PENGENDALIAN

DOKUMEN

S No. Kode :

Terbitan :
P No. Revisi :
Ditetapkan Oleh
Kepala Puskesmas
Puskesmas Mlonggo
Mlonggo
O Tgl. Mulai :

Berlaku dr. Fitrin Miadianti

NIP: 197012282007012014
Halaman :

 Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar,

1.Pengertian
surat keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/
referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi
Puskesmas
 Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi
pemakaian masih tinggi/ masih dipakai didalam
kegiatan, dan masih disimpan diunit- unit pelayanan,
 Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi
pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai,
untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang
sudah mati atau sudah pindah.
 Master dokumen dokumen akreditasi yang telah
lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-
tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas.
 Kelompok dokumen kelompok jenis- jenis dokumen/
rekaman (contoh kelompok SPO),
 Dokumen : adalah data yang mengandung arti dan
media pendukungnya. Media dapat berupa kertas,
disket, magnetik, elektronik atau optik, foto , master
sampel atau gabungan dari hal tersebut.
 Untuk meninjau dan pembaharuan sesuai keperluan
2.Tujuan
dan penyetujuan ulang dokumen.
 Untuk menjamin perubahan dan status revisi terbaru
dari dokumen telah diidentifikasi.
 Untuk menjamin versi yang relevan dari dokumen
tersedia pada tempat penggunaan.
 Untuk menjamin dokumen tetap legal dan dapat
diidentifikasi.

i
 PENGENDALIAN
DOKUMEN

S No. Kode :

Terbitan :
P No. Revisi :
Ditetapkan Oleh
Kepala Puskesmas
Puskesmas Mlonggo
Mlonggo
O Tgl. Mulai :

Berlaku dr. Fitrin Miadianti

NIP: 197012282007012014
Halaman :

 Mencegah penggunaan yang tidak diinginkan dari

dokumen yang usang, dan melakukan identifikasi yang
sesuai bilamana dokumen usang tetap disimpan untuk
keperluan tertentu
 Pentingnya sistem pengendalian dokumen agar
memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan
pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya,
 Sebagi pedoman didalam pengelolaan dokumen di
Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan
dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen
akreditasi Puskesmas,

3.Kebijakan Langka – langka dalam Prosedur Sesuai SK nomer

A/II/SK/01/15/002.

4.Referensi Kebijakan Pengendalian Dokumen

A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:

5.Prosedur
1. Administrasi Manajemen dengan kode: A.,

a. Bab I, (A/I),

b. Bab II, (A/II),

c. Bab III, (A/ III),

2. Pelayanan Upaya kode : B,

a. Bab IV, (B/ IV),

b. Bab V, (B/ V),

c. Bab VI, (B/ VI),

d. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan

ii
 PENGENDALIAN
DOKUMEN

S No. Kode :

Terbitan :
P No. Revisi :
Ditetapkan Oleh
Kepala Puskesmas
Puskesmas Mlonggo
Mlonggo
O Tgl. Mulai :

Berlaku dr. Fitrin Miadianti

NIP: 197012282007012014
Halaman :

upaya (contoh upaya KIA= B/ KIA, upaya promkes

= B/ Promkes, dan lain- lain),

3. Pelayanan Klinis kode : C,

a. Bab VII, (C/ VII),

b. Bab VIII, (C/ VIII),

c. Bab IX, (C/ IX),

4. Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,

5. Daftar tilik disingkat: Dt,

6. Kerangka Acuan disingkat: KA,

7. Surat Keputusan disingkat: SK,

8. Kebijakan disingkat: Kb,

9. Dokumen ekternal disingkat: Dek,

10.Manual Mutu disingkat MM.

11.Pedoman Mutu disingkat PM,

12.Audit Internal disingkat AI.

B.Penyimpanan Dokumen/ arsip.

1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan

sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari
tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah
tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud
diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan,
kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain
harus disimpan jangka waktu 5 tahun, terhitung dari

iii
 PENGENDALIAN
DOKUMEN

S No. Kode :

Terbitan :
P No. Revisi :
Ditetapkan Oleh
Kepala Puskesmas
Puskesmas Mlonggo
Mlonggo
O Tgl. Mulai :

Berlaku dr. Fitrin Miadianti

NIP: 197012282007012014
Halaman :

tanggal dibuatnya,

2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di

Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal
dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda:

a. Umum: resep umum,

b. Resep untuk lansia dibedakan karena pelayanan

lansia didahulukan warnanya kuning,

c. Resep untuk pasien BPJS sama dengan resep

umum,

3. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai

dengan sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan
Pemerintah Daerah Kabupaten Jepara,

4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-

masing kelompok pelayanan, sedangkan di
administrasi dan manajemen (admen) menyimpan
master dokumen semua kelompok pelayanan dan
program,

C.Sistem penomoran:

1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan

Pemerintah Daerah Kabupaten Jepara

2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh

kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan
dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan,

3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan

pengodean,

iv
 PENGENDALIAN
DOKUMEN

S No. Kode :

Terbitan :
P No. Revisi :
Ditetapkan Oleh
Kepala Puskesmas
Puskesmas Mlonggo
Mlonggo
O Tgl. Mulai :

Berlaku dr. Fitrin Miadianti

NIP: 197012282007012014
Halaman :

4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode

dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen:

Contoh: B/ IV/SPO/ 6/ 13/ 005 (B: Kode pelayanan

upaya, IV: Bab IV, SPO: Standar Prosedur
Operasional,6: bulan 6/ Juni, 13 tahun 2013, 005:
nomor urut SPO),

6.Unit SK,Kebijakan,SPO
Terkait