Dalam membangun reputasi perusahaan, PR manager hendaknya tidak bekerja seorang diri.

PR manager
harus dapat berfungsi sebagai fasilitator dan pendorong, menjadikan seluruh warga (karyawan) sebagai
duta-duta yang secara efektif turut membangun citra dan reputasi perusahaan.

Pada kenyataannya, anda bisa melibatkan seluruh warga perusahaan, termasuk sekretaris bahkan warga
seperti office boy sekalipun. Yang diperlukan hanya kecerdasan dan taktik agar mereka bersedia untuk
membantu. Mengapa yang dipilih kata “bersedia”? karena bersedia berarti warga anda akan melakukan
tugas PR ini sebagai kesukaan bukan sebagai mandatory.

Beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam hal ini adalah:

1. Komunikasi internal.

Warga yang faham dan menjiwai visi, missi, kebijakan, rencana-rencana dan kegiatan-kegiatan
perusahaan cenderung lebih termotivasi untuk mempromosikan perusahaan. Berdasarkan riset,
perusahaan-perusahaan yang menjalankan komunikasi internal dengan baik memiliki warga dengan
kinerja yang tinggi dan sangat loyal. Hal inipun secara otomatis akan membangun reputasi perusahaan.

2. Manual komunikasi – termasuk manual komunikasi social media

Dengan ada manual, seluruh warga faham, apa yang bisa dan tidak bisa mereka sampaikan, terkait
dengan pekerjaan dan perusahaannya. Hal ini semakin penting dengan makin menjamurnya pengguna
media sosial seperti facebook dan twitter di Indonesia. Sebuah perusahaan dapat mengalami kerugian
besar hanya karena salah satu warganya “salah tulis” di facebook dan twitter. Di lain sisi, warga yang
puas akan dengan senang hati menceritakan berbagai hal baik mengenai perusahaannya.

3. Kegiatan CSR

Perusahaan dapat melibatkan warga dalam merencanakan, melaksanakan dan menilai keberhasilan
kegiatan CSR perusahaan. Berbagai studi menunjukkan bahwa perusahaan yang melibatkan warganya
dalam strategi dan pelaksanaan CSR memiliki warga yang bangga akan perusahaannya, loyal, dan
menceritakan pengalaman-pengalamannya yang membanggakan tersebut kepada publik di luar
perusahaan.

4. Kegiatan amal (charity events)

Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan image baik suatu company adalah dengan kegiatan charity.
Tetapi jangan hanya melakukan kegiatan charity kemudian berhenti begitu saja. Beberapa perusahaan
melakukan hal seperti itu, dan akhirnya publik lebih melihat kegiatan charity yang mereka lakukan hanya
sebagai kegiatan pembohongan public.

Bersosialisasilah dengan dunia luar dan buat warga-warga anda dikenal. Melibatkan karyawan dalam
acara-acara perusahaan akan menyediakan duta-duta secara instan untuk bisinis anda. Semakin banyak
orang orang yang melihat anda dan warga anda dapat bekerja dengan baik, maka akan semakin besar
kemungkinan mereka untuk kenal lebih dekat dengan perusahaan anda.

5. Kegiatan masyarakat

Selain fokus pada kegiatan amal, anda juga bisa membuat atau berpartisipasi pada berbagai macam
acara/peringatan/perayaan yang ada seperti parade, acara liburan atau apapun yang bisa meningkatkan
penampilan positif perusahaan di masyarakat. Rekanan, mitra, atau publik setempat pun dapat diundang
dalam acara perayaan atau kumpul-kumpul warga perusahaan.

Pada acara-acara inilah publik, mitra atau rekanan dapat melihat bagaimana dedikasi warga dalam acara
tersebut. Biarkan semua warga dan publik bebas bergembira dan berinteraksi dalam acara tersebut dan
jangan lupa tetaplah bersosialisasi.

6. Libatkan warga pada website perusahaan

Profil warga, terutama profil warga-warga kunci, warga berprestasi atau memiliki tugas dan pengalaman
yang berharga untuk diceritakan, dapat ditampilkan pada website perusahaan, bersama dengan foto dan
kisahnya. Hal ini menunjukkan keterlibatan warga pada perusahaan.

