

5. Lakukan untuk Kuantitas. Tujuan dari brainstorming adalah untuk mendapatkan

sebanyak mungkin ide-ide dalam waktu yang sesingkat mungkin. Akan ada banyak waktu
kemudian untuk memilah-milah ide mana yang baik layak dikejar.

6. Panaskan suasana. Sesi Brainstorming yag dingin tidak banyak memberikan ide terbaik,
maka sediakan sedikitnya makanan dan minuman ringan. Kopi dan Gula adalah sebuah dosis
besar yang diperlukan sebelum dan selama sesi brainstorming berlangsung.

7. Tidak ada alat elektronik. Tidak perlu ada laptop, telepon , dan lainnya, dan semua tanpa
pengecualian. Ide dituliskan pada flip -chart dan tempel ke dinding. Sesi brainstorming seperti
ini akan sangat efektif terkait fokus setiap orang.

8. Lakukan dalam Waktu Singkat. Sesi brainstorming, cukup 15 sampai 20 menit. Waktu
yang sangat efisien dimana setiap orang akan tetap berenergi dan mengakhiri pertemuan sebelum
bosan.

9. Pertimbangkan Kemudian. Sering terjadi sebuah gagasan yang tampaknya gila

diawalnya ternyata menjadi yang ide paling berguna. Biarkan untuk beberapa lama waktu berlalu
agar Anda mendapatkan perspektif yang tepat dan kemudian pertimbangkanlah ide-ide yang ada
sebelum memilahnya.

- See more at: http://ikhtisar.com/aturan-mudah-brainstorming-yang-

efektif/#sthash.zyySiP96.dpuf
Anda perlu tahu hebatnya penerapan Total Quality Management dalam Organisasi - See more at:
http://ikhtisar.com/konsep-dasar-total-quality-management/#sthash.beGcrJtf.dpuf

Pada Dasarnya Manajemen Kualitas (Quality Management) atau lebih dikenal dengan Total
Quality Management (TQM) Adalah Proses yang berkelanjutan untuk mencapai Tingkat
Kualitas lebih baik dalam memenuhi Kebutuhan Pelanggan akan Produk dan Jasa Pelayanan
yang Anda miliki (Continuously Performance Improvement). Proses Perbaikan ini berlaku
disetiap Level Operasional, Area Fungsional, dan Menggunakan Sumber Daya yang ada baik
Manusia, Material, Waktu, Modal, Informasi dan lainnya. TQM adalah Quality
Management yang merupakan Tanggung Jawab semua Level Organisasi dengan Top
Management sebagai Pengendali. TQM merupakan sebuah Definisi dari aktivitas dan kegiatan
yang menggunakan alat bantu seperti:

Quality Planning (Perencanaan Kualitas)

Perencanaan Kualitas (Quality Planning) adalah Penetapan dan Pengembangan Tujuan dan
Kebutuhan untuk sebuah Kualitas serta Penerapan Sistem Kualitas yang telah ditetapkan
sebelumnya. Perencanaan merupakan bagian dari sebuah Manajemen Strategi, sehingga Arah
dan Tujuan Organisasi dapat Jelas dimengerti dan Dipahami seluruh level organisasi. Dan dalam
Jangka Panjang, Tujuan Organisasi harus selalu mengarah pada Quality First atau Kualitas yang
Pertama.

Quality Control (Pengendalian Kualitas)

Teknik dan Aktivitas Operasional yang dipergunakan untuk memenuhi Persyaratan Kualitas.
Setiap Perencanaan yang telah dieksekusi atau dilaksanakan perlu memnuhi syarat Kontrol dan
Monitoring yang Tepat dan Berkala. Pengendalian Kualitas merupakan arahan agar Quali
Planning berjalan sesuai koridor Arah dan Tujuan Organisasi.

Quality Assurance (Jaminan Kualitas)

Tindakan yang terencana dan sistematik yang diimplementasikan dan didemonstrasikan guna
memberikan kepercayaan yang cukup bahwa produk dan jasa layanan Anda akan memuaskan
kebutuhan kualitas tertentu. Dengan adanya sistematika Pengendalian Kualitas, maka Output
dan Outcome Organisasi Anda akan menjadi sebuah Merek Ternama yang Terjamin Mutu dan
Kualitasnya. Disinilah Anda dan Tim memerlukan Feedback dari Pihak Internal ataupun
Eksternal tentang Produk dan Jasa yang telah diberikan.

Quality Improvement (Peningkatan Kualitas)

Tindakan yang diambil guna meningkatkan nilai produk dan jasa untuk pelanggan melalui
peningkatan efektivitas dan efisiensi dari proses dan aktivitas melalui struktur organisasi.
Dengan banyaknya Inputan, Masukan, Kritikan dan Umpan Balik (feedback), maka Anda akan
memasuki tahapan berikutnya dari sebuah Quality Management yakni Peningkatan Kualitas atau
Quality Improvement.

Empat Besaran mengenai Konsep Dasar Total Quality Improvement cukup memperjelas
Keterkaitan satu dan lainnya dalam Pengembangan Budaya Improvement dalam Perusahaan
Anda. Meski cukup banyak definisi tentang Manajemen Kualitas, namun pada dasarnya Quality
Management selalu berfokus pada Perbaikan Berkesinambungan untuk Peningkatan Pelayanan
Pelanggan, baik Internal atau Eksternal. Quality Management adalah Integrasi semua Sumber
Daya Manusia, Suppliers dan Customers dalam Lingkungan Perusahaan (Corporate
Environment). Quality Management adalah Kemampuan atau Kapabilitas yang melekat pada
Sumber Daya Manusia serta merupakan Proses yang Terkontrol bukan Kebetulan Belaka.

- See more at: http://ikhtisar.com/konsep-dasar-total-quality-management/#sthash.beGcrJtf.dpuf

Memahami Konsep PDCA sebagai Model mencari Akar Masalah bagi

Bisnis Anda
Posted by rangkayo in PDCA On June 24, 2013

Suatu Proses yang telah lama menjadi standar kerja dalam organisasi dinamis demi mencapai
tujuan Continuous Improvement. Improvement merupakan kegiatan-kegiatan yang akan
menunjang tumbuh kembang perusahaan dalam jangka pendek, menengah dan panjang. PDCA
adalah kegiatan berulang untuk memecahkan suatu permasalahan dalam pengendalian kualitas.
PDCA banyak dipergunakan untuk menemukan dan menentukan Akar Masalah, sehingga Solusi
Pemecahan Masalah tepat dan akurat. Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming yang
sering dianggap Bapak Pengendalian Kualitas Modern sehingga sering disebut dengan “Siklus
Deming”.

