DOCUMENTASI
I. DEFINISI
Industri farmasi mempunyai peranan yang penting dalam penyediaan obat, maka
industri farmasi berperan sebagai sarana penunjang kesehatan dan menyediakan obat
yang terjangkau oleh masyarakat. Untuk menjamin tercapainya pemenuhan obat yang
bermutu, pemerintah melalui Departemen Kesehatan telah berupaya memberikan
suatu pedoman Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB). Salah satu ketentuan-
ketentuan yang harus dipenuhi dalam CPOB meliputi persyaratan-persyaratan dari
personalia yang terlibat dalam industri farmasi yaitu Dokumentasi.
Dokumentasi adalah esensial dalam mengoperasikan suatu industri farmasi agar
dapat memenuhi persyaratan CPOB. Semua kegiatan yang berkaitan dengan proses
produksi obat harus didokumentasikan. Sistem dokumentasi yang baik dapat
menggambarkan riwayat lengkap dari suatu bets obat (batch record), sehingga
memungkinkan untuk penelusuran kembali bila terjadi masalah pada produk tersebut.
Untuk membuat Dokumen yang baru maka ada dua cara yang bisa dilakukan. Pertama
membuat dokumen baru secara langsung atau mengkaji ulang dokumen lama
kemudian dibuat dokumen baru.
Untuk menjamin masyarakat memperoleh obat dengan mutu yang baik, upaya
pemastian mutu (Quality Assurance) telah dilaksanakan dengan penerapan Cara
Pembuatan Obat yang Baik (CPOB). Pedoman CPOB disusun sebagai petunjuk dan
contoh bagi industri farmasi dalam menerapkan cara pembuatan obat yang baik untuk
seluruh aspek dan rangkaian pembuatan obat. Ketentuan-ketentuan yang harus
dipenuhi dalam CPOB meliputi persyaratan-persyaratan dari personalia yang terlibat
dalam industri farmasi, bangunan dan fasilitas, peralatan, sanitasi dan higiene,
produksi, pengawasan mutu, insfeksi diri, penanganan keluhan obat dan obat
kembalian serta penarikan kembali obat, dan dokumentasi. Ketentuan-ketentuan ini
menjamin proses produksi obat yang berkualitas, bermutu, aman, dan dapat
dipertanggung jawabkan.
Dokumentasi merupakan salah satu bagian yang esensial dari pemastian mutu.
Menurut CPOB 2006 Dokumentasi adalah bagian dari sistem informasi manajemen
dimana berperan dalam pemastian bahwa tiap personil menerima urian tugas yang
relevan secara jelas dan rinci sehingga dapat memperkecil resiko terjadinya salah
tafsir dan kekeliruan yang biasanya timbul karena hanya mengandalkan komunikasi
lisan. Untuk memenuhi kebutuhan ini dibutuhkan laporan dan catatan, yang semuanya
harus tersedia secara tertulis, dapat dibaca dan dipahami dengan mudah dan bebas
dari kekeliruan.
1. Dokumen dirancang dan dibuat dengan teliti, agar dapat digunakan dengan
mudah, benar, dan efektif.
2. Dokumen hendaklah didesain, disiapkan, dikaji, dan didistribusikan dengan
cermat.
3. Dokumen hendaklah disetujui, ditandatangani dan diberi tanggal oleh personil
yang sesuai dan diberi wewenang.
4. Isi dokumen hendaklah tidak berarti ganda; judul, sifat dan tujuannya hendaklah
dinyatakan dengan jelas.
5. Dokumen hendaklah dikaji ulang secara berkala dan dijaga agar selalu up-to date.
Bila suatu dokumen direvisi, hendaklah dijalankan suatu sistem untuk
menghindarkan penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.
6. Dokumen hendaklah tidak ditulis tangan; namun, bila dokumen memerlukan
pencatatan data, maka pencatatan ini hendaklah ditulis tangan dengan jelas,
terbaca, dan tidak dapat terhapus.
7. Semua perubahan yang dilakukan terhadap pencatatan pada dokumen hendaklah
ditandatangani dan diberi tanggal; perubahan hendaklah memungkinkan
pembacaan informasi semula.
8. Dokumentasi yang berkaitan dengan suatu bets hendaklah disimpan paling sedikit
selama 5 tahun atau sesuai dengan ketentuan Badan POM.
III. MACAM-MACAM DOCUMENTASI
KEBIJAKAN MUTU
PROSEDUR MUTU
INTRUKSI KERJA
CATATAN MUTU
1. Level 1, berupa dokumen kebijakan mutu dari perusahaan. Isinya adalah berupa
visi misi perusahaan
2. Level 2, berupa prosedur mutu dari perusahaan. Merupakan dokumen yang berisi
tata cara pengerjaan sesuatu yang melibatkan semua bagian departemen di
perusahaan, disahkan oleh Plan Director.
3. Level 3, berupa instruksi kerja. merupakan detail pekerjaan yang spesifik untuk
masing – masing personel dan memiliki ruang lingkup yang lebih sempit. Dokumen
ini disahkan oleh QAO Manager.