7. Word of mouth

Word of mouth tidak hanya bekerja pada customer kita tapi juga bisa diaplikasikan pada pekerja atau
karyawan kita. Dengan menciptakan “excitement” dan suasana kerja yang menyenangkan, warga akan
dengan sendirinya mengatakan kegembiraan tersebut ke semua orang yang mereka temui. Dan dari sana
akan terbangun citra perusahaan yang positif, mendorong ketertarikan lebih lanjut terhadap produk atau
jasa perusahaan. Berikan reward dan dorongan untuk memotivasi warga agar bisa bekerja keras dan
lebih produktif. Hadiah tambahan juga bisa menjadi nilai tambah. Ada satu perusahaan yang
memberikan kesempatan memenangkan $100 berupa voucher setiap bulannya ditambah dengan giant
bubble gum machine. Memang aneh dan lucu, tapi karyawan disana tertarik untuk mendapatkannya,
dan bukan hanya karena hadiahnya. Hal tersebut sangat menyenangkan dan membuat karyawan
membicarakan tempat mereka bekerja.

Tanggung jawab sosial perusahaan memang hal yang sudah seharusnya ada dari dulu hingga sekarang,
sebuah keberadaan yang tidak dapat dipisahkan dari eksistensi setiap organisasi bisnis yang tidak perlu
diperdebatkan lagi. Kalau setiap perusahaan menghayati dengan sepenuh hati apa yang menjadi
tanggung jawabnya, maka eksistensi perusahaan akan memberi manfaat bagi masyarakat. Tujuan
perusahaan bukan hanya mengejar akumulasi profit tetapi melampaui hal itu. Sepanjang perusahaan itu
menggunakan sumber daya, baik manusia maupun finansial dari komunitas yang ada, maka perusahaan
mempunyai tanggung jawab untuk menghasilkan profit dan mengembalikan sebagian dari profit bagi
masyarakat. Disamping itu, hubungan serasi dengan komunitas sekitar menjadi keharusan bagi
perusahaan dimanapun agar tidak dilanda gejolak-gejolak atau bahkan terlibat dalam konflik yang
berkepanjangan dengan masyarakat setempat yang akan mengganggu kelancaran usaha.

PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. yang beralamat di Jalan Raya Serang Km. 76 Kragilan, Kabupaten
Serang–Banten 42184, merupakan salah satu pabrik pulp dan kertas terbesar se Asia Tenggara, Produk
yang dihasilkan oleh PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk Serang-Banten, terbagi dua yaitu, Packaging
(Kemasan produk) dan Packaging Modern (Kemasan produk modern), antara lain : Linear Board, Ivory
Board, Fluting Medium, White Kraft, Manila, Duplex & Triplex, Chip Board, Art Board, Corrugator Karton
Box.
Tujuan didirikan PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. adalah ikut membangun sesuai dengan tujuan nasional
sebagai tanggungjawab berbangsa dan bermasyarakat, dan mensejahterakan para pemegang saham,
investor yang berpotensional, karyawan, manajer, rekan usaha, pemerintah dan lingkungan sekitar.

Untuk mewujudkan tujuan tersebut agar berjalan lancar sesuai dengan apa yang diharapkan, maka PT.
Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. Menjalankan suatu program tanggung jawab sosial yaitu kegiatan
community relations. Secara singkat, menurut Jerold (2004:1) Community Relations adalah program
pengembangan komunitas yang melalui berbagai upaya untuk kemaslahatan bersama bagi organisasi
dan komunitas.