Pengertian PDCA

 Plan (Rencanakan), Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil
yang sesuai.
 Do (Kerjakan), Melakukan apa yang telah direncanakan dan dicanangkan.
 Check (Cek), Menguji hasil perbaikan yang telah dikerjakan.
 Act (Tindak Lanjuti), Standarisasi Hasil Perbaikan sehingga dapat dipergunakan secara
Berkesinambungan.
Kapan PDCA digunakan

 Sebagai Model Improvement Berkelanjutan (Continuous Improvement)

 Awal sebuah Proyek Perbaikan (Improvement Project)
 Pengembangan Proses, Produk, Jasa Pelayanan yang Baru
 Pendefinisian Proses Kerja yang berulang
 Implementasi sebuah perubahan
 Pengumpulan data analisis untuk verifikasi dan penentuan prioritas akar masalah

Prosedur “PDCA” Plan-Do-Check-Act

 Planning. Kenali serta Pahami suatu Kesempatan dan Rencanakan Perubahan. Pada tahap ini
Anda dapat menggunakan beberapa tools yang berguna seperti Drill Down, Cause and Effect
Diagram, dan 5 Whys untuk membantu Anda menemukan akan dari permasalahan. Setelah
Anda berhasil mengidentifikasi, Anda dapat memetakan proses tersebut. Selanjutnya Anda
dapat menggambarkan semua informasi lain yang diperlukan untuk membantu Anda dalam
mengeluarkan solusi.
 Do. Uji sebuah Perubahan dan carilah contoh Kasus Sederhana. Fase ini memiliki beberapa
aktifitas diantaranya :
o Mengeluarkan solusi yang memungkinkan
o Memilih solusi terbaik. (dapat menggunakan teknik Impact Analysis)
o Mengimplementasikan solusi sementara pada contoh kasus berskala kecil terlebih
dahulu (trial)

Pada tahap ini, tindakan Anda belum terimplementasi secara penuh. Implementasi maksimal
terjadi pada tahap Act.

 Check. Evaluasi Pengujian, Analisa hasilnya dan Identifikasikan Pelajaran yang didapat. Pada
fasa ini Anda akan mengukur seberapa efektif solusi sementara yang telah Anda buat, lalu Anda
dapat mengumpulkan informasi dari segala pihak yang terkait untuk bersama-sama membuat
agar solusi tersebut lebih baik lagi. Jika masih belum terlihat hasil yang jelas, Anda dapat
mencoba untuk mengulangi tahap Do untuk kembali melakukan Check ulang. Setelah Anda puas
dengan apa yang telah Anda capai, maka Anda dapat melaju ke tahap berikutnya (final).
 Act. Lakukan Tindakan yang diambil berdasar hasil Studi Kasus Sederhana tadi
o Jika ternyata perubahan tidak berhasil, lakukan pengulangan dengan Rencana berbeda
o Jika berhasil, gunakan hasil tersebut untuk suatu rencana baru
Sekarang Anda dapat mengimplementasikan solusi Anda secara menyeluruh. Namun kegunaan
PDCA tidak hanya sampai disini saja. Jika Anda menggunakan PDCA sebagai bentuk inisiasi
dari peningkatan berkelanjutan, maka Anda dapat mengulangi siklus ini dengan kembali pada
tahap awal (Plan) dan mengulang semua tahap ini secara berurutan agar sistem Anda mencapai
kestabilan dan mengalami peningkatan secara terus menerus.

Contoh PDCA

Pemanfaatan PDCA dilingkungan Sekolah

 Perencanaan Strategis secara Umum (Visi, Misi)

 Analisa Kebutuhan Sekolah (Buku, Alat Lab, Ekstrakurikuler)
 Disain dan Implementasi Kurikulum Pelajaran
 Penentuan Tujuan dan Fungsi Staff Sekolah (Guru, Pegawai)
 Program Pelayanan Murid
 Dan lainnya

- See more at: http://ikhtisar.com/pdca-cylce-model-mencari-akar-masalah/#sthash.JbWlPLV3.dpuf

Right Process will bring Great Results for Your Business..(bag. 1)

- See more at: http://ikhtisar.com/right-process-will-bring-great-results-bag-1/#sthash.wrVc5Ntd.dpuf

Banyak perusahaan yang hanya fokus pada hasil akhir (End Result), dan tidak pada proses yang
baik (Good Process). Hal ini banyak ditemui pada perusahaan Go Public, karena mereka harus
menjaga image perusahaan di mata para pemegang saham, akhirnya manajemen terjebak dengan
strategi jangka pendek. Ketika krisis muncul tanpa segan para executive meninggalkan kapal
mereka tanpa harus berpusing-pusing menyelamatkannya.

Dikutip dari buku dengan judul sama karya Tjahjadi Lukiman (2008), CEO Adira Motor (Dealer
Resmi Sepeda Motor Honda) yang telah puluhan tahun menjalani proses-proses penting dalam
industri manufacturing dan korporasi.

Gambaran besar langkah-langkah yang dilakukannya dengan sebutan 7 Rights adalah:

1. Get The Right People

2. Do The Right Things
3. Do The Things Right
4. Do It Right Now
5. Do At The Right Time
6. Yes We’re Right
7. Right Growth

Kita coba tilik 7 Rights ini melalui Analogi Perusahaan Pesawat

Perusahaan Pesawat
CEO Pilot
Get The Right People Penumpang yang tepat
Do The Right Things Tetapkan tujuan bersama
Do The Things Right Aturan dan Rambu-rambu
Do It Right Now & Do at The Right Time Pemeliharaan, Perbaikan pada saat tepat dan
tidak ditunda-tunda
Yes We’re Right Semua pihak puas: Pemilik Pesawat,
Penumpang, dan semuanya
Right Growth Pengendalian Kecepatan

Banyak pula kita dengar jargon manajemen dalam

pengelolaan perusahaan, seperti “ Do the right thing and do the things right” atau The right man
on the right place”, atau “get the right people on the bus” (Buku “Good to Great” Jim Collins).
Namun tidak banyak ditemui eksekutif yang berhasil menerapkannya dalam daily acitivity.

