A.Pengendalian
produksinya mulai dari bahan baku samapi barang jadi. Adapun pengertian dari pengendalian
menurut pendapat beberapa ahli, antara lain menurut T. Amrine,John A. Ritchey dan O liver
S. Hulley ; “ pengendalian adalah suatu sarana manajemen yang memerlukan studi dan analisis
yang teliti untuk mencegah pelaksanaan pengendalian hanya untuk kepentingan pengendalian
pemeriksaan dan pengendalian atas kegiatan yang telah dan sedang dilakukan, agar kegiatan-
kegiatan tersebut dapat sesuai dengan apa yang diharapkan atau direncanakan” (1980 : 120).
suatu jaminan agar supaya pelaksanaan sedapat mungkin bisa sesuai dengan rencana yang telah
pekerjaan bawahan baik yang sedang dikerjakan maupun yang sudah selesai dikerjakan dengan
maksud mengadakan tindakan perbaikan bila perlu agar benar-benar dapat dihasilkan tujuan
Perbedaan pendapat ini tidak menyebabkan perbedaan arti yang terlalu jauh karena
pada intinya pengendalian ini untuk mencapai hasil yang sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan oleh perusahaan. Jadi suatu pengendalian yang baik akan dapat membantu proses
produksi dalam suatu perusahaan, tidak hanya dalam segi preventifnya saja, tetapi juga dalam
segi korektifnya kerena pengedalian yang tepat merupakan jaminan bahwa hasil yang dicapai
sehingga jumlah kerusakan hasil produksi dapat berkurang seminimal mungkin atau lebih kecil
dari standar kerusakan yang telah ditetapkan.pengendalian adalah suatu proses pendelegasian
tanggung jawab dan wewenang untuk suatu aktivitas manajemen,dalam menopang usaha-
Pengendalian yang baik disetiap bagian sangatlah diperlukan oleh setiap perusahaan
untuk melaksanakan rencananya dalam melakukan proses produksi, sehingga apa yang dicapai
Sector produksi adalah salah satu bagian yang ada dalam perusahaan yang memerlukan
adanya suatu pengendalain, yang mana pengendalian ini dilaksanakan untuk menjamin agar
mutu produksi dapat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Dan pelaksanaan
pengendalian mutu tidak hanya dapat dilakukan pada salah satu bagian saja, tetapi
pengendalian tersebut harus dilakukan pada semua bagian, baik pada bagian bahan baku,
bagian bahan dalam proses produksi dan bagian barang jadi.Pengendalian mutu pada proses
dan prosedur kerja sedemikian rupa sehingga tidak akan ada produk yang cacat. Pengendalian
mutu adalah pencegahan. Dalam arti ini , boleh dikatakan bahwa pengendalian mutu adalah
seni melakukan sesuatu yang sudah jelas dan melakukanya dengan betul” ( 1994 : 17).
Ada beberapa factor yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan pengendalian mutu antara lain
: Produk yang dihasilkan harus mempunyai mutu yang baik dan terjamin, Menentukan sifat-
meninjau kembali sejauhmana kesesuaian antara hasil dengan rencana semula (check).
Selanjutnya harus dilakukan perbaikan yang perlu apabila kesesuaian antara hasil dengan
rencana tudak tercapai (action). Keseluruhan langkah tersebut, P-D-C-A (Plan, Do, Check,
Action) akan menjadi sebuah siklus pengendalian yang satu sama lain saling bergantung dan
berkesinambungan.
Oleh sebab itu diperlukan penciptaan terhadap divisi pengendalian mutu dalam sebuah
organisasi/perusahaan. Divisi ini bertugas menyebarkan tanggung jawab untuk menjaga mutu
produk ke seluruh divisi dan ini harus melibatkan anggota perusahaan secara keseluruhan.
Melibatkan semua orang dan setiap kegiatan dari manajemen perusahaan secara terpadu.
Pengendalian mutu tersebut adalah sebuah diagnostic. Apabila terjadi sebuah produk
cacat muncul, penyebabnya dicari dan dilakukan perbaikan. Akan tetapi kita tidak boleh hanya
menangani penyembuhan penyakitnya saja. Justru hal yang terpenting adalah mencari dan
menelusuri penyebab terjadinya permasalahan, sehingga dapat diterapkan prosedur kerja baru,
Dalam industri tradisional seperti yang banyak berkembang di Indonesia system jaminan
kualitas hanya berfokus pada aktivitas inspeksi untuk mencegah lolosnya produk-produk cacat
ketangan konsumen dengan cara menyortir produk yang baik dari produk jelek. Pada umumnya
system kualitas modern dibangun oleh industri-industri dari negara maju memiliki
karakteristik:
1. Berorientasi Kepada Konsumen
Produk didesain sesuai dengan keinginan konsumen melalui riset pasar, sehingga memenuhi
Konsekuensi rendahnya motivasi pekerja terhadap kualitas karena kurang perhatian dari
manajemen puncak.
3. Adanya pemahaman dari setiap orang terhadap Tanggung Jawab yang spesifik untuk
Kualitas
Adanya komitmen bersama dari level bawah sampai level atas akan pengertian tentang kualitas.
Kualitas tidak hanya cukup dilakukan pada mendeteksi kerusakan , tetapi difokuskan pada
tindakan pencegahan dengan cara melakukan aktivitas secara baik sesuai dengan
instruksi pekerjaan, sesuatu dilakukan dengan cara do it right the first time.
1. Pengendalian mutu adalah merupakan proses manajemen yang di dalamnya terdapat unsure a.
2. Tujuan Utama Pengendalian adalah meminimalkan kerusakan, dengan tindakan cepat untuk
memulihkan status quo atau lebih baik lagi, mencegah kerusakan sebelum terjadi.
3. Konsep pengendalian adalah salah satu “pemilikan status quo” : menjaga proses terencana pada
Jadi Pengendalian mutu adalah metoda yang digunakan untuk meningkatkan performansi
mutu secara terus menerus dan sebagai penjamin konformansi akan mutu pada setiap level
operasi atau proses kerja yang harus mendapat komitmen dari seluruh jajaran dari pimpinan
tertinggi sampai basic level dengan menggunakan sumber daya manusia dan property yang
tersedia.
BAB 3
PROSES PENGENDALIAN
Proses pengendalian terjadi dengan menggunakan putaran umpan balik. Unsur dasar
putaran umpan balik dan hubungan timbale baliknya seperti gambar berikut:
5. pelaksana membuat perubahan yang diperlukan untuk membuat kinerja kea rah tujuan.
Penginderaan
Penginderaan adalah suatu alat pendeteksian khusus. Alat ini dirancang untuk mengenali
kehadiran dan intensitas fenomena tertentu dan mengubah pengetahuan yang dirasakan ini
menjadi informasi. Informasi ini kemudian menjadi cara untuk mengevaluasi kinerja nyata.
2. Sistem data dan laporan yang berhubungan dengan memasok informasi pada hierarki
manajemen.
3. penginderaan manusia.
Penginderaan Manusia
Penginderaan manusia terjadi pada semua tingkat hierarki pengukuran. Pada tingkat data
dasar, pekerja manusia harus mengevaluasi keistimewaan produk dan keistimewaan proses
yang bersifat sensorik. Contohnya rasa, baud an perasaan. Dengan cara yang sama pekerja
manusia harus menentukan, misalnya : rekening mana yang harus dibebani dengan jam waktu
atau permintaan bahan ini. Bagaimana kegagalan lapangan ini harus digolongkan? Pada tingkat
yang lebih tinggi manusia harus mengevaluasi kinerja manusia lain dalam berbagai criteria,
Semua penginderaan manusia dapat mengalami kesalahan manusiawi yang berasal dari
berbagai sumber : tidak hati-hati, tiadanya teknik, kesalahan yang disadari. Manajer harus
mengerti bahwa kesalahan ini ada dan harus juga mengerti sifat dan tingkat kesalahan manusia
semacam itu, termasuk kesalahannya sendiri. Karena itu audit proses kendali mutu manajemen
tingkat atas harus mencakup pemeriksaan mengenai ketentuan yang telah dibuat untuk
Salah penilaian :
Upaya perbaikannya, pengujian bakat, reorganisasi pekerjaan untuk mengurangi kelelahan dan
Upaya perbaikannya, menemukan kepandaian khusus dari pekerja, pelatihan ulang, merevisi
suasana saling menyalahkan, tindakan pada laporan, melakukan audit mutu, menciptakan
BAB 4
Perusahaan (Organisasi) ibarat manusia yang perlu makan, bekerja, dan istirahat secara teratur
dan terkendali. Jika metabolism tubuhnya tidak baik, ia akan berpotensi menderita berbagai
penyakit. Orang yang sukses adalah orang yang terorganisasi dengan baik, memiliki tujuan
hidup, memiliki pengendalian diri, dan cinta dalam hatinya. Itu juga berlaku untuk perusahaan
dengan baik, memiliki Visi dan Misi, memiliki daya Pengendalian Manajemen, dan mencintai
pengetahuan yang bisa membantu orang untuk menciptakan kondisi yang kondusif untuk
proses pengambilan keputusan yang tepat. Salah satu pengetahuan itu adalah Sistem
namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian Manajemen formal
merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses:
1. Pemrograman (Programming)
memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah
ditentukan.
2. Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program yang telah direncanakan secara terperinci dinyatakan
dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini
Dalam tahap ini telah dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang
digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan pusat-pusat tanggung jawabnya.
Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman dimasa yang
akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan
Tahap ini merupakan tahapan yang paling penting, karena menutup suatu siklus dari proses
Jadi secara konseptual Sistem Pengendalian Manajemen diartikan sebagai sebuah sistem yang
terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan, yakni pemrograman, pengenggaran,
pelaporan akuntabilitas dan kinerja serta sistem pendelegasian wewenang untuk membantu
Pengendalian proses, dari susunan katanya saja kita sudah dapat menduga arti dari
pengendalian proses. Secara sederhana pengendalian proses bisa kita artikan sebagai kegiatan
atau langkah-langkah yang di lakukan untuk mengendalikan proses kimia di sebuah pabrik
Kegiatan pengendalian proses menjadi sangat penting sekali dikarenakan definisi dari tujuan
"Untuk mengubah bahan baku tertentu (umpan masuk) menjadi produk yang diinginkan
menggunakan sumber energi yang tersedia dengan cara yang paling ekonomis"
anda akan berjalan lebih cepat.Putarlah setir anta maka mobil akan berganti arah.tekan pedal
rem,maka mobil pun akan segera berhenti atau melaju secara perlahan. Dengan segala
perangkat ini,anda mengendalikan arah dan kecepatan: jika beberapa diantaranya tidak
berfungsi, mobil tidak akan melakukan apa yang anda inginkan. Dengan kata lain,mobil
tersebut berada diluar kendali. Sebuah Organisasi juga harus dikendalikan; yaitu perangkat
harus berda pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai. Akan
Pengertian
Pengendalian adalah suatu proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan untuk
menjamin hasil yang diharapkan. Sedangkan Proses Pengendalian manajemen adalah pross
dimana manajer pada seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi
mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan
perbaikan.
dengan frekuensi yang actual tergantung pada jenis aktifitas yang sedang diukur.
Membandingkan hasil-hasil yang telah diukur dengan target atau standard yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Jika prestasi sesuai dengan standar, manajer dapat mengasumsikan bahwa” Segala sesuatu
telah berjalan secara terkendali, ia tidak perlu ikut campur secara aktif dalam operasi organisasi
Mengambil tindakan perbaikan Ini dilakukan jika prestasi turun di bawah standard dan analisis
menunjukan perlunya diambil tindakan. Tindakan perbaikan ini dapat berupa mengadakan
perubahan terhadap satu atau lebih banyak aktivitas dalam operasi organisasi. Para manajer
Proses pengendalian harus dilaksanakan oleh manajer diseluruh organisasi. Karena pentingnya
pengendalian keuangan, ada sebagian orang mengangap bahwa tangungjawab pengendalain ini
untuk sebagian besar dapat diserahkan kepada akuntan atau kontroler. Akan tetapi semua
melakukan pengendalian dalam arti seluas-luasnya. Pengendalian itu perlu, agar perusahaan
dapat mencapai tujuanya. Fakor-faktor apakah yang menbuat pengendalian penting bagi
manajer dan organisasinya ? seberapa jauhkan pengendalian perlu dilakukan oleh manajer.
1) Perubahan. Merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam lingkungan organisasi
produk atau jasa perusahaan. Ia kemudian dapat mengambil tindakan untuk mengatasi ancaman
2) Kerumitan. Yang menambah sifat komplek organisasi zaman sekarang ialah desentralisasi.
3) Kesalahan. Tidak dapat dipungkiri sebagai manusia anggota organisasi juga dapat membuat
4) Delegasi. Hal ini merupakan salah satu cara manajer untuk menentukan apakah bawahanya
pengendalian.
Eleman-elemen System Pengendalian
1) Pelacak ( Detector) atau sensor, sebuah perangkat yang mengukur apa yang sebenarnya
2) Penaksir ( assessor), suatu perangkat yang menentukan signifikasi dari peristiwa actual
dengan membandingkanya dengan bebrapa standar atau ekspetasi dari yang sebenarnya terjadi.
3) Effektor, suatu perangkat(yamg sering disebut feedback) yang mengubah perilaku jika
4) Jaringan komunikasi, perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor
Metoda pengendalian organisasi dewasa ini telah menjadi lebih cermat dan tidak lagi mudah,
sebagian diakibatkan oleh pengunaan computer dalam pengolahan data. Kita menyadari bahwa
pengendalian yang terlalu ketat akan merugikan baik bagi organisasi maupun individu dalam
organisasi itu. Pengendalian yang memaksa para anggota organisasi tengelam dalam tata cara
resmi, atau terlalu banyak membatasi berbagai perilaku akan mematikan motivasi, merintangi
Tingkat pengendalian yang dianggap ekstream atau berbahaya, berbeda-beda tergantung pada
situasinya. Biro iklan misalnya mungkin akan memerlukan pengendalian yang lebih fleksibel
dari pada laboratorium riset. Iklim perekonomian mungkin akan mempengaruhi tingkat
pengendalian yang dapat diterima oleh anggota organisasi. Dalam keadaan resesi, sebagian
besar dari masyarakat akan dapat menerima pengendalian dan pembatasan yang lebih ketat,
akan tetapi dalam kondisi pertumbuhan yang makmur, peraturan dan pembatasan kerap kali
akan tampak seolah-olah kurang sesuai. Dengan demikian, tugas manajer dalam menegakan
pengendalian organisasi yang cukup efektiv dan kebebasan individu. Terlalu banyaknya
pengendalian akan menjadikan organisasi sebagai tempat kerja yang menyesakan, yang
merintangi, dan yang tidak dapat memberikan kepuasan kerja pada para karyawannya. Dengan
pengendalian yang terlalu kendor, organisasi menjadi kacau balau, tidak efisien, dan tidak
berkesinambungan.
sebagai contoh , bila sebuah divisi produksi mempekerjakan individu yang relative
tidak memiliki keterampilan dan tidak berminat akan pekerjaanya.,maka system pengendalian
terinci.akan tetapi jika perusahaaan bermaksud untuk memprodukdsi produk /jasa yang sama
dilokasi yang lain dengan karyawan yang lebih terampil dan tertarik akan pekerjaanya,maka
para karyawannya dapat dibarikan otonomi dan tanggung jawab yang lebih besar untuk
suatu tindakan diambil maka sumber daya manusia, bahan dan keuangan yang diperlukan
telah dianggarkan.
atau tujuan tertentu dan memungkinkan tindakan perbaikan diambil sebelum suatu urutan
tertentu dirampungkan.
3) Pengendalian Penyaringan
Pengendalian penyaringan merupakan suatu proses dimana aspek-aspek spesifik dari suatu
prosedur harus disetujui atau syarat tertentu harus dipenuhi sebelum kegiatan dapat dilanjutkan.
Pengendalian purna tindakan mengukur hasil-hasil dari suatu tindakan yang telah
System-sistem pengendalian yang dapat dihandalkan dan yang efektif mempunyai karakteristik
tertentu yang sama. Arti penting relative dari karakteristik tersebut akan berbeda-beda menurut
kehadiranya. Akurat, informasi tentang hasil prestasi harus akurat.Tepat waktu. Informasi
harus dikumpulkan, diarahkan dan segera dievaluasi jika hendak diambil tindakan tepat pada
Obyektif dan Konprehensif, informasi dalam system pengendalian harus dapat dipahami dan
dipusatkan pada bidang-bidang yang paling banyak akan terjadi penyimpangan dari standar
Dari segi ekonomi realistis, biaya untuk mengimpletasi system pengendalianya sebaiknya lebih
sedikit atau maksimal sama dengan keuntungan yang diperoleh dari system itu.