Kegiatan community relations yang dilakukan PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. ini terdiri dari berbagai
bidang, salah satu diantaranya adalah bidang pendidikan. Setiap bulan dana Social Responsibility yang
diperoleh dari karyawan, akan diberikan kepada setiap siswa yang tidak mampu dan berprestasi pada
tiap triwulan, PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk Serang-Banten menyalurkan bantuan beasiswa Gerakan
Nasional Orang Tua Asuh (GNOTA) untuk anak-anak yang tidak mampu dan memberikan bantuan fasilitas
pendidikan, memberikan bantuan berupa buku-buku pelajaran dan buku cetak kepada setiap siswa dan
memberikan bantuan untuk korban musibah bencana alam dan semua itu merupakan bantuan
kemanusiaan yang pernah dibantu oleh tim social responsibility. Kegiatan penyaluran social responsibility
tersebut diberikan secara langsung oleh Tim Social Responsibility yang dikelola oleh PT. Indah Kiat Pulp &
Paper Tbk Serang-Banten. Dalam bidang Bidang Agama, PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. memberikan
sarana & prasarana bagi masjid, mushola & ponpes di sekitar pabrik, Pemberian hewan Qurban, Buka
Puasa & Sholat Ied bersama, Pemberian bantuan bagi Peringatan Hari Besar Islam. Dalam Bidang Sosial
kemasyarakatan PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk bekerjasama dengan Yayasan Tzu Chi dalam pelaksanaan
bakti sosial pembagian beras, Lomba Lari Indah Kiat 10 km, pemberian bantuan bagi kegiatan
kemasyarakatan. Dalam Bidang Kemitraan yaitu, menangani kuli bongkar muat, pemberdayaan
masyarakat Kragilan dengan melibatkan Forklip, pembinaan kesenian khas Banten (Debus), dan dalam
Bidang kesehatan, PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk bekerjasama dengan Yayasan Tzu Chi dalam
pelaksanaan bakti sosial pengobatan massal gratis, sunatan massal gratis, pembangunan Puskesmas,
puskesmas keliling, pemberiaan air bersih, dan lain-lain. Manfaat Community Relations yang dibangun
berdasarkan visi tanggung jawab sosial korporat itu memang bisa dipetik kedua belah pihak. Dari pihak
eksternal yaitu masyarakat, mereka yang kemampuan ekonominya berkembang dengan bantuan
organisasi bisnis, tentu akan meningkat derajat kesejahteraannnya. Sedangkan dari pihak internal yaitu
organisasi atau perusahaan, karena masyarakat yang semakin membaik tingkat kesejahteraannnya
berkat bantuan organisasi bisnis maka mereka akan menghormati organisasi bisnis tersebut. Organisasi
bisnis juga dapat memperbaiki pengetahuan atas komunitas lokal, memberi kontribusi bagi komunitas
lokal, dan dapat meningkatkan citra dan profil perusahaan karena para karyawan menjadi duta besar
bagi perusahaannya. Ini sejalan dengan prinsip kemaslahatan bersama yang dikembangkan melalui
berbagai program dan kegiatan PR. Karena itu penting untuk disadari bahwa program-program
Community Relations merupakan program dari perusahaan untuk komunitas. Jika aspek-aspek itu
dijalankan oleh perusahaan, bukan tidak mungkin akan terbentuk citra yang positif kepada perusahaan.
Karena citra dapat ditimbulkan dari adanya pemahaman seseorang atau masyarakat akan suatu
kenyataan. Pemahaman yang berasal dari informasi yang tidak lengkap akan menghasilkan citra yang
tidak sempurna, maka terciptanya suatu citra perusahaan yang baik dimata khalayak akan sangat
tergantung pada bagaimana perusahaan tersebut memperlakukan publiknya. Citra didapat dari kesan
khalayak atau stakeholders perusahaan terhadap penampilan atau kinerja perusahaan, image atau citra
bersifat dinamis, tidak statis, sehingga dapat turun naik sepanjang perjalanan hidup perusahaan. Karena
dalam proses dinamis, dapat terjadi berbagai macam peristiwa yang biasa menjatuhkan atau
meningkatkan nama perusahaan. Seperti kita ketahui, bahwa berdirinya sebuah perusahaan
menimbulkan tuntutan-tuntutan dan harapan dari masyarakat sekitar perusahaan, demikian pula yang
terjadi pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. Pada umumnya masyarakat sekitar perusahaan selalu
menuntut agar mereka mendapatkan bantuan berupa fasilitas yang layak tanpa ingin mengetahui
apakah perusahaan tersebut sedang mengalami krisis atau tidak. Contoh tuntutan-tuntutan tersebut
antara lain : ingin dibangunkan tempat ibadah, Puskesmas gratis, sarana olah raga, perbaikan jalan, dan
lain lain. Dalam hal ini tuntutan-tuntutan tersebut tidak lepas karena keadaan masyarakat sekitar yang
kurang mampu dalam hal materi maupun latar belakang pendidikan mereka yang rendah yang
bertempat tinggal di sekitar PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. dan ingin meningkatkan taraf hidup mereka
agar layak. Dengan adanya tuntutan-tuntutan tersebut, PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. selalu berusaha
memberikan apa yang masyarakat inginkan, dan jika mereka ingin mendapatkan penghidupan yang layak
maka harus ditunjang dengan bantuan atau fasilitas yang baik pula. Karena itu, dengan adanya
keberhasilan mengabulkan tuntutan masyarakat, maka PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. akan
mendapatkan citra yang positif dari masyarakat sekitar. Program-program Community Relations yang
telah diimplementasikan pun tidak saja ditujukan untuk masyarakat sekitar perusahaan saja, melainkan
juga berupaya untuk masyarakat secara luas. Maka dalam hal ini kegiatan Community Relations sangat
erat kaitannya dengan keberlangsungan hidup masyarakat dan erat pula terhadap citra positif
perusahaan, karena jika masyarakat tersebut diperhatikan dengan baik maka perusahaan pun akan
mendapatkan citra yang baik pula.