Right Process akan mengembangkan kemampuan seorang eksekutif dalam memulai dan/atau
menemukan perbaikan, sehingga mereka bukan saja a good manager namun tentunya pula
seorang a good leader. Profesionalisme saja tidak cukup, perlu dibarengi dengan integritas dan
passion sehingga tidak hanya Skill namun ada Soul dalam karakter pemimpin. Kadang
manajemen menunda kegiatan strategis pada saat yang tepat atau melakukan kegiatan strategis
pada saat kurang tepat dan berakibat fatal atau mubadzir.

Menilik keberhasilan Toyota dengan reputasi sempurna dalam hal kualitas, penurunan biaya dan
menembus pasar dengan produk laris yang mampu menggeser keperkasaan GM Ford dan
Chrysler, Mercedes Benz, BMW atau Jaguar, dapat disimpulkan tentang pelajaran yang diambil,
yakni :

 Gandakan Kecepatan Proses Produksi apapun.

 Bangun Kualitas dalam sistem pekerjaan.
  Tumbuhkan Atmosfer Continuous Improvement.
 Puaskan Pelanggan.
 Kualitas yang pertama.
 Bina Pemimpin dari dalam, bukan external recruitment.
 Mengejar Kualitas Karyawan dan Problem Solving.
 Tumbuh bersama, pemasok dan mitra.

Mempelajari buku Right Process will bring Great Results akan membawa para pelaku bisnis
khususnya dan semua praktisi manajemen memahami Best Practices dari pengalaman penulis
yang yakin bahwa Result didapat melalui Process yang tepat dan Human yang terbina baik.

- See more at: http://ikhtisar.com/right-process-will-bring-great-results-bag-

1/#sthash.wrVc5Ntd.dpuf

Kaizen
Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Belum Diperiksa

Kaizen (改善?) merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna "perbaikan
berkesinambungan".[1] Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada
upaya perbaikan terus-menerus.[1] Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup
pengertian perbaikan berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen
tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.[2]

Siklus PDCA yang Menjadi Salah Satu Kunci Keberhasilan Kaizen

Daftar isi
 1 Konsep
o 1.1 Kaizen & Manajemen
o 1.2 Komitmen Kualitas
o 1.3 Orientasi Proses
o 1.4 PDCA/SDCA
 o 1.5 Berbicara dengan Data
o 1.6 Proses adalah Konsumen
 2 Sasaran
 3 Rujukan

Konsep
Kaizen & Manajemen

Dalam kaizen manajemen memiliki dua fungsi utama[3] :

 Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan teknologi, sistem manajemen, dan standar operasional yang ada
sekaligus menjaga standar tersebut melalui pelatihan serta disiplin dengan tujuan agar semua
karyawan dapat mematuhi prosedur pengoperasian standar (Standard Operating Procedure-
SOP) yang telah ditetapkan.[3]

 Perbaikan

Kegiatan yang diarahkan pada meningkatkan standar yang ada.[3]

Kedua fungsi ini disimpulkan sebagai Pemeliharaan dan Perbaikan Standar. Perbaikan ini
sendiri dapat terbagi menjadi kaizen dan inovasi.[3] Kaizen bersifat perbaikan kecil yang
berlangsung oleh upaya berkesinambungan, sedangkan inovasi merupakan perbaikan drastis
sebagai hasil dari investasi sumber daya berjumlah besar dalam teknologi atau peralatan.[3]
Kaizen menekankan pada upaya manusia, moral, komunikasi, pelatihan, kerja sama,
pemberdayaan dan disiplin diri, yang merupakan pendekatan peningkatan berdasarkan akal
sehat, berbiaya rendah.[3]

Komitmen Kualitas

Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Kualitas, Biaya, Distribusi (Quality, Cost, Delivery --
QCD), sehingga pada praktiknya kaizen menempatkan kualitas pada prioritas tertinggi.[3] Kaizen
mengajarkan bahwa perusahaan tidak akan mampu bersaing jika kualitas produk dan
pelayanannya tidak memadai, sehingga komitmen manajemen terhadap kualitas sangat dijunjung
tinggi.[2] Kualitas yang dimaksud dalam QCD bukan sekedar kualitas produk melainkan
termasuk kualitas proses yang ditempuh dalam menghasilkan produknya.[2]

Orientasi Proses

Kaizen menekankan bahwa tahap pemrosesan dalam perusahaan harus disempurnakan agar hasil
dapat meningkat, sehingga dapat disimpulkan bahwa filsafat ini mengutamakan proses.[3] Dalam
kaizen dipercaya bahwa proses yang baik akan memberikan hasil yang baik pula.[4]
PDCA/SDCA

Salah satu langkah awal penerapan kaizen adalah menjalankan siklus Plan-Do-Check-Act
(PDCA) untuk menjamin terlaksananya kesinambungan kaizen.[3] Siklus ini terdiri atas :

 Rencana (plan)

Penetapan target untuk perbaikan dan perumusan rencana tindakan guna mencapai target
tersebut.[1]

 Lakukan (do)

Pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat.[1]

 Periksa (check)

Kegiatan pemeriksaan segala prosedur yang telah dijalankan guna memastikannya agar tetap
berjalan sesuai rencana sekaligus memantau kemajuan yang telah ditempuh.[1]

 Tindak (act)

Menindaklanjuti ketiga langkah yang ditempuh sekaligus memutuskankan prosedur baru guna
menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi
perbaikan berikutnya.[1]

Siklus PDCA berputar secara terus menerus dengan diselingi oleh siklus Standarize-Do-Check-
Act (SDCA) di antaranya.[3] Dalam langkah Standar (Standarize) pada siklus ini, segala prosedur
baru yang telah diputuskan pada langkah Tindak (Act) dalam siklus PDCA sebelumnya disahkan
menjadi pedoman yang wajib dipenuhi. SDCA fokus pada kegiatan pemeliharaan, sedangkan
PDCA lebih mengacu pada perbaikan.[5]

Berbicara dengan Data

Masalah yang terjadi baru dapat ditemukan pemecahannya dengan mengumpulkan dan
mengobservasi berbagai data yang berkaitan dengan masalah tersebut.[3] Tanpa adanya data yang
terintegrasi dan relevan, manajemen tidak dapat menemukan solusi yang paling efektif.[6]

Proses adalah Konsumen

Terdapat dua macam konsumen dalam kaizen[1]:

 Konsumen internal
 Konsumen yang berada di perusahaan.[1] Yang dianggap sebagai konsumen internal adalah
proses, sehingga proses harus diperhatikan dan diperlakukan layaknya konsumen secara
nyata.[1]

 Konsumen eksternal

Konsumen yang berada di pasar, baik individu maupun organisasi.[1]

Pendahuluan

Suatu kali, sebuah harian di Tokyo memuat berita mengenai serombongan manajer
Amerika yang ingin bekerja pada perusahaan Jepang. Kata harian itu, para pemimpin
perusahaan Amerika tersebut mau bekerja tanpa dibayar, asal dapat mempelajari seni
manajemen gaya Jepang.