Luwes.
Sistem pengendalian harus mengandung sifat luwes, sehingga organisasi tersebut dapat segera
peluang baru.
Diterima oleh para anggota organisasi. Pengendalian harus berkaitan dengan tujuan yang
berarti dan dapat diterima. Agar pengendalian bisa berlangsung seperti yang diinginkan,
Newman menganjurkan bahwa, standarditu juga harus diterima oleh para anggota organisasi
sering timbul:
· Factor-faktor yang dengan mudah diukur terlalu banyak dititikberatkan, sementara hal-hal
· System pengendalian mungkin tidak disesuaikan untuk mencerminkan pergeseran dalam arti
strategi organisasi
Implementasi strategi memerlukan suatu alat untuk memotivasi anggota organisasi guna
pengendalian manajemen adalah alat untuk memotivasi agar tujuan anggota organisasi selaras
Perilaku adalah fokus dari pengendalian manajemen agar strategi yang telah ditetapkan
dilaksanakan secara efektif dan efisien oleh anggota organisasi
Pengendalian Manajemen, adalah suatu sistem, metode dan prosedur yang digunakan oleh
manajemen untuk mempengaruhi orang-orang dalam organisasi dengan tujuan agar mereka
Aktivitas Pengendalian
Manajemen
Planning, yaitu pengambilan keputusan mengenai sesuatu yang akan dilakukan oleh
perusahaan.
Coordinating, yaitu melakukan koordinasi terhadap berbagai aktivitas yang ada di dalam
organisasi.
Sistem pengendalian organisasi terdiri dari tiga jenis, yaitu pengendalian strategis,
proses dari evaluasi strategi, yang dilakukan baik strategi tersebut dirumuskan dan setelah
menengah.
yang dibandingkan dengan peran individu dan kelompok yang telah ditentukan oleh rencana
organisasi . Masing-masing jenis pengendalian tersebut tidak terpisah dan tidak berbeda secara
nyata serta dalam kenyataan mungkin tidak berbeda satu dengan yang lainnya.
mendeteksi setiap bidang masalah atau bidang masalah yang potensial dan membuat
sistem kemudi” untuk menyoroti beberapa karakteristik penting dari pengendalian strategi.
Biasanya, suatu rentang waktu yang penting terjadi antara awal implementasi strategi dengan
pencapaian dari hasil yang diharapkannya. Selama waktu itu, sejumlah proyek dilaksanakan,
investasi dibuat dan tindakan dilakukan untuk mengimplentasikan strategi baru. Juga situasi
lingkungan dan internal perusahaan sedang tumbuh dan berkembang. Pengendalian strategi
harus menyediakan beberapa koreksi langsung berdasarkan pada kinerja menengah dan
informasi baru.
Kesimpulan
Pengendalian adalah proses yang sangat penting melalui manajer menjamin bahwa aktifitas
yang sesunguhnya sesuai dengan aktivitas yang telah direncanakan. Pengendalian terdori atas
pengendalian.
tertentu terpenuhi sebelum suatu kegiatan berlangsung lebih lanjut: dan pengendalian purna-
tindakan, dimana pengalaman masa lalu diterapkan pada kegiatan-kegiatan masa depan.
lebih dini diambil untuk mencegah kegagalan atau memanfaatkan peluang-peluang yang tidak
diharap-harapkan.
Dalam perancangan sebuah sisitem pengendalian manajer harus memutuskan tentang jenis dan
jumlah pengukuran yang akan digunakan, siapa yang akan menetapkan standard, tingkat
Agar sisitem pengendalian itu menjadi efektif sisitem tersebut harus akurat, tepat waktu,
strategic, realistis dari segi ekonomik, realistis dari sudut organisasi,terkoordinasi dengan arus
kerja organisasi,luwes, bersifat menuntun dan dapat diterima oleh anggota organisasi.
Karakteristik tersebut dapat diterapkan terhadap pengendalian pada semua tingkatan dalam
sebuah organisasi.
Semua karyawan perusahaan dari eksekutif tertinggi sampai para pekerja aktif dalam
pengendalian mutu dan semua memakai putaran umpan balik. Namun demikian tentu ada
persoalanpengendalian.
Pada Pada
dihasilkan : unit,
waktu kronologis.
Pengendalian Sendiri
Idealnya tanggungjawab pengendalian harus diserahkan kepada individu. Selain sifatnya jelas,
penugasan semacam itu juga memberi status suatu bentuk ‘pemilikan’ yang menanggapi
beberapa naluri manusia. Idealnyapun tanggungjawab juga meluas secara bersamaan dengan
wewenang.
Agar dapat lebih memungkinkan terlaksana pengendalian sendiri ini, tentu ada beberapa
criteria agar seseorang dapat melaksanakan tanggungjawab. Tenaga operasional diberikan hal-
hal berikut :
1. Cara untuk mengetahui apa yang menjadi tujuan. Criteria ini dipenuhi dengan
3. Cara untuk mengubah kinerja seandainya kinerja tidak sesuai dengan tujuan dan
standar. Untuk memenuhi criteria ini dibutuhkan proses operasi yang sifatnya mampu
memenuhi tujuan dan dibuat dengan keistimewaan yang memungkinkan tenaga operasi
Piramida Pengendalian
Setiap perusahaan mempunyai sejumlah besar hal untuk dikendalikan: keistimewaan berbagai
produk yang jumlahnya banyak sekali, maupun keistimewaan dari berbagai proses. Tidak ada
kemungkinan bagi manajer dan spesialis professional untuk melakukan semua pengendalian.
Sebagai gantinya perusahaan merancang pendelegasian seperti terlukis dalam gambar berikut
Dasar piramida itu adalah proses yang tahan terhadap kesalahan (tanpa salah) dan otomatis
yang dirancang untuk memproduksi produk yang sesuai dengan tujuan. Proses ini
mengendalikan sebagian besar keistimewaan yang jumlahnya banyak sekali. Namun proses ini
bekerja melalui putaran umpan balik yang beroperasi dengan sedikit atau tanpa campur tangan
manusia selain perawatan fasilitas (yang walau demikian merupakan pengendalian pokok).
Banyak pengendalian manusia dilakukan oleh tenaga kerja – pegawai took, pekerja pabrik,
tenaga penjual dan lain-lain. Banyak dari mereka yang telah memiliki pengendalian sendiri
yang mantap, sehingga mereka dapat mendeteksi dan mengoreksi ketidaksesuaian. Selain itu
mereka sering kali dapat mengerjakannya berdasarkan ‘waktu nyata’ – tindakan korektif tidak
Juga terdapat banyak operasi dimana criteria pengendalian sendiri pekerja belum sepenuhnya
terpenuhi. Dalam kasus semacam ini berbahaya bagi manajer untuk membuat para karyawan
‘bertanggungjawab’ terhadap mutu. Yang dibutuhkan dalam kasus semacam itu adalah
Pada tingkat ini pengendalian mutu dari keistimewaan produk dan proses khusus terbatas pada
‘sedikit tapi vital’. Sebagian besar usaha pengendalian mutu pada tingkat ini berhubungan
data. Akibatnya, pengendaliannya setelah terdapat fakta, bukannya pada waktu nyata. Bahan
yang mengikuti akan menguraikan dengan cara bagaimana putaran umpan balik digunakan
Manajer tingkat atas mempunyai dua peranan utama dalam kaitannya dengan pengendalian
mutu.
1. Secara pribadi melakukan pengendalian dalam segi tujuan strategis yang diwakili oleh
2. Menjamin bahwa suatu system pengendalian telah ditetapkan untuk sisa piramida
BAB 5
PRINSIP MANAJEMEN MUTU versi ISO
Terdapat 8 Manajemen Mutu. Prinsip ini berasal dari para ahli Internasional di dalam Technical
Committee 176 – Quality Management and Quality Assuransce, Sebagai dasar dalam merevisi
standar ISO 9000:2000, Dapat digunakan sebagai kerangka kerja ( framework untuk Pedoman
Peningkatan Organisasi )
2. Leadership
3. Involvement of People
4. Process Aproach
6. Continual Improvement
Prinsip 1 :
mengerti apa keinginan pelanggan saat itu dan masa yang akan datang. Temu-kenali apa
pelanggan. ( Organizations depend on their customer and therefore should understand current
and future needs , meet customer requirements and strive to exeed customer expectations )
pemerintah.
