MAKALAH

REVISI PESAN-PESAN BISNIS DAN PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN

RUTIN DAN POSITIF

Disusun untuk memenuhi nilai mata kuliah Komunikasi Bisnis yang dibina oleh
Dr. Desi Tri Kurniawati, SE., MM.

Disusun Oleh :
Bajra Dhira Prawira 195020200111003
Arsal Arij Annaba 195020200111098
Dewa Made Bagus Bhima S. 195020201111037
Raissa Adhitama 195020201111058
Ikke Putri Dharmawan 195020207111062

JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2019
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada
para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-
pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa
yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-
tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi,
motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik
adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik
sebagai berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan
dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara
yang logis, semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan
bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau
disempurnakan untuk menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan
lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis pesan-
pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam
menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu
yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung
dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun
format penulisannya.
Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para
pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang
direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif
sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 REVISI PESAN-PESAN BISNIS

2.1.1 Keterampilan Merevisi

Untuk membuat surat bisnis yang baik dan benar perlu proses
persiapan yang cukup matang mulai dari tahap perencanaan penulisan draft
hingga tahap penelahaan ulang atau revisi pesan-pesan bisnis. Tahap awal
yang perlu diperhatikan dalam menulis pesan-pesan bisnis adalah
mempersiapkan draft atau konsep dasar pesan bisnis yang ingin disampaikan
kepada pihak lain.
Ada beberapa hal yang perlu dilakukan dalam merevisi pesan pesan
bisnis, yaitu mengedit isi atau seubstansi suatu pesan dan perorganisasiannya,
mengedit gaya penulisan, dan mengedit format penulisan surat. Masing
masing poin tersebut akan di jelaskan secara lebih rinci berikut ini.
 Mengedit isi dan pengorganisasiannya
Salah satu kegiatan dalam merevisi pesan-pesan bisnis adalah
melakukan cek ulang atas substansi suatu pesan. Jangan sampai terjadi
kesalahan atas substansi suatu pesan, apalagi kesalahannya sangat fatal
karena hal itu akan sangat menggangu hubungan baik antara pihak
perusahaan dan para pelanggannya, seperti pencitraan yang tidak baik bagi
perusahaan karena dianggap tidak professional.
Beberapa pertanyaan berikut ini dapat digunakan untuk membatu
mengedit isi dan pengorganisasian pesan pesan bisnis.
1. Apakah isi suatu pesan telah sesuai dengan yang direncanakan?
2. Apkah fakta fakta pendukung yang cukup telah tersedia?
3. Apakah fakta-fakta yang ada telah diperiksa ulang?
Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan
pesan awal dan akhir, karena pesan pesan tersebut mempunyai pengaruh
terbesar terhadap penerima pesan.
 Mengedit Gaya Penulisan
Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis,
langkah berikutnya adalah memperhatikan gaya penulisannya. Pada
 umumnya, gaya penulisan pesan pesan bisnis di samping bersifat formal
dengan tetao memperhatikan tata cara penulisan yang baik sesuai dengan
kaidah-kaidah kebahasaan, namun juga tetap harus menarik perhatian bagi
penerima pesan.
Untuk lebih memahami bagaiman mengedit gaya penulisan pesan
pesan bisnis, berikut ini ada beberapa pertanyaan yang dapat digunakan
untuk membantu mengedit gaya penulisan pesan pesan bisnis.
1. Apakah pesan pesan penting yang disampaikan sudah jelas, tidak
membingungkan dan mudah dipahami oleh penerima pesan?
2. Apakah dalam penulisan pesan pesan bisnig telah memberikan suatu
kesan yang baik bagi penerima pesan?
Di samping itu, agar penerima pesan lebih mudah memahami suatu
pesan, dapat ditempuh berbagai cara seperti membuat judul, subjudul,
indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf berwarna, bullet,
huruf bayangan, pengeblokan, pengotakan, grafik, tabel, dan gambar.
 Mengedit Format
Langkah terakhir dalam mengedit pesan pesan bisnis adalah
mengedit format secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan
terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis (ketik), dan tanda
baca, format penulisannya juga tidak boleh terabaikan begitu saja
Di samping pemilihan format penulisannya, masalah kerapian,
kebersihan, dan pemilihan kertas yang berkualitas baik jjuga tidak boleh
diabaikan begitu saja, karena semua itu menjadi day tarik tersendiri bagi
pembaca.
2.2.2 Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk

mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang
terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah
dapat dimengerti, kata-kata yang digunakan dalam pesan haruslah dipilih
sebaikbaiknya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata
menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat
asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi
 yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud atau tujuan komunikasi
menjadi terganggu. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi dapat tercapai,
perlu diperhatikan beberapa hal seperti pemilihan kata yang sudah dikenal,
pemilihan katakata yang singkat, serta hindari kata-kata yang bermakna ganda.
A. Pilihlah Kata yang Sudah Familiar atau Dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang
sudah dikenal, umum, dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens.
Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng,
bombastis, tetapi justru hanya membuat bingung audiens. Oleh karena itu
diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang
pendidikan dan pengalaman mereka. Pemahaman yang bail terhadap audiens
akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan-
pesan bisnis.
B. Pilihan Kata-Kata yang Singkat
Diperlukan juga pemilihan kata yang singkat dalam penyampaian
pesan-pesan bisnis. Kata-Kata yang singkat, selain efisien, juga mudah
dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang singkat juga
diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang
baik dan benar. Serta juga perlu diingat, bahwa pemilihan kata yang singkat
ini tidak boleh sampai mengurangi makna pesan yang ingin disampaikan.
C. Hindari Kata-Kata yang Bermakna Ganda
Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam
penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat
selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian
pesan-pesan bisnis. Oleh karena itu, sedapat mungkin gunakan kata yang
memiliki makna yang jelas dan tegas. Di samping itu, perlu juga dilihat
bagaimana kata tersebut digunakan dalam suatu konteks bahasan tertentu.
2.3.3 Membuat Kalimat Yang Efektif

Kalimat merupakan sarana untuk menyampaikan pesan-pesan

(termasuk pesan bisnis) kepada orang lain. Kalimat dapat dibuat untuk
memanggil, memarahi, menasehati, menyuruh, selain juga untuk
mengemukakan pendapat dan mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang
disampaikan dapat dengan mudah dipahami pembaca, kalimat harus disusun
secara efektif.