Jika Anda sebagai pembicara - pelatih, fasilitator, pembicara tamu, dan lain-lain - saya yakin yang
mengerti audiens merupakan hal mendasar yang perlu diperhatikan. Dengan mengetahui siapa, apa, dari
mana, apa tantangannya, dan lain-lain tentang audiens Anda.

Audiens yang menerima musuh, mereka mungkin adalah orang asing yang kompilasi baru bertemu
dengan kita. Namun, jika kita bisa mengenal mereka maka mereka mampu menjadi teman yang sangat
baik dalam setiap kesempatan kita berbicara.
Dengan memahami audiens, berikan saat Anda berbicara di dalam kelas. Semakin lengkap data yang
Anda peroleh akan semakin baik untuk Anda dalam presentasi.

Dengan mengetahui audiens jauh-jauh hari sebelum kelas di mulai, akan menyediakan kita dalam
membuat bahan presentasi yang diperlukan. Mengetahui dan memilih metode penyampaian yang tepat.

Dengan mempertimbangkan audiens kita.kita dapat memahami penggunaan bahasa yang sesuai dengan
keadaan mereka. Jika untuk karyawan baru janganlah menggunakan bahasa manajemen yang sulit-sulit.
Mungkin jika para manajer senior mungkin bahasa sulit-sulit itu sulit yang mereka inginkan.

Siapa mereka

Sebelum Anda melakukan presentasi, Anda harus tahu siapa audiens Anda. Cari tahu apa pekerjaan
mereka? apalatar belakang pendidikan mereka? Berapa rata-rata usia mereka? Selain itu cari tahu juga
apakah audiens Anda homogen (memiliki setuju) atau heterogen (berbeda). Jika audiens Anda homogen
tentu saja Anda menemukan yang tepat tidak akan terlalu sulit. Namun jika heterogen, maka Anda harus
mau bekerja keras menentukan yang paling sesuai dengan mereka semua.

latar belakang.

Adanya perbedaan usia, jenis kelamin, nilai-nilai, latar belakang sosial ekonomi, pendidikan. Penting
untuk mengumpulkan informasi tentang audiens (kharakteristik dan motivasi). Kita harus tahu latar
belakang mereka. Apakah mereka adalah karyawan baru, para salesman, atau eksekutif penjualan yang
hebat. Ini kita semua harus tahu. Jadi yang pertama adalah mengetahui siapa dan latar belakang
pendengarnya

Demografi

Faktor demografi merupakan ukuran statistik mengenai karakteristik audiens yang meliputi usia, jenis
kelamin, suku atau ras, pendidikan, tingkat pendapatan, kelompok sosial dan lain sebagainya.
Mungkin dalam hati timbul pertanyaan: “Apa yang harus dilakukan demografi dengan upaya mengenal
audiens?”. Setiap audiens memiliki karakter yang berbeda. Perbedaan karakter tersebut dapat
disebabkan oleh perbedaan tingkat pendidikan, gender, ras dan sebagainya.

Dengan mempertimbangkan faktor demografi dari audiens, maka Anda dapat memberikan apa yang
diinginkan oleh audiens dalam kegiatan presentasi yang akan dilakukan.

Psikografi

Selain faktor demografi, informasi tentang faktor psikografi juga perlu Anda pertimbangkan sebagai
presentator atau komunikator. Psikografi ini berkaitan dengan gaya hidup, sikap dan minat dari para
audiens, kharakteristik audiens dari nilai-nilai, kepercayaan, perasaan dan motivasi.

Memahami elemen ini membantu kita berpikir bagaimana audiens berpikir, sikap dan perilakunya.
Logika sederhana saja, rasanya sangat tidak mungkin berhasil, materi yang tidak sesuai dengan gaya
hidup, dan minat audiens. Jika dari awal kita tidak berhasil hal ini dengan baik, maka bisa memperbaiki
persiapan yang ingin dilakukan.

Berapa jumlah mereka?

Dalam presentasi, jumlah audiens dapat terdiri dari beberapa orang saja, ratusan orang, atau bahkan
lebih banyak. Presentasi dengan jumlah audiens yang berbeda membutuhkan penggunaan yang
berbeda.

Apakah Anda akan berbicara di pagi hari atau di sore hari?

Liat waktu penyelenggaraan, pagi, siang atau malam hari. Setiap waktu akan mempengaruhi audiens
Anda.

Sejauh mana pengetahuan mereka tentang apa yang akan Anda sampaikan?
Yang menjadi momok paling

sulit adalah orang tua berpengalaman 'di antara audiensnya. Hal ini biasanya dapat mengurangi rasa
percaya diri Anda tentang drastis. Karenanya, penting untuk mengetahui tingkat pengetahuan mereka
terhadap materi yang akan kita sampaikan. maka kita bisa menentukan 'strategi jitu' untuk
menghadapinya.