Prinsip 2 :
LEADERSHIP( KEPEMIMPINAN )
Para pimpinan menetapkan / membangun kesatuan arah dan tujuan organisasi . Pimpinan harus
menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang mendukung, sehingga SDM nya
( Leaders establish unity of purpose and direction of the organization . They should create and
maintain the internal environment in which people can fully involved in achieving the
organization’s objectives ).
- Tetapkan dan jelaskan visi organisasi ke depan agar setiap orang mengerti tujuan .
- Ciptakan dan sokong nilai-nilai kebersamaan, kejujuran dan model tugas yang etis pada
- Lengkapi semua orang dengan sumberdaya yang diperlukan ( misalnya : pelatihan sesuai
keperluan bidang tugas ), dan beri kebebasan bertindak dengan penuh tanggungjawab.
- Beri semangat kebesaran hati dan pengakuan terhadap konstribusi setiap orang
Prinsip 3 :
INVOLVEMENT OF PEOPLE
Sumberdaya manusia pada semua level ( tingkatan ) adalah faktor penting dari suatu organisasi,
dan keterlibatan sepenuhnya dari mereka memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk
keuntungan organisasi.
( People at all levels are the essence of an organization and their full involvement enables their
- Upayakan setiap orang mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung-jawab mereka
- Upayakan setiap orang mengetahui permasalahan kerja mereka dan termotivasi untuk
menyelesaikannya
- Ajak setiap orang aktif melihat peluang untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan
pengalaman mereka
- Fasilitasi agar setiap orang bebas berbagi pengetahuan / pengalaman dan berinovasi
Prinsip 4 :
PROCESS APPROACH
( Pendekatan Proses )
Hasil yang diinginkan tercapai dengan lebih efisien bila aktivitas dan sumber-sumber yang
( A desire result is achieved more efficiently when related resources and activities are managed
as a process )
diinginkan
organisasi
- Menekankan pada faktor-faktor seperti sumberdaya, metode dan material untuk memperbaiki
- Hilangkan birokrasi , serta eliminir fungsi-fungsi organisasi yang tugasnya saling tumpang
tindih
- Mengevaluasi resiko, konsekwensi, dan dampak aktivitas pada pelanggan / pemasok ataupun
Prinsip 5 :
Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan suatu system dari proses-proses yang saling
terkait, untuk menghasilkan perbaikan-perbaikan yang objektif pada perusahaan dengan efektif
dan efisien.
- Penyusunan system untuk mencapai sasaran organisasi dengan lebih efektif dan efisien
- Pendekatan struktur yang harmonis dan integrasi proses-proses , dengan tugas yang tidak
- Menargetkan dan menentukan bagaimana aktivitas khusus dalam suatu sistem akan
beroperasi
Prinsip 6 :
CONTINUAL IMPROVEMENT
Perbaikan yang berkesinambungan harus menjadi pekerjaan yang permanen dari organisasi
- Sediakan dan kirim SDM untuk pelatihan terhadap metode dan alat perbaikan
berkesinambungan
- Laksanakan perbaikan yang kontinu pada produk, proses dan sasaran system
- Tetapkan tujuan dan sasaran sebagai pedoman, dan ukur pencapaian untuk perbaikan yang
berkesinambungan
Prinsip 7 :
Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan analisa data dan informasi
- Pastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan dapat dipercaya
- Buat keputusan dan ambil tindakan berdasarkan analisis factual, seimbang dengan
pengalaman intuisi
Prinsip 8 :
Perusahaan dan Pemasok nya ( Supplier / Vendor ) adalah saling membutuhkan. Mempunyai
kerjasama yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan kedua belah pihak
( An organization and its supplier are interdependent, and a mutually beneficial relationship
kebutuhan pasar
- Berikan semangat, dorongan dan penghargaan atas peningkatan dan prestasi pemasok
BAB 6
komitmennya terhadap mutu. Kebijakan mutu tersebut harus sesuai dengan tujuan
bahwa kebijakan ini dimengerti, diterapkan dan dipelihara pada semua tingkat dan
organisasinya.
b. Mengidentifikasi dan mencatat setiap masalah yang berkaitan dengan produk, proses dan
sistem mutu.
c. Memprakarsai, menyarankan atau memberikan cara pemecahan melalui jalur yang ditentukan.
e. Mengendalikan lebih lanjut, proses, penyerahan atau pemasangan produk yang tidak sesuai,
sampai kekurangan atau kondisi yang tidak memuaskan tersebut telah diperbaiki.
menyediakan sumber daya yang memadai serta menugaskan personil yang terlatih
untuk pengelolaan, pelaksanaan pekerjaan dan kegiatan verifikasi termasuk audit mutu
internal.
4. Manajemen perusahaan dengan tanggungjawab eksekutif harus menunjuk seorang
anggota dari manajemen perusahaan sendiri yang terlepas dari tanggungjawab lainnya
a. menjamin bahwa sistem mutu telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan
standarnya.
b. Melaporkan kinerja sistem mutu kepada manajemen perusahaan untuk ditinjau dan sebagai
5. Perusahaan pada tingkat manajemen harus meninjau sistem mutu pada selang
keefektifannya untuk memenuhi persyarakat dari standar yang telah ditetapkan serta
Perusahaan harus menetapkan dan memelihara sistem mutu yang terdokumentasi sebagai alat
untuk menjamin bahwa produk memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Perusahaan harus
menyiapkan sebuah manual mutu yang mencakup semua persyaratan standar ini. Manual
mutu harus mencakup atau menjadi acuan bagi prosedur sistem mutu dan menjelaskan garis
Beberapa tuntutan dalam penerapan sistem mutu dapat dijelaskan di bawah ini
dan komitmen untuk menjalankan semua ketentuan yang ada dalam sistem mutu. Komitmen
di atas harus dimulai dari pimpinan (top management) dan secara terus menerus
2. Prinsip utama
3. Terdokumentasi
Kegiatan yang terdokumentasi merupakan tuntutan yang utama. Struktur dokumen disusun
dalam 4 (empat tingkatan), yaitu manual mutu (quality manual), prosedur mutu (Quality
Manual mutu berisi ‘company profile’, kebijakan mutu, sasaran mutu, discripsi organisasi,
uraian jabatan, penunjukan wakil manajemen, dan uraian singkat tentang garis besar sistem
Prosedur sistem mutu berisi uraian standard tentang penerapan elemen-elemen sistem mutu
dalam organisasi perusahaan, biasanya terdiri atas tujuan, ruang lignkup, difinisi istilah,
Instruksi kerja berisi uraian tentang petunjuk pelaksanaan suatu kegiatan/kerja, yang
Catatan/rekaman mutu, merupakan catatan hasil pelaksanaan sistem mutu yang harus
mutu, maka manajemen diwajibkan untuk mendifinisikan Kebijakan mutu dan Sasaran mutu.
Kebijakan mutu (Quality policy) berisi pernyataan dari top manajemen tentang tujuan mutu
yang ingin dicapainya. Kebijakan mutu ini harus jelas terdifinisi dan terdokumentasi, mudah
dimengerti, berhubungan dengan produk atau orang , serta memberikan semangat/ambisi untuk
mencapainya.
Sasaran mutu merupakan pernyataan dari manajemen sebagai upaya untuk mencapai
kebijakan mutu. Sasaran mutu harus spesifik, terukur, realistik, dapat dicapai, dan dalam kurun
waktu tertentu.