Kalimat efektif atau effective sentence merupakan bentuk kalimat yang

dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya inforasi yang tepat dna
baik. Karena itu, kalimat yang efektif harus sesuai dengan kaidah bahasa
(minimal memiliki unsur subjek dan predikat), singkat (tidak berbelit-belit),
serta enak dibaca dan sopan.
Untuk membuat kalimat efektif, kita harus memahami pengelompokan
kalimat dan bagaimana mengembangkan suatu paragraf. Berikut merupakan
penjelasan tentang jenis jenis kalimat dan cara mengembangkan paragraf.
Tiga Jenis Kalimat :
a) Kalimat Sederhana
Kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat.
Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek
baik langsung maupun tidak langsung. Contoh :
1. Bapak itu seorang pengusaha.
2. Mereka membuat roti.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi 2 atau lebih klausa indepenen dan tidak
mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan anak kalimat
yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan
klausa dependen adalah anak kalimat yang tidak dapat berdiri sendiri,
sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. Suatu kalimat majemuk
dihubungkan dengan kata penghubung seperti “dan”, “tetapi” , “atau” .
Contoh :
1. Saya membeli sayur dan Ibu membeli roti.
2. Ayah memakan es campur, tetapi adik memakan es krim.
c) Kalimat Kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau
lebih klausa dependen sebagai anak kalimat. Contoh :
1. Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.
2. Karena tuntutan kenaikan gaji tidak dihiraukan oleh majikan, karyawan
melakukan unjuk rasa ke gedung DPR.
Cara Mengembangkan Paragraf :
Secara umum, ada 2 pendekatan yang dapat digunakan untuk
mengembangkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif.
Pendekatan induktif (inductive approach) dimulai dengan mengemukakan
berbagai alasan terlebih dahulu, kemudian baru dibuat suatu kesimpulan. Kalau
pendekatan deduktif (deductive approach) dimulai dari kesimpulan baru diikuti
dengan alasan-alasannya.
Lebih lanjutnya, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan
memberikan ilustrasi atau contoh, perbandingan, pembahasan sebab-akibat,
klasifikasi, dan pembahasan pemecahan masalah.
a. Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan ilustrasi atau
contoh yang dapat memberikan gambaran tentang ide atau gagasan umum.
Pemberian contoh terhadap sesuatu topik bahasan yang relevan akan
memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh pembaca.
b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Cara pengembangan paragraf ini memerlukan wawasan berfikir yang
luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis. Penyampai pesan-pesan bisnis
yang memiliki wawasan berfikir luas tentunya akan dapat membuat
perbandingan yang berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap
suati pokok bahasan tertentu.
c. Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika mengembangkan suatu paragraf, kita dapat memfokuskan
perhatian pada alasan-alasan mengenai suatu hal. Seperti contoh, “Mengapa
hal tersebut harus dilakukan?”, “Apa yang mendasari suatu keputusan?” ,
“Apa akibatnya jika suatu keputusan diberlakukan?” dan lain lain.. Paling
tidak, pola pengembangan paragraf menggunakan cara ini akan membantu
memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Paragraf dapat dikembangkan dengan cara melakukan klasifikasi
atau pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus.
Pola pengembangan ini akan mempermudah pemahaman bagi pengirim
pesan atau penerima pesan. Selain itu, cara pengelompokan ini juga
menjadikan suatu topik bahasan menjadi lebih teratah atau terfokus.
 e. Pembahasan Pemecahan Masalah
Cara lain untuk mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan
masalah, kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara
pengembangan paragraf ini akan mampu memberikan latihan analitis yang
sangat diperlukan oleh seorang dalam pengambilan keputusan yang penting
bagi suatu organisasi.

2.2 PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

2.2.1 Strategi Permintaan Rutin dan Pesan-Pesan Positif
Kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis yang disusun dari pean-
pesan rutin, good-news dan good-will sangat bervariasi. Sebagaimana yang
diketahui, kebanyakan kegiatan penyampaian pesan-pesan bisnis berkaitan
dengan kegiatan yang bersifat rutin, seperti : melakukan pesanan, memberikan
informasi, mengajukan pengaduan/ klaim dan penyesuaian, mengajukan
kredit, memotivasi dan mengkoordinasi karyawan serta melakukan proses
produksi, operasi dan pemasaran.
Pesan-pesan bisnis yang rutin, good-news, dan good-will sanagat
dibutuhkan oleh penerima pesan karena berisi berbagai informasi penting yang
diperlukan untuk melakukan berbagai kegiatan bisnis sehari-hari. Strategi
penulisan untuk permintaan rutin dan pesan-pesan positif adalah dengan
pendekatan langsung (direct approach). Dalam konteks penulisan pesan-
pesan bisnis, pendekatan langsung diartikan sebagai cara melakukan penulisan
pesan-pesan bisnis yang dimulai dengan pernyataan ide-ide pokok yang jelas
pada awal paragraph yang selanjutnya diikuti dengan penjelasan yang lebih
detail (rinci), dan diakhiri dengan pernyataan keramahan serta harapan
tindakan apa yang diinginkan. Pendekatan langsung memiliki beberapa
keunggulan dan kelemahan sebagai berikut :
Keunggulan
 Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika
pertama kali membaca suatu pesan.
 Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah pengirim pesan lakukan
 Menghemat waktu bagi penerima pesan, karena mereka dapat segera
mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan
 dengan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan
tidak perlu perhatian seksama.