Apa yang ingin mereka dengar?

Setelah mengetahui siapa yang hadir, maka dengan mudah Anda akan dapat memprediksikan apa yang
ingin mereka dengan presentasi Anda. Kita harus menyerap semua hal arahan mereka. Detail rinci-yang
disarankan dalam seminar atau diskusi itu.

Jika Anda seorang pemilik usaha yang akan melakukan presentasi proposal usaha untuk
mengembangkan usaha bagi para calon investor, maka yang ingin mereka dengar adalah masalah dan
solusi, membahas pasar, model bisnis yang Anda gunakan, keunggulan Anda, tingkat persaingan, rencana
pemasaran dan tim yang Anda memiliki.

Materi yang Anda sampaikan harus sesuai kebutuhan, apakah relevan dengan apa yang dibutuhkan
audiens, dirancang sesuai dengan kebutuhan mereka, sementara audiens dapat memiliki kebutuhan
yang beragam? sederhana, mulailah dengan mudah siapa audiens Anda. Kemudian coba kaitkah topik
Anda dengan kebutuhan mereka. Pikirkan apa manfaat topik Anda untuk mereka.

Datanglah pagi-pagi untuk berbicang-bincang dengan audiens sebelum kelas di mulai. Ambil waktu
sebelum acara benar-benar dimulai untuk berbicara dengan mereka. Ini sangat berguna untuk Anda,
menjadi lebih dekat dengan audiens, dan membuat audiens nyaman bersama dengan Anda. Tentu hal ini
akan sangat berdampak pada kualitas forum Anda.

Ini akan memberikan kesan yang baik di mata audiens. Jika ada kesempatan, Apa yang ditanyakan saat
ngobrol pagi? tanyakan Kepada audiens Anda bisa bertanya hal-hal yang ringan-ringan dan sederhana.
Untuk perbicangan di pagi hari, mohon jangan memancing dengan pertanyaan yang berat.

Pertanyaan yang diterima di pagi hari antara lain:

"Sudah berapa lama bekerja di tempat ini?"

"Apa hal yang paling menarik dalam pekerjaan Anda?"

"Apa hal yang paling menarik yang pernah Anda raih di dalam pekerjaan Anda?" Dan lain-lain.

Menganalisis reaksi audiens.

Anda harus sadar apakah audiens memperhatikan / tertarik: apakah mata, kontak atau bahasa tubuh
yang berbeda Apakah audiens mendengarkan semua pesan atau sebagian pesan saja.

Menganalisis reaksi audiens terhadap materi yang dipresentasikan.

Apakah mungkin muncul 'ditolak' dari mereka?

Saat kita membicarakan materi kita di hadapan mereka, apakah ada di antara mereka yang mungkin
setuju atau tidak menyetujui awal dengan materi yang kita bawakan. Jika iya, maka bijak kiranya jika kita
menentukan sikap dan strategi untuk memindahkan hal tersebut.

Secara umum, audiens reaksi dapat digolongkan menjadi tiga, yaitu menolak, menerima, dan tidak
beraksi. Sebelum presentasi dimulai, pembicara harus mempersiapkan diri untuk membahas terlebih
dahulu reaksi audiens tersebut. Meskipun reaksi audiens dapat diprediksikan sebelumnya, namun reaksi
mereka sebagian atau kadang-kadang tidak seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, pembicara harus
menyiapkan diri untuk membicarakannya.

Umpan balik / umpan balik. Salah satu indikator keberhasilannya adalah penyampaian informasi adalah
adanya respons / umpan balik dari penerima informasi. Dapatkan umpan balik dari audiens Anda dengan
bahasa tubuh mereka. Apakah meraka mengatuk, bosan, cemas atau sebaliknya bersemangat dengan
ciri-ciri mata berbinar, memberikan tepuk tangan, merespons pertanyaan Anda atau aktif memberikan
respons

Evaluasi diri:
Meminta audiens memperbaiki diri Anda setelah presentasi, akan merefleksikan bagaimana kinerja Anda
dan meningkatkan mana yang menilai audiens mereka tentang pesan-pesan Anda. Dengan memberikan
pertanyaan-pertanyaan yang diminta untuk diminta; pada diri sendiri: apakah Anda melakukan
presentasi seperti yang Anda harapkan? Hal-hal yang paling bagus dari presentasi Anda (materi,
sistematika, cara penyampaian? Hal-hal yang paling buruk dari presentasi Anda? Hal-hal yang akan
ditingkatkan untuk presentasi yang akan datang?