Rencana mutu menggambarkan semua proses yang mempengaruhi mutu, di dalamnya harus
berisi test/inspeksi apa saja yang dilakukan dalam tiap pekerjaan., cara/methode untuk
ketentuan/standar yang telah ditetapkan dengan konsekuen, sistematis dan dalam jangka waktu
tertentu secara berkala melaksanakan audit internal untuk melaihat dan mengevaluasi
efektifitas sistem mutu yang dijalankan. Dalam waktu-waktu tertentu pula secara berkala
harus dilakukan tinjauan manajemen tentang sistem mutu yang dilaksanakan, sehingga semua
permasalahan yang ada, baik dalam pelaksanaan, maupun untuk antisipasi masa depan yang
Penerapan standard dalam sistem mutu tidaklah bersifat statis, tetapi harus mampu dan mau
melakukan upaya perbaikan atau pengembangan yang terus menerus sehingga kualitas dalam
pelaksanaan maupun hasil yang dicapai akan meningkat, jadi Prinsip ‘Continuous
Untuk dapat menjamin kelangsungan penerapan sistem mutu maka perusahaan diwajibkan
untuk menunjuk wakil manajemen (management Representative) yang biasanya juga sebagai
kepala departemen “Quality Assurance’. Tugas wakil manajemen adalah untuk menjamin
kelangsungan program, melaporkan semua permasalahan yang berhubungan dengan mutu dan
menjadi penghubung dengan pihak luar mengenai sistem mutu. Dalam melaksanakan
tugasnya, seorang wakil manajemen mempunyai wewenang untuk mengambil inisiatif dan
Rencana merupakan jembatan penghubung antara posisi kita sekarang dengan posisi/keadaan
seni membuat hal yang sulit menjadi sederhana sehingga dapat mewujudkan segala sesuatu
menjadi mungkin.
1. Tahap Persiapan.
Langkah pertama yang perlu dilakukan bagi sebuah perusahaan yang ingin
menerapkan system mutu adalah mendapatkan komitmen dari pimpinan puncak, setelah itu
Dalam perencanaan yang juga patut diperhatikan adalah biaya. Biaya-biaya itu mencakup, jasa
Persiapan lain yaitudiperlukan sumber daya manusia. Perlu dibentuk sebuah tim yang bertugas
mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk penerapan system mutu ini. Tim yang
dibentuk sebaiknya diangkat dari beberapa area kerja dan diberi pelatihan yang cukup. Selain
anggota tim, seluruh personil dari tingkat atas sampai tingkat karyawan yang paling rendah,
perlu diberikan pengenalan tentang system mutu ini demi kelancaran pelaksanaan system
2. Tahap Dokumentasi
Tahap dokumentasi merupakan tahap yang paling panjang dan paling menyita waktu, terutama
dalam menyusun prosedur system mutu dan instruksi kerja. Sebelum tim menuliskan sesuatu,
mereka perlu diberikan pelatihan penulisan dokumen system mutu. Dengan bekal dari
pelatihan tersebut, tim mulai mendata proses mana saja yang termasuk dalam lingkup yang
dimulai dari penulisan manual mutu hingga formulir. Segera setelah kebijakan mutu
Setelah dokumen mutu selesai dibuat, selanjutnya penerapan dalam aktivitas kerja sehari-hari.
Agar tidak terjadi kesimpangsiuran, system mutu hendaknya diajarkan kepada setiap personil
akhirnya saja, melainkan harus dibangun dengan benar dari awal proses. Penerapan system
mutu ini perlu dievaluasi secara bertahap untuk dilakukan perbaikan perbaikan demi
kesempurnaan system. Pelaksanaan ini dilakukan terhadap seluruh bagian perusahaan tanpa
kecuali. Evaluasi ini dapat dilakukan oleh internal auditor yang telah mendapat pelatihan
tentang audit internal. Hasil evaluasi ini akan dilaporkan secara terbuka dalam rapat tinjauan
manajemen.
Hasil evaluasi yang dilakukan selama implementasi system mutu akan selalu menjadi masukan
untuk perbaikan dan tindakan pencegahan. Tahap ini berlangsung terus menerus selama
Materi 2
industri menengah dan besar di Indonesia yang menjadikan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001/API Spec Q1 sebagai salah satu faktor yang menentukan dalam pemilihan pemasok
mereka.
3 Alasan yang mendasarinya adalah jelas: Bahwa pemasok atau calon yang sudah menerapkan
sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1 berarti sudah melakukan berbagai
pengaturan proses yang diperlukan untuk menjamin mutu produk yang akan dikirim kepada
mereka.
Manfaat lain tentunya timbul sebagai implikasi logis dari penerapan-persyaratan yang
ISO 9001/API Spec Q1 mensyaratkan agar organisasi melakukan perencanaan yang layak
sebelum organisasi melakukan proses produksi atau memberikan pelayanan. Ada cukup
mengidentifikasi potensi kegagalan sejak awal dan mencegah kegagalan sebelum terjadi dan
ISO 9001/API Spec Q1 mensyaratkan agar organisasi melakukan pendekatan proses dalam
upaya menjamin mutu produk. Dengan pendekatan ini organisasi dapat melihat dengan mudah
seluruh aktifitas yang dilakukan dalam organisasi sebagai rangkaian dari proses-proses yang
saling terkait dan saling mempengaruhi. Organisasi dapat mengetahui dengan jelas output yang
dihasilkan dari setiap proses, kemana output tersebut dialirkan dan apa yang diharapkan oleh
penerima output tersebut. Ini menjadi dasar yang berguna untuk mengatur bagaimana sebuah
ISO 9001/API Spec Q1 mensyaratkan agar organisasi melakukan tindakan koreksi yang
sistematis, dimulai dari identifikasi masalah sampai pemantauan efektifitas tindakan koreksi.
Tujuannya untuk menghilangkan akar penyebab setiap masalah tidak muncul kembali. Hal ini
tentu akan membuat terus menerus berkembang ke arah yang lebih baik, bersih dari masalah-
masalah kronis yang merugikan. 4 ISO 9001/API Spec Q1 juga memberikan persyaratan lain
dengan lebih rapih dan membuat pengaturan pengaturan yang baku (bukan berarti tidak
fleksibel). Persyaratan tentang kompetensi dan pelatihan akan membuat organisasi mempunyai
sumber daya manusia yang handal yang dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi.
Selama satu dekade terakhir, sistem manajemen mutu telah dibangun sebagai satu
standar yang terdapat dalam seri ISO 9000. Beard (1993) menjelaskan bahwa ISO 9000 akan
menciptakan iklim positif yaitu melakukan hal yang benar saat pertama kali. Penghematan
biaya yang didapat dari penerapan sistem manajemen mutu diperoleh dari tindakan pencegahan
Dalam penelitian Clarke dan Herrmann (2004) ditemukan bahwa yang banyak terjadi
selama ini adalah, seiring dengan usaha peningkatan mutu produk yang dilakukan oleh
perusahaan konstruksi seringkali diikuti dengan biaya mutu yang juga ikut meningkat,
sehingga dapat berpengaruh pada keuntungan perusahaan bila harga penawaran pekerjaan atau
alasanya :
Dalam manajemen tradisional, posisi manajemen puncak adalah sebagai penentu akhir
menerima dan menolak setiap gagasan dan akhirnya dialah yang memutuskannya. Jadi sangat
sentralistik atau berada pada satu tangan atau kekuasaan manajemen puncak. Manajemen dan
karyawan hanya melaksanakan saja keputusan tersebut. Hal demikian sangat berbeda dengan
organisasi inovatif.
kepada dia. Tidak peduli apakah gagasan itu terkesan konyol ataukah cemerlang, manajemen
puncak bersikap terbuka untuk mendengar dan mempelajarinya. Disini manajemen puncak
tidak sekedar mendorong para inidividu manajemen dan karyawannya untuk membuat
gagasan, namun bertanya dan ingin bukti apakah gagasan tersebut dapat dipraktekan, realistik,
dan efektif. Dengan kata lain apakah dilihat dari segi teknik dan finansial suatu gagasan layak
menstimuli para anggota manajemen tidak saja dalam menciptakan inovasi fisik tetapi juga
inovasi manajemen. Manajemen puncak mendorong agar setiap inovasi harus terkait dengan
visi dan kompetensi utama perusahaan. Untuk itu kebersamaan di kalangan individu atau
antarunit organisasi diciptakan. Semua diarahkan pada perubahan perilaku yang inovatif. Tidak
saja sebatas pada logika bekerja tetapi juga pada pengembangan logika gagasan inovatif.
Untuk kelanjutan organisasi inovatif maka kaderisasi para calon, utamanya di kalangan
eksekutif muda, untuk menjadi pimpinan organisasi diutamakan. Terkait dengan ini maka
inovatif di kalangan individu organisasi. Pada gilirannya sikap resistensi yang semula sebagai
masalah sentral organisasi secara bertahap akan hilang dengan sendirinya. Yang muncul adalah
Menurut Bennis dan Nanus (1985) paling tidak seorang manajer yang berhasil harus
Pemimpin harus mempunyai sebuah Visi atau bayangan usaha mereka di masa depan.