Kelemahan
 Faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan sutau pesan
berdasarkan cara berpikirnya.
 Kesulitan untuk mengubah pola piker yang cenderung “to the point”,
dimana hal inni terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan
sebelumnya.
Strategi Penulisan Permintaan Rutin
Pesan-pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis
sehari-hari yang berulang. Dalam dunia bisnis, permintaan rutin dapat
dilakukan secara lisan maupun tertulis. Namun disini, permintaan rutin lebih
dilakukan pada cara penyampaian bisnis yang dilakukan secara tertulis.
Kegaitan rutin yang dilakukan dalam dunia bisnis, antara lain: membuat surat
permintaan bahan baku, surat permintaan gaji karyawan, surat permintaan alat
tulis kantor, surat permintaan pembayaran biaya konsumsi karyawan, dan lain-
lain.
Pada umumnya, surat permintaan rutin dapat digunakan untuk
kalangan internal maupun eksternal. Surat permintaan rutin untuk kalangan
internal perusahaan biasanya terjadi karena adanya permintaan antarunit atau
antardepartemen yang satu dengan yang lainnya masih dala satu perusahaan.
Sementara surat rutin eksternal terjadi karena adanya permintaan dari suatu
perusahaan kepada perusahaan lain.
Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide
pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan
pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca.
Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa
permintaan pesan pesan rutin yan dikehendaki. Pendekatan untuk bagian
pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan pendekatan Tanya jawab
(ask question approach), seperti meminta informasi tetang spesifikasi produk,
harga prduk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, garansi,
warna, ukura, dan kegunaan produk. Pada bagian akhir, kemukakan
pernyataan yang ramah, apresiasi/penghargaan dan tindakan khuhsus yang
diinginkan. Untuk memudahkan respons penerima pesan, akan jauh lebih baik
jika dicantumkan informasi penting yang dapat dihubungi dengan segera
seperti alamat kantor, nomor, dan e-mail.
Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif
Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan
menyenangkan kepada pihak lain. Dalam kodisi situasi dan keadaan seperti
itu, pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan pendekatan langsung
(direct approach). Hal itu dilakukan karena penerima pesan umumnya tertarik
atas apa yang ingin disampaikan secara langsung. Dalam menyampaikan
pesan-pesan bisnis yang positif, baik secara lisan maupun tertulis, bentuk
pesan-pesan yang disampaikan akan mengikuti rumus yang sederhana yaitu :
 Ide Pokok yang Jelas
Bagian awal penulisan pesan-pesan positif dimulai denga
pernyataan yang jelas dan tegas. Dalam penyampaian pesan-pesan bisnis
ada beberapa hal yang ingin dicapai, yaitu menyampaikan informasi,
mendapatkan tanggapan dari penerima pesan, dan memunculkan sikap
yang menyenangkan dari pesan tersebut atau paling tidak mereka bersedia
menerima pesan-pesan yang disampaikan.
Sebelum memulai penulisan pesan-pesan bisnis, perlu dilakukan
persiapan yang baik, seperti pesan-pesan apa yang paling penting bagi
penerima pesan ; bagaimana penyampaian pesan-pesan bisnis yang efektif
dan efisien; serta mengapa pesan-pesan bisnis perlu segera disampaikan.
Jawaban atas beberapa pertanyaan tersebut akan memberikan petunjuk
yang sangat berharga bagi pengirim pesan dalam menyampaikan pesan-
pesan bisnis yang bernada positif.
 Penjelasan Rinci
Bagian pertengahan merupakan bagian yang terpanjang serta
memerlukan penjelasan yang cukup rinci. Poin poinnya harus dijelaskan
secara lengkap agar penerima pesan tidak merasa bingung atau ragu-ragu