Di AS orang memang sedang keranjingan dengan manajemen Jepang. Di Eropa Barat

orang juga menaruh minat, mengapa ekonomi Jepang tetap kuat menghadapi krisis
minyak bumi dan resesi dunia. Mengapa sementara di kebanyakan negara industri
Barat produktifitas merosot dan inflasi melonjak, di Jepang inflasi berhasil ditekan
rendah, dan produktifitas bahkan meningkat.

Tambahan pula: mengapa barang-barang ekspor Jepang makin kuat daya saingnya di
pasaran internasional? Mengapa misalnya Jepang dapat menggeser Inggris sebagai
penghasil utama sepeda motor, dapat mengalahkan Jerman Barat dalam produksi
mobil dan kamera, dapat melampaui industri jam Swiss yang terkenal, dan dapat
menyaingi komputer AS?

Tak dapat dipungkiri bahwa hal tersebut terjadi karena faktor tertentu yang dimiliki
oleh bangsa Jepang itu sendiri. Makalah ini akan menguraikan faktor filsafat Jepang,
yaitu Kaizen, yang sangat berkontribusi membangun sumber daya manusia mereka
dalam bersaing di kancah global.
b. Filsafat Kaizen

Dalam bahasa Jepang, kaizen berarti perbaikan berkesinambungan. Istilah ini

mencakup pengertian perbaikan yang melibatkan semua orang –baik manajer dan
karyawan—dan melibatkan biaya dalam jumlah yak seberapa. Filsafat kaizen
berpandangan bahwa cara hidup kita—apakah itu kehidupan kerja atau kehidupan
sosial maupun kehidupan rumah tangga—hendaknya berfokus pada upaya terus
menerus. Konsep ini dirasakan begitu alamiah dan dipahami benar oleh banyak orang
Jepang, bahkan sampai mereka tak menyadari bahwa mereka memilikinya.

Meski perbaikan dalam kaizen bersifat kecil dan berangsur, namun proses kaizen
mampu membawa hasil yang dramatis mengikuti waktu. Konsep kaizen menjelaskan
mengapa perusahaan tak dapat tetap statis untuk jangka waktu lama di Jepang.
Manajemen Barat, di sisi lain, memuja inovasi: perubahan besar-besaran melalui
terobosan teknologi; konsep manajemen atau teknik produksi mutakhir. Inovasi
memang dramatis, punya daya tarik istimewa yang besar.

Kaizen, sebaliknya, seringkali tidak dramatis bahkan biasa-biasa saja. Namun inovasi
merupakan upaya sekali tembak, dan hasilnya seringkali membawa dampak sampingan
masalah; sedangkan proses kaizen diterapkan berdasarkan akal sehat dan berbiaya
rendah, menjamin kemajuan berangsur yang memberikan imbalan hasil jangka
panjang. Kaizen adalah juga pendekatan dengan resiko rendah. Manajer akan selalu
bisa kembali ke cara lama tanpa melibatkan biaya yang tinggi.

c. Konsep utama kaizen

Manajemen harus belajar untuk menerapkan konsep dan sistem yang mendasar
tertentu dalam rangka mewujudkan strategi kaizen:

· Kaizen dan manajemen

· Proses versus hasil
· Siklus PDCA/SDCA
· Mengutamakan kualitas
· Berbicara dengan data
· Proses berikut adalah konsumen

Pada saat memperkenalkan kaizen, manajemen puncak harus menggariskan kebijakan

ini secara jelas dan teliti. Mereka kemudian harus pula menetapkan jadwal penerapan
dan menampilkan kepemimpinan dengan mempraktekkan proses kaizen di antara
mereka.

1. Kaizen dan manajemen

Dalam konteks kaizen, manajemen memiliki dua fungsi utama: pemeliharaan dan
perbaikan. Pemeliharaan berkaitan dengan kegiatan untuk memelihara teknologi,
sistem manajerial, standar operasional yang ada, dan menjaga standar tersebut melalui
pelatihan serta disiplin. Di bawah fungsi pemeliharaan ini, manajemen mengerjakan
tugas-tugasnya sehingga semua orang dapat mematuhi prosedur pengoperasian standar
(standard operating procedure- SOP). Perbaikan, pada sisi lain, berkaitan dengan
kegiatan yang diarahkan pada meningkatkan standar yang ada. Pandangan manajemen
Jepang terhadap manajemen dalam hal ini dapay disimpulkan secara singkat sebagai
Pemeliharaan dan Perbaikan Standar.

Perbaikan dapat dibedakan sebagai kaizen atau inovasi. Kaizen bersifat perbaikan kecil
yang berlangsung oleh upaya berkesinambungan. Sedang inovasi merupakan perbaikan
drastis sebagai hasil dari investasi sumber daya berjumlah besar dalam teknologi atau
peralatan (di saat dana menjadi faktor kunci, inovasi memang mahal). Karena minatnya
terhadap inovasi, para manajer Barat cenderung untuk kurang sabar serta mengabaikan
manfaat jangka panjang yang dapat dihasilkan melalui kaizen bagi perusahaan. Kaizen,
di sisi lain, menekankan upaya manusia, moral, komunikasi, pelatihan, kerja sama,
pemberdayaan dan disiplin diri, yang merupakan pendekatan peningkatan berdasarkan
akal sehat, berbiaya rendah.
2. Proses versus hasil

Kaizen menekankan pola pikir berorientasi proses, karena proses harus disempurnakan
agar hasil dapat meningkat. Kegagalan mencapai hasil yang direncanakan merupakan
cermin dari kegagalan proses. Menejemen harus menemukenali dan memperbaiki
kesalahan pada proses tersebut. Kaizen berfokus pada upaya manusia—suatu orientasi
yang sangat berbeda dengan orientasi hasil yang diterapkan di Barat.