Bennis dan Nanus mengatakan : "The visions the various leaders conveyed seemed to bring
about a confidence on the part of the employees, a confidence that instilled in them a belief
Bayangan masa depan usaha dari pemimpin harus dapat dikomunikasikan oleh pemimpin
kepada bawahannya. Komunikasi ini sangat jelas dan rinci
Jika visi telah dikomunikasikan, maka visi perlu diimplementasikan. possotioning merupakan
perangkat tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikan visi dari pemimpin. Melalui
kepercayaan dari para pengikutnya pemimpin harus berprilaku konsisten dan tetap berada
4. The Deployment of self throught positive self-regard and through the Wallenda faktor.
Faktor utama dari pemimpin yang berhasil adalah perluasan kreatif dari diri, yang dapat
dilakukan dengan menghargai diri secara positif. Menurut Bennis dan Nanus menghargai diri
secara positif bukan merupakan pemusatan pada diri yang egoistik, melainkan terdiri dari tiga
kebutuhan-kebutuhan organisasi.
Perluasan diri memalui faktor walenda ini pada hakikatnya berarti bahwa dalam melakukan
berbagai macam hal kita harus memusatkan perhatian pada apa yang akan dilakukan dan
tidak memikirkan tentang kemungkinan akan kegagalan. Karl Walenda adalah seorang
akrobat yang berjalan diatas tali yang dapat saja meninggal setiap saat ketika ia berjalan
diatas tali pada ketinggian tertentu. ia tidak pernah memikirkan akan kegagalan. Pada tahun
1978 ia terjatuh dan meninggal. istrinya ingat bahwa pada hari itu untuk pertama kali
Wallenda berpikir tentang kegagalan. Rupanya ia mencurahkan seluruh tenaganya pada usaha
sesuai dengan yang mana dari berikut, Jawab : berpikir kembali secara komprehensif
tentang cara-cara bagaimana suatu proses bisnis yang efektif dengan efisien dapat
dicapai.
Alasanya :
Menurut Hammer dan Champy, (1993) seperti disebutkan oleh Sitorus dan Nasution
(2007),rekayasa ulang proses bisnis adalah proses berpikir kembali (rethinking ) dan proses
yangmemuaskan atas kinerja perusahaan yang mencakup cost , quality, delivery, service, and
speed dengan pengukuran yang teliti atau kontemporer. Menurut Manganelli dan Klein
(1994:7): "
Reengineering is the rapid and radical redesign of strategic, value±added business process
and the systems, policies and organizational structuresthat support them ± to optimize the work
1.Process, yaitu serangkaian aktivitas yang mengubah masukan menjadi keluaran.Terdapat tiga
2.Strategic and value added.Target utama rekayasa ulang proses bisnis adalah strategi dannilai
perusahaan mulai memfokuskan pada proses yang terpenting dalam perusahaan,yaitu tidak
hanya strategi dan nilai tambah tetapi keseluruhan system, kebijakan danstruktur organisasi
asset.Rekayasa ulang proses bisnis dapat diukur dari pengurangan biaya per unit.
4.Rapid , radical and redesign. Rekayasa ulang harus dilaksanakan secara cepat dan
radikalserta merancang kembali proses bisnis untuk menghilangkan aktivitas yang tidak
perlu.Rekayasa ulang proses bisnis mencoba untuk memisahkan proses lama dengan proses
mencakup penggantian metode lama dan mencari metode baru untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan.
Tujuan rekayasa ulang proses bisnis adalah bagaimana membuat semua proses yang ada
dalamorganisasi menjadi yang terbaik di kelasnya (Soumitra, D., 1999). Tujuan rekayasa ulang
proses bisnis menurut Andrews dan Stalick, (1994:8) seperti disebutkan oleh Sitorus M. &
2.Meningkatkan kepuasan atas barang atau jasa sehingga pelanggan akan memilih barangatau
perusahaan.
serta mengurangi pengembangan barang atau jasa dalam waktu siklus pabrik.
6.Memproses permintaan pelanggan yang lebih dan peningkatan volume dari setiap pelanggan
pada perusahaan.
penilaian terbesar pada kategori yang mana dari berikut Jawab:Kepuasan pelanggan
alasanya :
organisasi dalam meningkatkan kualitas. Tujuh kategori yang digunakan sebagai kriteria
penghargaan ialah :
organisasi menjalankan tanggung jawabnya kepada publik dan berperan sebagai penduduk
yang baik.
2. Strategic Planning : Memeriksa apakah organisasi tersebut telah membuat arah strateginya
serta ekspektasi pasar serta pelanggan; membangun hubungan dengan pelanggan; dan
aplikasi manajemen yang efektif, perbaikan data serta informasi untuk mendukung proses
pekerjanya dalam membangun potensi individu dan bagaimana para pekerjanya dapat
peningkatan aspek-aspek penting dari produksi dan delivery juga proses pendukung
lainnya, dilakukan.
area bisnisnya yang meliputi kepuasan pelanggan, performansi keuangan serta pangsa
pasar, sumber daya manusia, performansi supplier dan relasi, performansi operasional, dan
tanggung jawab pada pemerintah dan sosial. Kategori ini juga melihat organisasi tersebut
(self-assessment), pelatihan serta alat untuk membangun performansi dan proses bisnis. Jutaan
kopi buku yang berisi tentang kriteria performansi ini telah didistribusikan sejak tahun 1988.
Faktor-faktor tersebut antara lain keputusan bisnis dan strategi yang mengarahkan pada
pencapaian performansi pasar yang lebih baik, market share, serta relasi dan kepuasan
kenaikan atau penurunan keuntungan. Informasi ini digunakan untuk menganalisis serta
melaporkan perkembangan keseluruhan dan hubungan di antara keputusan bisnis dan strategi
tersebut.
baik, seperti produktivitas meningkat, hubungan antar karyawan semakin baik, tingkat
kepuasan pelanggan semakin tinggi, pangsa pasar meningkat, dan pada akhirnya menyebabkan
profit meningkat.
yang dibuat oleh Kongres. Kriteria ini telah dirancang untuk membantu organisasi
mengembangkan daya kompetisi mereka, yang difokuskan pada 2 buah tujuan, yaitu men-
deliver peningkatan nilai kepada pelanggan dan meningkatkan performansi organisasi secara
keseluruhan. Kriteria tersebut sekarang diterima secara luas, tidak hanya di Amerika Serikat
sektor privat. Sebuah hubungan kooperatif antar keduanya ini terjalin karena
penghargaanBoard of Examiners. Setiap tahunnya, lebih dari 300 ahli dari industri, institusi
pendidikan, pemerintah dalam setiap level, dan sukarelawan dari organisasi non profit,
menghabiskan waktu untuk melihat semua aplikasi pendaftar, mengatur tempat kedatangan,
dan menyiapkanfeedback tentang kekuatan dan kesempatan yang masih mungkin ditingkatkan
Setelah melalui berbagai tahap seleksi, para pemenang penghargaan Baldridge ditarik
komitmennya untuk memberikan dukungan bagi perusahaan atau organisasi lain. Dukungan
itu berupa usaha mereka untuk memberi pengajaran dan informasi mengenai keuntungan dari
4. Yang mana dari hal-hal berikut adalah paling tepat, Jawab: Pelayanan
Alasanya :
diupayakan setiap usaha (yang fokus kepada pelanggan) karena kepuasan pelanggan itu adalah
awal dari pelanggan yang loyal. Ya. Ini baru awal, bukan kunci utama. Pelanggan yang puas
belum serta merta menjadi pelanggan yang loyal. Bisa jadi mereka juga mempunyai
pengalaman memuaskan di tempat lain. Mereka belum menjatuhkan pilihan mereka kepada
usaha kita atau yang lain. Pelanggan yang puas masih sampai pada level tidak mempunyai
Walaupun kepuasan pelanggan HANYA satu potongan puzzle dari terciptanya pelanggan
yang loyal, kepuasan pelanggan, tentu saja, sangat esensial. Apalah gunanya kita memberikan
aneka ragam kejutan dan segala macam program untuk menjadikan pelanggan kita loyal, tetapi
kita justru gagal memastikan kepuasan mereka secara day-to-day? Itulah mengapa kepuasan
pelanggan TETAP sangat penting untuk kita pastikan. Untuk memastikannya, kita perlu
mengerti komponen apa saja yang menyusun pengalaman pelanggan secara keseluruhan dan
Pengalaman pelanggan tersusun ketika mereka menuju dan berada di tempat kita (Place),
“berhubungan” dengan orang-orang kita (People), dan mengalami masalah yang ada
hubungannya dengan kita (Problem). Place, Product, Process, People, dan Problem (5P) adalah
Kita mulai dengan Place. Pelanggan mulai pengalamannya dengan komponen ini ketika
mereka ingin membeli barang atau jasa kita. Mereka melakukan perjalanan menuju tempat kita.