terhadap isi suatu pesan. Di samping memberikan penjelasan yang rinci
pada bagian pertengahan, penulis juga harus dapat menjaga pokok bahasan
yang telah ditetapkan pada bagian awal.
  Penutup surat
Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil
jika penerima pesan memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan atau
paling tidak mereka dapat menerima pesan pesan yang disampaikan
dengan baik. Yakikan kepada para penerima pesan bahwa mereka
mengetahui apa yang akan dilakukan perusahaan, dan mengetahui bahwa
tindakan itu bermanfaat bagi mereka.
2.2.2 Pesan-Pesan Good-News dan Goodwill
1) Good-News Tentang Pekerjaan
Penyampaian pesan-pesan bisnis yang menggembirakan yang
berkaitan dengan dunia kerja di antaranya adalah melakukan promosi jabatan
kepada karyawan yang berprestasi, memberikan penghargaan kepada
karyawan yang berprestasi (baik dalam bentuk keuangan maupun properti),
memberikan insentif atau bonus bagi karyawan yang mampu melampaui target
yang telah ditetapkan, dan menerima karyawan baru. Pada umumnya,
pendekatan yang lazim digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis
yang menyenangkan (good-news) adalah pendekatan langsung. Meskipun
tidak menutup kemungkinan, dalam prakteknya sering juga dijumpai
penggunaan pendekatan tidak langsung (indirect approach). Penyampaian
pesan-pesan bisnis dapat dilakukan baik secara lisan maupun tertulis.
Pendekatan organisasional dalam penyampaian pesan-pesan bisnis yang
menyenangkan tersebut pada dasarnya sama yaitu diawali dengan pernyataan
yang menyenangkan, lalu diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci, dan
diakhiri dengan pernyataan yang ramah.
2) Good-News Tentang Produk
Berbagai good-news yang berkaitan dengan produk yang disediakan
oleh produsen untuk menarik pelanggannya merupakan salah satu kegiatan
promosi bisnis yang harus dilakukan dalam menghadapi persaingan bisnis
yang sangat kompetitif. Untuk menjaga hubungan baik dengan para
pelanggan, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan
menetapkan harga produk yang kompetitif, pembuatan produk yang lebih
 berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran
distribusi yang tepat. Dalam praktiknya, sering dijumpai berbagai cara yang
dapat ditempuh oleh produsen dalam menarik atau memikat pelanggannnya,
antara lain surat pemberitahuan diskon, beli 3 gratis 1, pemberian kupon
undian berhadiah, dll.
3) Pesan-Pesan Goodwill
Goodwill adalah perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis. Anda sebagai pelaku bisnis dapat juga mendorong
hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, atau
pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat.
Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui berbagai cara, seperti
pemberian ucapan selamat kedapa karyawan yang memperoleh penghargaan
atas prestasi kerjanya yang sangat baik, pemberian ucapan selamat atas
kenaikan pangkat atau jabatan yang baru, dll.
4) Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan pada dasarnya adalah surat yang ditujukan
kepada pelanggan untuk lebih meyakinkan atau menegaskan atas suatu
pesanan yang telah dilakukan. Salah satu dari beberapa surat yang paling
sederhana adalah surat konfirmasi (confirmation letter) yang
menginformasikan bahwa pesanan telah diterima. Surat konfirmasi pesanan
merupakan salah satu cara untu mengecek ulang kegiatan yang berkaitan
dengan pesanan tersebut. Di samping itu, melalui surat konfirmasi pesanan,
sebenarnya perusahaan juga berkeinginan untuk senantiasa menjaga relasi atau
hubungan yang lebih baik dengan para pelanggan sebagai upaya memberikan
kepuasan kepada para pelanggan setia setiap saat.

Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan dalam penulisan surat

konfirmasi adalah dengan pendekatan langsung. Dengan menggunakan
pendekatan langsung, paragraph pertama dari surat tersebut berisi suatu
pernyataan tentang kabar/berita baik bagi para pelanggan. Pada bagian
pertengahan, anda harus menyatakan profesionalisme perusahaan yang
mencakup rangkuman semua transaksi secara akurat dan jelas, seperti kapan
waktu pengiriman dilakukan, harga barang, biaya pengiriman, pajk, dan
penjelasan tentang kemungkinan munculnya masalah dengan harga tersebut.
 Pada bagian terakhir anda meyakinkan kepada penerima pesan apa yang akan
dilakukan berikutnya dan manfaat apa yang akan diperolehnya.

5) Menjawab Permintaan Informasi

Setiap permintaan informasi bisnis memiliki arti yang sangat penting
baik bagi kepentingan internal maupun eksternal perusahaan. Pendapat anda
terhadap peusahaan, produk, maupun departemen anda, akan dipengaruhi oleh
seberapa sigap anda menangani permintaan informasi bisnis tersebut.
Permintaan informasi bisnis dapat dilakukan secara lisan maupun tertulis.
Apabila permintaan informasi bisnis dilakukan secara lisan, bagian Pusat
Pelayanan Pelanggan (Customer Services Center) harus memiliki kemampuan
yang baik untuk memberikan pelayanan kepada para pelanggan. Mereka harus
memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, penampilan yang menarik,
ramah, disiplin, dan memiliki komitmen yang tinggi terhadap tugas yang
diemban. Apabila permintaan informasi bisnis dilakukan secara tertulis, maka
respons yang baik juga harus seggera diberikan secara tertulis. Artinya, perlu
dipersiapkan dengan baik bagaimana memberi jawaban atas permintaan
informasi bisnis tersebut secara tertulis atau melalui surat.
a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Pelanggan prospektif sering meminta katalog, brosur, atau jenis
contoh lainnya untuk membantu mereka mengambil keputusan
menyangkut pemilihan suatu produk. Tanggapan yang sopan dan bersedia
membantu pelanggan yang mencari informasi dapat menggugah mereka
untuk melakukan pembelian. Untuk menjawab permintaan informasi
tentang penjualan potensial, ada tiga tujuan utama yang dapat dicapai
melalui penjualan potensial, yaitu memberi tanggapan terhadap semua
permintaan atau menjawab semua pertanyaan, mendorong penjualan yang
akan datang, dan memberikan kesan yang baik terhadap penerima pesan.
Dengan kata lain, dalam menulis surat jawaban yang berisi penjualan
potensial anda harus memberikan semua informasi yang diinginkan
pelanggan, termasuk informasi baru, baik yang terkait dengan kebijakan
baru maupun produk baru.
 b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Dalam memberikan jaaban atas permintaan informasi baik yang
berpotensi menghasilkan penjualan maupun yang tidak, sebaiknya tetap
menggunakan kaidah penulisan surat yang bak. Dalam menjawab surat
permintaan informasi yang tidak berpotensi menghasilkan penjualan, pada
dasarnya ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu menjawab semua
pertanyaan dengan jujur dan lengkap, serta memberikan kesan yang
menyenangkan terhadap perusahaan anda atau hubungan kerja.
2.2.3 Menangani Permintaan Kredit Rutin
Tumbuh dan berkembangnya perekonomian suatu Negara pada
dasarnya tidak dapat dipisahkan sejauh mana peran dunia perbankan dalam
menyalurkan kredit secara optimal kepada para nasabah.
Karena itu, masalah yang berkaitan dengan kredit merupakan hal yang
lazim dalam suatu masyarakat, sehingga permintaan kredit dalam suatu
permintaan kredit merupakan hal yang lazim dalam suatu masyarakat,
sehingga permintaan kredit dalam suatu masyarakat sudah merupakan
kegiatan rutin, seperti persetujuan kredit (credit approval) dan referensi kredit
(credit reference).
 Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan berika
baik keapada nasabah. Dalam menyampaikan pesan pesan bisnis yang
menyenangkan, bagian awak surat berisi ide ide pokok sedangkan pada
bagian pertengahan surat perlu disampaikan secara lebih rinci beberapa
komponen penting yang berkaitan dengan masalah kredit, seperti berapa
batas maksimal jumlah kredit, beban suku bunga, jangka waktu pelunasan
kredit, dan kapan tanggal jatuh tempo.
Karena surat persetujuan kredit merupakan dokumen resmi,
penulisannya harus memperhatikan kaidah kebahasaanm seperti
menggunakan bahasa resmi, menggunakan bahsa yang mudah di padhami,
jelas, memilih kata yang tepat, dan menggunakan kata yang familiar.
 Memberikan Referensi Kredit
 Di Negara Negara maju seperti amerika serikat, sebagian besar
permohoan kredit diperiksa secara langsung ke beberapa kantor cabang
yang dimiliki.