Pendekatan berorientasi proses harus pula diterapkan dalam pencanangan berbagai

strategi kaizen: siklus PDCA (plan-do-check-act); siklus SDCA (standardize-do-check-
act), QDC (quality-cost-delivery), TQM (total productive maintenance), JIT (just in
time). Strategi kaizen telah gagal diterapkan di banyak perusahaan justru karena
mereka mengabaikan proses. Elemen yang paling penting dalam menerapkan kaizen
adalah komitmen dan keterlibatan penuh dari manajemen puncak. Strategi kaizen
harus didemonstrasikan secara terbuka, konsisten, dan langsung guna menjamin
keberhasila proses kaizen.

3. Siklus PDCA dan SDCA

Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklu PDCA (plan-do-check-act)

sebagai sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan dari kaizen guna
mewujudkan kebijakan untuk memelihara dan memperbaiki/meningkatkan standar.
Siklus ini merupakan konsep yang terpenting dari proses kaizen.

Rencana (plan) berkaitan dengan penetapan target untuk perbaikan (karena kaizen
adalah cara hidup, maka haruslah selalu ada target perbaikan untuk semua bidang), dan
permumusan rencana tindakan guna mencapai rencana tersebut. Lakukan (do)
berkaitan dengan penerapan dari rencana tersebut. Periksa (check) merujuk pada
penetapan apakah penerapan tersebut berada dalam jalur yang benar sesuai rencana
dan memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan. Tindak (act) berkaitan dengan
 standarisasi prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama
atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya. Siklus PDCA berputar secara
berkesinambungan, segera setelah suatu perbaikan dicapai, keadaan perbaikan tersebut
guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran
bagi bagi perbaikan berikutnya.

Siklus PDCA berputar secara berkesinambungan, segera setelah suatu perbaikan

dicapai, keadaan perbaikan tersebut dapat memberikan inspirasi untuk perbaikan
selanjutnya. Karena karyawan umumnya lebih suka dengan kemapanan (status quo)
dan mereka jarang memiliki prakarsa sendiri untuk meningkatkan keadaan, manajemen
harus secara terus menerus merumuskan sasaran dan target perbaikan yang
memberikan tantangan.

Pada awalnya, setiap proses kerja baru belum cukup stabil. Sebelum kita mengerjakan
siklus PDCA berikutnya, proses tersebut harus distabilkan melalui siklus SDCA. Setiap
kali ketidakwajaran timbul dalam suatu proses, pertanyaan-pertanyaan berikut
hendaknya diajukan sebagai bahan koreksi: Apakah hal itu terjadi karena kita tidak
memiliki standar? Apakah hal itu terjadi karena standar tidak dipatuhi? Atau apakah
hal itu terjadi karena standar yang ada tidak cukup rinci atau kurang memadai? Hanya
setelah standar ditetapkan dan dipatuhi serta membawa kestabilan pada prose, kita
boleh beralih ke PDCA berikutnya.

Jadi SDCA menerapkan standarisasi guna mencapai kestabilan proses, sedangkan

PDCA menerapkan perubahan guna meningkatkannya. SDCA berkaitan dengan fungsi
pemeliharaan, sedang PDCA merujuk pada fungsi perbaikan; dua hal inilah yang
menjadi dua tanggung ajwab utama manajemen.

4. Mengutamakan kualitas

Tujuan utama dari kualitas, biaya, dan penyerahan (QCD) adalah menempatkan
kualitas pada prioritas tertinggi. Tidak jadi soal bagaimana menariknya harga dan
 penyerahan yang ditawarkan pada konsumen, perusahaan tidak akan mampu bersaing
jika kualitas produk dan pelayanannya tidak memadai. Praktek mengutamakan kualitas
membutuhkan komitmen manajemen karena manajer seringkali berhadapan dengan
berbagai godaan untuk membuat kompromi berkenaan persyaratan penyerahan atau
pemotongan biaya. Dalam hal ini, mereka mengambil resiko mengorbankan tidak hanya
kualitas, tetapi juga kehidupan bisnisnya.

5. Berbicara dengan data

Kaizen adalah proses pemecahan masalah. Agar suatu masalah dapat dipahami secara
benar dan dipecahkan, masalah itu harus ditemukenali untuk kemudian secara benar
data yang relevan dikumpulkan serta ditelaah. Mencoba menyelesaikan masalah tanpa
data adalah pemecahan masalah berdasarkan selera dan perasaan—suatu pendekatan
yang tidak ilmiah dan tidak objektif. Mengumpulkan data tentang keadaan saat ini
membantu memahami kea rah mana fokus harus diarahkan; hal ini menjadi langkah
awal dalam upaya perbaikan.

6. Proses berikut adalah konsumen

Semua pekerjaan pada dasarnya terselenggara melalui serangkaian proses, dan masing-
masing proses memiliki pemasok maupun konsumen. Suatu material atau butiran
informasi disediakan oleh proses A (pemasok) kemudian dikerjakan dan diberi nilai
tambah dip roses B untuk selanjutnya diserahkan ke proses C (konsumen). Proses
berikut harus selalu diperlakukan sebagai konsumen. Aksioma ini, proses berikut
adalah konsumen, merujuk pada dua macam konsumen: konsumen internal (proses
yang masih berada dalam perusahan yang sama) dan pelanggan eksternal (yang ada di
pasar).

Kebanyakan orang dalam bekerja selalu berhubungan dengan konsumen internal.

Kenyataan ini hendaknya dipakai sebagai dasar komitmen untuk tak pernah
meneruskan produk cacat ataupun butir informasi yang salah kepada proses berikutnya.
 Bila semua orang di dalam perusahaan mempraktekkan aksioma ini, konsumen yang
sesungguhnya—konsumen eksternal di pasar—dapat dipastikan akan menerima produk
atau jasa layanan berkualitas tinggi sebagai akibatnya. Sistem jaminan kualitas yang
sejati berarti bahwa semua orang di dalam organisasi terdaftar sebagai penganut dan
mempraktekkan aksioma ini.

d. Sistem utama kaizen

Berikut ini adalah sistem utama yang harus mendapat posisi penting guna mencapai
sukses strategi kaizen:

· Total Quality Control/Total Quality Management (TQC/TQM)

· Sistem produksi just-in-time (sistem produksi Toyota)
· Total Productive Maintenance
· Penjabaran kebijakan perusahaan (policy deployment)
· Sistem saran (suggestion system)
· Kegiatan kelompok kecil (small-group activities)

1. total quality control /total quality management

salah satu prinsip dari manajemen Jepang adalah total quality control (TQC) yang pada
awal pertumbuhannya menekankan pengendalian pada proses untuk mencapai kualitas.
Prinsip ini telah berevolusi menjadi sistem yang mencakup semua aspek manajemen
dan sekarang dirujuk dengan istilah total quality management (TQM), istilah yang
lebih dikenal secara internasional.