Lama atau cepat waktu tempuh, bagus atau buruk akses menuju tempat kita, jauh dekat jarak
tempuh, dan mudah tidak menemukan tempat parkir mempengaruhi pengalaman awal
pelanggan. Kemudian mereka akan memasuki tempat usaha kita. Kebersihan, warna cat, desain
interior maupun eksterior, kebersihan serta kesejukan udara, suara-suara yang terdengar di
tempat kita, dan lain sebagainya menambah “bentuk” pengalaman para pelanggan kita. Tanpa
sadar – juga secara sadar, tergantung seberapa kuat kesan baik maupun buruk tempat yang
mereka dapat – pelanggan kita itu membentuk opini-opini tertentu tentang (tempat) usaha kita.
Kita sekarang tahu mengapa pemilihan lokasi dan penataan tempat sangat penting dalam bisnis.
Kemudian pelanggan akan mulai mencari barang atau pelayanan yang hendak mereka
beli. Mulai dari ada tidak produk yang mereka inginkan, packaging (catatan: untuk jasa
packaging bisa berarti bagaimana informasi tentang jasa itu disajikan), ketersediaan pilihan,
harga, sampai kualitas dari barang atau jasa itu akan dinilai oleh pelanggan, dan kemudian
Selama mereka berada di tempat kita dan mencari barang atau jasa yang mereka
inginkan, tentu mereka akan terlibat dalam beberapa rangkaian aktifitas tertentu untuk
mendapatkan apa yang mereka inginkan. Mereka menjalani proses-proses. Proses paling kecil
yang paling sering terlewat oleh kalangan pemilik usahapun sudah bisa mempengaruhi opini
dan pengalaman pelanggan. Ingat kembali saat ketika kita mengunjungi suatu pusat
perbelanjaan dan harus menarik satu trolley dari rangkaiannya. Mana pusat perbelanjaan yang
kita sukai terkait kemudahan menarik trolley ini? Tidakkah kita pernah berpikir bahwa
seharusnya manajemen pusat perbelanjaan ini melakukan sesuatu untuk mempermudah kita
menarik trolley? Mungkin kita pernah membeli kosmetik, atau susu formula, dimana kita hanya
membawa kotak kosong ke kasir, membayar, kembali ke lorong display kosmetik atau susu
formula tadi, menunjukkan bukti pembayaran, dan baru diberi kotak yang ada isinya. Apa yang
kita pikirkan waktu itu? Bisa jadi kita juga pernah duduk menunggu giliran di satu bank dan
tidak pernah tahu kapan giliran kita tiba, selain mengetahui berapa nomor antrian kita. Masih
terasa jengkelnya kan? Bukan hanya proses “birokrasi” yang berbelit yang bisa menurunkan
kepuasan pelanggan, proses-proses simple seperti contoh di atas sudah cukup untuk
Bila Place, Product, dan Process yang kita punyai masih mempunyai beberapa
Kita memerlukan orang-orang yang sangat fokus kepada pelanggan untuk membantu usaha
kita karena People seharusnya menjadi pembeda. Kompetitor kita bisa mendirikan tempat
usahanya tepat di samping kita atau bahkan di lokasi yang jauh lebih baik lagi, mereka bisa
menyamai penataan tempat kita, menjual barang atau jasa yang sama dengan kita, atau
mengembangkan sistem proses yang serupa dengan kita, tetapi mereka tidak bisa memiliki
orang-orang kita (paling tidak sampai mereka bisa meyakinkan orang-orang kita untuk pindah
kesana) pada usaha mereka. Contoh orang-orang hebat yang bisa membantu usaha kita untuk
Bisnis tak selamanya berjalan lancar. Pelayanan kita tak selalu bisa diterima baik oleh
pelanggan. Selalu ada masa ketika masalah menjadi masalah kita. Karena itu komponen
Problem adalah komponen pengunci dari keseluruhan pengalaman pelanggan. Bila pelanggan
mengalami masalah seperti apakah kemampuan kita menyelesaikan masalah tersebut? Secara
rata-rata, dengan rentang skor dari 0, untuk sangat buruk dan tidak ada harapan, sampai 10,
untuk luar biasa hebat, berapa skor kepuasan pelanggan terhadap pengelolaan masalah yang
pernah kita berikan? Sebagai suatu usaha, maka memiliki sistem serta kebiasaan pemecahan
masalah yang prima adalah banteng terakhir kita. Terlebih lagi, masalah sebenarnya adalah
sebuah kesempatan untuk secara segera menjadikan seorang pelanggan loyal. Ingat, kalimat
pernyataan sebelum ini benar hanya jika (karyawan) kita memiliki kemampuan memecahkan
Setelah kita mengerti kelima komponen penyusunan pengalaman pelanggan, kita perlu
memahami bagaimana cara mengukur “kepantasan” lima komponen tersebut dalam bisnis kita.
Ini berarti kita juga perlu tahu bagaimana pelanggan mengukur lima komponen tadi. Ternyata
sederhana sekali, pelanggan mengukur 5P kita dengan seluruh indra yang mereka punyai,
persis sama seperti bagaimana mereka menjalani dan menilai hidup mereka.
Pelanggan menilai Place, Product, Process, People, dan Problem dengan menggunakan
penglihatan, pendengaran, penciuman, perabaan, pengecap, dan tentu saja perasaan mereka.
Pelanggan akan “menangkap” segala macam warna, bau, suara, material, rasa, dan sensasi-
sensasi lain ketika mereka bersinggungan dengan lima komponen itu. Segala sesuatu mulai dari
jauh dekat lokasi kita, kebersihan tempat, bau yang ada tempat kita, kondisi barang atau jasa
kita, warna seragam orang-orang kita, bau badan (ma’af), bau mulut, cara bicara, sampai sikap
mereka ketika menyelesaikan masalah, semua itu, akan “ditangkap” oleh indra pelanggan.
Kemudian, “hasil tangkapan” tadi sedikit demi sedikit akan membentuk persepsi mereka
Mempertimbangkan hal-hal di atas, maka cara terbaik untuk mengukur 5P kita adalah
dengan melibatkan sebanyak mungkin orang untuk berperan sebagai pelanggan dan mulai,
secara jujur, melakukan observasi terhadap 5P tadi. Temukan hal-hal yang bisa mengirim pesan
buruk kepada indra pelanggan dan segera perbaiki. Identifikasi hal-hal yang bisa
mentransformasikan pesan baik kepada pelanggan dan jadikan ini standar minimum yang harus
Kepuasan pelanggan, sekali lagi, adalah satu potongan puzzle dari upaya menciptakan
pelanggan yang loyal. Untuk menjamin kepuasan pelanggan secara konsisten kita perlu
memperhatikan segala sesuatu yang berkaitan dengan pengelolaan tempat (Place), produk
(Product), proses (Process), orang-orang (People), dan masalah (Probem) di bisnis kita. Sering-
seringlah mengajak tim kita untuk berjalan-jalan dan berpikir sebagai pelanggan, melakukan
observasi pada 5P tadi agar usaha kita selalu mampu menampilkan 5P yang terbaik bagi
pelanggan. Hal ini yang akan menjamin terciptanya kepuasan pelanggan yang lebih konsisten,
sebagai awal dari terciptanya pelanggan-pelanggan yang loyal pada usaha kita.
5. Sasaran kualitas strategis terbaik ditentukan oleh yang mana dari berikut :manajemen puncak
alasanya :
Salah satu karakteristik yang penting dari badan usaha adalah manajemen yang baik.