Kadang kala, Permohonan kredit tidak memerlukan surat
rekomendasi dari pihak lain akan tetapi, untuk jenis kredit tertentu yang
memiliki nilai yang tnggi umumnya pemberi kredit memerlukan surat
rekomendasi. Ketika anda diminta untuk membuat surat rekomendasi, ada
dua hal yang harus diperhatikan yaitu yang pertama, permohonan surat
rekomendasi harus resmi atau disahkan dan yang kedua nyatakan sesuai
dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.
2.2.4 Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan
Surat rekomendasi ( recommedation letter ) bagi kalangan tertentu
bukanlah hal yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis,
pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi
penting suatu perusahaan. Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan
berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, kedisiplinan,
kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan
untuk melanjutkan kariernya.
Selain para praktisi bisnis, para dosen senior juga sering kali diminta
untuk memberikan surat rekomendasi kepada para alumni yang ingin
melanjutkan studi lanjut baik di dalam negeri maupun luar negeri. Selain
untuk melanjutkan studi, kadang kala surat rekomedasi digunakan untuk
melamar pekerjaan.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang
berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa
karakteristik, antara lain :
o Nama lengkap pemohon ( untuk keperluan melanjutkan studi atau
mencari kerja )
o Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
o Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya
sendiri
o Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
o Fakta-Fakta yang relevan dengan posisi atau kedudukan yang dicari
 Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak
diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut. Pada umumnya, surat
rekomendasi dikirimkan secara langsung ke tempat tujuan yang dikehendaki
oleh para pemohon. Penulis surat rekomendasi sering menggambarkan
penilaiannya yang bersifat umum, tetapi kadang kala juga dicantumkan
beberapa poin penting atau kemampuan yang paling menonjol yang dimiliki
oleh pemohon.
Bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemberitahuan tentang
diterimanya sebagai pegawai baru atau keberhasilan melamar suatu pekerjaan.
Setiap orang tentunya akan senang sekali bila lamaran kerjanya membuahkan
hasil, dengan diterimanya ia sebagai pengawai atau karyawan di suatu
organisasi (bisnis maupun nonbisnis).
 BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Pesan-pesan bisnis merupakan salah satu hal yang sangat vital dalam proses
pelaksanaan bisnis, karena di dalamnya terkandung informasi-informasi yang dapat
dijadikan sumber referensi perusahaan dalam melaksanakan aktivitas bisnisnya. Tak
jarang bentuk pesan bisnis tersebut terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian sehingga
menimbulkan banyak hambatan informasi. Oleh karena itu, bertindak untuk merevisi
pesan-pesan bisnis tersebut adalah cara yang terbaik untuk dilakukan. Revisi
merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif.
Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan
pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.
Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam
memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang sudah familliar/sudah
dikenal secara umum,singkat, dan hindarkan kata yang memiliki pengertian ganda.
Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling efektif akan mencangkup keseimbangan
pemilihan terhadap ketiga jenis kalimat yaitu kallimat sederhana,majemuk,kompleks.
Kalimat-kalimat yang singkat dan menggunakan kalimat aktif akan mempermudah
audiens anda dalam memahami maksud dan tujuan suatu pesan-pesan bisnis.
Dalam mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan berbagai
macam cara antara lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan, pembahasan
mengenai sebab akibat, melakukan klasifikasi, dan pembahasan mengenai pemecahan
masalah (problem solving). Pusatkan perhatian pada ide tunggal dan usahakan untuk
setiap paragraf singkat saja.

 3.2 SARAN
 Sebaiknya dalam melakukan revisi pesan bisnis dan tata cara penulisan pesan
bisnis, harus lebih memperhatikan poin-poin pentingnya sehingga ketika pesan bisnis
telah di revisi dan penulisan formatnya dapat mudah dipahami oleh pihak-pihak yang
terlibat atau yang berkepentingan dalam bisnis, sehingga kita bisa mendapatkan
respon dari para pembaca berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa,
atau suatu tindakan yang lain.

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2017. Komunikasi Bisnis, Jakarta: Erlangga