Gerakan TQC/TQM sebagai bagian dari kaizen dapat memberikan gambaran lebih jelas
tentang pendekatan manajemen Jepang. TQC/TQM ala Jepang dikembangkan sebagai
strategi tang membantu manajemen agar menjadi makin mampu bersaing dan
mendapatkan keuntungan dengan perbaikan di semua aspek bisnis yang dihadapinya.
Dalam TQC/TQM, Q yang berarti mutu/kualitas (quality) memang memiliki prioritas
 tinggi, namun di samping kualitas terdapat sasaran lain pula, yaitu biaya (cost) dan
batas waktu penyerahan (delivery).

Huruf T pada TQC/TQM menekankan total, berarti melibatkan semua orang dalam
organisasi, dari manajemen madya, supervisor, dan para pekerja langsung. Lebih lanjut
pengertiannya diperluas ke arah pemasok, agen penjualan, dan penjual. Huruf T ini juga
mengacu pada kepemimpinan dan kinerja manajemen puncak (top management),
suatu faktor yang sangat esensial untuk penerapan TQC/TQM yang berhasil.

Huruf C merujuk pada pengendalian (control) atau pengendalian proses. Dalam

TQC/TQM, proses kunci harus ditemukenali, dikendalikan, dan diperbaiki secara
berkesinambungan agar hasilnya meningkat. Peran manajemen dalam TQC/TQM
adalah menetapkan rencana untuk memeriksa proses dan membandingkan hasilnya
guna memperbaiki proses tersebut, dan bukan mengecam proses berdasarkan hasil
yang dicapai.

2. Sistem produksi just-in-time

Lahir di Toyota Motor Company di bawah kepemimpinan Taiichi Ohno, sistem produksi
just-in-time (JIT) bertujuan menghapuskan segala jenis kegiatan tak bernilai tambah
dan mencapai sistem produksi yang ramping dan luwes dalam menampung fluktuasi
dari permintaan dan pesanan konsumen. Sistem produksi ini didukung oleh konsep
seperti pacu kerja (takt time—waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan satu unit
secara harmonis) di atas siklus kerja (cycle time), aliran proses satu unit (one-piece
flow), sistem produksi tarik (pull production), jidohka (otonomisasi), tata letak sel
produksi berbentuk U, dan pengurangan waktu set-up.

Untuk mewujudkan gagasan ideal sistem produksi just-in-time, serangkaian kegiatan

kaizen harus diterapkan secara terus menerus guna menghapuskan berbagai kegiatan
tak bernilai tambah. JIT secara dramatis akan mengurangi biaya, menyelesaikan produk
pada saat yang tepat dan secara mencolok dapat memperbesar tingkat keuntungan
perusahaan.
3. Total productive maintenance
Sekarang semakin banyak perusahaan manufaktur menerapkan total productive
maintenance (TPM) di dalam maupun di luar Jepang. TQM, seperti kita pahami,
menekankan peningkatan kualitas peralatan, TPM bertujuan untuk memaksimalkan
efisiensi peralatan melalui sistem terpadu untuk pemeliharaan preventif (penjagaan)
guna memperpanjang usia hidup peralatan. Seperti halnya TQM yang melibatkan
semua orang di dalam perusahaan, TPM juga melibatkan semua orang di dalam
perusahaan.

4. Penjabaran kebijakan perusahaan

Meskipun strategi kaizen ditujukan pada kegiatan menciptakan perbaikan, dampaknya
akan menjadi terbatas bila semua orang bergiat hanya demi kaizen semata, tanpa suatu
tujuan yang lebih nyata. Manajemen harus menetapkan sasaran yang jelas guna
memandu semua orang dan memastikan bahwa semua kepemimpinan dan kegiatan
kaizen diarahkan guna mencapai tujuan tersebut. Kaizen yang sejati dalam
pelaksanaan dan penerapannya membutuhkan pemantauan yang ketat dan terinci.

Pertama-tama, manajemen puncak harus menetapkan strategi jangka panjang, yang

dijabarkan menjadi strategi jangka menengah dan tahunan. Manajemen puncak juga
harus memiliki rencana untuk menjabarkan dan mewujudkan strategi itu, diturunkan
melalui jenjang organisasi sampai mencapai tingkat operasional tenaga kerja di tempat
kerja. Dengan terjabarnya strategi ke tingkat yang makin bawah, rencana ini akan
memuat banyak rencana tindakan maupun menyeluruh tentang “Kita harus
menurunkan biaya sebesar 10 persen agar mampu bersaing” dapat diterjemahkan
menjadi berbagai kegiatan yang berkaitan dengan meningkatkan produktifitas,
mengurangi persediaan, dan mengurangi cacat produksi, serta memperbaik tata letak
jalur produksi.

Kaizen tanpa target seperti suatu perjalanan tanpa tujuan. Kaizen sangat efektif ketika
setiap orang bekerja untuk mencapai target, dan manajemen harus menentukan target.
5. Sistem saran
Sistem satan berfungsi sebagai bagian terpadu dari kaizen secara perorangan dan
menekankan peningkatan moral serta memperbedar manfaat positif dari partisipasi
karyawan. Manajer Jepang memandang peran utama sari sistem saran sebagai saranan
menumbuhkan minat terhadap kaizen, yaitu dengan memberdayakan karyawan mereka
dalam mengajukan saran, betatapun kecil arti saran tersebut. Karyawan Jepang
umumnya didorong untuk mendiskusikan saran mereka dengan atasannya dan
langsung menerapkannya, bahkan sebelum mereka mencatatnya dalam formulir saran.
Mereka tidak mengharapkan keuntungan ekonomi yang besar dari setiap saran
diajukannya. Membudayakan pola pikir kaizen dan disiplin diri. Pandangan ini
berlawanan tajam dengan pandangan manajemen Barat yang menekankan keuntungan
ekonomis serta intensif berupa uang pada sistem saran.