4. Level 4, merupakan catatan kerja dari instruksi kerja, berupa log book, form,
ataupun work sheet
1. Isi dokumen hendaklah tidak berarti ganda, judul, sifat, dan tujuannya hendaklah
dinyatakan dengan jelas.
2. Penampilan dokumen hendaklah dibuat rapi dan mudah dicek.
3. Dokumen hasil reproduksi hendaklah jelas dan terbaca.
Pada cap control copy terdapat No dimana no tersebut di isi sesuai nomer penerima.
Misal Rikha nomer satu, maka dokumen yang diserahkan akan di cap CC No 1.
Dokumen baru ini akan berlaku maksimal 20 hari setelah penerbitan, dimana 10 hari
pertama digunakan untuk pendistribusian dan 10 hari kedua digunakan untuk
sosialisasi dan pelatihan.
Berarti dengan pengkajian ulang , maka dokumen yang lama harus ditarik agar
tidak digunakan lagi. Misalnya saja, Regulasi terkini bahwa sistem pembersihan
haruslah menggunakan Tipol bukan deterjen. sementara, perusahaan saat ini masih
menggunakan deterjen. Untuk itulah dokumen perlu di kaji ulang.
A. Spesifikasi
Dokumen spesifikasi meliputi spesifikasi bahan baku, bahan pengemas,
produk antara, produk ruahan dan obat jadi.
(e) frekuensi pengujian ulang terhadap bahan yang di simpan, jika perlu;
(f) jenis pengujian spesifik yang diperlukan dalam rangka penilaian ulang
terhadap bahan yang sudah daluwarsa untuk menentukan kemungkinan
perpanjangan masa daluwarsanya;
(f) spesifikasi obat jadi hendaklah juga mencakup jenis dan spesifikasi bahan
pengemasan yang digunakan;
1. Spesifikasi produk antara, produk ruahan atau spesifikasi obat jadi dapat
terpisah atau termasuk dalam Dokumen Produksi Induk.
Dokumen Produksi
Dokumen produksi terdiri dari:
(c) daftar lengkap bahan baku, baik, yang tidak akan berubah maupun yang
akan mengalami perubahan selama proses;
(h) daftar peralatan yang dapat dipakai untuk pengolahan dan pengemasan;
(b). Daftar lengkap bahan baku, dengan menyebutkan nama serta kode yang
spesifik untuk menunjukkan karakteristik mutu, misal monograf rujukannya;
(c) Nama dan bobot atau ukuran dalam sistem metric dari tiap bahan
berkhasiat dan tidak berkhasiat untuk tiap satuan takaran atau ukuran bets;
(e) banyaknya sisa produk yang boleh ditambahkan ke dalam bets berikutnya,
jika diperlukan;
(f) jumlah bets berbeda dari bahan berkhasiat dan tidak berkhasiat yang boleh
digunakan dalam satu bets produk;
(g) pernyataan mengenai bobot atau ukuran teoritis yang diperoleh pada
tahap pengolahan tertentu;
(h) pernyataan mengenai hasil teoretis dan batas presentase termasuk
persentase maksimum dan minimum hasil nyata yang diperoleh terhadap
hasil teoritis yang diperkenankan; dan
(b) Daftar lengkap wadah, tutup dan bahan pengemas lain termasuk satu
contoh label dan penandaan lainnya yang ditandatangani dan dibubuhi
tanggal oleh petugas yang berwenang untuk member persetujuan atas
penandaan seperti itu;
(c) Pernyataan mengenai hasil teoretis dan batas persentase maksimum dan
minimum hasil nyata yang diperoleh terhadap hasil teoretis yang
diperkenankan;
(d) prosedur rekonsiliasi antara produk ruahan dan bahan pengemas yang
dikeluarkan; dan
(b) Catatan analisis dan laporan hasil pengujian. Catatan tentang hasil uji
stabilitas biasanya diadakan sendiri. Laporan hasil pengujian dapat berupa
sertifikat analisis.
(d) nama petugas atau bagian yang diberi wewenang untuk pengambilan
contoh:
Metode Pengujian
Metode pengujian adalah prosedur rinci untuk pengambilan contoh dan
pengujian terhadap spesifikasi bahan awal, produk antara, produk ruahan dan
obat jadi. Prosedur pengujian hendaklah mencakup pereaksi yang dibutuhkan
untuk pelaksanaan analisis, uji identifikasi dan penetapan kadar serta formula
perhitungan untuk memperoleh hasil analisis.
Catatan Pengambilan Contoh
Hendaklah diadakan catatan pengambilan contoh untuk pengujian sesuai
dengan prosedur pengambilan contoh yang disetujui.
(j) catatan hasil pengujian yang dilakukan yang dibubuhi tanggal dan tanda
tangan analis dan supervisor;
(k) pernyataan pelulusan atau penolakan dari bagian pengawasan mutu yang
dibubuhi tanggal dan tanda tangan penanggungjawab;
(g) tanggal dan tanda tangan analis dan manajer pengawasan mutu.
1. Catatan uji stabilitas selain memuat hal yang tersebut hendaklah memuat
pula hal berikut:
(a) deskripsi bahan pengemas yang digunakan;