Jika suatu badan usaha dikelola dengan baik dapat meningkatkan kinerja badan usaha dan akan
meningkatkan nilai badan usaha bagi para pemegang saham. Pengelolaan suatu badan usaha
pada umumnya dilakukan oleh para manajer. Manajer ialah orang yang memimpin karyawan
untuk mencapai tujuan tertentu. Fungsi dari para manajer bervariasi menurut tingkatan setiap
di perusahaan. Dalam hal ini, jenjang atau tingkatan manajemen pada badan usaha besar
tingkatan tertinggi dalam manajemen. Biasanya yang menduduki manajemen ini adalah
direktur utama, presiden direktur, atau wakil direktur, dan sebagainya. Jika di dalam kelas,
maka yang menjadi manajemen tingkat puncak adalah ketua dan wakil ketua. Tugas
manajemen tingkat puncak adalah membuat rencana jangka panjang, menetapkan tujuan dan
misi organisasi, serta strategi yang digunakan. Manajemen puncak juga harus dapat
mengembangkan semua rencana yang telah dibuat dan mengadakan hubungan dengan pihak
luar.
rencana, misi, dan tujuan yang dibuat oleh manajemen puncak ke dalam program yang lebih
spesifik. Biasanya yang termasuk manajemen menengah adalah manajer, kepala devisi, kepala
c. Manajemen Tingkat Pertama (First Line Management atau Supervisory) Manajemen tingkat
pertama merupakan tingkatan yang paling rendah. Manajemen tingkat pertama dapat juga
disebut supervisor. Tugas dari manajemen ini adalah membawahi langsung pekerja dan
bertanggung jawab atas tugas mereka. Mereka juga yang selalu memberikan motivasi pada
karyawan dan menetapkan prestasi yang layak diterima karyawan. Manajemen tingkat pertama
Podusen harus merancang dan mempertahankan mutu produk sesuai dengan yang diharapkan
konsumen perantara dan/atau konsumen akhir. Secara umum untuk mempertahankan mutu
direncanakan dan dikendalikan dengan baik. Aspek-aspek penting yang perlu diperhatikan,
yaitu (1) Persyaratan-persyaratan dan perjanjian pengadaan bahan baku/mentah, (2) Pemilihan
pemasok yang memiliki kemampuan mengadakan bahan baku yang bermutu, (3) Kesepakatan
tentang jaminan mutu dengan pemasok, (4) Kesepakatan tentang metoda-metoda verifikasi, 5)
Penyelesaian perselisihan mutu, (6) Perencanaan dan pengendalian pemeriksaan, dan (7)
meliputi kegiatan antara lain: (1) Pengendalian mutu bahan baku dengan inti kegiatan adalah
sistem persediaan (inventory system), dengan tujuan pengendalian kecacatan bahan baku , (2)
Pengendalian dan pemeliharaan bahan baku selama di gudang pemampungan dan peralatan,
(3) Proses produksi secara umum dan poduksi khusus, produksi khusus yaitu proses produksi
yang kegiatan pengendaliannya merupakan hal yang sangat penting terhadap mutu produk dan
dan distribusi, (2) Melindungi produk dari benturan, cuaca lingkungan dan manusia, (3)
5. Pemeriksaan dan Pengujian Selama Proses dan Produk Akhir. Tujuan utama adalah untuk
6. Keamanan dan Tanggung Jawab produk. Karakteristik mutu dan keamanan produk semakin
hari semakin penting diperhatikan, karena banyak kasus yang terjadi baik di dalam
pelaksanaan, pengkemasan dan penyerahan kepada penerima. Oleh karena itu perlu
dikembangkan metode atau peraturan tentang praktek proses produksi dan penyerahan kepada
7. Secara teknis dalam upaya “mempertahankan mutu produk”, yang dilakukan adalah:
mempertahankan suatu sistem mutu secara tertulis (terdokumentasi). Sistem mutu tertulis
bukan sekedar dan merupakan sesuatu yang diinginkan saja, tetapi harus dikerjakan di lapangan
(data riil). Sistem mutu terdiri dari manual, prosedur, instruksi kerja, format-format dan
pencatatan pada lembaran mutu. Penulisan sistem mutu sebaiknya melibatkan semua pekerja
karena mereka nantinya yang akan mengerjakan dan hasil kerja mereka mempengaruhi produk
2) Pengendalian Rancangan Mutu. Poduk tergantung kepada rancangan mutu produk tresebut
yang diinginkan. Tanpa merancang mutu kedalam produk yang ingin dihasilkan pekerja, akan
sulit mencapai mutu tersebut selama kegiatan produksi. Tujuan utama perancangan adalah
menciptakan suatu produk yang dapat memuaskan kebutuhan penerima secara penuh. Dengan
demikian, proses perancangan yang meliputi perencanaan, verifikasi, kaji ulang, perubahan dan
3) Pengendalian Dokumen. Dalam penerapan sistem baku jaminan mutu, pelaksana proses
dituntut untuk menyusun dan memelihara prosedur pengendalian semua dokumen dan data
yang berkaitan dengan sistem mutu. Tujuan pengendalian dokumen adalah untuk memastikan
bahwa para pelaksana tugas sadar akan adanya dokumen-dokumen yang mengatur tugas
mereka.
produk akhir sehingga harus dikendalikan dengan baik. Manajemen harus memastikan bahwa
semua bahan baku yang diperoleh dari pemasok (sumber-sumber) memenuhi persyaratan yang
ditentukan.
5) Pengendalian Proses. Pengendalian proses dalam sistem baku jaminan mutu, mencakup
seluruh faktor yang berdampak terhadap proses seperti parameter proses, peralatan, bahan baku
6) Inspeksi dan Pengujian. Meskipun penekanan pengendalian mutu telah beralih pada
dan pembelian), inspeksi dengan tertentu tidak dapat dihindari dalam sistem mutu pelaksanaan
7) Inspeksi dan Status Pengujian. Tujuan utama sistem mutu adalah untuk memastikan hanya
perantara produk (penerima akhir). Dengan demikian status inspeksi produk setengahjadi dan
8). Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai. Dalam sistem pelaksanaan kegiatan proses
produksi, harus dapat disingkirkan produk-poduk yang tidak sesuai (afkir). Sistem baku
jaminan mutu mempersyaratkan pekerja mempunyai prosedur tertulis untuk mencegah terkirim
poduk-poduk yang tidak sesuai dengan dengan mutu yang ditetapkan. Jika produk setengah
jadi yang tidak sesuai terdeteksi pada tahap proses, prosedur yang ada harus tidak membiarkan
9) Tindakkan Koreksi. Setiap kegiatan atau sistem operasi dapat saja menyimpang dari kondisi
operasi standar (prosedur) karena berbagai alasan sehingga menghasilkan produk yang tidak
sesuai. Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan panitia mempunyai sistem institusional
untuk memonitor kegiatan proses produksi. Jika ketidaksesuaian diketahui, tindakan koreksi
10) Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan dan Pengiriman. Pekerja yang terlibat dengan
bahan mentah, produk setengah jadi untuk di kerjakan (proses) lagi. Sesuatu yang sangat
penting dalam menjamin mutu bahwa dari semua produk tersebut tidak terpengaruh oleh
penyimpanan yang kondisinya kurang baik, penanganan yang tidak tepat, pengemasan yang
11) Catatan-Catatan Mutu. Panitia harus menyusun dan memelihara prosedur untuk identifikasi
meliputi produk, pembuatan indeks, pengarsipan, penyimpanan dan disposisi catatan mutu.
Catatan mutu memberikan bukti obyektif bahwa mutu produk yang disyaratkan telah dicapai
12) Audit Mutu Internal. Sistem baku jaminan mutu mempersyaratkan suatu manajemen untuk
melembagakan suatu audit sistematis terhadap semua kegiatan yang berkaitan dengan mutu,
untuk mengetahui apakah prosedur dan instruksi memenuhi persyaratan baku. Pelaksana
(pekerja) juga harus bisa mendemonstrasikan bahwa semua operasi dan kegiatan dilaksanakan
sesuai prosedur tertulis dan semua tujuan sistem mutu telah dicapai.
13) Pelatihan dan Motivasi. Sistem baku jaminan mutu mempersyaratkan kebutuhan pelatihan
harus diidentifikasi dengan cermat dan menyiapkan prosedur, untuk melaksanakan pelatihan
mutu-dan-bermutu-itu/
halal-dan-asuh/
Pustaka
Tunner. Arthur. R and Irving J. Detoro (1992). “Total Quality Management; Three Steps to
Rothery. Brian, (1995). “Analisis ISO 9000”. Seri Manajemen no 144. (Ce-takan ke 3). (alih