6. Kegiatan kelompok kecil

Strategi kaizen mencakup pula kegiatan kelompok kecil—informal, sukarela, kelompok
antarunit dalam perusahaan yang diorganisir untuk melakukan tugas spesifik dalam
lingkungan gugus tugas. Jenis yang paling terkenal adalah gugus kendali mutu.
Dirancang tidak hanya menangangi masalah kualitas, namun juga masalah biaya,
keselamatan kerja, dan produktifitas, gugus kendali mutu dapat dianggap sebagai
kegiatan kaizen secara berkelompok. Gugus kendali mutu telah memainkan peranan
penting dalam meningkatkan kualitas produk dan produktifitas di Jepang. Namun
peran mereka seringkali telah dibesar-besarkan di luar proporsinya oleh para pengamat
luar, yang begitu yakin bahwa gugus ini merupakan tulang punggung kegiatan kualitas
di Jepang. Bukan itu. Manajemenlah yang menjadi tulang punggung, mereka
mengembangkan kepemimpinan dalam mewujudkan kualitas, dengan kegiatannya yang
masih jarang dibicarakan para pengamat luar, seperti: membangun sistem jaminan
kualitas, membekali karyawan dengan pelatihan, menetapkan dan menjabarkan
kebijakan dan membangun sistem silang fungsi (crossfunctional) dalam memperbaiki
manajemen QCD (quality, cost delivery atau kualitasnya, biaya dan penyerahan). Gugus
 manajemen telah memainkan peran yang mungkin tak tampak, namun sangat vital
dalam mendukung kegiatan tersebut.

e. Sasaran akhir dari strategi kaizen

Karena kaizen berkaitan dengan perbaikan, kita harus memahami aspek bisnis apa yang
paling penting untuk diperbaiki. Dan jawaban terhadap pertanyaan ini adalah kualitas,
biaya, dan penyerahan (quality, cost, delivery-QCD). Kualitas tidak hanya berkaitan
dengan kualitas produk jadi atau jasa layanan, namun juga kualitas dari proses yang
menghasilkan produk maupun jasa layanan tersebut. Biaya (C) berkaitan dengan biaya
keseluruhan, sejak dari merancang, memproduksi, menjual, dan memelihara produk
atau jasa layanan tersebut. Penyerahan (D) adalah menyerahkan produk atau jasa
pelayanan secara tepat jumlah dan tepat waktu. Bila tiga kondisi yang dirumuskan
dalam QCD itu terpenuhi, maka konsumen terpuaskan.

Kegiatan QCD merupakan jembatan antar fungsi atau antar departemen dalam
organisasi, seperti: litbang, rekayasa teknik, produksi, dan pemeliharaan pasca
penjualan. Oleh karena itu, kerja sama silang fungsi sangat penting, seperti juga kerja
sama dengan pemasok atau dengan agen penjualan. Manajemen puncak bertanggung
jawab untuk melakukan penilaian terhadap posisi QCD perusahaan, yang tercermin di
pasar setiap saat. Mereka juga harus menetapkan prioritas dari perbaikan QCD dalam
kebijakannya.

f. Penutup dan kesimpulan

Inti kaizen sederhana sekali dan langsung pada sasaran. Kaizen berrati
penyempurnaan. Di samping itu kaizen berarti penyempurnaan berkesinambungan
yang melibatkan setiap orang baik manajer maupun karyawan. Filsafat kaizen
menganggap bahwa hidup kita—baik cara kerja, kehidupan sosial, maupun kehidupan
rumah tangga—perlu disempurnakan setiap saat.
 Implikasi dari kaizen tersebut juga adalah membantu perusahaan Jepang menerapkan
cara berpikir yang berorientasi kepada proses dan mengembangkan strategi yang
menjamin penyempurnaan berkesinambungan, melibatkan unsur manusia dari segala
tingkata dalam hierarki organisasi. Pesan dari strategi kaizen adalah bahwa tidak satu
hari pun boleh berlalu tanpa sesuatu tindakan penyempurnaan dalam perusahaan.

Seorang ahli dari Lembaga Riset Nomura Tokyo, Dr Satoshi Kuribayashi,

menyimpulkan sebagai berikut:

1. Manajemen Jepang memperlakukan orang sebagai anggota dari organisasi, bukan

sebagai karyawan
2. Sebagai pedoman operasi digunakan “nilai-nilai bersama”, bukan prosedur mendetil
dan pengawasan ketat.
3. Pendekatan terhadap strategi perusahaan adalah “berpikir besar”.
4. Manajer Jepang adalah pendengar yang baik.

Setelah melihat sebab-sebab tersebut, pertanyaan yang muncul adalah: apakah

manajemen gaya Jepang ini dapat diterapkan di Indonesia? Apa prasayarat yang harus
dipenuhi? Dr Satoshi Kuribayashi berpendapat, Indonesia hendaknya tidak menjiplak
begitu saja manajemen Jepang, melainkan memilih unsur-unsurnya yang dapat
diterapkan.

Manajemen Jepang bukanlah jaminan, bahwa akan merupakan bentuk menejemen

terbaik bagi Indonesia. Lebih baik jika Indonesia mengembangkan sendiri suatu bentuk
manajemen Indonesia. Satu hal yang kemungkinan besar yang dapat diterapkan di
Indonesia adalah sistem quality control delivery (QCD) berasal dari Barat, dan dalam
bentuk aslinya disebut Statistical Quality Control. Ini adalah suatu cara mengawasi
kualitas melalui teknik statistik ruwet, yang biasanya hanya dikerjakan oleh mereka
yang ahli saja.
Namun, ketika konsep QCD ini diperkenalkan di Jepang dalam tahun 1950-an,
tujuannya diubah dari mengawasi kualitas menjadi meningkatkan kualitas. Jika semula
hanya diterapkan di bagian produksi saja, maka di Jepang diterapkan untuk semua
bidang dan bagian. Mulai dari desain sampai pelayanan, dari bagian produksi sampai ke
bagian keuangan dan pemasaran, dari pabrik sampai ke bank dan toko-toko. Oleh
karena itu kerap kali juga disebut Total Quality Control.

Dan kalau di Barat QCD ini dilakukan oleh para ahli, maka di Jepang semua karyawan
yang mau—mulai dari buruh paling rendah sampai ke atasa—dapat melakukannya.
Melalui apa yang disebut QCD, karyawan secara sukarela membentuk kelompok-
kelompok kecil di bagian masing-masing. Mereka mendapat latihan dalam teknik
quality control, dan bekerjasama untuk meningkatkan kualitas kerja tiap dari bagian
masing-masing. Tiap bagian sebaliknya bekerjasama erat dengan bagian-bagian lain.

Melihat sistem kerjanya, sistem QCD kemungkinan besar dapat dilaksanakan di

Indonesia. Yang perlu dipikirkan ialah, motivasi apakah yang paling baik digunakan,
agar karyawan merasa tertarik dan mau membuang waktu serta tenaga ekstra. Di
Jepang, imbalan uang ini ternyata bukan faktor penting. Berbeda dengan di AS, di
Jepang imbalan uang bagi buruh atau karyawan yang menemukan sesuatu yang baru,
tidak seberapa. Menurut seorang ahli Amerika, Prof J. M. Jran, insentif uang ini
memenpati tempat terakhir dalam deretan motivasi. Dalam sebuah simposium tentang
QCD di Jepang dalam tahun1966, Prof Juran menyebutkan bahwa motivasi pertama
bagi karyawan untuk ikut QCD, adalah meningkatkan prestasi perusahaan melalui
kegiatan kelompok.

Motivasi lain adalah keinginan untuk menambahkan pengetahuan, pengakuan dari

usaha mereka di dalam perusahaan dan kesempatan untuk ikut dalam simposium serta
kunjungan kerja ke luar negeri, dan kesempatan untuk melakukan pekerjaan kreatif
dalam bidang pekerjaan rutin yang biasanya membosankan. Dan baru setelah motivasi-
motivasi di atas disebutkan insentif ekonomi yang disediakan oleh perusahaan.
 Nama : RURI DORES ANDRIANATempat/Tanggal Lahir : PANDEGLANG, 03 MEI
1979Status : MENIKAHNIM : 244312021Program : S1 MTL
 Pernahkah sebelumnya Anda mendengarBudaya Kerja 5S? Atau bahkan Anda
telahmenerapkannya di tempat Anda bekerja saat ini?Budaya Kerja 5S adalah suatu
metode penataan danpemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang berasaldari Jepang
yang digunakan oleh manajemen dalamusaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan
disiplin dilokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja perusahaansecara menyeluruh
(Masaaki Imai. 1998. Genba Kaizen :Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah
PadaManajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo)
 Penerapan 5S umumnya diberlakukan bersamaandengan penerapan kaizen agar dapat
mendorongefektivitas pelaksanaan 5S. Di Indonesia metode inidikenal dengan istilah 5R
yaituRingkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin, sedangkandi Amerika dan Eropa dikenal
dengan 5C ClearOut, Configure, Clean andcheck, Conformity, Custom and practice
(MasaakiImai. 1998. Genba Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya RendahPada
Manajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo)
 Kaizen merupakan istilah dalam bahasa Jepang yangbermakna "perbaikan
berkesinambungan" (Masaaki Imai &Brian Heymans. 2000. Collaborating for Change:
Gemba Kaizen. SanFrancisco, Berrett-Koehler Publishers). Filsafat kaizenberpandangan
bahwa hidup kita hendaknya fokus padaupaya perbaikan terus-menerus (Masaaki Imai.
1991. Kaizen :The Key to Japans Competitive Success. Singapore, McGraw-
HillInternational). Pada penerapannya dalamperusahaan, kaizen mencakup pengertian
perbaikanberkesinambungan yang melibatkan seluruhpekerjanya, dari manajemen tingkat
atas sampaimanajemen tingkat bawah (Masaaki Imai & Brian Heymans.2000.
Collaborating for Change: Gemba Kaizen. SanFrancisco, Berrett-Koehler Publishers)
 PDCA/SDCASalah satu langkah awal penerapan kaizen adalahmenjalankan siklus Plan-
Do-Check-Act (PDCA)untuk menjamin terlaksananya kesinambungan kaizen.Siklus ini
terdiri atas :1. Rencana (plan)2. Lakukan (do)3. Periksa (check)4. Tindak (act)Siklus
PDCA berputar secara terus menerus dengan diselingioleh siklus Standarize-Do-Check-
Act (SDCA). SDCA fokus pada kegiatan pemeliharaan, sedangkan PDCAlebih mengacu
pada perbaikan (Hitoshi Takeda. 2006. TheSynchronized Production System : Going
Beyond Just-in-Time ThroughKaizen London, Kogan Page London and Philadephia).
 SIKLUS PDCA
 Isi dari 5S antara lain :1. SEIRI (Ringkas) Merupakan kegiatan menyingkirkan barang-
barang yang tidak diperlukan sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja hanya
barang yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja. (Masaaki Imai.1998. Genba
Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen. Jakarta, Pustaka
Brinaman Pressindo , Oxford Beginners Japanese Dictionary. 2000. Oxford University
Press)
 2. SEITON (Rapi) Segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga
siap digunakan pada saat diperlukan. (Masaaki Imai. 1998. Genba Kaizen : Pendekatan
Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo ,
Oxford Beginners Japanese Dictionary. 2000. Oxford University Press)
 3. SEISO (Resik) Merupakan kegiatan membersihkan peralatan dan daerah kerja
sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik. (Masaaki Imai.
1998. Genba Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen.
 Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo , Oxford Beginners Japanese Dictionary. 2000.
Oxford University Press)
 4. SEIKETSU (Rawat) Merupakan kegiatan menjaga kebersihan pribadi sekaligus
mematuhi ketiga tahap sebelumnya (Masaaki Imai. 1998. Genba Kaizen : Pendekatan
Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo ,
Oxford Beginners Japanese Dictionary. 2000. Oxford University Press)5. SHITSUKE
(Rajin) Pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam menjalankan
seluruh tahap 5S. (Masaaki Imai. 1998. Genba Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya
Rendah Pada Manajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo , Oxford Beginners
Japanese Dictionary. 2000. Oxford University Press)
 Prosedur Pelaksanaan Program 5S :1. Menetapkan Sasaran dan Tanggung jawab pada
struktur Manajemen2. Pembagian Area Tanggungjawab3. Penyusunan Buku Pedoman4.
Pembelajaran5. Persiapan Papan 5 S
 Aktivitas 5S
 Contoh formulir evaluasi 5S
 Penilaian hasil
 KESIMPULANJangan bergantung pada alat-alat bantu 5SBeri dukungan pada setiap
kesempatanBuatlah penjelasan menjadi mudah dimengertiLibatkan semua
karyawanBerdisiplinlah!